Vytváranie a tlač označení pomocou hromadnej korešpondencie

Vytváranie a tlač označení pomocou hromadnej korešpondencie

Ak chcete použiť menovky na odoslanie hromadnej korešpondencie ľuďom zo zoznamu adries, na vytvorenie hárka menoviek s adresami môžete použiť hromadnú korešpondenciu. Každá menovka bude obsahovať jednu adresu z vášho zoznamu. Menovky môžete vytvoriť a vytlačiť aj bez použitia hromadnej korešpondencie.

Poznámka : Ak chcete použiť hromadnú korešpondenciu priamo s obálkami, pozrite si tému Hromadná korešpondencia s obálkami.

Tri súbory v procese hromadnej korešpondencie, čo predstavuje hlavný dokument a poštový zoznam, ktorý vytvára množiny listov alebo e-mailové správy, obálky alebo menovky.

V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní a tlači menoviek podieľajú tieto dokumenty:

  • Hlavný dokument
    Ide o dokument, podľa ktorého môžete nastaviť rozloženie menoviek hromadnej korešpondencie. Na menovkách môžete zopakovať akýkoľvek požadovaný obsah, napríklad logo spoločnosti alebo adresu odosielateľa v prípade poštových štítkov.

  • Poštový zoznam
    Váš poštový zoznam je zdroj údajov, ktorý Word použije v hromadnej korešpondencii. Tento súbor obsahuje adresy, ktoré sa vytlačia na menovkách.

Po skombinovaní týchto dvoch dokumentov získate menovky s adresami.

Krok 1: Nastavenie poštového zoznamu

Poštovým zoznamom môže byť excelový tabuľkový hárok, adresár outlookových kontaktov, databáza programu Access alebo zoznam adries programu Office. Obsahuje záznamy, z ktorých Word získa informácie na vytvorenie adries menoviek.

  • Ak ešte nemáte poštový zoznam, môžete počas procesu hromadnej korešpondencie vytvoriť vo Worde nový zoznam.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, presvedčte sa, že stĺpec pre poštové smerovacie čísla alebo PSČ je formátovaný ako text, aby sa nestratili žiadne nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Príprava zdroja údajov v Exceli na hromadnú korešpondenciu vo Worde.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook.

Krok 2: Príprava hlavného dokumentu menoviek

  1. V programe Word vyberte položky Súbor > Nové > Prázdny dokument.

  2. Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > Menovky.

    Kliknite na položku Spustiť hromadnú korešpondenciu, vyberte položku Označenia a vytvorte hárok označení, ktoré chcete zlúčiť.

  3. V dialógovom okne Menovka – možnosti vyberte v časti Informácie o menovke dodávateľa menoviek zo zoznamu Dodávatelia menoviek.

    Možnosti dodávateľov menoviek a čísiel produktov

  4. V zozname Typ produktu vyberte číslo, ktoré zodpovedá číslu produktu na balíku menoviek.

    Poznámka : Ak používate tlačiareň s podávačom papiera, budete mať k dispozícii iný zoznam čísel produktov. Tento zoznam sa zobrazí po výbere možnosti Tlačiarne s podávačom papiera v časti Informácie o tlačiarni.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

    V dokumente by mali zobraziť menovky s vybratou veľkosťou a tvarom. Ak sa tak nestane, vyberte na karte Rozloženie v skupine Tabuľka položku Zobraziť mriežku.

    Stránka prázdnych označení vo Worde 2016

Krok 3: Prepojenie poštového zoznamu s menovkami

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z týchto položiek:

    Príkaz Zadať nový zoznam

    • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, vyberte možnosť Napísať nový zoznam a vytvorite si ho.

      alebo

    • Ak máte poštový zoznam v tabuľkovom hárku programu Excel, v databáze programu Access alebo v inom type údajového súboru, vyberte položku Použiť existujúci zoznam. Potom prejdite na svoj zoznam a vyberte položku Otvoriť.

      alebo

    • Ak chcete použiť kontakty z programuOutlook, kliknite na položku Vybrať z kontaktov Outlooku.

  2. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

    • Ak chcete vytvoriť menovky pre celý poštový zoznam, prejdite na krok 4: Pridanie adries do menoviek.

      alebo

    • Ak chcete vytvoriť menovky len pre niektoré mená zo zoznamu, vyberte na karte Korešpondencia položku Upraviť zoznam príjemcov.

      V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

  3. V okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte mená, ktoré chcete pridať do menoviek.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

    Poznámka : Zoznam môžete aj zoradiť alebo filtrovať, čo uľahčí hľadanie mien a adries.

Krok 4: Pridanie adries do menoviek

Blok pre adresu je poľom hromadnej korešpondencie. Zlučovacie pole, ktoré je známe aj ako zástupný objekt, sa používa na označenie miesta, kde chcete mať adresy na menovkách zobrazené.

Tip : Ak chcete k menovke pridať obrázok, napríklad logo, na zobrazenie pred blokom pre adresu, je najlepšie urobiť to teraz. Postupujte podľa pokynov v podčasti kroku 4: Pridanie obrázka do menovky.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Blok pre adresu.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Zapísať a vložiť polia vyberte položku Blok pre adresu.

  2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte formát mena príjemcu, v ktorom sa bude zobrazovať na menovke.

    Blok s adresou – možnosti

    Poznámka : Ak chcete prechádzať záznamy v zdroji údajov a zobraziť ukážku toho, ako sa adresy v menovkách budú zobrazovať, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte tlačidlo Ďalší záznam Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci záznam Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie .

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

    Tip : Ak chcete zmeniť zarovnanie bloku pre adresu v menovkách, vyberte blok pre adresu a potom na karte Domov v skupine Odsek vyberte položku Zarovnať doľava, Centrovať, Zarovnať doprava alebo Zarovnať podľa okrajov.

  4. V skupine Napísať a vložiť polia vyberte položku Aktualizovať menovky a zmenu aplikujte na jednotlivé menovky.

    Kliknutím na tlačidlo Aktualizovať označenia na páse s nástrojmi sa zmeny prejavia v celom hárku označení.

    Poznámka : Ak svoje adresy nevidíte, vyberte položku Ukážka výsledkov.


Pridanie obrázka do menovky

Do menovky možno pridať obrázok, napríklad logo. Po vložení možno upraviť veľkosť, formát a štýl obrázka.

  1. Po výbere formátu menoviek v dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu umiestnite kurzor vľavo od kódu poľa «BlokPreAdresu».

    V okne Možnosti rozloženia môžete umiestniť obrázok výberom položiek Do štvorca alebo Tesne.

  2. Na karte Vložiť vyberte položku Obrázky, vyhľadajte požadovaný obrázok, vyberte ho a potom vyberte položku Vložiť.

  3. V prípade potreby upravte obrázok vykonaním niektorého z týchto krokov:

    • Manuálne zmeňte veľkosť (vyberte rukoväť), zmeňte orientáciu (vyberte rotáciu) alebo premiestnite (presuňte) obrázok.

      alebo

    • Vyberte položku Možnosti rozloženia Tlačidlo Možnosti rozloženia a pracujte s dostupnými možnosťami.

  4. Výberom položiek Korešpondencia > Aktualizovať menovky zobrazte obrázok na jednotlivých menovkách.

Ak chcete získať tipy na prácu s obrázkami, pozrite si tému Vkladanie obrázkov v balíkoch Office 2013 a Office 2016.


Overenie názvov zlučovacích polí

Uistite sa, že Word v poštovom zozname mená a adresy nájde.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Mapovanie polí.

  2. V dialógovom okne Mapovanie polí sa v stĺpci vľavo nachádzajú názvy polí, ktoré Word používa v bloku pre adresu. Stĺpec vpravo vám umožní priradiť polia zdroja údajov k týmto názvom polí. Presvedčte sa, že názvy polí, ktoré sa zobrazujú vľavo, zodpovedajú názvom záhlaví stĺpcov v záznamoch vášho poštového zoznamu, aby Word dokázal vložiť správne údaje na správne miesto v menovkách.

    Dialógové okno Mapovanie polí
  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak zobrazené názvy polí zodpovedajú záhlaviam stĺpcov, ktoré ste použili v zdroji údajov poštového zoznamu, nevykonajte žiadnu akciu.

      alebo

    • Ak sa v názve poľa, ktoré podľa vás malo zodpovedať záhlaviu stĺpca v zdroji údajov zobrazí správa (nezhoduje sa) vyberte šípku rozbaľovacej ponuky a potom vyberte názov poľa v zdroji údajov poštového zoznamu. Zopakujte podľa potreby.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Krok 5: Ukážka a tlač menoviek

Pred tlačou menoviek vykonajte finálnu kontrolu.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Ukážka výsledkov.

    Skupina Zobraziť ukážku výsledkov na karte Korešpondencia vo Worde.

  2. Vyberte tlačidlá Ďalší záznam Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci záznam Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie a skontrolujte, či mená a adresy v menovkách vyzerajú, ako majú.

    Tip :  Ak chcete prejsť na začiatok zoznamu, vyberte tlačidlo Prvý Tlačidlo Prvý záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam a ak chcete prejsť na koniec zoznamu, vyberte tlačidlo Posledný Tlačidlo Posledný záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

  3. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Tlačiť dokumenty.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

Krok 6: Uloženie dokumentu s menovkami

Keď dokument hromadnej korešpondencie uložíte, zostane pripojený k poštovému zoznamu a môžete ho použiť pri ďalšej hromadnej zásielke. Nabudúce otvorte dokument hromadnej korešpondencie a keď Word zobrazí výzvu na zachovanie pripojenia, vyberte možnosť Áno.

Zmena adries v menovkách dokumentu hromadnej korešpondencie

  • Ak chcete zoraďovať, filtrovať a vyberať konkrétne adresy, otvorte dokument hromadnej korešpondencie s menovkami a vyberte možnosť Upraviť zoznam príjemcov.

Pozrite tiež

Máte otázky týkajúce sa hromadnej korešpondencie v programe Word, ktoré sme tu nezodpovedali?

Uverejnite otázku vo fóre komunity používateľov Wordu

Pomoc pri zlepšovaní programu Word

Máte návrhy, ako by sme mohli zlepšiť hromadnú korešpondenciu (alebo ktorúkoľvek inú funkciu) v programe Word? Ak áno, navštívte lokalitu Word User Voice a informujte nás.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×