Usporiadanie súborov v knižnici

Spôsob usporiadania súborov v knižnica závisí od požiadaviek príslušnej skupiny a od spôsobu ukladania a vyhľadávania informácií. Pomocou plánovania môžete štruktúru knižnice nastaviť tak, aby čo najlepšie zodpovedala potrebám organizácie.

Microsoft Office SharePoint Server 2007poskytuje množstvo knižníc a šablón knižníc, ktoré je možné okamžite používať. Tieto knižnice a šablóny sú vhodným východiskom na usporiadanie súborov.

Obsah tohto článku

Knižnice a šablóny knižníc aplikácie Office SharePoint Server 2007

Spôsoby usporiadania súborov

Pridanie stĺpca do knižnice

Vytvorenie zobrazenia

Vytvorenie priečinka v knižnici

Knižnice a šablóny knižníc aplikácie Office SharePoint Server 2007

Po nainštalovaní aplikácie Office SharePoint Server 2007 sa automaticky vytvorí množstvo knižníc, ktoré umožňujú usporiadať kolekciu lokalít. To, ktoré knižnice sa vytvoria, závisí od konfigurácie kolekcie lokalít. Napríklad kolekcie lokalít, ktoré majú nakonfigurované funkcie publikovania, obsahujú nasledovné knižnice:

  • Dokumenty.     Táto knižnica sa vytvorí pre každú lokalitu na uloženie dokumentov, ktoré sa používajú na stránkach príslušnej lokality.

  • Obrázky.     Táto knižnica sa vytvorí pre každú lokalitu na uloženie obrázkov, ktoré sa používajú na stránkach príslušnej lokality.

  • Stránky.     Táto knižnica sa vytvorí pre každú lokalitu na uloženie stránok na danej lokalite.

  • Dokumenty kolekcie lokality.     Táto knižnica sa vytvorí na uloženie dokumentov, ktoré sa používajú na kolekcii lokality.

  • Obrázky kolekcie lokality.     Táto knižnica sa vytvorí na uloženie obrázkov, ktoré sa používajú na kolekcii lokality.

  • Knižnica štýlov.     Táto knižnica sa vytvorí na uloženie vlastných štýlov XSL a šablón CSS.

Šablóny knižníc predstavujú ďalší spôsob, ktorými je v aplikácii Office SharePoint Server 2007 možné usporiadať súbory. Pomocou šablón knižníc je možné jednoduchým spôsobom vytvoriť knižnice, ktoré sú navrhnuté na podporu určitých typov súborov a na povolenie určitých funkcií knižníc. Ďalšie informácie o šablónach knižníc aplikácie Office SharePoint Server 2007 nájdete v článku Šablóny knižníc dostupné v aplikácii Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Na začiatok stránky

Spôsoby usporiadania súborov

Knižnice majú niekoľko funkcií, ktoré pomáhajú pri práci s viacerými súbormi v jednej knižnici. Požiadavkám vašej organizácie však môže vyhovovať používanie viacerých knižníc.

Uloženie veľkého počtu dokumentov v jednej knižnici

Môžete používať jednu veľkú knižnicu, ktorá bude slúžiť na rôzne účely. Môžete mať napríklad niekoľko projektov v rámci jednej skupiny alebo viacero skupín, ktoré pracujú na jednom projekte.

Jednu knižnicu môžete použiť v týchto prípadoch:

  • Vaša skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie alebo rôzne zobrazenia rovnakej množiny súborov. Napríklad manažér môže potrebovať zobrazenie všetkých súborov zoskupených podľa oddelenia alebo termínu splnenia.

  • Používatelia chcú vyhľadávať súbory na rovnakom mieste lokality.

  • Pre súbory chcete použiť rovnaké nastavenia, napríklad sledovanie riadenie verzií súborov alebo požadovanie schválenia.

  • Skupiny, ktoré pracujú s danou knižnicou, majú rovnaké vlastnosti, napríklad rovnaké úrovne povolenia.

    Poznámka : Pre určité súbory je možné použiť jedinečné úrovne povolení, ale ak sa úrovne povolení výrazne líšia, je vhodnejšie použiť viac knižníc.

  • Chcete analyzovať informácie o súboroch v tabuľkovom hárku alebo prijímať konsolidované aktualizácie o súboroch.

    Poznámka : Môžete používať technológiu RSS, vďaka ktorej budete upozornení na zmeny v knižnici, napríklad na zmenu súborov uložených v knižnici. Informačné kanály RSS umožňujú členom pracovnej skupiny zobraziť konsolidovaný zoznam súborov, ktoré sa zmenili.

Nasleduje niekoľko spôsobov, ktorými je možné zobrazovať alebo spravovať súbory v jednej knižnici:

  • Pridanie stĺpcov.    Ak chcete umožniť skupine označovať údaje, ktoré sú najdôležitejšie, a zobrazovať údaje rôznymi spôsobmi, môžete do knižnice pridať stĺpec. Stĺpce sa zobrazujú v hornej časti stránky knižnice ako hlavičky, napríklad „Názov oddelenia“ alebo „Termín splnenia“. Hlavičky stĺpcov je možné použiť na zoradenie alebo filtrovanie súborov v knižnici.

  • Vytvorenie zobrazení.    Ak členovia skupiny potrebujú často zobraziť údaje určitým spôsobom, je možné použiť zobrazenie. V zobrazeniach sa na zoradenie, zoskupenie, filtrovanie a zobrazenie údajov používajú stĺpce.

  • Vytvorenie priečinkov.    Ak knižnica obsahuje veľa súborov, ktoré možno logicky zoskupiť, na vytvorenie takýchto skupín môžete použiť priečinky knižnice. Priečinky umožňujú používateľom vyhľadávať a spravovať súbory bežným spôsobom. Aplikácia Office SharePoint Server 2007 poskytuje stromové zobrazenie, ktoré môžu používatelia využiť na navigáciu na lokalitách a v priečinkoch podobným spôsobom, ako pri práci s priečinkami na pevnom disku.

  • Nastavenie viacerých šablón.    Ak je v knižnici nastavených viac typov obsahu, môžete vytvoriť rôzne typy predvolených šablón, napríklad predajné zmluvy, marketingové prezentácie alebo pracovné hárky s rozpočtom, v jednej knižnici. Typy obsahu zvyšujú flexibilitu a konzistenciu v rámci viacerých knižníc.

Vytvorenie viacerých knižníc

Viaceré knižnice môžete vytvoriť v prípadoch, keď sú veľké rozdiely medzi skupinami súborov, ktoré chcete ukladať a spravovať, alebo medzi skupinami používateľov, ktorí budú so súbormi pracovať.

Viaceré knižnice používajte v týchto prípadoch:

  • Typy súborov, ktoré sa majú uložiť a spravovať, sú odlišné a nepredpokladáte, že používatelia budú často zobrazovať súhrny súborov alebo vyhľadávať súbory spolu.

  • Skupiny používateľov, ktorí používajú súbory, sa odlišujú a majú rôzne úrovne povolení.

  • Potrebujete použiť odlišné nastavenia, napríklad nastavenie spravovania verzií alebo schválenia, pre rôzne skupiny súborov.

  • Nepotrebujete súbory analyzovať spoločne, ani prijímať konsolidované aktualizácie súborov.

  • Chcete poskytovať rôzne skupiny možností na vytvorenie nových súborov alebo chcete, aby sa možnosti v ponuke Nové v knižnici zobrazovali v inom poradí.

Nasleduje niekoľko spôsobov, ako možno efektívne pracovať s viacerými knižnicami:

  • Nastavenie šablón a stĺpcov lokality.     Ak chce organizácia v knižniciach použiť určité konzistentné nastavenia, môže nastaviť šablóny a stĺpce lokality. Tieto nastavenia možno medzi knižnicami zdieľať, takže ich nebude potrebné opakovane vytvárať.

  • Odoslanie súborov na iné umiestnenie.    Ak chcete, aby bol určitý súbor k dispozícii vo viacerých knižniciach, môžete ho uložiť v jednej knižnici a kópiu potom poslať do inej knižnice. Môžete zvoliť možnosť, aby sa po vykonaní zmien v origináli zobrazilo pripomenutie na aktualizáciu kópií dokumentu.

  • Vytvorenie šablón knižnice.    Ak chcete pre knižnice vytvoriť jednotné nastavenie alebo v knižniciach opakovane používať určité vlastnosti, môžete knižnicu uložiť ako šablónu. Šablóny knižnice sú k dispozícii ako možnosti lokality, keď kliknete na položku Vytvoriť v ponuke Akcie lokality.

Poznámka : Ak nové súbory pridávate do knižnice, ktorá obsahuje súbory zo staršieho projektu, môže byť ťažké rozhodnúť sa, či sa má vytvoriť nová knižnica alebo sa majú súbory pridať do existujúcej knižnice. Každá situácia je špecifická, ale ak je predpoklad, že bude potrebné analyzovať alebo spravovať všetky súbory naraz, pouvažujte nad pridaním súborov do existujúcej knižnice. Môžete použiť stĺpce, filtre a zobrazenia, aby sa v predvolenom zobrazení zobrazili len najnovšie súbory.

Na začiatok stránky

Pridanie stĺpca do knižnice

Podľa predvoleného nastavenia sa v knižniciach sleduje názov súboru, ako aj informácie o stave súboru, napríklad či je súbor vrátený do projektu. Môžete zadať ďalšie stĺpce, ktoré skupine pomôžu kategorizovať a sledovať súbory, napríklad názov oddelenia alebo číslo projektu. Pridanie stĺpcov umožní v knižnici maximálne využiť viaceré zobrazenia.

Pre typ vytváraného stĺpca existuje niekoľko možností. Môže to byť jeden riadok textu, rozbaľovací zoznam možností, číslo, ktoré je vypočítané z iných stĺpcov, alebo meno a fotografia používateľa lokality.

Poznámka : Nasledujúci postup začína na stránke tej knižnice, do ktorej chcete pridať stĺpec. Ak knižnica ešte nie je otvorená, kliknite na jej názov na paneli pre rýchle spustenie. Ak sa názov knižnice nezobrazuje, kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality a potom kliknite na názov knižnice.

  1. V ponuke Nastavenia Settings menu kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  2. V sekcii Názov a typ zadajte požadovaný názov v poli Názov stĺpca.

  3. V časti Typ informácií v stĺpci vyberte typ informácií, ktorý sa má v stĺpci zobraziť.

  4. Do poľa Popis v sekcii Ďalšie nastavenia stĺpca zadajte popis, ktorý vysvetľuje účel stĺpca a informuje, aké údaje by mal stĺpec obsahovať. Zadanie popisu nie je povinné.

  5. V závislosti od vybratého typu stĺpca sa v sekcii Ďalšie nastavenia stĺpca môžu zobraziť ďalšie možnosti. Vyberte ďalšie požadované nastavenia.

  6. Ak chcete pridať stĺpec do predvoleného zobrazenia, ktoré sa používateľom automaticky zobrazí pri prvom otvorení zoznamu alebo knižnice, kliknite na položku Pridať do predvoleného nastavenia.

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zobrazenia

Zobrazenia možno použiť na zobrazenie súborov, ktoré sú najdôležitejšie alebo najvhodnejšie na daný účel. Môžete napríklad vytvoriť zobrazenia naposledy vytvorených súborov, súborov z určitého oddelenia alebo súborov, ktoré vytvoril konkrétny používateľ. Zobrazenie je po vytvorení vždy k dispozícii, keď si zobrazíte knižnicu.

Zobrazenia v ponuke Zobraziť

Pri zobrazení súborov v knižnici môžete súbory dočasne zoradiť alebo filtrovať. Ak to chcete spraviť, ukážte na názov stĺpca a potom kliknite na šípku nadol vedľa jeho názvu. Je to užitočné, ak potrebujete súbory zobraziť určitým spôsobom. Tento postup je však nutné pri ďalšom zobrazení knižnice zopakovať.

Zoradenie položiek v zozname alebo knižnici

Ak je predpoklad, že budete súbory zobrazovať určitým spôsobom často, môžete vytvoriť zobrazenie. Toto zobrazenie je možné použiť kedykoľvek počas práce s knižnicou. Ak vytvoríte zobrazenie, pridá sa do ponuky Zobraziť Ponuka Zobraziť pre knižnicu.

Knižnice môžu obsahovať osobné a verejné zobrazenia. Každý používateľ môže vytvoriť osobné zobrazenie na zobrazovanie súborov určitým spôsobom alebo na filtrovanie požadovaných súborov. Ak máte povolenie na navrhovanie lokality, môžete vytvoriť verejné zobrazenie, ktoré môžu pri zobrazení knižnice používať všetci používatelia. Každé verejné zobrazenie môžete nastaviť ako predvolené, aby sa používateľom automaticky zobrazovalo toto zobrazenie knižnice.

Okrem toho možno pri navrhovaní lokality vytvoriť prepojenie na rôzne zobrazenia alebo stránky návrhu pomocou webová časť, ktoré používajú rôzne zobrazenia.

Ak členovia skupiny zobrazujú knižnice na mobilnom zariadení, môžete vytvoriť mobilné zobrazenia. Tie umožňujú nastaviť limity, napríklad na počet zobrazených položiek v zobrazení, ktoré sú optimálne pre šírku pásma a obmedzenia príslušných zariadení. Ďalšie informácie o vytvorení zobrazení nájdete v prepojeniach, ktoré sú uvedené v časti Pozrite tiež.

Nasledovný postup slúži na vytvorenie štandardného typu zobrazenia. Dostupné možnosti sa pri jednotlivých typoch zobrazení líšia, ale základné kroky na vytvorenie zobrazenia sú podobné.

  1. Ak knižnica nie je otvorená, kliknite na jej názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov knižnice, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov knižnice.

  2. V ponuke Nastavenia Settings menu kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.

  3. V časti Vyberte formát zobrazenia kliknite na typ zobrazenia, ktorý chcete vytvoriť. Vo väčšine prípadov sa odporúča kliknúť na položku Štandardné zobrazenie, ale v určitých situáciách je možné vybrať aj iné zobrazenia, napríklad pri vytváraní zostavy.

  4. Do poľa Názov zobrazenia zadajte názov pre zobrazenia, ako napríklad Zoradené podľa priezviska.

  5. Ak chcete toto zobrazenie určiť ako predvolené pre knižnicu, začiarknite políčko Nastaviť ako predvolené zobrazenie. Môžete tak spraviť len v prípade, že je zobrazenie verejné.

  6. V časti Zobraziť účastníkov v sekcii Účastníci vyberte, či chcete vytvoriť osobné zobrazenie, ktoré môžete použiť len vy, alebo verejné zobrazenie, ktoré môžu používať aj ostatní.

  7. V sekcii Stĺpce môžete začiarknutím príslušných políčok zobraziť alebo skryť jednotlivé stĺpce. Vedľa názvu stĺpca zadajte poradové číslo stĺpca v zobrazení.

  8. V sekcii Zoradiť vyberte, či sa majú súbory zoradiť a spôsob ich zoradenia. Na zoradenie môžete použiť dva stĺpce. Napríklad prvý podľa autora a druhý podľa názvu súboru pre každého autora.

  9. V sekcii Filter zadajte, či sa majú súbory filtrovať a spôsob ich filtrovania. Filtrované zobrazenie zobrazuje zúžený výber súborov, napríklad iba súbory vytvorené určitým oddelením alebo len súbory, ktoré sú schválené.

  10. V sekcii Zoskupiť podľa môžete zoskupiť položky s rovnakými hodnotami v danej sekcii, napríklad v sekcii dokumentov podľa jednotlivých autorov, ktorú je možné rozbaliť alebo zbaliť.

  11. V sekcii Súhrny môžete spočítať počet položiek v stĺpci, ako je napríklad celkový počet problémov. V niektorých prípadoch môžete zhrnúť alebo získať aj ďalšie informácie, ako sú napríklad priemery.

  12. V sekcii Štýl zadajte požadovaný štýl pre zobrazenie, ako je napríklad podfarbený zoznam, v ktorom je každý druhý riadok podfarbený.

  13. Ak knižnica obsahuje priečinky, môžete vytvoriť zobrazenie, ktoré priečinky neobsahuje. Takéto zobrazenie sa nazýva aj jednoúrovňové zobrazenie. Ak chcete všetky súbory zobraziť na rovnakej úrovni, kliknite na položku Zobraziť všetky položky bez priečinkov v sekcii Priečinky.

  14. Môžete obmedziť počet súborov, ktoré možno zobraziť v knižnici, alebo počet súborov, ktoré možno zobraziť na jednej stránke. Tieto nastavenia sú dôležité najmä pri vytváraní zobrazenia pre mobilné zariadenie. V sekcii Obmedzenie počtu položiek vyberte požadované možnosti.

  15. Ak plánujete zobraziť knižnicu na mobilnom zariadení, v sekcii Mobilné vyberte požadované možnosti.

  16. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Vytvorenie priečinka v knižnici

Ak máte v knižnici viac typov dokumentov alebo rôznorodý obsah, môžete vytvoriť priečinky na usporiadanie obsahu.

  1. Ak knižnica nie je otvorená, kliknite na jej názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov knižnice, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov knižnice.

  2. V ponuke Nové Ponuka Nové kliknite na položku Nový priečinok.

    Poznámka : Používateľ, ktorý vytvoril knižnicu, mohol určiť, aby priečinky v knižnici nebolo možné vytvoriť. Ak je to tak, položka Nový priečinok nie je k dispozícii.

  3. Zadajte názov priečinka a kliknite na tlačidlo OK.

Tip : Ak existujú viaceré knižnice s priečinkami a členovia skupiny uprednostňujú prehľadávať knižnicu rovnakým spôsobom ako pevný disk, môžete pre skupinu povoliť stromové zobrazenie lokality. Stromové zobrazenie je možné použiť na rozbalenie, zbalenie a jednoduchú navigáciu v priečinkoch. Ak máte povolenie na navrhnutie lokalít, môžete stromové zobrazenie povoliť v časti Možnosti navigácie na stránke Nastavenie lokality .

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×