Vytvorenie hromadnej korešpondencie

Dôležité: Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Funkcia hromadnej korešpondencie slúži na vytvorenie veľkého množstva dokumentov, ktoré sú takmer rovnaké, ale obsahujú určité jedinečné informácie. Pomocou tejto funkcie môžete napríklad vytvoriť individuálne prispôsobené publikácie s osobnými poznámkami. Pomocou hromadnej korešpondencie možno vytvoriť aj oznámenie o produkte, ktoré chcete odoslať stovke najvýznamnejších zákazníkov, pričom text publikácie bude vždy rovnaký, ale pre každého zákazníka bude uvedené iné meno a adresa.

Pokyny spojené s jednotlivými krokmi pri vytvorení hromadnej korešpondencie nájdete na pracovnej table Hromadná korešpondencia . Ak chcete otvoriť pracovnú tablu Hromadná korešpondencia v novej alebo existujúcej publikácii, kliknite na ponuku Nástroje, ukážte na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a kliknite na položku Hromadná korešpondencia.

Obsah tohto článku

Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov

Príprava publikácie

Vytvorenie zlúčenej publikácie

Zrušenie zlúčenia

Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov

Ak chcete vytvoriť hromadnú korešpondenciu, musíte otvoriť novú alebo existujúcu publikáciu a pripojiť ju k zdroju údajov, čo je súbor s jedinečnými informáciami, ktoré chcete vložiť. Súbor s údajmi môže obsahovať zoznam mien a adries, údaje o produkte alebo obrázky, pričom môže mať rôzne formáty vrátane nasledujúcich:

  • Zoznam kontaktov programu Microsoft Office Outlook

  • Pracovné hárky programu Microsoft Office Excel

  • Tabuľky programu Microsoft Office Word

  • Tabuľky databáz programu Microsoft Office Access

  • Textové súbory, v ktorých sú stĺpce oddelené tabulátormi alebo čiarkami a riadky sú oddelené znakmi konca odseku

Môžete sa pripojiť k existujúcemu zoznamu alebo zdroju údajov alebo vytvoriť vlastný zoznam príjemcov. Ak chcete používať iba určité položky zoznamu, je možné zoznam filtrovať podľa určitého kritéria. Takisto je možné zoradiť položky podľa abecedy.

Poznámka: Ak chcete do strán publikácie zlúčiť obrázky, zdroj údajov musí obsahovať názvy súborov alebo cestu k požadovaným obrázkom. Do zdroja údajov nepridávajte samotné obrázky ani fotografie.

Použitie existujúceho zoznamu

  1. V časti Vytvoriť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Použiť existujúci zoznam a potom na položku Ďalšie: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov.

    Zdroje údajov sú v programe Microsoft Publisher štandardne uložené v priečinku Zdroje údajov. Zdroj údajov bude pravdepodobne potrebné vyhľadať.

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov kliknite na požadovaný zdroj údajov.

  3. Kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    V závislosti od vybratého typu zdroja údajov sa môžu zobraziť aj iné dialógové okná s výzvou na poskytnutie špecifických informácií.

    Ak je napríklad zdrojom údajov pracovný zošit programu Microsoft Office Excel s informáciami na viacerých pracovných hárkoch, je potrebné vybrať hárok, ktorý obsahuje požadované informácie, a potom kliknúť na tlačidlo OK.

Výber z kontaktov programu Outlook

  1. V časti Vytvoriť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Vybrať z kontaktov programu Outlook a potom na položku Ďalšie: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov.

  2. Ak sa zobrazí výzva na výber poštového profilu, kliknite na požadovaný profil a potom na tlačidlo OK.

  3. V dialógovom okne Výber kontaktov kliknite na požadovaný zoznam kontaktov a potom na tlačidlo OK.

    Všetky kontakty z priečinka sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde možno filtrovať a zoradiť zoznam príjemcov, ktorí sa majú zaradiť do hromadnej korešpondencie.

Zadanie nového zoznamu

Ak neexistuje zoznam, ku ktorému by ste sa mohli pripojiť, je možné vytvoriť nový zoznam.

  1. V časti Vytvoriť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Zadať nový zoznam a potom na položku Ďalšie: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov.

  2. V dialógovom okne Nový zoznam adries zadajte do príslušných polí informácie o prvej položke. Nie je potrebné vyplniť všetky polia.

  3. Po zadaní všetkých informácií o prvej položke kliknite na tlačidlo Nová položka.

  4. Opakujte kroky 2 a 3, kým nepridáte všetky potrebné položky, a potom kliknite na tlačidlo OK.

  5. V dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte do poľa Názov súboru názov zoznamu adries a vyberte priečinok, do ktorého sa má zoznam uložiť.

    V predvolenom nastavení program Microsoft Publisher ukladá zoznam adries do priečinka Zdroje údajov. Je to najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, keďže ide o predvolený priečinok, v ktorom program Publisher vyhľadáva zdroje údajov.

    Všetky kontakty z nového zoznamu sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde možno filtrovať a zoradiť zoznam príjemcov, ktorí sa majú zaradiť do hromadnej korešpondencie.

Výber príjemcov

V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie môžete vybrať príjemcov, ktorých chcete zaradiť do zoznamu príjemcov hromadnej korešpondencie. Začiarknite políčko vedľa príjemcov, ktorých chcete zaradiť do zoznamu, a zrušte začiarknutie políčka vedľa tých, ktorí sa do zoznamu zaradiť nemajú.

Ak chcete používať iba určité položky zoznamu, je možné zoznam filtrovať podľa určitého poľa alebo kritéria. Po filtrovaní zoznamu môžete prostredníctvom začiarkavacích políčok zaradiť záznamy do zoznamu alebo ich z neho vylúčiť.

Filtrovanie položiek v zozname

  1. Kliknite na šípku vedľa nadpisu stĺpca položky, podľa ktorej chcete filtrovať.

  2. Kliknite na niektorú z nasledujúcich položiek:

    • (Prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

    • Kliknutím na položku (Nie prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

    • Kliknutím na položku (Rozšírené) sa otvorí dialógové okno Filter a zoradenie, prostredníctvom ktorého môžete filtrovať podľa viacerých kritérií. Dialógové okno Filter a zoradenie môžete otvoriť aj kliknutím na položku Filter v časti Upraviť zoznam príjemcov v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

      Tip: Ak zdroj údajov obsahuje záznamy s rovnakými údajmi a stĺpec obsahuje najviac desať jednoznačných hodnôt, je možné filtrovať podľa jednotlivých údajov. Ak je napríklad vo viacerých adresách uvedená ako krajina alebo región Austrália, je možné filtrovať podľa položky Austrália.

      Dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazuje len označené záznamy. Ak chcete znova zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (Všetko).

Ak chcete, aby sa položky zoznamu zobrazili v abecednom poradí, môžete ich zoradiť.

Zoradenie položiek v zozname

  • V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na nadpis stĺpca tej položky, podľa ktorej chcete zoraďovať.

    Ak chcete napríklad zobraziť zoznam zoradený abecedne podľa priezviska, kliknite na nadpis stĺpca Priezvisko.

  • Ak chcete rýchlo vybrať alebo vymazať všetky položky, začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčka pri nadpise stĺpca.

  • Ak chcete zoraďovať podľa viacerých kritérií, v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti Upraviť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Zoradiť. V dialógovom okne Filter a zoradenie vyberte požadované kritériá zoraďovania.

Kliknutím na tlačidlo OK obnovíte pracovnú tablu Hromadná korešpondencia.

Na začiatok stránky

Príprava publikácie

Pomocou funkcie hromadnej korešpondencie sa spája dokument obsahujúci informácie, ktoré sú rovnaké v každej kópii, s určitými zástupnými symbolmi označujúcimi údaje, ktoré sú v každej kópii odlišné. Po vytvorení publikácie vložte dodatočný text, ktorý sa má zobraziť v každej verzii publikácie hromadnej korešpondencie, napríklad pozdrav, a zástupné symboly jedinečných informácií, napríklad adresy.

Ak ste ešte nevložili blok textu, vložte ho. Zadajte text, ktorý sa má zobraziť v každej verzii publikácie hromadnej korešpondencie, a pridajte zástupné symboly jedinečných informácií.

Vloženie bloku textu

  1. Na paneli s nástrojmi objekty kliknite na položku Textové pole Vzhľad tlačidla .

  2. V publikácii ukážte na miesto, kde sa má zobraziť jeden roh bloku textu, a potom diagonálnym pohybom myši natiahnite blok textu na požadovanú veľkosť.

Vloženie požadovaného textu do každej verzie

  • Kliknite do bloku textu a zadajte text, ktorý sa má zobraziť v každej verzii publikácie hromadnej korešpondencie.

Vloženie údajových polí do publikácie

  1. V publikácii hromadnej korešpondencie kliknite do bloku textu, kam chcete vložiť údajové pole.

  2. Vložte niektorú z nasledujúcich položiek:

    Blok pre adresu obsahujúci meno, adresu a ostatné informácie

    1. V časti Ďalšie položky na pracovnej table Hromadná korešpondencia (Krok 2: Príprava publikácie) kliknite na položku Blok pre adresu.

    2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu kliknite na požadované prvky adresy a potom kliknite na tlačidlo OK.

      Poznámka: Ak názvy údajové pole v zdroji údajov nezodpovedajú názvom polí, ktoré program Publisher používa pre blok pre adresu, môžete kliknúť na príkaz Mapovať polia v dialógovom okne Vložiť blok pre adresu. V rozbaľovacích zoznamoch v dialógovom okne Mapovanie polí vyberte polia v zdroji údajov, ktoré zodpovedajú poliam v programe Publisher.

    Riadok s pozdravom

    1. V časti Ďalšie položky na pracovnej table Hromadná korešpondencia (Krok 2: Príprava publikácie) kliknite na položku Riadok s pozdravom.

    2. V dialógovom okne Vložiť riadok s pozdravom vyberte formát riadka s pozdravom, ktorý zahŕňa oslovenie, formát mena a nasledujúce interpunkčné znamienko.

    3. Vyberte text, ktorý sa má zobraziť v prípade, že program Publisher nedokáže interpretovať meno príjemcu, ak napríklad zdroj údajov neobsahuje meno ani priezvisko príjemcu, ale iba názov spoločnosti.

    4. Kliknite na tlačidlo OK.

      Poznámka: Ak názvy údajových polí v zdroji údajov nezodpovedajú názvom polí, ktoré program Publisher používa pre riadok s pozdravom, kliknite na príkaz Mapovať polia v dialógovom okne Vložiť riadok s pozdravom. V rozbaľovacích zoznamoch v dialógovom okne Mapovanie polí vyberte polia v zdroji údajov, ktoré zodpovedajú poliam v programe Publisher.

    Polia s adresou

    1. V časti Ďalšie položky na pracovnej table Hromadná korešpondencia (Krok 2: Príprava publikácie) kliknite na položku Polia adresy.

    2. V dialógovom okne Vloženie poľa adresy kliknite na jednotlivé prvky adresy, ktoré chcete vložiť.

      Poznámka: Ak názvy údajových polí v zdroji údajov nezodpovedajú názvom polí, ktoré program Publisher používa pre polia adresy, kliknite na tlačidlo Mapovať polia v dialógovom okne Vloženie poľa adresy. V rozbaľovacích zoznamoch v dialógovom okne Mapovanie polí vyberte polia v zdroji údajov, ktoré zodpovedajú poliam v programe Publisher.

    Iné polia s údajmi

    Na pracovnej table Hromadná korešpondencia (Krok 2: Príprava publikácie) v zozname v časti Príprava publikácie presuňte príslušné pole do bloku textu, ktorý ste preň vytvorili.

Formátovanie údajových polí

V prípade potreby môžete formátovať údajové polia a ďalší pridaný text (napríklad pozdrav Ahoj alebo oslovenie Vážený...), a tak zmeniť vzhľad zlúčených údajov. Ak chcete formátovať zlúčené údaje, musíte formátovať údajové polia v publikácii hromadnej korešpondencie.

  1. V publikácii hromadnej korešpondencie vyberte pole obsahujúce informácie, ktoré chcete formátovať.

  2. V ponuke Formát kliknite na položku Písmo a potom vyberte požadované možnosti.

Ukážka údajov o príjemcoch v údajových poliach publikácie

Teraz môžete zobraziť ukážku publikácie so skutočnými údajmi v zlúčených poliach.

  1. Ak chcete zobraziť ukážku publikácie, použite jeden z nasledujúcich postupov:

    • Ak chcete zobraziť ukážku položiek v poradí, kliknite na položku navigačné tlačidlá Tlačidlá dopredu Tlačidlo Späť na každú položku je možné zobraziť v zlúčenej publikácii.

      Zlučovacie polia sú vyplnené informáciami z prvého záznamu zdroja údajov. Položky zdroja údajov na stranách publikácie nemôžete upravovať, ale môžete formátovať, presúvať alebo odstrániť údajové polia.

    • Ak chcete vyhľadať konkrétnu položku v zdroji údajov a zobraziť jej ukážku, kliknite na príkaz Nájsť príjemcu a potom do dialógového okna Hľadanie položky zadajte kritéria vyhľadávania.

  2. V prípade potreby môžete upraviť zoznam príjemcov. Postupujte nasledovne:

    • Ak chcete niektorého príjemcu vylúčiť z hromadnej korešpondencie, kliknite na tlačidlo Vylúčiť tohto príjemcu.

    • Ak chcete zmeniť zoznam príjemcov, kliknite na príkaz Upraviť zoznam príjemcov a potom v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vykonajte potrebné zmeny.

  3. Po dokončení publikácie hromadnej korešpondencie a vložení všetkých zlučovacích polí kliknite na položku Uložiť ako v ponuke Súbor. Do poľa Názov súboru zadajte názov publikácie a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

  4. Kliknite na položku Ďalší: Vytvorenie zlúčených publikácií.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zlúčenej publikácie

Na pracovnej table Hromadná korešpondencia v časti Vytvorenie zlúčených publikácií môžete:

  • vytlačiť zlúčenú publikáciu (napríklad na rozosielanie poštou),

  • zobraziť ukážku zlúčenej publikácie (na zobrazenie jej vzhľadu pred vytlačením všetkých verzií a na odstránenie možných problémov),

  • uložiť zlúčenú publikáciu na neskoršie použitie,

  • pridať zlúčené strany do inej publikácie.

Ukážka zlúčenej publikácie

  • Kliknite na položku Ukážka pred tlačou.

Tlač zlúčenej publikácie

  1. Kliknite na tlačidlo Tlačiť.

  2. V dialógovom okne Tlač vyberte požadované možnosti a kliknite na tlačidlo OK.

    Dôležité: Tlač rôznych množín údajov zlúčiť – napríklad rôznych mien a adries – na každý hárok papiera, kliknite na možnosť viac strán na hárok v časti Možnosti tlače. Ak vyberiete možnosť viacero kópií na hárok, každý hárok papiera bude obsahovať viacero kópií rovnaké údaje.

    EuropeRegistry-BP-konfigurácia-5-1

Uloženie zlúčenej publikácie na neskoršie použitie

Ak chcete upraviť zlúčené strany, ich uložiť na neskoršie použitie, alebo ich vytlačiť neskôr, môžete zhromažďovať a uložiť všetky zlúčené strany ako jeden nové zlúčené publikácie, ktorá s aktuálnymi údajmi – napríklad mená a adresy – namiesto polia hromadnej korešpondencie.

  1. Kliknite na položku Zlúčiť do novej publikácie.

    Program Publisher vytvorí novú publikáciu so zlúčenými stranami.

  2. V novej publikácii kliknite na položku Uložiť túto publikáciu na pracovnej table Hromadná korešpondencia. Do poľa Názov súboru zadajte názov publikácie a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Pridanie zlúčených strán do existujúcej publikácie

Ak chcete pridať zlúčené strany na koniec existujúcej publikácie, publikácia hromadnej korešpondencie a existujúca publikácia sa musia zhodovať v nasledujúcich vlastnostiach:

  • Veľkosť strany (výška a šírka)

  • Zobrazenie strany (jednostranové alebo dvojstranové rozloženie)

  • Typ publikácie (webová alebo tlačová)

  • Poradie strán (zľava doprava alebo sprava doľava)

Program Publisher pridá zlúčené strany do novej alebo existujúcej publikácie, ak táto publikácia nie je otvorená. Ak je publikácia, do ktorej chcete pridať zlúčené strany, otvorená, pred dokončením zlúčenia ju uložte a zatvorte.

  1. Kliknite na položku Pridať k existujúcej publikácii.

  2. V dialógovom okne Otvorenie publikácie vyhľadajte publikáciu, do ktorej chcete pridať zlúčené strany, a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    Program Publisher pridá zlúčené strany do existujúcej publikácie.

  3. V existujúcej publikácii kliknite na položku Uložiť túto publikáciu na pracovnej table Hromadná korešpondencia, čím sa uloží aktualizovaná publikácia.

Uloženie publikácie hromadnej korešpondencie

Ak uložíte publikáciu, ktorá obsahuje zlučovacie polia, môžete sa vrátiť, upraviť zlučovacie polia a vytvoriť novú zlúčenú publikáciu, ktorá bude obsahovať nové zlučovacie polia alebo aktualizovaný zoznam príjemcov. Ak chcete uložiť publikáciu hromadnej korešpondencie, postupujte nasledovne:

  1. Uistite sa, že ste v publikácii hromadnej korešpondencie.

  2. V ponuke Súbor kliknite na príkaz Uložiť.

  3. Priraďte názov k publikácii hromadnej korešpondencie a kliknite na položku Uložiť.

Na začiatok stránky

Zrušenie zlúčenia

Zlúčenie možno zrušiť odpojením publikácie hromadnej korešpondencie alebo šablóny zlúčenia do katalógu od zdroj údajov.

  1. V ponuke Nástroje ukážte na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a potom kliknite na príkaz Zrušiť zlúčenie.

  2. Zobrazí sa otázka, či chcete zrušiť zlúčenie. Kliknite na tlačidlo Áno.

Publikácia je odpojená od zdroja údajov.

Poznámka: Ak zrušíte zlúčenie, polia sa skonvertujú na obyčajný text s výnimkou polí adresy, riadkov s pozdravom a blokov pre adresu.

Na začiatok stránky

Poznámka: Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×