Vytvorenie menoviek s adresami v programe Access

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Program Microsoft Access 2010 poskytuje niekoľko rôznych možností na vytváranie popisov, ktoré obsahujú údaje uložené v tabuľkách programu Access. Najjednoduchšie je použiť Sprievodcu popismi v programe Access na vytvorenie a tlač zostavy, ktorý je formátovaný podľa vašich menoviek. Menovky môžu obsahovať údaje, ktoré sú uložené v tabuľkách programu Access alebo údaje, ktoré je import alebo prepojenie z iných zdrojov, ako sú napríklad zošity programu Microsoft Excel alebo Microsoft Outlook zoznamy kontaktov. Menovky môžete vytvoriť zostavy programu Access, alebo môžete "zlúčenie" údaje s dokumentom programu Microsoft Word a tlač menoviek z Wordu. V tomto článku sú uvedené kroky.

Čo vás zaujíma?

Používanie programu Access na vytváranie a tlačenie popisov

Tlač údajov programu Access pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou v programe Microsoft Word

Používanie programu Access na vytváranie a tlačenie popisov

V programe Access sa popisy vytvárajú ako zostava vo formáte malej strany, ktorá vyhovuje požadovanému popisu. Popisy sa najčastejšie používajú pre účely pošty, avšak vo formáte popisu sa môžu v programe Access vytlačiť akékoľvek údaje pre rôzne ciele. V prípade poštových popisov získava zostava údaje o adrese z tabuliek alebo dotazov obsahujúcich adresy. Vytlačením zostavy získate jeden popis pre každú adresu z podkladového zdroja záznamov.

Ďalšie informácie o prepojenia alebo import údajov z iných zdrojov (ako je napríklad program Microsoft Excel alebo Microsoft Outlook) na používanie v menovkách nájdete v článku Úvodné informácie o importe a exporte údajov.

Sprievodca popismi vám položí sériu otázok o popisoch a údajoch, ktoré v nich chcete zobraziť. Na základe toho vytvorí sprievodca zostavu, ktorú potom môžete podľa potreby prispôsobiť.

Vytváranie popisov v programe Access pomocou Sprievodcu popismi

Dôležité : Označenie správy, ktoré vytvoríte pomocou Sprievodcu popismi nie sú kompatibilné s publikovať do služieb Access Services funkcie. Však stále tlač menoviek, keď máte databázu otvorenú v programe Access.

  1. Na navigačnej table vyberte objekt, ktorý obsahuje údaje, ktoré chcete zobraziť v menovkách. Toto je zvyčajne tabuľky, prepojenú tabuľku alebo dotaz, ale môžete tiež vybrať formulár alebo zostavu.

  2. Na karte Vytvoriť v skupine Zostavy kliknite na položku Popisy.

    Poznámka : Ak pracujete vo webovej databáze, označenia príkaz sa nachádza v časti Klienta zostavy.

    Program Access spustí Sprievodcu popismi.

    Prvá strana Sprievodcu popismi

    1. Ak poznáte výrobcu a číslo produktu štítkov:

      • V poli Filtrovať podľa výrobcu vyberte výrobcu.

      • V poli Akú veľkosť popisu chcete použiť? vyberte požadovaný popis.

        V opačnom prípade skúste nájsť produkt, ktorého hodnoty v stĺpcoch Rozmery a V riadkoch po sa zhodujú s vašimi popismi.

        Ak neviete nájsť podobný popis:   

      • Kliknite na položku Prispôsobiť a potom kliknite na položku Nový.

        Zobrazí sa dialógové okno Nový popis.

        Nové označenie strana Sprievodcu popismi

      • Zmerajte svoje popisy a hodnoty zadajte do príslušných polí dialógového okna Nový popis.

      • Zadajte názov vlastných popisov do textového poľa Názov popisu, vyberte požadovaný typ popisu a jeho orientáciu a potom kliknite na tlačidlo OK.

        Ak ste už vytvorili vlastný popis a chcete ho vybrať:   

      • Kliknite na položku Zobraziť veľkosti vlastných popisov a potom kliknite na požadovaný vlastný popis.

    2. V časti Typ popisu vyberte položku Voľné listy alebo Postupný a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

    3. Vyberte názov písma, veľkosť, hrúbku a farbu textu, ktoré chcete mať na popise, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

    4. V sprievodcovi na strane Ako má vyzerať popis s adresou? vyberte zo zoznamu Dostupné polia tie polia, ktoré chcete mať na popisoch a dvojitým kliknutím ich pridajte do poľa Vzorový popis.

      Pridanie polí do označenia v Sprievodcu popismi

      • Ak chcete medzi polia pridať v poli Vzorový popis medzeru, stlačte kláves SPACEBAR.

      • Ak chcete vytvoriť nový riadok, stlačte kláves ENTER.

      • Ak sa chcete pohybovať medzi poľami a riadkami, používajte klávesy so šípkami.

      • Ak chcete pole odstrániť, stlačte kláves BACKSPACE.

      • Ak chcete pridať ďalší text alebo interpunkciu (napríklad čiarku za názvom mesta), kliknutím umiestnite kurzor na požadované miesto a začnite písať. Text bude rovnaký v každom popise.

        Poznámka : Je možné pridávať iba polia nasledovných typov údajov pomocou Sprievodcu popismi: Text, Memo, čísla, dátumu a času, meny, áno/nie, alebo prílohy. Ak chcete pridať polia iné typy údajov, Otvorte zostavu v návrhovom zobrazení, po dokončení Sprievodcu popismi a potom pridajte polia pomocou tably Zoznam polí. Ak chcete otvoriť tably Zoznam polí, zatiaľ čo je zostava otvorená v návrhovom zobrazení, stlačte kombináciu klávesov ALT + F8.

        Po usporiadaní polí v popise kliknite na tlačidlo Ďalej.

    5. Na ďalšej strane môžete vybrať polia, ktoré budú slúžiť na zoradenie popisov. V prípade veľkého objemu pošty môžete popisy zoradiť napríklad podľa PSČ. Zo zoznamu Dostupné polia vyberte polia, podľa ktorých chcete zoraďovať a dvakrát na ne kliknite myšou, čím ich pridáte do poľa Zoradiť podľa. Ak ste skončili, stlačte tlačidlo Ďalej.

      Nastavenie spôsobu zoradenia v Sprievodcu popismi

    6. Na poslednej strane zadajte názov popisov a kliknite na tlačidlo Dokončiť.

      Poslednej strane Sprievodcu popismi

      Ak na poslednej strane Sprievodcu popismi vyberiete možnosť Zobraziť popisy tak, ako budú vyzerať vytlačené, program Access zobrazí popisy v ukážke pred tlačou. Popis môžete priblížiť alebo vzdialiť tak, že na neho kliknete myšou, prípadne použite nástroj Lupa zo stavového riadka.

      Ovládací prvok Lupa

      Ak na poslednej strane Sprievodcu popismi vyberiete možnosť Upraviť návrh popisu, program Access zobrazí zostavu popisu v návrhovom zobrazení.

      Poznámka : Ukážka pred tlačou je iba zobrazenie, v ktorom sa zobrazí stĺpce, ako ste ich položili. Ak zobrazíte zostavu v zobrazení zostavy alebo zobrazení rozloženia, program Access zobrazí všetky údaje v jednom stĺpci.

Prispôsobenie vzhľadu popisu

Ak výsledné popisy nevyzerajú tak, ako chcete, rozloženie môžete prispôsobiť otvorením zostavy v návrhovom zobrazení a vykonaním príslušných zmien. Pri práci s popismi je zvyčajne jednoduchšie použiť návrhové zobrazenie, ktoré umožňuje presnejšiu kontrolu rozloženia. Ak chcete zobraziť výsledok zmien, zmeňte návrhové zobrazenia na ukážku pred tlačou.

Ak program Access zobrazí hlásenie o tom, ktoré nemajú dostatok voľného miesta na vodorovnej na zobrazenie údajov

Toto hlásenie, keď sa objaví, je vedľajší efekt merania niektoré označenia. Zvyčajne to nastane, keď menoviek veľmi priblížiť ľavým a pravým krajom hárka menoviek. To môže spôsobiť sprievodcu zadajte niekoľko merné jednotky, ktoré sú mimo normálny rozsah tlače a ktorý zasa príčiny správy zobrazovať pri Zobraziť ukážky a tlač menoviek.

Ak ste spokojní s zarovnanie textu na menovkách, a nie je počuť žiaden prázdnu stranu každý druhý stránku, potom môžete nechať návrh zostavy, ako je to a jednoducho kliknite na tlačidlo OK v správe zakaždým, keď sa zobrazuje. V opačnom prípade môžete skúsiť úprave niektoré z možností nastavenia strany, ako je to uvedené v nasledujúcej časti.

Ak údaje nie sú správne zarovnané s popismi

V mnohých prípadoch môžete opraviť menšie problémy v rozložení popisu pomocou úprav v návrhovom zobrazení. Ovládacie prvku tu môžete premiestniť, a tiež môžete prispôsobiť veľkosť popisu zmenou šírky alebo výšky sekcie podrobností.

Ak chcete prepnúť do návrhového zobrazenia, kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

Ak potrebujete zmeniť okraje alebo medzery medzi menovkami, môžete použiť dialógové okno Nastavenie strany v návrhovom zobrazení:

  • Na karte Nastavenie strany kliknite v skupine Rozloženie strany kliknite na položku stĺpce.

    Zobrazí sa dialógové okno Nastavenie strany s vybratou kartou stĺpce.

Karta stĺpce dialógového okna Nastavenie strany

V troch sekciách dialógového okna Nastavenie strany možno meniť nasledovné nastavenie:

Sekcia

Možnosť

Popis

Nastavenie mriežky

Počet stĺpcov

Má sa rovnať počtu popisov na strane.

Rozstupy riadkov

Zadaním novej hodnoty sa zväčší alebo zmenší zvislá medzera medzi riadkami popisov.

Rozstupy stĺpcov

Zadaním novej hodnoty sa zväčší alebo zmenší vodorovná medzera medzi stĺpcami popisov.

Veľkosť stĺpca

Šírka

Pri nastavení tejto hodnoty musíte zohľadniť nastavenie okrajov a rozstupy stĺpcov.

Skontrolovať a prispôsobiť okraje môžete kliknutím na položku Možnosti tlače, ktorá sa nachádza v dialógovom okne Nastavenie strany.

Výška

Podľa potreby prispôsobte výšku každého popisu.

Rovnaká ako pre podrobnosti

Ak je táto možnosť vybratá, program nastaví šírku a výšku stĺpca rovnú šírke a výške sekcie podrobností v návrhovom zobrazení.

Rozloženie stĺpcov

Nadol, potom priečne

Ak je vybratá táto možnosť, údaje popisu sa tlačia nadol v prvom stĺpci, potom nadol v druhom stĺpci a pod.

Priečne, potom nadol

Ak je vybratá táto možnosť, údaje popisu sa vytlačia priečne v prvom riadku, potom priečne v druhom riadku a pod.

Poznámka : Dialógové okno Nastavenie strany v ukážke pred tlačou môžete otvoriť aj kliknutím na položku stĺpce na karte Ukážka pred tlačou. Keď kliknete na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno, zmeny sa prejavia okamžite v ukážke pred tlačou.

Vytlačenie popisov

  1. Zostavu otvorte v ľubovoľnom zobrazení (alebo zostavu vyberte na navigačnej table).

  2. Na karte súbor kliknite na položku Tlačiť a potom kliknite na položku Tlačiť.

    Program Access zobrazí dialógové okno Tlač.

  3. Vyberte tlačiareň, rozsah tlače a počet kópií.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Tlač údajov programu Access pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou v programe Microsoft Word

Ak chcete adresy uložené v programe Access exportovať do programu Word, použite Sprievodcu hromadnou korešpondenciou. Na formátovanie a tlačenie popisov tak budete môcť použiť funkcie hromadnej korešpondencie programu Word.

Poznámka : Tento postup platí iba pre klientske databázy; príkaz Zlúčiť Word nie je k dispozícii pre webové databázy.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku alebo dotaz, ktorý obsahuje údaje na vytlačenie.

  2. Na karte Externé údaje kliknite v skupine exportovať kliknite na položku Zlúčiť Word.

  3. V dialógovom okne Microsoft Word Sprievodcovi hromadnou korešpondenciou, ak ste už vytvorili dokument a chcete vytvoriť prepojenie údajov, kliknite na položku prepojiť údaje na existujúci dokument programu Microsoft Word. V opačnom prípade kliknite na položku vytvoriť nový dokument a prepojiť údaje k nemu.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Ak ste vybrali možnosť Prepojiť údaje na existujúci dokument programu Microsoft Word, otvorí sa dialógové okno Vyberte dokument programu Microsoft Word. Vyberte požadovaný dokument a kliknite na tlačidlo Otvoriť. Dokument sa otvorí v programe Word.

    Ak ste vybrali vytvorenie nového dokumentu, program Word otvorí prázdny dokument.

  5. V programe Word, postupujte podľa pokynov na pracovnej table Hromadná korešpondencia. Keď prídete na krok 3 procesu hromadnej korešpondencie programu Word (Výber príjemcov), vybrať zdroj údajov, ktoré ste vybrali v kroku 1 tohto postupu bude už.

    Ďalšie informácie o Sprievodcovi hromadnou korešpondenciou programu Word nájdete v Pomocníkovi programu Word.

Poznámka : Na tlačenie adries môžete použiť program Word bez ohľadu na to, kde sú adresy uložené. Z programu Word sa môžete spojiť so zoznamami adries uložených v rozličných programoch, ako je Excel, Outlook a Access. Ak nemáte zoznam adries, môžete ho vytvoriť v programe Word a následne vytlačiť popisy. Ďalšie informácie nájdete v Pomocníkov programu Word.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×