Tipy pre distribučné zoznamy

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Bez ohľadu na to, aká je vaša korešpondencia dômyselná, bude mať iba mizivý účinok, ak ju pošlete nesprávnemu človeku. Distribučný zoznam môžete obmedziť na mená a e-mailové adresy alebo môžete doň vložiť viac podrobností o každom zákazníkovi a takto rozčleniť zákazníkov do skupín, ktorých použitie v rámci vášho obchodu dáva zmysel.

Čím lepšie nasmerujete hromadnú správu tej skupine zákazníkov, ktorá sa pravdepodobne bude zaujímať o špecifickú ponuku, tým väčšiu mieru úspešnosti bude mať vaša korešpondencia. Rátajte s tým, že tretinu až polovicu času a rozpočtu vašej e-mailovej kampane zasvätíte zdokonaľovaniu distribučného zoznamu tak, aby bol zacielený na zodpovedajúce zákaznícke skupiny.

Obsah tohto článku

Ako používať údaje o zákazníkoch

Vytvorenie zoznamu adries

Spájanie viacerých zoznamov z viacerých zdrojov do jedného zoznamu

Úprava zoznamu príjemcov

Používanie údajov o zákazníkoch

Ak získate informácie o aktuálnych a potenciálnych zákazníkoch, môže byť veľmi užitočné vyhľadať ich spoločné znaky. Čím viac podrobných informácií zaznamenáte do zoznamu adresátov, tým viac možností získate pre smerovanie pošty na cieľové skupiny.

Overte však, či podrobné údaje, ktoré zaznamenáte, naozaj použijete. Čím je zoznam adresátov zložitejší, tým viac práce vyžaduje udržovanie zoznamu.

Údaje o zákazníkovi môžete napríklad použiť niektorým z nasledujúcich spôsobov:

  • Tlač menoviek s adresami     Vytvorte menovky s adresami, ktoré budú obsahovať iba meno a adresu.

  • Odosielanie pošty zákazníkom určitej lokality     Použite filtrovanie zoznamu adresátov podľa mesta a PSČ a budete môcť jednoducho oznámiť akciovú ponuku iba zákazníkom žijúcim v určitej oblasti.

  • Pridanie osobného pozdravu     Prispôsobenie e-mailovej zahrnutím príjemcov prvých alebo posledných mená do riadka s pozdravom rozdelením mena do údajových polí názov, menoa priezvisko .

  • Zameranie na príjemcov určitého veku     Informujte zákazníkov o produktoch alebo služby, ktoré sú vhodné pre tých zákazníkov etapu (napríklad plánovanie dôchodkového sporenia dvadsaťpäť verzus plánovanie dôchodkového sporenia 50 rokov) podľa zozbieraných dátumov narodenia zákazníkov ako rok narodenia (napríklad 1945").

    Ak chcete ponúknuť propagačné darčekové všetkým zákazníkom, ktorých narodeniny pripadajú v aktuálnom mesiaci, získate ich narodení ako mesiac, deň, rok (napríklad "1 Január 2000").

  • Rozdelenie korešpondencie podľa pohlavia     Zaznačte do zoznamu adries aj rod príjemcu (mužský alebo ženský) a podľa potreby posielajte oznamy o novom rade produktov len mužom alebo ženám.

  • Použitie histórie nákupu     Pošlite špeciálne oznámenia tým zákazníkom, ktorí majú v súčasnosti na konte najviac nákupov, alebo ich upozornite na nové modely ich obľúbených značiek. Ak to chcete urobiť, musíte sledovať históriu zákazníckych nákupov. Tiež ich môžete informovať o podobných produktoch (Zákazníci, ktorí kúpili váš tovar, si obľúbili aj tento tovar).

  • Poslaním e-mailu ušetríte poštové poplatky     Ušetrite na poštových poplatkoch za príležitostné pozvanie poslaním pozvánok prostredníctvom e-mailu tým zákazníkom, ktorí poskytli svoje e-mailové adresy. Najprv môžete adresovať svoje tlačené pozvánky vytvorením hromadnej korešpondencie a odfiltrovaním zákazníkov, ktorí nevlastnia e-mailovú adresu. Potom môžete vytvoriť e-mailovú pozvánku pomocou e-mailovej hromadnej korešpondencie a filtrovaním tých zákazníkov, ktorí majú e-mailové adresy.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu adries

V základe je zoznam adries textový súbor, ktorý rozdeľuje záznamy o príjemcoch do bežných polí. Takýto zoznam má obvykle formu pracovného hárka alebo tabuľky, pričom každému záznamu zodpovedá osobitný riadok rozdelený do stĺpcov s individuálnymi údajovými poľami, ako je to na tomto vyobrazenom základnom zozname adries.

Základný distribučný zoznam v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

Komplexný zoznam môže obsahovať ďalšie údajové polia, napríklad veľkosť produktu a farebné preferencie, históriu nákupu, dátum narodenia a pohlavie (rod).

Ak chcete vytvoriť základný distribučný zoznam, môžete to urobiť bez opustenia programu Microsoft Office Publisher.

Vytvorenie zoznamu adries

  1. Otvorte publikáciu.

  2. V ponuke Nástroje ukážte na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a kliknite na položku Vytvoriť zoznam adries.

  3. Skôr, než začnete do zoznamu zadávať informácie, môžete polia prispôsobiť pridaním, odstránením, premenovaním alebo zmenou poradia polí, ktoré sa zobrazia v dialógovom okne Nový zoznam adries.

    Ako?

    1. Kliknite na možnosť Prispôsobiť stĺpce a potom vykonajte jednu z nasledujúcich činností:

      • Ak chcete pridať pole, kliknite na príkaz Pridať. Do dialógového okna Pridanie poľa zadajte názov nového poľa a potom kliknite na tlačidlo OK.

      • Ak chcete odstrániť pole, vyberte príslušné pole v časti Názvy polí kliknite na príkaz Odstrániť a potom kliknite na tlačidlo Áno

      • Ak chcete premenovať pole, vyberte príslušné pole v časti Názvy polí a potom kliknite na tlačidlo Premenovať. V dialógovom okne Premenovanie poľa zadajte do poľa Na nový názov a potom kliknite na tlačidlo OK.

      • Ak chcete zmeniť pradie polí, vyberte požadované pole, a potom klikaním na možnosť Nahor alebo Nadol zmeňte poradie polí podľa potreby.

    2. Opakujte tento postup pre všetky požadované úpravy zoznamu názvov polí a potom kliknite na tlačidlo OK.

  4. V dialógovom okne Nový zoznam adries zadajte do príslušných polí (Titul, Krstné meno, Priezvisko atď.) informácie pre prvú položku.

  5. Po zadaní informácií pre prvú položku kliknite na položku Nová položka alebo stlačte kláves TAB.

  6. Opakujte kroky 3 a 4, pokým nepridáte všetky požadované položky.

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

  8. Do poľa Názov súboru v dialógovom okne Uloženie zoznamu adries zadajte názov zoznamu adries.

    V predvolenom nastavení sa zoznam adries ukladá do priečinka Zdroje údajov. Je to najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, pretože ide o predvolený priečinok, v ktorom program Microsoft Publisher vyhľadáva zdroje údajov.

  9. Kliknite na príkaz Uložiť.

Na začiatok stránky

Kombinovanie zoznamov z viacerých zdrojov

Či máte svoj distribučný zoznam, alebo ste ho zakúpili, program Publisher uľahčuje kombinovať a zmeniť zoznam zákazníkov z viacerých zdrojov v programe Publisher. Môžete vybrať pre vás najvýhodnejší spôsob, a to tak, že zostavíte distribučný zoznam programu Publisher použitím akejkoľvek kombinácie zoznamov vytvorených v nasledovných programoch:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook s nástrojom Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Taktiež môžete používať zakúpené zoznamy, napríklad zoznamy z programu Microsoft List Builder.

Výber zoznamu, ktorý sa má pridať

  1. V ponuke Nástroje kliknite na položku Hromadná korešpondencia a katalógy a kliknutím na položku Hromadná korešpondencia otvorte pracovnú tablu Hromadná korešpondencia.

    Ak bola publikácia k zoznamu príjemcov pripojená, overte pripojenie, a potom na pracovnej table Hromadná korešpondencia kliknite na možnosť Upraviť zoznam príjemcov. Ak publikácia nie je pripojená k existujúcemu zoznamu príjemcov, kliknite na niektorú z možností v časti Vytvoriť zoznam príjemcov, kliknite na príkaz Ďalšie: Vytvorenie alebo pripojenie k zoznamu príjemcov a potom vyberte požadovaný zoznam.

  2. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie v časti Pridať do zoznamu príjemcov vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

    • Kliknite na položku Vybrať existujúci zoznam, v dialógovom okne Výber zdroja údajov vyberte zdroj údajov a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

    • Kliknite na položku vybrať z kontaktov programu Outlook (ak ste výzva na výber e-mailový profil, kliknite na profil, ktorý chcete), a potom kliknite na tlačidlo OK. Vyberte priečinok alebo distribučný zoznam v dialógovom okne Vyberte kontakty, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    • Kliknite na položku Zadať nový zoznam, požadované položky pridajte do dialógového okna Nový zoznam adries a potom kliknite na tlačidlo OK.

Odstránenie chýb pri kombinovaní zoznamov

Po pridaní jedného zoznamu adries do druhého, jedného alebo viacerých polí v zozname pridané nemusia zápas v existujúcom zozname. Napríklad zoznam adries, ktorý chcete pridať môže obsahovať pole Názov spoločnosti , ale nemusí pôvodný zoznam.

Program Publisher zobrazí výzvu na opravenie nezhôd medzi poľami v rôznych zdrojových zoznamoch prostredníctvom dialógového okna Pridať do zoznamu príjemcov.

  1. V dialógovom okne Pridať do zoznamu príjemcov vyberte pole, ktoré nie je začiarknuté v stĺpci Priradené, v zozname Polia zoznamu príjemcov a priradené polia vyberte pole, ku ktorému ho chcete priradiť, a potom kliknite na tlačidlo Priradiť.

  2. V dialógovom okne Mapovanie poľa overte, či je vybraté pole zobrazené v časti Priradiť k poľu zoznamu príjemcov, alebo vyberte iné a kliknite na tlačidlo OK.

  3. Ak na vytvorenie zhody potrebujete do zoznamu príjemcov pridať nové pole, vyberte pole, ktoré chcete pridať do nového zoznamu (ľavý zoznam v dialógovom okne Pridať do zoznamu príjemcov), kliknite na tlačidlo Pridať a potom kliknite na tlačidlo OK. Pridané polia sa zobrazia v časti Nové polia, ktoré sa majú pridať do zoznamu príjemcov.

    Tip : Pridané pole môžete odstrániť vybratím príslušného poľa v zozname Nové polia, ktoré sa majú pridať do zoznamu príjemcov a kliknutím na tlačidlo Odstrániť.

Obrázok pridať do zoznamu príjemcov dialógové okno

Ako sa nezhodujú polia, ak program Publisher nezobrazí výzvu?

  • Na pracovnej table Hromadná korešpondencia v časti Ďalšie položky kliknite na položku Polia adresy a potom kliknite na príkaz Mapovať polia.

Uloženie odkazu na kombinovaný zoznam

Ku kombinovanému zoznamu môžete vytvoriť odkaz a použiť ho v ďalšej korešpondencii. Pri každej úprave samostatnej položky v kombinovanom zozname sa upravená položka aktualizuje aj v pôvodnom zdrojovom súbore, ak je možné príslušný súbor upravovať. Ak nechcete aktualizovať pôvodný zdrojový súbor, exportujte zoznam príjemcov do nového súboru.

  1. Na pracovnej table Hromadná Korešpondencia (Krok 3: Vytváranie zlúčených publikácií) v časti Príprava na spracovanie pošty kliknite na príkaz Uložiť odkaz na zoznam príjemcov.

  2. Do poľa Názov súboru v dialógovom okne Uložiť súbor zadajte názov kombinovaného zoznamu adries.

    V predvolenom nastavení sa zoznam adries ukladá do priečinka Zdroje údajov. Je to najvhodnejšie miesto na uloženie zoznamu adries, pretože je to predvolený priečinok, v ktorom program Microsoft Office Publisher vyhľadáva zdroje údajov.

  3. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky

Úprava zoznamu príjemcov

Ak sa polia v rôznych zdrojových zoznamoch zhodujú, všetky záznamy sa zobrazia v existujúcom zozname v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie, v ktorom je možné filtrovať, usporiadať a vybrať príjemcov, ktorých chcete zahrnúť do hromadnej e-mailovej korešpondencie. Začiarknite políčko vedľa príjemcov, ktorých chcete zaradiť do zoznamu, a zrušte začiarknutie políčka vedľa tých, ktorí sa majú zo zoznamu vyradiť.

Začiarknutie alebo zrušenie začiarknutia všetkých položiek

  • Začiarknite políčko v riadku hlavičky alebo zrušte jeho začiarknutie.

Filtrovanie položiek v zozname

Ak chcete použiť iba niektoré položky zoznamu, môžete zoznam filtrovať podľa určitého poľa alebo kritéria. Po filtrovaní zoznamu môžete prostredníctvom začiarkavacích políčok zaradiť záznamy do zoznamu alebo ich z neho vylúčiť.

  1. Kliknite na šípku vedľa nadpisu stĺpca tej položky, podľa ktorej chcete filtrovať.

  2. Vykonajte jednu z nasledovných činností:

    • Kliknutím na položku (Prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých je zodpovedajúce pole prázdne.

    • Kliknutím na položku (Nie prázdne) sa zobrazia všetky záznamy, v ktorých zodpovedajúce pole obsahuje údaje.

    • Kliknutím na položku (Rozšírené) sa otvorí dialógové okno Filter a zoradenie, prostredníctvom ktorého môžete filtrovať podľa viacerých kritérií.

      Poznámka : Dialógové okno Filter a zoradenie môžete otvoriť aj kliknutím na položku Filtrovať v časti Upraviť zoznam príjemcov v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie.

  3. Tip : Ak zdroj údajov obsahuje záznamy, ktoré zdieľajú tie isté údaje a existujú 10 alebo menej jedinečných hodnôt v stĺpci, môžete filtrovať určité informácie. Napríklad, ak existuje viacero adresy obsahujúce Austráliu ako krajinu alebo oblasť, môžete filtrovať na Austrália.

  4. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie sa zobrazia len určené záznamy. Ak chcete opätovne zobraziť všetky záznamy, kliknite na položku (Všetko).

Triedenie položiek v zozname

Ak chcete, aby sa položky zoznamu zobrazili v abecednom poradí, môžete ich zoradiť.

  • V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na záhlavie stĺpca položky, podľa ktorej chcete zoznam zoradiť.

    Ak napríklad chcete zobraziť zoznam v abecednom poradí podľa priezviska, kliknite na záhlavie stĺpca Priezvisko.

  • Ak chcete zoraďovať podľa viacerých kritérií, v časti Upraviť zoznam príjemcov kliknite na príkaz Zoradiť. V dialógovom okne Filter a zoradenie vyberte požadované kritériá.

Hľadanie duplikátov

Ak chcete predísť duplicitnej korešpondencii, môžete vyhľadať a odstrániť záznamy v kombinovanom zozname, ktorého väčšina polí (nie však nutne všetky polia) sa zhoduje.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na možnosť Hľadať duplikáty.

  2. V dialógovom okne Hľadanie duplikátov ponechajte začiarknuté iba tie položky, ktoré chcete zahrnúť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Hľadanie určitého príjemcu alebo skupiny príjemcov, ktorí zdieľajú spoločný atribút

Ak chcete identifikovať osobu alebo skupinu osôb, ktoré zdieľajú spoločné atribúty (napríklad priezvisko, PSČ alebo mesiac narodenia), môžete ich vyhľadať v zozname.

  1. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie kliknite na možnosť Hľadať príjemcu.

  2. V dialógovom okne Hľadanie položky vložte do textového poľa Hľadať atribúty, ktoré chcete použiť na hľadanie, zadajte pole alebo priečinok, ktorý chcete prehľadať a potom kliknite na tlačidlo Hľadať ďalej.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×