Vytvorenie praktických, dosiahnuteľných a uveriteľných štandardov kvality

Autor: Lonnie Pacelli

Jeden z mojich bývalých klientov mal veľkú IT spoločnosť, ktorá sa venovala riadeniu kvality. Vedúci pracovník v oblasti informácií nariadil, aby mal každý projekt manažéra kvality, ktorý bude dohliadať na dodržiavanie schválených noriem. Keď sa spustil projekt môjho tímu, manažér kvality nám dal dlhý zoznam noriem. Keď sme si ich prezreli, zdalo sa, že mnohé sa netýkajú nášho projektu alebo boli také nejasné, že sme nevedeli, ako ich aplikovať. Veľa ľudí priradených k projektu odmietlo normy kvality s tým, že na to nemajú čas, a jednoducho ich ignorovali. Iní sa pokúsili pochopiť, ako normy súvisia s projektom, a veľmi sa snažili ich dodržať. Náš projekt prešiel revíziou noriem kvality, bolo to však pre tím zložité a neprinieslo to väčšiu pridanú hodnotu.

Na kvalite záleží

Napriek tejto skúsenosti som naďalej silným zástancom noriem kvality. Nesmierne pomáhajú plniť očakávania počas vývoja produktov udávajú smer, a ak treba produkt upraviť. Normy kvality však nesmú byť samoúčelné, vyžadovať prácu navyše a pritom nevytvárať žiadnu hodnotu. Áno, normy kvality musia existovať a projekty by sa mali nimi riadiť. Tieto normy však musia byť dostupné pre všetkých, musia byť praktické, dosiahnuteľné a uveriteľné. Dôležité je tiež to, aby skupina videla hodnotu, ktorú jej tieto normy prinášajú. Ak hodnotu normy nie je možné pochopiť alebo preukázať, projektový tím ťažko uverí potrebe normu dodržať a len ťažko ju implementuje.

Na začiatok stránky

Usmernenia na vypracovanie noriem kvality

Ako môžete zaviesť praktické, dosiahnuteľné a uveriteľné normy kvality? Najskôr zvážte nasledujúce odporúčania:

  • Zistite, či vo vašej organizácii už existujú normy kvality.    Ak pracujete vo veľkej organizácii, je možné, že normy kvality pre typ projektov, ktoré riadite, už niekto vypracoval. Opýtajte sa kolegov, manažérov a iných zainteresovaných osôb, či už sú zavedené potrebné normy. Ak zistíte, že áno, zvážte, či ich prevezmete alebo či z nich budete vychádzať.

  • Vytvorte poradnú radu pre normy kvality.     Zostavte tím zo zainteresovaných skupín, ktorých sa týkajú projekty, ktoré spravujete. Vašim cieľom nie je podeliť sa s týmto tímom o pracovnú záťaž, ale využiť ich ako poradcov, keď potrebujete zabezpečiť, aby vami zadefinované normy kvality zodpovedali vašim potrebám.

  • Snažte sa porozumieť tomu, ako zainteresované strany vnímajú kvalitu.    Porozprávajte sa s každou zainteresovanou skupinou, aby ste zistili, aké výsledky očakávajú. Napríklad očakávania na normy kvality pre IT môžete prediskutovať s manažérmi zodpovednými za použiteľnosť, podporu výroby a s ďalšími hlavnými zainteresovanými. Opýtajte sa ich, čo si myslia, že je potrebné na urobiť, aby bol projekt úspešný. Možno si myslíte, že táto otázka je jasná, ale niektoré odpovede vám môžu priniesť pohľad na hodnoty zainteresovaných strán, a tiež aj na to, čo pre nich nie je dôležité. Nepodceňujte silu týchto rozhovorov. Môžu vám pomôcť zosúladiť vaše vnímanie kvality s vnímaním účastníkov projektu.

  • Začať pomocou šablóny.     Existuje veľa schém a šablón pre normy kvality, takže nemusíte začínať s prázdnym hárkom papiera. Vyberte si dobrú, efektívnu šablónu s možnosťami výberu, ktoré sa hodia pre vašu organizáciu a pre váš projekt.

  • Pre každú normu kvality vypracujte dôsledok.    Toto rád nazývam skúškou „Koho to zaujíma?“. Pre každú normu určite, vypracujte logický a premyslený dôsledok, t. j. čo sa stane, ak norma nebude splnená. Ak vy ani vaša poradná rada neviete určiť reálny výsledok alebo ak má norma len nepatrný význam, zvážte prehodnotenie alebo zrušenie normy. Je príliš jednoduché hodiť všetko na zoznam noriem kvality. Nie vždy „viac“ znamená aj „lepšie“, preto sa zamerajte na to najdôležitejšie.

  • Hodnotenie noriem kvality by malo byť bežnou súčasťou vašich aktivít po ukončení projektu.    Uplatnenie praktických noriem je dôležitým prvým krokom splnenia očakávaní zainteresovaných strán. Na zabezpečenie toho, aby vaše normy kvality naďalej pomáhali zabezpečiť výplatu dividend, je dôležité pravidelne vykonávať revíziu skončeného projektu. Dajte si tieto otázky:

    • Ignorovali sa niektoré normy kvality? Ak áno, malo to vážne dôsledky?

    • Bol produkt navrhnutý podľa noriem kvality, alebo boli normy aplikované až následne po vytvorení produktu, keď ho bolo potrebné odskúšať?

    • Boli normy kvality pre tím určujúce alebo sa naopak členovia tímu riadili pokynmi len preto, lebo museli?


      Získanie prehľadu o tom, ako projektové tímy vnímali normy kvality, vám pomôže tieto opatrenia zlepšiť a časom ich vo vašej organizácii rozvinúť.

Na začiatok stránky

Záver

Normy kvality sú dôležitou súčasťou vašej metodiky riadenia projektu. Aby opatrenia boli efektívne, musia byť praktické, uveriteľné a dosiahnuteľné. Ak vytvoríte normy kvality, ktoré neodrážajú skutočnosť, vaše projektové tímy v nich budú hľadať medzery alebo ich budú úplne ignorovať.

Na začiatok stránky

O autorovi     Lonnie Pacelli je majiteľ firmy, konzultant a autor s vyše 20-ročnými skúsenosťami v oblasti riadenia projektov. Spolupracoval so spoločnosťami z rebríčka Fortune 500 vrátane firiem Microsoft, Accenture, Motorola, Hughes Electronics, AT&T a Northrop Grumman a úspešne riadil projekty od inštalácie zložitých systémov informačných technológií po zlepšenie malých procesov. V súčasnosti pôsobí ako generálny riaditeľ firmy Banzai Sushi v Seattle. Lonnie je autorom diel The Project Management Advisor: 18 Major Project Screw-ups and How to Cut Them Off at the Pass (Prentice Hall, 2004), The Truth About Getting Your Point Across (Prentice Hall, 2006) a Leadership Made Simple (Amazon.com, 2006).

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×