Vytvorenie popisov s adresou v programe Access

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Program Microsoft Office Access 2007 prináša niekoľko rôznych možností na vytváranie popisov, ktoré obsahujú údaje uložené v tabuľkách programu Access. V programe Access je na vytvorenie a vytlačenie popisov zostavy najjednoduchšie použiť Sprievodcu popismi. Do programu Access môžete navyše importovať údaje z iných zdrojov, ako sú pracovné zošity programu Microsoft Office Excel 2007 a zoznamy kontaktov programu Microsoft Office Outlook 2007, potom môžete tieto údaje alebo existujúce tabuľky programu Access zlúčiť s dokumentom programu Microsoft Office Word 2007 a následne vytvoriť a vytlačiť popisy z programu Word.

Čo chcete urobiť?

Použitie programu Access na vytváranie a tlač menoviek

Ďalšie tipy a triky pri vytváraní menoviek

Tlač údajov programu Access pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou v programe Word

Používanie programu Access na vytváranie a tlačenie popisov

V programe Access sa popisy vytvárajú ako zostava vo formáte malej strany, ktorá vyhovuje požadovanému popisu. Popisy sa najčastejšie používajú pre účely pošty, avšak vo formáte popisu sa môžu v programe Access vytlačiť akékoľvek údaje pre rôzne ciele. V prípade poštových popisov získava zostava údaje o adrese z tabuliek alebo dotazov obsahujúcich adresy. Vytlačením zostavy získate jeden popis pre každú adresu z podkladového zdroja záznamov.

Poznámka : Kroky v tomto článku vychádzajú z predpokladu, že ste už vytvorili databázu programu Access, ktorá obsahuje tabuľky (alebo prepojené tabuľky) obsahujúce údaje, ktoré majú byť súčasťou popisov. Ďalšie informácie o tom, ako začať pracovať s programom Access, zobrazíte pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Sprievodca popismi vám položí sériu otázok o popisoch a údajoch, ktoré v nich chcete zobraziť. Na základe toho vytvorí sprievodca zostavu, ktorú potom môžete podľa potreby prispôsobiť.

Vytváranie popisov v programe Access pomocou Sprievodcu popismi

  1. Na navigačnej table vyberte alebo otvorte tabuľku alebo dotaz, ktorý bude predstavovať zdroj záznamov pre popisy.

  2. Na karte vytvoriť kliknite v skupine zostavy kliknite na položku menovky Vzhľad tlačidla .

    Program Access spustí Sprievodcu popismi.

    Prvá strana Sprievodcu popismi

  3. Ak poznáte výrobcu a číslo produktu štítkov:

    • V poli Filtrovať podľa výrobcu vyberte výrobcu.

    • V poli Akú veľkosť popisu chcete použiť? vyberte požadovaný popis.

      V opačnom prípade skúste nájsť produkt, ktorého hodnoty v stĺpcoch Rozmery a V riadkoch po sa zhodujú s vašimi popismi.

      Ak neviete nájsť podobný Popis:   

    • Kliknite na položku Prispôsobiť a potom kliknite na položku Nový.

      Zobrazí sa dialógové okno Nový popis.

      Nové označenie strana Sprievodcu popismi

    • Zmerajte svoje popisy a hodnoty zadajte do príslušných polí dialógového okna Nový popis.

    • Zadajte názov vlastných popisov do textového poľa Názov popisu, vyberte požadovaný typ popisu a jeho orientáciu a potom kliknite na tlačidlo OK.

      Ak ste už vytvorili vlastný popis a chcete ho vyberte:   

    • Kliknite na položku Zobraziť veľkosti vlastných popisov a potom kliknite na požadovaný vlastný popis.

  4. V časti Typ popisu vyberte položku Voľné listy alebo Postupný a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  5. Vyberte názov písma, veľkosť, hrúbku a farbu textu, ktoré chcete mať na popise, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  6. V sprievodcovi na strane Ako má vyzerať popis s adresou? vyberte zo zoznamu Dostupné polia tie polia, ktoré chcete mať na popisoch a dvojitým kliknutím ich pridajte do poľa Vzorový popis.

    Pridanie polí do označenia v Sprievodcu popismi

    • Ak chcete medzi polia pridať v poli Vzorový popis medzeru, stlačte kláves SPACEBAR.

    • Ak chcete vytvoriť nový riadok, stlačte kláves ENTER.

    • Ak sa chcete pohybovať medzi poľami a riadkami, používajte klávesy so šípkami.

    • Ak chcete pole odstrániť, stlačte kláves BACKSPACE.

    • Ak chcete pridať ďalší text alebo interpunkciu (napríklad čiarku za názvom mesta), kliknutím umiestnite kurzor na požadované miesto a začnite písať. Text bude rovnaký v každom popise.

      Poznámka : Pomocou Sprievodcu popismi možno pridať len polia s typmi údajov Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, Yes/No alebo Attachment. Ak chcete pridať typy údajov OLEObject alebo Hyperlink, po dokončení Sprievodcu popismi otvorte zostavu s popisom v návrhovom zobrazení a potom pridajte polia pomocou tably Zoznam polí. Tablu Zoznam polí otvoríte v návrhovom zobrazení zostavy pomocou klávesovej skratky ALT+F8.

      Po usporiadaní polí v popise kliknite na tlačidlo Ďalej.

  7. Na ďalšej strane môžete vybrať polia, ktoré budú slúžiť na zoradenie popisov. V prípade veľkého objemu pošty môžete popisy zoradiť napríklad podľa PSČ. Zo zoznamu Dostupné polia vyberte polia, podľa ktorých chcete zoraďovať a dvakrát na ne kliknite myšou, čím ich pridáte do poľa Zoradiť podľa. Ak ste skončili, stlačte tlačidlo Ďalej.

    Nastavenie spôsobu zoradenia v Sprievodcu popismi

  8. Na poslednej strane zadajte názov popisov a kliknite na tlačidlo Dokončiť.

    Poslednej stránke Sprievodcu popismi

    Ak na poslednej strane Sprievodcu popismi vyberiete možnosť Zobraziť popisy tak, ako budú vyzerať vytlačené, program Access zobrazí popisy v ukážke pred tlačou. Popis môžete priblížiť alebo vzdialiť tak, že na neho kliknete myšou, prípadne použite nástroj Lupa zo stavového riadka.

    Ovládací prvok Lupa

    Ak na poslednej strane Sprievodcu popismi vyberiete možnosť Upraviť návrh popisu, program Access zobrazí zostavu popisu v návrhovom zobrazení.

Prispôsobenie vzhľadu popisu

Ak výsledné popisy nevyzerajú tak, ako chcete, rozloženie môžete prispôsobiť otvorením zostavy v návrhovom zobrazení a vykonaním príslušných zmien. Pri práci s popismi je zvyčajne jednoduchšie použiť návrhové zobrazenie, ktoré umožňuje presnejšiu kontrolu rozloženia. Ak chcete zobraziť výsledok zmien, zmeňte návrhové zobrazenia na ukážku pred tlačou.

Ak údaje nie sú správne zarovnané s popismi

V mnohých prípadoch môžete opraviť menšie problémy v rozložení popisu pomocou úprav v návrhovom zobrazení. Ovládacie prvku tu môžete premiestniť, a tiež môžete prispôsobiť veľkosť popisu zmenou šírky alebo výšky sekcie podrobností.

Ak chcete prepnúť do návrhového zobrazenia, kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie Vzhľad tlačidla v kontextovej ponuke.

Ak chcete zmeniť okraje alebo medzery medzi popismi, môžete v návrhovom zobrazení použiť dialógové okno Nastavenie strany.

Na karte Nastavenie strany kliknite v skupine Rozloženie strany kliknite na položku stĺpce Vzhľad tlačidla . S vybratou kartou stĺpce sa zobrazí dialógové okno Nastavenie strany.

Karta stĺpce dialógového okna Nastavenie strany

V troch sekciách dialógového okna Nastavenie strany možno meniť nasledovné nastavenie:

Sekcia

Možnosť

Popis

Nastavenie mriežky

Počet stĺpcov

Má sa rovnať počtu popisov na strane.

Rozstupy riadkov

Zadaním novej hodnoty sa zväčší alebo zmenší zvislá medzera medzi riadkami popisov.

Rozstupy stĺpcov

Zadaním novej hodnoty sa zväčší alebo zmenší vodorovná medzera medzi stĺpcami popisov.

Veľkosť stĺpca

Šírka

Pri nastavení tejto hodnoty musíte zohľadniť nastavenie okrajov a rozstupy stĺpcov.

Skontrolovať a prispôsobiť okraje môžete kliknutím na položku Možnosti tlače, ktorá sa nachádza v dialógovom okne Nastavenie strany.

Výška

Podľa potreby prispôsobte výšku každého popisu.

Rovnaká ako pre podrobnosti

Ak je táto možnosť vybratá, program nastaví šírku a výšku stĺpca rovnú šírke a výške sekcie podrobností v návrhovom zobrazení.

Rozloženie stĺpcov

Nadol, potom priečne

Ak je vybratá táto možnosť, údaje popisu sa tlačia nadol v prvom stĺpci, potom nadol v druhom stĺpci a pod.

Priečne, potom nadol

Ak je vybratá táto možnosť, údaje popisu sa vytlačia priečne v prvom riadku, potom priečne v druhom riadku a pod.

Poznámka : Dialógové okno Nastavenie strany môžete použiť aj v ukážke pred tlačou. Ak kliknete na tlačidlo OK a zatvoríte okno, môžete vidieť vplyv nového nastavenia na popisy.

Ak chcete získať optimálne zarovnanie údajov v popisoch, pravdepodobne budete musieť experimentovať s nastavením, a to najmä v prípade popisov s viacerými stĺpcami na jednom hárku. Zostava popisu sa skladá z množstva oblastí, ktoré zaberajú priestor. Sú to napríklad samotné popisy, medzery medzi popismi a priestor zabratý okrajom strán. Ak je napríklad hárok popisov široký 21,6 cm a používate ľavý a pravý okraj veľkosti 0,6 cm, k dispozícii je len 20,4 cm priestoru (21,6 mínus 1,2). Ak navrhujete zostavu pre dva stĺpce popisov a medzi popismi používate medzeru 0,6 cm (nastavenie rozstupov stĺpca v dialógovom okne Nastavenie strany), teraz máte pre samotné popisy k dispozícii iba 19,8 cm. Preto šírka sekcie podrobností nemôže byť väčšia ako 9,9 cm (19,8/2 stĺpce), aby sa údaje popisu správne zmestili. Rovnaký princíp sa používa aj pre zvislé rozmery. Pri nastavovaní výšky popisov treba brať do úvahy horný a dolný okraj a rozstupy riadka.

Ak nastavenie v dialógovom okne Nastavenie strany a šírka ovládacích prvkov v návrhu zostavy vyústi do informácií, ktoré sa nezmestia na stranu pri tlačení alebo ukážke, program Access zobrazí hlásenie: Niektoré údaje sa možno nezobrazujú. To je jasné znamenie, že je treba doladiť nastavenie strany a pravdepodobne prispôsobiť veľkosť ovládacích prvkov v návrhu zostavy. Ak sa zobrazuje toto hlásenie, postupujte nasledovne:

  • V sekcii podrobností zmenšite šírku ovládacích prvkov, aby sa zmestila do vypočítaného priestoru pre jeden popis. Všimnite si predchádzajúci príklad v tomto článku a oboznámte sa s postupom pri výpočte dostupného priestoru.

  • V dialógovom okne Nastavenie strany zmenšite okraje strán. Zväčší sa tak dostupný priestor pre informácie v popisoch.

Vytlačenie popisov

  1. Zostavu otvorte v ľubovoľnom zobrazení (alebo zostavu vyberte na navigačnej table).

  2. Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office a potom kliknite na položku Tlačiť. Tlačidlo Tlačiť

    Program Access zobrazí dialógové okno Tlač.

  3. Vyberte tlačiareň, rozsah tlače a počet kópií.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Oboznámenie sa s typmi a trikmi na vytváranie popisov

  • Výber adries, ktoré sa majú tlačiť    Ak nechcete vytlačiť všetky adresy v podkladovom zdroji záznamov, postupujte nasledovne:

    • Výber adries zadaním jedného alebo viacerých kritérií    Vytvorenie parametrického dotazu a zadajte ho ako zdroj údajov pre zostavu popisu. Pri pokuse o otvorenie zostavy, dotaz zobrazí výzvu na zadanie kritérií pre získavanie záznamov. Záznamy, ktoré nezodpovedajú kritériám potom sú načítané a sprístupniť zostavu popisu.
      Ak používate Word a vytvorte a vytlačte adresy, zvoľte parametrický dotaz ako zdroj údajov počas hromadnej korešpondencie.

    • Výber adries prehľadávaním záznamov adries     Ak chcete prehľadávať zoznam adries a vyberať tie, pre ktoré chcete tlačiť popisy, postupujte nasledovne:

      1. V návrhovom zobrazení pridajte do podkladovej tabuľky adries pole typu Yes/No s názvom TlačiťPopis. Pri prepnutí do údajového zobrazenia sa v stĺpci TlačiťPopis v každom riadku zobrazí začiarkavacie políčko.

      2. Na vytvorenie dotazu, ktorý zahŕňa všetky polia adries a pole TlačiťPopis, použite Sprievodcu jednoduchým dotazom.

      3. Otvorte dotaz v návrhovom zobrazení a v bunke Kritériá poľa TlačiťPopis zadajte hodnotu Yes. Dotaz načíta len tie adresy, ktoré chcete tlačiť.

      4. Vlastnosť ZdrojZáznamov zostavy popisu nastavte na názov dotazu.

      5. Pred vytlačením popisov otvorte tabuľku v údajovom zobrazení a začiarknite políčka pre adresy, ktoré chcete vytlačiť. Odstráňte začiarknutie políčok adries, ktoré nechcete vytlačiť. Potom zostavu otvorte a vytlačte.

  • Tlačenie adries priamo na obálky    Adresy môžete vytlačiť priamo na obálky a vyhnúť sa tak tlačeniu popisov a ich nalepovaniu na obálky. Ak chcete tlačiť popis na obálku, musíte zadefinovať vlastný popis. V prvom kroku sprievodcu, keď sa zobrazí výzvy na zadanie podrobností popisu, kliknite na položku Prispôsobiť a ďalej postupujte podľa pokynov v kroku 4. Nezabudnite položku Typ popisu nastaviť na možnosť Voľné listy.

Na začiatok stránky

Tlačenie údajov programu Access v programe Word pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou

Ak chcete adresy uložené v programe Access exportovať do programu Word, použite Sprievodcu hromadnou korešpondenciou. Na formátovanie a tlačenie popisov tak budete môcť použiť funkcie hromadnej korešpondencie programu Word.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku alebo dotaz, ktorý obsahuje údaje na vytlačenie.

  2. Na karte Externé údaje v skupine Export kliknite na položku Ďalšie a potom kliknite na položku Zlúčiť s dokumentom programu Microsoft Office Word.

    Spustí sa Sprievodca hromadnou korešpondenciou programu Microsoft Word

  3. Ak ste už vytvorili dokument a chcete naň prepojiť údaje, kliknite na položku Prepojiť údaje na existujúci dokument programu Microsoft Word. V opačnom prípade kliknite na položku Vytvoriť nový dokument a prepojiť údaje k nemu.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Ak ste vybrali možnosť Prepojiť údaje na existujúci dokument programu Microsoft Word, otvorí sa dialógové okno Vyberte dokument programu Microsoft Word. Vyberte požadovaný dokument a kliknite na tlačidlo Otvoriť. Dokument sa otvorí v programe Word.

    Ak ste vybrali vytvorenie nového dokumentu, program Word otvorí prázdny dokument.

  5. V programe Word postupujte podľa pokynov na table Hromadná korešpondencia. Ďalšie informácie o Sprievodcovi hromadnou korešpondenciou programu Word nájdete v Pomocníkovi programu Word.

Poznámka : Na tlačenie adries môžete použiť program Word bez ohľadu na to, kde sú adresy uložené. Z programu Word sa môžete spojiť so zoznamami adries uložených v rozličných programoch, ako je Excel, Outlook a Access. Ak nemáte zoznam adries, môžete ho vytvoriť v programe Word a následne vytlačiť popisy. Ďalšie informácie nájdete v Pomocníkov programu Word.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×