Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Pracovné postupy zahrnuté v Microsoft SharePoint Automatizácia podnikových procesov. Automatizácia môžete zlepšiť proces súladu a účinnosti.

Použitie toku činností zhromažďovania pripomienok SharePoint na smerovanie dokumentov a iných položiek uložených v SharePoint do jedného alebo viacerých ľudí pre svoje pripomienky.

Poznámka : Tento obsah sa vzťahuje na SharePoint 2010 platformy pracovného postupu. SharePoint 2010 platformy pracovného postupu je k dispozícii v SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013 a SharePoint Server 2016. Ďalšie informácie o SharePoint platformy pracovného postupu nájdete v téme princípy pracovného postupu programu SharePoint Server 2016.

Ak všetko, čo musíte urobiť je dokončenie úlohy toku činností zhromažďovania pripomienok    Len posuňte sa v časti DOKONČENIA a rozbaliť. Možno nepotrebujete žiadne iné segmenty teraz.

Porovnanie manuálneho postupu s automatickým pracovným postupom

pracovné postupy SharePoint sú:

  • Efektivita a konzistentnosť    Automaticky pracovného postupu zhromažďovania pripomienok nasmeruje dokument alebo položku, priradí úlohy a sleduje ich priebeh a odošle pripomenutia a oznámenia, keď sú potrebné. Aktivity v pracovnom postupe môžete sledovať a upravovať na stránke centrálnej stav a História udalostí v pracovný postup spustiť sú spracovávané 60 dní po dokončení.

  • Pre vás menej prácne    Pracovný postup zhromažďovania pripomienok šetrí vám a vašim kolegom čas a námahu. Zároveň urýchľuje a štandardizuje priebeh pracovného postupu.

Na obrázku je diagram veľmi jednoduchej verzie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok.

Diagram tohto jednoduchého pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Tipy na používanie tohto článku

Informácie v tomto článku sú rozdelené do desiatich rozbaľovacích častí.

Kliknutím sem zobrazíte niekoľko tipov pre efektívne použitie tohto článku

Ak všetko, čo musíte urobiť je dokončenie úlohy toku činností zhromažďovania pripomienok    Len posuňte sa v časti DOKONČENIA a rozbaliť. Možno nepotrebujete žiadne iné segmenty teraz.

Ak chcete pridať, spustiť, sledovať, a spravovať pracovné postupy    Ste sa ešte neoboznámili s týmito úlohami, môže byť užitočné, pracovať zorientovať sa v tomto článku časť podľa časti, najprv túto návrhu a pridať pracovný postup. Keď ste sa oboznámili s informáciami a rozloženie článku, budete môcť prejdite priamo na časť potrebujete v ľubovoľnej návštev.

Poznámka ku grafike    Obrázky obrazovky a konceptové diagramy v tejto sérii článkov o pracovných postupoch sa vo všeobecnosti zakladajú na type pracovného postupu schválenia. Pre jasnosť konceptu či pokynov sa však obrázky a diagramy v tomto článku podľa potreby prispôsobili pre pracovný postup zhromažďovania pripomienok.

Pár slov o tlači tohto článku    Tento článok je dlhý. Ak chcete tlačiť len vybraté časti, pred tlačou sa presvedčte, že sú rozbalené len tieto časti. (Ak chcete, aby tlačená kópia obsahovala aj úplnú grafiku, tlačte v orientácii na šírku, nie v orientácii na výšku.)

Pár slov o hľadaní    Pred hľadaním textu alebo výrazu v tomto článku sa presvedčte, že sú rozbalené všetky časti, v ktorých chcete hľadať.

Poznámka : Zhromaždiť pripomienky pracovné postupy sú zahrnuté iba s programom SharePoint Server 2010 a SharePoint Online pre Office 365 pre podniky. (Ktoré nie sú zahrnuté v službe SharePoint Online pre Office 365 pre malé a stredné podniky a profesionálov. Iba pracovný postup SharePointu súčasťou služby SharePoint Online pre malé a stredné podniky je trojfázového toku činností.). Ďalšie informácie o tento pracovný postup nájdete v téme použitie trojfázového toku činností.

Čo vás zaujíma?

Konceptuálna ikona časti Ďalšie informácie

ZÍSKAJTE ďalšie informácie o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok

Kliknite na tento text, ak chcete získať ďalšie informácie o fungovaní pracovných postupov zhromažďovania pripomienok a o tom, ako vám môžu pomôcť pracovať menej a efektívnejšie. Keď budete chcieť túto časť zatvoriť, kliknite sem znova.

Získajte ďalšie informácie o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok

Pracovný postup zhromažďovania pripomienok je funkcia služby SharePoint, ktorá nasmeruje dokument alebo inú položku uloženú v zozname alebo knižnici služby SharePoint k jednej alebo viacerým osobám na zadanie pripomienok. Tento pracovný postup celý priebeh automatizuje, urýchľuje a štandardizuje.

Smerovanie položky toku činností pre účastníkov

Základné toku činností zhromažďovania pripomienok, ktorý zahrnutých v SharePointe funkcie ako šablónu. Pomocou tejto šablóny, môžete pridať viacero pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok k lokalitám. Každý pracovný postup pridať jedinečný verzia základného pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, každá s špecializované vlastný spôsob práce, vychádza z nastavenia určíte, že po jej pridaní.

Sekcie v tejto časti

  1. Čo mi robiť pracovného postupu zhromažďovania pripomienok?

  2. Čo je možné vykonať pracovného postupu zhromažďovania pripomienok?

  3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

  4. Ako sa v pláne, pridať, spustiť a spravuje tento typ pracovného postupu?

1. Čo mi umožňuje pracovný postup zhromažďovania pripomienok?

  • Pri prvom pridaní pracovného postupu zhromažďovania pripomienok do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít môžete zadať počet účastníkov, ktorých možno zahrnúť a určiť, či sa im úlohy majú priraďovať jedna za druhou (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Môžete dokonca rozhodnúť, či sa úlohy účastníkov majú rozdeliť na viacero samostatných fáz, ako aj zadať konečný termín splnenia alebo čas vyhradený pre každú úlohu. Pri každom spustení pracovného postupu v rámci položky manuálne môžete všetky nastavenia upraviť.

  • Pracovný postup každému určenému účastníkovi priradí úlohu. Každý účastník má možnosť vybrať jednu z viacerých odpovedí: odoslať pripomienku o položke, vyžiadať zmenu v položke, zmeniť priradenie úlohy alebo odstrániť úlohu.

  • Keď je pracovný postup spustený, môžete na jednej centrálnej stránke Stav pracovného postupu sledovať priebeh a v prípade potreby vykonávať úpravy.

  • Na stránke Stav pracovného postupu je počas 60 dní po dokončení pracovného postupu k dispozícii na informatívne účely zoznam všetkých udalostí pracovného postupu, ktoré sa vyskytli v priebehu jeho spustenia (alebo inštancie).

Na začiatok časti

2. Čo neumožňujepracovný postup zhromažďovania pripomienok?

Pracovný postup zhromažďovania pripomienok nie je určený na zhromažďovanie schválenia a odmietnutie položky alebo na ovládanie webovej stránky Publikovanie webovej lokality. Ak chcete pridať pracovný postup, v ktorom účastníci schválenie alebo odmietnutie položky, ktoré sa kontrola, prečítajte si článok, všetko o pracovných postupoch schválenia.

Tiež, pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok nie sú určené na zhromažďovanie podpisov. Ak chcete pomocou pracovného postupu zhromažďovania podpisov v dokumente programu Microsoft Word, zošit programu Microsoft Excel alebo formulára programu Microsoft InfoPath, prečítajte si článok, všetko o pracovných postupoch zhromažďovania podpisov.

Informácie o tom, ako môžete pomocou programu SharePoint Designer môžete ďalej prispôsobiť všetky o pracovných postupoch na lokalite SharePoint, nájdete v článku úvodné informácie o navrhovaní a prispôsobenie pracovných postupov.

Na začiatok časti

3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

Zhromažďovanie odozvy pracovné postupy sú zahrnuté s programom SharePoint Server 2010 a iba so službou SharePoint Online pre Office 365 pre podniky. (Ich nie "t môžemncluded so službou SharePoint Online pre Office 365 pre malé a stredné podniky a profesionálov. Iba pracovný postup SharePointu súčasťou služby SharePoint Online pre malé a stredné podniky je trojfázového toku činností).

Povolenia

Pridanie pracovného postupu    V predvolenom nastavení, musíte mať povolenie spravovať zoznamy, ak chcete Pridať pracovný postup. (Skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupiny návštevníci nie).

Spustenie pracovného postupu    Aj v predvolenom nastavení, musíte mať povolenie na úpravu položiek na Spustenie pracovného postupu, ktorý sa už pridali. (Do skupiny členov a vlastníkov skupiny obe máte povolenie na úpravu položiek v predvolenom nastavení, skupiny návštevníci nie).

Vlastníci tiež môžu nakonfigurovať konkrétne pracovné postupy tak, aby ich mohli spustiť len členovia skupiny Vlastníci. (Ak to chcete urobiť, na prvej strane formulára priradení začiarknite políčko Na spustenie tohto pracovného postupu vyžadovať povolenia spravovať zoznamy.)

Na začiatok časti

4. Ako sa plánuje, pridáva, spúšťa a spravuje tento typ pracovného postupu?

Toto sú základné etapy:

  • Pred spustením pracovného postupu (plánovanie, Pridanie, spustenie)   
    pred pridaním pracovného postupu, naplánovať miesto, kam chcete pridať (pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo pre celú kolekciu lokalít) a Podrobnosti o ako to bude fungovať. Po pridaní a nakonfigurovaný pracovného postupu, všetci používatelia s potrebnými povoleniami môžete začať pracovného postupu na konkrétnu položku. Pracovný postup môžete tiež nastaviť Automatickéspustenie. Automatické spustí je možné aktivovať založené na jeden alebo oba z dvoch spúšťacej udalosti: pri ľubovoľnej položky Pridať alebo vytvorené v zozname alebo knižnici, alebo keď všetky položky v zozname alebo knižnici sa zmení.

  • POČAS spusteného pracovného postupu (dokončenie, sledovanie, upravte)   
    pri spustení pracovného postupu jednotlivých účastníkov dokončenie priradených úloh. Automatické pripomenutí sa odosielajú účastníkom, ktorí nespĺňajú termíny úlohy. Medzitým sa priebeh pracovného postupu je možné monitorovať centrálnej stránke stav pracovného postupu pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu. Ak chcete pracovný postup počas spustenia je možné upraviť z tej istej strane; a v prípade potreby sa pracovný postup môžete zrušenia alebo ukončenia odtiaľ.

  • PO spustení pracovného postupu (revízia, zostavy, zmena)   
    po dokončení pracovného postupu, celá história danej spustiť (alebo inštancie) môžete skontrolovať 60 dní na stránke stav pracovného postupu. Na tej istej stránke, je možné vytvoriť štatistické správy o výkone túto verziu pracovného postupu. Napokon, ak niekedy je všetko, čo chcete o tom, ako zmeniť funkcií pracovného postupu, môžete otvoriť, a upravte formulár priradení, ktoré ste dokončili pri pridaní prvý pracovný postup.

Nasledujúci vývojový diagram znázorňuje tieto etapy z pohľadu osoby, ktorá pridáva nový pracovný postup.

Priebeh pracovného postupu

Čo bude nasledovať?

Skôr než naplánujete nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok, prečítajte si časť povolenie tohto článku, a potom prejdite do časti plánovanie .

Na začiatok časti | Na začiatok článku


Rozbalenie ikona časti Povoliť

POVOLENIE pripomienok iba vo formulári úlohy alebo aj v položke

Ak ste pripravení na ďalšie informácie o umožňujúce komentáre a sledované zmeny v položke na rozdiel od umožňujúce pripomienky iba vo formulári úlohy, kliknite na tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

POVOLENIE pripomienok iba vo formulári úlohy alebo aj v položke

Nasledujúce dve otázky vám môžu pomôžu dospieť k zásadnému rozhodnutiu o pracovnom postupe:

  • Majú účastníci povolenie odosielať pripomienky iba v poli Komentáre vo formulári úlohy alebo môžu aj vkladať sledované zmeny a komentáre priamo do položky?

  • Ak účastníci môžu vkladať sledované zmeny a komentáre priamo do položky, robia tak v prostredí pre spoluprácu, v ktorom môžu dokument upravovať viacerí účastníci naraz alebo každý účastník berie dokument k sebe a má výhradné práva na úpravu počas trvania ich recenzie?

Tu je diagram, ktorý môže vám pomôcť objasniť dané alternatívy.

Rôzne druhy umožňujúce a poskytovanie spätnej väzby

Kým čítate, nezabúdajte na nasledovné:

  • Pracovný postup nie je možné spustiť v položke, ktorá je momentálne vzatá z projektu.

  • Súčasťou typu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok je možnosť okamžitého zrušenia pracovného postupu v prípade, že by sa v revidovanom dokumente vykonala akékoľvek zmena.

  • Vkladať sledované zmeny a komentáre do položky je možné, iba keď je položka otvorená v nainštalovanej verzii programu, v ktorom bola vytvorená, a nie, keď je otvorená vo verzii webovej aplikácie daného programu.

Sekcie v tejto časti

  1. Povolenie pripomienok iba vo formulári úlohy

  2. Povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (verzia pre spoluprácu)

  3. Povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (verzia pre výhradný prístup)

1. Povolenie pripomienok iba vo formulári úlohy

Výhodou tohto usporiadania je, že je z technického hľadiska najjednoduchšie. Účastníci môžu navrhnúť zmeny iba dvomi spôsobmi, ktorých oboch súčasťou je formulár úlohy.

  • Odošlite komentáre.

  • Požiadajte o vykonanie zmeny v položke, kým je pracovný postup stále spustený.

Hlavnou nevýhodou je jednoznačne to, že účastníci nemôžu označiť konkrétne zmeny priamo v položke. Čím vyšší je počet navrhnutých zmien, tým viac účastníkov bude pravdepodobne môcť pracovať priamo v položke.

Poznámka o ochrane položiek pred zmenami    Najjednoduchšie uistite sa, že účastníci don "jeto, aby sa zmenila priamo do položky do pokladne položky počas celého trvania spustiť. Ale ako už bolo len málo spôsobom späť, pracovné postupy nie je možné spustiť na ľubovoľnú položku, ktorá je momentálne vzatá z projektu.

Existujú dva spôsoby navrhnutia zmeny:

  • Môžete počkať, kým sa pracovný postup spustí a potom vziať položku k sebe pre trvanie spustenia. (Ak sa pracovný postup spustí automaticky, uistite sa, že je vaše meno uvedené v poli Kópia na druhej strane formulára priradení. Potom, keď dostanete oznámenie, že pracovný postup bol spustený v položke, vezmite danú položku k sebe.) Nevýhodou tejto metódy je, že nebude možné spustiť žiaden iný pracovný postup v rovnakej položke, kým je vzatá k sebe.

  • V prípade potreby môžete položky ponechať v projekte, ale oznámte účastníkom, že je dôležité, aby nebrali položku k sebe, ani v nej nevykonávali zmeny. Jednoznačne sa odporúča zahrnúť tieto pokyny medzi poznámky, ktoré budú súčasťou upozornení na úlohu. Ak sú pre účastníkov pracovné postupy zhromažďovania pripomienok nové, bude možno vhodné ich ešte lepšie objasniť ­– odoslaním osobitného e-mailu pred spustením pracovného postupu alebo snáď osobným rozhovorom s účastníkmi.

Na začiatok časti

2. Povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (verzia pre spoluprácu)

Tejto situácii sa nepretržite naďalej zobrazuje položky, ktoré sú k dispozícii všetkým účastníkom. Netreba čakať na niekoho iného do konca ich preskúmanie pred začatím svoje vlastné. Táto flexibilita je možné funkcie spolupráce v SharePointe.

Iba sa uistite, že účastníci vedia, že musia vykonať nasledovné:

  • Kým vykonávate zmeny, položku ponechajte v projekte.

  • Otvoriť položku v nainštalovanej verzii programu, v ktorej bola vytvorená, nie vo verzii webovej aplikácie daného programu.

  • Zapnúť sledovanie zmien pred vykonaním zmien alebo vložením komentárov.

  • Uložte zmeny na server.

Pamätajte, že súčasťou typu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok je možnosť okamžitého zrušenia pracovného postupu v prípade, že by sa v revidovanom dokumente vykonala akékoľvek zmena. Ak vyberiete túto možnosť, hneď ako ktorýkoľvek účastník uloží zmeny v položke , dokonca sledované zmeny alebo komentáre , pracovný postup sa zruší.

Taktiež, ak chcete povoliť zmeny priamo v položke, uistite sa, že v dialógovom okne Nastavenia riadenia verzií pre zoznam alebo knižnicu pre položku Požadovať pred úpravou dokumentu vzatie dokumentu je nastavené Nie.

Ďalšie informácie o spolupráci dokumenty Microsoft Office, nájdete v článku spolupráca na dokumentoch a spolutvorba. Môžete tiež zistiť bezplatné interaktívnych online kurz efektívnejšie spolupracovať na dokumentoch a projektoch užitočné. (Prvé tri videá v kurze sa týkajú spolutvorba dokumentov a spolupráca).

Na začiatok časti

3. Povolenie pripomienok vo formulári úlohy aj položke (verzia pre výhradný prístup)

V tomto usporiadaní môže iba jeden účastník vziať položku k sebe a kedykoľvek v nej vykonávať zmeny:

  • Ak je naraz v pracovnom postupe priradená jedna úloha (sériovo), pravdepodobne to nebude problém.

  • Ak sú naraz priradené všetky úlohy (paralelne), je možné, že účastníci niekedy budú musieť čakať na prístup k položke, kým v nej iný účastník dokončí prácu.

Keďže pracovný postup nemôže začať v položke, keď je vzatá k sebe, je potrebné zabezpečiť, aby sa položky vrátili do projektu pred spustením pracovného postupu v nich.

Oznámte účastníkom, že by mali vykonať nasledovné:

  • Vziať položku k sebe, skôr než ju otvoria.

  • Otvoriť položku v nainštalovanej verzii programu, v ktorej bola vytvorená, nie vo verzii webovej aplikácie daného programu.

  • Zapnúť sledovanie zmien pred vykonaním zmien alebo vložením komentárov.

  • Uložte zmeny na server a kruci položku späť, hneď po nej dokončili prácu s ním.

Opäť pamätajte, že súčasťou typu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok je možnosť okamžitého zrušenia pracovného postupu v prípade, že by sa v revidovanom dokumente vykonala akékoľvek zmena. Ak vyberiete túto možnosť, hneď ako ktorýkoľvek účastník uloží zmeny do položky , dokonca sledované zmeny alebo komentáre , pracovný postup sa zruší.

Čo bude nasledovať?

Ak ste pripravení na plánovanie nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, prejdite na časť plán v tomto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku


Konceptuálna ikona časti Plánovanie

PLÁNOVANIE nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak ste pripravení pracovať Podrobnosti, ako bude fungovať, svoj pracovný postup zhromažďovania pripomienok a zhromaždiť informácie, je potrebné ho nastaviť, kliknite na tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Plánovanie nového pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

V tejto časti uvádzame rozhodnutia, ktoré je nutné urobiť, a informácie, ktorými je treba disponovať predtým ako pridáte verziu pracovného postupu zhromažďovania pripomienok.

Ak už máte skúsenosti s tým, ako pridať tento typ pracovného postupu a len potrebujete si pripomenúť, informácie o konkrétnych krokoch, môžete prejsť priamo na príslušnú časť Pridanie (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) tohto článku.

Sekcie v tejto časti

  1. Šablóny a verzie

  2. Úvod do formulára priradení

  3. Dvanásť otázok, ktoré treba zodpovedať

1. Šablóny a verzie

Pracovné postupy zahrnuté v SharePointe slúžia ako predloha šablón , na ktorých sú založené konkrétne, jednotlivé pracovné postupy, ktoré pridáte do zoznamov, knižníc a kolekcie lokalít.

Vždy, keď pridávate pracovný postup zhromažďovania pripomienok, v skutočnosti pridávate napríklad verziu šablóny všeobecného pracovného postupu zhromažďovania pripomienok. Každá verzia má svoj vlastný názov a nastavenia, ktoré zadáte vo formulári priradení, keď túto konkrétnu verziu pridávate. Takto môžete pridať viacero pracovných postupov, všetky verzie vytvorené na základe šablóny predlohy pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, avšak každá verzia musí byť pomenovaná a prispôsobená konkrétnemu účelu, na ktorý ju použijete.

Na tomto obrázku je zobrazené pridanie troch pracovných postupov založených na šablóne pracovného postupu schválenia – jeden pre všetky typy obsahu v jednej knižnici, jeden pre jeden typ obsahu v jednej knižnici a jeden pre jeden typ obsahu v celej kolekcii lokalít.

Tri pracovných postupov založených na šablónu pracovného postupu schválenia

Na začiatok časti

2. Úvod do formulára priradení

Pri každom pridávaní novej verzie pracovného postupu založenej na niektorej zo zahrnutých šablón pracovných postupov vypĺňate formulár priradení, ktorým určíte požadovaný spôsob činnosti tejto novej verzie.

V tejto časti nájdete zoznam otázok, ktoré vás pripravia na vyplnenie formulára priradení. Najskôr si však prezrite formulár a jeho polia.

Prvá strana formulára priradení

Vo webovej časti formulár spúšťania

Druhá strana formulára priradení

Druhá strana formulára priradení s formulár spúšťania polia označené

Polia na druhej strane, ktoré sú v červenom rámčeku, sa nachádzajú aj vo formulári spustenia. Tento formulár sa zobrazuje pri každom manuálnom spustení pracovného postupu a tieto polia v ňom možno pre dané jedno spustenie upraviť.

Na začiatok časti

3. Dvanásť otázok, ktoré treba zodpovedať

Keď budete vedieť zodpovedať všetky otázky z tejto časti, budete pripravení pridať svoj pracovný postup.

  1. Je tento typ pracovného postupu správny?

  2. Jeden zoznam alebo knižnica alebo Celá kolekcia lokalít? (a) Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

  3. Čo je vhodný názov?

  4. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

  5. Kto a akým spôsobom môže tento pracovný postup spustiť?

  6. Typy obsahu, ktoré dedia z tohto typu získajú tento pracovný postup aj?

  7. Účastníci: Ktoré osoby a v akom poradí?

  8. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?

  9. Pripomienky iba vo formulári úlohy alebo aj v položke?

  10. Kedy sú termíny splnenia úloh?

  11. Kedy sa tento pracovný postup ukončí?

  12. Komu treba odoslať oznámenie?

01. Je tento typ pracovného postupu správny?

Tento článok sa týka šablónu pracovného postupu, ktorá sa zobrazí v ponuke ako Zhromažďovanie odozvy – SharePoint 2010. Ak si nie ste istí, že tento typ pracovného postupu je pre vás najlepšou voľbou, vrátiť späť na Ďalšie časti tohto článku. Ďalšie informácie o iných šablóny pracovného postupu, ktoré sú k dispozícii, nájdete v článku informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint.

Na začiatok časti

2. Jeden zoznam či knižnica alebo celá kolekcia lokalít? Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

Novú verzia pracovného postupu zhromažďovania pripomienok môžete sprístupniť iba pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo ju môžete sprístupniť pre celú kolekciu lokalít.

  • Ak pridáte pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, môžete ho nastaviť tak, aby sa spustil pre všetky typy obsahu alebo pre iba jeden typ obsahu.

  • Ak však pracovný postup pridáte pre celú kolekciu lokalít, je potrebné ho nastaviť tak, aby sa spustil iba pre jeden typ obsahu lokality.

Mapa kolekcie lokalít s vysvetlením 3 spôsobov pridania

Čo je typ obsahu?

Každému dokumentu alebo inej položke uložené v zozname SharePoint alebo v knižnici patrí do jednej alebo iného typu obsahu. Typ obsahu môže byť ako základný a všeobecný ako dokument alebo Hárok programu Excelalebo ako vysoko špecializované ako Zmluve alebo Špecifikácii návrh. Niektoré typy obsahu sú k dispozícii na lokalite SharePoint v predvolenom nastavení, ale môžete aj prispôsobiť tieto a pridať ďalšie, ktoré ste sami vytvorili.

Ďalšie informácie o typoch obsahu nájdete v článku úvodné informácie o typoch obsahu a publikovania typov obsahu.

Na začiatok časti

Aký je vhodný názov?

Verziu pracovného postupu označte názvom, ktorý:

  • zrozumiteľne označuje, na čo sa pracovný postup používa,

  • jednoznačne odlišuje pracovný postup od iných pracovných postupov.

Príklad

Predstavte si, že ste členom skupiny editorov. Skupina chce použiť dva odlišné pracovné postupy zhromažďovania odozvy:

  • Spustíte prvý pracovný postup v každom dokumente, ktorý odošle člen vašej skupiny. Tento pracovný postup zhromaždí odozvu iba odsprávcu vašej skupiny.

  • Pre každú dokumentu, ktorý ľudia mimo vlastnú skupinu spustíte druhý pracovný postup. Tento pracovný postup sa zhromažďujú pripomienky skaždý člen vašej skupiny.

Prvý pracovný postup môžete nazvať Vnútri odosielanie pripomienok a druhý Odosielanie pripomienok mimo skupiny.

Tip : Je vhodné stanoviť pravidlá vytvárania názvov a zabezpečiť, aby sa s nimi oboznámili všetky osoby, ktoré tieto pracovné postupy používajú.

Na začiatok časti

04. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby používal predvolený zoznam úloh a zoznam histórie lokality alebo používal iné existujúce zoznamy. Alebo môžete požiadať o nové zoznamy určené iba pre tento pracovný postup.

  • Ak bude vaša lokalita zahŕňať viacero pracovných postupov alebo ak niektoré pracovné postupy budú zahŕňať viacero úloh, zvážte žiadosť o nové zoznamy pre každý pracovný postup. (Správa príliš dlhých zoznamov môže byť jedným z dôvodov pomalšieho výkonu. Pre systém je rýchlejšie a jednoduchšie udržiavať niekoľko kratších zoznamov ako jeden veľmi dlhý.)

  • Ak budú úlohy a história tohto pracovného postupu obsahovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré budete chcieť uchovávať mimo všeobecných zoznamov, určite by ste mali uviesť, že pre tento pracovný postup chcete mať nové, samostatné zoznamy. (Po pridaní pracovného postupu je treba pre nové zoznamy nastaviť vhodné povolenia.)

Na začiatok časti

5. Kto a akým spôsobom môže tento pracovný postup spustiť?

Pracovný postup sa dá nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, iba automaticky alebo obomi spôsobmi:

  • Keď pracovný postup zhromažďovania pripomienok v konkrétnom dokumente alebo položke spustíte manuálne, zobrazí sa ďalší formulár – formulár spúšťania. Formulár spúšťania obsahuje väčšinu nastavenia z druhej strany formulára priradení. Preto, ak osoba, ktorá spúšťa pracovný postup, chce niektoré nastavenie zmeniť (len pre aktuálnu inštanciu), môže tak urobiť pred kliknutím na položku Spustiť.

  • Pri automatickom spustení sa samozrejme nevyskytne možnosť na predloženie formulára spustenia, čo znamená, že sa použijú nezmenené predvolené nastavenia zadané vo formulári priradenia.

Na tomto obrázku je znázornený rozdiel medzi manuálnymi a automatickými spusteniami.

Formuláre pre manuálne a automatické spustenie v porovnaní

Všetky zmeny vykonané vo formulári spúšťania sú použité iba pri aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť trvalé; predvolených nastavení pracovného postupu, môžete upraviť pôvodný formulár priradenia , ako je popísané v časti Zmena v tomto článku.

Manuálne spustenia

Ak povolíte manuálne spustenia, pracovný postup bude môcť kedykoľvek spustiť pre vhodnú položku každý používateľ s potrebnými povoleniami.

Výhodou manuálneho spustenia je, že vám a vašim kolegom umožňuje spustiť pracovný postup presne vtedy a iba vtedy, keď to potrebujete, a že pri každom spustení umožňuje zmeniť niektoré nastavenia pomocou formulára spustenia.

Krátky príklad    Ak chcete spustiť pracovný postup len pre položky, ktoré vytvoril autor nepochádzajúci z vášho tímu, výhradne manuálnym spúšťaním tohto pracovného postupu sa zabráni jeho automatickému spúšťaniu pre položky, ktoré ste vytvorili vy alebo členovia vášho tímu. (Alternatívne riešenie: udržujte jeden zoznam alebo knižnicu pre položky od autorov z vášho tímu a samostatný zoznam alebo knižnicu pre položky od všetkých ostatných autorov. Pri použití tohto riešenia môžete pracovný postup spúšťať automaticky, ale iba v zozname externých autorov.)

Hlavnou nevýhodou manuálnych spustení je, že na ne musí vždy niekto pamätať a vykonať ich zakaždým, keď sú potrebné.

Automatické spustenia

Môžete nastaviť pracovný postup tak, aby sa automaticky spúšťal v nasledujúcich prípadoch:

  • V zozname alebo knižnici sa vytvorí alebo sa do nich nahrá nová položka.

  • Zmení sa položka, ktorá je už uložená v zozname alebo knižnici.

Výhodou automatického spustenia je, že na spustenie pracovného postupu nemusí nikto pamätať. Spustí sa zakaždým, keď sa vyskytne spúšťacia udalosť.

Krátky príklad    Predstavte si, že účtovník vašej organizácie potrebuje revidovať každý rozpočet nahratý alebo vytvorený v Knižnici rozpočtov. Do danej knižnice by ste mohli pridať pracovný postup zhromažďovania pripomienok a zadať účtovníka ako jediného účastníka. Mohli by ste nastaviť pracovný postup tak, aby sa spustil zakaždým, keď sa do zoznamu („vytvorené v“) pridá nová položka. Váš účtovník tak vždy bude mať aktuálne informácie.

Dve nevýhody automatického spustenia:

  • Spustenie pracovného postupu pri každom výskyte spúšťacej udalosti sa nedá zastaviť.

  • Nastavenia sa nedajú zmeniť na začiatku jednotlivých inštancií.

Na začiatok časti

6. Získajú tento pracovný postup aj typy obsahu, ktoré dedia z tohto typu obsahu?

Keď pracovný postup pridáte určitému typu obsahu pre celú kolekciu lokalít, máte tiež možnosť tento pracovný postup pridať všetkým typom obsahu v kolekcii lokalít, čo z typu obsahu, do ktorého pracovný postup pridávate, dedia. (Táto možnosť sa nezobrazí vo formulári priradení, ak pridávate pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu.)

Poznámky

  • Operácia uskutočňujúca všetko ďalšie pridávanie môže trvať pomerne dlho.

  • Ak je dedenie nefunkčné pre niektoré lokality alebo podlokality, na ktoré chcete tento pracovný postup pridať k dediacim typom obsahov, pred spustením tejto operácie skontrolujte, či ste na každej z týchto lokalít alebo podlokalít členom skupiny Vlastníci.

Ďalšie informácie o typoch obsahu a dedenie, nájdete v článku úvodné informácie o typoch obsahu a publikovania typov obsahu.

Na začiatok časti

7. Účastníci: ktoré osoby a v akom poradí?

Bude potrebné uviesť meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorej budú priradené úlohy kontroly.

Jedna etapa alebo viaceré etapy?    Môžete mať len jedna etapa úlohy, alebo môžete mať viaceré etapy. Ak máte viac ako jednu etapu, etapy sa vykoná jeden po druhom.

Paralelné kontroly alebo sériové kontroly?    Pre účastníkov v ľubovoľnej jedna etapa, môžete ich revízia úlohy priradené všetky naraz (paralelne), alebo majú svoje revízia úlohy priradené po jednej (sériovo) v poradí, ktoré určíte. Ak vyberiete možnosť sériový môžu byť užitočné, ak napríklad nastavíte pracovného postupu na koniec po prvom odmietnutí – alebo ak chcete, aby účastníci ďalšej spolu, aby ich mohli pozrieť komentáre z účastníkov starších ako súčasť kontext svoje hodnotenie.

Príklad

Tento jednoduchý scenár popisuje niekoľko výhod viacerých etáp a sériových kontrol:

Predstavte si, že František pridáva nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok. Chce, aby jeho spolupracovníci Anna a Ľuboš zrevidovali každú položku predtým než ich zreviduje sám. František tak bude môcť vidieť ich komentáre pred začatím vlastnej recenzie. František to môže nastaviť jedným z nasledujúcich spôsobov:

  • S použitím sériovej revízia    František nastaví jedným fázy poradové číslo revízia, v ktorej Anna aj stano prvých dvoch účastníkov a je tretí.
    v tejto situácii sa musí Anna odosielať svoje pripomienky pred Filip je úloha priradená; a Filip musí odošlite svoje pripomienky pred Frank je úloha priradená.
    Tu je ako František nastaví jeho jediného fázy sériových revíziu.
    Formulár so zvýrazneným nastavením pre sériovú etapu

  • S použitím dvoch etáp    Ak František chce Anna aj stano prideľujú svoje hodnotenie v rovnakom čase tak, aby Filip nemá čakať na Anna dokončiť skôr, než sa začne, môžete sa nastaviť dvoch etáp v pracovnom postupe: prvá paralelnú etapu Anna aj stano na hodnotenie , a druhý samostatnú etapu pre svoje vlastné skontrolovať iba. Ak prvá etapa nie je dokončená, spustí sa nikdy druhej fázy.
    Tu je ako František nastaví jeho dvojetapový paralelné revízie.
    Formulár so zvýrazneným nastavením pre paralelnú etapu

Tu sú diagramy oboch riešení.

Sériový a dvojetapový pracovný postup vedľa seba

Externí účastníci    Na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej skupiny služby SharePoint, existuje špeciálny postup. V tomto postupe vystupuje člen lokality ako server proxy pre externého účastníka.

Tu je diagram tohto postupu:

Vývojový diagram postupu zahrnutia externého účastníka

Priradiť jednu úlohu každej celej skupine alebo jednu každému členovi skupiny?    Ak zahrniete skupinu adresu alebo distribučný zoznam medzi účastníkom pracovného postupu, môžete mať pracovný postup priradiť jednu úlohu na každý člen skupiny, alebo iba jednu úlohu celú skupinu (ale stále Odoslať oznámenia o danej jednu úlohu každému členovi). Ak iba jedna úloha je priradená celej skupine, každý člen skupiny môžete získanie a dokončenie tejto jednej úlohy. (Nájdete pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.)

Na začiatok časti

8. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?

Vo formulári priradení sa nachádza textové pole, v ktorom môžete účastníkom poskytnúť pokyny, podrobnosti o požiadavkách, prostriedkoch a podobne.

Otázky, na ktoré môžete natrafiť pri práci v tomto textovom poli:

  • Ak majú účastníci problémy alebo otázky, na koho sa majú obrátiť?

  • Môžu recenzenti odosielať pripomienky iba vo formulári úlohyalebo môžu aj vkladať sledované zmeny a komentáre v položky itself?

  • Ak recenzenti môžu vkladať sledované zmeny a komentáre priamo do položky, majú položku predtým ako v nej vykonajú zmeny, vziať k sebe alebo ju majú ponechať v projekte, aby v nej mohli viacerí recenzenti pracovať súčasne?

  • Ak pracovný postup priradí len jednu úlohu každej skupinu alebo distribučný zoznam, zmieniť tu, aby jeden člen každej takéto skupiny mali požiadať úlohu pred dokončením ho. Týmto spôsobom sa ostatní členovia skupiny strácať čas tým, že začne tú istú úlohu. (Nájdete pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.)

Na začiatok časti

9. Pripomienky iba vo formulári úlohy alebo aj v položke?

Existuje niekoľko dôvodov týkajúce sa táto dôležitá otázka. Ak ste ho nezadali už nie je otvorená, otvorte a prečítajte si časť povolenie tohto článku, ďalšie informácie.

Na začiatok časti

10. Kedy sú termíny splnenia úloh?

Termíny splnenia úloh pracovného postupu môžete určiť týmito dvoma spôsobmi:

Podľa dátumu v kalendári    Môžete určiť jeden dátum v kalendári, do ktorého je potrebné splniť všetky úlohy.

  • Ak ste nastavili svoj pracovný postup sa spustí automaticky, môžete zvyčajne by nemal "t použite túto možnosť. Je to preto dátum, aby vami určenú hodnotu nebude automaticky upraví sám vo vzťahu k aktuálny dátum zakaždým, keď pracovný postup sa spustí automaticky.

Podľa trvania úlohy    Môžete určiť počet dní, týždňov alebo mesiacov, ktoré sú povolené na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

  • Termín splnenia v kalendári prepíše konkrétne trvanie úlohy. Teda, ak je dnes 10. júna a dnes mi bola priradená úloha, ktorá má trojdenné trvanie, ale ktorá má tiež termín splnenia v kalendári 11. júna, potom bude úloha splnená 11. júna (termín splnenia v kalendári), a nie 13. júna (posledný deň trojdenného trvania).

Na začiatok časti

11. Kedy sa tento pracovný postup ukončí?

Ak nechcete strácať čas nepotrebným recenziami a v položke bola vykonaná zmena, môžete vybrať okamžité zrušenie.

Ak vyberiete túto možnosť, účastníci budú môcť dávať pripomienky iba do svojich formulárov úlohy. Sledované zmeny a komentáre teda nebudú môcť vkladať priamo do položky, pretože by to položku zmenilo a následne by zrušilo pracovný postup. Ak ste vybrali túto možnosť, zahrňte do poľa Požiadavka poznámku, v ktorej dáte účastníkom pokyny, aby nevykonávali žiadne zmeny priamo v položke pre recenziu.

Poznámka :  Pracovný postup môžete spustiť pre položku, ktorá je momentálne vzatá z projektu. Ak chcete zabrániť zmenám v položke určenej na recenziu, môžete ju vziať k sebe po spustení pracovného postupu. (Avšak, kým sa táto položka berie z projektu, nie je možné pre ňu spustiť žiadny ďalší pracovný postup.)

Na začiatok časti

12. Komu je potrebné odoslať oznámenie?

V poli Kópia na druhej strane formulára priradení môžete zadať mená alebo adresy používateľov, ktorí by mali byť upozornení na každé spustenie alebo skončenie tohto pracovného postupu.

  • Zadanie mena do tohto poľa nemá za následok priradenie úlohy pracovného postupu príslušnej osobe.

  • Pri manuálnom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho spustí, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

  • Pri automatickom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho pôvodne pridala, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

Čo bude nasledovať?

Ak ste pripravení pridať nový pracovný postup zhromažďovania pripomienok do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, prejdite na príslušnú časť Pridanie (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) tohto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Konceptuálna ikona časti Pridanie

PRIDANIE pracovného postupu zhromažďovania pripomienok (pre iba jeden zoznam alebo knižnicu)

Ak ste pripravení pridať pracovný postup zhromažďovania pripomienok pre jednu alebo viaceré typy obsahu v jednom zozname alebo knižnici, kliknite na tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Pridanie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok
(pre iba jeden zoznam alebo knižnicu)

Nie ste ešte oboznámení s pridaním pracovných postupov, môže byť užitočné, a skontrolujte predchádzajúcich segmenty informácie, Povoliťa plánovanie v tomto článku, skôr ako budete postupovať podľa krokov v tejto časti.

Sekcie v tejto časti

  1. Skôr než začnete

  2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr ako začnete

Pred pridaním pracovného postupu musia byť vyriešené dve veci:

E-mail    Aby pracovný postup odosielal e-mailové oznámenia a pripomenutia, je potrebné zapnúť e-mail pre lokalitu SharePoint. Ak si nie ste istí, či je už e-mail zapnutý, kontaktujte správcu lokality SharePoint.

Povolenia    Podľa predvolených nastavení SharePointu vyžadujú máte povolenie spravovať zoznamy, pridať pracovné postupy pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (Skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nie. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti Ďalšie informácie v tomto článku.)

Na začiatok časti

2. Pridanie pracovného postupu

Vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, pre ktoré chcete pridať pracovný postup.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica.

    Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa táto karta napríklad nazýva Kalendár.

    Pás s nástrojmi so kartu Knižnica vyvolanými poľami

    1. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.
      Tabla pre vyhľadávanie v kontaktoch, kalendári, úlohách

    2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu zadajte položku pre tento pracovný postup spustiť na jeden typ obsahu alebo všetky (pre všetky typy obsahu) a potom kliknite na položku pridať pracovný postup.
      Stránka Pridať pracovný postup so všetkými typmi obsahu a vyvolaným tlačidlom Pridať pracovný postup

    3. Vyplňte prvú stranu formulára priradení.
      (Pokyny sú uvedené pod obrázkom.)

Prvá strana formulára priradení s číslovanými bublinami

Bublina číslo jeden

Typ obsahu

Všimnite si, že táto prvá sekcia sa zobrazia len v prípade, ak pracujete v službe SharePoint Online. V programe SharePoint Server, musíte vybrať typ obsahu alebo typy na predchádzajúcu stranu Nastavenie pracovného postupu.

Callouot číslo dva

Šablóna

Vyberte šablónu Zhromažďovanie odozvy – SharePoint 2010.

Poznámka : Ak sa šablóna Zhromažďovanie odozvy – SharePoint 2010 nezobrazí v zozname, obráťte sa na správcu lokality SharePoint o jej aktivácii vo vašej kolekcii lokalít alebo pracovný priestor.

Bublina číslo tri

Názov

Zadajte názov pre tento pracovný postup. Názov bude daný pracovný postup identifikovať pre používateľov tohto zoznamu alebo knižnice.

Návrhy na pomenovanie pracovného postupu, nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo štyri

Zoznam úloh

Vyberte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo vytvoriť nový kliknutím na položku Nový zoznam úloh.

Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu úloh (na rozdiel od výberu existujúceho), nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo päť

Zoznam histórie

Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku Nový zoznam histórie a vytvoriť tak nový zoznam.

Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu histórie (na rozdiel od výberu existujúceho), nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo 6

Možnosti spustenia

Určite spôsoby, ktorými sa tento pracovný postup môže spustiť.

Informácie o rôznych možnostiach nájdete v téme plánovanie časti tohto článku.

  1. Po úprave všetkých nastavení tohto formulára podľa požiadaviek kliknite na tlačidlo Ďalej.

  2. Vyplňte druhú stranu formulára priradení.
    (Pokyny sú uvedené pod obrázkom.)

    SharePoint predstavuje prvý niekoľko možností v tomto druhá strana formulára priradení – čísla jeden až sedem na nasledujúcom obrázku priradiť prostredníctvom kópia – vždy spustiť pracovný postup manuálne, aby ste mohli Tieto možnosti pre iba jeden inštancia vykonať zmeny.

Druhá strana formulára priradení s číslovanými bublinami

Bublina číslo jeden

Priradenie

Zadajte mená alebo adresy všetkých osôb, ktorým má tento pracovný postup priradiť úlohy.

  • Ak budú úlohy priraďovať jednom (sériovo)   
    zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priradiť.

  • Ak budú všetky úlohy priradené naraz (paralelne)   
    Na poradí mien alebo adries nezáleží.

  • Ak priraďujete úlohu niekomu mimo vašej organizácie SharePoint   
    ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti dokončenie tohto článku.

Callouot číslo dva

Poradie

Určite, či sa úlohy majú priradiť po jednej (sériovo), alebo všetky naraz (paralelne).

Ďalšie informácie o použití sériových a paralelných fáz nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo tri

Pridať novú etapu

Pridajte všetky etapy, ktoré majú nasledovať po práve nakonfigurovanej prvej etape.

  • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo štyri

Rozbaliť skupiny

  • Začiarknite toto políčko, ak chcete priradiť jednu úlohu každému členovi každej skupiny zadanej do poľa Priradiť osobe. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude mať vlastnú úlohu, ktorú je potrebné dokončiť.)

  • Ak chcete mať len jedenúloha priradená ku každému celú skupinu , ktorú ste zadali v priradiť pole, zrušte začiarknutie tohto políčka. (Každý člen skupiny dostanú oznámenie o úlohy, ale akýkoľvek člen môžete získanie a dokončenie jednej úlohy v mene celej skupine. Nájdete tu pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.)

Bublina číslo päť

Žiadosť o

Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

  • Kontaktná osoba v prípade otázok a prioblems

  • Či pripomienky možno podať iba vo formulári úlohy alebo aj priamo do položky. (A ak v položke, či recenzenti môžete vyskúšať dokumentu alebo opustiť vrátené do projektu.)
    Ďalšie informácie, pozrite si časť povolenie tohto článku.

  • Ak je to možné, poznámky o získaní jednotlivých úloh priradené k celej skupiny alebo distribučné zoznamy.
    Nájdete pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.

Bublina číslo 6

Termíny splnenia a trvania úloh

Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

  • Ak sa tento pracovný postup niekedy spustí automaticky, zvyčajne je vhodné nechať pole Termín splnenia všetkých úloh prázdne a termín dokončenia ovládať iba v dvoch poliach trvania. Presný termín dokončenia môžete vždy zadať vo formulári spúšťania, ak a keď pracovný postup spúšťate manuálne.

Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti plánovanie v tomto článku.

Bublina číslo sedem

KÓPIA

Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa majú odoslať oznámenia pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu.

  • Zadanie mena do tohto poľa nemá "t za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

  • Pri manuálnom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho spustí, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

  • Pri automatickom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho pôvodne pridala, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

Bublina číslo osem

Ukončenie pracovného postupu

Ak chcete pracovný postup zastaviť a zrušiť pri ľubovoľnej zmene kontrolovanej položky, vyberte túto možnosť.

Pamätajte, že ak vyberiete túto možnosť, recenzenti do danej položky nebudú môcť pridať žiadne sledované zmeny ani komentáre bez toho, aby ukončili pracovný postup.

  1. Po úprave všetkých nastavení na tejto strane podľa požiadaviek vytvorte pracovný postup kliknutím na tlačidlo Uložiť.

SharePointu vytvoria novú verziu pracovného postupu.

Čo bude nasledovať?

Ak ste pripravení, prejdite na časť Spustenie v tomto článku a spustením jeho prvej inštancie otestujte nový pracovný postup.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Konceptuálna ikona časti Pridanie

PRIDANIE pracovného postupu zhromažďovania pripomienok (pre celú kolekciu lokalít)

Ak ste pripravení pridať pracovný postup zhromažďovania pripomienok pre jeden typ obsahu do všetkých zoznamov a knižníc v rámci kolekcie lokalít kliknite na položku Tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Pridanie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok
(pre celú kolekciu lokalít)

Nie ste ešte oboznámení s pridaním pracovných postupov, môže byť užitočné, a skontrolujte predchádzajúcich segmenty informácie, Povoliťa plánovanie v tomto článku, skôr ako budete postupovať podľa krokov v tejto časti.

Sekcie v tejto časti

  1. Skôr než začnete

  2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr ako začnete

Pred pridaním pracovného postupu musia byť vyriešené dve veci:

E-mailu    V prípade pracovného postupu na odosielanie e-mailové oznámenia a pripomenutia, e-mailu musí povoliť pre lokalitu. Ak si nie ste istí, že to už vykonané, obráťte sa na správcu lokality SharePoint.

Povolenia    Podľa predvolených nastavení SharePointu vyžadujú máte povolenie spravovať zoznamy, pridať pracovné postupy pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (Skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nie. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti Ďalšie informácie v tomto článku.)

Na začiatok časti

2. Pridanie pracovného postupu

Vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Prejdite na domovskú stránku kolekcie lokalít (nie na domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

  2. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Nastavenie lokality.
    Možnosti nastavenia Outlooku na webe

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti galérie na položku Typy obsahu lokality.
    Obsah lokality zadajte odkaz v časti galérie

  4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, pre ktorý chcete pridať pracovný postup.

    Poznámka :  Pracovný postup pridaný pre celú kolekciu lokalít je potrebné pridať iba pre položky jedného typu obsahu.

    Typy obsahu dokumentu s typom zvýraznená

    1. Na stránke vybratého typu obsahu, v časti nastavenia kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.
      Prepojenie Nastavenie pracovného postupu v časti Nastavenia

    2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu, kliknite na prepojenie pridať pracovný postup.
      Prepojenie pridať pracovný postup

    3. Vyplňte prvú stranu formulára priradení.
      (Pokyny sú uvedené pod obrázkom.)

Prvá strana formulára priradení s číslovanými bublinami

Bublina číslo jeden

Šablóna

Vyberte šablónu schválenie – SharePoint 2010.

Poznámka : Ak sa šablóna schválenie – SharePoint 2010 nezobrazí v zozname, obráťte sa na správcu lokality SharePoint o jej aktivácii vo vašej kolekcii lokalít alebo pracovný priestor.

Callouot číslo dva

Názov

Zadajte názov pre tento pracovný postup. Názov bude daný pracovný postup identifikovať pre používateľov tejto kolekcie lokalít.

Návrhy na pomenovanie pracovného postupu, nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo tri

Zoznam úloh

Vyberte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo vytvoriť nový kliknutím na položku Nový zoznam úloh.

Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu úloh (na rozdiel od výberu existujúceho), nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo štyri

Zoznam histórie

Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku Nový zoznam histórie a vytvoriť tak nový zoznam.

Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu histórie (na rozdiel od výberu existujúceho), nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo päť

Možnosti spustenia

Určite spôsoby, ktorými sa tento pracovný postup môže spustiť.

Informácie o rôznych možnostiach nájdete v téme plánovanie časti tohto článku.

Bublina číslo 6

Pridať tento pracovný postup pre podriadené typy obsahu?

Určite, či sa tento pracovný postup má pridať, respektíve priradiť k všetkým ostatným lokalitám a typom obsahu zoznamu, ktoré dedia z tohto typu obsahu.

  • Operácia uskutočňujúca všetko ďalšie pridávanie môže trvať pomerne dlho.

  • Ak v prípade niektorých lokalít alebo webových podlokalít, kam chcete pridať tento pracovný postup k dediacim typom obsahu, došlo k poškodeniu dedičnosti, pred spustením tejto operácie skontrolujte, či ste členom skupiny Vlastníci v prípade každej z týchto lokalít a webových podlokalít.

  1. Po úprave všetkých nastavení na tejto strane podľa požiadaviek kliknite na tlačidlo Ďalej.

  2. Vyplňte druhú stranu formulára priradení.
    (Pokyny sú uvedené pod obrázkom.)

    Poznámka : SharePoint predstavuje prvý niekoľko možností v tomto druhá strana formulára priradení – čísla jedno až sedem na nasledujúcom obrázku z Schvaľovatelia prostredníctvom kópia – pri každom spustení pracovného postupu manuálne, preto, ktoré Tieto možnosti pre iba jeden inštancia môžete vykonať zmeny.

Druhá strana formulára priradení s číslovanými bublinami

Bublina číslo jeden

Priradenie

Zadajte mená alebo adresy všetkých osôb, ktorým má tento pracovný postup priradiť úlohy.

  • Ak budú úlohy priraďovať jednom (sériovo)   
    zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priradiť.

  • Ak budú všetky úlohy priradené naraz (paralelne)   
    Na poradí mien alebo adries nezáleží.

  • Ak priraďujete úlohu niekomu mimo vašej organizácie SharePoint   
    ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti dokončenie tohto článku.

Callouot číslo dva

Poradie

Zadajte, či sa úlohy v tejto fáze majú priraďovať po jednom (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne).

Ďalšie informácie o použití sériových a paralelných fáz nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo tri

Pridať novú etapu

Pridajte všetky etapy, ktoré majú nasledovať po práve nakonfigurovanej prvej etape.

  • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo štyri

Rozbaliť skupiny

  • Začiarknite toto políčko, ak chcete priradiť jednu úlohu každému členovi každej skupiny zadanej do poľa Priradiť osobe. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude mať vlastnú úlohu, ktorú je potrebné dokončiť.)

  • Ak chcete mať len jeden úloha priradená pre každýcelú skupinu , ktorú ste zadali v poli Priradenie, zrušte začiarknutie tohto políčka. (Každý člen skupiny dostanú oznámenie o úlohy, ale akýkoľvek člen môžete získanie a dokončenie jednej úlohy v mene celej skupine. Nájdete tu pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.)

Bublina číslo päť

Žiadosť o

Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo prostriedky, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

  • Kontaktná osoba v prípade otázok a problémov

  • Či pripomienky možno podať iba vo formulári úlohy alebo aj priamo do položky. (A ak v položke, či recenzenti môžete vyskúšať dokumentu alebo opustiť vrátené do projektu.)
    Ďalšie informácie, pozrite si časť povolenie tohto článku.

  • Ak je to možné, poznámky o získaní jednotlivých úloh priradené k celej skupiny alebo distribučné zoznamy.
    Nájdete pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.

Bublina číslo 6

Termíny splnenia a trvania úloh

Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

  • Ak sa tento pracovný postup niekedy spustí automaticky, zvyčajne je vhodné nechať pole Termín splnenia všetkých úloh prázdne a termín dokončenia ovládať iba v dvoch poliach trvania. Presný termín dokončenia môžete vždy zadať vo formulári spúšťania, ak a keď pracovný postup spúšťate manuálne.

Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti plánovanie v tomto článku.

Bublina číslo sedem

KÓPIA

Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa majú odoslať oznámenia pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu.

  • Zadanie mena do tohto poľa nemá "t za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

  • Keď sa pracovný postup spustí manuálne, osoba, ktorá ho spustí, dostane oznámenie o spustení a zastavení bez toho, aby ju bolo potrebné zadať v tomto poli.

  • Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala, dostane oznámenie o spustení a zastavení bez toho, aby ju bolo potrebné zadať v tomto poli.

Bublina číslo osem

Ukončenie pracovného postupu

Ak chcete pracovný postup zastaviť a zrušiť pri ľubovoľnej zmene kontrolovanej položky, vyberte túto možnosť.

Pamätajte, že ak vyberiete túto možnosť, recenzenti do danej položky nebudú môcť pridať žiadne sledované zmeny ani komentáre bez toho, aby ukončili pracovný postup.

  1. Po úprave všetkých nastavení na tejto strane podľa požiadaviek vytvorte pracovný postup kliknutím na tlačidlo Uložiť.

SharePointu vytvoria novú verziu pracovného postupu.

Čo bude nasledovať?

Ak ste pripravení, prejdite na časť Spustenie v tomto článku a spustením jeho prvej inštancie otestujte nový pracovný postup.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Konceptuálna ikona časti Štart

SPUSTENIE pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak ste pripravení začať svoj pracovný postup manuálne alebo automaticky, kliknite na tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Spustenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Pracovný postup sa dá nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, iba automaticky alebo obomi spôsobmi:

  • Manuálne kedykoľvek a kýmkoľvek, kto má potrebné povolenia.

  • Automaticky pri každom výskyte spúšťacej udalosti sa zadaný, teda vždy, keď sa položka pridaná do zoznamu alebo knižnice a/alebo vždy, keď sa už v zozname položka sa nejakým spôsobom zmení.
    (Spúšťacej udalosti alebo udalostí sú určené na prvej strane formulára priradení počas pôvodnej pridaním a konfiguráciou pracovného postupu. Ďalšie informácie nájdete v časti plánovanie tohto článku.)

Poznámka : Pracovný postup nie je možné spustiť pre žiadnu položku, ktorá je momentálne vzatá z projektu. (Položku je možné vziať k sebe po tom, čo v nej bol spustený pracovný postup, v položke však potom nie je možné spúšťať ďalšie pracovné postupy, kým nie je vrátená znova späť do projektu.)

Sekcie v tejto časti

  1. Automatické spustenie pracovného postupu

  2. Manuálne spustenie toku činností

  3. Začať manuálne zo zoznamu alebo knižnice

  4. Začať manuálne z programu Microsoft Office

1. Spustiť pracovný postup automaticky

Ak je pracovný postup konfigurovaný na automatické spustenie, pri každom výskyte spúšťacej udalosti sa začne pracovný postup pre položku, ktorá ho spustila.

Po spustení pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a odošle oznámenie o úlohe každému, komu bola priradená úloha. Medzitým odošle aj oznámenia o spustení (odlišné od oznámení o úlohe) osobe, ktorá pracovný postup pôvodne pridala, a všetkým uvedeným v poli Kópia na druhej strane formulára priradení.

Poznámka : Po pridaní nového pracovného postupu, ktorý sa automaticky spustí, pole Dátumu dokončenia všetkých úloh (na druhej strane formulára priradení) zvyčajne sa nevypĺňajú, pretože každý explicitné dátum hodnota zadanej tam nebude automaticky upraví sám vo vzťahu k dátumu, kedy pracovný postup sa spustí pri každom. Ďalšie informácie nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Na začiatok časti

2. Spustiť pracovný postup manuálne

Poznámka k povoleniam    Zvyčajne, musíte mať povolenie na úpravu položiek spustenie pracovného postupu. (V predvolenom nastavení, do skupiny členov a vlastníkov skupiny obe majú toto povolenie, ale nie je skupiny návštevníci. Však vlastníka môžete tiež vybrať, na základe pracovného postupu podľa postupu vyžadovať povolenie Správa zoznamov pre ľudí, ktorí spustiť pracovný postup. Výberom tejto možnosti môžete v podstate určiť vlastníci, len oni a ďalších vlastníkov môžete spustiť príslušný pracovný postup. Ďalšie podrobnosti nájdete v časti Ďalšie informácie v tomto článku.)

Dve miesta, odkiaľ možno začať

Pracovný postup môžete spustiť manuálne z týchto dvoch miest:

  • Z zoznam alebo knižnicu, kde je položka uložená

  • z vnútri priamo do položky, otvoril v programe Microsoft Office, v ktorom bol vytvorený. (Všimnite si, že to musí byť nainštalovaného programu, a nie verzii webovej aplikácie)

V zostávajúcich dvoch sekciách tejto časti sú uvedené pokyny pre obe metódy.

Na začiatok časti

3. Začať manuálne zo zoznamu alebo knižnice

  1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je uložená položka, pre ktorú chcete spustiť pracovný postup.

  2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku pracovné postupy.

    V rozbaľovacej ponuke kliknite na položku pracovné postupy

  3. Na stránke pracovné postupy: názov položky v časti spustiť nový pracovný postup, kliknite na položku, ktorú chcete spustiť pracovný postup.
    Prepojenie na spustenie pracovného postupu

  4. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania zmeny, ktoré sa majú použiť pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

    Poznámka : Zmeny vo formulári spúšťania tu sú použité iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú vždy, keď je spustený pracovný postup, alebo ak chcete zmeniť nastavenie pracovného postupu, ktoré nie sú uvedené v tomto formulári, nájdete v časti Zmena v tomto článku.

Formulár spúšťania s číslovanými bublinami

Bublina číslo jeden

Priradenie

Vykonajte zmeny v zozname osôb, ktorým má pracovný postup priraďovať úlohy.

  • Ak budú úlohy priraďovať po jednej   
    zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priradiť.

  • Ak budú priradené všetky úlohy súčasne   
    Na poradí mien alebo adries nezáleží.

  • Ak priraďujete úlohu niekomu mimo vašej organizácie SharePoint   
    ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti dokončenie tohto článku.

Callouot číslo dva

Poradie

Skontrolujte, či špecifikácie týkajúce sa priradenia úloh v každej časti po jednom (sériovo) alebo všetkých naraz (paralelne) zodpovedajú vašim požiadavkám.

Ďalšie informácie o použití sériových a paralelných fáz nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo tri

Pridať novú etapu

Pridajte ľubovoľné fázy okrem tých, ktoré sú momentálne nakonfigurované.

  • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo štyri

Rozbaliť skupiny

  • Začiarknite toto políčko, ak chcete priradiť jednu úlohu každému členovi každej skupiny zadanej do poľa Priradiť osobe. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude mať vlastnú úlohu, ktorú je potrebné dokončiť.)

  • Mať len jeden úloha priradená ku každému celú skupinu , ktorú ste zadali v poli priradiť kzrušte toto políčko. (Každý člen skupiny dostanú oznámenie o úlohy, ale akýkoľvek člen môžete získanie a dokončenie jednej úlohy v mene celej skupine. Nájdete tu pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.)

Bublina číslo päť

Žiadosť o

Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo prostriedky, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

  • Kontaktná osoba v prípade otázok a problémov

  • Či pripomienky možno podať iba vo formulári úlohy alebo aj priamo do položky. (A ak v položke, či recenzenti môžete vyskúšať dokumentu alebo opustiť vrátené do projektu.)
    Ďalšie informácie, pozrite si časť povolenie tohto článku.

  • Ak je to možné, poznámky o získaní jednotlivých úloh priradené k celej skupiny alebo distribučné zoznamy.
    Nájdete pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.

Bublina číslo 6

Termíny splnenia a trvania úloh

Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti plánovanie v tomto článku.

Bublina číslo sedem

KÓPIA

Podľa potreby pridajte alebo odstráňte položky. Nezabudnite, že:

  • Zadanie mena do tohto poľa nemá "t za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

  • Keď sa pracovný postup spustí manuálne, osoba, ktorá ho spustí, dostane oznámenie o spustení a zastavení bez toho, aby ju bolo potrebné zadať v tomto poli.

  • Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala, dostane oznámenie o spustení a zastavení bez toho, aby ju bolo potrebné zadať v tomto poli.

  1. Keď je vo formulári spúšťania všetko nastavené podľa potreby, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvé úlohy a zároveň odošle upozornenia o spustení vám aj všetkým osobám uvedeným v poli Kópia vo formulári spúšťania.

Na začiatok časti

4. Začať manuálne z programu balíka Microsoft Office

  1. Otvorte položku v nainštalovanom programe balíka Office vo vašom počítači.

    Poznámka : Táto metóda nie je možné použiť pri otvorení položky vo webovej aplikácie verzia programu balíka Microsoft Office. Musí byť otvorený v celej, nainštalovaná verzia programu v počítači.

  2. V otvorenej položke kliknite na kartu súbor, kliknite na položku Uložiť a odoslať a potom kliknite na položku pracovný postup, ktorý chcete spustiť pre danú položku.
    Zobrazenie Backstage s oblasti, kliknite na zvýraznené

  3. Ak sa zobrazí toto hlásenie, informáciou, že pracovný postup vyžaduje vrátenie súboru do projektu, kliknite na tlačidlo Vrátiť do projektu.
    (Ak sa nezobrazuje Toto hlásenie, prejdite krok 4.)
    Snímka obrazovky dialógového okna s požiadavkou okamžitej správy

  4. Kliknite na veľké tlačidlo Spustiť pracovný postup.
    Zobrazenie Backstage so zvýrazneným tlačidlom spustiť pracovný postup

  5. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania zmeny, ktoré sa majú použiť pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

    Poznámka : Zmeny vo formulári spúšťania tu sú použité iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú vždy, keď je spustený pracovný postup, alebo ak chcete zmeniť nastavenie pracovného postupu, ktoré nie sú uvedené v tomto formulári, nájdete v časti Zmena v tomto článku.

Formulár spúšťania s číslovanými bublinami

Bublina číslo jeden

Priradenie

Vykonajte zmeny v zozname osôb, ktorým má pracovný postup priraďovať úlohy.

  • Ak budú úlohy priraďovať po jednej   
    zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priradiť.

  • Ak budú priradené všetky úlohy súčasne   
    Na poradí mien alebo adries nezáleží.

  • Ak priraďujete úlohu niekomu mimo vašej organizácie SharePoint   
    ďalšie informácie o zahrnutí externých účastníkov nájdete v časti dokončenie tohto článku.

Callouot číslo dva

Poradie

Skontrolujte, či špecifikácie týkajúce sa priradenia úloh v každej časti po jednom (sériovo) alebo všetkých naraz (paralelne) zodpovedajú vašim požiadavkám.

Ďalšie informácie o použití sériových a paralelných fáz nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo tri

Pridať novú etapu

Pridajte ľubovoľné fázy okrem tých, ktoré sú momentálne nakonfigurované.

  • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti plánovanie tohto článku.

Bublina číslo štyri

Rozbaliť skupiny

  • Začiarknite toto políčko, ak chcete priradiť jednu úlohu každému členovi každej skupiny zadanej do poľa Priradiť osobe. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude mať vlastnú úlohu, ktorú je potrebné dokončiť.)

  • Mať len jeden úloha priradená ku každému celú skupinu , ktorú ste zadali v poli priradiť kzrušte toto políčko. (Každý člen skupiny dostanú oznámenie o úlohy, ale akýkoľvek člen môžete získanie a dokončenie jednej úlohy v mene celej skupine. Nájdete tu pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.)

Bublina číslo päť

Žiadosť o

Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo prostriedky, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

  • Kontaktná osoba v prípade otázok a problémov

  • Či pripomienky možno podať iba vo formulári úlohy alebo aj priamo do položky. (A ak v položke, či recenzenti môžete vyskúšať dokumentu alebo opustiť vrátené do projektu.)
    Ďalšie informácie, pozrite si časť povolenie tohto článku.

Ak je to možné, poznámky o získaní jednotlivých úloh priradené k celej skupiny alebo distribučné zoznamy.
Nájdete pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.

Bublina číslo 6

Termíny splnenia a trvania úloh

Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti plánovanie v tomto článku.

Bublina číslo sedem

KÓPIA

Podľa potreby pridajte alebo odstráňte položky. Nezabudnite, že:

  • Zadanie mena do tohto poľa nemá "t za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

  • Keď sa pracovný postup spustí manuálne, osoba, ktorá ho spustí, dostane oznámenie o spustení a zastavení bez toho, aby ju bolo potrebné zadať v tomto poli.

  • Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala, dostane oznámenie o spustení a zastavení bez toho, aby ju bolo potrebné zadať v tomto poli.

  1. Keď je formulár spúšťania nastavený podľa potreby, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvé úlohy a zároveň odošle upozornenia o spustení vám aj všetkým osobám uvedeným v poli Kópia vo formulári spúšťania.

Čo bude nasledovať?

  • Ak ide o prvé spustil tento pracovný postup, s ostatnými účastníkmi potrebovať informácie a pomoc s cieľom dokončiť priradených úloh? (Oni môžu užitočné v časti dokončenie tohto článku.)

  • Vhodné je tiež skontrolovať, či účastníci dostávajú e-mailové oznámenia, a hlavne, či tieto oznámenia nie sú nesprávne spracované filtrami nevyžiadanej pošty.

  • A samozrejme, môže mať aspoň jedna úloha pracovného postupu na dokončenie sami. Prejdite do časti dokončenie tohto článku Podrobnosti.

  • Medzitým sa zistiť, ako môžete ponechať záznamy o priebeh aktuálnej inštancie pracovného postupu, nájdete v časti monitorovanie tohto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Konceptuálna ikona časti Dokončenie

DOKONČENIE úlohy pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak vám bola priradená úlohy toku činností zhromažďovania pripomienok, kliknite na tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Ukončenie úlohy pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak vám bola úloha pracovného postupu zhromažďovania pripomienok priradená prvýkrát, pravdepodobne pre vás bude užitočné podrobne si prečítať túto časť článku. Zistíte, aké rôzne možnosti máte k dispozícii.

Poznámka : Ak viete, že vám bola priradená úloha pracovného postupu, ale správa s upozornením sa zatiaľ nezobrazila v priečinku doručenej pošty, skontrolujte, či sa upozornenie nepremiestnilo prostredníctvom filtra nevyžiadanej pošty. Ak áno, upravte príslušným spôsobom nastavenia filtra.

Najprv skontrolujte, či ide o správny článok

Rôzne typy pracovných postupov vyžadujú rôzne akcie úloh.

Preto sa skôr než začnete uistite, že úloha, ktorá vám bola priradená, je naozaj úlohou pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a že nejde o úlohu iného typu pracovného postupu.

Hľadajte text prečítajte text v ktoromkoľvek z nasledujúcich umiestnení:

  • V riadku predmetu upozornenia na úlohu
    Text Schváľte dokument v riadku predmetu upozornenia na úlohu

  • Na paneli hlásení v položke na revíziu
    Text Schváľte dokument na paneli hlásení v položke

  • V názve úlohy na stránke stav pracovného postupu
    Text Zrevidujte dokument v názvoch úloh na stránke Stav

Ak sa nezobrazuje text skontrolujte text na týchto miestach, obráťte sa na osobu, ktorá sa začne alebo pôvodne pridala pracovný postup, ak chcete zistiť, ktoré šablónu pracovného postupu, ktorý je založený na – či má vlastného pracovného postupu.

Ak vaša úloha je úlohou zhromažďovania pripomienok, čítajte ďalej.

Sekcie v tejto časti

  1. Prehľad procesu

  2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s upozornením na úlohu

  3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

  4. Kontrola položky

  5. Vyplníte a odošlete formulár úlohy

  6. Upozornenia na oneskorenia

  7. Získanie úlohy skupiny pred jej dokončením (voliteľné)

  8. Vyžiadanie zmeny položky (voliteľné)

  9. Priradiť úlohu niekomu inému (voliteľné)

  10. Dokončenie úlohy v zastúpení externého účastníka (voliteľné)

1. Prehľad procesu

Po priradení úlohy v pracovnom postupe sa o úlohe zvyčajne dozviete niektorým z troch spôsobov:

  • Dostanete e-mail s upozornením na úlohu.

  • Otvoríte dokument balíka Microsoft Office a zobrazí sa panel hlásení s informáciou, že vám bola priradená súvisiaca úloha.

  • Skontrolujete lokalitu SharePoint a zistíte, že vám bola aktuálne priradená aspoň jedna úloha.

Keď zistíte, že vám bola priradená úloha pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, vykonajte dva kroky:

  • Kontrola položky    Otvorte a zrevidujte položky.

  • Dokončenie úlohy    Na odoslanie výsledkov recenzie môžete použiť formulár úlohy.

Dokončenie úlohy preto často zahŕňa tieto tri položky:

  • správu s upozornením (ktorú dostanete vo forme e-mailu),

  • Položka odoslaná na recenziu, (ktorú otvoríte a zrevidujete)

  • formulár úlohy (ktorý otvoríte, vyplníte a odošlete).

Uvedené tri položky vyzerajú takto.

Správa s upozornením na úlohu, položka na kontrolu a formulár úlohy

Poznámka : Tlačidlo Otvoriť túto úlohu sa na páse s nástrojmi v správe s upozornením na úlohu zobrazuje len v prípade, že je správa otvorená v úplnej nainštalovanej verzii Outlooku, a nie vo webovej aplikácii Outlook Web Access.

Na začiatok časti

2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s upozornením na úlohu

Vykonajte nasledujúce kroky:

  1. V správe s upozornením na úlohu v pokynoch Na dokončenie tejto úlohy kliknite na prepojenie na položku.

  2. V otvorenej položke kliknite na paneli hlásení na tlačidlo Otvoriť túto úlohu.

Prístup k položky a úlohy tvoria zo e-mailové správy s upozornením

Poznámka : Tlačidlo Otvoriť túto úlohu sa na páse s nástrojmi v správe s upozornením na úlohu zobrazuje len v prípade, že je správa otvorená v úplnej nainštalovanej verzii Outlooku, a nie vo webovej aplikácii Outlook Web Access.

Na začiatok časti

3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

Vykonajte nasledujúce kroky:

  1. V zozname alebo knižnici, kde je položka na kontrolu uložená, kliknite na prepojenie Prebieha priradené k položke a pracovnému postupu.

  2. Na stránke Stav pracovného postupu kliknite na názov svojej úlohy.

  3. Vo formulári úlohy na paneli hlásení Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na kliknite na prepojenie na položku.

Prístup k položky a úlohy tvoria zo zoznamu alebo knižnice

Na začiatok časti

4. Kontrola položky

V tomto príklade je položkou dokument programu Microsoft Word.

Tip : Ak ide o úlohy skupiny – teda jednej úlohy priradené k celú skupinu alebo distribučný zoznam tak, aby sa členom jednu skupinu môžete dokončiť úlohu pre celú skupinu, potom je vhodné na získanie úlohy najprv skontrolovať položku. Týmto spôsobom znížite možnosť či iným členom skupiny preskúma aj v článku. Pokyny nájdete v sekcii 7 v tejto časti oprávneným úlohy skupiny pred jej dokončením.

Položka určená na recenziu s dvoma žltými panelmi hlásení

Všimnite si dva žlté panely hlásení v hornej časti dokumentu:

Serverový dokument iba na čítanie    Tento dokument je otvorený v režime iba na čítanie, teda si môžete prečítať v dokumente, ale nie je možné vykonať zmeny v ňom.

Osoba, ktorá pracovný postup spustila, má možnosť vrátiť pripomienky iba vo formulári úlohy alebo aj povoliť sledované zmeny a komentáre priamo v položke. Ak neviete, či máte pracovať priamo v položke, overte si to u osoby, ktorá spustila daný pracovný postup alebo u osoby, ktorá ho pôvodne pridala. Ak chcete vložiť sledované zmeny a komentáre, kliknite na tlačidlo Upraviť dokument

Čo je treba zabezpečiť:

  • Uistite sa, že viete, či ste mali vziať dokument z projektu pred vložením sledovaných zmien a komentárov, alebo či ste mali ponechajte ho začiarknuté tak, aby na ňom mohlo pracovať viacero recenzenti, súčasne.
    Ďalšie informácie o spolupráci dokumenty Microsoft Office, nájdete v článku spolupráca na dokumentoch a spolutvorba. Môžete tiež zistiť bezplatné interaktívnych online kurz efektívnejšie spolupracovať na dokumentoch a projektoch užitočné. (Prvé tri videá v kurze sa týkajú spolutvorba dokumentov a spolupráca).

  • Uistite sa, že zapnete sledovanie zmien pred vložením všetky zmeny a komentáre. Ďalšie informácie nájdete v časti Povoliť v tomto článku.

  • Keď ukončíte prácu v položke, uložte zmeny na server. Ak ste vzali položku k sebe, vráťte ju znova späť do projektu.

Úloha pracovného postupu    Keď ste pripravení dokončiť a odoslať formulár úlohy, kliknite na tlačidlo otvoriť túto úlohu.

Na začiatok časti

5. Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy

Formulár úlohy pre pracovný postup zhromažďovania pripomienok vyzerá približne takto.

Formulár úlohy zhromažďovania pripomienok z použitých polí

Všimnite si, že prvé dva ovládacie prvky (Odstrániť položku a Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na názov položky) sa nezobrazia vo formulári úlohy pri otvorení z vnútri položka na revíziu.

Bublina číslo jeden

Odstránenie položky

Ak chcete túto úlohu odstrániť z aktuálnej inštancie pracovného postupu, kliknite na toto tlačidlo.

  • Odstránením úlohy sa neodstráni položka na kontrolu.

  • Odstránená úloha sa už nezobrazuje v oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Odstránenie je však na stránke zaznamenané v oblasti História.)

Poznámka :  Ak ste nespustili túto inštanciu pracovného postupu, odstránenie úlohy možno budete chcieť konzultovať s osobou, ktorá inštanciu spustila.

Callouot číslo dva

Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na názov položky

Ak chcete otvoriť položku na kontrolu, kliknite na prepojenie sem.

Bublina číslo tri

Stav, vyžadované kým, konsolidované komentáre, termín dátum

Položky v týchto štyroch poliach nemôžete upraviť alebo zmeniť, ale informácie, ktoré sa v nich nachádzajú, môžu byť pre vás užitočné.

Všimnite si, že pole Konsolidované komentáre neobsahuje iba ďalšie pokyny o dokončení úlohy, ale aj všetky komentáre odoslané vo formulári účastníkmi, ktorí už dokončili svoje úlohy v rovnakej inštancii pracovného postupu.

Po odoslaní vlastného formulára sa text, ktorý vložíte do poľa Komentáre (4), rovnako zobrazí v poli Konsolidované komentáre pre ďalších účastníkov.

Bublina číslo štyri

Komentáre

Sem zadajte alebo prilepte pripomienky.

Všetok text, ktorý sem zadáte, sa zaznamená v histórii pracovného postupu a zobrazí sa aj v poli Konsolidované komentáre (3) pre ďalších účastníkov.

Bublina číslo päť

Odoslanie pripomienok

Keď ste zadali všetky pripomienky, ktorými chcete prispieť do poľa (4) Komentáre, alebo ste namiesto toho vložili sledované zmeny a komentáre priamo do položky, kliknutím na toto tlačidlo odošlete pripomienky a dokončíte úlohu.

Poznámka : Skôr než vykonáte zmeny v stánkutem, uistite sa, že ste "znovu má tak urobiť. Ďalšie informácie nájdete v téme časť 4v tejto časti; Revízia položky.

Bublina číslo 6

Zrušiť

Ak chcete formulár úlohy zavrieť bez uloženia zmien alebo odozvy, kliknite na toto tlačidlo. Úloha zostane nedokončená a priradená vám.

Bublina číslo sedem

Vyžiadať zmenu

Ak chcete vyžiadať zmenu položky, ktorú kontrolujete, kliknite na toto tlačidlo.

Príklad formulára, kde sa zadávajú Podrobnosti požiadavky a ďalšie pokyny, prejdite na časť 8 tejto časti vyžiadať zmenu položky.

Táto možnosť vypnutá pre niektoré úlohy pracovného postupu.

Bublina číslo osem

Zmeniť priradenie úlohy

Ak chcete zmeniť priradenie tejto úlohy a priradiť ju niekomu inému, kliknite na toto tlačidlo.

Príklad stránky, kde sa zadávajú Podrobnosti o zmene priradenia, a ďalšie pokyny, prejdite na časť 9 v tejto časti priradiť úlohu niekomu inému.

Táto možnosť vypnutá pre niektoré úlohy pracovného postupu.

Na začiatok časti

6. Upozornenia na oneskorenia

Ak sa dokončenie úlohy alebo celého pracovného postupu oneskorí, upozornenia sa automaticky odošlú:

  • Osobe, ktorej je úloha priradená.

  • Osobe, ktorá spustila pracovný postup (alebo, ak sa spustil automaticky, osobe, ktorá pôvodne pridala pracovný postup.)

Na začiatok časti

7. Získanie úlohy skupiny pred jej dokončením (voliteľné)

Ak je celej skupine, do ktorej patríte, priradená iba jedna úloha, túto úlohu si môže vyžiadať ľubovoľný člen skupiny a dokončiť ju v zastúpení celej skupiny.

Vyžiadajte si úlohu ešte pred kontrolou položky. Po vyžiadaní úlohy sa vám úloha priradí a žiadny iný člen skupiny ju nemôže dokončiť. (Potrebnú prácu teda vykoná iba jedna osoba.)

  1. Na stránke stavu pracovného postupu ukážte na názov úlohy, ktorá bola priradená vašej skupine, kým sa nezobrazí šípka.

  2. Kliknite na šípku, kliknite na položku Upraviť položku a potom vo formulári úlohy kliknite na tlačidlo Vyžiadať úlohu.
    Postup na získanie úlohy skupiny

Po obnovení stránky stavu pracovného postupu sa daná úloha už nezobrazí ako priradená skupine, ale konkrétne vám.

Keď chcete neskôr znova uvoľniť úlohu pre skupinu bez jej dokončenia, použitím rovnakých krokov prejdite naspäť do formulára úlohy, ale tentoraz kliknite na tlačidlo Uvoľniť úlohu.

Tlačidlo Uvoľniť úlohu vo formulári úlohy

Späť na zrevidovať položku

8. Vyžiadanie zmeny položky (voliteľné)

Predtým ako začnete, si všimnite, že pracovný postup je možné nastaviť na ukončiť ihneď, ak sa v položke vykoná akákoľvek zmena. Môže byť vhodné overiť si to u osoby, ktorá spustila alebo pôvodne pridala pracovný postup, a uistiť sa tak, že je všetko nastavené správne pre zmenu, ktorá sa má vykonať, a pre pracovný postup, ktorý sa má vtedy ukončiť.

Možnosť vyžiadania zmeny položky si vysvetlíme na konkrétnom príklade:

Najprv si predstavme, že sa voláte František.

Potom si predstavme, že spolupracovníčka Anna spustila pracovný postup zhromažďovania pripomienok v dokumente, ktorý vytvorila.

Pri kontrole nového Anninho dokumentu máte pocit, že úvod je príliš dlhý.

Kliknite na tlačidlo Vyžiadať zmenu v dolnej časti formulára úlohy pracovného postupu a potom tento formulár vyplňte.

Formulár na vyžiadanie zmeny položky

Bublina číslo jeden

Vyžiadať zmenu od

Zadajte meno alebo e-mailovú adresu osoby, od ktorej požadujete vykonanie zmeny.

Ak chcete odoslať požiadavku osobe, ktorá spustila pracovný postup , alebo v prípade, že sa pracovný postup spustil automaticky, osobe, ktorá pôvodne pridala tento pracovný postup zhromažďovania pripomienok , ponechajte toto pole prázdne.

Callouot číslo dva

Nová žiadosť o

Opíšte požadovanú zmenu a doplňte informácie, ktoré bude osoba vykonávajúca zmeny potrebovať.

(Text, ktorý tu pridáte, sa pridá do oblasti Konsolidované komentáre.)

Bublina číslo tri

Nové trvanie

Vykonajte niektorý z týchto troch krokov:

  • Ak chcete zachovať existujúci termín splnenia    Toto pole ponechajte prázdne.

  • Ak chcete termín dokončenia úplne odstrániť    Zadajte číslo 0.

  • Ak chcete zadať nový termín dátum    Sem zadať číslo a zadajte do poľa jednotky trvania. Dve položky identifikovať spolu obdobie pred zmeniť úlohu je potrebné splniť.

Bublina číslo štyri

Nové jednotky trvania

Ak ste nové trvanie úlohy, ktorá toto pole slúži v spojení s poľom Nové trvanie na identifikáciu obdobie pred úloha je splatná. (Napríklad: 3 dni alebo 1 mesiac alebo 2 týždňov.)

Keď máte všetky položky formulára tak, že sa majú, kliknutí na tlačidlo Odoslať, a je označený svoju aktuálnu úlohudokončenia. (Ale nie ste skončili ešte. Budete byť priradený úlohu revízie znova po Anna dokončí úlohu zmeny.)

Anna medzitým dostane tento e-mail s upozornením:

Oznámenie sa odošle, keď sa požaduje zmenu v položke

Anna na prvý pohľad podľa riadka Predmet (číslo 1 v obrázku) zistí, že nejde o oznámenia pracovného postupu zhromažďovania pripomienok, ale namiesto toho o požiadavku na zmenu časti položky. Nájde informácie o konkrétnej vyžiadanej zmene v texte (číslo 2) Zmena vyžiadaná od.

Anna vezme položku k sebe, (prípadne) vykoná požadované zmeny, potom uloží (prípadné) zmeny a vráti položku späť do projektu. (Pamätajte, že ak je pracovný postup nastavený na ukončenie, keď sa v položke vykoná zmena, pracovný postup sa ukončí.)

Potom Anna prejde na stránku Stav pracovného postupu a otvorí úlohu vyžiadanej zmeny v oblasti Úlohy.


Formulár odoslaný po dokončení požadovanú zmenu

Anna pridá do poľa Komentáre ľubovoľné informácie a potom klikne na tlačidlo Odoslať odpoveď. V pracovnom postupe sa vykonajú dve akcie:

  • Anninými zmeniť úlohu vyžiadanej stav Dokončené.

  • Priradí vám novú úlohu revízie (s pridanými Anninými komentármi v oblasti Konsolidované komentáre) a odošle vám oznámenie o úlohe.

Teraz môžete pokračovať a dokončiť kontrolu zmenenej položky.

Všetky akcie sa medzitým zaznamenávajú a zobrazujú v sekcii História pracovného postupu stránky Stav pracovného postupu, ako je uvedené na nasledujúcom obrázku.

História pracovného postupu zobrazujúca akcie z požiadavku na zmenu

Tu je diagram celého procesu.

Vývojový diagram požiadavky na zmenu

Na začiatok časti

9. Zmena priradenia úlohy a jej priradenie niekomu inému (voliteľné)

Ak chcete, aby úlohu pracovného postupu, ktorá je priradená vám, dokončil niekto iný, vo formulári úlohy pracovného postupu kliknite na tlačidlo Zmeniť priradenie úlohy.

Zobrazí sa tento formulár.

Formulár na zmenu priradenia úlohy

Bublina číslo jeden

Zmeniť priradenie úlohy

Zadajte meno alebo adresu osoby, ktorej chcete priradiť túto úlohu.

Ak chcete túto úlohu priradiť osobe, ktorá spustila pracovný postup,  alebo – v prípade, že sa pracovný postup spustil automaticky – osobe, ktorá pôvodne pridala tento pracovný postup, ponechajte toto pole prázdne.

Callouot číslo dva

Nová žiadosť o

Osobe, ktorej priraďujete úlohu, zadajte informácie potrebné na dokončenie úlohy. (Text, ktorý tu pridáte, sa pridá do oblasti Konsolidované komentáre.)

Bublina číslo tri

Nové trvanie

Vykonajte niektorý z týchto troch krokov:

  • Ak chcete zachovať existujúci termín splnenia    Toto pole ponechajte prázdne.

  • Ak chcete termín dokončenia úplne odstrániť    Zadajte číslo 0.

  • Ak chcete zadať nový termín dátum    Sem zadať číslo a zadajte do poľa jednotky trvania. Dve položky identifikovať spolu obdobie pred zmeniť úlohu je potrebné splniť.

Bublina číslo štyri

Nové jednotky trvania

Ak ste nové trvanie úlohy, ktorá toto pole slúži v spojení s poľom Nové trvanie na identifikáciu obdobie pred úloha je splatná. (Napríklad: 3 dni alebo 1 mesiac alebo 2 týždňov.)

Po dokončení formulára kliknite na tlačidlo Odoslať. Vaša úloha je označený Dokončené, novú úlohu sa priradí osobe, ktorá je teraz zodpovedný za úlohy a úlohy prezentujúcemu sa odošle.

Všetky nové informácie, ktoré ste zadali, sa zahrnú do textu Používateľ delegoval v upozornení na novú úlohu (číslo 1 na nasledujúcom obrázku).

Upozornením na úlohu pre úlohu so zmeneným priradením

Medzitým sa všetky tieto zmeny zaznamenávajú a zobrazujú v sekciách Úlohy a História na stránke stavu pracovného postupu, ako je zobrazené tu.

Oblasti Úlohy a História na stránke stavu pracovného postupu pre úlohu so zmeneným priradením

Na začiatok časti

10. Dokončenie úlohy za externého účastníka (voliteľné)

Na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej skupiny služby SharePoint, existuje špeciálny postup. V tomto procese vystupuje člen lokality ako server proxy pre externého účastníka:

  1. Zadajte e-mailovú adresu externého účastníka do príslušnej fázy Priradiť osobe na druhej strane formulára priradení.

  2. Pracovný postup v skutočnosti priradí úlohu externého účastníka členovi lokality, ktorý spúšťa daný pracovný postup , alebo, ak sa pracovný postup spúšťa automaticky, členovi, ktorý pôvodne pridal daný pracovný postup. Táto osoba, ktorej je úloha v skutočnosti priradená, funguje ako server proxy pre externého účastníka.

  3. Člen lokality dostane upozornenie na úlohu spolu s pokynmi na odoslanie kópie položky na kontrolu externému účastníkovi. (Externý účastník zároveň dostane kópiu upozornenia na úlohu, aby na ňu mohol byť vopred pripravený.)

  4. Člen lokality, ktorému je úloha priradená, odošle kópie položky externému účastníkovi.

  5. Externý účastník položku skontroluje a svoje pripomienky odošle naspäť členovi lokality.

  6. Keď príde reakcii externého účastníka, člen lokality dokončí úlohu v službe SharePoint v zastúpení externého účastníka.

Diagram tohto procesu.

Vývojový diagram postupu zahrnutia externého účastníka

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Ikonu monitora sekcie

SLEDOVANIE, úpravy alebo zastavenie spúšťania pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak chcete sledovať celkový priebeh pracovného postupu, vykonajte požadované úpravy je spustený pracovný postup alebo ukončenie pracovného postupu, ktorá ešte nie je dokončený, kliknite na tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Sledovanie, úpravy alebo zastavenie spúšťania pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ústredným bodom, z ktorého môžete monitorovať, upravovať alebo zastavovať spustený pracovný postup, je stránka stavu pracovného postupu danej inštancie pracovného postupu.

Najprv si ukážeme, ako prejsť na danú stránku, a potom si ukážeme, ako používať možnosti a informácie, ktoré sa na nej nachádzajú. Nakoniec si ukážeme dve iné stránky, kde môžete získať ďalšie informácie o monitorovaní.

Sekcie v tejto časti

  1. Prejsť na stránku stavu pracovného postupu

  2. Používanie stránky stavu pracovného postupu na monitorovanie vývoja pracovného postupu

  3. Zmena aktívnych úloh (už priradené)

  4. Zmena budúcich úloh (ktoré ešte neboli priradené)

  5. Zrušenie alebo ukončenie spusteného pracovného postupu

  6. Zisťovanie pracovných postupov, ktoré sú spustené v položke

  7. Monitorovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

1. Prechod na stránku stavu pracovného postupu

V zozname alebo knižnici, kde je položka uložená, kliknite v prípade požadovanej položky a pracovného postupu na prepojenie Prebieha.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept prejavu a pracovným postupom je Schválenie 3.

Kliknutím na prepojenie stavu pracovného postupu

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu.

Poznámky : 

  • Ak zoznam alebo knižnica obsahuje veľký počet položiek, môžete použiť zoraďovania alebo filtrovania nájsť položku, ktorú hľadáte ďalšie rýchlo. Zistíte, že ste opakovane zoraďovania alebo filtrovania rovnakým spôsobom, môže byť užitočné, na vytvorenie vlastného zobrazenia automatizuje tejto konkrétnej situácii. Ďalšie informácie o vytváraní zobrazení na lokalite SharePoint, nájdete v článku Vytvorenie, úprava, alebo odstránenie zobrazenia.

  • Ak chcete prejsť na stránku stavu pracovného postupu, v e-mailovom upozornení „spustil sa pracovný postup“ kliknite na prepojenie Zobraziť stav tohto pracovného postupu alebo v prípade konkrétnej inštancie, ktorá vás zaujíma, kliknite v e-mailovom upozornení „pracovný postup sa dokončil“ na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu.

Na začiatok časti

2. Používanie stránky stavu pracovného postupu na monitorovanie vývoja pracovného postupu

Pod obrázkom jednotlivých sekcií stránky stavu pracovného postupu nájdete otázky monitorovania, na ktoré daná sekcia poskytuje odpovede.

Sekcia Informácie o pracovnom postupe

Sekcia Informácie o pracovnom postupe stránky stavu pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

  • Kto spustil túto inštanciu pracovného postupu?

  • Kedy sa spustila táto inštancia?

  • Kedy sa vyskytla posledná akcia v tejto inštancii?

  • Pre ktorú položku je spustená táto inštancia?

  • Aký je aktuálny stav tejto inštancie?

Sekcia vizualizácia pracovného postupu

Panel počasia v programe Outlook

Zodpovedané otázky:

  • Existujú ďalšie etapy tento pracovný postup, ako je v súčasnosti zobrazil?

  • V každej fáze, na ktorej sú úlohy priradené?

  • Úlohy, ktoré sú v každej fáze priradené sériovo alebo paralelne?

  • Ktoré úlohy, v každej fáze už boli dokončené a ktoré ešte?

Poznámka : Ak sa nezobrazuje vizualizáciu na stránke stav pracovného postupu, obráťte sa na správcu lokality SharePoint, ak chcete zistiť, či sa aktivujú služieb Visio services v rámci kolekcie lokalít.

Ak viete, ako "čítať" vizualizácie, pozrite si tému aktuálny stav v skratke.

Ak váš pracovný postup má viac ako jednu etapu    Je dôležité vedieť, že:

  • Vizualizácie sa zobrazí len jedna etapa naraz.

  • Ak existuje viac ako jedna etapa v pracovnom postupe, malý čierny trojuholník sa zobrazí nad alebo pod úlohy.

  • Ak chcete zobraziť predchádzajúcu etapu, kliknete trojuholník nad úloh; zobraziť nasledujúce fáze, kliknite na trojuholník pod úlohy.

Tu zobrazené sú tri etapy pracovného postupu, ako by sa zobrazila vo vizualizácii.

Prvá etapa

odstránenie formátovania pomocou tlačidla Vymazať formáty

Všimnite si, že:

  • Prvá etapa obsahuje len jednu úlohu, ktorá už bola priradená František.

  • Malý čierny trojuholník (zvýraznené tu červený krúžok) v dolnej označuje, že aktuálneho štádia nasleduje aspoň jedna etapa ďalšie.

  • Ak chcete zobraziť nasledujúce fáze, kliknite na položku trojuholník.

Druhá fáza

odstránenie formátovania pomocou tlačidla Vymazať formáty

Všimnite si, že:

  • Tejto fáze zahŕňa dve úlohy.

  • Modrá šípka medzi dvoma účastníkmi (zvýraznené tu červený krúžok) označuje, či sú priradené úlohy v tejto fáze, jeden po druhom (sériovo).

  • Anna už bola priradená jej úlohy, ale Anna nie je ešte dokončený. (Keď sa má, zelená značka začiarknutia sa pridá na ikonu, ktorá predstavuje jej.)

  • Pretože sériovo sú priradené úlohy v tejto fáze, nebudete mať priradené Filip je úloha až po jej dokončení Anna.

  • Dve čierne trojuholníky, jeden nad a pod úloh, Zistite, či sú ostatné etapy predchádzajúcich aj sledovanie tohto typu.

Tretia fáza

odstránenie formátovania pomocou tlačidla Vymazať formáty

Všimnite si, že:

  • Táto fáza tiež zahŕňa dve úlohy, ale tentoraz, ktoré boli priradené naraz (paralelne).

  • Paralelné priradenia je označený ako modrý kruh medzi dvoma účastníkmi, ktorá nahrádza modrej šípky, ktoré sa nachádzali v predchádzajúcom, sériových fáze.

  • Anna už dokončil úlohu vyžiadanej, a preto sa pridala zelená značka začiarknutia na jej ikonu. (Všimnite si, že zelená značka začiarknutia, nezobrazí znamenať, že Anna má schváliť položky, len má ukončila úlohu vyžiadanej. Ak sa odmietli položky, jej ikona by označené s rovnakým zelený znak začiarknutia.)

  • Prítomnosť iba jeden malý čierny trojuholník, umiestneného nad úlohy, indikuje, že je aspoň jedna etapa predchádzajúcich tento výskyt, ale bez etapy sledovať.

Časť Úlohy

Oblasť úloh stránky stavu pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

  • Ktoré úlohy už boli vytvorené a priradené a aký je ich aktuálny stav?

  • Ktoré úlohy už boli dokončené a aký je výsledok jednotlivých úloh?

  • Aký je dátum dokončenia jednotlivých úloh, ktoré už boli vytvorené a priradené?

Úlohy, ktoré boli odstránené a úlohy, ktoré ešte neboli priradené sa zobrazia v tejto časti. ( Vizualizácia pracovného postupu, avšak blížiacim priradenia úloh sa zobrazujú v každej fáze; a v sekcii História pracovného postupu všetky úlohy odstránené položky sa zaznamenávajú keď sa vyskytnú.)

Sekcia História pracovného postupu

Sekcia História pracovného postupu stránky stavu pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

  • Ktoré udalosti sa už vyskytli v tejto inštancii pracovného postupu?

  • Všimnite si, že oneskorené úlohy a upozornenia na oneskorené úlohy sa v tejto oblasti nezobrazia.

Na začiatok časti

3. Zmena aktívnych úloh (ktoré sú už priradené)

Existujú dva spôsoby zmeny úloh, ktoré sú už priradené, ale ešte nie sú dokončené:

  • Zmena jednej aktívnej úlohy

  • Zmena všetkých aktívnych úloh

Zmena jednej aktívnej úlohy

Povolenia    Ak chcete vykonať zmeny jednu úlohu, ktorá je priradená k inej osobe, musíte mať povolenie na spravovanie zoznamov. (Skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nie. Preto je možné, napríklad ak chcete mať povolenia, ktoré umožňujú spustenie pracovného postupu, ale nie na vykonávanie zmien iným účastníkom úlohy.)

Ak máte potrebné povolenia:

  1. Na stránke stav pracovného postupu kliknite na názov úlohy v zozname úloh.
    Kliknutím na názov úlohy v zozname

  2. Použite formulár úlohy na dokončenie, odstránenie alebo opätovné priradenie úlohy, alebo na vyžiadanie zmeny položky.

Podrobnejšie pokyny o tom, ako použiť formulár úlohy, nájdete v časti dokončenie tohto článku.

Zmena všetkých aktívnych úloh

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, aleprepojenieukončiť tento pracovný postup teraznemá "t zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

  1. Na stránke stav pracovného postupu v oblasti tesne pod sekciou vizualizácia pracovného postupu, kliknite na prepojenie aktualizovať aktívne úlohy zhromažďovania pripomienok.
    Rovnica

  2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Ľuďom, ktorí majú v rámci tohto spustenia aktuálne priradené úlohy, sa odošlú správy zohľadňujúce vami vykonané zmeny.

    • Úlohy už dokončili, alebo odstrániť, a úlohy, ktoré ešte neboli priradené, san "t ovplyvnené zmenami, ktoré vykonáte v tomto formulári.

    • Ak chcete vykonať zmeny k úlohám, ktoré ešte neboli priradené, nájdete v nasledujúcej sekcii v tejto časti, Zmena budúcich úloh.

Formulár zmeny pre aktívne úlohy

Bublina číslo jeden

Trvanie úlohy, jednotky trvania

Ak chcete zachovať existujúci termín splnenia    Ponechajte prázdne Trvanie úlohy a nemeňte jednotky Trvania.

Odstránenie dátumu dokončenia, aby nebol nastavený žiadny    Zadajte číslo 0 do Poľa Trvanie úlohy.

Ak chcete presunúť dátumu dokončenia predĺžením trvania úlohy    Ak chcete zadať počet a typ jednotiek, o ktoré chcete predĺžiť trvanie, použite obe polia.

Callouot číslo dva

Žiadosť o

Zmena textu požiadavky    Vykonajte požadované zmeny, ktoré chcete pridať textové pole.

  1. Keď máte všetky polia formulára vyplnené tak, ako potrebujete, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky aktívne úlohy v aktuálnej inštancii sú aktualizované.

Na začiatok časti

4. Zmena budúcich úloh (ktoré ešte nie sú priradené)

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, aleukončiť tento pracovný postup teraz prepojenie sa zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

  1. Na stránke stav pracovného postupu v oblasti tesne pod sekciou vizualizácia pracovného postupu, kliknite na prepojenie Pridať alebo aktualizovať recenzentov toku činností zhromažďovania pripomienok.
    Pridať alebo aktualizovať recenzentov zhromažďovania pripomienok odkaz na stránke stav pracovného postupu

  2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo AKTUALIZOVAŤ.

    Poznámka :  Zmeny, ktoré vykonáte v tomto formulári, nemajú vplyv na už vytvorené a priradené úlohy.

Formulár zmeny pre budúce úlohy

Bublina číslo jeden

Účastníci, poradie, rozbaliť skupiny

  • Pridanie alebo odstránenie účastníkov alebo zmena poradia úloh    Pridanie, odstránenie alebo zmeňte usporiadanie mien alebo adries vúčastníkov pole.

  • Ak chcete odstrániť celú etapu Kliknite na položku vPriradiť osobe polí pre danú etapu a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE.

Poznámka : Môžete použiťzačiarknutie políčkaRozbaľte skupiny môžete určiť, či sú uvedené distribučných skupín majú priradiť iba jedna úloha pre celú skupinu alebo jedna úloha pre každého člena.

Ďalšie informácie o používaní týchto polí nájdete v časti plánovanie a v príslušnej časti Pridanie (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) tohto článku.

Callouot číslo dva

Žiadosť o

  • Zmena textu požiadavky    Vykonajte požadované zmeny, ktoré chcete text v poli.

Bublina číslo tri

Dátum dokončenia pre všetky úlohy, trvanie úlohy, jednotky trvania

  • Zmena alebo odstránenie kalendárneho termínu    Odstrániť existujúci dátum a potom buď zadajte novú alebo, ak chcete odstrániť špecifické termín dátum úplne, ponechajte pole prázdne. (Don "t zadajte do tohto poľa nulu. Toto pole musí obsahovať hodnotu dátumu kalendár alebo zostať prázdne.)

  • Ponechanie existujúceho trvania    Ponechajte prázdne Trvanie úlohy a nemeňte jednotky Trvania.

  • Odstránenie trvania, aby nebol nastavený žiadny    Zadajte číslo 0 do Poľa Trvanie úlohy.

  • Predĺženie trvania úlohy    Ak chcete zadať počet a typ jednotiek, o ktoré chcete predĺžiť trvanie, použite obe polia trvania. Ďalšie informácie o nastavení termíny splnenia a trvania, nájdete v časti plánovanie tohto článku.

  1. Keď máte všetky polia formulára vyplnené tak, ako potrebujete, kliknite na tlačidlo OK.

Zmeny sa prejavia vo všetkých budúcich úlohách v aktuálnej inštancii.

Na začiatok časti

5. Zrušenie alebo ukončenie spusteného pracovného postupu

Prebiehajúcu inštanciu pracovného postupu môžete ukončiť pred jej normálnym dokončením dvomi spôsobmi:

  • Zrušenie pracovného postupu    Všetky úlohy sa zrušia, ale ponechajú sa v oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu.

  • Ukončenia pracovného postupu    Všetky úlohy sa zrušia a sa odstránia z oblasti úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Ale stále zobrazujú sa v oblasti História pracovného postupu.)

Nasledujú pokyny pre obidve metódy.

Zrušenie (všetky úlohy sa zrušia, ale ponechajú sa v zozname Úlohy aj v oblasti História)

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, aleprepojenieukončiť tento pracovný postup teraznemá "t zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

Ak aktuálna inštancia pracovného postupu už nie je potrebná, možno ju zastaviť.

  • Na stránke Stav pracovného postupu v oblasti priamo pod časťou Vizualizácia pracovného postupu kliknite na prepojenie Zrušiť všetky úlohy zhromažďovania pripomienok.

Aplikáciu pre Office získate kliknutím na položku Pridať

Všetky aktuálne úlohy sa zrušia a končí pracovný postup so stavom zrušené. Zrušené úlohy, ktoré sú uvedené aj v oblasti úlohy a v oblasti História pracovného postupu.

Ukončenie (všetky úlohy sa odstránia zo zoznamu Úlohy, ale ponechajú sa v oblasti História)

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, aleprepojenieukončiť tento pracovný postup teraznemá "t zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

Ak sa vyskytne chyba alebo sa pracovný postup zastaví a prestane reagovať, možno ho ukončiť.

  • Na stránke stav pracovného postupu v oblasti tesne pod sekciou vizualizácia pracovného postupu, kliknite na prepojenie ukončiť tento pracovný postup teraz.

.

Všetky úlohy vytvorené týmto pracovného postupu sa zrušia a z oblasti úlohy na stránke stav pracovného postupu sa odstránia aj keď ste sa ešte prejavia v oblasti História pracovného postupu. Pracovný postup ukončí so stavom zrušené.

Na začiatok časti

6. Zisťovanie pracovných postupov, ktoré sú spustené na položke

Na stránke Pracovné postupy pre ľubovoľnú položku nájdete zoznam pracovných postupov, ktoré sú aktuálne spustené na danej položke.

  1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je uložená daná položka.

  2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku pracovné postupy.

    V rozbaľovacej ponuke kliknite na položku pracovné postupy

  3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky nájdete v časti Prebiehajúce pracovné postupy zoznam inštancií, ktoré sú momentálne spustené na položke.

Poznámka :  Všimnite si, že viaceré inštancie jednej verzie pracovného postupu nie je možné spustiť v rovnakej položke naraz. Pridali sa napríklad dve pracovné postupy vytvorené podľa rovnakej šablóny pracovného postupu zhromažďovania pripomienok. Jeden má názov Pracovný postup Plán a druhý Pracovný postup Rozpočet. V každej položke môže byť vždy spustená jedna inštancia každého Pracovného postupu Plán a Pracovného postupu Rozpočet, avšak nie dve inštancie ktoréhokoľvek pracovného postupu.

Na začiatok časti

7. Monitorovanie pracovných postupov celej kolekcie lokalít

Správcovia kolekcie lokalít majú okamžitý prehľad o nasledujúcich skutočnostiach:

  • koľko pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov momentálne existuje v kolekcii lokalít,

  • či sú samotné jednotlivé šablóny pracovných postupov v kolekcii lokalít momentálne aktívne alebo neaktívne,

  • koľko inštancií verzií pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov je momentálne spustených v kolekcii lokalít.

Ako na to:

  1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie však domovskú stránku lokality ani podlokality v rámci kolekcie).

  2. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Nastavenie lokality.
    Možnosti nastavenia Outlooku na webe

  3. Na stránke Nastavenie lokality v časti Správa lokality kliknite na položku pracovné postupy.
    Pracovné postupy prepojenia v časti Správa lokality nadpisu

Otvorí sa stránka Pracovné postupy, na ktorej sú zobrazené informácie.

Čo bude nasledovať?

Ak je prvý raz, ktorú spustil túto verziu pracovného postupu, môžete postupujte podľa pokynov v časti Revízia v tomto článku zobrazovať udalosti v inštancii a zistite, či pracovný postup funguje ako sa má.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Ikona reprezentujúca sekciu Kontrola

KONTROLA výsledkov pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a vytvorenie zostáv

Ak ste pripravení na kontrolu výsledkov jeden inštancia alebo na vytvorenie zostavy o celkovom výkone pracovného postupu v prípade viacerých inštancií, kliknite na tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Kontrola výsledkov pracovného postupu zhromažďovania odoziev a vytvorenie zostáv

Po dokončení inštancie pracovného postupu môžete skontrolovať udalosti zaznamenané v jeho histórii. (Záznamy všetkých inštancií sú prístupné do 60 dní od dokončenia inštancie.)

Dôležité : Všimnite si, že História pracovného postupu, spravuje SharePoint je určený na neformálne referenčné účely. To nie je možné použiť pre oficiálne auditu alebo na žiadne iné účely právne, odhadu.

Môžete tiež spustiť zostavy o celkovom výkone všetkých inštancií pracovného postupu.

Sekcie v tejto časti

  1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

  2. Prístup k histórii inštancií až 60 dní

  3. Vytváranie zostáv o výkone pracovného postupu

1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

Prístup k histórii najnovšej inštancie je možný zo zoznamu alebo z knižnice, pokiaľ určitá položka zostáva v rovnakom zozname alebo rovnakej knižnici a kým sa ten istý pracovný postup v prípade danej položky nespustí znova.

Ak chcete zobraziť stránku stavu pracovného postupu najnovšej inštancie pracovného postupu, ktorý sa vykonáva v prípade ľubovoľnej položky:

  • Kliknite na prepojenie na stav požadovanej položky a požadovaného pracovného postupu v zozname alebo v knižnici, kde sa daná položka nachádza.

V tomto príklade je daná položka dokument s názvom zásadný koncept a pracovný postup je Schválenie nového dokumentu.

Kliknite na prepojenie stav pracovného postupu

Na stránke stavu pracovného postupu sa sekcia História pracovného postupu nachádza v dolnej časti.

Sekcia História pracovného postupu stránky stavu pracovného postupu

Na začiatok časti

2. Prístup k histórii inštancií až 60 dní

Čo robiť, ak chcete históriu inštancie skontrolovať po spustení toho istého pracovného postupu v prípade rovnakej položky?

V skutočnosti, môžete tak urobiť až 60 dní z týchto dvoch vstupných bodov: zoznamu alebo knižnice alebo oznámenie o dokončení pracovného postupu. (60 dní je ako dlho SharePoint zachováva História úlohy pre pracovné postupy).

Zo zoznamu alebo z knižnice

  1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je uložená daná položka.

  2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku pracovné postupy.

    V rozbaľovacej ponuke kliknite na položku pracovné postupy

  3. Na stránke pracovné postupy: názov položky v časti Dokončených pracovných postupov, kliknite na názov alebo stav pracovného postupu inštancie, ktorú chcete skontrolovať.
    Dokončený pracovné postupy zoznam na stránke pracovné postupy pre položku
    otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Z oznámenia o dokončení pracovného postupu

  • Otvorte oznámenie o dokončení pracovného postupu inštancie, ktorú chcete skontrolovať a kliknite na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu.

Oznámene o dokončení pracovného postupu so zvýrazneným prepojením na históriu
otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Ak chcete zachovať všetky upozornenia na dokončenie, môžete vytvoriť pravidlo programu Outlook. Nastavenie pravidla Ak chcete Kopírovať všetky prichádzajúce správy, ktoré majú textu sa dokončilo na do riadka Predmet do vlastného, samostatného priečinka. (Uistite sa, či váš Outlook pravidlo kópií prichádzajúce správy a nie len Premiestniť , alebo im aj nezobrazí v priečinku Doručená pošta.) Ďalšie informácie o vytváraní pravidiel v programe Outlook, prečítajte si článok spravovanie e-mailových správ pomocou pravidiel.

Na začiatok časti

3. Vytvorenie zostáv o výkone pracovného postupu

Ak chcete zistiť, ako vo všeobecnosti – za určitú dobu a v prípade viacerých inštancií – funguje jedna z verzií pracovného postupu, môžete vytvoriť jednu (či obe) z dvoch preddefinovaných zostáv

  • Zostava trvania činností    Pomocou tejto zostavy zistite, koľko v priemere trvá dokončenie jednotlivých činností v rámci pracovného postupu a tiež koľko trvá dokončenie každého úplného spustenia alebo každej inštancie daného pracovného postupu.

  • Zostava zrušených a chybných pracovných postupov    Pomocou tejto zostavy zistite, či sa pracovný postup pred dokončením často ruší alebo sa v ňom vyskytujú chyby.

Vytvorenie zostáv dostupných pre pracovný postup

  1. V zozname alebo knižnici, v stĺpci stav daného pracovného postupu kliknite na ľubovoľné prepojenie na informácie o stave.
    Kliknutím na položku stav pracovného postupu

  2. Na stránke stav pracovného postupu v časti História pracovného postupu, kliknite na položku Zobraziť zostavy pracovného postupu.
    Kliknutím na položku Zobraziť pracovný postup správy odkaz v časti História pracovného postupu

  3. Nájdite pracovný postup, pre ktorý chcete zobraziť zostavy a potom kliknite na názov zostavy, ktoré sa majú zobrazovať.
    Kliknutím na prepojenie pre zostava trvania činností

  4. Na stránke prispôsobenia zachovať alebo zmeniť umiestnenie, kde sa vytvorí súbor so zostavou, a kliknite na tlačidlo OK.
    Kliknutie na tlačidlo OK v umiestnení ukladania súboru
    správa sa vytvorili a uložili do zadaného umiestnenia.

  5. Po dokončení správy kliknite na položku prepojenie zobrazené na nasledujúcom obrázku na jeho zobrazenie. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo OK dokončite a zavrite dialógové okno. (Neskôr, keď ste pripravení na zobrazenie správy, nájdete ho na miesto, ktoré ste zadali v predchádzajúcom kroku.)
    Kliknutie na prepojenie na zobrazenia zostavy

Čo bude nasledovať?

Ak pracovný postup funguje presne tak, ako ste chceli, môžete ho začať používať.

Ak chcete ľubovoľne zmeniť jeho fungovanie, informácie nájdete v časti Zmena tohto článku.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Schematický obrázok upraviť sekcie

ZMENA, vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Ak chcete vykonať úpravy svoj pracovný postup predvolené nastavenia, alebo ak chcete vypnúť svoj pracovný postup pre súčasné alebo úplne odstrániť, kliknite na položku Tento text. Opätovným kliknutím na položku tu môžete zavrieť tejto časti.

Zmena, vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok

Po spustení prvej inštancie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok a kontrole výsledkov možno chcete vykonať jednu alebo viacero zmien v konfigurácii pracovného postupu.

Možno budete tiež niekedy v budúcnosti chcieť túto konfiguráciu ďalej meniť.

Niekedy možno budete chcieť pracovný postup na určitú dobu vypnúť, ale neodstrániť ho – alebo by ste ho mohli naozaj chcieť úplne odstrániť.

Sekcie v tejto časti

  1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

  2. Vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu

1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

Ak chcete vykonať trvalé zmeny v nastavení existujúceho pracovného postupu, otvorte a upravte formulár priradení, ktorý sa pôvodne použil na jeho pridanie.

Ak je pracovný postup spustený iba v jednom zozname alebo jednej knižnici

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde je pracovný postup spustený.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica.

    Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa táto karta napríklad nazýva Kalendár.

    Pás s nástrojmi so kartu Knižnica vyvolanými poľami

    1. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.
      Tabla pre vyhľadávanie v kontaktoch, kalendári, úlohách

    2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu v časti Názov pracovného postupu (Kliknutím zmeňte nastavenie) kliknite na názov pracovného postupu, ktorý chcete zmeniť nastavenia.
      Prepojenie na zmenu nastavení toku činností

      Poznámka : Ak pracovný postup zhromažďovania pripomienok, ktoré chcete nezobrazí v zozname, to súvisieť s iba jeden typ obsahu. Pracovných postupov, ktoré sa zobrazia v zozname riadi tieto pracovné postupy sú nakonfigurované na spustenie pre položky tohto typu ovládacieho prvku, nachádza sa hneď pod. (Pozri obrázok). Kliknite na pohyb medzi možnosťami typ obsahu v rozbaľovacej ponuke a zistite, ktorý z nich sa zobrazí pracovného postupu, ktoré chcete. Keď budete chcieť pracovný postup sa zobrazí v zozname, kliknite na jej názov.

    3. V rovnakom dvojstranovom formulári priradení, ktorý sa pôvodne použil na pridanie pracovného postupu, vykonajte požadované zmeny a uložte ich.

      Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch formulára priradení nájdete v časti plánovanie a v príslušnej časti Pridanie (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) tohto článku.

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach kolekcie lokalít

  1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie však domovskú stránku lokality ani podlokality v rámci kolekcie).

  2. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Nastavenie lokality.
    Možnosti nastavenia Outlooku na webe

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti galérie na položku Typy obsahu lokality.
    Obsah lokality zadajte odkaz v časti galérie

  4. Na stránke typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, na ktorom je spustený pracovný postup.
    Typy obsahu dokumentu s typom zvýraznená

  5. Na stránke vybratého typu obsahu, v častikliknite na položkunastavenia; Nastavenie pracovného postupu.
    Prepojenie Nastavenie pracovného postupu v časti Nastavenia

  6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu v časti Názov pracovného postupu (Kliknutím zmeňte nastavenie) kliknite na názov pracovného postupu, ktorý chcete zmeniť nastavenia.
    Prepojenie na zmenu nastavení toku činností

  7. V rovnakom dvojstranovom formulári priradení, ktorý sa pôvodne použil na pridanie pracovného postupu, vykonajte požadované zmeny a uložte ich.

    Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch formulára priradení nájdete v časti plánovanie a v príslušnej časti Pridanie (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) tohto článku.

Na začiatok časti

2. Vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu

Ak je pracovný postup spustený iba v jednom zozname alebo jednej knižnici

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde je pracovný postup spustený.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica.

    Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa táto karta napríklad nazýva Kalendár.

    Pás s nástrojmi so kartu Knižnica vyvolanými poľami

    1. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.
      Tabla pre vyhľadávanie v kontaktoch, kalendári, úlohách

    2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu, kliknite na prepojenie odstrániť pracovného postupu.
      Dotaz obsahujúci výraz, ktorý je príčinou zobrazenia dialógového okna na zadanie hodnoty parametra

    3. Pomocou formulára na stránke odstránenie pracovných postupov vypnite, zapnite alebo odstráňte pracovné postupy.
      Formulár na stránke odstránenie pracovných postupov

Formulár obsahuje päť stĺpcov:

  • Pracovný postup    Názov pracovného postupu.

  • Inštancie    Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú aktuálne spustené v rámci položiek.

  • Povoliť    Možnosť, ktorá pracovnému postupu umožňuje pokračovať v normálnej prevádzke.

  • Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky inštancie pracovného postupu, ktoré sú práve spustené, ale zároveň pracovný postup vypne tým, že sa v ňom nebudú môcť spustiť žiadne nové inštancie. (Táto akcia sa dá vrátiť. Ak budete chcieť neskôr pracovný postup znova zapnúť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)

  • Odstránenie    Možnosť úplne odstráni pracovný postup zoznamu alebo knižnice. Okamžite ukončí všetky spustené inštancie a stĺpec pre tento pracovný postup sa prestane zobrazovať na stránke pre zoznam alebo knižnicu. (Táto akcia nie je "t obojstranné.)

Na začiatok časti

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach kolekcie lokalít

  1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie však domovskú stránku lokality ani podlokality v rámci kolekcie).

  2. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Nastavenie lokality.
    Možnosti nastavenia Outlooku na webe

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti galérie na položku Typy obsahu lokality.
    Obsah lokality zadajte odkaz v časti galérie

  4. Na stránke typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, na ktorom je spustený pracovný postup.
    Typy obsahu dokumentu s typom zvýraznená

  5. Na stránke vybratého typu obsahu, v častinastavenia, kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.
    Prepojenie Nastavenie pracovného postupu v časti Nastavenia

  6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu, kliknite na prepojenie odstrániť pracovného postupu.
    Dotaz obsahujúci výraz, ktorý je príčinou zobrazenia dialógového okna na zadanie hodnoty parametra

  7. Pomocou formulára na stránke odstránenie pracovných postupov vypnite, zapnite alebo odstráňte pracovné postupy.
    Formulár na stránke odstránenie pracovných postupov

Formulár obsahuje päť stĺpcov:

  • Pracovný postup    Názov pracovného postupu.

  • Inštancie    Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú aktuálne spustené v rámci položiek.

  • Povoliť    Možnosť, ktorá pracovnému postupu umožňuje pokračovať v normálnej prevádzke.

  • Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky inštancie pracovného postupu, ktoré sú práve spustené, ale zároveň pracovný postup vypne tým, že sa v ňom nebudú môcť spustiť žiadne nové inštancie. (Táto akcia sa dá vrátiť. Ak budete chcieť neskôr pracovný postup znova zapnúť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)

  • Odstránenie    Možnosť úplne odstráni pracovný postup z kolekcie lokalít. Okamžite ukončí všetky spustené inštancie a stĺpec pre tento pracovný postup sa prestane zobrazovať na stránke pre zoznam alebo knižnicu. (Táto akcia jen"t obojstranné.)

Čo bude nasledovať?

Ak ste vykonali ľubovoľné zmeny, spustite testovaciu inštanciu pracovného postupu na kontrolu účinkov zmien.

Na začiatok časti

Ďalšie prispôsobenie

Existuje mnoho spôsobov ďalšieho prispôsobenia pracovných postupoch na lokalite SharePoint. Ďalšie informácie o týchto pracovných postupoch nájdete v téme informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint.

Môžete dokonca vytvoriť úplne nové vlastné pracovné postupy.

Môžete použiť ľubovoľný z nasledujúcich programov alebo všetky:

  • Microsoft SharePoint Designer    Prispôsobenie formulárov pracovných postupov, akcie a správania.

  • Microsoft Visual Studio    Vytvorenie vlastných akcií pracovných postupov.

  • Microsoft Visio    Vytvorenie nových pracovných postupov v vizuálne rozhranie

Ďalšie informácie nájdete v článku úvodné informácie o navrhovaní a prispôsobenie pracovných postupov.

Na začiatok časti | Na začiatok článku

Na začiatok článku

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×