Vytváranie pravidiel organizátora obsahu na smerovanie dokumentov

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Organizátor obsahu používa vami vytvorené pravidlá, aby určil, ako smerovať dokument. Pravidlá sú založené na kombinácii typov obsahu a metaúdajov.

Tento článok opisuje, ako vytvoriť pravidlá organizácie a smerovania dokumentov alebo záznamov. Na každej podnikovej lokalite SharePoint možno povoliť smerovanie dokumentov.

Dôležité : Najskôr musíte povoliť funkciu organizátora obsahu a nakonfigurovať organizátora na smerovanie záznamov. Ďalšie informácie o konfigurácii organizátora obsahu nájdete v časti Pozrite tiež.

Obsah tohto článku

Pred vytvorením pravidiel: Prvé kroky

Pochopenie spôsobu smerovania dokumentov

Vytváranie pravidiel na smerovanie dokumentov

Pred vytvorením pravidiel: Prvé kroky

Existuje niekoľko dôležitých krokov, ktoré treba vykonať predtým než budete vytvárať pravidlá smerovania dokumentov.

  1. Aktivujte funkciu organizátora obsahu.

  2. Vytvorte knižnice a priečinky, do ktorých chcete smerovať dokumenty. Je možné, že budete chcieť vytvoriť priečinky pre každý typ dokumentu, ktorý budete smerovať. Vytvorte napríklad knižnicu iba pre e-mailové záznamy alebo tabuľky Excelu. Ďalšie informácie o vytváraní knižníc nájdete po kliknutí na prepojenia v časti Pozrite tiež .

  3. Typy obsahu musia byť priradené k dokumentom, ktoré sa budú smerovať. Týmto spôsobom môže byť typ obsahu súčasťou kritérií, ktoré určujú záverečné umiestnenie uloženia dokumentu.

Na začiatok stránky

Pochopenie spôsobu smerovania dokumentov

Dokumenty možno smerovať do knižnice alebo priečinku na lokalite Centrum záznamov alebo na akýkoľvek iný druh lokality SharePoint. Odkladacia knižnica, ktorá sa automaticky vytvorí po aktivovaní funkcie organizátora obsahu, slúži ako predvolené umiestnenie. Existuje niekoľko prvkov, z ktorých sa skladá proces smerovania dokumentov:

  • Cieľové knižnice a priečinky    Obsahu správcovia alebo záznamov manuálne vytvárajú knižnice a priečinky, kde treba smerovať dokumenty, a určujú tieto knižnice ako cieľové knižnice.

  • Typy obsahu lokality    Každý dokument musí mať typ obsahu a používatelia môžu manuálne pridávať príslušné typy obsahu lokality do cieľových knižníc.

  • Odkladacia knižnica    Dokumenty, ktoré nezodpovedajú pravidlo, alebo ktoré chýbajúce požadované metaúdaje sa odosielajú do Odkladacia knižnica tak, že môžu používatelia vkladať požadované metaúdaje. Alebo môžete nakonfigurovať organizátora obsahu tak, aby sa všetky dokumenty nahraté dočasne smerovania k Odkladacia Knižnica.

  • Zoznam pravidiel dokumentov    Toto je zbierka všetkých pravidiel smerovania. Správcovia obsahu alebo záznamov používajú tento zoznam na vytvorenie, správu a zobrazenie pravidiel smerovania.

Nižšie uvedený diagram uvádza spôsob, akým sa dokumenty a e-maily smerujú v závislosti od splnenia špecifických kritérií, a ako sa dokumenty, ktorým chýbajú informácie, vracajú do odkladacej knižnice.

Smerovanie dokumentov pomocou organizátora obsahu. Zobrazuje niekoľko zdrojov a zobrazuje dokumenty s chýbajúcimi metaúdajmi vrátené do odkladacej knižnice.

Na začiatok stránky

Vytváranie pravidiel na smerovanie dokumentov

Pre každý typ záznamu, ktorý pridáte do zoznamu smerovaní záznamov, zadávate názov záznamu a popis. Taktiež je potrebné určiť umiestnenie na lokalite, do ktorého sa záznam uloží. Na zabezpečenie smerovania všetkých relevantných záznamov do príslušného umiestnenia môžete určiť alternatívne názvy typu obsahu.

Poznámka : Ak chcete vytvárať pravidlá na smerovanie dokumentov, musíte mať najmenej povolenia vlastníka lokality.

  1. Prejdite na lokalitu, pre ktorú chcete vytvoriť pravidlá organizátora obsahu.

  2. Na paneli Rýchle spustenie kliknutím na položku Ďalšie… zobrazíte možnosti obsahu lokality.

  3. Z riadka ponuky Aplikácie kliknite na položku Nastavenia.

  4. Na stránke Nastavenie lokality v časti Správa lokality kliknite na položku Pravidlá organizátora obsahu.

  5. Na stránke Pravidlá organizátora obsahu kliknite na položku pridať v časti Kliknutím pridajte novú položku.

  6. V časti Názov pravidla zadajte názov, ktorý opisuje podmienky a akcie pravidla.

  7. V časti Stav a priorita pravidla vyberte možnosť Aktívne, aby sa pravidlo uplatňovalo na prichádzajúci obsah. Potom vyberte prioritu, ktorá určuje, ako sa bude obsah smerovať, ak bude v súlade s viac než jedným pravidlom organizátora obsahu.
    Ak nechcete, aby sa pravidlo uplatňovalo na prichádzajúci obsah, vyberte možnosť Neaktívne.

  8. V časti Typ obsahu odoslania priraďte k pravidlu typ obsahu. Takto sa položky odoslané do organizátora označia vybratým typom obsahu a identifikujú sa vlastnosti použité v podmienkach pravidla.

    • Vyberte príslušnú obsahovú skupinu. Vybratá skupina určuje typy obsahu, z ktorých si môžete vyberať v ďalšom kroku.

    • Vyberte príslušný typ obsahu.

    • Ak typ obsahu, ktorý ste vybrali iný názov na inej lokality SharePoint, začiarknite políčko v časti alternatívne názvy. Potom zadajte názov, ktorý sa používa na lokalite do príslušného poľa a kliknite na položkupridať. V zozname pod ním sa zobrazia mená alternatívne typov obsahu.

  9. V časti Podmienky vyberte podmienky, ktoré musia vzhľadom na pravidlo splniť vlastnosti odosielanej položky. Môžete napríklad použiť pravidlo na všetky dokumenty, ktoré v názve obsahujú slovo rozpočet. Môžete pridať ďalšie podmienky kliknutím na prepojenie Pridať ďalšiu podmienku.

    Poznámka : Vlastnosti dostupné v rozbaľovacom zozname vlastnosť odlišujú v závislosti od typu obsahu, ktorý ste vybrali v kroku 6.

  10. V časti Umiestnenie cieľa zadajte alebo vyhľadajte umiestnenie na uloženie obsahu, ktorý vyhovuje pravidlu. Začiarknite políčko Automaticky vytvoriť priečinok…, ak chcete zoskupiť podobné dokumenty do priečinkov. Ak napríklad máte vlastnosť, ktorá obsahuje všetky dokumenty pre projekty vo vašej organizácii, organizátor môžete vynútene nastaviť tak, aby vytvoril osobitný priečinok pre každý projekt.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×