Určenie správnej prahovej hodnoty odchýlky v projektových nákladoch a časovom pláne

Od Bonnie Biaforeovej

Ak včas zistíte, že ste v sklze a nenapredujete podľa projektového plánu alebo prekračujete stanovený projektový rozpočet, projektu môžete pomôcť tak, že vykonáte opravnú akciu.    V prípade plnenia väčšiny cieľov je známa ich predpokladaná časová náročnosť a súvisiace predpokladané náklady. Projektoví manažéri tak zvyčajne pozorne sledujú skutočné projektové náklady a harmonogram plnenia prác a porovnávajú tieto údaje so súvisiacimi plánom. Rozdiely medzi skutočnými a plánovanými hodnotami sú známe ako odchýlky. Problém je, že tieto odchýlky zvyčajne neposkytujú širší kontext. Odchýlka v hodnotách, ktorá by znamenala koniec jedného projektu, môže v prípade iného projektu znamenať vynaloženie minimálneho úsilia.

Monitorovanie stavu projektu pomocou sledovania odchýlok je oveľa jednoduchšie, ak viete, čo hľadať. Nezaoberajte sa zbytočne drobnými nedodržaniami projektového plánu a venujte počas plánovania projektu primeraný čas odhadu odchýlok, ktoré v rámci jeho realizácie zvládnete. Po nastavení prahových hodnôt pre odchýlky nákladov a dodržiavanie projektového plánu vždy zavčasu zistíte, kedy by ste mali prijať nápravné opatrenia. Dôležité je pre odchýlky nastaviť primerané prahové hodnoty, aby ste nemali zbytočné obavy, respektíve aby ste nekonali príliš neskoro.

Používanie odchýlok na zistenie stavu projektu

Po konečnom schválení projektového plánu všetkými zúčastnenými stranami máte kompletný obraz o predpokladanom výkone, ktorý je počas realizácie projektu potrebné dosiahnuť. Hodnoty v pôvodnom pláne predstavujú štandard, s ktorým sa porovnáva skutočný výkon, či už ide o odhadovanú prácu, trvanie a náklady súvisiace s realizáciou jednotlivých úloh alebo plnenie rozpočtu a navrhovaného plánu celého projektu. Po zahájení realizácie projektového plánu ale začnete prijímať skutočné hodnoty a realita sa zriedkakedy blíži pôvodnému plánu, ktorý si všetci stanovili. Odchýlky nákladov a plánu umožňujú zistiť, či sa darí plniť jednotlivé úlohy alebo celý projekt v súlade so stanoveným rozpočtom alebo plánom. Na základe týchto informácií sa môžete rozhodnúť pre vhodné nápravné opatrenie, ktoré zaistí realizáciu projektu podľa stanoveného plánu.

Microsoft Office Project 2007 vypočítava odchýlky odčítaním hodnôt pôvodného plánu od aktuálne odhadovaných hodnôt vo vašom pláne. Keď začnete sledovať skutočné hodnoty, Office Project 2007 vypočíta aktuálne odhadované hodnoty (plánované hodnoty) pripočítaním skutočných hodnôt, ktoré predstavujú dokončenú prácu, k hodnotám pôvodného plánu, ktoré predstavujú zostávajúcu prácu. Predpokladajme napríklad, že trvanie podľa pôvodného plánu je 20 dní a vášmu tímu trvalo dokončenie práce na 50 percent 15 dní. Plánované trvanie je teraz 25 dní: 15 dní predstavuje skutočné trvanie po dokončenie prác na 50 % a 10 dní zostáva podľa pôvodného plánu na dokončenie zostávajúcich 50 %.

Ak je hodnota odchýlky kladná, naplánovaná hodnota je väčšia ako hodnota v pôvodnom pláne a váš projekt buď prekračuje rozpočet, alebo nenapreduje v súlade s plánom. Záporné odchýlky predstavujú bezpečné dodržiavanie rozpočtu a plnenie plánu v určitom časovom predstihu. Z uvedeného vyplýva, že odchýlky menšie ako nula alebo rovné nule indikujú dobrý stav projektu a odchýlky väčšie ako nula vyžadujú náležitú pozornosť.

Na začiatok stránky

Sledovanie odchýlok s Projectom 2007

Office Project 2007 obsahuje polia pre bežne používané odchýlky:

  • Náklady    Táto odchýlka predstavuje rozdiel medzi plánovanými nákladmi a nákladmi podľa pôvodného plánu. Informuje o dodržiavaní alebo prípadnom prekročení rozpočtu.

  • Trvanie    Táto odchýlka predstavuje rozdiel medzi plánovaným trvaním úlohy alebo projektu a trvaním podľa pôvodného plánu. Táto odchýlka informuje, či je časová náročnosť úloh vyššia, než sa plánovalo, čo má negatívny vplyv na celkový projektový plán.

  • Práca    Určuje rozdiel medzi plánovanými pracovnými časmi a pracovnými časmi podľa pôvodného plánu. Kladná odchýlka práce znamená, že členom tímu trvá dokončenie práce dlhšie, než ste predpokladali. Keď je odchýlka práce kladná, je pravdepodobné, že sú kladné aj všetky ostatné polia odchýlok.

  • Začiatok    Táto odchýlka predstavuje časový rozdiel medzi plánovaným (alebo skutočným) dátumom začatia a dátumom začatia podľa pôvodného plánu. Ak je odchýlka začiatku kladná, skutočný dátum začiatku bol posunutý na neskôr alebo sa oneskorili predchádzajúce úlohy, čo má za následok posunutie plánovaného dátumu začiatku.

  • Dokončenie    Zobrazuje rozdiel medzi naplánovaným (alebo skutočným) dátumom dokončenia a dátumom dokončenia podľa pôvodného plánu. Ak je odchýlka dokončenia kladná, dátum dokončenia danej úlohy sa posúva na neskôr.

Na začiatok stránky

Stanovenie prahových hodnôt pre projektové odchýlky

Napriek tomu, že kladné odchýlky v programe Office Project 2007 neznamenajú dobré správy, nemusíte nevyhnutne a bezodkladne prijímať nejaké opatrenia. Niektoré sú príliš triviálne na to, aby ste im venovali svoj drahocenný čas. Oveľa nebezpečnejšie je tráviť čas riešením drobných odchýlok a zároveň ignorovať potenciálne závažné problémy. Aby ste si nemuseli pamätať, čo je dôležité a ktoré odchýlky predstavujú skutočné problémy, môžete si prahové hodnoty odchýlok projektových nákladov a odchýlok plánu nastaviť ako pripomenutia. Takto môžete rýchlo skontrolovať, či odchýlky prekročili zodpovedajúce prahové hodnoty, a v prípade potreby zavčasu konať.

Na začiatok stránky

Určenie vhodnej veľkosti prahových hodnôt odchýlok

To, že váš pes váži takmer 2,5 kg, nemusí byť žiadny problém. Ak samozrejme nemáte čivavu. Podobne aj pri nastavovaní prahových hodnôt odchýlok platí, že veľkosť projektu je podstatný faktor. Veľkosť projektov môže byť naozaj rôzna, preto percentá používané pri výpočte prahových hodnôt pomáhajú stanoviť spoľahlivé indikátory bez ohľadu na veľkosť projektu. Odchýlka 10 % môže napríklad upozorňovať na sklz oproti stanovenému plánu na úrovni 5 alebo 50 týždňov. Na druhej strane, rozpočet 10 miliónov EUR, ktorý bol prekročený o 30 000 EUR, vyčerpal iba 0,3 % z rezerv vytvorených manažmentom, no prekročenie rozpočtu o 30 000 EUR na projekte, ktorého náklady nemali presiahnuť 20 000 EUR, znamená výrazné prekročenie rozpočtu – až na úrovni 150 %.

Na začiatok stránky

Pokyny na stanovenie prahových hodnôt odchýlok

Odchýlky prahových hodnôt sa v jednotlivých spoločnostiach líšia a vychádzajú zo stratégii eliminácie rizík, pričom manažment tvorí rezervy, ktoré sú zvyčajne 10 až 15 percent. Prahové hodnoty sa môžu líšiť aj v jednotlivých projektoch, čo závisí od dôležitosti projektov s ohľadom na plnenie podnikových cieľov.

Uvádzame niekoľko bežných percentuálnych prahových hodnôt, ktoré môžete použiť ako praktický indikátor. Je samozrejme možné, že ich budete musieť prispôsobiť podľa požiadaviek projektu.

  • Menej ako 5 % (nízka tolerancia voči rizikám)    Odchýlky nákladov alebo plánu menšie ako 5 % zaisťujú včasné upozornenie na potenciálne problémy.

  • Odchýlky v rozpätí 5 až 10 % (mierne riziko)    Tento rozsah vyžaduje vykonanie náležitej akcie.

  • Odchýlky väčšie ako 10 % (vysoké riziko)    Každá odchýlka väčšia ako 10 % vyžaduje okamžitú a účinnú akciu.

Tieto indikátory sú najvhodnejšie na odchýlky plánu na kritickej ceste, pretože môžu mať priamy vplyv na dátum dokončenia. Indikátory sú tiež vhodné na stanovenie odchýlok nákladov, pretože náklady na úlohy prispievajú k celkovým konečným výdavkom na projekte. Vyššie prahové hodnoty (napríklad pridaním 5 % k hodnotám uvedeným vyššie) môžete nastaviť pre odchýlky plánu stanovené pre úlohy na nekritickej ceste. Vyššie prahové hodnoty znamenajú, že nebude nutné okamžite vykonať príslušné nápravné akcie, a zároveň, že sa tieto úlohy neoneskoria natoľko, aby ovplyvnili úlohy na kritickej ceste.

Poznámka : Office Project 2007 obsahuje polia pre odchýlky, určenie polí pre prahové hodnoty je ale na vás. Môžete si nastaviť vlastné polia na uloženie hodnôt a výpočet rozdielu medzi vašimi prahovými hodnotami a odchýlkami. Na výpočet a vyhodnotenie odchýlok a prahových hodnôt máte k dispozícii tiež funkciu Vizuálne zostavy, ktorá je dostupná v programoch Microsoft Office Excel 2007 a Office Project 2007.

Na začiatok stránky

Čo riadi prahové hodnoty odchýlok v projekte?

Hodnoty odchýlok, ktoré predstavujú určitý problém, sa líšia v jednotlivých projektoch aj úlohách. Každý projekt je jedinečný a má stanovené rôzne ciele. Okrem toho sú niektoré ciele dôležitejšie ako ostatné, preto môže byť vhodné nastaviť pre niektoré odchýlky prísnejšie prahové hodnoty. Obchodné ciele stanovené v oblasti uvádzania produktov na trh, dodržiavania prísneho rozpočtu a úsporného využívania vzácnych zdrojov môžu logicky viesť k nastaveniu rôznych prahových hodnôt pre odchýlky nákladov a odchýlky plánu. Pri plánovaní projektu spolupracujte so všetkými zúčastnenými stranami. Počas plánovania môžete tiež prediskutovať priority jednotlivých cieľov stanovených v rámci projektu, čo vám tiež pomôže s určením vhodných prahových hodnôt odchýlok.

Pred niekoľkými rokmi nemohli napríklad softvérové projekty ohrozené fenoménom Y2K prijať oneskorenie spadajúce do obdobia po 31. decembri 1999. Prahová hodnota odchýlky plánu by bola nula, kým prahová hodnota odchýlky nákladov by bola v projektovom rozpočte na úrovni 20 %. Takže ak žijete v karavane na vlastnom pozemku a medzitým si staviate nový dom, prahová hodnota plánu nebude natoľko dôležitá ako prahová hodnota nákladov. Nastavíte si pre rozpočet odchýlku 10 % ako rezervu a určite nebudete potrebovať viac peňazí. A samozrejme vášmu partnerovi sa vôbec nemusí pozdávať, že budete musieť bývať v karavane o týždeň dlhšie, ako ste plánovali.

Na začiatok stránky

Väčšie ako nula

Office Project 2007 vypočítava odchýlky viacerých meraných hodnôt v projekte, tieto čísla ale napriek tomu nemusia predstavovať dostatočné informácie, ktoré vám umožnia efektívne využívať váš čas. Efektívnejším spôsobom merania výkonu projektu je určenie prahových hodnôt odchýlky nákladov a odchýlky plánu. Vždy je vhodné sledovať odchýlky väčšie ako nula, zároveň ale bezpečne viete, že je potrebné konať, až keď odchýlka prekročí svoju prahovú hodnotu.

Na začiatok stránky

O autorke    Bonnie Biaforeová je profesionálna projektová manažérka Project Management Professional (PMP) s certifikáciou od inštitútu Project Management Institute (PMI). Je poradkyňou, trénerkou, moderátorkou a ocenenou autorkou niekoľkých kníh o investovaní, osobných financiách a riadení projektov, medzi ktorými nájdete aj titul On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×