Vytvorenie hromadnej e-mailovej korešpondencie

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Hromadnú e-mailovú korešpondenciu je možné využiť na odoslanie veľkého množstva správ, ktoré sú prevažne identické, ale každá z nich obsahuje aj určité jedinečné informácie. Použitím hromadnej e-mailovej korešpondencie je možné napríklad vytvoriť jednotlivo prispôsobené e-mailové správy obsahujúce osobné poznámky alebo premenlivý obsah zameraný na jednotlivé segmenty zákazníkov. Môžete ju využiť aj na vytvorenie oznámenia o produkte, ktoré odošlete 100 najväčším zákazníkom, pričom takmer celý text je rovnaký, ale mení sa e-mailová adresa jednotlivých zákazníkov.

Poznámka : Hromadná e-mailová korešpondencia vyžaduje prácu s programom Microsoft Office Outlook 2007 alebo Microsoft Outlook Express (verziou 5.0 alebo novšou).

Na vytvorenie hromadnej e-mailovej korešpondencie môžete použiť pracovnú tablu Hromadná e-mailová korešpondencia. Ak chcete otvoriť pracovnú tablu Hromadná e-mailová korešpondencia v novej alebo existujúcej publikácii, ukážte na položku Hromadná korešpondencia a katalógy v ponuke Nástroje a potom kliknite na položku Hromadná e-mailová korešpondencia.

Obsah tohto článku

Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov

Príprava publikácie

Vytvorenie zlúčenej publikácie

Zrušenie zlúčenia

Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov

Na vytvorenie hromadnej e-mailovej korešpondencie je potrebné otvoriť novú alebo existujúcu publikáciu a potom sa pripojiť k zdroju údajov. Zdroj údajov je súbor obsahujúci jedinečné informácie, ktoré chcete do korešpondencie zaradiť. Môže obsahovať zoznam mien a e-mailových adries, údaje o produkte alebo obrázky. Môže mať rôzny formát vrátane nasledujúcich:

  • Zoznam kontaktov programu Microsoft Office Outlook

  • Pracovné hárky programu Microsoft Office Excel

  • Tabuľky programu Microsoft Office Word

  • Tabuľky databáz programu Microsoft Office Access

  • Textové súbory, v ktorých sú stĺpce oddelené tabulátormi, čiarkami, bodkočiarkami alebo inými oddeľovacími znakmi a riadky sú oddelené znakmi konca odseku.

Môžete sa pripojiť k existujúcemu zoznamu alebo zdroju údajov, alebo môžete vytvoriť nový zoznam príjemcov. Ak chcete v hromadnej korešpondencii použiť iba niektoré položky zoznamu, je možné zoznam filtrovať podľa určitého kritéria. Položky je tiež možné zoradiť v abecednom poradí.

Poznámka : Ak chcete do strán publikácie zlúčiť obrázky, zdroj údajov musí obsahovať názvy súborov alebo cestu k požadovaným obrázkom. Do zdroja údajov nepridávajte samotné obrázky ani fotografie.

Použitie existujúceho zoznamu

  1. V časti Vytvoriť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Použiť existujúci zoznam a potom na položku Ďalšie: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov.

    V predvolenom nastavení program Microsoft Office Publisher ukladá zdroje údajov do priečinka Zdroje údajov. Zdroj údajov bude pravdepodobne potrebné vyhľadať.

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov kliknite na požadovaný zdroj údajov.

  3. Kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    V závislosti od vybratého typu zdroja údajov sa môžu zobraziť aj iné dialógové okná s výzvou na poskytnutie špecifických informácií.

    Ak je napríklad zdrojom údajov zošit programu Microsoft Office Excel s informáciami umiestnenými na viacerých pracovných hárkoch, je potrebné vybrať hárok, ktorý obsahuje požadované informácie, a potom kliknúť na tlačidlo OK.

    Všetky kontakty zo zoznamu sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde možno filtrovať a zoradiť zoznam príjemcov, ktorí sa majú zaradiť do hromadnej korešpondencie.

Výber príjemcov z kontaktov programu Outlook

  1. V časti Vytvoriť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Vybrať z kontaktov programu Outlook a potom na položku Ďalšie: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov.

  2. Ak sa zobrazí výzva na výber poštového profilu, kliknite na požadovaný profil a potom na tlačidlo OK.

  3. V dialógovom okne Výber kontaktov kliknite na požadovaný zoznam kontaktov a potom na tlačidlo OK.

    Všetky kontakty z priečinka sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde možno filtrovať a zoradiť zoznam príjemcov, ktorí sa majú zaradiť do hromadnej korešpondencie.

Zadanie nového zoznamu

Ak neexistuje zoznam, ku ktorému by ste sa mohli pripojiť, je možné vytvoriť nový zoznam.

  1. V časti Vytvoriť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Zadať nový zoznam a potom na položku Ďalšie: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov.

  2. V dialógovom okne Nový zoznam adries pridajte všetky potrebné nové polia alebo nadpisy stĺpcov.

    Ako?

    V dialógovom okne Nový zoznam adries kliknite na tlačidlo Prispôsobiť stĺpce a potom vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

    • Ak chcete pridať pole, kliknite na názov požadovaného poľa a potom kliknite na tlačidlo Pridať.

    • Ak chcete odstrániť pole, kliknite na názov požadovaného poľa a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť.

    • Ak chcete premenovať pole, kliknite na názov požadovaného poľa a potom v dialógovom okne Premenovanie poľa zadajte nový názov do textového poľa Na.

    • Ak chcete pole posunúť v zozname nahor alebo nadol, kliknite na názov požadovaného poľa a potom klikajte na tlačidlo Posunúť nahor alebo Posunúť nadol, kým sa pole nebude nachádzať na požadovanej pozícii.

  3. Do príslušných polí zadajte informácie o prvej položke vrátane e-mailovej adresy príjemcu. Netreba vypĺňať všetky polia.

  4. Po zadaní všetkých informácií o prvej položke kliknite na tlačidlo Nová položka.

  5. Opakujte kroky 3 a 4, kým nepridáte všetky položky, a potom kliknite na tlačidlo OK.

  6. Do poľa Názov súboru v dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte názov zoznamu adries a potom vyberte priečinok, do ktorého sa má zoznam uložiť.

    V predvolenom nastavení program Microsoft Office Publisher ukladá zoznam adries do priečinka Zdroje údajov. Je to najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, pretože je to predvolený priečinok, v ktorom program Publisher vyhľadáva zdroje údajov.

    Všetky kontakty z nového zoznamu sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde možno filtrovať a zoradiť zoznam príjemcov, ktorí sa majú zaradiť do hromadnej korešpondencie.

Výber príjemcov

V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie môžete vybrať príjemcov, ktorých chcete zaradiť do hromadnej korešpondencie. Začiarknite políčko vedľa príjemcov, ktorých chcete zaradiť do zoznamu, a zrušte začiarknutie políčka vedľa tých, ktorých chcete zo zoznamu vyradiť.

Začiarknite alebo zrušte začiarknutie všetkých položiek zo zoznamu

  • Začiarknite políčko v riadku hlavičky alebo zrušte jeho začiarknutie.

Ak chcete v hromadnej korešpondencii použiť iba niektoré položky zoznamu, môžete zoznam filtrovať podľa určitého poľa alebo kritéria. Po filtrovaní zoznamu môžete použitím začiarkavacích políčok zaradiť záznamy do zoznamu alebo ich z neho vylúčiť.

Filtrovanie položiek v zozname

  1. Kliknite na šípku vedľa nadpisu stĺpca tej položky, podľa ktorej chcete filtrovať.

  2. Kliknite na niektorú z nasledujúcich položiek:

    • Kliknutím na položku (Prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

    • Kliknutím na položku (Nie prázdne) sa zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

    • Kliknutím na položku (Rozšírené) sa otvorí dialógové okno Filter a zoradenie, prostredníctvom ktorého môžete filtrovať podľa viacerých kritérií. Dialógové okno Filter a zoradenie je možné otvoriť aj kliknutím na položku Filtrovať v časti Upraviť zoznam príjemcov v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

      Tip : Ak zoznam údajov obsahuje viac záznamov, ktoré majú v niektorých poliach rovnaké informácie, a ak stĺpec obsahuje najviac 10 jedinečných hodnôt, je možné filtrovať podľa jednotlivých informácií. Ak je napríklad vo viacerých adresách uvedená ako krajina alebo región Austrália, je možné filtrovať podľa položky Austrália.

      V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie sa zobrazia len záznamy, ktoré zodpovedajú kritériám. Ak chcete znova zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (Všetko).

Ak chcete zobraziť záznamy v zozname v abecednom poradí, môžete ich zoradiť.

Zoradenie položiek v zozname

  • V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na záhlavie stĺpca položky, podľa ktorej chcete zoznam zoradiť.

    Ak napríklad chcete zobraziť zoznam v abecednom poradí podľa priezviska, kliknite na záhlavie stĺpca Priezvisko.

  • Ak chcete zoraďovať podľa viacerých kritérií, v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti Upraviť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Zoradiť. V dialógovom okne Filter a zoradenie vyberte požadované kritériá.

Kliknutím na tlačidlo OK obnovíte pracovnú tablu Hromadná e-mailová korešpondencia.

Na začiatok stránky

Príprava publikácie

Hromadná e-mailová korešpondencia spája jednu správu obsahujúcu informácie, ktoré sú v každej kópii rovnaké, so zástupnými symbolmi informácií, ktoré sú pre každú kópiu jedinečné. Po vytvorení publikácie vložte ďalší text, ktorý sa má zobraziť v každej verzii publikácie s hromadnou e-mailovou korešpondenciou, napríklad pozdrav, a zástupné symboly jedinečných informácií, napríklad mien príjemcov.

Ak ste ešte nevložili blok textu, vložte ho. Zadajte text, ktorý sa má zobraziť v každej verzii publikácie s hromadnou e-mailovou korešpondenciou, a pridajte zástupné symboly jedinečných informácií.

Vloženie bloku textu

  1. Na paneli s nástrojmi objekty kliknite na položku Textové pole Obrázok tlačidla .

  2. V publikácii ukážte na miesto, kde sa má zobraziť jeden roh bloku textu, a potom diagonálnym pohybom myši natiahnite blok textu na požadovanú veľkosť.

Vloženie požadovaného textu do každej verzie

  • Kliknite do bloku textu a potom zadajte text, ktorý sa má zobraziť v každej verzii publikácie s hromadnou e-mailovou korešpondenciou.

Vloženie údajových polí do publikácie

  1. V publikácii s hromadnou e-mailovou korešpondenciou kliknite do bloku textu, do ktorého chcete vložiť údajové pole.

  2. Vložte niektorú z nasledujúcich položiek:

    Polia s adresou

    Na pracovnej table Hromadná e-mailová korešpondencia (Príprava publikácie) presuňte požadované pole zo zoznamu v časti Príprava publikácie do bloku textu, ktorý ste preň vytvorili.

    Poznámka : 

    • Môžete tiež kliknúť na položku Polia adresy v časti Ďalšie položky a potom v dialógovom okne Vloženie poľa adresy na každý prvok adresy, ktorý chcete vložiť.

    • Ak názvy údajových polí v zdroji údajov nezodpovedajú názvom polí, ktoré program Publisher používa pre polia s adresou, kliknite v dialógovom okne Vloženie poľa adresy na tlačidlo Mapovať polia. V rozbaľovacích zoznamoch v dialógovom okne Mapovanie polí vyberte polia v zdroji údajov, ktoré zodpovedajú poliam v programe Publisher.

    Prispôsobené hypertextové prepojenie

    1. V časti Ďalšie položky na pracovnej table Hromadná e-mailová korešpondencia (Príprava publikácie) kliknite na položku Vložiť prispôsobené prepojenie.

    2. Do dialógového okna Vloženie prispôsobeného hypertextového prepojenia zadajte text, ktorý sa má zobraziť, a adresu webovej lokality, na ktorú má príjemca po kliknutí na hypertextové prepojenie prejsť.

    3. Ak chcete do zobrazeného textu vložiť údajové pole, kliknite na požadovaný zobrazený blok textu a potom v zozname vpravo kliknite na údajové pole, ktoré chcete vložiť.

      Poznámka : Po vložení údajového poľa môžete určiť zobrazenie náhradného textu a webovú adresu pre všetky prázdne položky zodpovedajúce vloženému údajovému poľu. Podľa potreby začiarknite políčka Pre prázdne položky použite predvolený textPre prázdne položky použiť predvolené hypertextové prepojenie a zadajte náhradný text a webovú adresu.

    Pole s obrázkom

    1. V časti Ďalšie položky na pracovnej table Hromadná e-mailová korešpondencia (Príprava publikácie) kliknite na položku Pole s obrázkom.

    2. V dialógovom okne Vloženie poľa s obrázkom kliknite na pole zodpovedajúce zoznamu názvov súborov s obrázkami, ktoré chcete vložiť.

    Riadok s pozdravom

    1. V časti Ďalšie položky na pracovnej table Hromadná e-mailová korešpondencia (Príprava publikácie) kliknite na položku Riadok s pozdravom.

    2. V dialógovom okne Vložiť riadok s pozdravom vyberte formát riadka s pozdravom. Každý formát obsahuje oslovenie, formát mena a nasledujúce interpunkčné znamienko.

    3. Vyberte text, ktorý sa má zobraziť, ak program Publisher nedokáže interpretovať meno príjemcu, napríklad ak zdroj údajov neobsahuje meno ani priezvisko príjemcu, ale iba názov spoločnosti.

      Poznámka : Ak názvy údajových polí v zdroji údajov nezodpovedajú názvom polí, ktoré program Publisher používa pre riadok s pozdravom, kliknite v dialógovom okne Vložiť riadok s pozdravom na tlačidlo Mapovať polia. V rozbaľovacích zoznamoch v dialógovom okne Mapovanie polí vyberte polia v zdroji údajov, ktoré zodpovedajú poliam v programe Publisher.

Formátovanie údajových polí

Ak chcete zmeniť vzhľad zlúčených údajov, údajové polia a každý ďalší pridaný text (napríklad pozdrav Ahoj alebo oslovenie Vážený) môžete formátovať. Ak chcete formátovať zlúčené údaje, musíte formátovať údajové polia v publikácii s hromadnou e-mailovou korešpondenciou.

  1. V publikácii s hromadnou e-mailovou korešpondenciou vyberte pole obsahujúce informácie, ktoré chcete formátovať.

  2. V ponuke Formát kliknite na položku Písmo a potom vyberte požadované možnosti.

Ukážka údajov o príjemcoch v údajových poliach publikácie

Teraz môžete zobraziť ukážku vzhľadu publikácie po zobrazení skutočných údajov v zlúčených údajových poliach.

  1. Ak chcete zobraziť ukážku publikácie, použite jeden z nasledujúcich postupov:

    • Ak chcete zobraziť položky v poradí, v ktorom sa zobrazia v zlúčenej publikácii, kliknite na položku navigačné tlačidlá v časti Ukážka príjemcu v Hromadnej korešpondencie pracovnej tably Tlačidlo Ďalšie Tlačidlo Predchádzajúce .

      Údajové polia sú vyplnené informáciami z prvého záznamu zdroja údajov. Položky zdroja údajov sa na stránkach publikácie nedajú upravovať, ale dajú sa tam formátovať, presúvať a odstraňovať údajové polia.

    • Ak chcete vyhľadať konkrétnu položku v zdroji údajov a zobraziť jej ukážku, kliknite na príkaz Nájsť príjemcu a potom do dialógového okna Hľadanie položky zadajte kritéria vyhľadávania.

  2. V prípade potreby môžete upraviť zoznam príjemcov. Postupujte nasledovne:

    • Ak chcete niektorého príjemcu vylúčiť z hromadnej korešpondencie, kliknite na tlačidlo Vylúčiť tohto príjemcu.

    • Ak chcete zmeniť zoznam príjemcov, kliknite na príkaz Upraviť zoznam príjemcov a potom v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vykonajte potrebné zmeny.

  3. Po dokončení publikácie s hromadnou e-mailovou korešpondenciou a vložení všetkých zlučovacích polí kliknite na položku Uložiť ako v ponuke Súbor. Do poľa Názov súboru zadajte názov publikácie a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

  4. Kliknite na položku Ďalší: Vytvorenie zlúčených publikácií.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zlúčenej publikácie

Na pracovnej table Hromadná e-mailová korešpondencia v časti Vybrať výstup pre hromadnú e-mailovú korešpondenciu môžete:

  • odoslať zlúčenú publikáciu ako e-mailovú správu,

  • zobraziť ukážku zlúčenej publikácie (na zobrazenie jej vzhľadu pred odoslaním všetkých verzií a na vyriešenie možných problémov).

Ukážka zlúčenej publikácie

  1. Kliknite na položku Ukážka e-mailu.

  2. Klikaním na tlačidlá ĎalšíPredchádzajúci môžete zobraziť ukážku každej odosielanej e-mailovej správy.

    Poznámka : Ak kontrola návrhu nájde problémy, ktoré môžu zabrániť úspešnému dokončeniu hromadnej e-mailovej korešpondencie, príslušné oznámenie sa zobrazí v časti Ukážka e-mailu na pracovnej table Hromadná e-mailová korešpondencia. Ak chcete zobraziť a vyriešiť možné problémy, kliknite na položku Kontrola návrhu.

Na začiatok stránky

Odoslanie zlúčenej publikácie

  1. Kliknite na položku Odoslať e-mail.

  2. V dialógovom okne Zlúčenie do e-mailu vyberte v rozbaľovacom zozname Komu pole príjemcu. Vo väčšine prípadov je vhodným výberom pre hromadnú e-mailovú korešpondenciu položka E-mailová adresa.

  3. V časti Predmet zadajte predmet správy. V časti Položky na vloženie kliknite na údajové polia, ktoré chcete vložiť do riadka predmetu.

  4. Ak chcete zadať ďalšie požadované možnosti, napríklad príjemcov kópie, skrytej kópie alebo prílohy správy, kliknite na tlačidlo Možnosti.

  5. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

    Zobrazí sa dialógové okno Odoslanie zlúčených e-mailových správ, v ktorom môžete potvrdiť korešpondenciu zobrazením zoznamu príjemcov, ktorým bol alebo nebol e-mail odoslaný.

Na začiatok stránky

Zrušenie zlúčenia

Kedykoľvek pred odoslaním zlúčených e-mailových správ je možné zrušiť zlúčenie a odpojiť tak publikáciu s hromadnou e-mailovou korešpondenciou od zdroja údajov.

  1. V ponuke Nástroje ukážte na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a potom kliknite na príkaz Zrušiť zlúčenie.

  2. Zobrazí sa otázka, či chcete zrušiť zlúčenie. Kliknite na tlačidlo Áno.

Publikácia je odpojená od zdroja údajov.

Poznámka : Po zrušení hromadnej e-mailovej korešpondencie sa niektoré údajové polia skonvertujú na text, ale bloky pre adresu, polia adresy a riadky s pozdravom zostanú aktívnymi údajovými poľami.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×