Usporiadanie položiek v zozname

Spôsob usporiadania zoznam závisí od potrieb vašej skupiny a od toho, aký spôsob ukladania a vyhľadávania informácií uprednostňujete.

Aplikácia Microsoft Office SharePoint Server 2007obsahuje množstvo preddefinových zoznamov a šablón zoznamov. Tieto zoznamy a šablóny sú vhodným východiskovým bodom na usporiadanie položiek zoznamu.

Obsah tohto článku

Zoznamy a šablóny zoznamov v aplikácii Office SharePoint Server

Spôsoby usporiadania zoznamov

Pridanie stĺpca do zoznamu

Vytvorenie zobrazenia

Výber iného zobrazenia

Pridanie priečinka do zoznamu

Zoznamy a šablóny zoznamov v aplikácii Office SharePoint Server

Pri nainštalovaní aplikácie Office SharePoint Server 2007 sa automaticky vytvorí množstvo zoznamov. Všetky tieto zoznamy majú rovnakú základnú množinu funkcií, ale každý z nich je prispôsobený určitým organizačným potrebám. Do zoznamu Opätovne použiteľný obsah možno napríklad ukladať položky, ktoré obsahujú HTML obsah alebo text, a ktoré možno vkladať na webové stránky. Tento zoznam podporuje aj automatické aktualizácie, takže zmeny v položkách zoznamu sa môžu automaticky aplikovať na webových stránkach, ktoré zoznamy používajú.

Šablóny zoznamov predstavujú ďalší spôsob, akým aplikácia Office SharePoint Server 2007 umožňuje usporiadať položky. Pomocou šablón zoznamov môžete ľahko vytvoriť zoznamy, ktoré sú určené na podporu určitých typov položiek, a povoliť konkrétne funkcie zoznamov. Ďalšie informácie o šablónach zoznamov aplikácie Office SharePoint Server 2007 nájdete v článku Šablóny zoznamov dostupné v aplikácii Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Na začiatok stránky

Spôsoby usporiadania zoznamov

Nasleduje niekoľko spôsobov, ktorými možno usporiadať zoznamy a položky zoznamov:

  • Pridanie stĺpcov.    Pridaním stĺpcov môžete zdôrazniť najdôležitejšie položky zoznamu pre skupinu používateľov. Stĺpce môžete pridať aj v prípade, ak chcete zhromaždiť viac informácií pre každú položku zoznamu, ako je napríklad názov oddelenia alebo meno zamestnanca.

    Ak v zozname existuje viacero položiek, môžete niektoré stĺpce indexovať a vylepšiť tak výkon pri prezeraní viacerých položiek alebo prepínaní zobrazení. Táto funkcia nezmení spôsob, akým sú položky usporiadané, ale môže pomôcť organizáciám jednoduchšie ukladať veľký počet položiek zoznamu. Indexovanie však môže zabrať viac priestoru databázy. Ďalšie informácie vám poskytne správca.

  • Vytvorenie zobrazení.    Zobrazenia sa používajú v prípade, že členovia skupiny často potrebujú zobraziť údaje určitým spôsobom. Zobrazenia používajú stĺpce na zoradenie, zoskupenie, filtrovanie a zobrazenie údajov. Je možné vybrať, koľko položiek sa má naraz v každom zobrazení zobraziť. Používatelia môžu napríklad prehľadávať zoznam v častiach po 25 alebo 100 položiek na stránku v závislosti od ich nastavení a rýchlosti pripojenia.

    Zobrazenia umožňujú flexibilné ukladanie veľkého počtu položiek zoznamu, ale umožňujú zobraziť iba skupiny položiek za konkrétny časový interval, ako napríklad problémy zverejnené v tomto roku alebo iba aktuálne udalosti v kalendári. Môžete vytvoriť osobné zobrazenia, ktoré sú dostupné iba vám. Ak máte povolenie na vykonávanie zmien v zozname, môžete vytvoriť verejné zobrazenia, ktoré sú k dispozícii každému.

  • Vytvorenie priečinkov.    Priečinky je možné pridať k väčšine typov zoznamov v prípade, že vlastník zoznamu povolil vytvorenie priečinkov. Je to zvlášť užitočné, ak sa položky zoznamu môžu rozdeliť konkrétnym spôsobom, napríklad podľa projektu alebo skupiny. Priečinky pomáhajú používateľom jednoduchšie čítať a spravovať položky zoznamu. Aplikácia Office SharePoint Server 2007 obsahuje stromové zobrazenie, ktoré umožňuje používateľom navigáciu na lokalitách a v priečinkoch podobným spôsobom, ako pri práci s priečinkami na pevnom disku. Každé oddelenie má napríklad svoj vlastný priečinok.

    Konzistentné používanie zoznamov na lokalitách    Ak skupina pracuje s viacerými typmi zoznamov, môžete zvýšiť konzistentnosť rôznych zoznamov pomocou typ obsahu, stĺpcov lokality alebo šablón. Tieto funkcie vám umožňujú účinným spôsobom opätovne použiť nastavenie a štruktúry zoznamu. Môžete napríklad vytvoriť typ obsahu pre problémy služieb zákazníkom, ktorý určuje konkrétne stĺpce (napríklad kontakt zákazníka) a obchodné procesy pre typ obsahu. Ďalším príkladom je vytvorenie stĺpca lokality pre názvy oddelení, ktorý obsahuje rozbaľovací zoznam oddelení. Stĺpec môžete opätovne používať vo viacerých zoznamoch na zaistenie konzistentného zobrazovania názvov a mien vo všetkých zoznamoch.

    Prepojenia na ďalšie informácie o typoch obsahov, stĺpcoch lokality a šablónach zoznamov nájdete v časti Pozrite tiež.

Hoci možno funkcie zoznamu používať rozličnými spôsobmi, ich použitie závisí od veľkosti a počtu zoznamov a veľkosti organizácie.

Uloženie veľkého počtu položiek v jednom zozname

Jeden veľký zoznam môže slúžiť rôznym potrebám. Môžete napríklad v organizácii sledovať veľké množstvo technických problémov, ktoré sa môžu týkať viacerých projektov a skupín.

Jeden zoznam použite v týchto prípadoch:

  • Skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie o položkách zoznamu alebo rôzne zobrazenia rovnakej množiny položiek. Vedúci pracovník môže napríklad potrebovať stav riešenia všetkých technických problémov organizácie alebo chce zobraziť všetky problémy zaznamenané v určitom období.

  • Používatelia chcú prehľadávať alebo vyhľadávať problémy v rovnakom umiestnení na lokalite.

  • Na položky zoznamu chcete použiť rovnaké nastavenia, ako napríklad sledovanie riadenie verzií alebo vyžadovanie schválenia.

  • Skupiny pracujúce na zozname zdieľajú podobné charakteristiky, ako napríklad rovnaké úrovne povolenia. Na určité položky zoznamu možno použiť jedinečné povolenie, ale ak sa úrovne povolenia významne odlišujú, treba zvážiť viaceré zoznamy.

  • Chcete analyzovať informácie o zozname alebo prijať konsolidované aktualizácie pre zoznam. Pri zmene položiek zoznamu možno prijímať upozornenie alebo pomocou technológie RSS zobraziť zmeny v zozname. Informačné kanály RSS umožňujú používateľom pracovnej skupiny zobraziť konsolidovaný zoznam zmenených informácií.

Vytvorenie viacerých zoznamov

Viaceré zoznamy sa môžu použiť pri zreteľných rozdieloch medzi spravovanými položkami alebo skupinami pracujúcimi s položkami.

Viaceré zoznamy použite v týchto prípadoch:

  • Používatelia nebudú potrebovať súhrnné údaje o všetkých položkách.

  • Skupiny používateľov pracujúcich s informáciami sú odlišné a majú rôzne úrovne povolení.

  • Pre viaceré množiny položiek musíte použiť odlišné nastavenia, ako napríklad vytváranie verzií alebo schvaľovanie.

  • Nepotrebujete položky analyzovať spoločne, ani prijímať konsolidované aktualizácie pre zoznam.

Na začiatok stránky

Pridanie stĺpca do zoznamu

Informácie sú v zoznamoch uložené v stĺpcoch, ako napríklad Titul, Priezvisko alebo Spoločnosť. Ak chcete uložiť ďalšie informácie o položkách zoznamu, môžete pridať stĺpce, ktoré pomôžu pri zoradení, zoskupení alebo vytvorení viacerých zobrazení zoznamu. Zoznam môžete zoradiť napríklad podľa dátumu splnenia a položky zoskupiť podľa názvu oddelenia.

Existuje niekoľko možností pre vytvorený typ stĺpca vrátane jedného riadku textu, rozbaľovacieho zoznamu s možnosťami, čísla vypočítaného z iných stĺpcov alebo hoci aj mena a fotografie osoby v spoločnosti.

Poznámka : Nasledujúci postup začína na stránke zoznamu pre ten zoznam, ku ktorému chcete pridať stĺpec. Ak zoznam ešte nie je otvorený, na paneli Rýchle spustenie kliknite na jeho názov. Ak sa názov zoznamu nezobrazuje, kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  1. V ponuke Nastavenia Settings menu kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  2. V sekcii Názov a typ zadajte požadovaný názov v poli Názov stĺpca.

  3. V časti Typ informácií v stĺpci vyberte typ informácií, ktorý sa má v stĺpci zobraziť.

  4. Do poľa Popis v sekcii Ďalšie nastavenia stĺpca zadajte popis, ktorý vysvetľuje účel stĺpca a informuje, aké údaje by mal stĺpec obsahovať. Zadanie popisu nie je povinné.

  5. V závislosti od vybratého typu stĺpca sa v sekcii Ďalšie nastavenia stĺpca môžu zobraziť ďalšie možnosti. Vyberte ďalšie požadované nastavenia.

  6. Ak chcete pridať stĺpec do predvoleného zobrazenia, ktoré sa používateľom automaticky zobrazí pri prvom otvorení zoznamu alebo knižnice, kliknite na položku Pridať do predvoleného nastavenia.

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zobrazenia

Zobrazenia možno použiť na zobrazenie položiek zoznamu, ktoré sú najdôležitejšie alebo najviac vyhovujú účelu. Vytvoriť možno napríklad zobrazenia naposledy vytvorených položiek, položiek týkajúcich sa určitého oddelenia alebo položiek vytvorených jednou osobou.

Zobrazenia v ponuke Zobraziť

Pri zobrazovaní väčšiny zoznamov je možné položky dočasne zoradiť alebo filtrovať. Ak to chcete spraviť, ukážte na názov stĺpca a potom kliknete na šípku vedľa názvu stĺpca. Takýto postup je užitočný v prípade, ak potrebujete položky zoznamu zobraziť určitým spôsobom iba občas. Pri ďalšom zobrazení zoznamu je však potrebné celý postup zopakovať.

Zoradenie položiek v zozname alebo knižnici

Ak očakávate, že zoznam budete určitým spôsobom zobrazovať častejšie, môžete vytvoriť zobrazenie. Takéto zobrazenie je možné použiť kedykoľvek pri práci so zoznamom. Ak vytvoríte zobrazenie, pridá sa do ponuky Zobraziť Ponuka Zobraziť pre zoznam.

Zoznamy môžu obsahovať osobné alebo verejné zobrazenia. Každý používateľ môže vytvoriť osobné zobrazenie, ak chce zobraziť zoznam určitým spôsobom alebo filtrovať len požadované položky zoznamu. Ak máte povolenie na navrhovanie lokality, môžete vytvoriť verejné zobrazenie, ktoré môže použiť každý, kto si zobrazí zoznam. Verejné zobrazenie možno nastaviť ako predvolené zobrazenie, takže používateľom sa zoznam automaticky zobrazí v tomto zobrazení.

Okrem toho možno pri navrhovaní lokality vytvoriť prepojenie na rôzne zobrazenia alebo stránky návrhu pomocou webová časť, ktoré používajú rôzne zobrazenia. Pracovná skupina môže napríklad vytvoriť prepojenie na zobrazenie zoznamu, ktoré obsahuje iba dokumenty vytvorené členmi tímu.

Ak budú členovia skupiny zoznam zobrazovať na mobilnom zariadení, môžete vytvoriť mobilné zobrazenia. Tie poskytujú obmedzenia, ako je napríklad počet položiek zobrazených v zobrazení, ktoré sú optimálne pre danú šírku pásma a možnosti zariadení. Prepojenia na ďalšie informácie o vytváraní zobrazení nájdete v časti Pozrite tiež.

  1. Ak zoznam nie je otvorený, kliknite na jeho názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  2. V ponuke Nastavenia Settings menu kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.

  3. V časti Vyberte formát zobrazenia kliknite na typ zobrazenia, ktorý chcete vytvoriť. Vo väčšine prípadov sa odporúča štandardné zobrazenie, ale pre konkrétne situácie môžete vybrať iné zobrazenia, napríklad ak chcete vytvoriť kalendár alebo chcete použiť Ganttovo zobrazenie.

  4. Do poľa Názov zobrazenia zadajte názov pre zobrazenia, ako napríklad Zoradené podľa priezviska.

  5. Ak chcete toto zobrazenie nastaviť ako predvolené, začiarknite políčko Nastaviť ako predvolené zobrazenie.Toto zobrazenie môžete zadať ako predvolené len v prípade, že ide o verejné zobrazenie a máte povolenie na zmeny návrhu zoznamu.

  6. V časti Zobraziť účastníkov v sekcii Účastníci vyberte, či chcete vytvoriť osobné zobrazenie, ktoré môžete použiť len vy, alebo verejné zobrazenie, ktoré môžu používať aj ostatní.

  7. V sekcii Stĺpce môžete začiarknutím príslušných políčok zobraziť alebo skryť jednotlivé stĺpce. Vedľa názvu stĺpca zadajte poradové číslo stĺpca v zobrazení.

  8. V časti Zoradiť zadajte, či chcete položky zoznamu zoradiť a akým spôsobom. Na zoradenie môžete použiť dva stĺpce, napríklad prvý podľa priezviska, druhý podľa mena.

  9. V časti Filter zadajte, či chcete filtrovať položky zoznamu a akým spôsobom. Filtrované zobrazenie zobrazuje užší výber zoznamu, napríklad iba položky vytvorené určitým oddelením alebo iba schválené položky.

  10. V sekcii Zoradiť podľa môžete zoskupiť položky s rovnakou hodnotou vo vlastnej sekcii, ako napríklad rozbaľovaciu sekciu pre dokumenty od určitého autora.

  11. V sekcii Súhrny môžete spočítať počet položiek v stĺpci, ako je napríklad celkový počet problémov. V niektorých prípadoch môžete zhrnúť alebo získať aj ďalšie informácie, ako sú napríklad priemery.

  12. V sekcii Štýl zadajte požadovaný štýl pre zobrazenie, ako je napríklad podfarbený zoznam, v ktorom je každý druhý riadok podfarbený.

  13. Ak zoznam obsahuje priečinky, môžete vytvoriť zobrazenie, ktoré priečinky neobsahuje, tzv. jednoduché zobrazenie. Ak chcete zobraziť všetky položky zoznamu na rovnakej úrovni, kliknite na položku Zobraziť všetky položky bez priečinkov.

  14. Počet položiek zobrazených v zozname alebo na jednej stránke je možné obmedziť. Tieto nastavenia sú dôležité najmä pri vytváraní zobrazenia pre mobilné zariadenie. V sekcii Obmedzenie počtu položiek vyberte požadované možnosti.

  15. Ak plánujete zobraziť zoznam na mobilnom zariadení, v sekcii Mobilné vyberte požadované možnosti.

  16. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Výber iného zobrazenia

Niektoré zoznamy ponúkajú viac ako jedno zobrazenie, pričom možno vytvoriť ďalšie zobrazenia. Ak je k dispozícii viac zobrazení, môžete ich prepnúť pomocou ponuky Zobraziť.

  1. Ak zoznam nie je otvorený, kliknite na jeho názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  2. V ponuke Zobraziť Ponuka Zobraziť kliknite na požadované zobrazenie.

    Tip : Ak chcete v existujúcom zobrazení urobiť zmeny, kliknite na ponuku Zobraziť a potom kliknite na položku Upraviť toto zobrazenie.

Na začiatok stránky

Pridanie priečinka do zoznamu

Ak existuje niekoľko typov položiek zoznamu, pridaním priečinkov je možné zoznam prehľadnejšie usporiadať.

  1. Ak zoznam nie je otvorený, kliknite na jeho názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  2. V ponuke Nové Ponuka Nové kliknite na príkaz Nový priečinok.

    Príkaz Nový priečinok nie je k dispozícii, ak autor zoznamu určil, že priečinky sa v zozname nemôžu vytvárať.

  3. Zadajte názov priečinka a kliknite na tlačidlo OK.

Tip : Ak existuje viacero zoznamov s priečinkami alebo ak členovia skupiny obľubujú prehľadávať zoznam rovnakým spôsobom ako pevný disk, môžete pre skupinu povoliť stromové zobrazenie. V stromovom zobrazení možno rozbaľovať a zbaľovať priečinky a jednoducho nimi prechádzať.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×