Vytvorenie adresára z mien, adries a ďalších údajov

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Môžete zlúčiť údaje do jedného dokumentu, napríklad adresár členov, katalóg alebo zoznam súčastí, pomocou funkcie adresár v programe Word.

  1. Na karte korešpondencia kliknite na položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom kliknite na položku Krok za krokom sprievodcu hromadnou korešpondenciou.

    Spustenie Sprievodcu hromadnou korešpondenciou

  2. Na pracovnej table Hromadná korešpondencia na pravej strane obrazovky, v časti Vyberte typ dokumentu, kliknite na tlačidlo adresár.

  3. V dolnej časti tably Hromadná korešpondencia, kliknite na položku ďalej: Počiatočný dokument.

    Kliknutím na položku až 6-krok hromadnej korešpondencie

  4. V časti Vyberte počiatočný dokument, zobrazia sa nasledovné možnosti:

    • Použiť aktuálny dokument: Použiť aktuálny dokument na obrazovke ako hlavného dokumentu.

    • Podľa šablóny: Vyberte jednu zo šablón pripravené na použitie hromadnej korešpondencie.

    • Použiť existujúci dokument: Otvorte existujúci dokument použiť ako hlavný dokument hromadnej korešpondencie.

      Vyberte požadovanú možnosť, a potom kliknite na položku ďalší: výber príjemcov.

  5. Keď otvoríte alebo vytvoriť zdroj údajov pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou, hovoríte použiť špecifickú množinu premennej informácie pre hromadnej korešpondencie v programe Word. Použite jeden z nasledujúcich metód pripojiť hlavného dokumentu na zdroj údajov.

    1. Na pracovnej table Hromadná korešpondencia v časti Výber príjemcov, kliknite na položku použiť existujúci zoznam.

    2. V časti použiť existujúci zoznam, kliknite na tlačidlo Prehľadávať.

    3. V dialógovom okne Výber zdroja údajov vyberte súbor, ktorý obsahuje premennú informácie, ktoré chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    4. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte požadované mená.

      Ako?

      1. Vykonajte jeden z týchto postupov:

        Označenie mien pomocou začiarkavacích políčok

        Táto metóda je veľmi užitočné, ak je zoznam krátke. Začiarknite políčka vedľa mien, ktoré chcete zahrnúť, a zrušte začiarknutie políčok vedľa názvov, ktorý chcete vylúčiť.

        Tip: Ak viete, že chcete zahrnúť väčšinu zoznamu v adresári, kliknite na položku Vybrať všetko zjednodušíte vymazávanie jednotlivých záznamov. Podobne, ak chcete zahrnúť iba niekoľko záznamov v zozname, kliknite na položku Vymazať všetko a potom vyberte požadované záznamy.

        Zoradenie položiek v zozname

        Toto je užitočné, ak chcete zobraziť položky v abecednom alebo číselnom poradí. Kliknite na záhlavie stĺpca položky, ktoré chcete zoradiť podľa. Ak chcete zobraziť zoznam ako abecedne zoradený podľa priezviska, kliknite na nadpis stĺpca Priezvisko.

        Filtrovanie položiek v zozname

        Toto je užitočné, ak zoznam obsahuje záznamy, že viete, že nechcete zobraziť alebo zahrnúť v adresári. Keď ste filtrovali v zozname, môžete použiť začiarkavacie políčka na zahrnutie alebo vylúčenie záznamov, ako je to uvedené v predchádzajúcej časti.

        Kliknite na šípku vedľa záhlavia stĺpca položky, ktoré chcete filtrovať podľa a potom kliknite na niektorú z týchto možností:

        • (Prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

        • (Nie prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

        • Ak zdroj údajov obsahuje záznamy s rovnakými údajmi a stĺpec obsahuje najviac desať jednoznačných hodnôt, je možné filtrovať podľa jednotlivých údajov. Ak je napríklad vo viacerých adresách uvedená ako krajina alebo región Austrália, je možné filtrovať podľa položky Austrália.

          V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazí len označené záznamy. Ak chcete znova Zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (všetko).

          Tipy: 

          • Ak chcete zoradenie a filtrovanie upresniť, kliknite na šípku vedľa názvu stĺpca a potom kliknite na položku (Rozšírené). Na kartách Filtrovať záznamyZoradiť záznamy nastavte požadovaný dotaz.

          • Ak máte nainštalovaný softvér na overovanie adries, kliknite na položku overiť adresy v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie overiť adresy uvedený v zozname.

      2. Kliknite na tlačidlo OK sa vráťte na pracovnú tablu Hromadná korešpondencia. Program Word použije označené mená v adresári.

    1. Na pracovnej table Hromadná korešpondencia v časti Výber príjemcov, kliknite na položku vybrať z kontaktov programu Outlook.

    2. V časti vybrať z kontaktov programu Outlook, kliknite na položku Vybrať priečinok s kontaktmi.

    3. Vyberte priečinok kontaktov programu Outlook, ktoré chcete v dialógovom okne a kliknite na tlačidlo OK.

    4. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte požadované mená.

      Ako?

      1. Vykonajte jeden z týchto postupov:

        Označenie mien pomocou začiarkavacích políčok

        Táto metóda je veľmi užitočné, ak je zoznam krátke. Začiarknite políčka vedľa mien, ktoré chcete zahrnúť, a zrušte začiarknutie políčok vedľa názvov, ktorý chcete vylúčiť.

        Tip: Ak viete, že chcete zahrnúť väčšinu zoznamu v adresári, kliknite na položku Vybrať všetko zjednodušíte vymazávanie jednotlivých záznamov. Podobne, ak chcete zahrnúť iba niekoľko záznamov v zozname, kliknite na položku Vymazať všetko a potom vyberte požadované záznamy.

        Zoradenie položiek v zozname

        Toto je užitočné, ak chcete zobraziť položky v abecednom alebo číselnom poradí. Kliknite na záhlavie stĺpca položky, ktoré chcete zoradiť podľa. Ak chcete zobraziť zoznam ako abecedne zoradený podľa priezviska, kliknite na nadpis stĺpca Priezvisko.

        Filtrovanie položiek v zozname

        Toto je užitočné, ak zoznam obsahuje záznamy, že viete, že nechcete zobraziť alebo zahrnúť v adresári. Keď ste filtrovali v zozname, môžete použiť začiarkavacie políčka na zahrnutie alebo vylúčenie záznamov, ako je to uvedené v predchádzajúcej časti.

        Kliknite na šípku vedľa záhlavia stĺpca položky, ktoré chcete filtrovať podľa a potom kliknite na niektorú z týchto možností:

        • (Prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

        • (Nie prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

        • Ak zdroj údajov obsahuje záznamy s rovnakými údajmi a stĺpec obsahuje najviac desať jednoznačných hodnôt, je možné filtrovať podľa jednotlivých údajov. Ak je napríklad vo viacerých adresách uvedená ako krajina alebo región Austrália, je možné filtrovať podľa položky Austrália.

          V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazí len označené záznamy. Ak chcete znova Zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (všetko).

          Tipy: 

          • Ak chcete zoradenie a filtrovanie upresniť, kliknite na šípku vedľa názvu stĺpca a potom kliknite na položku (Rozšírené). Na kartách Filtrovať záznamyZoradiť záznamy nastavte požadovaný dotaz.

          • Ak máte nainštalovaný softvér na overovanie adries, kliknutím na položku Overiť v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie môžete overiť uvedené adresy.

      2. Kliknite na tlačidlo OK sa vráťte na pracovnú tablu Hromadná korešpondencia. Program Word použije označené mená v adresári.

    1. Na pracovnej table Hromadná korešpondencia v časti Výber príjemcov, kliknite na položku zadať nový zoznam.

    2. V časti zadať nový zoznam, kliknite na položku vytvoriť.

    3. V dialógovom okne Nový zoznam adries zadajte informácie, ktoré chcete zahrnúť pre prvú položku. Nemusíte vypĺňať všetky polia.

    4. Ak chcete skončiť s prvou položkou a presunúť sa na novú položku, kliknite na tlačidlo Nová položka.

    5. Zachovať požadované položky, kým ste hotoví, a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

    6. V dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte do textového poľa Názov súboru názov zoznamu adries a vyberte priečinok, do ktorého sa má zoznam uložiť.

      Na základe predvoleného nastavenia zoznamu adries sa uloží do priečinka Zdroje údajov. Je vhodné uloženie zoznamu adries, pretože je aj predvolený priečinok, v ktorom program Word vyhľadáva zdroje údajov. Ak chcete použiť tento zoznam adries neskôr v hromadnej korešpondencii, nemusíte nebude prechádzať súbory a priečinky a vyhľadajte ju.

    7. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

    8. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte požadované mená.

      Ako?

      1. Vykonajte jeden z týchto postupov:

        Označenie mien pomocou začiarkavacích políčok

        Táto metóda je veľmi užitočné, ak je zoznam krátke. Začiarknite políčka vedľa mien, ktoré chcete zahrnúť, a zrušte začiarknutie políčok vedľa názvov, ktorý chcete vylúčiť.

        Tip: Ak viete, že chcete zahrnúť väčšinu zoznamu v adresári, kliknite na položku Vybrať všetko zjednodušíte vymazávanie jednotlivých záznamov. Podobne, ak chcete zahrnúť iba niekoľko záznamov v zozname, kliknite na položku Vymazať všetko a potom vyberte požadované záznamy.

        Zoradenie položiek v zozname

        Toto je užitočné, ak chcete zobraziť položky v abecednom alebo číselnom poradí. Kliknite na záhlavie stĺpca položky, ktoré chcete zoradiť podľa. Ak chcete zobraziť zoznam ako abecedne zoradený podľa priezviska, kliknite na nadpis stĺpca Priezvisko.

        Filtrovanie položiek v zozname

        Toto je užitočné, ak zoznam obsahuje záznamy, že viete, že nechcete zobraziť alebo zahrnúť v adresári. Keď ste filtrovali v zozname, môžete použiť začiarkavacie políčka na zahrnutie alebo vylúčenie záznamov, ako je to uvedené v predchádzajúcej časti.

        Kliknite na šípku vedľa záhlavia stĺpca položky, ktoré chcete filtrovať podľa a potom kliknite na niektorú z týchto možností:

        • (Prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

        • (Nie prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

        • Ak zdroj údajov obsahuje záznamy s rovnakými údajmi a stĺpec obsahuje najviac desať jednoznačných hodnôt, je možné filtrovať podľa jednotlivých údajov. Ak je napríklad vo viacerých adresách uvedená ako krajina alebo región Austrália, je možné filtrovať podľa položky Austrália.

          V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazí len označené záznamy. Ak chcete znova Zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (všetko).

          Tipy: 

          • Ak chcete zoradenie a filtrovanie upresniť, kliknite na šípku vedľa názvu stĺpca a potom kliknite na položku (Rozšírené). Na kartách Filtrovať záznamyZoradiť záznamy nastavte požadovaný dotaz.

          • Ak máte nainštalovaný softvér na overovanie adries, kliknutím na položku Overiť v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie môžete overiť uvedené adresy.

      2. Kliknite na tlačidlo OK sa vráťte na pracovnú tablu Hromadná korešpondencia. Program Word použije označené mená v adresári.

  6. Kliknite na prepojenie Ďalej: Usporiadanie adresára.

  7. Ak ste tak ešte neurobili, v okne dokumentu, zadajte text, ktorý sa má opakovať pre každú položku v adresári. Napríklad, zahrňte menovky, ako názov: a adresu:.

    Poznámka: V tomto bode neobsahujú text, ktorý chcete vytlačiť len raz vo výslednom dokumente adresára.

  8. Vloženie zlučovacích polí, ktoré chcete zlúčiť mená, adresy a ďalšie údaje zo zdroja údajov. Napríklad vložiť zlučovacie pole za menovku položky, ako napríklad spoločnosti: "Spoločnosť".

    Ako?

    1. V hlavnom dokumente kliknite na miesto, kam chcete vložiť pole.

    2. Vložte jeden z nasledujúcich krokov:

      Blok pre adresu obsahujúci meno, adresu a ostatné informácie

      1. Kliknite na položku Blok pre adresu.

      2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte požadované prvky adresy s formátmi a potom kliknite na tlačidlo OK.

        Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, program Word pravdepodobne nemohol nájsť niektoré informácie, ktoré potrebuje pre blok s adresou. Kliknite na šípku vedľa položky (nie je k dispozícii) a potom vyberte pole zo zdroja údajov, ktorý zodpovedá požadovanému poľu pre hromadnú korešpondenciu.

      Iné polia s údajmi

      1. Kliknite na položku Ďalšie položky a potom vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

        • Ak chcete vybrať polia adresy, ktoré sa automaticky zodpovedajú poliam v zdroji údajov aj v prípade, že polia v zdroji údajov nemajú rovnaký názov ako vaša polia, kliknite na položku Polia adresy.

        • Ak chcete vybrať polia, ktoré preberajú údaje vždy priamo zo stĺpca v databáze, kliknite na prepínač Databázové polia.

      2. V poli Polia kliknite na požadované pole.

      3. Kliknite na tlačidlo Vložiť a potom na tlačidlo Zavrieť.

        Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, program Word pravdepodobne nemohol nájsť niektoré informácie, ktoré potrebuje na vloženie poľa. Kliknite na šípku vedľa položky (nie je k dispozícii) a potom vyberte pole zo zdroja údajov, ktorý zodpovedá požadovanému poľu pre hromadnú korešpondenciu.

        Poznámka: Ak vložíte pole zo zoznamu Databázové polia a potom neskôr prepnete do zdroja údajov, ktorý neobsahuje stĺpec s rovnakým názvom, program Word nebude môcť vložiť údaje z tohto poľa do dokumentu hromadnej korešpondencie.

    3. Zopakujte kroky a b pre všetky polia, ktoré chcete vložiť.

      Poznámky: 

      • Nie je možné zadať znaky zlučovacieho poľa («») manuálne alebo použiť príkaz Symbol v ponuke Vložiť. Musíte použiť pracovnú tablu Hromadná korešpondencia.

      • Ak zlučovacích polí zobrazia v zložených zátvorkách, napríklad {MERGEFIELD Mesto}, potom program Word zobrazuje kódy polí namiesto poľa výsledky. Neovplyvní to zlučovanie, ale ak chcete zobraziť výsledky namiesto toho kliknite pravým tlačidlom myši na kód poľa a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Prepnúť kód poľa.

    4. V prípade potreby môžete zmeniť formát zlúčených údajov.

      Ako?

      Ak chcete formátovať zlúčené údaje, musíte formátovať zlučovacích polí v hlavnom dokumente. Nepoužívajte formát údajov v zdroji údajov, pretože pri zlúčení údajov s dokumentom sa formátovanie nezachová.

      1. V hlavnom dokumente vyberte pole obsahujúce informácie, ktoré chcete formátovať aj so sprievodnými znakmi zlučovacích polí (« »).

      2. Zmena písma alebo iné formátovanie, ako sa vám páči.

  9. Po skončení úprav hlavného dokumentu a vložení všetkých zlučovacích polí kliknite na položku Uložiť ako v ponuke Súbor. Zadajte názov dokumentu a kliknite na tlačidlo Uložiť.

  10. Kliknite na prepojenie Ďalej: Ukážka adresára.

  11. Ak chcete zobraziť ukážku položiek v poradí, kliknite na šípku tlačidla dozadu a dopredu. Alebo ak chcete nájsť a prezrieť konkrétnu položku, kliknite na položku Nájsť príjemcu a v dialógovom okne Hľadanie položky zadajte kritériá vyhľadávania.

  12. V prípade potreby upresnite zoznam príjemcov. Zvoľte jeden z nasledujúcich postupov:

    • Ak chcete niektorého príjemcu vylúčiť z hromadnej korešpondencie, kliknite na tlačidlo Vylúčiť tohto príjemcu.

    • Ak chcete zmeniť zoznam príjemcov, kliknite na príkaz Upraviť zoznam príjemcov a potom v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vykonajte potrebné zmeny.

  13. Kliknite na tlačidlo Ďalej: Dokončenie hromadnej korešpondencie.

  14. V časti Zlúčiť, kliknite na položku Nový dokument.

  15. V dialógovom okne Zlúčenie do nového dokumentu vyberte jednu z nasledujúcich možností a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Ak chcete zlúčiť všetky záznamy, kliknite na položku Všetko.

    • Ak chcete zlúčiť len záznam, ktorý sa zobrazuje v okne dokumentu, kliknite na tlačidlo Aktuálny záznam.

    • Ak chcete zlúčiť skupinu záznamov, kliknite na tlačidlo Od a potom zadajte čísla záznamov do polí OdDo.

      Program Word otvorí nový dokument, ktorý obsahuje všetky jednotlivé záznamy.

  16. Pridajte všetky hlavičky, päty a ďalší požadovaný text.

    Napríklad, ak sú zlúčené údaje formátované ako tabuľka, pridajte do nej po zlúčení údajov názvy stĺpcov.

  17. Uložte alebo vytlačte adresár tak, ako by ste vytlačili ktorýkoľvek iný dokument.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×