Vytváranie a používanie politík správy informácií

Politiky správy informácií umožňujú organizácii určiť, ako dlho sa má obsah zachovať, kontrolovať, čo ľudia s obsahom robia, a pridať do dokumentov čiarové kódy alebo menovky. Politika pomáha pri presadzovaní dodržiavania právnych a vládnych predpisov alebo interných obchodných procesov. Ako správca môžete nastaviť politiku na ovládanie sledovania dokumentov a stanovenie obdobia, počas ktorého sa majú uchovávať.

Môžete vytvoriť politiku správy informácií na troch rôznych miestach v rámci hierarchie lokalít od najširšej po najužšiu:

  • Vytvorenie politiky, ktorá sa použije pre viaceré typy obsahu v rámci kolekcie lokalít.

  • Vytvorenie politiky pre typ obsahu lokality.

  • Vytvorenie politiky pre zoznam alebo knižnicu.

Ďalšie informácie nájdete v téme Úvod do politík správy informácií.

Vytvorenie politiky pre viaceré typy obsahu v rámci kolekcie lokalít

Ak chcete zabezpečiť, aby sa politika správy informácií použila na všetky dokumenty určitého typu v rámci kolekcie lokalít, zvážte vytvorenie politiky na úrovni kolekcie lokalít a jej následné použitie na typy obsahu. Takéto politiky sa označujú ako politiky kolekcie lokalít.

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít vyberte položky > Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v záhlaví okna v SharePointe 2016. > Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality vyberte položky Správa kolekcie lokalít > Šablóny politiky typu obsahu.
    Prepojenie na šablónu politiky typu obsahu na stránke nastavenia lokality

  3. Na stránke Politiky vyberte položku > Vytvoriť.

  4. Zadajte názov a popis politiky a napíšte krátke prehlásenie o politike, ktoré používateľom vysvetlí účel politiky.

  5. V ďalšej časti o vytváraní politiky typu obsahu v tomto článku získate informácie o postupe nastavenia funkcií, ktoré chcete s politikou prepojiť.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Vytvorenie politiky pre typ obsahu lokality

Pridanie politiky správy informácií k typu obsahu zjednodušuje priradenie funkcií politiky k viacerým zoznamom alebo knižniciam. Môžete pridať existujúcu politiku správy informácií k určitému typu obsahu alebo vytvoriť jedinečnú politiku, ktorá bude špecifická pre určitý samostatný typ obsahu.

Môžete tiež pridať politiku správy informácií k typu obsahu, ktorý je špecifický pre zoznamy. To má za následok použitie politiky iba na položky v zoznamoch, v ktorých sa používa tento typ obsahu.

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít vyberte položky > Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v záhlaví okna v SharePointe 2016. > Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality vyberte položky Galérie pre webových dizajnérov > Typy obsahu lokality.
    Prepojenie na typy obsahu lokality na stránke nastavenia lokality

  3. Na stránke Nastavenia typu obsahu lokality vyberte typ obsahu, ku ktorému chcete pridať politiku.

  4. Na stránke Typ obsahu lokality vyberte položky Nastavenia > Nastavenie politiky správy informácií.

  5. Na stránke Úprava politiky zadajte názov a popis politiky a potom stručné vysvetlenie účelu politiky pre používateľov.

  6. V nasledujúcich častiach vyberte jednotlivé funkcie politiky, ktoré chcete pridať do svojej politiky správy informácií.
    Typy politík obsahu

  7. Ak chcete určiť obdobie uchovávania dokumentov a položiek, na ktoré sa vzťahuje táto politika, vyberte položku Povoliť uchovávanie a potom zadajte obdobie uchovávania a akcie, ktoré sa majú vykonať po uplynutí platnosti položiek.

    Určenie obdobia uchovávania

1.

Vyberte položku Pridať fázu uchovávania pre záznamy...

2.

Vyberte možnosť obdobia uchovávania a určite, kedy uplynie platnosť dokumentov alebo položiek. Použite jeden z nasledovných postupov:

  • Ak chcete nastaviť dátum uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu, vyberte položky Udalosť > Táto fáza je odvodená od vlastnosti dátumu položky a potom vyberte požadovanú akciu s dokumentom alebo položkou (napríklad Vytvorené alebo Upravené) a časový prírastok po vykonaní danej akcie (napríklad počet dní, mesiacov alebo rokov), kedy má uplynúť platnosť položky.

  • Ak chcete na určenie uplynutia platnosti použiť vlastný vzorec uchovávania údajov, vyberte položku Nastavené vlastným vzorcom nachádzajúcim sa na tomto serveri.

Poznámka :  Táto možnosť je dostupná iba v prípade, že vlastný vzorec nastavil váš správca.

3.

Možnosť Spustiť pracovný postup je k dispozícii iba v prípade, že definujete politiku pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, ktorý už má priradený pracovný postup. Potom sa zobrazí ponuka pracovných postupov, z ktorých si môžete vybrať.

4.

V časti Opakovanie vyberte položku Opakovať akciu tejto fázy... a zadajte, ako často sa má akcia opakovať.

Poznámka :  Táto možnosť je k dispozícii len v prípade, že je možné vybratú akciu opakovať. Opakovanie nemôžete nastaviť napríklad pre akciu Natrvalo odstrániť.

5.

Vyberte tlačidlo OK.

  1. Ak chcete povoliť auditovanie pre dokumenty a položky, na ktoré sa vzťahuje táto politika, vyberte položku Povoliť auditovanie a potom zadajte udalosti určené na auditovanie.

    Povolenie auditovania

1.

Na stránke Úprava politiky vyberte položky Auditovanie > Povoliť auditovanie a potom začiarknite políčka vedľa udalostí, pre ktoré chcete vytvárať auditovacie záznamy.

2.

Ak chcete používateľom zobraziť výzvu na vloženie týchto čiarových kódov do dokumentov, vyberte možnosť Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie čiarového kódu .

3.

Výberom tlačidla OK použite funkciu auditovania v politike.

Funkcia politiky auditovania umožňuje organizáciám vytvoriť a analyzovať auditovacie záznamy pre dokumenty a vytvoriť zoznamy položiek, napríklad zoznamy úloh, zoznamy problémov, diskusné skupiny a kalendáre. Táto funkcia politiky poskytuje denník auditu, v ktorom sa zaznamenávajú udalosti, napríklad vtedy, keď sa obsah zobrazí, upraví alebo odstráni.

Keď je auditovanie povolené ako súčasť politiky správy informácií, správcovia môžu zobraziť údaje auditu v zostavách použitia politík v Microsoft Exceli, ktoré sumarizujú aktuálne použitie. Správcovia môžu z týchto zostáv zistiť, ako sa používajú informácie v rámci organizácie. Tieto zostavy môže tiež pomôcť organizáciám overovať a dokumentovať dodržiavanie príslušných predpisov alebo skúmať potenciálne problémy.

V denníku auditu sa zaznamenávajú nasledujúce informácie: názov udalosti, dátum a čas udalosti a systémové meno používateľa, ktorý akciu vykonal.

  1. Keď sú ako súčasť politiky povolené čiarové kódy, pridajú sa do vlastností dokumentu a zobrazia sa v oblasti hlavičky dokumentu, v ktorom je čiarový kód použitý. Rovnako ako označenia je možné manuálne odstrániť z dokumentu aj čiarové kódy. Môžete určiť, či používatelia budú vyzvaní na zahrnutie čiarového kódu pri tlači alebo ukladaní položky, alebo či sa má čiarový kód vložiť manuálne pomocou karty Vložiť v programoch z vydania balíka Office 2010.

    Povolenie čiarových kódov

1.

Na stránke Úprava politiky vyberte položky Čiarové kódy > Povoliť čiarové kódy.

2.

Ak chcete používateľom zobraziť výzvu na vloženie týchto čiarových kódov do dokumentov, vyberte možnosť Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie čiarového kódu.

3.

Výberom tlačidla OK použite funkciu čiarových kódov v politike.

Politika čiarových kódov generuje štandardné čiarové kódy v súlade so štandardom Kód 39. Každý obrázok čiarového kódu obsahuje pod symbolom čiarového kódu text, ktorý predstavuje hodnotu čiarového kódu. Takto sa dajú údaje čiarového kódu použiť aj vtedy, keď nie je k dispozícii hardvér na skenovanie čiarových kódov. Používatelia môžu manuálne zadať číslo čiarového kódu do vyhľadávacieho poľa a vyhľadať položku na lokalite.

  1. Ak chcete vyžadovať, aby dokumenty, na ktoré sa vzťahuje táto politika, mali označenia, vyberte položku Povoliť označenia a potom zadajte požadované nastavenia pre označenia.

    Povolenie označení

1.

Ak chcete, aby používatelia povinne pridávali do dokumentov označenia, vyberte možnosť Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie označenia.

Poznámka :  Ak majú byť označenia voliteľné, toto políčko nezačiarknite.

2.

Ak chcete označenie uzamknúť, aby sa nedalo zmeniť, po jeho vložení vyberte možnosť Zabrániť zmenám označení po ich pridaní.

Toto nastavenie bráni v aktualizácii textu označenia po jeho vložení do položky v rámci klientskej aplikácie, akou je napríklad Word, Excel alebo PowerPoint. Ak chcete, aby sa označenie aktualizovalo pri aktualizácii vlastností tohto dokumentu alebo položky, toto políčko ponechajte nezačiarknuté.

3.

Do poľa Formát označenia zadajte text označenia tak, ako sa má zobraziť. Označenia môžu obsahovať až 10 odkazov na stĺpce, pričom každý odkaz môže mať najviac 255 znakov. Ak chcete vytvoriť formát označenia, postupujte takto:

Zadajte názvy stĺpcov, ktoré chcete zahrnúť do označenia, v poradí, v akom sa majú zobraziť. Názvy stĺpcov zadajte v zložených zátvorkách ({}) tak, ako je to znázornené v príklade na stránke Úprava politiky.

Zadajte slová, ktoré identifikujú stĺpce, mimo zátvoriek tak, ako je to znázornené v príklade na stránke Úprava politiky.

4.

Ak chcete pridať zlom riadka, zadajte \n na mieste, kde sa má zlom riadka zobraziť.

5.

Vyberte požadovanú veľkosť a štýl písma a zadajte, či sa má označenie zobraziť vľavo, v strede alebo vpravo v dokumente.

Vyberte písmo a štýl, ktoré sú k dispozícii v počítačoch používateľov. Veľkosť písma určuje, koľko textu sa zobrazí na označení.

6.

Zadajte výšku a šírku označenia. Výška aj šírka označenia môže byť od 0,635 do 50,8 cm. Text označenia je vždy zvislo zarovnaný na stred označenia.

7.

Ukážku obsahu označenia zobrazíte výberom položky Obnoviť.

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Vytvorenie politiky pre zoznam, knižnicu alebo priečinok (politika uchovávania údajov založená na umiestnení)

Môžete definovať politiku uchovávania údajov, ktorá sa bude vzťahovať len na určitý zoznam, knižnicu alebo priečinok. Ak ale týmto spôsobom vytvoríte politiku uchovávania údajov, túto politiku nie je možné použiť na iné zoznamy, knižnice, priečinky alebo lokality a politiku kolekcie lokalít nie je možné použiť na definovanie politiky na základe umiestnenia.

Ak chcete použiť jednu politiku uchovávania údajov na všetky typy obsahu na jednom mieste, pravdepodobne budete chcieť použiť politiku uchovávania založenú na umiestnení. Vo väčšine prípadov budete chcieť skontrolovať, či je politika uchovávania údajov zadaná pre všetky typy obsahu.

Každý podpriečinok dedí politiky uchovávania údajov zo svojho nadradeného priečinka, pokiaľ sa nerozhodnete prerušiť dedenie a definovať novú politiku uchovávania údajov na podriadenej úrovni.

Ak chcete pre zoznam alebo knižnicu definovať politiku správy informácií inú ako politiku uchovávania údajov, musíte definovať politiku správy informácií pre každý jednotlivý typ obsahu priradený k danému zoznamu alebo knižnici.

Ak sa kedykoľvek rozhodnete v prípade určitého zoznamu alebo knižnice prejsť z politík založených na type obsahu na politiky založené na umiestnení, ako politika založená na umiestnení sa použije iba politika uchovávania údajov. Všetky ostatné politiky správy (audity a čiarové kódy) sa zdedia z priradených typov obsahu.

Politiky založené na umiestnení môžete zakázať pre kolekciu lokalít deaktivovaním funkcie Uchovávanie údajov založené na knižniciach a priečinkoch. To umožňuje správcom kolekcií lokalít zabezpečiť, aby sa ich politiky založené na type obsahu neprepísali politikami založenými na umiestnení, ktoré nastavil správca zoznamu.

Ak chcete zmeniť nastavenie politiky správy informácií pre zoznam alebo knižnicu, musíte mať minimálne povolenie spravovať zoznamy.

  1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, pre ktorú chcete zadať politiku správy informácií.

  2. Na páse s nástrojmi na karte Knižnica alebo Zoznam vyberte položku > Nastavenie knižnice alebo Nastavenie zoznamu.

    V SharePointe Online kliknite na položku Nastavenie a potom na položku Nastavenie zoznamu alebo Nastavenie knižnice.

  3. Vyberte položky Povolenia a správa > Nastavenie politiky správy informácií.
    Prepojenie na politiku správy informácií na stránke nastavení knižnice dokumentov

  4. Na stránke Nastavenie politiky správy informácií skontrolujte, či je zdroj uchovávania údajov pre daný zoznam alebo knižnicu nastavený na možnosť Knižnica a priečinky.

    Ak sa ako zdroj zobrazí typ obsahu, kliknite na položku Zmeniť zdroj a potom na položku Knižnica a priečinky. Zobrazí sa upozornenie, že sa politiky uchovávania typu obsahu budú ignorovať. Kliknite na tlačidlo OK.

  5. Na stránke Úprava politiky zadajte v časti Plán uchovávania založený na knižnici stručný popis politiky, ktorú vytvárate.

  6. Vyberte položku Pridať fázu uchovávania...

    Všimnite si, že v časti Záznamy môžete definovať rôzne politiky uchovávania údajov pre záznamy tak, že vyberiete možnosť Definujte odlišné fázy uchovávania pre záznamy.

  7. V dialógovom okne Vlastnosti fázy vyberte obdobie uchovávania, ktoré určí, kedy uplynie platnosť dokumentov alebo položiek. Použite jeden z nasledovných postupov:

    • Ak chcete nastaviť dátum uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu, vyberte položky Udalosť > Táto fáza je odvodená od vlastnosti dátumu položky a potom vyberte požadovanú akciu s dokumentom alebo položkou (napríklad Vytvorené alebo Upravené) a časový prírastok po vykonaní danej akcie (napríklad počet dní, mesiacov alebo rokov), kedy má uplynúť platnosť položky.

    • Ak chcete na určenie uplynutia platnosti použiť vlastný vzorec uchovávania údajov, vyberte položku Nastavené vlastným vzorcom nachádzajúcim sa na tomto serveri.

      Poznámka :  Táto možnosť je dostupná iba v prípade, že vlastný vzorec nastavil váš správca.

    • V časti Akcia určite, čo sa má stať, keď uplynie platnosť dokumentu alebo položky. Ak chcete povoliť konkrétnu akciu, ktorá sa má vykonať s dokumentom alebo položkou (napríklad odstránenie), vyberte ju zo zoznamu.

  8. Možnosť Spustiť pracovný postup je k dispozícii iba v prípade, že definujete politiku pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, ktorý už má priradený pracovný postup. Potom sa zobrazí ponuka pracovných postupov, z ktorých si môžete vybrať.

  9. V časti Opakovanie vyberte položku Opakovať akciu tejto fázy... a zadajte, ako často sa má akcia opakovať.

    Poznámka :  Táto možnosť je k dispozícii len v prípade, že je možné vybratú akciu opakovať. Opakovanie nemôžete nastaviť napríklad pre akciu Natrvalo odstrániť.

  10. Kliknite na tlačidlo OK.

Použitie politiky kolekcie lokalít na typ obsahu

Ak už boli pre vašu lokalitu vytvorené politiky správy informácií ako politiky kolekcie lokalít, môžete jednu z politík použiť na typ obsahu. Týmto spôsobom môžete použiť rovnakú politiku na viaceré typy obsahu v kolekcii lokalít, ktoré nezdieľajú rovnaký nadradený typ obsahu.

Ak chcete použiť politiky na viaceré typy obsahu v kolekcii lokalít a máte nakonfigurovanú službu spravovaných metaúdajov, môžete použiť publikovanie typov obsahu na publikovanie politík správy informácií vo viacerých kolekciách lokalít. Ďalšie informácie nájdete v časti Použitie politiky na typy obsahu v rôznych kolekciách lokalít.

  1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, ktorá obsahuje typ obsahu, na ktorý chcete použiť politiku.

  2. Na páse s nástrojmi na karte Knižnica alebo Zoznam vyberte položku > Nastavenie knižnice alebo Nastavenie zoznamu.

    V SharePointe Online kliknite na položku Nastavenie a potom na položku Nastavenie zoznamu alebo Nastavenie knižnice.

  3. Vyberte položky Povolenia a správa > Nastavenie politiky správy informácií.
    Prepojenie na politiku správy informácií na stránke nastavení knižnice dokumentov

  4. Skontrolujte, či je zdroj politiky nastavený na možnosť Typy obsahu a potom v časti Politiky typu obsahu vyberte typ obsahu, na ktorý chcete politiku použiť.

  5. Vyberte položky Zadajte politiku > Použiť politiku kolekcie lokality a potom v zozname vyberte politiku, ktorú chcete použiť.

    Poznámka :  Ak nie je možnosť Použiť politiku kolekcie lokality k dispozícii, pre kolekciu lokalít neboli definované žiadne politiky kolekcie lokalít.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

    Ak zoznam alebo knižnica, s ktorou pracujete, podporuje spravovanie viacerých typov obsahu, v časti Typy obsahu môžete vybrať typ obsahu, pre ktorý chcete zadať politiku správy informácií. Potom prejdete priamo na vyššie uvedený krok 5.

Použitie politiky vo viacerých kolekciách lokalít

Typy obsahu môžete zdieľať v rámci kolekcií lokalít použitím aplikácie služby spravovaných metaúdajov na nastavenie publikovania typu obsahu. Publikovanie typu obsahu vám pomáha konzistentne spravovať obsah a metaúdaje na vašich lokalitách, pretože typy obsahu je možné vytvárať a aktualizovať centrálne a aktualizácie je možné publikovať vo viacerých odoberajúcich kolekciách lokalít alebo webových aplikáciách.

Vytvorenie šablóny z existujúcej politiky na používanie vo viacerých kolekciách lokalít

Môžete definovať politiku správy informácií a potom z nej vytvoriť šablónu na ďalšie použitie vo viacerých kolekciách lokalít. Túto metódu môžete použiť, ak chcete zálohovať politiky informácií, alebo ju môžete použiť ako alternatívu publikovania typu obsahu na použitie jednej politiky vo viacerých kolekciách lokalít. Šablónu alebo zálohu politiky vytvoríte exportovaním politiky z jednej kolekcie lokalít a jej následným importom do uloženého umiestnenia alebo inej kolekcie lokalít.

Dôležité :  Ak používate funkciu exportu/importu na vytvorenie množiny šablón politík, pamätajte, že v súbore .xml politiky existuje jedinečný identifikátor. Z tohto dôvodu nemožno bez zmeny tohto jedinečného identifikátora importovať danú politiku do lokality viackrát.

Exportovanie politiky

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít vyberte položky Nastavenie Malé ozubené koliesko Nastavenie, ktoré nahradilo položku Nastavenie lokality. > Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality vyberte položky Správa kolekcie lokalít > Šablóny politiky typu obsahu.
    Prepojenie na šablónu politiky typu obsahu na stránke nastavenia lokality

  3. Vyberte politiku, ktorú chcete exportovať, prejdite na koniec a vyberte položku Exportovať.

  4. Po zobrazení výzvy na uloženie alebo otvorenie súboru vyberte položku Uložiť a potom vyberte umiestnenie na uloženie súboru. Nezabudnite vybrať umiestnenie, ktoré je dostupné pre kolekcie lokalít, do ktorých sa má politika importovať.

  5. Keď sa zobrazí dialógové okno Sťahovanie dokončené, vyberte tlačidlo Zavrieť.

Import politiky do inej kolekcie lokalít

Import politiky správy informácií umožňuje použiť politiku na viaceré typy obsahu na úrovni lokality alebo zoznamu v rámci ľubovoľnej kolekcie lokalít. Súvisiace výhody sú dve: nemusíte opätovne definovať a použiť politiku pre každý typ obsahu a môžete podstatne jednoduchšie spravovať úpravy politiky vykonaním zmien politiky na jednom mieste.

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít, na ktorú chcete použiť politiku, vyberte položky Nastavenie Malé ozubené koliesko Nastavenie, ktoré nahradilo položku Nastavenie lokality. > Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality vyberte položky Správa kolekcie lokalít > Šablóny politiky typu obsahu.

  3. Na stránke Politiky vyberte položky > Importovať > Prehľadávať a vyhľadajte súbor XML pre túto politiku.

  4. Vyberte súbor XML, v ktorom je politika uložená, a položku Otvoriť.

  5. Na stránke Import politiky kolekcie lokality vyberte položku Importovať a pridajte politiku do kolekcie lokalít.

Importovanú politiku teraz možno použiť na jeden alebo viaceré typy obsahu na úrovni lokality alebo zoznamu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×