Vytvorenie riešenia na sledovanie majetku pomocou programov InfoPath a Excel

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Microsoft Office InfoPath vám umožňuje vytvárať šablóny formulárov na zadávanie a zber údajov. Microsoft Office Excel 2007 umožňuje používateľom vykonávať s údajmi aktivity, ako sú výpočty, tvorba grafov a analýzy. Použitím oboch týchto programov a XML dokážete bez programovania jednoducho vytvoriť jednoduché, no účinné podnikové riešenie na sledovanie majetku spoločnosti.

Hľadanie ľudí v zozname globálnych adries a ich pridanie do kontaktov

Obsah tohto článku

Základné informácie o tvorbe riešenia na sledovanie majetku

Krok 1: Prispôsobte si šablónu formulára na sledovanie majetku

Krok 2: Priraďte súbor schémy a prispôsobte si rozloženie tabuľky v Exceli

Krok 3: Vytvorte súhrnnú zostavu kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu

Krok 4: Zhromaždite od používateľov informácie o majetku

Krok 5: Importujte formuláre do Excelu

Na záver: Zvážte použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databázy programu Access

Základné informácie o tvorbe riešenia na sledovanie majetku

Programy InfoPath a Excel umožňujú vzájomnú výmenu údajov XML. Príkaz Exportovať v programe Infopath síce umožňuje jednoduché a priamočiare odoslanie údajov formulára do Excelu, no existuje aj iný spôsob, ktorý vám ponúka oveľa viac možností. Explicitné priradenie súboru schémy XML z programu InfoPath (.xsd) v Exceli a následné importovanie súborov formulára programu InfoPath (.xml) do Excelu vám umožní prispôsobiť rozloženie údajov a lepšie využiť funkcie Excelu, takže práca s údajmi a ich analýza bude efektívnejšia.

V tomto článku použijeme vzorovú šablónu formulára programu InfoPath na sledovanie majetku, aby sme vám predviedli, ako dokážu programy InfoPath a Excel spolupracovať a pracovať s údajmi XML. Predstavte si, že vaša organizácia každoročne zapisuje stav majetku v kancelárii každého jedného zamestnanca. Následne sa spustí excelová zostava, ktorá vám pomôže rozhodnúť sa, ako budúci rok prerozdeliť rozpočet na vybavenie kancelárií. Nasledujúci diagram je prehľad možností zhromažďovania, sledovania a vykazovania údajov o majetku vášho oddelenia.

a

1. Vytvorí sa šablóna formulára na sledovanie majetku.

2. Súbor schémy sa priradí k excelovej tabuľke a prispôsobí sa rozloženie tabuľky.

3. Vytvorí sa prázdna súhrnná zostava kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu.

4. Použije sa formulár na sledovanie majetku, ktorý zhromaždí údaje od používateľov.

5. Všetky údaje formulára sa exportujú do excelovej tabuľky a zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu sa aktualizujú.

Toto riešenie je dostupné pre tieto roly používateľov a produkty:

Ikona úplnej podpory = povinné Ikona Žiadna podpora = nepovinné

Softvérové požiadavky

Roly

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Tvorca riešení

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Riadiaci pracovník

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Zamestnanci

Ikona úplnej podpory

Ikona úplnej podpory

Ikona Žiadna podpora

Na začiatok stránky

Krok 1: Prispôsobte si šablónu formulára na sledovanie majetku

Šablóna formulára na sledovanie majetku, ktorá je súčasťou programu InfoPath, umožňuje zhromažďovať informácie o každej položke majetku v kancelárii zamestnanca, zaznamenať oddelenie, ku ktorému patrí, kategóriu majetku a podrobnosti o každej položke majetku. V tomto riešení odošle tvorca formulárov riadiacemu pracovníkovi e-mailom šablónu formulára pomocou Office Outlook 2007.

šablóna na sledovanie aktív

Úloha 1: Otvorte a prispôsobte si šablónu formulára na sledovanie majetku

Keďže šablónu formulára nie je možné publikovať v zozname príjemcov e-mailu, ak má ovládacie prvky polí s textom vo formáte RTF, ktoré obsahujú prepojené obrázky, vo vzorovej šablóne formulára na sledovanie majetku je potrebné urobiť menšiu zmenu.

  1. V ponuke Súbor kliknite na položku Návrh šablóny formulára.

  2. V dialógovom okne Návrh šablóny formulára kliknite v časti Otvoriť šablónu formulára na položku Prispôsobiť vzor.

  3. V dialógovom okne Začíname kliknite na položku Vzor - sledovanie majetku a potom v časti Úlohy formulára kliknite na položku Navrhnúť tento formulár.

  4. Pravým tlačidlom myši kliknite na ovládací prvok assetNotes ukážte na vlastnosti položky Textové pole vo formáte RTF, kliknite na kartu Zobrazenie a potom v časti Dostupné formátovanie zrušte začiarknutie políčka Prepojené obrázky.

Úloha 2: Určte možnosti odoslania

Ďalšou úlohou je určiť možnosti odoslania tak, aby zamestnanci mohli odoslať súbor formulára s jedinečným názvom (.xml) ako prílohu na e-mailovú adresu riadiaceho pracovníka.

  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Možnosti odoslania.

  2. V dialógovom okne Možnosti odoslania skontrolujte, či je začiarknuté políčko Povoliť používateľom odoslanie tohto formulára.

  3. Kliknite na políčko Odoslať údaje formulára do jediného miesta určenia a v zozname kliknite na položku E-mail.

  4. Kliknite na tlačidlo Pridať.

    Spustí sa Sprievodca pripojením údajov.

  5. V poli Príjemca zadajte alias riadiaceho pracovníka, ktorý bude prijímať všetky odoslané formuláre.

  6. Ak chcete zadať jedinečný predmet, v poli Predmet:

    • Kliknite na tlačidlo Vložiť vzorec Vzhľad tlačidla .

    • Zadajte nasledujúci vzorec:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Kliknite na položku Overiť vzorec a potom dvakrát na položku OK.

  • Do poľa Úvod napíšte správu alebo pridajte dôležité pokyny pre toto riešenie.

  • Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  • Na ďalšej stránke sprievodcu kliknite na položku Odoslať údaje formulára ako prílohu a potom začiarknite políčko Priložiť šablónu formulára, aby používatelia mohli otvoriť formulár.

    Vďaka tomu budú mať zamestnanci prístup k súboru šablóny formulára (.xsn) v prípade, že sa im nebude dariť získať k nemu prístup z jeho umiestnenia v sieti.

  • Ak chcete zadať jedinečný názov súboru pre každý súbor formulára (.xml), v poli Názov prílohy

    1. Kliknite na tlačidlo Vložiť vzorec Vzhľad tlačidla .

    2. Zadajte rovnaký vzorec ako v riadku Predmet:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Kliknite na položku Overiť vzorec a potom dvakrát na položku OK.

  • Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  • Na ďalšej strane sprievodcu v poli Zadajte názov pripojenia údajov zadajte popisný názov pre odoslanie pripojenia údajov.

  • Overte správnosť informácií v časti Súhrn a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

  • Uložte formulár do priečinka verejnej siete, ku ktorému má prístup riadiaci pracovník aj všetci zamestnanci.

Na začiatok stránky

Krok 2: V Exceli priraďte súbor schémy a prispôsobte si rozloženie tabuľky

Nastavenie pripojenia medzi programom InfoPath a Excelom vyžaduje tri kroky: extrahovanie súboru schémy pre šablónu formulára na sledovanie majetku, priradenie tohto súboru schémy v Exceli a prispôsobenie predvoleného rozloženia excelovej tabuľky, ktorá bude obsahovať všetky importované údajové XML súbory formulára.

Úloha 1: Extrahujte súbor schémy v programe InfoPath

  1. Otvorte v programe InfoPath súbor šablóny formulára na sledovanie majetku.

  2. V ponuke Nástroje kliknite na položku Navrhnúť tento formulár.

  3. V ponuke Súbor kliknite na položku Uložiť ako zdrojové súbory.

  4. V dialógovom okne Vyhľadať priečinok vyberte priečinok alebo vytvorte nový priečinok, kam chcete uložiť súbor schémy.

Všimnite si umiestnenie priečinka, kde sú uložené všetky zdrojové súbory a názov súboru schémy, v tomto prípade myschema.xsd, ktorý obsahuje definíciu schémy XML údajov formulára.

Úloha 2: V Exceli priraďte súbor schémy programu InfoPath

  1. Vytvorte nový excelový súbor a uložte ho na miesto, ku ktorému má prístup riadiaci pracovník.

  2. Ak sa v Exceli nezobrazuje karta Vývojár, postupuje takto:

    1. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Vzhľad tlačidla Office a potom na položku Možnosti programu Excel.

    2. V kategórii Obľúbené v časti Hlavné možnosti pre prácu s programom Excel začiarknite políčko Zobraziť kartu Vývojár na páse s nástrojmi a potom kliknite na tlačidlo OK.

      Poznámka : Pás s nástrojmi je súčasťou rozhrania používateľské rozhranie Microsoft Office Fluent.

  3. Na karte Vývojár kliknite v skupine XML na položku Zdroj.

    Skupina XML na páse s nástrojmi

    Zobrazí sa pracovná tabla Zdroj údajov XML.

  4. Kliknite na položku XML mapy a v dialógovom okne XML mapy potom kliknite na položku Pridať.

  5. V počítači so systémom Windows Vista    

    1. Na paneli s adresou kliknite na jednotku alebo priečinok, ktorý obsahuje súbor myschema.xsd, vytvorený v kroku 2 v časti Úloha 1: Extrahujte súbor schémy z programu InfoPath.

      V počítači so systémom Microsoft Windows XP    

    2. V zozname Kde hľadať kliknite na jednotku alebo priečinok, ktorý obsahuje súbor myschema.xsd, vytvorený v kroku 2 v časti Úloha 1: Extrahujte súbor schémy z programu InfoPath.

  6. Kliknite na súbor a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

  7. Keď sa zobrazí dialógové okno Viacero koreňových uzlov, kliknite na koreňový uzol assetTracking, ktorý je definovaný v súbore myschema.xsd a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Mapa XML sa zobrazí na pracovnej table Zdroj údajov XML.

  8. Myšou presuňte uzol ns1:asset, ktorý je opakujúci sa prvok XML, na miesto na hárku, kde sa má zobraziť tabuľka programu Excel.

    priradenie súboru schémy Infopathu súboru v Exceli

Úloha 3: Prispôsobte rozloženie v excelovej tabuľke

Excel používa názvy XML prvkov predvolene ako záhlavie stĺpcov tabuľky. Záhlavie stĺpcov však môžete zmeniť úpravou buniek, ktoré obsahujú záhlavie.

  1. Ak chcete upraviť predvolené záhlavie stĺpcov, označte excelovú tabuľku, vyhľadajte nasledujúcu predponu reťazca - ns1:asset a odstráňte ju. ns1:assetID môžete zmeniť napríklad na ID.

    Miniatúrny panel s nástrojmi s vybratým textom

  2. Ak chcete prispôsobiť šírku stĺpca, kliknite na tlačidlo Vybrať všetko a potom kliknite dvakrát na ktorúkoľvek hranicu záhlavia stĺpca.

Na začiatok stránky

Krok 3: Vytvorte súhrnnú zostavu kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu

Riadiaci pracovníci používajú kontingenčné tabuľky a grafy na analýzu, skúmanie a vizualizáciu súhrnných údajov. Ak nastavíte vopred zostavy kontingenčnej tabuľky a kontingenčného grafu, ktoré chcete použiť v tomto scenári, radiaci pracovník bude môcť vďaka tomu neskôr jednoducho spustiť zostavu s doplnený údajmi.

  1. V excelovej tabuľke vyberte bunku.

  2. Na karte Vložiť v skupine Tabuľky kliknite na položky Kontingenčná tabuľka a Kontingenčná tabuľka.

    Obrázok pása s nástrojmi programu Excel

    V Exceli sa zobrazí dialógové okno Vytvorenie kontingenčnej tabuľky.

  3. Ak chcete umiestniť zostavu kontingenčnej tabuľky do nového pracovného hárka so začiatkom od bunky A1, kliknite na položku Nový pracovný hárok a potom na tlačidlo OK.

    Excel pridá do zadaného umiestnenia prázdnu zostavu kontingenčnej tabuľky a zobrazí Zoznam polí kontingenčnej tabuľky, aby ste mohli pridávať polia, vytvoriť rozloženie a prispôsobiť si zostavu kontingenčnej tabuľky.

  4. Ak chcete z údajov vytvoriť krížovú zostavu, presuňte pole ID do oblasti hodnôt, pole Oddelenie do oblasti s označeniami stĺpcov, pole Kategória do oblasti s označeniami riadkov a pole AssignedTo do oblasti filtrov zostavy.

  5. Kliknite na zostavu kontingenčnej tabuľky.

  6. Na karte Vložiť v skupine Grafy kliknite na Pruhový typ grafu.

    Obrázok pása s nástrojmi programu Excel

  7. V časti Dvojrozmerný panel vyberte položku Skupinový pruhový.

  8. Upravte si veľkosť a umiestnenie zostavy kontingenčného grafu podľa vlastných potrieb.

prázdne zostavy kontingenčných tabuliek a grafov

Na začiatok stránky

Krok 4: Zhromaždite od používateľov informácie o majetku

Teraz je už šablóna formulára pripravená na vyplnenie všetkými zamestnancami, takže je potrebné už len publikovať formulár a odoslať ho každému zamestnancovi. Keď každý zamestnanec odošle vyplnený formulár, na e-mailovú adresu riadiaceho pracovníka sa odošle správa s prílohou v podobe súboru údajov XML (.xml). Riadiaci pracovník potom môže premiestniť všetky správy v Outlooku do priečinka vyhradeného programu InfoPath. V tomto scenári sa odporúča, aby ste priradili všetkým používateľom termín dokončenia vypĺňania formulárov, aby mohol po uplynutí tohto termínu riadiaci pracovník spustiť zostavu so všetkými vyplnenými formulármi.

zadávanie údajov do formulárov na sledovanie aktív

  1. V programe InfoPath otvorte šablónu formulára (.xsn), ktorú ste uložili v Kroku 1: Navrhnite si šablónu formulára na sledovanie majetku

  2. V ponuke Nástroje kliknite na položku Navrhnúť tento formulár.

  3. V ponuke Súbor kliknite na príkaz Publikovať.

  4. V Sprievodcovi publikovaním kliknite na položku V zozname príjemcov e-mailových správ a potom na tlačidlo Ďalej.

  5. Na ďalšej strane sprievodcu zadajte v poli Názov šablóny formulára názov šablóny formulára a potom kliknite na tlačidlo Ďalej. Názov šablóny formulára sa zobrazí v predmete správy, ktorá sa odošle príjemcom e-mailových správ.

  6. Na ďalšej stránke sprievodcu môžete v prípade potreby vytvoriť tiež stĺpce, ktoré sa zobrazia v priečinkoch Outlooku, aby ste si mohli jednoduchšie usporiadať e-mailové správy.

  7. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  8. Kliknite na tlačidlo Publikovať.

  9. Keď Sprievodca publikovaním ukončí publikáciu šablóny formulára, otvorí sa e-mailová správa obsahujúca formulár.

  10. Vyplňte správu, zadajte mená zamestnancov alebo použite zoznam príjemcov a potom správu odošlite.

Riadiaci pracovník môže v Outlooku usporiadať všetky odoslané XML formuláre jedným z dvoch spôsobov:

  • Ak sa okno s hlásením pre priečinky formulárov v programe InfoPath zobrazí po prvom otvorení správy, kliknite na položku Vytvoriť priečinok formulára.

  • Vytvorte v Outlooku pravidlo na premiestnenie všetkých súvisiacich formulárov programu InfoPath do vybratého priečinka programu InfoPath.

    Ďalšie informácie nájdete v téme Spravovanie správ pomocou pravidiel.

Na začiatok stránky

Krok 5: Importujte formuláre do Excelu

Keďže ste už v krokoch 2 a 3 vytvorili excelový zošit, riadiaci pracovník môže jednoducho exportovať a kontrolovať údaje formulára. Riadiaci pracovník teraz musí už len exportovať súbory xml (.xml) z Outlooku, importovať všetky súbory formulára (.xml) do excelového zošita a potom aktualizovať údaje.

Úloha 1: Exportujte formuláre z programu Outlook do priečinka Windowsu

  1. V Outlooku vyberte priečinok so všetkými formulármi, ktoré vám poslali zamestnanci, a potom označte stlačením kombinácie klávesov CTRL + A všetky e-mailové správy obsahujúce formulár

  2. Pravým tlačidlom myši kliknite na výber, ukážte na položku Akcie programu InfoPath, a potom kliknite na položku Exportovať formuláre.

  3. V dialógovom okne Exportovať formuláre vyberte priečinok a stlačte tlačidlo OK.

Úloha 2: Importujte formuláre do Excelu

  1. V excelovom zošite, ktorý ste vytvorili v Kroku 2: Priraďte súbor schémy, prispôsobte si rozloženie excelovej tabuľky, vyberte jednu z priradených buniek v excelovej tabuľke.

  2. Na karte Vývojár kliknite v skupine XML na položku Import.

    Skupina XML na páse s nástrojmi

    Zobrazí sa dialógové okno Import XML údajov.

  3. V počítači so systémom Windows Vista    

  4. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak sú súbory súvislé, podržte stlačený kláves SHIFT a kliknite na prvý a posledný súbor v zozname.

    • Ak súbory nie sú súvislé, stlačte kláves CTRL a kliknite na každý súbor, ktorý chcete importovať do zoznamu.

  5. Kliknite na tlačidlo Importovať.

    excelová tabuľka s importovanými údajmi

Excel predvolene prepisuje existujúce údaje v priradených bunkách, čo je požadovaný konečný výsledok, ktorý ponúka toto podnikové riešenie. Riadiaci pracovník by však mohol napríklad importovať údaje niekoľkokrát, aby zhodnotil priebeh práce pred vypršaním stanoveného termínu.

Poznámka : V Exceli môžete pripojiť údaje aj pomocou možnosti Pripojiť nové údaje k existujúcim tabuľkám XML (na karte Vývojár v skupine XML kliknite na položku Vlastnosti mapy), čo môže byť užitočné aj pre iné riešenia.

Ďalšie informácie nájdete v témach Pomocníka programu Excel, Import XML údajov a pripojenie alebo prepísanie priradených údajov XML.

Úloha 3: Aktualizujte zostavy kontingenčných tabuliek a grafov

  • Kliknite na niektorú bunku v zostave kontingenčnej tabuľky.

  • Na karte Možnosti v skupine Údaje kliknite na šípku vedľa položky Obnoviť všetko a Obnoviť údaje.

    .

hotová zostava kontingenčnej tabuľky a grafu

Excelový zošit teraz obsahuje všetky údaje a zostavy potrebné pri rozhodovaní o tom, ako budúci rok prerozdeliť rozpočet na vybavenie kancelárií. Pochopiteľne však môžete v prípade potreby v zošite pracovať s údajmi ďalej, triediť ich, filtrovať či podmienene formátovať.

Na začiatok stránky

Na záver: Zvážte použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databázy programu Access

Ako alternatívu k XML zvážte na prenos údajov medzi programom InfoPath a Excelom použitie zoznamu lokality SharePoint alebo databázy programu Access.

Použitie zoznamu lokality SharePoint

V programe InfoPath môžete jednoducho použiť zoznam lokality SharePoint ako zdroj údajov iba na čítanie. Môžete pri tom postupovať dvojako:

  • Zo zoznamu lokality SharePoint exportujte údaje do Excelu, ktorý automaticky vytvorí pripojenie údajov v Exceli.

  • V Exceli explicitne vytvorte pripojenie údajov zo zoznamu lokality SharePoint.

Po vytvorení pripojenia údajov môžete obnoviť údaje v Exceli, aby sa načítali aktuálne údaje.

Na pridanie a aktualizáciu údajov môžete použiť zoznam lokality SharePoint, na zobrazenie položky zo zoznamu formulár programu InfoPath (napríklad zložité a dlhé položky sa najlepšie zobrazujú zvislo), a potom ďalej analyzovať údaje pomocou Excelu.

Tlačidlo Zavolať

1. Zobrazenie jednotlivých položiek na jednoduchú revíziu v programe InfoPath.

2. Pridanie a aktualizácia údajov v zozname lokality SharePoint.

3. Obnovenie údajov a zostavy, ktoré sú aktuálne v Exceli.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie pripojenie údajov do zoznamu alebo knižnice dokumentov lokality SharePoint a Importovanie údajov zo zoznamu lokality SharePoint.

Použitie databázy programu Access

V programe InfoPath môžete vytvoriť pripojenie k databáze programu Access na čítanie a zapisovanie. V Exceli môžete explicitne vytvoriť údajové pripojenie k databáze programu Access, ktoré môžete obnoviť na načítanie aktuálnych údajov. Môžete dokonca nastaviť, aby sa pripojenie automaticky obnovilo pri opätovnom otvorení zošita alebo aby sa obnovovalo pravidelne, napríklad každých 5 minút.

Databázu programu Access môžete použiť ako sprostredkovateľa medzi programom InfoPath a Excelom. Keď odošlete formulár programu InfoPath do Accessu, aktualizujete tým databázu programu Access. Keď obnovíte pripojenie údajov v Exceli, získate z Accessu aktualizované údaje. V skutočnosti odosielate údaje nepriamo z programu InfoPath do excelového zošita.

spoločné používanie infopathu, accessu a excelu

1. Zobrazenie a odoslanie formulára do databázy programu Access.

2. Archivácia údajov v databáze programu Access

3. Obnovenie údajov a zostavy, ktoré sú aktuálne v Exceli.

Ďalšie informácie nájdete v téme Návrh šablóny formulára, ktorý je založený na databáze programu Microsoft Access.

Tip : Vedeli ste, že formulár programu InfoPath môžete vytvoriť priamo z Accessu 2007? Ak majú vaši používatelia v počítačoch nainštalované programy Outlook 2007 a InfoPath 2007, môžete zhromažďovať údaje od rôznych používateľov priamo z Accessu 2007 pomocou sprievodcu Zhromažďovanie údajov z e-mailových správ. Ďalšie informácie nájdete v téme pomocníka Accessu 2007 s názvom Zhromažďovanie údajov pomocou e-mailových správ.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×