Vytvorenie organizačnej schémy v programe Visio 2007 na základe údajov z hárka programu Excel 2007

Textové polia na pridanie šablóny nachádzajúce sa na stránke rozšírených nastavení pre typ obsahu

Advanced Microsoft® Office Documents 2007 Edition Inside Out
Autor: Stephanie Kriegerová

Stephanie Kriegerová je držiteľkou ocenenia MVP pre systém produktov Microsoft Office, ako aj autorkou kníh Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside OutMicrosoft Office Document Designer. Ako profesionálna konzultantka v oblasti vytvárania dokumentov pomohla mnohým globálnym spoločnostiam vyvinúť podnikové riešenia pre Microsoft Office a naučila mnohých profesionálov vytvárať skvelé dokumenty tým, že im ukázala, ako programy balíka Office „myslia“. Stephanie pravidelne prispieva na viaceré webové stránky spoločnosti Microsoft a často poskytuje webové vysielania týkajúce sa balíka Microsoft Office.

Ak chcete získať ďalšie informácie o knihách zameraných na systém produktov Microsoft Office 2007, navštívte stránku vydavateľstva Microsoft Press.

Vytvorenie organizačnej schémy vo Visiu na základe údajov z hárka

Táto funkcia nie je nová, no je veľmi pôsobivá. V excelovom hárku stačí zadať zoznam mien, titulov a manažérov a Visio za vás niekoľkými kliknutiami vytvorí ešte rozsiahlejšiu organizačnú schému.

Poznámka : V závislosti od vašich požiadaviek na organizačnú schému môžete použiť túto funkciu alebo nové diagramy SmartArt v PowerPointe. Na veľké a zložité organizačné schémy je Visio flexibilnejší. Keď však vytvárate diagramy SmartArt v PowerPointe, zoznam s odrážkami môžete dvomi kliknutiami skonvertovať na diagram a potom pridať alebo revidovať položky v diagrame jednoduchým zadaním textu. Visio je lepšou možnosťou aj vtedy, keď chcete v diagramoch uložiť údaje alebo keď chcete vytvoriť interaktívne diagramy, ako sú diagramy s hypertextovými prepojeniami uverejnené na webovej stránke. Ak však potrebujete pridať do dokumentu jednoduché organizačné schémy s vysokou kvalitou bez toho, aby ste museli kresliť tvary, zvážte použitie diagramu SmartArt, ktorý vám môže uľahčiť prácu. Na rozdiel od diagramov Visia používajú diagramy SmartArt motívy dokumentov, rýchle štýly a grafické efekty, ktoré sú k dispozícii vo Worde, Exceli aj PowerPointe. Vaša organizačná schéma SmartArt sa teda dokáže automaticky zladiť s vaším dokumentom.

Ak chcete vytvoriť organizačnú schému Visia na základe údajov uložených v Exceli, postupujte takto.

  1. Údaje v Exceli usporiadajte do stĺpcov a v jednom riadku uveďte nadpisy. Z nadpisov sa stanú názvy polí, ktoré sa použijú na vytvorenie organizačnej schémy. Povinnými poľami sú len pole s menom osoby a pole s menom nadriadenej osoby. Podľa potreby môžete pridať aj ďalšie polia s obsahom, ktorý chcete zahrnúť do grafu, ako je znázornené v nasledujúcich vzorových údajoch.

    Editor RTF pre blogy

  2. V ponuke Súbor vo Visiu ukážte na položku Nový, potom ukážte na položku Podnikanie a potom kliknite na položku Sprievodca organizačnou schémou.

  3. Na prvej obrazovke kliknite na položku Ďalej a vyberte údaje z existujúceho zdrojového súboru. Pamätajte, že sa údaje môžu nachádzať v excelovom súbore, textovom súbore, adresári Microsoft Office Exchange Servera alebo databáze. Na ďalšej obrazovke vyberte možnosť, ktorá obsahuje text Súbor programu Excel, a potom znova kliknite na položku Ďalej. Vyhľadajte a vyberte súbor a potom znovu kliknite na položku Ďalej.

    Poznámka : Prvá obrazovka Sprievodcu organizačnou schémou informuje o tom, že sa majú použiť excelové súbory s príponou .xls. Táto obrazovka jednoducho nebola aktualizovaná. Súbory Excelu 2007 (ako napríklad poskytnutý vzorový údajový súbor) fungujú cez problémov.

  4. Keď Visio získa prístup k údajom, pokúsi sa priradiť názvy polí (záhlavia stĺpcov) k poliam MenoPriamy nadriadený, ktoré sa použijú v organizačnej schéme. Skontrolujte, či Visio vybral správne polia, a kliknite na položku Ďalej.

    Teraz stačí klikať na tlačidlo Ďalej dovtedy, kým sa nesprístupní tlačidlo Dokončiť. Kliknite na tlačidlo Dokončiť a vygenerujte graf. Na každej obrazovke sprievodcu si však prezrite ponúkané možnosti. Na posledných obrazovkách sprievodcu môžete učiť polia z údajov, ktoré sa majú zobraziť v grafe, ako aj poradie, v ktorom sa majú zobraziť v tvaroch. Taktiež tu môžete vybrať polia, ktoré sa majú uložiť v tvaroch ako údaje tvaru, a určiť požiadavky rozloženia.

Výsledná organizačná schéma, ktorá bola vygenerovaná z vyššie uvedených vzorových údajov, vyzerá takto:

Kúpiť Office

Na formátovanie tejto schémy pomocou farieb motívu a efektov motívu vám stačia dve kliknutia. Potom môžete pridať tvary z položky Tvary organizačnej schémy alebo inej vzorkovnice a formátovať ich rovnako ako ľubovoľný tvar vo Visiu. Môžete použiť aj možnosti v ponuke Organizačná schéma (táto ponuka sa zobrazí len pre tento typ diagramu) vrátane týchto možností:

  • Vyberte položku Možnosti, kde môžete globálne použiť nastavenia formátu, napríklad veľkosť tvaru a formátovanie textu vo všetkých viditeľných poliach (napríklad zvýraznenie názvov kurzívou).

  • Zmeňte typ pozície (napríklad výkonný riaditeľ alebo manažér) vo vybraných tvaroch.

  • Kliknite na položku Exportovať údaje organizácie, čím exportujete všetky údaje z dokončenej organizačnej schémy do nového excelového súboru. Teraz už len zadajte názov nového súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť.

    Zapamätajte si, že tento postup môžete uplatniť aj v prípade organizačných schém, ktoré vytvoríte z iných zdrojov, ako aj organizačných schém, ktoré vytvoríte nakreslením tvarov. Ak napríklad vytvoríte organizačnú schému z excelových údajov a potom do schémy manuálne pridáte tvary vo Visiu, pri exporte údajov do Excelu bude schéma obsahovať tvary, ktoré ste pridali, ako aj tvary, ktoré boli vygenerované automaticky. Zapamätajte si tiež, že exportovaný súbor sa predvolene uloží ako súbor .xlsx.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×