Video: Premiestňovanie údajov z programu Excel do programu Access

Nová úloha

Máte zoznam kontaktov alebo zoznam inventára v programe Excel, ktorý sa čoraz ťažšie spravuje? Možno je načase premiestniť ho do programu Access, ktorý poskytuje lepšie nástroje na správu veľkých množstiev údajov. Pozrite si toto video a zistite, ako môžete vykonať jednoduchú operáciu importu v programe Access.

Poznámka :  Toto video sa nezaoberá importom údajov do webových databáz. Ďalšie informácie o webových databázach nájdete v článku Vytvorenie databázy na zdieľanie na webe.

Obsah videa

Príprava údajov v programe Excel

Dôležité :  Ak sa v nasledujúcich pokynoch požaduje vykonávanie zmien v pracovnom hárku, vytvorte si záložnú kópiu zošita alebo pracovného hárku skôr, než budete pokračovať.

  • Ak sú údaje v pracovnom zošite programu Excel oddelené prázdnymi riadkami alebo stĺpcami, zlúčte ich, ak je to možné, do jedného zoznamu. Prázdne bunky nie sú problémom, ale pokúste sa vyhnúť úplne prázdnym riadkom a stĺpcom v údajoch, ktoré chcete premiestniť.

  • Ak je to možné, usporiadajte všetky stĺpce tak, aby obsahovali rovnaký typ údajov, napríklad aby boli všetky numerické alebo textové. Ak stĺpec obsahuje rôzne typy údajov, pokúste sa do prvých ôsmich riadkov údajov vložiť aspoň jednu položku z každého typu. To umožní, aby sa v programe Access vybral najvhodnejší typ údajov pre stĺpec a aby ste sa vyhli chybám pri importe.

  • Názov pracovného hárka sa v programe Access používa ako názov tabuľky. Ak je názov pracovného hárka Hárok1, názov importovanej tabuľky programu Access bude tiež Hárok1. Ak chcete tabuľke pred premiestnením údajov priradiť zmysluplnejšie meno, premenujte pracovný hárok pomocou nasledujúceho postupu:

    • Dvakrát kliknite na uško pracovného hárka (v dolnej časti pracovného hárka), zadajte požadovaný názov a potom stlačte kláves ENTER.

Premiestnenie údajov do programu Access

  1. V programe Excel vyberte údaje, ktoré chcete premiestniť do programu Access, vrátane záhlaví stĺpcov (ak existujú).

  2. Kliknite pravým tlačidlom myši na vybraté údaje a potom kliknite na položku Kopírovať.

  3. V programe Access otvorte existujúcu databázu alebo vytvorte novú databázu.

    Ak vytvárate novú databázu, v programe Access sa zobrazí prázdna tabuľka. Zatvorte túto tabuľku bez toho, aby ste ju uložili.

  4. Ak sa navigačná tabla nezobrazuje, zobrazte ju stlačením klávesu F11.

  5. Pravým tlačidlom myši kliknite na ľubovoľné miesto na navigačnej table a potom kliknite na položku Prilepiť.

    V programe Access sa zobrazí dialógové okno s otázkou, či vaše údaje obsahujú záhlavia stĺpcov.

  6. Ak údaje, ktoré ste kopírovali, obsahujú záhlavia stĺpcov, kliknite na tlačidlo Áno. Ak nie, kliknite na tlačidlo Nie.

    Ak všetko prebieha správne, v programe Access sa zobrazí hlásenie o úspešnom importe objektu.

  7. Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo OK.

V programe Access sa zobrazí nová tabuľka na navigačnej table. Dvakrát kliknite na novú tabuľku a skontrolujte, či sa údaje importovali správne.

Oprava chýb importu

Ak sa pri operácii importu vyskytli problémy, v programe Access sa vytvorí tabuľka chýb importu, ktorá obsahuje popisy chýb. Ak chcete zobraziť chyby, dvakrát kliknite na tabuľku chýb importu. Ak sa vyskytlo veľa chýb, možno budete chcieť importovanú tabuľku odstrániť, opraviť problémy v pracovnom hárku programu Excel a potom znova skúsiť procedúru kopírovania a prilepenia. Ak sa vyskytlo len zopár chýb, môžete uprednostniť manuálnu opravu v programe Access. Po vyriešení problémov môžete tabuľku chýb importu odstrániť.

Nastavenie typov údajov poľa

Ak zistíte, že do tabuľky programu Access nemôžete zadať požadovaný typ údajov, možno bude potrebné zmeniť typ údajov poľa.

Ak chcete zistiť typ údajov poľa, vyberte hodnotu v poli a potom skontrolujte hodnotu v poli Typ údajov v skupine Formátovanie na karte Polia. Ak je typ údajov Číslo, program Access vám neumožní zadávať do poľa písmená, ako napríklad hodnotu 166A.

Zmena typu údajov poľa

Upozornenie :  V niektorých prípadoch môže zmena typu údajov zapríčiniť stratu údajov. Pred zmenou typu údajov poľa vytvorte záložnú kópiu súboru .accdb (alebo samotnej tabuľky).

  1. Kliknite na bunku, ktorú chcete zmeniť.

  2. Na karte Polia v skupine Formátovanie vyberte nový typ údajov v zozname Typ údajov.

    V programe Access sa zobrazí upozorňujúce hlásenie.

  3. Ak máte záložnú kópiu svojich údajov a ste si istí, že chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo Áno.

  4. Uložte tabuľku.

Pridanie primárneho kľúča

Ak chcete zabrániť duplicitným záznamom a zjednodušiť vytváranie vzťahov medzi tabuľkami, odporúčame vám pridať do novej tabuľky pole primárneho kľúča. Použite nasledujúci postup.

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Do prvej prázdnej bunky stĺpca Názov poľa zadajte hodnotu ID.

  3. V stĺpci Typ údajov vyberte položku Automatické číslovanie.

  1. Ponechajte riadok ID stále vybratý, prejdite na kartu Návrh a potom v skupine Nástroje kliknite na položku Primárny kľúč.

  2. Uložte a zavrite tabuľku.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×