Vytvorenie a spravovanie zoznamu účastníkov projektu

Podľa Jane Suchanovej, PMP

Kto je vlastne účastník projektu?     Existuje veľa definícií a každý zdroj, každá spoločnosť uvádza inú definíciu. Všetky sa však zhodnú na tom, že účastníci sú ľudia alebo skupiny, ktoré majú o výsledok projektu osobitný záujem. Synonymom manažmentu účastníkov je manažment vzťahov: cieľom je dosiahnuť záväzok voči projektu a udržať ho.

V tomto dokumente za účastníkov považujeme tých jednotlivcov alebo skupiny v organizácii, ktoré majú záujem o výsledok projektu alebo ktorých tento výsledok ovplyvní. Skôr ako začnete vytvárať a spravovať zoznam účastníkov, overte si, či je vaša definícia účastníka v súlade s definíciou vašej organizácie.

Prečo je dôležité riadiť účastníkov projektu?

Aj keď by sme radi uverili opaku, musíme prijať fakt, že nie každý bude projektom stopercentne nadšený. Účastníci projektu si možno budú musieť osvojiť nové nástroje alebo procesy, vzdať sa kontroly a v niektorých extrémnych prípadoch môžu dokonca prísť o prácu. Úlohou projektového manažéra a zadávateľov je zmierniť obavy účastníkov, no je nepravdepodobné, že všetci budú stále spokojní. K niektorým z nich sa bude musieť pristupovať tak, aby nemohli sabotovať vaše úsilie.

Keď pochopíte motiváciu účastníkov, pomôže vám to riešiť ich obavy a vyhnúť sa nežiaducemu správaniu a taktikám, ako sú:

  • Odkladanie potrebných vstupov alebo schvaľovania na neskôr.

  • Vytvorenie konkurenčného projektu.

  • Priraďovanie zdrojov iným projektom.

  • Zákulisné politikárčenie s cieľom mariť projekt.

Efektívne riadenie účastníkov prináša tieto výhody:

  • Skrátenie projektového cyklu tým, že nedovolíte, aby projekt brzdila politika.

  • Zjednodušenie procesu schvaľovania.

  • Napomáhanie pri zabezpečovaní dostupnosti zdrojov a sústredení sa na ciele.

  • Zabezpečenie toku informácií.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu účastníkov

Na začiatku projektu vypracujte v spolupráci so sponzorom projektu zoznam všetkých možných účastníkov. Tento zoznam môže byť dlhý. Závisí to od toho, aká je vaša definícia tejto roly a aký vplyv bude mať projekt na organizáciu.

Zoznam účastníkov je nástrojom pre projektového manažéra a kľúčovým vstupom do komunikačného plánu projektu. Vyhodnotenie vášho zoznamu vám pomôže vypracovať silnú komunikačnú stratégiu. Podrobnosti zo zoznamu stačí posunúť sponzorovi projektu a nikomu inému.

Väčšina projektov je spojená s politikou, nech vás preto neprekvapí, keď sa pri hodnotení účastníkov ocitnete v kalných vodách.

Na začiatok stránky

Hodnotenie zoznamu účastníkov projektu

Zistite, aký vplyv majú jednotliví účastníci, a roztrieďte ich podľa úrovne vplyvu. Niektorí majú v moci posúvať projekt vpred. Môžu medzi nich patriť sponzori projektu alebo služobne starší manažéri. Vzhľadom na ich pozíciu a kompetenciu rozhodovať bude potrebné týchto účastníkov starostlivo monitorovať. Ďalší ľudia nemusia mať v projekte rozhodujúce slovo, no môžu projekt mariť v zákulisí a možno aj spôsobiť jeho koniec.

Ďalšou skupinou účastníkov sú tí, ktorí žijú s produktom – niekedy na každodennej báze. Táto skupina je pre projekt prínosom, pretože formuluje obchodné požiadavky, ktoré je nevyhnutné splniť. Ak bude projekt úspešný, získajú tým najviac, pretože ich to priamo ovplyvní. Aj keď sa často nestáva, že by mohli projekt priamo či nepriamo ukončiť, napriek tomu je ich úloha v úspechu projektu kľúčová. V prípade, že nie sú naplnené ich potreby alebo zodpovedané ich obavy, z najväčších podporovateľov sa môže rýchlo stať váš najväčší problém.

Existuje aj iný spôsob kategorizácie účastníkov: môžete ich zoskupiť podľa úrovne angažovanosti a zodpovednosti. Jedna skupina sa môže aktívne angažovať v projekte a pracovať na ňom, iná môže byť do projektu zaangažovaná len v určitom bode a ďalšiu skupinu môžu tvoriť účastníci, ktorí sa v projekte aktívne neangažujú, ale potrebujú byť o ňom informovaní.

Na začiatok stránky

Kategorizácia účastníkov pomocou nástroja RACI

RACI (Responsible, Accountable, Consulted a Informed [Zodpovedný pracovník, Zodpovedný vedúci, Poradca, Informovaná osoba]) je nástroj používaný pri organizačnom plánovaní na priradenie a vymedzenie účastníkov podľa úrovne angažovanosti v projekte a zodpovednosti za projekt. Ide o prospešný spôsob kategorizácie účastníkov, ktorý vám umožní naplánovať čo najefektívnejšiu komunikačnú stratégiu pre každého účastníka alebo skupinu. Týchto účastníkov možno definovať takto:

  • Zodpovedný pracovník    Táto osoba má na starosti plnenie úlohy.

  • Zodpovedný vedúci    Táto osoba nesie zodpovednosť v prípade, že úloha nebude dokončená, a môže byť nadriadená osobe, ktorá má na starosti plnenie úlohy. Túto funkciu často zastávajú projektoví manažéri.

  • Poradca    Táto osoba nenesie zodpovednosť za úlohu ani jej plnenie nemá na starosti, ale plní poradenskú funkciu v súvislosti s rôznymi aspektmi úlohy.

  • Informovaná osoba    Nositeľ tejto pasívnej funkcie je o úlohe informovaný, ale nenesie za úlohy zodpovednosť ani ich plnenie nemá na starosti.

Na začiatok stránky

Štipka prevencie...

Náplňou projektového manažmentu je riadiť očakávania. Nájdite si na začiatku projektov čas v spolupráci so sponzorom identifikovať a vyhodnotiť účastníkov projektu. Počas trvania projektu nezabudnite zoznam aktualizovať. Efektívne riadenie účastníkov si vyžaduje poznať, kto sú účastníci projektu a aké majú záujmy. Ušetrí vám to ťažkosti v budúcnosti a zabezpečí to úspech vášho projektu.

Na začiatok stránky

O autorke     Jane Suchan je programová manažérka. Má skúsenosti so spravovaním podnikových obchodných iniciatív a vývojom metodík riadenia projektov. Jane žije v Seattli, v štáte Washington.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×