Vytváranie a tlač menoviek s adresami pre zoznam adries v programe Excel

Ak chcete na adresy v zozname adries uloženom v hárku Microsoft Excelu poslať hromadnú korešpondenciu, môžete použiť hromadnú korešpondenciu Microsoft Wordu. V procese hromadnej korešpondencie sa vytvorí hárok menoviek s adresami, ktorý je možné vytlačiť. Každá menovka v hárku obsahuje adresu zo zoznamu.

Ak chcete vytvoriť a vytlačiť menovky s adresami, musíte najskôr pripraviť údaje hárka v programe Excel a potom menovky s adresami konfigurovať, usporiadať, skontrolovať a vytlačiť pomocou programu Word. Ak chcete použiť menovky s adresami na odoslanie hromadnej korešpondencie na určitý zoznam adries, na vytvorenie hárka menoviek s adresami môžete použiť hromadnú korešpondenciu. Každá menovka bude obsahovať jednu adresu zo zoznamu.

Spracovanie hromadnej korešpondencie pozostáva z nasledujúcich krokov:

  1. Príprava údajov z hárka v programe Excel na hromadnú korešpondenciu    Pred spustením procesu hromadnej korešpondencie je potrebné skontrolovať, či zoznam adries zodpovedá štruktúre tabuľky vyžadovanej hromadnou korešpondenciou.

  2. Nastavenie menoviek hromadnej korešpondencie v programe Word    V hromadnej korešpondencii sa rozloženie menoviek nastavuje pre všetky menovky naraz. Dokument, ktorý sa na to v hromadnej korešpondencii používa, sa nazýva hlavný dokument. Hlavný dokument menoviek umožňuje nastavenie ľubovoľného obsahu, ktorý sa má opakovať na každej menovke – napríklad firemné logo alebo adresa odosielateľa na poštových štítkoch.

  3. Pripojenie menoviek k údajom v hárku    Zoznam adries predstavuje zdroj údajov, ktorý sa v programe Microsoft Word používa na spracovanie hromadnej korešpondencie. V tomto prípade sa adresy, ktoré sa majú tlačiť na menovky, nachádzajú v hárku programu Excel.

  4. Upravenie zoznamu príjemcov, ktorých mená sa majú zobraziť na menovkách    V programe Word sa vytvorí menovka pre každú adresu zo zoznamu adresátov. Ak chcete vytvoriť menovky len pre určité adresy z daného zoznamu, môžete vybrať požadované adresy alebo záznamy.

  5. Pridanie zástupných objektov, nazývaných polia hromadnej korešpondencie, na menovky    Pri spracovaní hromadnej korešpondencie sa polia hromadnej korešpondencie vyplnia informáciami zo zoznamu adries.

  6. Zobrazenie ukážky, dokončenie spracovania hromadnej korešpondencie a tlač menoviek    Pred tlačou celej série menoviek môžete zobraziť ukážky jednotlivých menoviek.

  7. Uloženie menoviek na ďalšie použitie   

Obsah tohto článku

Krok 1: Príprava údajov z hárka v Exceli na hromadnú korešpondenciu

Krok 2: Nastavenie menoviek hromadnej korešpondencie vo Worde

Prerušenie a obnovenie hromadnej korešpondencie

Krok 3: Pripojenie menoviek k údajom v hárku

Krok 4: Upravenie zoznamu príjemcov, ktorých mená sa majú zobraziť na menovkách

Krok 5: Pridanie zástupných objektov (polí hromadnej korešpondencie) k menovkám

Čo sa stane v prípade zlúčenia?

Mapovanie polí hromadnej korešpondencie k údajovému súboru

Zadanie obsahu a pridanie zástupných objektov alebo polí

Nastavenie zobrazenia kontaktov, ktoré zahŕňa vlastné polia

Spustenie hromadnej korešpondencie z Outlooku

Formátovanie zlúčených údajov

Krok 6: Ukážka a tlač menoviek

Ukážka hromadnej korešpondencie

Dokončenie hromadnej korešpondencie

Krok 7: Uloženie menoviek na prípadné použitie v budúcnosti

Krok 1: Príprava údajov z hárka v Exceli na hromadnú korešpondenciu

V programe Excel musí zodpovedať zoznam adries štruktúre tabuľky, ktorá sa vyžaduje na hromadnú korešpondenciu.

  1. V hárku usporiadajte zoznam adries pomocou nasledujúceho postupu:

    1. Pomocou hlavičky stĺpcov jasne identifikujte typ údajov, ktoré sa nachádzajú v každom stĺpci.

      Tip : Hlavičky stĺpcov môžete nazvať napríklad Meno, Priezvisko, Adresa a Mesto, čím nahradíte pôvodné názvy Stĺpec 1, Stĺpec 2, Stĺpec 3 a Stĺpec 4.

    2. Každý prvok, ktorý chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, vložte do samostatného stĺpca.

      Tip : Hromadnú korešpondenciu môžete použiť aj pri vytváraní formulárových listov, v ktorých sú príjemcovia oslovovaní menami. Na to je potrebné uložiť meno a priezvisko do samostatných stĺpcov. Môžete pridať ďalší stĺpec s oslovením, ako napríklad „pán“ alebo „pani“.

    3. Do zoznamu adries zadávajte iba riadky a stĺpce s údajmi. Nevkladajte prázdne riadky alebo stĺpce, pretože sa po nastavení menoviek na hromadnú korešpondenciu v programe Word vytvorí zoznam menoviek iba po prázdny riadok alebo stĺpec.

  2. Vyhľadanie a výber zoznamu adries počas hromadnej korešpondencie uľahčíte, ak pridelíte zoznamu adries názov. Názov pridelíte vykonaním týchto krokov:

    1. V hárku vyberte celý zoznam adries vrátane buniek, ktoré obsahujú hlavičky stĺpcov.

    2. Na karte Vzorce v skupine Definované názvy kliknite na položku Definovať názov.

      Skupina Definované názvy na karte Vzorce

    3. Do poľa Názov zadajte názov zoznamu adries, ako napríklad Sviatočné_pozdravy a kliknite na tlačidlo OK.

      Tip : Prvým znakom názvu musí byť písmeno a namiesto medzier medzi slovami je potrebné používať znak podčiarknutia (_).

  3. Uložte a zatvorte zošit.

Na začiatok stránky

Krok 2: Nastavenie menoviek hromadnej korešpondencie vo Worde

Rozloženie všetkých menoviek v hromadnej korešpondencii sa konfiguruje iba raz. V hromadnej korešpondencii sa dokument s konfigurovaným rozložením označuje ako hlavný dokument pre menovky (alebo hlavný dokument menovky). V tomto dokumente je možné konfigurovať všetok obsah, ktorý sa má zobrazovať na každej menovke, ako napríklad logo spoločnosti alebo spätná adresa na poštových štítkoch.

Je pravdepodobné, že už vlastníte balík hárkov menoviek od niektorého z dodávateľov hárkov menoviek, ako napríklad Avery, AOne alebo Formtec. Každý hárok menoviek má určitú veľkosť a obsahuje určitý počet menoviek s určitými rozmermi.

Ak chcete konfigurovať hlavný dokument menovky, priraďte jeho rozmery k rozmerom menoviek z hárka, ktorý chcete použiť.

  1. Spustite program Word a otvorte nový dokument.
    Ak neotvoríte nový prázdny dokument, nebude možné vykonať príkazy opísané v nasledujúcom kroku.

  2. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu na príkaz Spustiť hromadnú korešpondenciu.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia v programe Word zobrazujúca príkaz Spustiť hromadnú korešpondenciu a zoznam dostupných možností typu hromadnej korešpondencie, ktorý chcete spustiť.

  3. Kliknite na položku Menovky.

  4. V dialógovom okne Menovka – možnosti si môžete vybrať z viacerých možností.

    Dialógové okno Menovka – možnosti

    1. Typ tlačiarne na tlač menoviek.

    2. Dodávateľ hárkov menoviek.

    3. Číslo, ktoré súvisí s typom produktu na balení hárkov menoviek.

  5. V časti Informácie o tlačiarni vyberte typ tlačiarne, ktorá sa použije na tlač menoviek.

  6. V zozname Dodávatelia štítkov vyberte názov spoločnosti vyrábajúcej hárky menoviek, ktoré chcete použiť.

  7. V zozname Typ produktu vyberte typ produktu uvedený na obale hárkov menoviek.

    Aj keď číslo produktu pre hárky menoviek nezodpovedá žiadnej z možností uvedených v dialógovom okne Menovka – možnosti, môžete svoje menovky vytlačiť. Je však potrebné vykonať niekoľko prispôsobení:

    1. Odmerajte rozmery menoviek na svojom hárku. Poznačte si namerané údaje a počet menoviek, ktorý sa zmestí na jeden hárok.

      Poznámka : Rozmery menoviek odmerajte čo najpresnejšie. Skutočná veľkosť menovky môže byť menšia než uvádza výrobca menoviek. Napríklad menovka s rozmermi 2,5 x 5 cm môže mať v skutočnosti výšku 2,4 cm a dĺžku 4,9 cm.

    2. V zozname Typ produktu kliknite na menovku, ktorá svojimi rozmermi najviac zodpovedá vašim menovkám.

      Ak požadovaný typ menovky nie je uvedený v poli Typ produktu, môžete použiť jednu z uvedených menoviek alebo môžete vytvoriť novú veľkosť menovky.

    3. Kliknite na položku Podrobnosti a potom porovnajte rozmery menovky a počet menoviek na jednom hárku (ak ide o menovky vytlačené na laserových a atramentových tlačiarňach) alebo počet stĺpcov vo formulári menoviek (ak ide o menovky vytlačené na ihličkových tlačiarňach).

    4. Vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:

      • Ak sú rozmery a rozloženie vašich menoviek odlišné, použite vybraté menovky.

      • Ak rozmery a rozloženie nezodpovedajú vašim hodnotám, kliknite na tlačidlo Zrušiť a pokračujte krokom 5.

    5. V dialógovom okne Menovka – možnosti kliknite na typ tlačiarne (Tlačiarne s podávačom papiera alebo Tlačiarne bez podávača papiera) a kliknite na položku Nová menovka.

    6. Do poľa Názov menovky napíšte názov novej menovky, vyberte výšku, šírku menovky, okraje a ďalšie možnosti a kliknite na tlačidlo OK.

Nová menovka sa vloží do kategórie Iné alebo vlastné. Keď teda budete najbližšie používať vlastné menovky, nezabudnite v zozname Dodávatelia štítkov vybrať možnosť Iné alebo vlastné.

  1. Po vybratí požadovaných možností menovky kliknite na tlačidlo OK.

    V programe Word sa vytvorí dokument, v ktorom sa prostredníctvom tabuľky vytvorí rozloženie menoviek. Ak sa nezobrazujú čiary oddeľujúce menovky v rozložení, kliknite na kartu Rozloženie v časti Nástroje tabuliek a potom v skupine Tabuľka kliknite na položku Zobraziť mriežku.

Na začiatok stránky

Prerušenie a obnovenie hromadnej korešpondencie

Ak potrebujete ukončiť prácu s hromadnou korešpondenciou, môžete uložiť hlavný dokument menovky, s ktorým pracujete, a pokračovať v práci neskôr. V programe Word sa uchová zdroj údajov a informácie polí v uloženom dokumente. Ak ste pred prerušením práce používali pracovnú tablu Hromadná korešpondencia, po obnovení práce sa prostredníctvom programu Word vrátite na miesto pracovnej tably, na ktorom ste prácu prerušili.

  1. Keď budete chcieť obnoviť prácu na hromadnej korešpondencii, otvorte uložený hlavný dokument menovky.

    V programe Word sa zobrazí okno s hlásením, prostredníctvom ktorého potvrďte otvorenie dokumentu a spustite príkaz SQL (prostredníctvom príkazu SQL sa spojí program Word so zdrojovým súborom programu Excel).

  2. Kliknutím na tlačidlo Áno sa pripojí zdrojový súbor programu Excel a načíta zoznam adries.

    Zobrazí sa text hlavného dokumentu menovky spolu s vloženými poľami.

  3. Kliknite na kartu Korešpondencia a pokračujte v práci.

Na začiatok stránky

Krok 3: Pripojenie menoviek k údajom v hárku

Ak chcete zlúčiť informácie o adresách s menovkami, musíte pripojiť menovky k hárku, ktorý obsahuje zoznam adries.

  1. Ak sa pripájate k hárku prvýkrát, vykonajte nasledujúce kroky:

    1. V ponuke Súbor kliknite na položku Možnosti.

    2. Kliknite na položku Rozšírené.

    3. Prejdite do časti Všeobecné a začiarknite políčko Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení.

    4. Kliknite na tlačidlo OK.

  2. Otvorte hlavný dokument hromadnej korešpondencie a v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu na karte Korešpondencia kliknite na položku Vybrať príjemcov a potom kliknite na položku Použiť existujúci zoznam.

    Príkaz Zadať nový zoznam

  3. V dialógovom okne Výber zdroja údajov nájdite hárok programu Excel a dvakrát naň kliknite.

  4. V dialógovom okne Potvrdiť zdroj údajov začiarknite políčko Zobraziť všetko, v poli Otvoriť zdroj údajov kliknite na položku Hárky MS Excel cez DDE (*.xls) a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka : Ak sa v zozname nezobrazuje položka Hárky MS Excel cez DDE (*.xls) začiarknite pole Zobraziť všetko.

  5. V dialógovom okne Microsoft Office Excel vyberte v zozname Rozsah buniek alebo názov rozsahu rozsah buniek alebo hárok, ktorý obsahuje informácie potrebné na zlúčenie, a kliknite na tlačidlo OK.

Menovky sú prepojené s údajmi hárka, ale hárok menoviek je stále prázdny. Ak je to potrebné, definujte zoznam príjemcov podľa postupu v kroku 4 alebo začnite s napĺňaním menoviek zástupnými objektmi na pridanie informácií o adresách podľa postupu v kroku 5.

Na začiatok stránky

Krok 4: Upravenie zoznamu príjemcov, ktorých mená sa majú zobraziť na menovkách

V programe Word sa vytvorí menovka pre každú adresu v poštovom zozname. Ak chcete, aby sa vytvorili menovky iba pre niektoré adresy v poštovom zozname, môžete si vybrať, ktoré adresy (záznamy) sa majú zahrnúť.

Ak chcete zúžiť zoznam príjemcov v súbore s údajmi alebo k nemu pridať podmnožinu záznamov, vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu na položku Upraviť zoznam príjemcov.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Upraviť zoznam príjemcov.

  2. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

    • Výber jednotlivých záznamov    Táto metóda je najužitočnejšia v prípade, že zoznam je krátky. Začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčka vedľa mien príjemcov, ktorí majú alebo nemajú byť zahrnutí v hromadnej korešpondencii.

      Tip : Ak chcete do hromadnej korešpondencie zahrnúť iba niekoľko záznamov, zrušte začiarknutie v riadku s hlavičkami a vyberte iba tie záznamy, ktoré chcete zahrnúť. Ak chcete zahrnúť väčšinu zoznamu, začiarknite políčko v riadku hlavičky a zrušte začiarknutie políčok záznamov, ktoré nemajú byť zahrnuté do hromadnej korešpondencie.

    • Zoradenie záznamov    Kliknite na záhlavie stĺpca, podľa ktorého chcete zoraďovať záznamy. V programe Word sa zoznam zoradí v zostupnom abecednom poradí (od A po Z). Kliknite na záhlavie stĺpca ešte raz a zoznam sa zoradí vo vzostupnom abecednom poradí (od Z po A).

      Ak chcete určiť rozšírené možnosti zoraďovania, kliknite na položku Zoradiť v časti okna Upraviť zoznam príjemcov a vyberte preferencie zoraďovania na karte Zoradiť záznamy v dialógovom okne Filter a zoradenie. Môžete napríklad určiť, že adresy musia byť zoradené v abecednom poradí podľa priezvisk príjemcov v rámci jednotlivých poštových smerovacích čísel a poštové smerovacie čísla musia byť zoradené v číselnom poradí.

    • Filtrovanie záznamov    Táto metóda je najužitočnejšia, ak sa v zozname nachádzajú záznamy, ktoré nechcete zobraziť v hromadnej korešpondencii alebo ich do nej zahrnúť. Po filtrovaní zoznamu môžete začiarknuť alebo zrušiť začiarknutie políčok, čím sa zahrnú alebo odstránia špecifické záznamy.

      Ak chcete filtrovať záznamy, vykonajte nasledovné kroky:

      1. V časti Upraviť zoznam príjemcov kliknite na možnosť Filtrovať.

      2. Na karte Filtrovať záznamy v dialógovom okne Dotaz – možnosti vyberte kritériá, podľa ktorých chcete filtrovať záznamy.

        Ak chcete napríklad filtrovať iba adresy z Austrálie, kliknite na položku Krajina alebo oblasť v zozname Pole, na položku Rovná sa v zozname Porovnanie a položku Austrália v zozname Porovnať s.

      3. Ak chcete ďalej upravovať filter, kliknite na možnosti A alebo Alebo a vyberte ďalšie kritériá.

        Ak chcete, napríklad, generovať menovky pre podniky v Mníchove, špecifikujte záznamy, v ktorých pole Mesto bude obsahovať názov Mníchov a pole Názov spoločnosti nebude prázdne. Ak ste vo filtri použili možnosť Alebo namiesto možnosti A, v hromadnej korešpondencii sa zobrazia všetky mníchovské adresy, ako aj všetky adresy obsahujúce zadané názov spoločnosti bez ohľadu na mesto.

Poznámka : Ak ste v počítači nainštalovali softvér na overovanie adries, kliknite na možnosť Overiť adresy v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie a overte adresy príjemcov.

Na začiatok stránky

Krok 5: Pridanie zástupných objektov (polí hromadnej korešpondencie) k menovkám

Po pripojení menoviek k zoznamu adries je možné pridávať zástupné objekty, pomocou ktorých sa určí miesto, kde sa na menovkách budú zobrazovať adresy. Môžete aj napísať text, ktorý sa má opakovať na každej menovke, ako napríklad logo spoločnosti alebo spiatočná adresa na poštovom štítku.

Zástupné objekty pre adresy sa nazývajú polia hromadnej korešpondencie. Pri spracovaní hromadnej korešpondencie sa polia hromadnej korešpondencie vyplnia informáciami zo zoznamu adries. Polia hromadnej korešpondencie vo Worde zodpovedajú hlavičkám stĺpcov v excelovom hárku.

Súbor s údajmi so stĺpcami (kategóriami) a riadkami (záznamami)

1. Stĺpce v súbore s údajmi predstavujú kategórie informácií. Polia hromadnej korešpondencie, ktoré sa pridajú do menoviek, sú zástupnými znakmi týchto kategórií.

2. Riadky v súbore s údajmi predstavujú záznamy informácií. V programe Word sa pri vykonaní hromadnej korešpondencie vytvorí menovka pre každý záznam.

Umiestnením poľa hromadnej korešpondencie do pôvodnej menovky, ktorú ste konfigurovali a v hlavnom dokumente menovky, naznačíte, že chcete, aby sa v danom mieste zobrazila určitá kategória informácií, ako napríklad meno alebo adresa.

Polia vložené do dokumentu programu Word

Poznámka : Keď vložíte pole hromadnej korešpondencie do hlavného dokumentu menovky, názov poľa je vždy obklopený dvojitými šípkami (« »). Tieto znaky sa nebudú zobrazovať na finálnych menovkách. Ich cieľom je pomôcť rozoznať polia v hlavnom dokumente menovky od obyčajného textu.

Na začiatok stránky

Čo sa stane v prípade zlúčenia?

Po vykonaní hromadnej korešpondencie sa informáciami z prvého riadka v súbore s údajmi nahradia polia v prvej menovke. Potom sa informáciami z druhého riadka v súbore s údajmi nahradia polia v druhej menovke atď.

Zlučovanie informácií zo súboru s údajmi do menovky

Príklady práce s poľami   

Pri návrhu menoviek je možné prepojiť všetky záhlavia stĺpcov zo súboru s údajmi s poľom v menovke.

Predpokladajme napríklad, že zoznam adresátov obsahuje odberateľov bulletinu a v súbore s údajmi sa nachádza stĺpec s názvom Dátum ukončenia platnosti, kde sa ukladajú údaje o ukončení platnosti každého odberu. Ak do hlavného dokumentu menovky vložíte pole «Dátum ukončenia platnosti» ešte pred spustením spracovania hromadnej korešpondencie, odberatelia uvidia svoj dátum ukončenia platnosti na vlastnej menovke s adresou.

Polia sa môžu spájať a rozdeľovať pomocou interpunkčných znamienok. Ak chcete napríklad vytvoriť adresu, nakonfigurujte polia v hlavnom dokumente menovky nasledovne:

«Meno» «Priezvisko»

«Ulica»

«Mesto», «Štát» «PSČ»

V prípade často používaných kombinácií, ako napríklad adresy a oslovenia, sa v programe Word poskytujú zložené polia, pomocou ktorých sa zoskupujú skupiny polí. Napríklad pole Adresa je kombináciou niekoľkých polí vrátane mena, priezviska, ulice, mesta a PSČ.

Prvky v poli bloku pre adresu

Obsah zlúčených polí je možné prispôsobovať. Napríklad v poli Adresa je možné vybrať formálny formát mena (Pán Michal Lehotský). V oslovení môžete použiť namiesto oslovenia „Vážený“ strohejšie „Príjemca:“.

Na začiatok stránky

Mapovanie polí hromadnej korešpondencie k údajovému súboru

Ak sa chcete presvedčiť, či sa v programe Word podarí nájsť stĺpec v súbore s údajmi, ktorý zodpovedá všetkým prvkom adresy, je potrebné priradiť polia hromadnej korešpondencie v programe Word ku stĺpcom v tabuľkovom hárku programu Excel.

Ak chcete priradiť polia, kliknite na položku Mapovať polia v skupine Zapísať a vložiť polia na karte Korešpondencia.

Skupina Zapísať a vložiť polia

Zobrazí sa dialógové okno Mapovanie polí.

Dialógové okno Mapovanie polí

Prvky adresy sa zobrazia na ľavej strane. Záhlavia stĺpcov zo súboru s údajmi sú zobrazené napravo.

Prostredníctvom programu Word sa vyhľadá stĺpec, ktorý je najvhodnejší pre jednotlivé prvky. Na obrázku je zobrazené, ako sa prostredníctvom programu Word automaticky priradí stĺpec Titul zo súboru s údajmi k prvku Zdvorilé oslovenie. V programe Word sa nepodarilo priradiť ďalšie prvky, ako napríklad prvok Ďalšie meno.

V zozname na pravej strane je možné vybrať stĺpec z údajového súboru, ktorý sa zhoduje s prvkom na ľavej strane. Je v poriadku, že prvky Jedinečný identifikátor a Ďalšie meno nie sú zosúladené, lebo menovka hromadnej korešpondencie nevyžaduje použitie každého poľa. Ak pridáte pole, ktoré neobsahuje údaje, z údajového súboru, v zlúčenom dokumente sa zobrazí ako prázdny zástupný objekt – zvyčajne prázdny riadok alebo prázdny priestor.

Na začiatok stránky

Zadanie obsahu a pridanie zástupných objektov alebo polí

  1. Pri nastavení úvodnej menovky (v hlavnom dokumente menoviek) zadajte obsah, ktorý sa má zobraziť na každej menovke.

    Ak chcete pridať obrázok, napríklad logo, kliknite na karte Vložiť v skupine Ilustrácie na položku Obrázok.

  2. Kliknite na miesto, kam chcete vložiť pole.

  3. Použite skupinu Zapísať a vložiť polia na karte Korešpondencia.

    Skupina Zapísať a vložiť polia

  4. Vyberte položky, ktoré chcete pridať:

    • Adresa s menom, adresa alebo ďalšie informácie

    • Kliknite na položku Blok pre adresu.

    • V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte prvky adresy, ktoré sa majú zahrnúť, a formáty, ktoré sa pre ne majú použiť. Potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, znamená to, že v programe Word sa nenašli niektoré informácie, ktoré sú potrebné na dokončenie bloku pre adresu. Kliknite na šípku vedľa položky (nezhoduje sa) a vyberte zo zdroja údajov pole potrebné na vykonanie hromadnej korešpondencie.

    • Jednotlivé polia

      Môžete vkladať informácie z jednotlivých polí, ako napríklad meno, telefónne číslo alebo výšku príspevku zo zoznamu darcov. Ak chcete rýchlo pridať pole zo súboru s údajmi k hlavnému dokumentu menovky, kliknite na šípku vedľa položky Vložiť zlučovacie pole a potom kliknite na názov poľa.

      Ak chcete do dokumentu vložiť ďalšie voliteľné polia, vykonajte nasledovné kroky:

      • Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Zapísať a vložiť polia na položku Vložiť zlučovacie pole.

      • V dialógovom okne Vložiť zlučovacie pole vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

        • Ak chcete vybrať polia s adresou, ktoré automaticky zodpovedajú poliam v zdroji údajov aj v prípade, že názvy daných polí nie sú zhodné s názvami polí v programe Word, kliknite na položku Polia adresy.

        • Ak chcete vybrať polia, v ktorých sa majú údaje čerpať priamo zo stĺpca v súbore s údajmi, kliknite na položku Databázové polia.

      • V poli Polia kliknite na polia, ktoré chcete vybrať.

      • Kliknite na tlačidlo Vložiť a potom na tlačidlo Zavrieť.

      • Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, znamená to, že v programe Word sa nepodarilo nájsť niektoré informácie, ktoré sú potrebné na vloženie do poľa. Kliknite na šípku vedľa položky (nezhoduje sa) a vyberte zo zdroja údajov pole potrebné na vykonanie hromadnej korešpondencie.

        Poznámka : Ak vložíte pole zo zoznamu Databázové polia a neskôr zmeníte zdroj údajov na taký, ktorý neobsahuje stĺpec s tým istým názvom, prostredníctvom programu Word nebude možné vložiť dané informácie o poliach do zlúčeného dokumentu.

    • Vlastné polia z kontaktov programu Microsoft Office Outlook

      Jediným spôsobom, ako zahrnúť do hlavného dokumentu vlastné polia kontaktov, je spustenie spracovania hromadnej korešpondencie priamo v programe Outlook. Najprv je potrebné nastaviť zobrazenie požadovaných kontaktov a polí pre hromadnú korešpondenciu. Potom sa spustí spracovanie hromadnej korešpondencie. Po výbere požadovaných nastavení sa program Word automaticky spustí a zlúčenie sa môže dokončiť.

Na začiatok stránky

Nastavenie zobrazenia kontaktov, ktoré zahŕňa vlastné polia

  1. V kontaktoch programu Outlook kliknite na karte Zobraziť na príkaz Zmeniť zobrazenie a potom na položku Zoznam.

  2. Pravým tlačidlom myši kliknite na záhlavie stĺpca a v kontextovej ponuke kliknite na príkaz Výber polí.

  3. V hornej časti rozbaľovacieho zoznamu dialógového okna Výber polí vyberte položku Používateľom definované polia v priečinku.

  4. Presuňte pole, ktoré chcete pridať, z dialógového okna do záhlaví stĺpcov. Malá červená šípka slúži ako pomocník pri umiestňovaní poľa na požadované miesto.
    Presunutie vlastného poľa z dialógového okna Výber polí do zobrazenia priečinka kontaktov

    Nové pole v dialógovom okne Výber polí sa pridáva kliknutím na položku Nové umiestnenú v dolnej časti.

  5. Po pridaní všetkých vlastných polí do zobrazenia zavrite dialógové okno Výber polí.

  6. Ak chcete odstrániť pole, ktoré nemá byť súčasťou hromadnej korešpondencie, v zobrazení zoznamu kliknite na názov daného poľa v záhlaví stĺpca a presuňte ho mimo záhlavia stĺpca.

Na začiatok stránky

Spustenie hromadnej korešpondencie z programu Outlook

  1. V kontaktoch programu Outlook vyberte jednotlivé kontakty podržaním klávesu Shift a kliknutím na vybratý rozsah alebo podržaním klávesu Ctrl a kliknutím na jednotlivé kontakty. Ak chcete zahrnúť všetky kontakty aktuálne zobrazené v zobrazení, nekliknite na žiadny kontakt.

  2. Na karte Domov kliknite na položku Hromadná korešpondencia.

  3. Ak chcete, aby súčasťou hromadnej korešpondencie boli jednotlivé kontakty, kliknite na položku Len vybraté kontakty. Ak chcete, aby súčasťou hromadnej korešpondencie boli všetky kontakty z aktuálneho zobrazenia, kliknite na položku Všetky kontakty v aktuálnom zobrazení.

  4. Ak je zobrazenie zoznamu nakonfigurované na zobrazovanie iba tých polí, ktoré chcete používať pri hromadnej korešpondencii, kliknite na položku Polia kontaktu v aktuálnom zobrazení. V opačnom prípade kliknite na položku Všetky polia kontaktu a súčasťou hromadnej korešpondencie budú všetky polia kontaktov.

  5. Ak chcete vytvoriť nový hlavný dokument hromadnej korešpondencie, kliknite na položku Nový dokument. V opačnom prípade kliknite na položku Existujúci dokument a potom kliknite na položku Prehľadávať, aby sa vyhľadal dokument používaný ako hlavný dokument.

  6. Ak chcete uložiť vybraté kontakty a polia na ďalšie použitie, začiarknite políčko Stály súbor a potom kliknutím na položku Prehľadávať súbor uložte. Údaje sú uložené v dokumente programu Word ako údaje oddelené čiarkami.

  7. V časti Typ dokumentu kliknite na položku Menovky s adresami.

  8. Kliknite na tlačidlo OK. Keď sa dokument otvorí v programe Word, na karte Korešpondencia v skupine Zapísať a vložiť polia kliknite na šípku vedľa položky Vložiť zlučovacie pole a potom kliknite na polia, ktoré chcete pridať do hlavného dokumentu menovky.

  • Po skončení nastavovania prvej menovky kliknite v skupine Zapísať a vložiť polia na položku Aktualizovať menovky.

    V programe Word sa rozloženie prvej menovky použije aj na všetky ostatné.

  • V programe Word nemôžete manuálne zadať znaky zlučovacieho poľa («« »») ani použiť príkaz Symbol v ponuke Vložiť. Musíte použiť hromadnú korešpondenciu.

  • Keď sa zlučovacie polia zobrazia v zátvorkách, napríklad {Mesto MERGEFIELD}, Word zobrazuje kódy polí namiesto výsledkov polí. Neovplyvní to spracovanie hromadnej korešpondencie, ale ak chcete namiesto toho zobraziť výsledky, kliknite pravým tlačidlom myši na kód poľa a potom kliknite na položku Prepnúť kód poľa.

Na začiatok stránky

Formátovanie zlúčených údajov

Databázové a tabuľkové programy, napríklad Access alebo Excel, uchovávajú zadané informácie v bunkách ako nespracované údaje. Niektoré formátovanie, napríklad formátovanie písma alebo farieb použité v programoch Access alebo Excel, sa neuloží s nespracovanými údajmi. Pri zlučovaní informácií zo súboru s údajmi do dokumentu programu Word sa nespracované údaje zlúčia bez použitia formátovania.

Ak chcete formátovať údaje dokumentu, vyberte pole hromadnej korešpondencie a formátujte ho tak, ako by ste formátovali text. Ubezpečte sa, že výber obsahuje dvojité šípky (« »), ktoré ohraničujú pole.

Na začiatok stránky

Krok 6: Ukážka a tlač menoviek

Po pridaní polí do pôvodnej menovky nakonfigurovanej v hlavnom dokumente menovky môžete zobraziť ukážku výsledkov hromadnej korešpondencie. Ak ste spokojní s ukážkou, dokončite spracovanie hromadnej korešpondencie a vytlačte menovky. Hlavný dokument menovky môžete uložiť na neskoršie použitie.

Ukážka hromadnej korešpondencie

Pred dokončením hromadnej korešpondencie môžete zobraziť ukážku menoviek a vykonať požadované zmeny.

Ak chcete zobraziť ukážku, vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov v skupine Ukážka výsledkov na karte Korešpondencia:

Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca skupinu Ukážka výsledkov.

  • Kliknite na skupinu Ukážka výsledkov.

  • Prechádzajte cez jednotlivé menovky kliknutím na tlačidlá Ďalší záznam a Predchádzajúci záznam v skupine Ukážka výsledkov na karte Korešpondencia.

  • Ukážku konkrétnej menovky zobrazíte kliknutím na položku Hľadať príjemcu.

Poznámka : Kliknutím na položku Upraviť zoznam príjemcov v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu na karte Korešpondencia sa otvorí dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie, v ktorom je možné filtrovať zoznam alebo odstraňovať príjemcov z hromadnej korešpondencie v prípade, ak sa zobrazujú záznamy, ktoré nechcete zahrnúť.

Poznámka : Na rozloženie hárka s menovkami na stránke sa v programe Word používa tabuľka. Keď sa presúvate po menovkách, aktívny záznam sa zobrazí v prvej bunke tabuľky a ďalšie záznamy v nasledujúcich bunkách.

Na začiatok stránky

Dokončenie hromadnej korešpondencie

Ak chcete vytlačiť menovky, vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Dokončiť na položku Dokončiť a zlúčiť a potom kliknite na položku Tlačiť dokumenty.

Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

  1. Vyberte, či sa má vytlačiť celá množina menoviek, iba aktuálne zobrazená menovka alebo niektorá podmnožina množiny menoviek.

Ak chcete zmeniť jednotlivé menovky, vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Dokončiť na položku Dokončiť a zlúčiť a potom kliknite na položku Upraviť jednotlivé dokumenty.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

  2. Vyberte, či chcete upraviť celú množinu menoviek, iba aktuálne zobrazenú menovku alebo podmnožinu množiny menoviek. Program Word uloží menovky určené na úpravu do samostatného súboru.

Na začiatok stránky

Krok 7: Uloženie menoviek na prípadné použitie v budúcnosti

Nezabudnite, že uložené menovky sú nezávislé od vami nastavenej pôvodnej menovky v hlavnom dokumente menovky. Odporúča sa uloženie samotného hlavného dokumentu menovky, ak sa má použiť pri ďalšom spracovaní hromadnej korešpondencie.

Pri uložení hlavného dokumentu menovky sa uloží aj prepojenie na súbor s údajmi. Pri ďalšom otvorení hlavného dokumentu menovky sa zobrazí výzva prostredníctvom programu Word, či sa majú informácie zo súboru s údajmi znovu zlúčiť do hlavného dokumentu menovky.

  • Kliknutím na možnosť Áno otvoríte dokument s informáciami zo záznamu, ktorý bol zlúčený ako prvý.

  • Kliknutím na možnosť Nie program Word preruší prepojenie medzi hlavným dokumentom menovky a súborom s údajmi, hlavný dokument menovky sa preformátuje na štandardný dokument programu Word a polia sa nahradia jedinečnými informáciami z prvého záznamu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×