Tvorba a tlač listov pomocou hromadnej korešpondencie vo Worde 2016 pre Mac

Keď máte hromadnú poštu, ktorú chcete odoslať ľuďom v poštovom zozname, pomocou hromadnej korešpondencie môžete vytvoriť dávku prispôsobených listov. Každý vytvorený list obsahuje rovnaké rozloženie, formátovanie, text a grafické prvky. Odlišné a prispôsobené sú iba konkrétne časti listu.

V procese hromadnej korešpondencie sa pri vytváraní a tlačení listov vyskytujú tri súbory:

  • Hlavný dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafické prvky (napríklad logo alebo obrázok), ktoré sú v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaké. Text listu je príkladom rovnakého obsahu.

  • Poštový zoznam
    Tento dokument obsahuje údaje, ktoré do listu budú vložené. Poštový zoznam obsahuje napríklad mená a hlavný dokument je list, ktorý bude adresovaný menám v zozname.

  • Zlúčený dokument
    Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Hromadná korešpondencia získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do hlavného dokumentu. Výsledkom je list prispôsobený pre každú osobu.

Podľa krokov uvedených nižšie môžete vytvoriť a vytlačiť prispôsobené listy pomocou hromadnej korešpondencie.

Pred začatím práce s hromadnou korešpondenciou si pripravte list. Ak sa chystáte ľudí informovať napríklad o blížiacej sa udalosti, zahrňte jej názov, dátum, čas a miesto konania. Tieto informácie sú dôležité pre všetkých príjemcov listu.

  1. Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > Listy.

    formulárové listy

  2. V programe Word napíšte text listu, ktorý chcete všetkým odoslať.

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Môže to byť tabuľkový hárok programu Excel, adresár s kontaktmi programu Outlook, databáza programu Access alebo zoznam adries balíka Office. Obsahuje záznamy, z ktorých Word načíta informácie na vytvorenie listu.

Tipy

  • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie. Pred začatím procesu hromadnej korešpondencie zhromaždite záznamy všetkých údajov a pridajte ich do zdroja údajov.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, presvedčte sa, či je stĺpec s PSČ formátovaný ako text, aby sa nestratili žiadne nuly.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook. Ak to chcete urobiť, otvorte Apple Mail a v ponuke Pošta vyberte možnosť Nastavenia. Na karte Všeobecné vedľa položky Predvolený program na čítanie e-mailov vyberte položkuMicrosoft Outlook.

  • Môžete použiť aj kontakty Apple, uistite sa však, že Apple Mail je váš predvolený e-mailový program.

  • Ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu použite databázu FileMaker Pro.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vybrať príjemcov so zoznamom možností

    Vyberte položku

    Akcia

    Vytvoriť nový zoznam

    Začatie nového zoznamu adries počas nastavovania hromadnej korešpondencie

    Použiť existujúci zoznam

    Použitie tabuľového hárka programu Excel alebo iného typu údajového súboru ako zoznamu adries

    Vybrať z kontaktov Outlooku

    Výber mien do zoznamu adries priamo z kontaktov v programe Outlook

    Kontakty Apple

    Výber mien do zoznamu adries priamo z Adresára Apple

    FileMaker Pro

    Import údajov z databázy programu FileMaker Pro

  2. Ak ste vybrali položku Vytvoriť nový zoznam, postupujte takto:

    1. V dialógovom okne Upravenie polí zoznamu vytvorí Word automaticky polia pre základné informácie, napríklad meno, priezvisko a adresu. Ak chcete pridať nové pole, napríklad pole správy, pridajte ho teraz, aby ste ho mohli vyplniť, keď budete položky zadávať. V časti Názov nového poľa zadajte názov poľa, ktoré chcete pridať, a kliknite na znamienko plus (+).

      Tip : Ak chcete zmeniť poradie polí, vyberte pole, ktoré chcete premiestniť, a pomocou šípok nahor a nadol ho premiestnite na požadované miesto v zozname.

    2. Keď sú všetky polia nastavené požadovaným spôsobom, výberom položky Vytvoriť vytvorte zoznam.

  3. Ak ste vybrali položku Použiť existujúci zoznam, postupujte takto:

    1. Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.

    2. Ak sa rozhodnete otvoriť excelový hárok, v dialógovom okne Otvoriť zošit vyberte hárok, ktorý chcete použiť, a pole Rozsah buniek nechajte prázdne, ak chcete použiť celý hárok, alebo zadajte rozsah buniek s údajmi, ktoré chcete použiť, a kliknite na tlačidlo OK.

  4. Ak ste vybrali položku Vybrať z kontaktov Outlooku alebo Kontakty Apple, postupujte takto:

    1. Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.

    2. V prípade kontaktov programu Outlook v dialógovom okne Možnosti dotazu vedľa položky Zoradiť príjemcov hromadnej korešpondencie podľa vyberte položku Celý záznam. V zozname kontaktov vyberte kontakty, ktorým chcete odoslať hromadnú poštu, a potom kliknite na položku OK.

    3. V prípade kontaktov Apple vyberte v dialógovom okne Možnosti dotazu v časti Kontakty v skupinách Apple skupinu, ktorej chcete odoslať hromadnú poštu, a potom vyberte položku OK.

    4. V prípade databázy programu FileMaker Pro vyberte súbor databázy v dialógovom okne Vyberte databázu FileMaker Pro, ktorú chcete použiť ako zdroj údajov a vyberte položku Otvoriť.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte pole, ktoré chcete pridať.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Vložiť zlučovacie pole

    Pridajte toľko polí, koľko potrebujete pre všetky požadované informácie v liste.

  2. Naformátujte polia v liste tak, aby zodpovedali vašim predstavám o vzhľade ostatných obálok. Môžete napríklad pridať medzeru medzi polia Meno a Priezvisko a stlačením klávesu Return prejsť na nový riadok s poľom Adresa.

    Tip : Ak chcete zoradiť zoznam príjemcov alebo odstrániť príjemcov, na karte Pošta vyberte položku Filtrovať príjemcov a potom položky Zoradiť záznamy alebo Filtrovať záznamy. Po dokončení vyberte tlačidlo OK.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Ukážka výsledkov a zobrazí sa vzhľad listu. Medzi listami sa môžete presúvať pomocou šípok doľava a doprava na karte Korešpondencia.

    Karta Korešpondencia so zvýraznenou položkou Ukážka výsledkov

  2. Ak chcete vykonať ďalšie zmeny formátovania, znova vyberte položku Ukážka výsledkov a budete môcť pridať alebo odstrániť zlučovacie polia.

  3. Keď budú listy zodpovedať vašim predstavám, na karte Korešpondencia výberom položiek Dokončiť a zlúčiť > Tlačiť dokumenty dokončite spracovanie hromadnej korešpondencie.

    Karta Korešpondencia sú zvýraznenými položkami Dokončiť a zlúčiť a Tlačiť dokumenty

    Tip : Ak chcete každý list pred tlačou jednotlivo skontrolovať a aktualizovať, na karte Korešpondencia vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Upraviť jednotlivé dokumenty. Po dokončení vytlačte obálky kliknutím na položky Súbor > Tlačiť.

Keď dokument hromadnej korešpondencie uložíte, zostane pripojený k poštovému zoznamu a môžete ho použiť pri ďalšej hromadnej zásielke.

Opakované použitie dokumentu hromadnej korešpondencie

  • Otvorte dokument hromadnej korešpondencie a keď vás Word vyzve na zachovanie pripojenia, vyberte možnosť Áno.

Zmena adries v dokumente hromadnej korešpondencie

  • Na zoradenie, filtrovanie a výber konkrétnych adries otvorte dokument hromadnej korešpondencie a vyberte možnosť Upraviť zoznam príjemcov.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×