Vytvorenie adresára z mien, adries a ďalších údajov

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Údaje možno zlúčiť do jediného dokumentu, ako je adresár členov, katalóg alebo zoznam súčastí.

  1. V ponuke Nástroje ukážte na položku Listy a korešpondencia a potom kliknite na položku Hromadná korešpondencia.

  2. V zozname Výber typu dokumentu kliknite na položku Adresár.

    Aktívny dokument sa stane hlavný dokument.

  3. Kliknite na prepojenie Ďalej: Počiatočný dokument.

Tip

Ak máte skúsenosti s hromadnou korešpondenciou alebo uprednostňujete prácu mimo pracovnej tably hromadnej korešpondencie, môžete použiť hromadnú korešpondenciupanel s nástrojmi. Tlačidlá sú usporiadané v poradí zľava doprava.

Ďalšie informácie

Pracovná tabla vás bude viesť dokončením procesu hromadnej korešpondencie. Nasledujúce podrobné údaje sú zoradené podľa jednotlivých krokov.

Nastavenie a zobrazenie adresára

  1. Vykonajte jeden z nasledovných krokov:

    Začať s dokumentom zobrazeným v okne dokumentu

    1. Kliknite na položku Použiť aktuálny dokument.

    2. V okne dokumentu zadajte text, ktorý sa má opakovať pre každú položku v adresári. Napríklad, zahrňte menovky, ako názov: a adresu:.

      Môžete tiež počkať, kým vás k zadaniu textu nevyzve pracovný panel v nasledujúcom kroku.

      Poznámky : 

      • Zatiaľ nepíšte text, ktorý sa má vo výslednom dokumente adresára vytlačiť len raz.

      • Začnite so šablónou

      • Začnite s iným existujúcim dokumentom

      1. Kliknite na položku Použiť šablónu.

      2. Kliknite na príkaz Vybrať šablónu.

      3. Na karte Hromadná korešpondencia v dialógovom okne Vybrať šablónu vyberte požadovanú šablónu a kliknite na tlačidlo OK.

      1. Kliknite na položku Použiť existujúci dokument.

      2. V poli Použiť existujúci vyberte požadovaný dokument a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

        Ak sa dokument nezobrazí, kliknite na položku Ďalšie súbory a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť. V dialógovom okne Otvoriť nájdite požadovaný dokument a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

  2. Kliknite na prepojenie Ďalej: Výber príjemcov.

Vyhľadanie alebo vytvorenie zdroja údajov a výber príjemcov

Poznámka : V tomto prípade predstavuje zoznam príjemcov zoznam mien alebo položiek, ktoré sa majú zahrnúť do adresára.

  1. Údaje sa získajú jedným z nasledujúcich spôsobov:

    Pripojenie k zoznamu kontaktov programu Microsoft Outlook

    1. V zozname Výber príjemcov kliknite na položku Vybrať z kontaktov programu Outlook.

    2. Kliknite na prepínač Vybrať priečinok s kontaktmi.

    3. V dialógovom okne Výber priečinka so zoznamom kontaktov kliknite na požadovaný kontakt v zozname a potom kliknite na tlačidlo OK.

      Všetky kontakty z priečinka sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, v ktorom možno upresniť zoznam mien, ktoré sa majú zaradiť do adresára.

    Pripojenie na iný typ zoznamu, ako napríklad databázy alebo zoznamu adries balíka Office

    1. V časti Výber príjemcov kliknite na položku Použiť existujúci zoznam.

    2. Kliknite na položku Prehľadávať.

    3. V dialógovom okne Výber zdroja údajov vyhľadajte a kliknite na položku zdroj údajov chcete.

      V predvolenom nastavení otvorí program Microsoft Word priečinok Zdroje údajov.

    4. Kliknite na tlačidlo Otvoriť.

      V závislosti od vybratého typu zdroja údajov sa môžu zobraziť aj iné dialógové okná, v ktorých sa zadávajú špecifické informácie.

      Ak je napríklad zdrojom údajov zošit programu Microsoft Excel, v ktorom sa informácie nachádzajú vo viacerých pracovných hárkoch, je potrebné vybrať hárok s požadovanými informáciami a potom kliknúť na tlačidlo OK.

      Všetky položky zdroja údajov sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, v ktorom možno upresniť zoznam mien, ktoré sa majú zaradiť do adresára.

    Vytvorenie nového jednoduchého zoznamu adries

    1. V zozname Výber príjemcov kliknite na položku Zadať nový zoznam.

    2. Kliknite na prepojenie Vytvoriť.

    3. V dialógovom okne Nový zoznam adries zadajte požadované údaje pre prvú položku v skupinovom rámčeku Zadajte informácie o adrese, napríklad titul, mená a adresu. Netreba vypĺňať všetky textové polia.

    4. Ak chcete skončiť s prvou položkou a presunúť sa na novú položku, kliknite na tlačidlo Nová položka.

    5. Zopakujte krok 3 a 4, až kým nepridáte všetky požadované položky adresy, a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

    6. V dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte do textového poľa Názov súboru názov zoznamu adries a vyberte priečinok, do ktorého sa má zoznam uložiť.

      Na základe predvoleného nastavenia zoznamu adries sa uloží do priečinka Zdroje údajov. Je vhodné uloženie zoznamu adries, pretože je aj predvolený priečinok, v ktorom program Microsoft Word vyhľadáva zdroje údajov. Ak chcete použiť tento zoznam adries neskôr v hromadnej korešpondencii, nemusíte nebude prechádzať súbory a priečinky a vyhľadajte ju.

    7. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

      Všetky položky nového zoznamu sa zobrazia v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, kde možno upresniť zoznam mien, ktoré sa majú zaradiť do adresára.

  2. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte požadované mená.

    Ako?

    1. Vykonajte jeden z nasledovných krokov:

      Označenie mien pomocou začiarkavacích políčok

      Táto metóda je najvhodnejšia pri kratších zoznamoch.

      • Začiarknite políčka vedľa mien, ktoré chcete zaradiť do zoznamu, a zrušte začiarknutie vedľa tých mien, ktoré chcete vylúčiť zo zoznamu.

        Tip

        Ak chcete do adresára zahrnúť väčšiu časť zoznamu, odstraňovanie jednotlivých záznamov si zjednodušíte kliknutím na položku Vybrať všetko. Podobne, ak chcete v zozname ponechať len niekoľko záznamov, kliknite na položku Vymazať všetko a potom vyberte len požadované záznamy.

      Zoradenie položiek v zozname

      Tento postup je užitočný pri zobrazovaní položiek v abecednom alebo číselnom poradí.

      • Kliknite na nadpis stĺpca položky, podľa ktorej chcete zoraďovať. Ak napríklad chcete zobraziť zoznam zoradený abecedne podľa priezviska, kliknite na nadpis stĺpca Priezvisko.

      Filtrovanie položiek v zozname

      Tento postup je užitočný, ak zoznam obsahuje záznamy, ktoré nechcete zaradiť do adresára. Po filtrovaní môžete do zoznamu pomocou začiarkavacích políčok zaradiť alebo z neho vyradiť záznamy tak, ako sa popisuje v predchádzajúcej časti.

      1. Kliknite na šípku vedľa nadpisu stĺpca položky, podľa ktorej chcete filtrovať.

      2. Kliknite na niektorú z nasledujúcich položiek:

        • (Prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

        • (Nie prázdne) zobrazia sa všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

        • Ak zdroj údajov obsahuje záznamy s rovnakými údajmi a stĺpec obsahuje najviac desať jednoznačných hodnôt, je možné filtrovať podľa jednotlivých údajov. Ak je napríklad vo viacerých adresách uvedená ako krajina alebo región Austrália, je možné filtrovať podľa položky Austrália.

          Dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazuje len označené záznamy. Ak chcete znova zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (Všetko).

    2. Ak sa chcete vrátiť do pracovnej tably Hromadná korešpondencia, kliknite na tlačidlo OK. Program Microsoft Word použije pre adresár všetky označené mená.

      Tipy

      1. Ak chcete zoradenie a filtrovanie upresniť, kliknite na šípku vedľa názvu stĺpca a potom kliknite na položku (Rozšírené). Na kartách Filtrovať záznamyZoradiť záznamy nastavte požadovaný dotaz.

      Ak máte nainštalovaný softvér na overovanie adries, kliknutím na položku Overiť v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie môžete overiť uvedené adresy.

  3. Kliknite na prepojenie Ďalej: Usporiadanie adresára.

Usporiadanie obsahu adresára

  1. Ak ste tak ešte neurobili, v okne dokumentu, zadajte text, ktorý sa má opakovať pre každú položku v adresári. Napríklad, zahrňte menovky, ako názov: a adresu:.

Poznámka : Zatiaľ nepíšte text, ktorý sa má vo výslednom dokumente adresára vytlačiť len raz.

  1. Vloženie zlučovacích polí, kde chcete zlúčiť mená, adresy a iných údajov z zdroj údajov. Napríklad vložiť zlučovacie pole za menovku položky, ako napríklad spoločnosti: "Spoločnosť".

Ako?

  1. V hlavnom dokumente kliknite na miesto, kam chcete vložiť pole.

  2. Vložte niektorú z nasledujúcich položiek:

    Blok pre adresu obsahujúci meno, adresu a ostatné informácie

    1. Kliknite na položku Blok pre adresu.

    2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte požadované prvky adresy s formátmi a potom kliknite na tlačidlo OK.

    3. Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, program Microsoft Word nemuseli nenašiel niektoré informácie, ktoré potrebuje pre blok s adresou. Kliknite na šípku vedľa položky (nie je k dispozícii) a potom vyberte pole zo zdroja údajov, ktorý zodpovedá požadovanému poľu pre hromadnú korešpondenciu.

    Iné polia s údajmi

    1. Kliknite na položku Ďalšie položky.

    2. Vykonajte jeden z nasledovných krokov:

      • Ak chcete vybrať polia s adresami, ktoré sa automaticky priradia k zodpovedajúcim poliam v zdroji údajov, aj ak sa názvy polí v zdroji líšia od názvov vašich polí, kliknite na prepínač Polia adresy.

      • Ak chcete vybrať polia, ktoré preberajú údaje vždy priamo zo stĺpca v databáze, kliknite na prepínač Databázové polia.

    3. V poli Polia kliknite na požadované pole.

    4. Kliknite na tlačidlo Vložiť a potom na tlačidlo Zavrieť.

    5. Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, program Microsoft Word asi nemohol nájsť niektorý z údajov, ktoré potrebuje na vloženie poľa. Kliknite na šípku vedľa položky (nie je k dispozícii) a potom vyberte zo svojho zdroja údajov pole, ktoré zodpovedá požadovanému poľu hromadnej korešpondencie.

      Poznámka : Ak vložíte pole zo zoznamu Databázové polia a potom neskôr prepnete do zdroja údajov, ktorý neobsahuje stĺpec s rovnakým názvom, program Word nebude môcť vložiť údaje z tohto poľa do dokumentu hromadnej korešpondencie.

  3. Kroky 1 a 2 zopakujte pre všetky polia, ktoré chcete vložiť.

    Poznámka : 

  4. Nie je možné zadať znaky zlučovacieho poľa («») manuálne alebo použiť príkaz Symbol v ponuke Vložiť. Musíte použiť pracovnú tablu Hromadná korešpondencia.

  5. Keď sa zlučovacie polia zobrazia v zložených zátvorkách, ako je napríklad {MERGEFIELD Mesto}, program Microsoft Word zobrazí kódy polí, nezobrazí výsledky polí. Hromadnú korešpondenciu to neovplyvní. Ak chcete zobraziť výsledky, kliknite pravým tlačidlom myši na kód poľa a potom v kontextovej ponuke pravým tlačidlom kliknite na príkaz Prepnúť kód poľa.

  1. V prípade potreby môžete zmeniť formát zlúčených údajov.

    Ako?

    Ak chcete formátovať zlúčené údaje, musíte formátovať zlučovacích polí v hlavnom dokumente. Nepoužívajte formát údajov v zdroji údajov, pretože pri zlúčení údajov s dokumentom sa formátovanie nezachová.

    1. V hlavnom dokumente vyberte pole obsahujúce informácie, ktoré chcete formátovať aj so sprievodnými znakmi zlučovacích polí (« »).

    2. V ponuke Formát kliknite na položku Písmo a potom vyberte požadované možnosti.

      Formátovanie pomocou kódov polí

      Ak chcete určiť iné aspekty formátovania, stlačte klávesy ALT + F9 zobrazte kódy polí a potom pridajte prepínače zlučovacích polí.

      Napríklad:

      1. Ak chcete zobraziť číslo „34987,89“ v tvare „34 987,89 SK“, pridajte prepínač formátu čísiel (\# # ##0,00 Sk).

      2. Ak chcete vytlačiť mená klientov veľkými písmenami, pridajte prepínač formátovania pre veľké písmená (\* Upper).

      3. Ak chcete zabezpečiť, aby mali zlúčené údaje rovnaké písmo a veľkosť písma, aké sa používa v zlučovacom poli, pridajte prepínač \* MERGEFORMAT.

  2. Po skončení úprav hlavného dokumentu a vložení všetkých zlučovacích polí kliknite na položku Uložiť ako v ponuke Súbor. Zadajte názov dokumentu a kliknite na tlačidlo Uložiť.

  3. Kliknite na prepojenie Ďalej: Ukážka adresára.

Zobrazenie ukážky adresára a doladiť zoznamu príjemcov

  1. Prezrite položky. Zvoľte jeden z nasledujúcich postupov:

    • Ak chcete zobraziť ukážku položiek v poradí, kliknite na šípku tlačidla Tlačidlo Späť Tlačidlo Dopredu .

    • Ak chcete nájsť a prezrieť konkrétnu položku, kliknite na príkaz Nájsť príjemcu a potom v dialógovom okne Hľadanie položky zadajte vyhľadávacie kritériá.

  2. V prípade potreby upresnite zoznam príjemcov. Zvoľte jeden z nasledujúcich postupov:

    • Ak chcete niektorého príjemcu vylúčiť z hromadnej korešpondencie, kliknite na tlačidlo Vylúčiť tohto príjemcu.

    • Ak chcete zmeniť zoznam príjemcov, kliknite na príkaz Upraviť zoznam príjemcov a potom v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vykonajte potrebné zmeny.

  3. Kliknite na tlačidlo Ďalej: Dokončenie hromadnej korešpondencie.

Dokončenie hromadnej korešpondencie

  1. Kliknite na položku Do nového dokumentu.

  2. V dialógovom okne Zlúčenie do nového dokumentu vyberte jednu z nasledujúcich možností a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Ak chcete zlúčiť všetky záznamy, kliknite na položku Všetko.

    • Ak chcete zlúčiť len záznam, ktorý sa zobrazuje v okne dokumentu, kliknite na tlačidlo Aktuálny záznam.

    • Ak chcete zlúčiť skupinu záznamov, kliknite na tlačidlo Od a potom zadajte čísla záznamov do polí OdDo.

      V programe Microsoft Word sa otvorí nový dokument, ktorý bude obsahovať všetky jednotlivé záznamy.

  3. Pridajte všetky hlavičky, päty a ďalší požadovaný text.

    Napríklad, ak sú zlúčené údaje formátované ako tabuľka, pridajte do nej po zlúčení údajov názvy stĺpcov.

  4. Uložte alebo vytlačte adresár tak, ako by ste vytlačili ktorýkoľvek iný dokument.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×