Vyhľadanie záznamov s najnovšími alebo najstaršími dátumami

Tento článok obsahuje informácie o tom, ako používať dotazy na najvyššie hodnoty na vyhľadanie najstarších alebo najnovších dátumov v množine záznamov. Informácie, ktoré vráti tento typ dotazu, je možné použiť na zodpovedanie najrôznejších pracovných otázok (ak napríklad potrebujete zistiť, kedy zákazník naposledy zaslal objednávku.

Čo chcete urobiť?

Spracovanie dátumov dotazmi na najvyššie hodnoty

Vyhľadanie najnovšieho alebo najstaršieho dátumu

Vyhľadanie najnovších alebo najstarších dátumov pre záznamy v kategóriách alebo skupinách

Vyhľadanie najnovších a najstarších dátumov

Spracovanie dátumov dotazmi na najvyššie hodnoty

Dotaz na najvyššie hodnoty sa používa vtedy, keď potrebujete nájsť najnovšie alebo najstaršie dátumy v tabuľke alebo v skupine záznamov. Tieto údaje potom môžete použiť na zodpovedanie obchodných otázok rôzneho typu, ako napríklad:

  • Kedy zamestnanec naposledy niečo predal? Odpoveď vám môže pomôcť identifikovať najproduktívnejšieho a najmenej produktívneho zamestnanca.

  • Kedy zákazník naposledy zaslal objednávku? Ak zákazník v rámci daného časového obdobia nezaslal žiadnu objednávku, môžete ho premiestniť do zoznamu neaktívnych zákazníkov.

  • Kto má najbližšie narodeniny alebo ktorých n osôb má v dohľadnej dobe narodeniny?

Pravidlá vytvárania a používania dotazov na najvyššie hodnoty

Dotaz na najvyššie hodnoty sa vytvára tak, že najprv vytvoríte výberový dotaz. V závislosti od požadovaných výsledkov používate v dotaze poradie zoradenia alebo dotaz skonvertujete na dotaz na celkovú hodnotu. Ak konvertujete dotaz, použijete agregačnú funkciu, ako napríklad Maximum alebo Minimum na vrátenie najvyššej alebo najnižšej hodnoty alebo Prvý alebo Posledný na vrátenie najstaršieho alebo najnovšieho dátumu. Dotazy na celkovú hodnotu a agregačné funkcie sa používajú iba vtedy, ak potrebujete vyhľadať údaje, ktoré spadajú do množiny skupín alebo kategórií. Predpokladajme napríklad, že potrebujete vyhľadať údaje o predaji k danému dátumu za každé mesto, v ktorom vaša spoločnosť pôsobí. V tomto prípade sa mestá stanú kategóriami (potrebujete nájsť údaje za každé mesto), čo znamená, že použijete dotaz na celkovú hodnotu.

Nezabúdajte, že bez ohľadu na typ dotazu musia dotazy používať polia obsahujúce popisné údaje (napríklad mená zákazníkov), ako aj pole, ktoré obsahuje hľadané hodnoty dátumu. Okrem toho sa hodnoty dátumov musia nachádzať v poli, ktoré je nastavené na typ údajov Date/Time. Dotazy popísané v tomto článku budú neúspešné, ak sa ich pokúsite použiť na dátumové hodnoty v textovom poli. Ak chcete použiť dotaz na celkovú hodnotu, údaje musia okrem toho obsahovať informácie o kategórii, ako napríklad pole s údajmi o meste alebo krajine a oblasti.

Voľba medzi dotazom na najvyššie hodnoty a filtrom

Ak potrebujete určiť, či máte vytvoriť dotaz na najvyššie hodnoty alebo použiť filter, vyberte niektorú z nasledovných možností:

  • Ak chcete získať záznamy s najaktuálnejšími alebo najneskoršími dátumami v poli a nepoznáte presné hodnoty dátumov (alebo na nich nezáleží), vytvorte dotaz na najvyššie hodnoty.

  • Ak chcete, aby sa vrátili všetky záznamy s dátumom, ktorý sa zhoduje, je skorší alebo neskorší ako určitý dátum, použite filter. Ak chcete zobraziť napríklad dátumy transakcií predaja za mesiace apríl až júl, použite filter. Podrobné informácie o filtroch nie sú predmetom tohto článku.

    Ďalšie informácie o vytváraní a používaní filtrov nájdete v článku Filter: Obmedzenie počtu záznamov v zobrazení.

Na začiatok stránky

Vyhľadanie najnovšieho alebo najstaršieho dátumu

Táto časť obsahuje informácie o vytvorení základného dotazu na najvyššie hodnoty, v ktorom sa používa poradie zoradenia, ako aj o rozšírených dotazoch, v ktorých sa používajú výrazy a iné kritériá. Prvá časť obsahuje informácie o základných krokoch pri vytváraní dotazu na najvyššie hodnoty a druhá časť obsahuje informácie o vyhľadávaní narodenín zamestnancov v najbližšom období pomocou pridávania kritérií. V oboch postupoch sa používajú údaje v nasledujúcej vzorovej tabuľke.

Priezvisko

Meno

Adresa

Mesto

Krajina alebo oblasť

Dátum narodenia

Dátum nástupu

Barnhill

Josh

4567 Main S.

New York

USA

5.2.1968

10.6.1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22.5.1957

22.11.1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11.11.1960

11.3.2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Veľká Británia

22.3.1964

22.6.1998

Price

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Mexiko

5.6.1972

5.1.2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23.1.1970

23.4.1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14.4.1964

14.10.2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29.10.1959

29.3.1997

Tieto vzorové údaje môžete manuálne zadať do novej tabuľky alebo môžete túto vzorovú tabuľku skopírovať do tabuľkového programu, ako je napríklad program Microsoft Office Excel 2007, a potom pomocou programu Access importovať výsledný pracovný hárok do tabuľky.

Zobrazenie postupu

Manuálne zadanie vzorových údajov

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka.

    V programe Access sa pridá nová prázdna tabuľka do databázy.

    Poznámka : Ak otvárate novú, prázdnu databázu, nie je potrebné vykonať tento krok. Ak však potrebujete pridať tabuľku do databázy, bude potrebné vykonať tento krok.

  2. Dvakrát kliknite na prvú bunku v riadku hlavičky a zadajte názov poľa vo vzorovej tabuľke.

    V programe Access sa na základe predvoleného nastavenia vkladá do prázdnych polí v riadku hlavičky text Pridať nové pole:

    Nové pole v údajovom hárku

  3. Pomocou klávesov so šípkou prejdite do ďalšej prázdnej bunky hlavičky a potom zadajte názov druhého poľa (môžete stlačiť aj kláves TAB alebo dvakrát kliknúť do novej bunky). Opakujte tento krok, kým nezadáte názvy všetkých polí.

  4. Zadajte údaje do vzorovej tabuľky.

    Počas zadávania údajov sa v programe Access priradí typ údajov ku každému poľu. Ak nemáte skúsenosti s relačnými databázami, mali by ste pre každé pole v tabuľkách nastaviť špecifický typ údajov, ako napríklad Number, Text alebo Date/Time. Nastavenie typov údajov pomáha zaistiť presné zadávanie údajov a vyhnúť sa chybám, ako je napríklad použitie telefónneho čísla vo výpočte. Je vhodné, aby ste pre tieto vzorové tabuľky umožnili priradenie typov údajov programom Access.

  5. Po dokončení zadávania údajov kliknite na položku Uložiť

    Klávesová skratka  Stlačte klávesy CTRL+S.

    Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

  6. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov vzorovej tabuľky a potom kliknite na položku OK.

    Používate názvy vzorových tabuliek, pretože tieto názvy sa používajú aj v dotazoch v častiach s postupmi.

  7. Opakujte tieto kroky dovtedy, kým nevytvoríte všetky vzorové tabuľky uvedené na začiatku tejto časti.

Kopírovanie tabuľky do tabuľkového programu

  1. Spustite tabuľkový program a vytvorte nový, prázdny súbor. Ak použijete program Excel, na základe predvoleného nastavenia sa vytvorí nový, prázdny zošit.

  2. Skopírujte vzorovú tabuľku uvedenú v predchádzajúcej časti a prilepte ju do prvého pracovného hárka (začnite prvou bunkou).

  3. Kliknite pravým tlačidlom myši na uško hárka, kliknite na položku Premenovať a zadajte pre pracovný hárok názov Zamestnanci.

  4. Uložte súbor pracovných hárkov na praktické miesto a prejdite na ďalšie kroky.

Import tabuľky do programu Access

  1. V novej alebo v existujúcej databáze:

    Na karte Externé údaje kliknite v skupine Import na položku Excel.

    alebo

    Kliknite na položku Ďalšie a potom v zozname vyberte tabuľkový program.

    Zobrazí sa dialógové okno Načítať externé údaje - Hárok aplikácie názov programu.

  2. Kliknite na tlačidlo Prehľadávať, otvorte súbor tabuľkového hárka, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Spustí sa Sprievodca importovaním z hárka.

  3. Sprievodca na základe predvoleného nastavenia vyberie prvý pracovný hárok v zošite (ak ste použili postup uvedený v predchádzajúcej časti, jeho názov je Zamestnanci) a údaje z pracovného hárka sa zobrazia v dolnej časti obrazovky. Kliknite na položku Ďalej.

  4. Kliknite na položku Prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov a potom kliknite na položku Ďalej.

  5. Môžete použiť aj textové polia a zoznamy v časti Možnosti poľa na zmenu názvov polí a typov údajov alebo na vynechanie polí z procesu importu. Ak to nechcete, kliknite na položku Ďalej.

    Ak používate vyššie uvedenú vzorovú tabuľku, v tejto fáze nemusíte vykonávať žiadne zmeny.

  6. Ponechajte vybratú možnosť Hlavný kľúč pridá program Access a kliknite na položku Ďalej.

  7. V programe Access sa na základe predvoleného nastavenia priradí názov hárka k novej tabuľke. Prijmite tento názov alebo zadajte iný názov a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Poznámka : Ak nemáte tabuľkový program, vzorové údaje môžete skopírovať do textového editora, ako je napríklad program Poznámkový blok. Ďalšie informácie o importe textových údajov nájdete v článku Import údajov v textovom súbore alebo prepojenie na tieto údaje.

Vytvorenie základného dotazu na najvyššie hodnoty

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

    Zobrazí sa dialógové okno Zobrazenie tabuľky.

  2. V dialógovom okne kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze, kliknutím na položku Pridať umiestnite tabuľku do hornej časti návrhára a potom kliknite na položku Zavrieť.

    alebo

    Dvakrát kliknite na tabuľku a potom kliknite na položku Zavrieť.

    Ak používate vzorové údaje, pridajte tabuľku s názvom Zamestnanci do dotazu.

  3. Do mriežky návrhu pridajte polia, ktoré chcete používať v dotaze. Môžete dvakrát kliknúť na každé pole alebo myšou presunúť každé pole do prázdnej bunky v riadku Pole.

    Ak používate vzorovú tabuľku, pridajte polia Meno, Priezvisko a Dátum narodenia.

  4. V poli, ktoré obsahuje najvyššiu alebo najnižšiu hodnotu (ak používate vzorovú tabuľku, ide o pole Dátum narodenia), kliknite na riadok Zoradiť a vyberte položku Vzostupne alebo Zostupne.

    Zostupné zoradenie vráti najnovší dátum a vzostupné zoradenie vráti najstarší dátum.

    Dôležité : V riadku Zoradiť musíte nastaviť hodnotu iba pre polia, ktoré obsahujú dátumy. Ak zadáte poradie zoradenia pre iné pole, dotaz nevráti požadované výsledky.

  5. Na karte Návrh kliknite v skupine Nástroje na šípku nadol vedľa položky Všetko (zoznam Najvyššie hodnoty) a zadajte počet záznamov, ktoré chcete zobraziť, alebo vyberte jednu z možností v zozname.

  6. Kliknutím na položku Spustiť Obrázok tlačidla spustíte dotaz a zobrazíte výsledky v údajovom zobrazení.

  7. Uložte dotaz a ponechajte ho otvorený na použitie v ďalších krokoch.

Tento typ dotazu na najvyššie hodnoty môže poskytovať odpovede na základné otázky (ak napríklad chcete zistiť, ktorá osoba je v spoločnosti najstaršia alebo najmladšia). V nasledujúcom postupe je vysvetlený spôsob používania výrazov a iných kritérií na zvýšenie účinnosti a flexibility dotazu. Kritériá zobrazené v ďalšom kroku vrátia najbližšie tri narodeniny zamestnancov.

Pridávanie kritérií do dotazu

Poznámka : Tento postup vychádza z predpokladu, že použijete dotaz popísaný v predchádzajúcej časti.

  1. Prepnite dotaz vytvorený v rámci predchádzajúcich krokov do návrhového zobrazenia.

  2. V mriežke návrhu dotazu do stĺpca napravo od stĺpca s názvom Dátum narodenia skopírujte a prilepte nasledujúci výraz: Expr1: DatePart("m",[Dátum narodenia]). Potom kliknite na položku Spustiť.

    Funkcia DatePart extrahuje časť údajov v poli Dátum narodenia, ktoré zodpovedajú mesiacu.

  3. Prejdite do návrhového zobrazenia.

  4. Napravo od prvého výrazu prilepte alebo zadajte tento výraz: Expr2: DatePart("d",[Dátum narodenia]). Potom kliknite na položku Spustiť.

    V tomto prípade funkcia DatePart extrahuje časť údajov v poli Dátum narodenia, ktorá zodpovedá dátumu.

  5. Prejdite do návrhového zobrazenia.

  6. Zrušte začiarknutie políčok v riadku Zobraziť pre oba zadané výrazy, pre každý výraz kliknite na riadok Zoradiť a vyberte položku Vzostupne.

  7. Kliknite na položku Spustiť.

  8. Ak chcete obmedziť rozsah dotazu, môžete zadať príslušné kritériá. Keď zadáte kritériá, dotaz bude zoraďovať iba záznamy, ktoré spĺňajú tieto kritériá, a určuje najvyššie alebo najnižšie hodnoty poľa v rámci zoradeného zoznamu.

    Ak chcete pokračovať so vzorovými údajmi, prejdite do návrhového zobrazenia. Potom v riadku Kritériá stĺpca Dátum narodenia zadajte nasledujúci výraz:

    Month([Dátum narodenia]) > Month(Date()) Or Month([Dátum narodenia])= Month(Dátum()) And Day([Dátum narodenia])>Day(Dátum())

    Tento výraz presadí vykonanie nasledovných akcií: Časť Month([Dátum narodenia]) > Month(Date()) skontroluje, či dátum narodenia zamestnanca spadá do budúceho mesiaca, a ak je táto podmienka splnená, zahrnie tieto záznamy do dotazu. Časť výrazu Month([Dátum narodenia])= Month(Date()) And Day([Dátum narodenia])>Day(Dátum()) skontroluje dátumy narodenia v aktuálnom mesiaci a zisťuje, či narodeniny pripadajú na aktuálny deň alebo na neskoršie obdobie. Ak je táto podmienka splnená, funkcia zahrnie tieto záznamy do dotazu. Súhrn: tento výraz ignoruje všetky záznamy, v ktorých narodeniny spadajú do obdobia medzi 1. januárom a dátumom spustenia dotazu.

    Ďalšie príklady výrazov kritérií dotazu nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

  9. Na karte Návrh kliknite v skupine Nástroje na šípku nadol vedľa položky Všetko (zoznam Najvyššie hodnoty) a zadajte počet záznamov, ktoré chcete zobraziť, alebo vyberte jednu z možností v zozname.

    Ak chcete zobraziť tri narodeniny, ktoré spadajú na najbližšie obdobie, zadajte číslicu 3.

  10. Kliknutím na položku Spustiť Obrázok tlačidla spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

Zobrazenie väčšieho než zadaného počtu záznamov

Ak údaje obsahujú viacero záznamov, ktoré zdieľajú dátumovú hodnotu, dotaz na najvyššie hodnoty môže vrátiť viac údajov, než zadáte. Môžete vytvoriť napríklad návrh dotazu na najvyššie hodnoty na načítanie záznamov troch zamestnancov, dotaz však vráti štyri záznamy, pretože zamestnanci Wilson a Edwards majú narodeniny v rovnaký deň (pozrite nasledujúcu tabuľku).

Priezvisko

Dátum narodenia

Berka

26.9.1968

Jacobsen

2.10.1970

Edwards

15.10.1965

Wilson

15.10.1969

Zobrazenie menšieho než zadaného počtu záznamov

Predpokladajme, že vytvoríte dotaz na vrátenie prvých alebo posledných piatich záznamov v poli, ale dotaz vráti iba tri záznamy. Tento typ problému zvyčajne odstránite otvorením dotazu v návrhovom zobrazení a preskúmaním riadka Kritériá stĺpcov v mriežke návrhu.

Ďalšie informácie o kritériách nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

Zobrazenie duplicitných záznamov

Ak dotaz na najvyššie hodnoty vráti duplicitné záznamy, je pravdepodobné, že základné tabuľky obsahujú duplicitné záznamy alebo sú záznamy duplicitné z toho dôvodu, že dotaz nezahŕňa polia, na základe ktorých je možné jednotlivé záznamy odlíšiť. V nasledujúcej tabuľke sú napríklad uvedené výsledky dotazu, ktorý vrátil päť naposledy dodaných objednávok spolu s menom predajcu, ktorý vybavoval túto transakciu.

Dátum dodania

Predajca

12.11.2004

Freitag

12.11.2004

Cajhen

12.10.2004

Delgado

12.10.2004

Delgado

12.10.2004

Freitag

Tretí a štvrtý záznam sa zdá byť duplicitný, je však možné, že predajca Delgado spracoval dve odlišné objednávky s rovnakým dátumom odoslania.

V závislosti od požiadaviek môžete vykonať jednu alebo dve akcie na zabránenie vrátenia duplicitných záznamov. Môžete zmeniť návrh dotazu a pridať polia, ktoré umožnia rozlíšiť jednotlivé záznamy (napríklad polia Identifikácia objednávky a Identifikácia zákazníka). Ak postačuje zobrazenie iba jedného z duplicitných záznamov, môžete zobraziť iba jedinečné záznamy nastavením vlastnosti dotazu Jedinečné hodnoty na možnosť Áno. Ak chcete nastaviť túto vlastnosť, v návrhovom zobrazení kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľné miesto v prázdnej oblasti v hornej polovici návrhára dotazu a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Vlastnosti. V hárku vlastností dotazu vyhľadajte vlastnosť Jedinečné hodnoty a nastavte ju na hodnotu Áno.

Ďalšie informácie o spracovaní duplicitných záznamov nájdete v článku Vyhľadanie, skrytie alebo vylúčenie duplicitných údajov.

Na začiatok stránky

Vyhľadanie najnovších alebo najstarších dátumov pre záznamy v kategóriách alebo skupinách

Dotaz na celkovú hodnotu sa používa na vyhľadanie najstarších alebo najnovších dátumov pre záznamy, ktoré spadajú do skupín alebo kategórií. Dotaz na celkovú hodnotu je výberový dotaz, ktorý na výpočet hodnôt daného poľa používa agregačné funkcie, ako je napríklad funkcia Minimum, Maximum, Súčet, Prvý alebo Posledný.

Postup v tejto časti vychádza z predpokladu, že pracujete v spoločnosti zabezpečujúcej organizovanie podujatí a staráte sa úpravu priestorov, osvetlenie, občerstvenie a ostatné činnosti súvisiace s organizovaním veľkých podujatí. Podujatia, ktoré zabezpečujete, spadajú do rôznych kategórií, ako je napríklad uvedenie produktu na trh, blšie trhy a koncerty. Kroky uvedené v tejto časti vysvetľujú, ako je možné nájsť odpoveď na bežnú otázku: Kedy sa uskutoční ďalšie podujatie danej kategórie? Inými slovami, kedy sa uskutoční ďalšie uvedenie produktu na trh, ďalší koncert atď.

Pri práci nezabúdajte na nasledovné skutočnosti: typ vytváraného dotazu na celkovú hodnotu môže na základe predvoleného nastavenia zahŕňať iba pole obsahujúce údaje skupiny alebo kategórie a pole obsahujúce dátumy. Nemôžete zahrnúť ďalšie polia, ktoré popisujú položky v kategórii (napríklad meno zákazníka alebo dodávateľa). Môžete však vytvoriť druhý dotaz, ktorý kombinuje dotaz na celkovú hodnotu s poľami obsahujúcimi popisné údaje. Táto úloha je uvedená nižšie v postupe v tejto časti.

Kroky v tejto časti vychádzajú z predpokladu, že sa používajú nasledujúce tri tabuľky:

Tabuľka Typ podujatia    

Identifikácia typu

Typ podujatia

1

Uvedenie produktu

2

Podniková akcia

3

Súkromná akcia

4

Dobročinná akcia

5

Veľtrh

6

Prednáška

7

Koncert

8

Výstava

9

Blší trh

Tabuľka Zákazníci    

Identifikácia zákazníka

Spoločnosť

Kontakt

1

Contoso, Ltd. Obrázok

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Graphic Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Doumanova

Tabuľka Podujatia    

Identifikácia podujatia

Typ podujatia

Zákazník

Dátum podujatia

Cena

1

Uvedenie produktu

Contoso, Ltd.

14.4.2003

10 000 USD

2

Podniková akcia

Tailspin Toys

21.4.2003

8 000 USD

3

Veľtrh

Tailspin Toys

1.5.2003

25 000 USD

4

Výstava

Graphic Design Institute

13.5.2003

4 500 USD

5

Veľtrh

Contoso, Ltd.

14.5.2003

55 000 USD

6

Koncert

School of Fine Art

23.5.2003

12 000 USD

7

Uvedenie produktu

A. Datum

1.6.2003

15 000 USD

8

Uvedenie produktu

Wingtip Toys

18.6.2003

21 000 USD

9

Dobročinná akcia

Adventure Works

22.6.2003

1 300 USD

10

Prednáška

Graphic Design Institute

25.6.2003

2 450 USD

11

Prednáška

Contoso, Ltd.

4.7.2003

3 800 USD

12

Blší trh

Graphic Design Institute

4.7.2003

5 500 USD

Poznámka : Postup v tejto časti vychádza z predpokladu, že tabuľky Zákazníci a Typ podujatia sa nachádzajú na strane „one“ vzťahov typu „one-to-many“ s tabuľkou Podujatia. V tomto prípade tabuľka Podujatia zdieľa polia Identifikácia zákazníka a Identifikácia typu. Dotazy na celkovú hodnotu popísané v ďalších častiach nebudú bez týchto vzťahov funkčné.

Ako pridať tieto údaje do databázy?

Ak chcete pridať tieto vzorové tabuľky do databázy, môžete použiť postup v predchádzajúcej časti Vyhľadanie záznamov s najvyššími alebo najnižšími hodnotami, ibaže s určitými výnimkami:

  • Keď kopírujete tabuľky Typy podujatí a Zákazníci do programu Excel nekopírujte stĺpce Identifikácia typu a Identifikácia zákazníka. V programe Access sa počas importu pracovných hárkov pridajú hodnoty hlavného kľúča, čím sa ušetrí čas.

  • Po dokončení importu tabuliek je nutné otvoriť tabuľku Podujatia v návrhovom zobrazení a skonvertovať stĺpce Typ podujatia a Zákazník na vyhľadávacie polia. V každom poli kliknite na stĺpec Typ údajov a potom kliknite na položku Sprievodca vyhľadávaním.

    V programe Access sa textové hodnoty v stĺpcoch Typ podujatia a Zákazník v rámci vytvárania vyhľadávacích polí nahradia číselnými hodnotami zo zdrojových tabuliek.

    Ďalšie informácie o vytváraní a používaní vyhľadávacích polí nájdete v článkoch Použitie zoznamu s viacerými hodnotami a Sprievodca poľami s viacerými hodnotami. V oboch článkoch je vysvetlený postup pri vytváraní typu vyhľadávacieho poľa, ktoré umožňuje vybrať viaceré hodnoty pre dané pole, ako aj informácie o vytváraní vyhľadávacích zoznamov.

Vytvorenie dotazu na celkovú hodnotu

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

    Zobrazí sa dialógové okno Zobrazenie tabuľky.

  2. V dialógovom okne vyberte tabuľky, s ktorými chcete pracovať, kliknite na položku Pridať a po dokončení pridávania tabuliek kliknite na položku Zavrieť.

    alebo

    Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť, a potom kliknite na položku Zavrieť. Každá tabuľka sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazu.

    Ak používate vyššie uvedené vzorové tabuľky, pridajte tabuľky Podujatia a Typy podujatí.

  3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť vo svojom dotaze. Zabezpečte, aby ste v tomto kroku pridali do dotazu iba polia skupiny alebo kategórie a pole s hodnotou.

    Ak použijete vzorové údaje uvedené v troch predchádzajúcich tabuľkách, pridajte pole Typ podujatia z tabuľky Typ podujatia alebo pole Dátum podujatia z tabuľky Podujatia.

  4. Môžete zadať aj kritériá na obmedzenie rozsahu dotazu. Zoradia sa iba záznamy spĺňajúce zadané kritériá a v rámci zoradeného zoznamu sa určia prvé a posledné hodnoty poľa.

    Ak napríklad chcete, aby sa vrátili podujatia v kategórii Súkromná akcia, do riadka Kritériá stĺpca Typ podujatia zadajte nasledovný výraz: <>"Súkromná akcia".

    Ďalšie príklady výrazov kritérií dotazu nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

  5. Skonvertujte dotaz na dotaz na celkovú hodnotu podľa nasledujúceho postupu:

    Na karte Návrh kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Súčty.

    Riadok Súčty sa zobrazuje v mriežke návrhu.

  6. Overte, či je riadok Súčty každého poľa skupiny alebo kategórie nastavený na hodnotu Zoskupiť podľa, a potom nastavte riadok Súčty poľa s hodnotou (pole s najvyššou alebo najnižšou hodnotou) na hodnotu Maximum alebo Minimum.

    Hodnota Maximum vráti najväčšiu hodnotu číselného poľa a hodnotu najnovšieho dátumu alebo času v poli typu Date/Time. Hodnota Minimum vráti najmenšiu hodnotu číselného poľa a hodnotu najstaršieho dátumu alebo času v poli Date/Time.

  7. Na karte Návrh kliknite v skupine Nástroje na šípku nadol vedľa položky Všetko (zoznam Najvyššie hodnoty) a zadajte počet záznamov, ktoré chcete zobraziť, alebo vyberte jednu z možností v zozname.

    V tomto prípade vyberte položku Všetky a kliknutím na položku Spustiť zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

    Poznámka : V závislosti od funkcie vybratej v kroku 6 sa v programe Access zmení názov poľa hodnoty v dotaze na Max-NázovPoľa alebo Min-NázovPoľa. Ak použijete vzorové tabuľky, v programe Access sa pole premenuje na pole Max-Dátum podujatia alebo Min-Dátum podujatia.

  8. Uložte dotaz a prejdite na ďalšie kroky.

Vo výsledkoch dotazu sa nezobrazujú názvy produktov ani žiadne iné informácie o produktoch. Ak chcete zobraziť tieto údaje, bude potrebné vytvoriť druhý dotaz, ktorý zahŕňa práve vytvorený dotaz. Postup je popísaný v ďalších krokoch.

Vytvorenie ďalšieho dotazu na pridanie ďalších údajov

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

  2. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky kliknite na kartu Dotazy a potom dvakrát kliknite na dotaz na celkovú hodnotu, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti.

  3. Kliknite na kartu Tabuľky a pridajte tabuľky, ktoré ste použili v dotaze na celkovú hodnotu, a pridajte všetky tabuľky obsahujúce ostatné súvisiace údaje. Ak používate predchádzajúce tri vzorové tabuľky, pridajte do nového dotazu tabuľky Typ podujatia, Podujatie a Zákazníci.

  4. Prepojte polia v dotaze na celkovú hodnotu s príslušnými poľami v nadradených tabuľkách. Dosiahnete to tak, že myšou presuniete každé pole v dotaze na celkovú hodnotu do príslušného poľa v tabuľke.

    Ak používate vzorové údaje z uvedených troch tabuliek, myšou presuňte stĺpec Typ podujatia v dotaze na celkovú hodnotu do poľa Typ podujatia v tabuľke Typ podujatia. Potom myšou presuňte stĺpec Max-Dátum podujatia v dotaze na celkovú hodnotu do poľa Dátum podujatia v tabuľke Podujatia. Tieto prepojenia umožňujú novému výberovému dotazu zhrnúť údaje v dotaze na celkovú hodnotu a údaje v iných tabuľkách.

  5. Pridajte ďalšie popisné polia z iných tabuliek v dotaze.

    Ak používate vzorové údaje z uvedených troch tabuliek, môžete pridať polia Spoločnosť a Kontakt z tabuľky Zákazníci.

  6. Môžete tiež zadať spôsob zoradenia jedného alebo viacerých stĺpcov. Ak napríklad chcete zoradiť kategórie v abecednom poradí, nastavte riadok Zoradiť stĺpca Typ podujatia na hodnotu Vzostupne.

  7. Na karte Návrh kliknite v skupineVýsledky na položku Spustiť.

    Výsledky dotazu sa zobrazujú v údajovom zobrazení.

Tip.    Ak nechcete, aby sa hlavička stĺpca Cena zobrazovala ako Max-Cena alebo ako Min-Cena, otvorte dotaz v návrhovom zobrazení a do stĺpca ceny v mriežke zadajte hodnotu Cena: Max-Cena alebo Cena: Min-Cena. Hodnota Cena sa zobrazí ako hlavička stĺpca v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Vyhľadanie najnovších a najstarších dátumov

Dotazy, ktoré ste vytvorili v rámci tohto článku, môžu vrátiť najvyššie alebo najnižšie hodnoty, nie však oboje. Ak chcete zobraziť obe množiny hodnôt v jednom zobrazení, potrebujete vytvoriť dva dotazy (jeden, ktorý načíta najvyššie hodnoty, a druhý, ktorý načíta najnižšie hodnoty) a potom zlúčiť a uložiť výsledky do jednej tabuľky.

Proces vyhľadania najvyšších a najnižších hodnôt a zobrazenie týchto údajov v tabuľke zahŕňa nasledovné kroky:

  • Vytvorte dotaz s najvyššími hodnotami a dotaz s najnižšími hodnotami alebo (ak potrebujete zoskupiť údaje) vytvorte dotazy na celkovú hodnotu, v ktorom sa používajú funkcie Minimum a Maximum.

  • Skonvertujte dotaz s najvyššími hodnotami (alebo dotaz na maximálnu hodnotu) na vytvárací dotaz a vytvorte novú tabuľku.

  • Skonvertujte dotaz s najnižšími hodnotami (alebo dotaz na minimálnu hodnotu) na pripájací dotaz a pripojte záznamy do tabuľky s najvyššími hodnotami.

    Postup je uvedený v týchto častiach.

    Vytvorenie dotazov

    1. Vytvorte dotazy na najvyššie a najnižšie hodnoty.

      Informácie o krokoch potrebných na vytvorenie dotazu na najvyššie alebo najnižšie hodnoty nájdete v časti Vyhľadanie najnovšieho alebo najstaršieho dátumu tohto článku. Ak potrebujete zoskupiť záznamy podľa kategórie, príslušné informácie nájdete v časti Vyhľadanie najnovšieho alebo najstaršieho dátumu pre záznamy v kategóriách alebo skupinách tohto článku.

      Ak používate vzorové tabuľky z poslednej časti, použite iba údaje v tabuľke Podujatia. V oboch dotazoch použite polia Typ podujatia, Zákazník a Dátum podujatia.

    2. Uložte oba dotazy so zmysluplným názvom, napríklad s názvami Najvyššia hodnota a Najnižšia hodnota, a ponechajte ich otvorené na použitie v ďalších krokoch.

Vytvorenie vytváracieho dotazu

  1. Ak je dotaz na najvyššie hodnoty otvorený v návrhovom zobrazení:

    Na karte Návrh kliknite v skupineTyp dotazu na položku Vytvoriť tabuľku.

    Zobrazí sa dialógové okno Vytvorenie tabuľky.

  2. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov tabuľky, v ktorej sa uložia najvyššie a najnižšie hodnoty. Zadajte napríklad názov Záznamy s najvyššími a najnižšími hodnotami a potom kliknite na položku OK.

    Po každom spustení dotazu sa namiesto zobrazenia výsledkov v údajovom zobrazení vytvorí tabuľka a najvyššia hodnota sa nahradí aktuálnymi údajmi.

  3. Uložte dotaz a zavrite ho.

Vytvorenie pripájacieho dotazu

  1. Ak je dotaz na najnižšie hodnoty otvorený v návrhovom zobrazení:

    Na karte Návrh kliknite v skupineTyp dotazu na položku Pripojiť.

  2. Zobrazí sa dialógové okno Pripojenie.

  3. Zadajte rovnaký názov, aký ste zadali do dialógového okna Vytvorenie tabuľky.

    Zadajte napríklad názov Záznamy s najvyššími a najnižšími hodnotami, a potom kliknite na položku OK. Po každom spustení dotazu namiesto zobrazenia výsledkov v údajovom zobrazení dotaz pripojí záznamy do tabuľky Záznamy s najvyššími a najnižšími hodnotami.

  4. Uložte dotaz a zavrite ho.

Spustenie dotazov

  • Teraz môžete spustiť dva dotazy. Na navigačnej table dvakrát kliknite na dotaz na najvyššiu hodnotu a po zobrazení výzvy programu Access kliknite na položku Áno. Potom dvakrát kliknite na dotaz na najnižšiu hodnotu a po zobrazení výzvy programu Access kliknite na položku Áno.

  • Otvorte tabuľku s názvom Záznamy s najvyššími a najnižšími hodnotami v údajovom zobrazení.

Dôležité : Ak sa pokúšate spustiť vytvárací alebo pripájací dotaz a zdá sa, že sa nevykonala žiadna akcia, skontrolujte stavový riadok programu Access, či sa nezobrazuje nasledovné hlásenie:

Akcia alebo udalosť boli blokované režimom vypnutia.

Ak sa zobrazuje toto hlásenie, použite nasledovný postup:

  • Zobrazte panel hlásení (ak sa ešte nezobrazuje). Na karte Databázové nástroje v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku Panel hlásení.

  • Na paneli hlásení kliknite na položku Možnosti.

    Zobrazí sa dialógové okno Možnosti zabezpečenia balíka Microsoft Office.

  • Vyberte položku Povoliť tento obsah a potom kliknite na položku OK.

  • Znova spustite svoj dotaz.

Ďalšie informácie o režime vypnutia a zabezpečení programu Access nájdete v článku Zabezpečenie databázy programu Access 2007.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×