Všetko o pracovných postupoch schválenia

Všetko o pracovných postupoch schválenia

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

pracovné postupy SharePoint pomáhajú automatizovať vaše obchodné procesy, vďaka čomu ich konzistentnejší a efektívnejšie. Umožňuje pracovného postupu schválenia, sa smerovanie dokumentov a ďalších položiek uložených v SharePoint do jedného alebo viacerých ľudí na schválenie.

Ďalšie informácie nájdete v téme Informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint.

Dôležité: Na základe predvoleného nastavenia pracovného postupu schválenia nie je aktivovaný a nie je uvedený v zozname Vyberte šablónu pracovného postupu vo formulári priradení. Ak chcete sprístupniť na použitie, správca lokality musí aktivovať ich na úrovni kolekcie lokalít. Prejdite na položky Nastavenie lokality > Funkcie kolekcie lokalít > aktivujte funkciu pracovných postupov. Tiež SharePoint 2013 poskytuje tieto šablóny pracovného postupu na základe SharePoint 2010 režim kompatibility. Ak chcete vytvoriť pracovný postup SharePoint 2013 na základe podobné logiky, použite SharePoint Designer 2013.

Keď len potrebujete dokončiť úlohu pracovného postupu schválenia    Posuňte sa nadol na časť DOKONČENIE a rozbaľte ju. Žiadnu z ostatných častí pravdepodobne nebudete zatiaľ potrebovať.

Porovnanie manuálneho postupu s automatickým pracovným postupom

Výhody pracovných postupov služby SharePoint:

  • Efektívne a konzistentné    Pracovný postup schválenia automaticky smeruje dokument alebo položku, priraďuje úlohy na revidovanie, sleduje ich priebeh a podľa potreby posiela pripomienky a oznámenia. Činnosť v rámci pracovného postupu možno monitorovať a prispôsobiť prostredníctvom centrálnej stránky stavu. História udalostí v rámci spustenia pracovného postupu sa uchováva 60 dní po jeho dokončení.

  • Pre vás menej prácne    Pracovný postup schválenia vám i vašim kolegom šetrí čas a námahu. Zároveň urýchľuje a štandardizuje priebeh schvaľovania.

Toto je diagram veľmi jednoduchej verzie pracovného postupu schválenia.

Diagram jednoduchého pracovného postupu schválenia

Informácie v tomto článku sú rozdelené do desiatich rozbaľovacích častí.

Kliknutím sem zobrazíte niekoľko tipov na efektívne použitie tohto článku

Keď len potrebujete dokončiť úlohu pracovného postupu schválenia    Posuňte sa nadol na časť DOKONČENIE a rozbaľte ju. Žiadnu z ostatných častí pravdepodobne nebudete zatiaľ potrebovať.

Ak chcete pridať, spustiť, sledovať, a spravovať pracovné postupy    Ste sa ešte neoboznámili s týmito úlohami, môže byť užitočné, pracovať zorientovať sa v tomto článku časť podľa časti, najprv túto návrhu a pridať pracovný postup. Keď ste sa oboznámili s informáciami a rozloženie článku, budete môcť prejdite priamo na časť potrebujete v ľubovoľnej návštev.

Schválenie obsahu a schválenie publikovania    Môžete vytvoriť zoznamy alebo knižnice s novými položkami alebo novými verziami aktuálnych položiek, v ktorých chcete skontrolovať presnosť obsahu alebo vhodnosť ich formy a štýlu predtým než sa zobrazia každému, kto má k zoznamu prístup. Tento druh kontroly sa nazýva schválenie obsahu. Na kontrolu schválenia obsahu v zozname alebo knižnici môžete použiť pracovný postup schválenia. (Existuje tiež veľmi podobný pracovný postup schválenia publikovania, vytvorený špeciálne pre lokality služby SharePoint, ktoré publikujú webové stránky na internete.)

Pár slov o tlači tohto článku    Tento článok je dlhý. Ak chcete tlačiť len vybraté časti, pred tlačou sa presvedčte, že sú rozbalené len tieto časti. (Ak chcete, aby tlačená kópia obsahovala aj úplnú grafiku, tlačte v orientácii na šírku, nie v orientácii na výšku.)

Pár slov o hľadaní    Pred hľadaním textu alebo výrazu v tomto článku sa presvedčte, že sú rozbalené všetky časti, v ktorých chcete hľadať.

Pracovný postup schválenia je funkcia služby SharePoint, ktorá smeruje dokument alebo inú položku uloženú v zozname alebo knižnici SharePoint k jednému alebo viacerým ľuďom na schválenie. Tento pracovný postup celý priebeh automatizuje, urýchľuje a štandardizuje.

Jednoduchý diagram pracovného postupu schválenia

Základný pracovný postup schválenia, ktorý zahŕňajú produkty SharePointu, funguje ako šablóna. Pomocou tejto šablóny môžete na svoje lokality pridávať viacero pracovných postupov schválenia. Každý pracovný postup, ktorý pridáte, je jedinečnou verziou základného pracovného postupu schválenia s vlastným špecializovaným spôsobom fungovania podľa nastavení určených pri jeho pridaní.

Sekcie v tejto časti

  1. Na čo je pracovný postup schválenia dobrý?

  2. Čo neumožňujepracovný postup schválenia?

  3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

  4. Ako sa plánuje, pridáva, spúšťa a spravuje tento typ pracovného postupu?

1. Na čo je pracovný postup schválenia dobrý?

  • Pri prvom pridaní pracovného postupu schválenia do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít môžete stanoviť počet účastníkov a určiť, či sa im úlohy majú priraďovať jedna za druhou (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Môžete dokonca rozhodnúť, či sa úlohy účastníkov majú rozdeliť na viacero samostatných fáz, ako aj zadať termín splnenia alebo čas vyhradený pre každú úlohu. Pri každom manuálnom spustení pracovného postupu v rámci položky môžete upraviť akékoľvek nastavenie.

  • Pracovný postup každému určenému účastníkovi priradí úlohu. Každý účastník má možnosť vybrať jednu z viacerých odpovedí: schváliť alebo zamietnuť položku, vyžiadať zmeny v položke, zmeniť priradenie úlohy a zrušiť alebo odstrániť úlohu.

  • Keď je pracovný postup spustený, môžete na jednej centrálnej stránke Stav pracovného postupu sledovať priebeh a v prípade potreby vykonávať úpravy.

  • Na stránke Stav pracovného postupu je počas 60 dní po dokončení pracovného postupu k dispozícii na informatívne účely zoznam všetkých udalostí pracovného postupu, ktoré sa vyskytli v priebehu jeho spustenia (alebo inštancie).

Pracovný postup schválenia môžete použiť aj na spravovanie procesu schválenia obsahu pre zoznam alebo knižnicu. Ďalšie informácie nájdete v časti riadenie v tomto článku.

2. Čo neumožňujepracovný postup schválenia?

Účastníkom pracovného postupu schválenia zvyčajne nie je povolené robiť zmeny v revidovanej položke. Namiesto toho môžu účastníci vyžiadať zmeny, ktoré sa majú v položke vykonať v priebehu pracovného postupu. Ak chcete pridať pracovný postup, v ktorom môžu účastníci vkladať komentáre a sledované zmeny do samotnej položky, informácie nájdete v článku Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok v sekcii Pozrite tiež.

Tiež, pracovných postupoch schválenia nie sú určené na zhromažďovanie podpisov. Ak chcete pomocou pracovného postupu zhromažďovania podpisov v dokumente programu Microsoft Word, zošit programu Microsoft Excel alebo formulára programu Microsoft InfoPath nájdete v článku,všetko o pracovných postupoch zhromažďovania podpisov, v časti Pozrite tiež.

Na začiatok časti

3. Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

Pridanie pracovného postupu    V predvolenom nastavení, musíte mať povolenie spravovať zoznamy, ak chcete Pridať pracovný postup. (Skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupiny návštevníci nie).

Spustenie pracovného postupu    Aj v predvolenom nastavení, musíte mať povolenie na úpravu položiek na Spustenie pracovného postupu, ktorý sa už pridali. (Do skupiny členov a vlastníkov skupiny obe máte povolenie na úpravu položiek v predvolenom nastavení, skupiny návštevníci nie).

Vlastníci tiež môžu nakonfigurovať konkrétne pracovné postupy tak, aby ich mohli spustiť len členovia skupiny Vlastníci. (Ak to chcete urobiť, na prvej strane formulára priradení začiarknite políčko Na spustenie tohto pracovného postupu vyžadovať povolenia spravovať zoznamy.)

Na začiatok časti

4. Ako sa plánuje, pridáva, spúšťa a spravuje tento typ pracovného postupu?

Toto sú základné etapy:

  • Pred spustením pracovného postupu (plánovanie, Pridanie, spustenie)   
    Pred pridaním pracovného postupu, máte v pláne miesto, kam chcete pridať (pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo pre celú kolekciu lokalít) a Podrobnosti o ako to bude fungovať. Po pridaní a nakonfigurovaný pracovného postupu, všetci používatelia s potrebnými povoleniami môžete začať pracovného postupu na konkrétnu položku. Pracovný postup môžete tiež nastaviť Automatickéspustenie. Automatické spustí je možné aktivovať založené na jeden alebo oba z dvoch spúšťacej udalosti: pri ľubovoľnej položky Pridať alebo vytvorené v zozname alebo knižnici, alebo keď všetky položky v zozname alebo knižnici sa zmení.

  • POČAS spusteného pracovného postupu (dokončenie, sledovanie, upravte)   
    Aj keď je spustený pracovný postup, postupujte podľa jednotlivých účastníkov priradených úloh. Automatické pripomenutí sa odosielajú účastníkom, ktorí nespĺňajú termíny úlohy. Medzitým sa priebeh pracovného postupu je možné monitorovať centrálnej stránke stav pracovného postupu pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu. Ak chcete pracovný postup počas spustenia je možné upraviť z tej istej strane; a v prípade potreby sa pracovný postup môžete zrušenia alebo ukončenia odtiaľ.

  • PO spustení pracovného postupu (revízia, zostavy, zmena)   
    Po dokončení pracovného postupu, celá história danej spustiť (alebo inštancie) môžete skontrolovať 60 dní na stránke stav pracovného postupu. Na tej istej stránke, je možné vytvoriť štatistické správy o výkone túto verziu pracovného postupu. Napokon, ak niekedy je všetko, čo chcete o tom, ako zmeniť funkcií pracovného postupu, môžete otvoriť, a upravte formulár priradení, ktoré ste dokončili pri pridaní prvý pracovný postup.

Nasledujúci vývojový diagram znázorňuje tieto etapy z pohľadu osoby, ktorá pridáva nový pracovný postup.

Priebeh pracovného postupu

V tejto časti uvedieme rozhodnutia, ktoré budete musieť uskutočniť a informácie, ktoré budete potrebovať predtým ako pridáte verziu pracovného postupu schválenia.

Ak už máte skúsenosti s pridávaním tohto typu pracovného postupu a potrebujete si iba pripomenúť špecifické kroky, môžete priamo prejsť do príslušnej časti PRIDANIE (Zoznam alebo knižnica alebo Kolekcia lokalít) v tomto článku.

Sekcie v tejto časti

  1. Šablóny a verzie

  2. Úvod do formulára priradení

  3. Dvanásť otázok, ktoré treba zodpovedať

1. Šablóny a verzie

Pracovné postupy zahrnuté v produktoch SharePointu slúžia ako predlohové šablóny, na ktorých sú založené jednotlivé pracovné postupy pridávané do zoznamov, knižníc a kolekcie lokalít.

Každý, keď pridáte pracovného postupu schválenia, napríklad skutočne pridávate verziu všeobecné šablóny pracovného postupu schválenia. Dávate v každej verzii svoj vlastný názov a svoje vlastné nastavenia, ktoré zadáte vo formulári priradení pri pridávaní tejto konkrétnej verzie. Týmto spôsobom, môžete pridať viacero pracovných postupov, všetky verzie založené na predlohe pracovného postupu schválenia šablóny, ale každý z verzie s názvom a prispôsobené určitým spôsobom, aby ste ju použiť. Pomenované verzie, môžete tiež označujú ako pracovného postupu inštancie.

Na začiatok časti

2. Úvod do formulára priradení

Vždy, keď pridáte novú verziu pracovného postupu, ktorý je založený na niektorú zo šablón súčasťou pracovného postupu, vyplňte vo formulári priradení môžete určiť tak, že budete chcieť svoje novú inštanciu do práce.

V tejto časti nájdete zoznam otázok, ktoré vás pripravia na vyplnenie formulára priradení. Najskôr si však prezrite formulár a jeho polia.

Prvá strana formulára priradení

Prvý formulár spúšťania

Druhá strana formulára priradení

Formulár na zadávanie konkrétnych informácií pre spustenie

Polia na druhej strane, ktoré sú v červenom rámčeku, sa nachádzajú aj vo formulári spustenia. Tento formulár sa zobrazuje pri každom manuálnom spustení pracovného postupu a tieto polia v ňom možno pre dané jedno spustenie upraviť.

Na začiatok časti

3. Dvanásť otázok, ktoré treba zodpovedať

Keď budete vedieť zodpovedať všetky otázky z tejto časti, budete pripravení pridať svoj pracovný postup.

  1. Je tento typ pracovného postupu správny?

  2. Jeden zoznam či jedna knižnica alebo celá kolekcia lokalít? a Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

  3. Aký je vhodný názov?

  4. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

  5. Kto a akým spôsobom môže tento pracovný postup spustiť?

  6. Získajú tento pracovný postup aj typy obsahu, ktoré dedia z tohto typu obsahu?

  7. Účastníci: ktoré osoby a v akom poradí?

  8. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?

  9. Kedy sú termíny splnenia úloh?

  10. Kedy sa tento pracovný postup ukončí?

  11. Komu treba odoslať oznámenie?

  12. Bude tento pracovný postup riadiť schválenie obsahu?

01. Je tento typ pracovného postupu správny?

Existuje niekoľko šablón pracovného postupu, ktoré majú slovo "Schválenie" v názve. Tento článok sa týka šablónu pracovného postupu, ktorá sa zobrazí v ponuke ako schválenie – SharePoint 2010. Ak si nie ste istí, že tento typ pracovného postupu je pre vás najlepšou voľbou, vrátiť späť na Ďalšie časti tohto článku. Ďalšie informácie o iných šablóny pracovného postupu, ktoré sú k dispozícii, nájdete v článku informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint; v časti Pozrite tiež.

Na začiatok časti

02. Jeden zoznam alebo knižnica, alebo celá kolekcia lokalít? A jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

Môžete sprístupniť novú verziu pracovného postupu schválenia iba v jednom zozname alebo knižnici, alebo si môžete sprístupniť v rámci celej kolekcie lokalít.

  • Ak pridáte pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, môžete ho nastaviť tak, aby sa spustil pre všetky typy obsahu alebo pre iba jeden typ obsahu.

  • Ak však pracovný postup pridáte pre celú kolekciu lokalít, je potrebné ho nastaviť tak, aby sa spustil iba pre jeden typ obsahu lokality.

Mapa kolekcie lokalít s vysvetlením 3 spôsobov pridania

Čo je typ obsahu?

Každému dokumentu alebo inej položke uložené v zozname SharePoint alebo v knižnici patrí do jednej alebo iného typu obsahu. Typ obsahu môže byť ako základný a všeobecný ako dokument alebo Hárok programu Excelalebo ako vysoko špecializované ako Zmluve alebo Špecifikácii návrh. Niektoré typy obsahu sú k dispozícii v produktoch SharePoint v predvolenom nastavení, ale môžete aj prispôsobiť tieto a pridať ďalšie, ktoré ste sami vytvorili. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie alebo prispôsobenie typu obsahu lokality a Pridanie typu obsahu do zoznamu alebo knižnice.

Na začiatok časti

Aký je vhodný názov?

Verziu pracovného postupu označte názvom, ktorý:

  • zrozumiteľne označuje, na čo sa pracovný postup používa,

  • jednoznačne odlišuje pracovný postup od iných pracovných postupov.

Príklad

Predstavte si, že ste členom skupiny redaktorov, ktorá chce použiť dva rozdielne pracovné postupy schválenia na spravovanie dokumentov od externých prispievateľov:

  • Pre každý doručený dokument spustíte prvý pracovný postup, v ktorom sa rozhodne, či bude dokument prijatý do procesu úprav.

  • Po prijatí a úprave odoslaného dokumentu spustíte druhý pracovný postup, v ktorom sa rozhodne, či bude upravený koncept prijatý ako konečná verzia.

Prvý pracovný postup môžete nazvať Schválenie prijatia odoslaných položiek a druhý Schválenie konečného koncept.

Tip: Je vhodné stanoviť pravidlá vytvárania názvov a zabezpečiť, aby sa s nimi oboznámili všetky osoby, ktoré tieto pracovné postupy používajú.

Na začiatok časti

04. Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

Môžete používať svoj pracovný postup použiť predvolený zoznam úlohy lokality a zoznamu histórie, použite iné existujúce úlohy a História zoznamy, alebo požiadať o nové zobrazuje len pre tento pracovný postup.

  • Ak bude vaša lokalita zahŕňať viacero pracovných postupov alebo ak niektoré pracovné postupy budú zahŕňať viacero úloh, zvážte vyžiadanie nových zoznamov pre každý pracovný postup. (Správa príliš dlhých zoznamov môže spomaľovať výkon. Pre systém je rýchlejšie a jednoduchšie udržiavať niekoľko kratších zoznamov ako jeden veľmi dlhý.)

  • Ak úlohy a história tohto pracovného postupu budú obsahovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete oddeliť od všeobecného zoznamu úloh, mali by ste určite uviesť, že pre tento pracovný postup chcete oddelený zoznam. (Po pridaní pracovného postupu sa uistite, že ste pre nové zoznamy nastavili zodpovedajúce povolenia.)

Na začiatok časti

5. Kto a akým spôsobom môže tento pracovný postup spustiť?

Pracovný postup sa dá nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, iba automaticky alebo obomi spôsobmi:

  • Keď ste manuálne spustenie toku činností schvaľovania konkrétneho dokumentu alebo položky, stretnete iného formulára, formulár spúšťania. Formulár spúšťania obsahuje väčšinu nastavení z druhej strane formulára priradení . Týmto spôsobom, ak osoba, ktorá pracovný postup spúšťa chce zmeniť ktorékoľvek z týchto nastavení (pre v aktuálnej inštancii), ich môžete tak urobiť predtým, než kliknú začať. Prejdite na zoznam > položky kontextovej ponuky > pracovných postupov > vyberte tento pracovný postup spustiť manuálne.

  • Pri automatickom spustení sa samozrejme nevyskytne možnosť na predloženie formulára spustenia, čo znamená, že sa použijú nezmenené predvolené nastavenia zadané vo formulári priradenia.

Na tomto obrázku je znázornený rozdiel medzi manuálnymi a automatickými spusteniami.

Porovnanie formulárov pre manuálne a automatické spustenie

Všetky zmeny vykonané vo formulári spustenia sa použijú len počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť trvalé, predvolené nastavenie pracovného postupu, upravte pôvodný formulár priradenia podľa pokynov v časti ZMENA v tomto článku.

Manuálne spustenia

Ak povolíte manuálne spustenia, pracovný postup bude môcť kedykoľvek spustiť pre vhodnú položku každý používateľ s potrebnými povoleniami.

Výhodou manuálneho spustenia je, že vám a vašim kolegom umožňuje spustiť pracovný postup presne vtedy a iba vtedy, keď to potrebujete, a že pri každom spustení umožňuje zmeniť niektoré nastavenia pomocou formulára spustenia.

Krátky príklad    Ak chcete spustiť váš pracovný postup len na položky, ktoré autorom je autorkou z mimo tímu, potom spustiť len manuálne ponechá ho automatického spúšťania v rámci položiek napísaný sa a ostatnými členmi tímu. (Alternatívne riešenie: zachovanie jeden zoznam alebo knižnicu položiek z autorov na váš tím a samostatný zoznam alebo knižnica na položky z iných autorov. Týmto spôsobom spustením pracovného postupu automaticky, ale len v zozname autorov vonkajšia. Iné riešenie: Pridať podmienku IF a nastavte Vytvoril na konkrétne osoby. Ďalšie informácie v téme pracovný postup podmienok Stručná referenčná .)

Hlavnou nevýhodou manuálnych spustení je, že na ne musí vždy niekto pamätať a vykonať ich zakaždým, keď sú potrebné.

Automatické spustenia

Môžete nastaviť pracovný postup tak, aby sa automaticky spúšťal v nasledujúcich prípadoch:

  • Niekto sa pokúsi publikovať hlavnú verziu položky.

  • V zozname alebo knižnici sa vytvorí alebo sa do nich nahrá nová položka.

  • Zmení sa položka, ktorá je už uložená v zozname alebo knižnici.

Výhodou automatického spustenia je, že na spustenie pracovného postupu nemusí nikto pamätať. Spustí sa zakaždým, keď sa vyskytne spúšťacia udalosť.

Krátky príklad    Ak zodpovedáte za presnosť a vhodnosť položiek v zozname, môžete do zoznamu pridať pracovný postup schválenia a zadať seba ako jediného účastníka. Môžete nastaviť, aby sa pracovný postup automaticky spustil pri každej zmene položky v zozname alebo pri pridaní novej položky do zoznamu. Týmto spôsobom budete mať vždy aktuálne informácie.

Dve nevýhody automatického spustenia:

  • Spustenie pracovného postupu pri každom výskyte spúšťacej udalosti sa nedá zastaviť.

  • Nastavenia nie je možné zmeniť na začiatku jednotlivých inštancií.

Ak chcete ďalšie informácie o spustení pracovného postupu schválenia vždy keď sa niekto pokúsi publikovať hlavnú verziu položky, prejdite na časť OVLÁDANIE v tomto článku.

Na začiatok časti

6. Získajú tento pracovný postup aj typy obsahu, ktoré dedia z tohto typu obsahu?

Možnosť pridať tento pracovný postup k všetkým ostatným typom obsahu v kolekcii lokalít, ktoré dedia z typu obsahu, do ktorého pracovný postup pridávate, máte iba vtedy, keď pracovný postup pridáte k určitému typu obsahu pre celú kolekciu lokalít.

Poznámky

  • Operácia uskutočňujúca všetko ďalšie pridávanie môže trvať pomerne dlho.

  • Ak je dedenie nefunkčné pre niektoré lokality alebo podlokality, na ktoré chcete tento pracovný postup pridať k dediacim typom obsahov, pred spustením tejto operácie skontrolujte, či ste na každej z týchto lokalít alebo podlokalít členom skupiny Vlastníci.

Na začiatok časti

7. Účastníci: ktoré osoby a v akom poradí?

Bude potrebné uviesť meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorej budú priradené úlohy kontroly.

Jedna etapa alebo viaceré etapy?    Môžete vybrať, či chcete mať len jednu etapu alebo viaceré etapy úloh kontroly. Pri viacerých etapách sa jednotlivé etapy vykonávajú postupne.

Paralelné kontroly alebo sériové kontroly?    V rámci každej jednej etapy môžete vybrať, či sa účastníkom priradia všetky ich úlohy kontroly naraz (paralelne) alebo či sa im ich úlohy kontroly priradia postupne (sériovo) v poradí, ktoré určíte. Možnosť sériových kontrol môže byť užitočná napríklad vtedy, keď pracovný postup nastavíte tak, aby sa ukončil po prvom odmietnutí, alebo ak chcete účastníkom umožniť v rámci kontextu svojich kontrol prezeranie komentárov od skorších účastníkov.

Príklad

Tento jednoduchý scenár popisuje niekoľko výhod viacerých etáp a sériových kontrol:

Predstavte si, že František pridá nový pracovný postup schválenia. Chce, aby jeho spolupracovníci Anna a Ľuboš zrevidovali každú položku predtým než ich zreviduje sám. Zároveň chce, aby pracovný postup skončil pred jeho revíziou, ak Anna alebo Ľubor položku zamietnu. František toto môže nastaviť jedným z nasledujúcich postupov:

  • S použitím sériovej revízia    František nastaví jedným fázy poradové číslo revízia, v ktorej Anna aj stano prvých dvoch účastníkov a je tretia; a vyberie možnosť skončiť po prvom odmietnutí.
    V tejto situácii sa musí Anna položku schváliť pred Filip je úloha priradená, a potom Filip musí schváliť položky, pred Frank je úloha priradená. Ak položku zamietne Anna, Filip ani František budú priradené úlohy; a ak Anna schváli, ale Filip zamietne, potom pracovný postup ukončí ešte pred úlohu revízie Frank niekedy je priradená.
    Tu je ako František nastaví jeho jediného fázy sériových revíziu.
    Formulár so zvýrazneným nastavením pre sériovú etapu
    Vybratá možnosť Skončiť po prvom odmietnutí

  • S použitím dvoch etáp    Ak František chce Anna aj stano prideľujú svoje hodnotenie v rovnakom čase tak, aby Filip nemá čakať na Anna dokončiť skôr, než sa začne, môžete sa nastaviť dvoch etáp v pracovnom postupe: prvá paralelnú etapu Anna aj stano na hodnotenie , a druhé samostatné štádiu iba svoje vlastné hodnotenie. Znova sa vyberie možnosť skončiť po prvom odmietnutí. Druhej fázy nespustí, kým sa nedokončí prvej etape; Takže znova, ak položku zamietne Anna alebo stano, Frank úlohu revízie nikdy priradia.
    Tu je ako František nastaví jeho dvojetapový paralelné revízie.
    Formulár so zvýrazneným nastavením pre paralelnú etapu
    Vybratá možnosť Skončiť po prvom odmietnutí

Tu sú diagramy oboch riešení.

Sériový a dvojetapový pracovný postup vedľa seba

Externí účastníci    Na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej skupiny služby SharePoint, existuje špeciálny proces. V tomto procese funguje člen lokality ako server proxy pre externého účastníka.

Tu je diagram tohto postupu:

Vývojový diagram postupu zahrnutia externého účastníka

Priradiť jednu úlohu každej celej skupine alebo jednu úlohu každému členovi skupiny?    Ak zahrniete adresu skupiny alebo distribučný zoznam medzi účastníkov pracovného postupu, môžete pracovný postup nastaviť tak, aby priradil jednu úlohu každému členovi skupiny alebo priradiť len jednu úlohu celej skupine (pracovný postup však pošle upozornenie o úlohe každému členovi skupiny). Keď celej skupine priradíte iba jednu úlohu, môže ju vyžiadať a vykonať ktorýkoľvek člen skupiny. (Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE tohto článku.)

Na začiatok časti

8. Aké ďalšie informácie účastníci potrebujú?

Vo formulári priradení sa nachádza textové pole, v ktorom môžete účastníkom poskytnúť pokyny a podrobnosti o požiadavkách, zdrojoch a podobne.

Je užitočné zahrnúť dve nasledujúce veci:

  • Kontaktné informácie pre prípad, že by účastníci mali ťažkosti alebo otázky.

  • Ak pracovný postup každej skupine alebo distribučnému zoznamu priradí iba jednu úlohu, uveďte tu, že jeden člen každej skupiny by mal úlohu vyžiadať pred jej dokončením. Iní členovia skupiny tak nebudú strácať čas spúšťaním rovnakej úlohy. Informácie o vyžiadaní úlohy v skupine nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.

Na začiatok časti

9. Aké sú termíny splnenia úloh?

Termíny splnenia úloh pracovného postupu môžete určiť týmito dvoma spôsobmi:

Podľa dátumu v kalendári    Môžete určiť jeden dátum v kalendári, do ktorého je potrebné splniť všetky úlohy.

  • Túto možnosť by ste bežne nemali používať, ak ste nastavili automatické spúšťanie pracovného postupu. Hodnota zadaného dátumu sa totiž neupraví automaticky vzhľadom na aktuálny dátum pri automatickom spustení pracovného postupu.

Podľa trvania úlohy    Môžete určiť počet dní, týždňov alebo mesiacov, ktoré sú povolené na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

  • Dátum splnenia v kalendári prepíše konkrétne trvanie úlohy. Ak mi 10. júna bola priradená úloha, ktorá má trvanie tri dni, a zároveň jej termín splnenia v kalendári je 11. jún, bude termín dokončenia úlohy 11. jún (termín splnenia v kalendári), a nie 13. jún (posledný deň trojdňového trvania).

Na začiatok časti

10. Kedy sa tento pracovný postup ukončí?

Ak nechcete strácať čas nepotrebnými revíziami, môžete vybrať možnosť okamžitého ukončenia pracovného postupu (pred zadaným alebo vypočítaným dátumom splnenia), ak nastane jedna z dvoch nasledujúcich situácií:

  • Jeden z účastníkov položku zamietne.

  • Položka sa nejakým spôsobom zmení.

Poznámka:  Pracovný postup nemožno spustiť pre položku, ktorá je momentálne vzatá z projektu. Položku určenú na kontrolu však možno vziať z projektu po spustení pracovného postupu, aby sa zabránilo jej zmenám. (Kým sa však táto položka znova nevráti do projektu, nebude možné pre ňu spustiť žiadny ďalší pracovný postup.)

Na začiatok časti

11. Komu treba odoslať oznámenie?

V poli Kópia na druhej strane formulára priradení môžete zadať mená alebo adresy používateľov, ktorí by mali byť upozornení na každé spustenie alebo skončenie tohto pracovného postupu.

  • Zadanie mena do tohto poľa nemá za následok priradenie úlohy pracovného postupu príslušnej osobe.

  • Pri manuálnom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho spustí. Túto osobu preto netreba do poľa netreba zadávať.

  • Pri automatickom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho pôvodne pridala. Túto osobu preto do poľa netreba zadávať.

Na začiatok časti

12. Bude tento pracovný postup riadiť schválenie obsahu?

Môžete vytvoriť zoznamy alebo knižnice s novými položkami alebo novými verziami aktuálnych položiek, v ktorých chcete skontrolovať presnosť obsahu alebo vhodnosť ich formy a štýlu predtým než sa zobrazia každému, kto má k zoznamu prístup. Tento druh revízie sa nazýva schválenie obsahu.

V produktoch SharePointu môžete použiť pracovný postup schválenia, ak chcete aby bol proces schválenia obsahu ešte jednoduchší a efektívnejší. Ďalšie podrobnosti nájdete v sekcii Riadenie schválenia obsahu tohto článku.

Čo bude nasledovať?

Ak ste pripravení pridať nový pracovný postup schválenia do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, prejdite na príslušnú časť PRIDANIE (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) v tomto článku.

Môžete vytvoriť zoznamy a knižnice s novými položkami alebo novými verziami aktuálnych položiek, v ktorých chcete skontrolovať presnosť obsahu alebo vhodnosť ich formy a štýlu predtým než sa zobrazia každému, kto má k zoznamu prístup. Tento druh revízie sa nazýva schválenie obsahu.

V produktoch SharePointu môžete schválenie obsahu riadiť manuálne, bez pracovného postupu. Pracovný postup schválenia v SharePointe však tento proces môže ešte viac zjednodušiť a zefektívniť.

Ak ste sa ešte neoboznámili s funkciami vytvárania verzií a schválenia obsahu v produktoch SharePointu, pred pokračovaním vám odporúčame prezrieť si nasledujúce články:

Existujú dva spôsoby, ako je možné riadiť proces schválenia obsahu pomocou pracovného postupu schválenia. Každý spôsob je spojený s jedným ovládacím prvkom vo formulári priradení, ktorý vyplníte pri prvom pridaní pracovného postupu. Pracovný postup môžete použiť pre ktorýkoľvek z nich, aj pre oba naraz.

Riadenie publikovania hlavných verzií

V oblasti Možnosti spustenia na prvej strane formulára priradení sa nachádza možnosť Spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie. Niekoľko dôležitých informácií:

  • Táto možnosť je dostupná len pre pracovný postup schválenia spustený pre všetky druhy obsahu v jednom zozname alebo knižnici. Nie je dostupná pre taký pracovný postup, ktorý je spustený len pre jeden druh obsahu.

  • Ak chcete, aby bola táto možnosť dostupná, je potrebné zapnúť schválenie obsahu pre zoznam alebo knižnicu a vybrať možnosť Vytvoriť hlavné a vedľajšie verzie (koncepty) na stránke nastavení tvorby verzií.

  • Ak vyberiete túto možnosť, nasledujúce možnosti Spustiť tento pracovný postup pri vytváraní novej položky a Spustiť tento pracovný postup pri zmene položky nebudú dostupné.

  • Ak vyberiete túto možnosť, pracovný postup sa pre položku automaticky spustí iba vtedy, keď sa niektorý z používateľov pokúsi publikovať hlavnú verziu danej položky.

  • Pre každý zoznam alebo knižnicu môže naraz existovať iba jeden pracovný postup na schválenie publikovania hlavných verzií. Ak sa pre túto funkciu pokúsite označiť druhý pracovný postup v tom istom zozname alebo knižnici, zobrazí sa výzva na výber len jednej z nich.

Ovládanie, ktoré nie je založené na tvorbe verzií

V oblasti Povoliť schválenie obsahu na druhej strane formulára priradení sa nachádza možnosť Aktualizácia stavu schválenia po dokončení pracovného postupu (použite tento pracovný postup na ovládanie schválenia obsahu).

Táto možnosť je vo formulári dostupná bez ohľadu na to, či zoznam alebo knižnica vyžaduje schválenie obsahu. V každom prípade je hodnota v poli Schválenie pre danú položku aktualizovaná na základe výsledku daného toku činností.

Pomocou tejto možnosti môžete:

  • Spustiť pracovný postup vždy ručne alebo

  • Vybrať jednu alebo viacero možností automatického spustenia na prvej strane formulára priradení alebo

  • Povoliť manuálne aj automatické spustenie

Ovládanie obsahu pre lokality, ktoré publikujú na webe

Ovládanie obsahu používa špecializovaný proces pre lokality, ktoré publikujú stránky na webe. K dispozícii je špecializovaný pracovný postup schválenia publikovania pre takéto lokality. Rovnako poskytuje šablónu lokality (s názvom Lokalita publikovania s pracovným postupom) zahŕňajúcu verziu pracovného postupu, ktorá je už prispôsobená na použitie pri publikovaní na webe.

Čo bude nasledovať?

Ak ste pripravení pridať nový pracovný postup schválenia do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, prejdite na príslušnú časť PRIDANIE (zoznamu alebo knižnice alebo kolekcie lokalít) v tomto článku.

Ak ste sa ešte neoboznámili s pridávaním pracovných postupov, pred pokračovaním v krokoch tohto uvedených v tejto časti vám odporúčame prezrieť si časti INFORMÁCIE a PLÁNOVANIE v tomto článku.

Sekcie v tejto časti

  1. Skôr ako začnete

  2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr ako začnete

Pred pridaním pracovného postupu musia byť vyriešené dve veci:

E-mailu    V prípade pracovného postupu na odosielanie e-mailové oznámenia a pripomenutia, e-mailu musí povoliť pre lokalitu SharePoint. Ak si nie ste istí, že to už vykonané, obráťte sa na správcu lokality SharePoint. Zobraziť aj SharePoint 2013 krok za krokom: nastavenie pre odchádzajúce nastavenie e-mailov.

Povolenia    Predvolené nastavenia služby SharePoint vyžadujú na pridanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít povolenie spravovať zoznamy. (V predvolenom nastavení má povolenie spravovať zoznamy skupina Vlastníci, skupiny Členovia a Návštevníci ho nemajú. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti INFORMÁCIE v tomto článku.)

Na začiatok časti

2. Pridanie pracovného postupu

Vykonajte tieto kroky:

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, pre ktoré chcete pridať pracovný postup.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica.

    Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. Napríklad v zozname kalendárov má karta názov Kalendár.

  3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

  4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu určite v časti Zobraziť priradenia pracovných postupov tohto typu, či sa má pracovný postup spustiť pre dokument, zoznam alebo priečinok, a potom kliknite na položku Pridať pracovný postup.

  5. Vyplňte prvú stranu formulára priradení.
    (Nasledujú pokyny pod obrázkom.)

    Základné informácie o pridávaní pracovného postupu s vyvolanými sekciami

    Bublina číslo jeden

    Typ obsahu

    Bublina číslo dva

    Šablóna

    Vyberte šablónu schválenie – SharePoint 2010.

    Poznámka: Ak sa šablóna schválenie – SharePoint 2010 nezobrazí v zozname, obráťte sa na správcu lokality SharePoint o jej aktivácii vo vašej kolekcii lokalít alebo pracovný priestor. Ak ste prihlásení ako správca, prejdite na položky Nastavenie lokality > funkciu Aktivovať pracovné postupy > Funkcie kolekcie lokalít .

    Bublina číslo tri

    Názov

    Zadajte názov pre tento pracovný postup. Názov bude daný pracovný postup identifikovať pre používateľov tohto zoznamu alebo knižnice.

    Návrhy na pomenovanie pracovného postupu nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo štyri

    Zoznam úloh

    Vyberte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo vytvoriť nový kliknutím na položku Nový zoznam úloh.

    Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu úloh namiesto výberu existujúceho nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo päť

    History List

    Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku História pracovných postupov (nové) a vytvoriť tak nový zoznam.

    Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu histórie namiesto výberu existujúceho nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo šesť

    Možnosti spustenia

    Určite spôsoby, ktorými sa tento pracovný postup môže spustiť.

    Informácie o výbere možností spustenia nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Informácie o použití pracovného postupu na riadenie schválenia obsahu vrátane publikácie hlavných verzií nájdete v časti RIADENIE v tomto článku.

    • Všimnite si, že možnosť spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie položky  sa zobrazia, ak pridávate pracovný postup pre iba jeden typ obsahu.

    • Tiež si všimnite, že ak vyberiete možnosť Spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie položky, ostatné dve začiarkavacie políčka budú nedostupné.

  6. Po úprave všetkých nastavení tohto formulára podľa požiadaviek kliknite na tlačidlo Ďalej.

  7. Vyplňte druhú stranu formulára priradení.
    (Nasledujú pokyny pod obrázkom.)

    Poznámka: Produkty SharePointu poskytujú na druhej strane formulára priradení prvých niekoľko možností – čísla jeden až sedem na tomto obrázku, od možnosti Schvaľovatelia po možnosť Kópia – pri každom manuálnom spustení pracovného postupu, aby ste mohli tieto možnosti zmeniť len pre túto jednu inštanciu.

    Predvolené hodnoty pridania pracovného postupu s vyvolanými poľami

    Bublina číslo jeden

    Komu priradiť

    Bublina číslo dva

    Poradie

    Určite, či sa úlohy majú priradiť po jednej (sériovo), alebo všetky naraz (paralelne).

    Ďalšie informácie o použití sériového a paralelného poradia nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo tri

    Pridať novú etapu

    Pridajte všetky etapy, ktoré majú nasledovať po práve nakonfigurovanej prvej etape.

    • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

    Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo štyri

    Rozbaliť skupiny

    • Začiarknite toto políčko, ak chcete priradiť jednu úlohu každému členovi každej skupiny zadanej do poľa Priradiť osobe. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude mať vlastnú úlohu, ktorú je potrebné dokončiť.)

    • Zrušte začiarknutie tohto políčka, ak chcete každej celej skupine zadanej v poli Priradiť osobepriradiť len jednu úlohu. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale túto jednu úlohu si môže vyžiadať a dokončiť ktorýkoľvek člen v mene celej skupiny. Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.)

    Bublina číslo päť

    Požiadavka

    Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

    • Kontaktné informácie.

    • Ak je to vhodné, poznámku o priradení jednej úlohy celým skupinám alebo distribučným zoznamom. (Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.)

    Bublina číslo šesť

    Termíny splnenia a trvania úloh

    Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

    • Ak sa tento pracovný postup bude niekedy spúšťať automaticky, je zvyčajne vhodné ponechať pole Termíny splnenia pre všetky úlohy prázdne a použiť na určenie termínu splnenia dve polia trvania. V prípade manuálneho spustenia tohto pracovného postupu môžete zadať presný termín splnenia vo formulári spustenia.

    Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo sedem

    Kópia

    Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa majú odoslať oznámenia pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu.

    • Zadanie mena do tohto poľa nemá za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

    • Pri manuálnom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho spustí, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

    • Pri automatickom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho pôvodne pridala, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

    Bublina číslo osem

    Ukončenie pracovného postupu

    Môžete vybrať jednu z týchto možností, obe, alebo nevybrať ani jednu.

    Ďalšie informácie o týchto možnostiach nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo deväť

    Povoliť schválenie obsahu

    Začiarknite toto políčko, ak budete tento pracovný postup používať na spravovanie schválenia obsahu.

    Ďalšie informácie o používaní pracovného postupu na riadenie schválenia obsahu vrátane publikácie hlavných verzií nájdete v časti riadenie v tomto článku.

  8. Po úprave všetkých nastavení na tejto strane podľa požiadaviek vytvorte pracovný postup kliknutím na tlačidlo Uložiť.

Ak ste sa ešte neoboznámili s pridávaním pracovných postupov, pred pokračovaním v krokoch tohto uvedených v tejto časti vám odporúčame prezrieť si časti INFORMÁCIE a PLÁNOVANIE v tomto článku.

Sekcie v tejto časti

  1. Skôr ako začnete

  2. Pridanie pracovného postupu

1. Skôr ako začnete

Pred pridaním pracovného postupu musia byť vyriešené dve veci:

E-mailu    V prípade pracovného postupu na odosielanie e-mailové oznámenia a pripomenutia, e-mailu musí povoliť pre lokalitu. Ak si nie ste istí, že to už vykonané, obráťte sa na správcu lokality SharePoint. Zobraziť aj SharePoint 2013 krok za krokom: nastavenie pre odchádzajúce nastavenie e-mailu.

Povolenia    Predvolené nastavenia služby SharePoint vyžadujú na pridanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít povolenie spravovať zoznamy. (V predvolenom nastavení má povolenie spravovať zoznamy skupina Vlastníci, skupiny Členovia a Návštevníci ho nemajú. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti INFORMÁCIE v tomto článku.)

Na začiatok časti

2. Pridanie pracovného postupu

Vykonajte tieto kroky:

  1. Prejdite na domovskú stránku kolekcie lokalít (nie na domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

  2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie pre webových dizajnérov na položku Typy obsahu lokality.

  4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, pre ktorý chcete pridať pracovný postup.

    Poznámka:  Pracovný postup pridaný pre celú kolekciu lokalít je potrebné pridať iba pre položky jedného typu obsahu.

    Stránka Typ obsahu lokality so zvýrazneným typom

    1. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v časti Nastavenie na položku Nastavenie pracovného postupu.

    2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Pridať pracovný postup.

    3. Vyplňte prvú stranu formulára priradení.
      (Nasledujú pokyny pod obrázkom.)

    Nastavenie strany pracovného postupu

    Bublina číslo jeden

    Šablóna

    Bublina číslo dva

    Názov

    Zadajte názov pre tento pracovný postup. Názov bude daný pracovný postup identifikovať pre používateľov tejto kolekcie lokalít.

    Návrhy na pomenovanie pracovného postupu nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo tri

    Zoznam úloh

    Vyberte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo vytvoriť nový kliknutím na položku Nový zoznam úloh.

    Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu úloh namiesto výberu existujúceho nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo štyri

    History List

    Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto pracovným postupom. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku História pracovných postupov (nové) a vytvoriť tak nový zoznam.

    Informácie o dôvodoch na vytvorenie nového zoznamu histórie namiesto výberu existujúceho nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo päť

    Možnosti spustenia

    Určite spôsoby, ktorými sa tento pracovný postup môže spustiť.

    Informácie o výbere možností spustenia nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo šesť

    Pridať tento pracovný postup pre podriadené typy obsahu?

    Určite, či sa tento pracovný postup má pridať, respektíve priradiť k všetkým ostatným lokalitám a typom obsahu zoznamu, ktoré dedia z tohto typu obsahu.

    • Operácia uskutočňujúca všetko ďalšie pridávanie môže trvať pomerne dlho.

    • Ak v prípade niektorých lokalít alebo webových podlokalít, kam chcete pridať tento pracovný postup k dediacim typom obsahu, došlo k poškodeniu dedičnosti, pred spustením tejto operácie skontrolujte, či ste členom skupiny Vlastníci v prípade každej z týchto lokalít a webových podlokalít.

  5. Po úprave všetkých nastavení na tejto strane podľa požiadaviek kliknite na tlačidlo Ďalej.

  6. Vyplňte druhú stranu formulára priradení.
    (Nasledujú pokyny pod obrázkom.)

    Poznámka: Produkty SharePointu poskytujú na druhej strane formulára priradení prvých niekoľko možností – čísla jeden až sedem na tomto obrázku, od možnosti Schvaľovatelia po možnosť Kópia – pri každom manuálnom spustení pracovného postupu, aby ste mohli tieto možnosti zmeniť len pre túto jednu inštanciu.

    Predvolené hodnoty pridania pracovného postupu s vyvolanými poľami

    Bublina číslo jeden

    Komu priradiť

    Bublina číslo dva

    Poradie

    Určite, či sa úlohy majú priradiť po jednej (sériovo), alebo všetky naraz (paralelne).

    Ďalšie informácie o použití sériového a paralelného poradia nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo tri

    Pridať novú etapu

    Pridajte všetky etapy, ktoré majú nasledovať po práve nakonfigurovanej prvej etape.

    • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

    Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo štyri

    Rozbaliť skupiny

    • Začiarknite toto políčko, ak chcete priradiť jednu úlohu každému členovi každej skupiny zadanej do poľa Priradiť osobe. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe a každý člen bude mať vlastnú úlohu, ktorú je potrebné dokončiť.)

    • Mať iba jednu úlohu, ktoré sú priradené k celéhoskupiny , ktorú ste zadali v poli Priradenie, zrušte začiarknutie tohto políčka. (Každý člen skupiny dostanú oznámenie o úlohy, ale akýkoľvek člen môžete získanie a dokončenie jednej úlohy v mene celej skupine. Nájdete tu pokyny na získanie úlohy skupiny nájdete v časti dokončenie v tomto článku.)

    Bublina číslo päť

    Požiadavka

    Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

    • Kontaktné informácie.

    • Ak je to vhodné, poznámku o priradení jednej úlohy celým skupinám alebo distribučným zoznamom. (Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.)

    Bublina číslo šesť

    Termíny splnenia a trvania úloh

    Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

    • Ak sa tento pracovný postup bude niekedy spúšťať automaticky, je zvyčajne vhodné ponechať pole Termíny splnenia pre všetky úlohy prázdne a použiť na určenie termínu splnenia dve polia trvania. V prípade manuálneho spustenia tohto pracovného postupu môžete zadať presný termín splnenia vo formulári spustenia.

    Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo sedem

    Kópia

    Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa majú odoslať oznámenia pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu.

    • Zadanie mena do tohto poľa nemá za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

    • Pri manuálnom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho spustí, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

    • Pri automatickom spustení pracovného postupu dostane oznámenia o spustení a ukončení osoba, ktorá ho pôvodne pridala, a túto osobu preto netreba do tohto poľa zadávať.

    Bublina číslo osem

    Ukončenie pracovného postupu

    Môžete vybrať jednu z týchto možností, obe, alebo nevybrať ani jednu.

    Ďalšie informácie o týchto možnostiach nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo deväť

    Povoliť schválenie obsahu

    Začiarknite toto políčko, ak budete tento pracovný postup používať na spravovanie schválenia obsahu.

    Ďalšie informácie o používaní pracovného postupu na riadenie schválenia obsahu vrátane publikácie hlavných verzií nájdete v časti riadenie v tomto článku.

  7. Po úprave všetkých nastavení na tejto strane podľa požiadaviek vytvorte pracovný postup kliknutím na tlačidlo Uložiť.

Čo bude nasledovať?

Ak ste pripravení, prejdite na časť SPUSTENIE v tomto článku a otestujte nový pracovný postup spustením jeho prvej inštancie.

Pracovný postup sa dá nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, iba automaticky alebo obomi spôsobmi:

  • Manuálne kedykoľvek a kýmkoľvek, kto má potrebné povolenia.

  • Automaticky pri každom výskyte spúšťacej udalosti sa zadaný. Teda pridaní položky do zoznamu alebo knižnice a/alebo pri položke v zozname je nejakým spôsobom zmení, alebo keď niekto pokúsi publikovať hlavnú verziu položky).
    (Spúšťacej udalosti alebo udalostí sú určené na prvej strane formulára priradení počas pôvodný asociácie a konfiguráciou pracovného postupu. Ďalšie informácie nájdete v časti plánovanie tohto článku.)

Poznámka:  Pracovný postup nemožno spustiť pre položku, ktorá je momentálne vzatá z projektu. Položku určenú na kontrolu však možno vziať z projektu po spustení pracovného postupu, aby sa zabránilo jej zmenám. (Kým sa však táto položka znova nevráti do projektu, nebude možné pre ňu spustiť žiadny ďalší pracovný postup.)

Sekcie v tejto časti

  1. Automatické spustenie pracovného postupu

  2. Manuálne spustenie pracovného postupu

  3. Začať manuálne zo zoznamu alebo knižnice

  4. Začať manuálne z programu balíka Microsoft Office

1. Spustiť pracovný postup automaticky

Ak je pracovný postup konfigurovaný na automatické spustenie, pri každom výskyte spúšťacej udalosti sa začne pracovný postup pre položku, ktorá ho spustila.

Po spustení pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a odošle oznámenie o úlohe každému, komu bola priradená úloha. Medzitým odošle aj oznámenia o spustení (odlišné od oznámení o úlohe) osobe, ktorá pracovný postup pôvodne pridala, a všetkým uvedeným v poli Kópia na druhej strane formulára priradení.

Poznámka:  Ak sa pridá nový pracovný postup, ktorý sa spustí automaticky, pole Dátum splnenia všetkých úloh na druhej strane formulára priradenia by malo ostať prázdne. Akákoľvek hodnota dátumu zadaná do tohto poľa nebude automaticky upravená vzhľadom na dátum každého ďalšieho spustenia pracovného postupu. Ďalšie podrobnosti nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

Na začiatok časti

2. Spustiť pracovný postup manuálne

Poznámka k povoleniam    Ak chcete spustiť pracovný postup, musíte mať zvyčajne povolenie na úpravu položiek. (Na základe predvoleného nastavenia majú toto povolenie skupiny Členovia a Vlastníci, nemá ho však skupina Návštevníci. Vlastník sa však môže pri konkrétnom pracovnom postupe rozhodnúť vyžadovať povolenie spravovať zoznamy pre používateľov, ktorí spúšťajú pracovný postup. Výberom tejto možnosti môžu vlastníci určiť, že daný pracovný postup môžu spustiť iba oni a ďalší vlastníci. Ďalšie podrobnosti nájdete v časti Informácie v tomto článku.)

Dve miesta, odkiaľ možno začať

Pracovný postup môžete spustiť manuálne z týchto dvoch miest:

  • Zo zoznamu alebo knižnice , kde je položka uložená

  • Priamo zo samotnej položky , otvorenej v programe balíka Microsoft Office, v ktorej bola vytvorená. (Musí ísť o nainštalovaný program, a nie o verziu v podobe webovej aplikácie.)

V zostávajúcich dvoch sekciách tejto časti sú uvedené pokyny pre obe metódy.

Na začiatok časti

3. Začať manuálne zo zoznamu alebo knižnice

  1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je uložená položka, pre ktorú chcete spustiť pracovný postup.

  2. Kliknite na tri bodky vedľa názvu položky, v dialógovom okne kliknutím na tri bodky otvorte ponuku položky a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Pracovné postupy.

  3. V pracovných postupoch: na stránke Názov položky, v časti Spustiť nový pracovný postup kliknite na pracovný postup, ktorý chcete spustiť.

  4. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania zmeny, ktoré sa majú použiť pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

    Poznámka: Zmeny, ktoré vykonáte vo formulári spúšťania, sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa majú použiť pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenia pracovného postupu, ktoré sa v tomto formulári nezobrazujú, pozrite si časť ZMENA v tomto článku.

    Formulár spúšťania

    Bublina číslo jeden

    Komu priradiť

    Bublina číslo dva

    Poradie

    Skontrolujte, či sú špecifikácie toho, či sa majú úlohy priradiť jednotlivo (sériovo) alebo všetky súčasne (paralelne), nastavené tak, ako potrebujete.

    Ďalšie informácie o použití sériového a paralelného poradia nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo tri

    Pridať novú etapu

    Pridajte prípadné požadované etapy okrem tých, čo sú momentálne konfigurované.

    • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

    Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo štyri

    Rozbaliť skupiny

    • Máte jedna úloha priradená pre každý člen každej skupiny , ktorú ste zadali v poli priradiť k, Vyberte Toto začiarknite políčko. (Každý člen skupiny dostávať upozornenia na úlohu a každý člen bude mať svoje vlastné na dokončenie úlohy.)

    • Zrušte začiarknutie tohto políčka, ak chcete každej celej skupine zadanej v poli Priradiť osobepriradiť len jednu úlohu. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale túto jednu úlohu môže vyžiadať a dokončiť ktorýkoľvek člen v mene celej skupiny. Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.)

    Bublina číslo päť

    Požiadavka

    Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

    • Kontaktné informácie v prípade otázok a problémov

    • Poznámku o priradení jednej úlohy celým skupinám alebo distribučným zoznamom, ak sa na ne vzťahuje. (Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.)

    Bublina číslo šesť

    Termíny splnenia a trvania úloh

    Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

    Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

    Bublina číslo sedem

    cc#

    Podľa potreby pridajte alebo odstráňte položky. Nezabudnite, že:

    • Zadanie mena do tohto poľa nemá za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

    • Keďže spúšťate pracovný postup manuálne, dostanete oznámenie o spustení a ukončení bez ohľadu na to, či ste uvedení v tomto poli.

  5. Keď je vo formulári spúšťania všetko nastavené podľa potreby, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvé úlohy a zároveň odošle upozornenia o spustení vám aj všetkým osobám uvedeným v poli Kópia vo formulári spúšťania.

Na začiatok časti

  1. Otvorte položku v nainštalovanom programe balíka Office v počítači.

  2. V otvorenej položke kliknite na kartu Súbor, potom na kartu Uložiť a odoslať a kliknite na pracovný postup, ktorý chcete spustiť pre danú položku.

  3. Ak sa zobrazí táto správa s informáciou, že pracovný postup vyžaduje vrátenie súboru do projektu, kliknite na tlačidlo Vrátiť do projektu.

  4. Kliknite na veľké tlačidlo Spustiť pracovný postup.

  5. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania zmeny, ktoré sa majú použiť pre túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

    Poznámka: Zmeny, ktoré vykonáte vo formulári spúšťania, sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa majú použiť pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenia pracovného postupu, ktoré sa v tomto formulári nezobrazujú, pozrite si časť ZMENA v tomto článku.

    Formulár spúšťania

Bublina číslo jeden

Komu priradiť

Bublina číslo dva

Poradie

Skontrolujte, či sú špecifikácie toho, či sa majú úlohy priradiť jednotlivo (sériovo) alebo všetky súčasne (paralelne), nastavené tak, ako potrebujete.

Ďalšie informácie o použití sériového a paralelného poradia nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

Bublina číslo tri

Pridať novú etapu

Pridajte prípadné požadované etapy okrem tých, čo sú momentálne konfigurované.

  • Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť osobe pre danú etapu a potom stlačte klávesy CTRL + DELETE.

Ďalšie informácie o použití viacerých etáp nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

Bublina číslo štyri

Rozbaliť skupiny

  • Ak má byť jedna úloha priradenávšetkým členom každej skupiny, ktorú zadáte do poľa Priradiť osobe, začiarknite toto políčko. (Všetci členovia danej skupiny dostanú upozornenie na úlohu a každý člen bude mať vlastnú úlohu na dokončenie.)

  • Zrušte začiarknutie tohto políčka, ak chcete každej celej skupine zadanej v poli Priradiť osobepriradiť len jednu úlohu. (Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale túto jednu úlohu môže vyžiadať a dokončiť ktorýkoľvek člen v mene celej skupiny. Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.)

Bublina číslo päť

Požiadavka

Text, ktorý sem zadáte, bude uvedený v každom oznámení o úlohe odoslanom pracovným postupom. Nezabudnite sem uviesť aj všetky ďalšie pokyny alebo zdroje, ktoré môžu účastníci potrebovať, napríklad:

  • Kontaktné informácie v prípade otázok a problémov.

  • Poznámku o priradení jednej úlohy celým skupinám alebo distribučným zoznamom, ak sa na ne vzťahuje. (Pokyny na vyžiadanie úlohy skupiny nájdete v časti DOKONČENIE v tomto článku.)

Bublina číslo šesť

Termíny splnenia a trvania úloh

Zadajte konečný termín splnenia pre celý pracovný postup alebo zadajte počet dní, týždňov alebo mesiacov povolených na dokončenie každej úlohy od momentu jej priradenia.

Ďalšie informácie o tom, kedy použiť termíny splnenia a kedy trvania úloh, nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

Bublina číslo sedem

cc#

Podľa potreby pridajte alebo odstráňte položky. Nezabudnite, že:

  • Zadanie mena do tohto poľa nemá za následok priradenie úlohy pracovného postupu.

  • Keďže spúšťate pracovný postup manuálne, dostanete oznámenie o spustení a ukončení bez ohľadu na to, či ste uvedení v tomto poli.

  1. Keď je formulár spúšťania nastavený podľa potreby, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvé úlohy a zároveň odošle upozornenia o spustení vám aj všetkým osobám uvedeným v poli Kópia vo formulári spúšťania.

Čo bude nasledovať?

  • Ak je to prvýkrát, že tento pracovný postup spustil, ostatní účastníci potrebné informácie a pomoc s cieľom dokončiť priradených úloh. (Oni môžu užitočné v časti dokončenie tohto článku.)

  • Vhodné je tiež skontrolovať, či účastníci dostávajú e-mailové oznámenia, a hlavne, či tieto oznámenia nie sú nesprávne spracované filtrami nevyžiadanej pošty.

  • Sami môžete mať samozrejme jednu či viac úloh pracovného postupu, ktoré máte dokončiť. Podrobnosti o dokončovaní úloh získate v časti DOKONČENIE v tomto článku.

  • Informácie o tom, ako sledovať priebeh aktuálnej inštancie pracovného postupu nájdete v časti MONITOROVANIE tohto článku.

Ak vám bola úloha pracovného postupu schválenia priradená prvýkrát, pravdepodobne pre vás bude užitočné podrobne si prečítať túto časť článku. Zistíte tu, aké rôzne možnosti máte k dispozícii.

Poznámka: Ak viete, že vám bola priradená úloha pracovného postupu, ale správa s upozornením sa zatiaľ nezobrazila v priečinku doručenej pošty, skontrolujte, či sa upozornenie nepremiestnilo prostredníctvom filtra nevyžiadanej pošty. Ak áno, upravte príslušným spôsobom nastavenia filtra.

Najprv skontrolujte, či ide o správny článok

Rôzne typy pracovných postupov vyžadujú rôzne akcie úloh.

Predtým než začnete, sa preto uistite, že úloha, ktorá vám bola priradená, je naozaj úlohou pracovného postupu schválenia a že nejde o úlohu iného typu pracovného postupu.

Hľadajte text Schváľte dokument v ktoromkoľvek z nasledujúcich umiestnení:

  • V riadku Predmet upozornenia na úlohu

  • Na paneli hlásení v položke na revíziu

  • V názve úlohy na stránke stavu pracovného postupu

Ak text Schváľte dokument v týchto umiestneniach nemožno nájsť, obráťte sa na osobu, ktorá tento pracovný postup spustila alebo pôvodne pridala, a zistite, na akej šablóne sa daný pracovný postup zakladá,  alebo či ide o vlastný pracovný postup. V sekcii Pozrite tiež v rámci tohto článku nájdete prepojenia na články týkajúce sa použitia iných typov pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu.

Ak však vaša úloha je úlohou schválenia, čítajte ďalej.

Sekcie v tejto časti

  1. Prehľad procesu

  2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s upozornením na úlohu

  3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

  4. Kontrola položky

  5. Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy

  6. Upozornenia na oneskorenia

  7. Získanie a dokončenie úlohy skupiny (voliteľné)

  8. Vyžiadanie zmeny položky (voliteľné)

  9. Zmena priradenia úlohy schválenia a jej priradenie niekomu inému (voliteľné)

  10. Dokončenie úlohy v zastúpení externého účastníka (voliteľné)

1. Prehľad procesu

Po priradení úlohy v pracovnom postupe sa o úlohe zvyčajne dozviete niektorým z troch spôsobov:

  • Dostanete e-mail s upozornením na úlohu.

  • Otvoríte dokument balíka Microsoft Office a zobrazí sa panel hlásení s informáciou, že vám bola priradená súvisiaca úloha.

  • Skontrolujete lokalitu SharePoint a zistíte, že vám bola aktuálne priradená aspoň jedna úloha.

Keď zistíte, že sa vám priradila úloha pracovného postupu schválenia, zvyčajne nasledujú dva kroky:

  • Kontrola položky    Zisťovanie či je možné položku schváliť v jej aktuálnom stave

  • Dokončenie úlohy    Použitie formulára úlohy na odoslanie výsledkov revízie

Dokončenie úlohy preto často zahŕňa tieto tri položky:

  • správu s upozornením (ktorú dostanete vo forme e-mailu),

  • Položka odoslaná na schválenie, (ktorú otvoríte a skontrolujete)

  • formulár úlohy (ktorý otvoríte, vyplníte a odošlete).

Uvedené tri položky vyzerajú takto.

Správa s upozornením na úlohu, položka na kontrolu a formulár úlohy

Poznámka: Tlačidlo Otvoriť túto úlohu sa na páse s nástrojmi v správe s upozornením na úlohu zobrazí iba v prípade, že sa správa otvorí v úplnej nainštalovanej verzii programu Outlook, nie pri otvorení vo webovej aplikácii Outlook Web Access.

Na začiatok časti

2. Prechod na položku a formulár úlohy zo správy s upozornením na úlohu

Vykonajte nasledujúce kroky:

  1. V správe s upozornením na úlohu v pokynoch Na dokončenie tejto úlohy kliknite na prepojenie na položku.

  2. V otvorenej položke kliknite na paneli hlásení na tlačidlo Otvoriť túto úlohu.

Prístup k položke a formuláru úlohy z e-mailovej správy s upozornením

Poznámka: Tlačidlo Otvoriť túto úlohu sa na páse s nástrojmi v správe s upozornením na úlohu zobrazí iba v prípade, že sa správa otvorí v úplnej nainštalovanej verzii programu Outlook, nie pri otvorení vo webovej aplikácii Outlook Web Access.

Na začiatok časti

3. Prechod na položku a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

Postupujte takto:

  1. V zozname alebo knižnici, kde je položka na kontrolu uložená, kliknite na prepojenie Prebieha priradené k položke a pracovnému postupu.

  2. Na stránke Stav pracovného postupu kliknite na názov svojej úlohy.

  3. Vo formulári úlohy na paneli hlásení Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na kliknite na prepojenie na položku.

Prístup k položke a formuláru úlohy zo zoznamu alebo knižnice

Na začiatok časti

4. Kontrola položky

V tomto príklade je položkou dokument programu Microsoft Word.

Tip:  Ak ide o úlohu skupiny, čiže o jednu úlohu priradenú celej skupine alebo distribučnému zoznamu tak, aby jeden člen skupiny mohol dokončiť úlohu pre celú skupinu, je vhodné získať úlohu pred revidovaním položky. Znížite tak riziko, že článok bude revidovať aj iný člen skupiny. Pokyny sa nachádzajú v sekcii 7 tejto časti, Získať a dokončiť úlohu skupiny.

Otvorená položka na revíziu so zobrazenými žltými panelmi

Všimnite si dva žlté panely hlásení v hornej časti dokumentu:

  • Serverový dokument iba na čítanie    Tento dokument je otvorený v režime iba na čítanie, teda si môžete prečítať v dokumente, ale nie je možné vykonať zmeny v ňom.
    (Všimnite si, že po dokončení úlohy pracovného postupu schválenia, nemáte zvyčajne vykonáte zmeny priamo v priamo do položky. Namiesto toho použiť formulár úlohy na registráciu všetky odpovede.)

  • Úloha pracovného postupu    Keď ste pripravení zaznamenať odozvu vo formulári úlohy, kliknite na tlačidlo otvoriť túto úlohu.

Na začiatok časti

5. Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy

Formulár úlohy pre pracovný postup schválenia vyzerá približne takto.

Formulár úlohy pracovného postupu

Všimnite si, že prvé dve položky (Odstrániť položku a Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na Názov dokumentu) sa vo formulári úloh, ktorý sa otvoril z položky určenej na revíziu, nezobrazujú.

Bublina číslo jeden

Odstránenie položky

Bublina číslo dva

Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na Názov položky

Ak chcete otvoriť položku na kontrolu, kliknite na prepojenie sem.

Bublina číslo tri

Stav, Vyžadované kým, Konsolidované komentáre, Termín dokončenia

Položky v týchto štyroch poliach nemôžete upraviť alebo zmeniť, ale informácie, ktoré sa v nich nachádzajú, môžu byť pre vás užitočné.

Všimnite si, že pole Konsolidované komentáre neobsahuje iba ďalšie pokyny o dokončení úlohy, ale aj všetky komentáre odoslané účastníkmi, ktorí už dokončili svoje úlohy v rovnakej inštancii pracovného postupu.

Po odoslaní vlastného formulára sa komentár, ktorý vložíte do poľa Komentáre (4), rovnako zobrazí v poli Konsolidované komentáre pre ďalších účastníkov.

Bublina číslo štyri

Komentáre

Všetok text, ktorý sem zadáte, sa zaznamená v histórii pracovného postupu a zobrazí sa aj v poli Konsolidované komentáre (3) pre ďalších účastníkov.

Bublina číslo päť

Schválenie

Ak chcete položku schváliť, najprv zadajte všetky komentáre, ktorými chcete prispieť do poľa Komentáre (4) a potom kliknite na toto tlačidlo.

Bublina číslo šesť

Odmietnuť

Ak chcete položku odmietnuť, najprv zadajte všetky komentáre, ktorými chcete prispieť do poľaKomentáre (4), a potom kliknite na toto tlačidlo.

Bublina číslo sedem

Zrušenie

Ak chcete formulár úlohy zavrieť bez uloženia zmien alebo odozvy, kliknite na toto tlačidlo. Úloha zostane nedokončená a priradená vám.

Bublina číslo osem

Vyžiadať zmenu

Ak chcete vyžiadať zmenu položky, ktorú kontrolujete, kliknite na toto tlačidlo.

Príklad formulára, do ktorého sa zadávajú podrobnosti požiadavky, a ďalšie pokyny nájdete v sekcii 8 tejto časti, Vyžiadanie zmeny položky.

Poznámka: Pre niektoré úlohy pracovného postupu je možné túto možnosť vypnúť.

Bublina číslo deväť

Zmeniť priradenie úlohy

Ak chcete priradiť úlohu schválenia niekomu inému, kliknite na toto tlačidlo.

Príklad formulára, do ktorého sa zadávajú podrobnosti požiadavky, a ďalšie pokyny nájdete v sekcii 7 tejto časti, Priradenie úlohy schválenia niekomu inému.

Poznámka: Pre niektoré úlohy pracovného postupu je možné túto možnosť vypnúť.

Na začiatok časti

6. Upozornenia na oneskorenia

Ak sa dokončenie úlohy alebo celého pracovného postupu oneskorí, upozornenia sa automaticky odošlú:

  • Osobe, ktorej je úloha priradená.

  • Osobe, ktorá spustila pracovný postup (alebo, ak sa spustil automaticky, osobe, ktorá pôvodne pridala pracovný postup).

Na začiatok časti

7. Získanie a dokončenie úlohy skupiny (voliteľné)

Ak je celej skupine, do ktorej patríte, priradená iba jedna úloha, túto úlohu si môže vyžiadať ľubovoľný člen skupiny a dokončiť ju v zastúpení celej skupiny.

Vyžiadajte si úlohu ešte pred kontrolou položky. Po vyžiadaní úlohy sa vám úloha priradí a žiadny iný člen skupiny ju nemôže dokončiť. (Potrebnú prácu teda vykoná iba jedna osoba.)

  1. Na stránke stavu pracovného postupu ukážte na názov úlohy, ktorá bola priradená vašej skupine, kým sa nezobrazí šípka.

  2. Kliknite na šípku, kliknite na akciu Upraviť položku a potom vo formulári úlohy kliknite na tlačidlo Vyžiadať úlohu.
    Vyžiadanie úlohy skupiny

Po obnovení stránky stavu pracovného postupu sa daná úloha už nezobrazí ako priradená skupine, ale konkrétne vám.

Keď chcete neskôr znova uvoľniť úlohu pre skupinu bez jej dokončenia, použitím rovnakých krokov prejdite naspäť do formulára úlohy, ale tentoraz kliknite na tlačidlo Uvoľniť úlohu.

Tlačidlo Uvoľniť úlohu vo formulári úlohy

Na začiatok časti

8. Vyžiadanie zmeny položky (voliteľné)

Predtým než začnete, skontrolujte či sa má pracovný postup ukončiť ihneď, ak sa v položke vykoná akákoľvek zmena. Môže byť vhodné overiť si to u osoby, ktorá spustila alebo pôvodne pridala pracovný postup, a uistiť sa tak, že môžete vykonávať zmeny a pracovný postup tým ukončiť .

Možnosť vyžiadania zmeny položky si vysvetlíme na konkrétnom príklade:

Najprv si predstavme, že sa voláte František.

Potom si predstavme, že spolupracovníčka Anna spustila pracovný postup schválenia v dokumente, ktorý vytvorila.

Pri kontrole nového Anninho dokumentu máte pocit, že úvod je príliš dlhý.

Kliknite na tlačidlo Vyžiadať zmenu v dolnej časti formulára úlohy pracovného postupu a potom tento formulár vyplňte.

Formulár na vyžiadanie zmeny položky

Bublina číslo jeden

Vyžiadať zmenu od

Bublina číslo dva

Nová požiadavka

Opíšte požadovanú zmenu a doplňte informácie, ktoré bude potrebovať osoba vykonávajúca zmeny. (Text, ktorý tu pridáte, sa pridá do oblasti Konsolidované komentáre.)

Bublina číslo tri

Nové trvanie

Vykonajte niektorý z týchto troch krokov:

  • Ak chcete zachovať existujúci termín dokončenia    Toto pole nechajte prázdne.

  • Ak chcete termín dokončenia úplne odstrániť    Zadajte číslo 0.

  • Ak chcete zadať nový termín dokončenia    Zadajte sem číslo a potom v nasledujúcom poli zadajte jednotky trvania. Kombinácia týchto dvoch položiek určuje obdobie pred termínom dokončenia úlohy zmeny.

Bublina číslo štyri

Nové jednotky trvania

Ak zadávate nové trvanie úlohy, použite toto pole v kombinácii s poľom Nové trvanie na určenie obdobia pred termínom dokončenia úlohy. (Príklad: 3 dni alebo 1 mesiac alebo 2 týždne.)

Keď majú všetky položky formulára požadovanú formu, kliknite na položku Odoslať a aktuálna úloha sa označí ako Dokončená. (To však nie je všetko. Bude vám znova priradená úloha schválenia po tom, čo Anna dokončí zmeny v úlohe.)

Anna medzitým dostane tento e-mail s upozornením:

Upozornenie odoslané pri vyžiadaní zmeny položky

Anna na prvý pohľad podľa riadka Predmet (číslo 1 na obrázku) zistí, že nejde o oznámenia pracovného postupu schválenia, ale namiesto toho o požiadavku na zmenu časti položky. Nájde informácie o konkrétnej vyžiadanej zmene v texte (číslo 2) Zmena vyžiadaná od.

Anna vezme položku k sebe, vykoná požadované zmeny, potom ich uloží a vráti položku späť do projektu.

Potom prejde na stránku Stav pracovného postupu a otvorí úlohu vyžiadanej zmeny v oblasti Úlohy.


Formulár odoslaný pri dokončení vyžiadanej zmeny

Anna pridá do poľa Komentáre ľubovoľné informácie a potom klikne na tlačidlo Odoslať odpoveď. V pracovnom postupe sa vykonajú dve akcie:

  • Anninej úlohe vyžiadanej zmeny sa nastaví stav Dokončené.

  • Priradí vám novú úlohu schválenia (s Anninými komentármi pridanými v oblasti Konsolidované komentáre) a odošle vám oznámenie o úlohe.

Teraz môžete pokračovať a dokončiť kontrolu zmenenej položky.

Všetky akcie sa medzitým zaznamenávajú a zobrazujú v sekcii História pracovného postupu stránky Stav pracovného postupu, ako je uvedené na nasledujúcom obrázku.

História pracovného postupu zobrazujúca akcie z vyžiadania zmeny

Tu je diagram celého procesu.

Vývojový diagram požiadavky na zmenu

Na začiatok časti

9. Zmena priradenia úlohy schválenia a jej priradenie niekomu inému (voliteľné)

Ak chcete, aby úlohu pracovného postupu, ktorá je priradená vám, dokončil niekto iný, vo formulári úlohy pracovného postupu kliknite na tlačidlo Zmeniť priradenie úlohy.

Zobrazí sa tento formulár.

Formulár na zmenu priradenia úlohy

Bublina číslo jeden

Zmeniť priradenie úlohy

Bublina číslo dva

Nová požiadavka

Osobe, ktorej priraďujete úlohu, zadajte informácie potrebné na dokončenie úlohy. (Text, ktorý tu pridáte, sa pridá do oblasti Konsolidované komentáre.)

Bublina číslo tri

Nové trvanie

Vykonajte niektorý z týchto troch krokov:

  • Ak chcete zachovať existujúci termín dokončenia    Toto pole nechajte prázdne.

  • Ak chcete termín dokončenia úplne odstrániť    Zadajte číslo 0.

  • Ak chcete zadať nový termín dokončenia    Zadajte sem číslo a potom v nasledujúcom poli zadajte jednotky trvania. Kombinácia týchto dvoch položiek určuje obdobie pred termínom dokončenia úlohy zmeny.

Bublina číslo štyri

Nové jednotky trvania

Ak zadávate nové trvanie úlohy, použite toto pole v kombinácii s poľom Nové trvanie na určenie obdobia pred termínom dokončenia úlohy. (Príklad: 3 dni alebo 1 mesiac alebo 2 týždne.)

Po vyplnení formulára kliknite na tlačidlo Odoslať. Úloha sa označí ako Dokončená. Osobe, ktoré je teraz zodpovedná za úlohu, sa priradí nová úloha, a odošle sa upozornenie na úlohu.

Všetky nové informácie, ktoré ste zadali, sa zahrnú do textu Používateľ delegoval v upozornení na novú úlohu (číslo 1 na nasledujúcom obrázku).

Upozornenie na zmenu priradenia úlohy

Medzitým sa všetky tieto zmeny zaznamenávajú a zobrazujú v sekciách Úlohy a História na stránke stavu pracovného postupu, ako je zobrazené tu.

Oblasti Úlohy a História na stránke stavu pracovného postupu pre úlohu so zmeneným priradením

Na začiatok časti

10. Dokončenie úlohy za externého účastníka (voliteľné)

Na zahrnutie účastníkov, ktorí nie sú členmi vašej skupiny služby SharePoint, existuje špeciálny postup. V tomto postupe vystupuje člen lokality ako server proxy pre externého účastníka:

  1. Zadajte e-mailovú adresu externého účastníka do príslušnej fázy Priradiť osobe na druhej strane formulára priradení.

  2. Pracovný postup v skutočnosti priradí úlohu externého účastníka členovi lokality, ktorý spúšťa daný pracovný postup  alebo, ak sa pracovný postup spúšťa automaticky, členovi, ktorý pôvodne pridal daný pracovný postup. Táto osoba, ktorej je úloha v skutočnosti priradená, funguje ako server proxy pre externého účastníka.

  3. Člen lokality dostane upozornenie na úlohu spolu s pokynmi na odoslanie kópie položky na kontrolu externému účastníkovi. (Externý účastník zároveň dostane kópiu upozornenia na úlohu, aby na ňu mohol byť vopred pripravený.)

  4. Člen lokality, ktorému je úloha priradená, odošle kópie položky externému účastníkovi.

  5. Externý účastník položku skontroluje a svoje pripomienky odošle naspäť členovi lokality.

  6. Keď príde odpoveď externého účastníka, člen lokality dokončí úlohu v zastúpení externého účastníka.

Diagram tohto procesu.

Vývojový diagram postupu zahrnutia externého účastníka

Ústredným bodom, z ktorého môžete monitorovať, upravovať alebo zastavovať spustený pracovný postup, je stránka stavu pracovného postupu danej inštancie pracovného postupu.

Najprv si ukážeme, ako prejsť na danú stránku, a potom si ukážeme, ako používať možnosti a informácie, ktoré sa na nej nachádzajú. Nakoniec si ukážeme dve iné stránky, kde môžete získať ďalšie informácie o monitorovaní.

Sekcie v tejto časti

  1. Prechod na stránku stavu pracovného postupu

  2. Používanie stránky stavu pracovného postupu na monitorovanie vývoja pracovného postupu

  3. Zmena aktívnych úloh (ktoré sú už priradené)

  4. Zmena budúcich úloh (ktoré ešte nie sú priradené)

  5. Zrušenie alebo ukončenie spusteného pracovného postupu

  6. Zisťovanie pracovných postupov, ktoré sú spustené na položke

  7. Monitorovanie pracovných postupov celej kolekcie lokalít

1. Prechod na stránku stavu pracovného postupu

V zozname alebo knižnici, kde je položka uložená, kliknite v prípade požadovanej položky a pracovného postupu na prepojenie Prebieha.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept prejavu a pracovným postupom je Schválenie 3.

Kliknutie na prepojenie na stav pracovného postupu

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu.

Poznámky: 

  • Ak zoznam alebo knižnica obsahuje veľký počet položiek, zoradenie a filtrovanie vám umožní nájsť hľadanú položku rýchlejšie. Ak zistíte, že opakovane používate to isté zoradenie alebo filtrovanie, môže byť vhodné vytvoriť si vlastné zobrazenie, ktorým sa automatizuje dané usporiadanie.

  • Ak chcete prejsť na stránku stavu pracovného postupu, v e-mailovom upozornení „spustil sa pracovný postup“ kliknite na prepojenie Zobraziť stav tohto pracovného postupu alebo v prípade konkrétnej inštancie, ktorá vás zaujíma, kliknite v e-mailovom upozornení „pracovný postup sa dokončil“ na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu.

Na začiatok časti

2. Používanie stránky stavu pracovného postupu na monitorovanie vývoja pracovného postupu

Pod obrázkom jednotlivých sekcií stránky stavu pracovného postupu nájdete otázky monitorovania, na ktoré daná sekcia poskytuje odpovede.

Sekcia Informácie o pracovnom postupe

Sekcia Informácie o pracovnom postupe stránky stavu pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

  • Kto spustil túto inštanciu pracovného postupu?

  • Kedy sa spustila táto inštancia?

  • Kedy sa vyskytla posledná akcia v tejto inštancii?

  • Pre ktorú položku je spustená táto inštancia?

  • Aký je aktuálny stav tejto inštancie?

Časť Úlohy

Oblasť Úlohy stránky stavu pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

  • Ktoré úlohy už boli vytvorené a priradené a aký je ich aktuálny stav?

  • Ktoré úlohy už boli dokončené a aký je výsledok jednotlivých úloh?

  • Aký je dátum dokončenia jednotlivých úloh, ktoré už boli vytvorené a priradené?

Odstránené úlohy a úlohy, ktoré ešte neboli priradené, sa v tejto časti nezobrazujú.

Sekcia História pracovného postupu

Sekcia História pracovného postupu stránky stavu pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

  • Ktoré udalosti sa už vyskytli v tejto inštancii pracovného postupu?

  • Všimnite si, že oneskorené úlohy a upozornenia na oneskorené úlohy sa v tejto oblasti nezobrazia.

Na začiatok časti

3. Zmena aktívnych úloh (ktoré sú už priradené)

Existujú dva spôsoby zmeny úloh, ktoré sú už priradené, ale ešte nie sú dokončené:

  • Zmena jednej aktívnej úlohy

  • Zmena všetkých aktívnych úloh

Zmena jednej aktívnej úlohy

Povolenia    Ak chcete vykonať zmeny jednu úlohu, ktorá je priradená k inej osobe, musíte mať povolenie na spravovanie zoznamov. (Skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nie. Preto je možné, napríklad ak chcete mať povolenia, ktoré umožňujú spustenie pracovného postupu, ale nie na vykonávanie zmien iným účastníkom úlohy.)

Ak máte potrebné povolenia:

  1. Kliknite na názov úlohy v zozname Úlohy.
    Kliknutie na názov úlohy v zozname

  2. Použite formulár úlohy na ukončenie, odstránenie alebo opätovné priradenie úlohy.

Podrobnejšie pokyny o tom, ako použiť formulár úlohy, nájdete v časti dokončenie tohto článku.

Zmena všetkých aktívnych úloh

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale ukončiť tento pracovný postup prepojenie sa zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

  1. V oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie Aktualizovať aktívne úlohy schválenia.

  2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Ľuďom, ktorí majú v rámci tohto spustenia aktuálne priradené úlohy, sa odošlú správy zohľadňujúce vami vykonané zmeny.

    • Zmeny, ktoré vykonáte v tomto formulári, nemajú vplyv na už dokončené alebo odstránené úlohy, ani na ešte nepriradené úlohy.

    • Informácie o vykonávaní zmien v úlohách, ktoré ešte neboli priradené, nájdete v sekcii Zmena budúcich úloh.

Formulár zmeny pre aktívne úlohy

Bublina číslo jeden

Trvanie úlohy, Jednotky trvania

Bublina číslo dva

Požiadavka

  • Zmena textu    požiadavky    Vykonajte v textovom poli požadované zmeny.

  1. Keď máte všetky polia formulára vyplnené tak, ako potrebujete, kliknite na tlačidlo OK.

Všetky aktívne úlohy v aktuálnej inštancii sú aktualizované.

Na začiatok časti

4. Zmena budúcich úloh (ktoré ešte nie sú priradené)

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale ukončiť tento pracovný postup teraz prepojenie sa zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

  1. Na stránke stavu pracovného postupu v oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie Pridať alebo aktualizovať schvaľovateľov schválenia.

  2. Vykonajte zmeny vo formulári, ktorý sa otvorí, a potom kliknite na tlačidlo AKTUALIZOVAŤ.

    Poznámka:  Zmeny, ktoré vykonáte v tomto formulári, nemajú vplyv na už vytvorené a priradené úlohy.

Formulár zmeny pre budúce úlohy

Bublina číslo jeden

Účastníci, Poradie, Rozbaliť skupiny

Bublina číslo dva

Požiadavka

  • Zmena textu    požiadavky    Vykonajte v texte v poli požadované zmeny.

Bublina číslo tri

Dátum dokončenia pre možnosti Všetky úlohy, Trvanie úlohy, Jednotky trvania

  • Zmena alebo odstránenie kalendárneho dátumu dokončenia    Odstráňte existujúci dátum a potom buď zadajte nový, alebo – aby sa úplne odstránil konkrétny dátum dokončenia – ponechajte pole prázdne. (Do tohto poľa nezadávajte nulu. Toto pole musí obsahovať hodnotu kalendárneho dátumu alebo musí byť prázdne.)

  • Ponechanie existujúceho    trvania    Pole Trvanie úlohy nechajte prázdne a položku Jednotky trvania nemeňte.

  • Odstránenie trvania, aby nebolo nastavené    žiadne    Zadajte číslo 0 do poľa Trvanie úlohy.

  • Predĺženie trvania    úlohy   Ak chcete zadať počet a typ jednotiek, o ktoré chcete trvanie predĺžiť, použite obe polia trvaní. Ďalšie informácie o nastavení termínov dokončenia a trvaní nájdete v časti PLÁNOVANIE v tomto článku.

  1. Keď máte všetky polia formulára vyplnené tak, ako potrebujete, kliknite na tlačidlo OK.

Zmeny sa prejavia vo všetkých budúcich úlohách v aktuálnej inštancii.

Na začiatok časti

5. Zrušenie alebo ukončenie spusteného pracovného postupu

Prebiehajúci pracovný postup je pred ukončením možné zastaviť dvoma spôsobmi:

  • Zrušenie pracovného postupu    Všetky úlohy sa zrušia, ale ponechajú sa v oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu.

  • Ukončenie pracovného postupu    Všetky úlohy sa zrušia a odstránia z oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Naďalej ich však zohľadňuje oblasť História pracovného postupu.

Nasledujú pokyny pre obidve metódy.

Zrušenie (všetky úlohy sa zrušia, ale ponechajú sa v zozname Úlohy aj v oblasti História)

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale ukončenie pracovného postupu prepojenie sa zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

Ak aktuálna inštancia pracovného postupu už nie je potrebná, možno ju zastaviť.

  • Na stránke stavu pracovného postupu v oblasti tesne pod sekciou Vizualizácia pracovného postupu kliknite na prepojenie Zrušiť teraz tento pracovný postup schválenia.

  • Akciu potvrďte kliknutím na tlačidlo Áno.

Prepojenie Zrušiť všetky úlohy

Všetky aktuálne úlohy sa zrušia a pracovný postup sa ukončí so stavom Zrušené. Zrušené úlohy sa naďalej uvádzajú v oblasti Úlohy aj v oblasti História pracovného postupu.

Ukončenie (všetky úlohy sa odstránia zo zoznamu Úlohy, ale ponechajú sa v oblasti História)

Povolenia    Všetky štyri príkaz prepojenia na nasledujúcom obrázku sa zobrazia na stránke stav pracovného postupu každému, kto má povolenie na spravovanie zoznamov. Prvé tri prepojenia zobrazujú na stránke osoby, ktorá spustila inštanciu pracovného postupu, ale ukončiť tento pracovný postup prepojenie sa zobrazuje iba v prípade danej osobe má tiež povolenie na spravovanie zoznamov. (Znova skupiny vlastníkov má povolenie spravovať zoznamy, v predvolenom nastavení, členovia skupiny a skupín návštevníci nemajú.)

Ak sa vyskytne chyba alebo sa pracovný postup zastaví a prestane reagovať, možno ho ukončiť.

Na stránke stavu pracovného postupu v oblasti priamo pod vizualizáciou pracovného postupu kliknite na prepojenie Ukončiť tento pracovný postup a potvrďte túto akciu kliknutím na položku Áno.

Všetky úlohy vytvorené týmto pracovným postupom sa zrušia a odstránia z oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu, hoci ich naďalej zohľadňuje oblasť História pracovného postupu. Pracovný postup sa skončí so stavom Pracovný postup bol zrušený.

Na začiatok časti

6. Zisťovanie pracovných postupov, ktoré sú spustené na položke

Na stránke Pracovné postupy pre ľubovoľnú položku nájdete zoznam pracovných postupov, ktoré sú aktuálne spustené na danej položke.

  1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je uložená daná položka.

  2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Pracovné postupy.

  3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky nájdete v časti Prebiehajúce pracovné postupy zoznam inštancií, ktoré sú momentálne spustené na položke.

Poznámka:  Všimnite si, že viaceré inštancie jednej verzie pracovného postupu nie je možné spustiť v rovnakej položke naraz. Pridali sa napríklad dva pracovné postupy vytvorené podľa rovnakej šablóny pracovného postupu schválenia. Jeden má názov Pracovný postup Schválenie plánu a druhý Pracovný postup Schválenie rozpočtu. V každej položke môže byť vždy spustená jedna inštancia každého pracovného postupu Schválenie plánu a pracovného postupu Schválenie rozpočtu, avšak nie dve inštancie rovnakého pracovného postupu.

Na začiatok časti

7. Monitorovanie pracovných postupov celej kolekcie lokalít

Správcovia kolekcie lokalít majú okamžitý prehľad o nasledujúcich skutočnostiach:

  • koľko pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov momentálne existuje v kolekcii lokalít,

  • či sú samotné jednotlivé šablóny pracovných postupov v kolekcii lokalít momentálne aktívne alebo neaktívne,

  • koľko inštancií verzií pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov je momentálne spustených v kolekcii lokalít.

Ako na to:

  1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie však domovskú stránku lokality ani podlokality v rámci kolekcie).

  2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa lokality na položku Pracovné postupy.

Otvorí sa stránka Pracovné postupy, na ktorej sú zobrazené informácie.

Čo bude nasledovať?

Ak bola táto verzia pracovného postupu spustená prvýkrát, môžu byť pre vás pri zobrazení udalostí v danej inštancii a overení, či pracovný postup funguje požadovaným spôsobom užitočné pokyny v časti KONTROLA v tomto článku.

Po dokončení inštancie pracovného postupu môžete skontrolovať udalosti zaznamenané v jeho histórii. (Záznamy všetkých inštancií sú prístupné do 60 dní od dokončenia inštancie.)

Dôležité:  Nezabúdajte, že história pracovného postupu je určená iba na neformálnu referenciu. Nemožno ju použiť pri oficiálnych auditoch ani na iný právny dôkazový účel.

Môžete tiež spustiť zostavy o celkovom výkone všetkých inštancií pracovného postupu.

Sekcie v tejto časti

  1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

  2. Prístup k histórii inštancií až 60 dní

  3. Vytváranie zostáv o výkone pracovného postupu

1. Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

Prístup k histórii najnovšej inštancie je možný zo zoznamu alebo z knižnice, pokiaľ určitá položka zostáva v rovnakom zozname alebo rovnakej knižnici a kým sa ten istý pracovný postup v prípade danej položky nespustí znova.

Ak chcete zobraziť stránku stavu pracovného postupu najnovšej inštancie pracovného postupu, ktorý sa vykonáva v prípade ľubovoľnej položky:

  • Kliknite na prepojenie na stav požadovanej položky a požadovaného pracovného postupu v zozname alebo v knižnici, kde sa daná položka nachádza.

V tomto príklade je daná položka dokument s názvom Zásadný koncept a pracovný postup je Schválenie nového dokumentu.

Kliknutie na prepojenie na stav pracovného postupu

Na stránke stavu pracovného postupu sa sekcia História pracovného postupu nachádza v dolnej časti.

Sekcia História pracovného postupu stránky stavu pracovného postupu

Na začiatok časti

2. Prístup k histórii inštancií až 60 dní

Čo robiť, ak chcete históriu inštancie skontrolovať po spustení toho istého pracovného postupu v prípade rovnakej položky?

Môžete tak urobiť až počas 60 dní z týchto dvoch vstupných bodov – zo zoznamu či z knižnice alebo z oznámenia o dokončení pracovného postupu.

Zo zoznamu alebo z knižnice

  1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, kde je uložená daná položka.

  2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Pracovné postupy.

  3. Na stránke pracovné postupy: názov položky v časti Dokončených pracovných postupov, kliknite na názov alebo stav pracovného postupu inštancie, ktorú chcete skontrolovať.
    Zoznam dokončených pracovných postupov na stránke pracovných postupov položky
    Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Z oznámenia o dokončení pracovného postupu

  • Otvorte oznámenie o dokončení pracovného postupu inštancie, ktorú chcete skontrolovať a kliknite na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu.


Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Na uchovanie všetkých oznámení o dokončení by ste možno chceli vytvoriť pravidlo programu Outlook. Nastavte pravidlo, na základe ktorého sa budú všetky prichádzajúce správy s textom bol dokončený v riadku Predmetkopírovať do vlastného samostatného priečinka. (Dbajte na to, aby sa prostredníctvom pravidla programu Outlook prichádzajúce správy kopírovali, nielen premiestňovali, inak sa nezobrazia aj v doručenej pošte.)

Na začiatok časti

3. Vytvorenie zostáv o výkone pracovného postupu

Ak chcete zistiť, ako vo všeobecnosti – za určitú dobu a v prípade viacerých inštancií – funguje jedna z verzií pracovného postupu, môžete vytvoriť jednu (či obe) z dvoch preddefinovaných zostáv

  • Zostava trvania činností    Pomocou tejto zostavy zistite, koľko v priemere trvá dokončenie jednotlivých činností v rámci pracovného postupu a tiež koľko trvá dokončenie každého úplného spustenia alebo každej inštancie daného pracovného postupu.

  • Zostava zrušených a chybných pracovných postupov    Pomocou tejto zostavy zistite, či sa pracovný postup pred dokončením často ruší alebo sa v ňom vyskytujú chyby.

Vytvorenie zostáv dostupných pre pracovný postup

  1. V zozname alebo v knižnici kliknite v stĺpci Stav daného pracovného postupu na ľubovoľné prepojenie na informácie o stave.

  2. Na stránke stavu pracovného postupu v časti História pracovného postupu kliknite na položku Zobraziť zostavy pracovného postupu.

  3. Nájdite pracovný postup, ktorého zostavu chcete zobraziť, a potom kliknite na názov zostavy, ktorú chcete zobraziť.

  4. Na stránke prispôsobenia zachovať alebo zmeniť umiestnenie, kde sa vytvorí súbor so zostavou, a kliknite na tlačidlo OK.
    Kliknutie na tlačidlo OK v umiestnení ukladania súboru
    Správa sa vytvorili a uložili do zadaného umiestnenia.

  5. Keď je zostava dokončená, zobrazíte ju kliknutím na prepojenie zobrazené na nasledujúcom obrázku. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo OK, čím dokončíte akciu a zavriete dialógové okno. (Keď budete chcieť zostavu zobraziť neskôr, nájdete ju v umiestnení, ktoré ste zadali v predchádzajúcom kroku.)

Čo bude nasledovať?

Ak pracovný postup funguje presne tak, ako ste chceli, môžete ho začať používať.

Ak chcete ľubovoľne zmeniť jeho fungovanie, informácie nájdete v časti ZMENA v tomto článku.

Po spustení prvej inštancie pracovného postupu schválenia a kontrole výsledkov možno chcete vykonať jednu alebo viacero zmien v konfigurácii pracovného postupu.

Možno budete tiež niekedy v budúcnosti chcieť túto konfiguráciu ďalej meniť.

Niekedy možno budete chcieť pracovný postup na určitý čas vypnúť, no neodstrániť ho – alebo by ste ho mohli naozaj chcieť úplne odstrániť.

Sekcie v tejto časti

  1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

  2. Vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu

1. Zmena trvalých nastavení pracovného postupu

Ak chcete vykonať trvalé zmeny v nastavení existujúceho pracovného postupu, otvorte a upravte formulár priradení, ktorý sa pôvodne použil na jeho pridanie.

Ak je pracovný postup spustený iba v jednom zozname alebo jednej knižnici

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde je pracovný postup spustený.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica.

    Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. Napríklad v zozname kalendárov má karta názov Kalendár.

  3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

  4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite v časti Názov pracovného postupu (kliknutím na toto tlačidlo zmeníte nastavenia) na názov pracovného postupu, ktorého nastavenie chcete zmeniť.

    Poznámka:  Ak sa požadovaný pracovný postup schválenia nezobrazí v zozname, je možné, že mu je priradený iba jeden typ obsahu. Ovládací prvok Tieto pracovné postupy sú nakonfigurované na spustenie pre položky tohto typu umiestnený priamo pod zoznamom riadi, ktoré pracovné postupy sa zobrazia v zozname. (Pozri obrázok.) Ak chcete zistiť, ktorý typ obsahu zobrazí požadovaný pracovný postup, klikaním myšou prechádzajte možnosťami typu obsahu v rozbaľovacej ponuke. Keď sa požadovaný pracovný postup zobrazí v zozname, kliknite na jeho názov.

  5. Na rovnakých dvoch stranách formulára priradení, ktoré sa pôvodne použili na pridanie pracovného postupu, vykonajte požadované zmeny a uložte ich.

    Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch formulára priradení nájdete v časti PLÁN a v príslušnej časti PRIDANIE (Zoznam alebo knižnica alebo Kolekcia lokalít) v tomto článku.

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach kolekcie lokalít

  1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie však domovskú stránku lokality ani podlokality v rámci kolekcie).

  2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie pre webových dizajnérov na položku Typy obsahu lokality.

  4. Na stránke Typ obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, kde je spustený pracovný postup.

  5. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v časti Nastavenie na položku Nastavenie pracovného postupu.

  6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite v časti Názov pracovného postupu (kliknutím na toto tlačidlo zmeníte nastavenia) na názov pracovného postupu, ktorého nastavenie chcete zmeniť.

  7. Na rovnakých dvoch stranách formulára priradení, ktoré sa pôvodne použili na pridanie pracovného postupu, vykonajte požadované zmeny a uložte ich.

    Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch formulára priradení nájdete v časti PLÁN a v príslušnej časti PRIDANIE (Zoznam alebo knižnica alebo Kolekcia lokalít) v tomto článku.

Na začiatok časti

2. Vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu

Ak je pracovný postup spustený iba v jednom zozname alebo jednej knižnici

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde je pracovný postup spustený.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica.

    Poznámka: Názov karty sa môže líšiť v závislosti od typu zoznamu alebo knižnice. Napríklad v zozname kalendárov má karta názov Kalendár.

  3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

  4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť, blokovať alebo obnoviť pracovný postup.

  5. Pomocou formulára na stránke Odstránenie pracovných postupov vypnite, opätovne zapnite alebo odstráňte pracovné postupy.
    Formulár na stránke Odstránenie pracovných postupov

Formulár obsahuje päť stĺpcov:

  • Pracovný postup    Názov pracovného postupu.

  • Inštancie    Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú aktuálne spustené v rámci položiek.

  • Povoliť    Možnosť, ktorá pracovnému postupu umožňuje pokračovať v normálnej prevádzke.

  • Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky inštancie pracovného postupu, ktoré sú práve spustené, ale zároveň pracovný postup vypne tým, že sa v ňom nebudú môcť spustiť žiadne nové inštancie. (Táto akcia sa dá vrátiť. Ak budete chcieť neskôr pracovný postup znova zapnúť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)

  • Odstrániť    Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup zo zoznamu alebo knižnice. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec tohto pracovného postupu sa už na stránke pre daný zoznam alebo danú knižnicu nezobrazí. (Táto akcia sa nedá vrátiť.)

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach kolekcie lokalít

  1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie však domovskú stránku lokality ani podlokality v rámci kolekcie).

  2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie na položku Typy obsahu lokality.

  4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, v ktorej je spustený daný pracovný postup.

  5. Na stránke vybratého typu obsahu kliknite v rámci položkyNastavenia na položku Nastavenie pracovného postupu.

  6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť, blokovať alebo obnoviť pracovný postup.

  7. Pomocou formulára na stránke Odstránenie pracovných postupov vypnite, opätovne zapnite alebo odstráňte pracovné postupy.
    Formulár na stránke Odstránenie pracovných postupov

Formulár obsahuje päť stĺpcov:

  • Pracovný postup    Názov pracovného postupu.

  • Inštancie    Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú aktuálne spustené v rámci položiek.

  • Povoliť    Možnosť, ktorá pracovnému postupu umožňuje pokračovať v normálnej prevádzke.

  • Žiadne nové inštancie    Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky inštancie pracovného postupu, ktoré sú práve spustené, ale zároveň pracovný postup vypne tým, že sa v ňom nebudú môcť spustiť žiadne nové inštancie. (Táto akcia sa dá vrátiť. Ak budete chcieť neskôr pracovný postup znova zapnúť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)

  • Odstrániť    Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup zo zoznamu alebo knižnice. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec tohto pracovného postupu sa už na stránke pre daný zoznam alebo danú knižnicu nezobrazí. (Táto akcia sa nedá vrátiť.)

Čo bude nasledovať?

Ak ste vykonali ľubovoľné zmeny, spustite testovaciu inštanciu pracovného postupu na kontrolu účinkov zmien.

Ďalšie prispôsobenie

Existuje mnoho spôsobov ďalšieho prispôsobenia pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu.

Môžete dokonca vytvoriť úplne nové vlastné pracovné postupy.

Môžete použiť ľubovoľný z nasledujúcich programov alebo všetky:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Prispôsobenie formulárov, akcií a správania pracovných postupov.

  • Microsoft Visual Studio    Vytvorenie vlastných akcií pracovných postupov.

Ďalšie informácie nájdete v systéme Pomocníka webovej lokality Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×