Vyhľadávanie záznamov

Predpokladajme, že ste vytvorili databázu pomocou jednej z nových šablón, ktoré sa dodávajú s programom Microsoft Office Access 2007. Môže ísť o databázu, do ktorej ste importovali kontaktné informácie z programu Microsoft Office Outlook 2007. V určitom momente bude údajov veľké množstvo, takže na vyhľadávanie konkrétnych záznamov je potrebné viac ako rýchly pohľad do údajového hárka.

Existujú štyri spôsoby vyhľadania konkrétnych záznamov:

  • Navigácia.    Navigácia je presun v záznamoch v tabuľke alebo v zobrazení (obyčajne po jednom).

    Poznámka : Zobrazenie je objekt databázy, ktorý zobrazuje informácie, uložené v tabuľkách. Formuláre, dotazy aj zostavy predstavujú zobrazenia.

  • Vyhľadávanie.    Vyhľadávanie zahŕňa zadanie kritérií (podmienok vyhľadávania) a operátorov porovnávania (napríklad „rovná sa“ alebo „obsahuje“) a následné zobrazenie záznamov, ktoré spĺňajú zadané podmienky. Záznamy, ktoré spĺňajú podmienky, sa zvýraznia – v porovnaní s tým sa záznamy, ktoré podmienky nespĺňajú, nezvýraznia, hoci sú stále viditeľné.

  • Filtrovanie.    Podobne ako pri vyhľadaní zahŕňa filtrovanie zadanie kritérií a operátorov porovnávania. Na rozdiel od vyhľadávania filter iba obmedzuje údaje, ktoré sa zobrazia. Filter je možné zapnúť alebo vypnúť, čo uľahčuje prepínanie medzi filtrovanými a nefiltrovanými zobrazeniami rovnakých údajov.

  • Dotaz.    dotaz sú veľmi účinným a flexibilným spôsobom vyhľadania konkrétnych záznamov. Dotaz umožňuje vykonať vlastné vyhľadávanie, použiť vlastné filtre a zoradiť záznamy. Dotazy je možné uložiť a znova ich použiť. Môžu sa tiež použiť na vytvorenie formulár a zostava.

Všetky šablóny programu Office Access 2007 obsahujú dotazy, ktoré je možné okamžite použiť. Môžete si tiež vytvoriť vlastné dotazy, ktoré vám pomôžu zamerať sa na konkrétne záznamy a odpovedať na konkrétne otázky.

V tomto článku sú vysvetlené techniky navigácie, vyhľadávania a filtrovania záznamov. Článok obsahuje aj príklad používania dotazu na vyhľadanie konkrétnych záznamov a poskytuje prepojenia na iné články Pomocníka, v ktorých nájdete podrobnejšie informácie o používaní dotazov.

Čo chcete urobiť?

Navigácia v záznamoch

Vyhľadávanie konkrétnych záznamov

Filtrovanie záznamov

Vyhľadanie záznamov pomocou dotazu

Navigácia v záznamoch

Existuje niekoľko spôsobov navigácie (prehľadávania) v záznamoch. Ak chcete prechádzať záznamy v poradí po jednom, stlačte kláves TAB. Ak otvoríte tabuľku alebo zobrazenie v údajové zobrazenie, môžete použiť na presun medzi záznamami navigačné tlačidlá záznamov, ktoré sú k dispozícii vo väčšine formulárov. V šablónach programu Office Access 2007 obsahujú niektoré formuláre pole Prejsť na, ktoré umožňuje vybrať záznam na základe údajov v kľúčových poliach.

Používanie navigačných tlačidiel záznamov

V záznamoch sa môžete presúvať pomocou navigačných tlačidiel. V závislosti od toho, na ktoré tlačidlo kliknete, sa môžete presunúť na prvý, predchádzajúci, nasledujúci, posledný alebo nový záznam.

Navigačné tlačidlá

1. Prvý záznam

2. Predchádzajúci záznam

3. Aktuálny záznam

4. Nasledujúci záznam

5. Posledný záznam

6. Nový (prázdny) záznam

7. Indikátor filtra

8. Pole Vyhľadať

Ak kliknete na pole Aktuálny záznam, môžete zadaním čísla záznamu a stlačením klávesu ENTER prejsť na daný záznam. Číslo záznamu sa počíta postupne, od začiatku formulára alebo údajového hárka. Nezodpovedá žiadnej hodnote poľa.

Tlačidlo indikátora filtra zobrazuje stav použitia filtra. Ak nebol použitý žiadny filter alebo boli všetky filtre vymazané, zobrazí sa položka Žiadny filter. Ak chcete filter odstrániť, kliknite na toto tlačidlo, keď zobrazuje položku Filtrované. Ak zobrazuje položku Nefiltrované, kliknutím na toto tlačidlo sa aplikuje filter, ktorý bol použitý ako posledný (ak bol použitý).

Ak zadáte text do poľa Vyhľadať, zvýrazní sa prvá zhodná hodnota v reálnom čase pri zadaní každého znaku. Táto funkcia sa používa na rýchle vyhľadanie záznamu v porovnávanej hodnote.

Výber záznamu pomocou poľa Prejsť na

Pole Prejsť na umožňuje vybrať z rozbaľovacieho zoznamu konkrétny záznam. Nachádza sa v databázach, vytvorených pomocou šablóny programu Access – obyčajne na formulároch podrobností, ktoré zobrazujú informácie o osobách, ako je napríklad formulár Podrobnosti kontaktu v databázach založených na šablóne Kontakty. Pole Prejsť na sa tiež niekedy nachádza v iných formulároch, ako je napríklad formulár Projekty alebo Úlohy v databázach vytvorených na základe šablóny Marketingové projekty.

Ak sa vo formulári nachádza pole Prejsť na, je umiestnené v ľavej hornej časti formulára a vyzerá takto:

Pole Prejsť na

Použitie poľa Prejsť na

  1. Kliknite na šípku na okraji poľa.

  2. Vyberte záznam z rozbaľovacieho zoznamu.

    Poznámka : Ak poznáte niekoľko prvých znakov záznamu, na ktorý chcete prejsť, môžete ich zadať do poľa Prejsť na, čo vám pomôže rýchlo záznam vyhľadať.

Pole Prejsť na zobrazuje dostatok údajov na jedinečnú identifikáciu každého záznamu. Keď vyberiete záznam zo zoznamu, program Access zobrazí zvyšok údajov záznamu v hlavnej oblasti formulára.

Na začiatok stránky

Vyhľadávanie konkrétnych záznamov

Na vyhľadanie konkrétnych záznamov môžete použiť kartu Hľadať v dialógovom okne Hľadanie a nahradenie. Vyhľadávať môžete v konkrétnom poli alebo môžete prehľadať celú tabuľku alebo zobrazenie.

Poznámka : Dialógové okno Hľadanie a nahradenie môžete použiť iba vtedy, ak tabuľka alebo zobrazenie aktuálne zobrazuje údaje. Platí to aj vtedy, ak sa nezobrazia viditeľné záznamy, pretože sa nepoužil filter.

Vyhľadávanie záznamov    

  1. Otvorte tabuľku alebo zobrazenie, ktoré chcete prehľadať.

  2. Kliknite na pole, ktoré chcete prehľadať.

  3. Na karte Domov kliknite v skupine Hľadať na položku Hľadať alebo stlačte klávesy CTRL+F.

    alebo

    Klávesová skratka  Stlačte klávesy CTRL+F.

    Zobrazí sa dialógové okno Hľadanie a nahradenie s vybranou kartou Hľadať.

  4. Do poľa Hľadať zadajte hodnotu, ktorú chcete vyhľadať. Táto hodnota predstavuje kritérium vyhľadávania.

  5. Môžete použiť aj zoznam Kde hľadať a zmeniť pole, v ktorom chcete hľadať, alebo môžete prehľadať celú príslušnú tabuľku.

  6. Môžete tiež kliknúť na položku Ľubovoľná časť poľa v zozname Porovnať. Takto budete mať k dispozícii vyhľadávanie v najväčšom možnom rozsahu.

    Zoznam Porovnať predstavuje operátor porovnania. Položka Ľubovoľná časť poľa je ekvivalentom operátora „obsahuje“ a zabezpečuje úspešnú zhodu s vyhľadávacím kritériom vždy, keď sa dané kritérium nachádza kdekoľvek v prehľadávanom poli.

  7. V zozname Hľadať vyberte položku Všetky a potom kliknite na položku Hľadať ďalej.

  8. Keď sa zvýrazní položka, ktorú vyhľadávate, kliknite na položku Zrušiť v dialógovom okne Hľadanie a nahradenie, čím sa dialógové okno zatvorí.

Ďalšie informácie o používaní dialógového okna Hľadanie a nahradenie nájdete v článku Používanie dialógového okna Hľadanie a nahradenie na zmenu údajov.

Na začiatok stránky

Filtrovanie záznamov

Filter môžete použiť na obmedzenie zobrazených záznamov na tie, ktoré spĺňajú zadané kritériá. Použitie filtra zjednodušuje vyhľadanie požadovaného záznamu. Ak chcete napríklad rýchlo obmedziť výber zobrazených záznamov, kliknite pravým tlačidlom myši na pole, k hodnote ktorého chcete vyhľadať zhodu, a potom vyberte jednu z možností položiek ponuky Rovná sa, Nerovná sa, Obsahuje alebo Neobsahuje v spodnej časti kontextovej ponuky.

Používanie filtra založeného na výbere

  1. Otvorte tabuľku alebo formulár.

  2. Ak sa chcete uistiť, že tabuľka alebo formulár ešte nie je vyfiltrovaný, kliknite na karte Domov v skupine Zoradiť a filtrovať na položku Rozšírené a potom kliknite na položku Vymazať všetky filtre, ak je takýto príkaz k dispozícii.

  3. Prejdite na záznam obsahujúci hodnotu, ktorá sa má použiť ako časť filtra, a potom kliknite v danom poli. Ak chcete filtrovať na základe konkrétneho výberu, vyberte iba požadované znaky.

  4. Na karte Domov kliknite v skupine Zoradiť a filtrovať na položku Výber a potom kliknite na filter, ktorý chcete použiť.

    alebo

    Pravým tlačidlom myši kliknite na pole a potom vyberte jednu z možností ponuky položiek Rovná sa, Nerovná sa, Obsahuje alebo Neobsahuje v spodnej časti kontextovej ponuky.

  5. Ak chcete filtrovať ďalšie polia na základe výberu, zopakujte predchádzajúce kroky 3 a 4.

Ak chcete preskúmať ďalšie formy filtrovania, použite príkazy v skupine Zoradiť a filtrovať na karte Domov.

Ďalšie informácie o použití všeobecného filtra nájdete v článku Filter: Obmedzenie počtu záznamov v zobrazení.

Na začiatok stránky

Vyhľadanie záznamov pomocou dotazu

Techniky, ktoré sa používajú na vyhľadávanie a filtrovanie záznamov, sú veľmi užitočné na hľadanie konkrétnych záznamov. Môže sa stať, že budete chcieť vykonávať rovnakú operáciu vyhľadávania alebo filtrovania pravidelne. Môžete vytvoriť dotaz, takže nebude vždy potrebné opakovať skupinu viacerých krokov vyhľadávania alebo filtrovania.

Rôzne druhy informácií sa uchovávajú ako rôzne typy údajov. Dátum narodenia sa napríklad uchováva ako údaj typu dátum/čas, zatiaľ čo mená sa ukladajú ako textové údaje. Ak na vyhľadávanie alebo filtrovanie použijete dotaz, použijete kritériá na základe typu údajov, ktoré hľadáte.

V niektorých prípadoch nemôžete nájsť konkrétny záznam, hoci viete, že existuje. Môže sa to stať, ak prezeráte záznamy vo formulári alebo dotaze, ktorý nezobrazuje určité záznamy v dôsledku hodnoty určitého poľa. Napríklad v šablóne Problémy nezobrazuje formulár Zoznam problémov tie problémy, ktoré majú stav označený ako „Uzavreté“, pretože záznamy pochádzajú z dotazu, ktorý tieto prípady špeciálny vylučuje. Ak si chcete prezrieť uzavreté prípady, môžete ich vyhľadať v tabuľke Problémy alebo vo formulári Podrobnosti o probléme, môžete použiť zostavu Uzavreté prípady, alebo môžete vytvoriť dotaz, ktorý zobrazí uzavreté prípady. Používanie dotazu na vyhľadanie záznamov je znázornené v nasledujúcom príklade.

Predpokladajme, že na sledovanie problémov používate databázu vytvorenú so šablónou Problémy programu Access 2007. Tabuľka Problémy obsahuje pole s názvom Stav, ktoré uvádza, či je konkrétny problém aktívny, vyriešený alebo uzavretý. Pomocou nasledujúcich krokov môžete vytvoriť dotaz, ktorý zobrazuje problémy s uzavretým stavom:

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

  2. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky kliknite na tlačidlo Problémy a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

  3. V návrhárovi dotazu dvakrát kliknite na hviezdičku (*) v tabuľke Problémy. Takto zabezpečíte, že dotaz zobrazí všetky polia vrátených záznamov.

    Položka Problémy.* sa zobrazuje v prvom stĺpci mriežky návrhu v riadku Pole. Znamená to, že by sa mali vrátiť všetky polia z tabuľky Problémy.

  4. V návrhárovi dotazu dvakrát kliknite na položku Stav v tabuľke Problémy.

    Položka Stav sa zobrazuje v druhom stĺpci mriežky návrhu v riadku Pole.

  5. V druhom stĺpci mriežky návrhu zrušte začiarknutie políčka v riadku Zobraziť. Takto zabezpečíte, že dotaz nezobrazí pole Stav.

    Ak nezrušíte začiarknutie políčka Zobraziť v stĺpci Stav, pole Stav sa vo výsledkoch dotazu zobrazí dvakrát.

  6. V druhom stĺpci mriežky návrhu v riadku Kritérium zadajte položku ="Uzavretý". Toto je kritérium vyhľadávania, ktoré zabezpečí, že dotaz vráti iba tie záznamy, ktoré majú v položke Stav hodnotu „Uzavretý“.

    Poznámka : V tomto príklade je použité iba jedno vyhľadávacie kritérium. V ľubovoľnom vyhľadávaní môžete použiť viac kritérií vyhľadávania pridaním kritérií k viacerým poliam a použitím riadka alebo a ďalších riadkov pod riadkom alebo.

    Dotaz je pripravený na spustenie a vyzerá približne takto:

    Mriežka návrhu dotazu

  7. Na karte Návrh kliknite v skupineVýsledky na položku Spustiť.

    Poznámka : Pokiaľ ste nezačali sledovať položky, a teda nemáte údaje v tabuľke Problémy – a nastavili ste stav najmenej jedného problému na „Uzavretý“ – dotaz nevráti žiadne výsledky. Môžete ho však uložiť a použiť kedykoľvek v budúcnosti.

  8. Stlačte kombináciou klávesov CTRL+S, čím dotaz uložíte. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov dotazu, napríklad Uzavreté problémy, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Získali ste dotaz, ktorý zobrazuje položky, ktorých stav je uzavretý.

Ďalšie informácie o vytváraní dotazov na vyhľadávanie záznamov nájdete v článkoch Vytvorenie jednoduchého výberového dotazu a Vytvorenie dotazu na základe viacerých tabuliek.

Ďalšie informácie o kritériách vyhľadávania a filtrovania nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×