Vyhodnotenie požiadaviek na zmenu projektu

Autor: Jane Suchan, PMP

Nekontrolovaná zmena je jedným z najväčších nepriateľov projektového manažéra.     Preto najlepším priateľom projektového manažéra môže byť solídny proces riadenia zmien. Zavedenie takéhoto procesu vám umožní doručiť zákazníkovi to, čo požadoval, v požadovanom časovom horizonte a v rámci odsúhlaseného rozpočtu. Bez riadenia zmien sa rozsah projektu stane pohyblivým cieľom a vy sa vystavíte riziku, že vám unikne jeden alebo viac faktorov úspechu vášho projektu. Schopnosť spravovať a riadiť zmenu, hlavne čo sa týka rozsahu projektu, je kľúčovým faktorom k dosiahnutiu cieľa a typickým indikátorom výkonnosti projektového manažéra. Zmena projektu je nevyhnutnou súčasťou a vy musíte byť pripravení sa s tým vyrovnať, keď takáto situácia nastane (nie ak nastane).

Vytvorenie rovnováhy medzi riadením zmien a byrokraciou

Jednou z výziev projektového manažéra je vytvorenie rovnováhy medzi potrebou riadiť zmeny projektu a súčasne sa vyhnúť zbytočnej byrokracii. Otázka je: Kde sa nachádza bod zlomu? Keďže každý projekt je jedinečný, bod, kedy riadenie zmeny prestane pridávať hodnotu a zmení sa byrokratickú prekážku, sa líši v závislosti od konkrétneho projektu.

Niektorí účastníci projektu alebo dokonca členovia vášho projektového tímu môžu mať pocit, že zavedenie riadenia zmien je váš spôsob, ako sa vyhnúť obávanému narastaniu rozsahu projektu, a že nechcete byť flexibilní a urobiť to, čo je najlepšie pre zákazníka a pre firmu. Je dôležité, aby ste takéto vnímanie rozptýlili. Informujte ich, že to, čo práve robíte, je presný opak: implementujete účinný proces na konzistentné vyhodnocovanie požadovaných zmien. Ak vykonanie zmeny bude považované za vhodné, budete mať zavedené procesy, ktoré na to budú podľa potreby vedieť zareagovať.

Na začiatok stránky

Plán riadenia zmien projektu

Plán riadenia zmien projektov popisuje, čo sa stane, keď sa vyskytne odchýlka a vďaka tomu budete môcť rýchlo zareagovať. Nie je určený na to, aby sa zmenám zabránilo. Jeho účelom je načrtnúť proces, ktorý objasňuje, ako sa o zmene bude informovať, ako sa budú prijímať rozhodnutia a ako sa podľa toho bude projekt upravovať.

Na začiatok stránky

Zavedenie riadenia zmien

Proces riadenia zmien by ste mali zaviesť hneď ako vytvoríte pôvodný plán pre kľúčové výstupy, ako sú napríklad obchodné požiadavky a plán. Projektový tím, účastníci projektu a všetci, ktorých sa týkajú zmeny v projekte, by si mali prezrieť a podporiť plán riadenia zmien predtým ako ho uvediete do života.

Drobné zmeny, ktoré majú malý vplyv na celkový úspech projektu, by nemali spôsobovať rovnaké ťažkosti, ako tie zmeny, ktoré sa týkajú požiadaviek alebo kritických medzníkov v pláne. Plán riadenia zmien projektu musí uvádzať, kedy sa vyžaduje formálna žiadosť o zmena projektu (PCR). Napríklad:

  • Aké sú prahové hodnoty pre zmeny plánu a rozpočtu?

  • Existujú nejaké zmeny, ktoré vždy vyžadujú žiadosť o zmenu?

  • Aké zmeny môžete v procese riadenia zmien vynechať?

Upozornenie: často sa stáva, že veľa zmien malého rozsahu spôsobí skutočnú škodu, na rozdiel od veľkých a viditeľných zmien. Toto vezmite do úvahy pri definovaní kritérií na PCR. Váš plán riadenia zmien by mal napríklad definovať kategórie žiadostí o zmenu, napríklad, ktoré sú významné a ktoré sú menej významné:

  • Významné zmeny    - tieto by mali byť dokumentované ako PCR. Významné zmeny projektu:

    • Majú vplyv na požiadavky alebo pracovné položky na kritickej ceste, spôsobujú omeškanie dôležitých medzníkov alebo celkového dátum ukončenia projektu o určité časové percento alebo interval. Kritéria pre významné zmeny by sa mali definovať pre každý projekt.

    • Vyžaduje sa dodatočné financovanie (v dolároch alebo ako percento rozpočtu). Suma by tiež mala byť definovaná pre každý projekt.

  • Menej významné zmeny    - tieto rutinné zmeny nevyžadujú PCR. Menej významné zmeny projektu:

    • Nemajú výrazný vplyv na plán. Nemajú vplyv na posunutie dátumu dokončenia medzníkov alebo úloh s projektovými závislosťami.

    • Nemajú žiaden negatívny finančný dopad. Nebudú mať za následok žiadne odchýlky od rozpočtu.

Na začiatok stránky

Tipy na vyhodnotenie žiadosti o zmenu

Plán riadenia zmien projektu by mal zahŕňať aj informácie o tom, ako sa žiadosti o zmenu vyhodnocujú. Je veľmi dôležité, aby kritériá na toto vyhodnotenie boli určené skôr, než sa zmena vyskytne, aby sa nestrácal čas pri dosahovaní konsenzu. Nastavenie týchto parametrov vám pomôže dosiahnuť rovnováhu medzi zmenami a celkovými podnikovými cieľmi a výhodami.

Tu je niekoľko typických otázok, ktoré treba zvážiť pri vyhodnocovaní žiadosti o zmenu:

  • Spôsobuje táto zmena doplnenie alebo zmenu obchodných požiadaviek?

  • Existuje nejaké iné riešenie, alebo je táto zmena nevyhnutná pre celkový úspech projektu?

  • Vyžaduje táto zmena navýšenie financovania?

  • Bude mať za následok posunutie dátumu dokončenia projektu?

  • Aj napriek tomu, že táto zmena môže mať negatívny vplyv na tento projekt, bude mať za následok významný obchodný prínos, vďaka ktorému sa vyplatí?

  • Bude zavedenie tejto zmeny teraz zmysluplnejšie ako jej oneskorenie? Bude mať oneskorenie za následok, že firma v konečnom dôsledku zaplatí viac?

  • Zvážil sa názor všetkých dotknutých účastníkov projektu a podporujú túto zmenu?

  • Sú nejaké zmluvné následky, ktoré treba zvážiť? Nedôjde napríklad k nedodržaniu záväzkov voči externým dodávateľom z dôvodu tejto zmeny?

Na začiatok stránky

Schválenie žiadostí o zmenu projektu

Je potrebné definovať aj to, kto môže a kto nemôže schvaľovať požadované zmeny. Bežne sa definujú rôzne úrovne autority, aby sa rutinné zmeny mohli riešiť efektívne, kým významné zmeny budú mať dostatočné množstvo pozornosti zo strany riadiacich pracovníkov.

Keď má navrhovaná zmena vplyv na rozsah projektu, mali by ste to brať ako obchodné rozhodnutie, ktoré vyžaduje schválenie sponzora projektu. Ak rozsah nie je ovplyvnený, projektový tímu a sponzor môžu rozhodnúť, že projektový manažér má oprávnenie na schválenie zmeny v určitom rozsahu. Pri niektorých projektoch sa sformujú komisie na riadenie zmien, ktoré sa pravidelne stretávajú za účelom posúdenia a schválenia žiadostí o zmenu. V organizácii môžu byť rôzne komisie na riadenie zmien, ktoré sa starajú o rôzne typy žiadostí o zmenu. Komisie pre riadenie technických zmien môžu napríklad dozerať na technologické problémy.

Jednoduchý spôsob, ako zhrnúť pokyny pre schvaľovanie žiadostí o zmenu, je pomocou tabuľky podobnej tej uvedenej nižšie, ktorá je založená na vzorovom projekte:

Typ zmeny

Všeobecný popis

Kritériá

Schvaľovateľ

Je PCR povinné?

Významná zmena

Predstavuje významnú zmenu rozsahu projektu, plánu alebo rozpočtu

Pridanie novej požiadavky alebo rozšírenie existujúcich obchodných požiadaviek

Oneskorenie plánu o viac než 14 dní alebo posunutie dátumu ukončenia projektu

Vyžaduje ďalšie finančné prostriedky v hodnote 100 000 dolárov alebo viac

Komisia na riadenie zmien projektu

Áno

Významná zmena

Predstavuje zmenu rozsahu projektu, plánu alebo rozpočtu

Objasnenie obchodných požiadaviek

Oneskorenie plánu o menej ako 14 dní, ktoré nemá vplyv na dátum ukončenia projektu

Vyžaduje ďalšie finančné prostriedky v hodnote menej ako 100 000 dolárov

Vedúci projektu

Áno

Menej významná zmena

Bežné zmeny s malým alebo žiadnym vplyvom na projekt

Nespôsobuje zmenu dátumu ukončenia medzníkov

Vplyv na rozpočet projektu je menej ako $X alebo X%

Vedúci projektu

Nie

Na začiatok stránky

Veľká návratnosť

Projektové tímy sa vždy snažia dopracovať k realizácii projektu, niekedy na úkor efektívneho plánovania. Je lákavé robiť skratky a predpokladať, že sa veci vyjasnia za pochodu. Zavedenie dobre prepracovaného procesu riadenia zmien pred tým, ako sa zmeny vyskytnú, bude predstavovať veľké výhody a celkovo lepšie výsledky projektu. Odstránenie subjektivity z riadenia zmien umožní projektovému tímu efektívne a účinne zvládnuť fluktuácie. Dobre premyslený a podrobný plán riadenia zmien, ktorý bol akceptovaný členmi projektového tímu a účastníkmi projektu, vám ušetrí čas a peniaze a to je niečo, čoho projektoví manažéri nemajú nikdy dosť.

Na začiatok stránky

O autorovi     Jane Suchan je programová manažérka, ktorá má skúsenosti s riadením obchodných iniciatív veľkých podnikov a vývojom metodík pre projektový manažment. Jane žije v Seattli, v štáte Washington.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×