Office
Prihlásenie

Vytvorenie formulárovej e-mailovej správy pomocou hromadnej korešpondencie vo Worde 2016 pre Mac

Ak chcete viacerým ľuďom e-mailom poslať list, ktorý chcete pre každého príjemcu prispôsobiť, použite hromadnú korešpondenciu. Môžete vytvoriť viacero prispôsobených e-mailových správ, ktoré sú rovnako formátované a obsahujú ten istý text. Odlišné a prispôsobené sú iba konkrétne časti e-mailovej správy. Pri hromadnej korešpondencii, na rozdiel od odosielania správy skupine ľudí, je každý príjemca správy jediným príjemcom.

V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní e-mailových správ podieľajú tri súbory:

  • Hlavný dokument
    Tento dokument je vaša e-mailová správa obsahujúca text, ktorý je v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaký.

  • Poštový zoznam
    Tento dokument je často tabuľkovým hárkom programu Excel a je zdrojom údajov, ktoré sa vložia do e-mailovej správy. Poštový zoznam obsahuje napríklad mená a hlavný dokument je e-mail, ktorý bude adresovaný menám v zozname.

  • Zlúčený dokument
    Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Hromadná korešpondencia získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do hlavného dokumentu. Výsledkom je zlúčený dokument prispôsobený pre každú osobu v poštovom zozname.

Prvým krokom v procese hromadnej korešpondencie je vytvorenie hlavného dokumentu.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    e-mail hromadnej korešpondencie

  2. Napíšte v programe Word e-mailovú správu, ktorú chcete všetkým odoslať.

Prvý riadok v tabuľkovom hárku Excel je záznam hlavičky. Každý stĺpec v tomto riadku obsahuje názov označenia, ktoré udáva kategóriu informácií. Označenia stĺpcov môže predstavovať napríklad e-mailová adresa, meno, ulica, mesto, kraj a PSČ. Každý ďalší riadok obsahuje jeden záznam údajov o jednotlivých príjemcoch. V zozname nesmú byť žiadne prázdne riadky ani stĺpce.

Tip: Ak chcete vytvoriť tabuľkový hárok programu Excel zo svojho adresára programu Outlook, exportujte kontakty do textového súboru oddeleného tabulátormi (.txt) a potom tento textový súbor otvorte v programe Excel. Ďalšie informácie nájdete v téme Export a manuálna archivácia outlookových položiek.

  1. Do prvého riadka tabuľkového hárka programu Excel zadajte označenia stĺpcov pre príjemcov. Do prvého stĺpca zadajte napríklad označenie E-mailová adresa, do druhého stĺpca označenie Meno a do tretieho stĺpca označenie Priezvisko.

    Dôležité: Odporúčame, aby prvý stĺpec obsahoval e-mailové adresy jednotlivých príjemcov.

  2. Do druhého a nasledujúcich riadkov zadajte e-mailovú adresu, meno a priezvisko jednotlivých príjemcov.

  3. V ponuke Súbor vyberte položku Uložiť a zadajte názov súboru.

    Poznámka: Zapamätajte si umiestnenie tabuľkového hárka, pretože neskôr ho budete potrebovať prepojiť s dokumentom hromadnej korešpondencie.

  4. Uložte a zatvorte tabuľkový hárok.

    Poznámka: Korešpondenciu nemožno dokončiť, ak nezatvoríte tabuľkový hárok programu Excel, ktorý obsahuje zoznam, alebo ak ho znova otvoríte pred dokončením hromadnej korešpondencie.

Na karte Korešpondencia vyberte položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vybrať príjemcov so zoznamom možností

Možnosť

Popis

Vytvoriť nový zoznam

Začatie nového zoznamu adries počas nastavovania hromadnej korešpondencie

Použiť existujúci zoznam

Použitie tabuľového hárka programu Excel alebo iného typu údajového súboru ako zoznamu adries

Vybrať z kontaktov programu Outlook

Výber mien do zoznamu adries priamo z kontaktov v programe Outlook

Kontakty Apple

Výber mien do zoznamu adries priamo z Adresára Apple

FileMaker Pro

Import údajov z databázy programu FileMaker Pro

Vytvorenie nového zoznamu

V dialógovom okne Upravenie polí zoznamu vytvorí program Word automaticky polia pre základné informácie, ako napríklad meno, priezvisko a adresa. Ak chcete pridať nové pole, napríklad pole správy, pridajte ho teraz, aby ste ho mohli vyplniť, keď budete položku zadávať.

  1. V časti Názov nového poľa zadajte názov poľa, ktoré chcete pridať, a kliknite na položku + (znamienko plus).

    Tip: Ak chcete zmeniť poradie polí, vyberte pole, ktoré chcete premiestniť, a presuňte ho pomocou šípky nahor alebo nadol.

  2. Keď nastavíte všetky polia podľa svojich požiadaviek, výberom položky Vytvoriť vytvoríte nový zoznam.

Použitie existujúceho zoznamu

  1. Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.

  2. V dialógovom okne Otvoriť zošit vyberte tabuľkový hárok, ktorý chcete použiť, a vykonajte jednu z týchto možností:

    • Ponechajte časť Rozsah buniek prázdnu, ak chcete použiť celý tabuľkový hárok.

      alebo

    • Zadajte rozsah buniek s údajmi, ktoré chcete použiť.

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

Výber z kontaktov programu Outlook

  1. Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.

  2. V dialógovom okne Možnosti dotazu vedľa položky Zoradiť príjemcov hromadnej korešpondencie podľa vyberte položku Celý záznam.

  3. V zozname kontaktov vyberte kontakty, ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.

Kontakty Apple

  1. Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.

  2. V dialógovom okne Možnosti dotazu v časti Kontakty v skupinách Apple vyberte skupinu, ktorú chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.

FileMaker Pro

  1. Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.

  2. V dialógovom okne Oddeľovače položiek hlavičky vyberte oddeľovač polí, ktorý rozdelí každé údajové pole, a oddeľovač záznamov, ktorý rozdelí každý údajový záznam, a vyberte položku OK.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte pole, ktoré chcete pridať.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vložiť zlučovacie pole

  2. V hlavnom dokumente kliknite do poľa Presuňte polia do tohto poľa, alebo napíšte text a kliknite na text, ktorý chcete odstrániť.

  3. Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a vyberte tlačidlo OK.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Ukážka výsledkov

    Poznámka: Na posúvanie medzi e-mailovými správami použite tlačidlá so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia.

  2. Ak chcete vykonať ďalšie zmeny formátovania, znova vyberte položku Ukážka výsledkov a budete môcť pridať alebo odstrániť zlučovacie polia.

  3. Keď budú správy zodpovedať vašim predstavám, na karte Korešpondencia výberom položiek Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu dokončite spracovanie hromadnej korešpondencie.

    Tip: Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×