Prihláste sa s kontom Microsoft
Prihláste sa alebo si vytvorte konto.
Dobrý deň,
Vyberte iné konto.
Máte viacero kont
Vyberte konto, s ktorým sa chcete prihlásiť.

Poznámka: Microsoft Access nepodporuje import excelových údajov s použitým označením citlivosti. Ako alternatívne riešenie môžete pred importovaním označenie odstrániť a potom ho znova použiť po importovaní. Ďalšie informácie nájdete v téme Použitie označení citlivosti na súbory a e-maily v balíku Office.

Access a Microsoft Excel majú mnoho podobností, čo môže sťažiť rozhodovanie o tom, ktorý program by ste mali použiť. Oba programy môžu napríklad ukladať veľké množstvo údajov, spúšťať výkonné dotazy a analytické nástroje na rýchle filtrovanie a spracovanie údajov a vykonávať sofistikované výpočty, ktoré vrátia potrebné údaje.

Každý program však má jasné výhody v závislosti od typu údajov, ktoré spravujete, a od toho, čo chcete s údajmi robiť. Ak je napríklad vaším cieľom zachovať integritu údajov vo formáte, ku ktorému môžu získať prístup viacerí používatelia, Access je najlepšou voľbou, zatiaľ čo Excel je vhodnejší na komplexné číselné údaje, ktoré chcete podrobne analyzovať.

V mnohých prípadoch môžete použiť oba programy, pričom každý z nich použijete na účel, na ktorý je najvhodnejší. Access je vo všeobecnosti lepší na spravovanie údajov: pomáha udržiavať ich usporiadané, jednoducho vyhľadávať a byť k dispozícii viacerým súčasným používateľom. Excel je vo všeobecnosti lepší na analýzu údajov: vykonávanie zložitých výpočtov, skúmanie možných výsledkov a vytváranie vysokokvalitných grafov. Ak používate Access na ukladanie údajov a Excel na ich analýzu, môžete získať výhody oboch programov.

Skôr než sa rozhodnete, ktorý program použiť, môžete porovnať výhody jednotlivých programov, zistiť, kedy je najlepšie použiť jeden alebo druhý, a zistiť, ako pracovať s oboma programami dosiahnuť presne požadované výsledky.

Poznámka: Všetky balíky Microsoft Office zahŕňajú Excel, ale nie všetky balíky zahŕňajú Access.

Porovnanie výhod jednotlivých programov

Výber správneho programu je dôležitý, ak chcete získať prístup k informáciám a aktualizovať ich s maximálnym výkonom a presnosťou. Ak chcete zistiť, ktorý program je najvhodnejší pre úlohy, ktoré chcete vykonať, môže vám pomôcť porovnať výhody, ktoré každý program ponúka v súvislosti s ukladacím priestorom údajov, analýzou údajov, spoluprácou s viacerými používateľmi a zabezpečením.

Ploché a relačné údaje    Ak chcete pomôcť rozhodnúť sa, ktorý program je najvhodnejší na ukladanie údajov, položte si nasledujúcu otázku: či sú údaje relačné alebo nie? Údaje, ktoré môžu byť efektívne obsiahnuté v jednej tabuľke alebo hárku, sa nazývajú ploché alebo nesúvisiace údaje. Ak napríklad chcete vytvoriť jednoduchý zoznam zákazníkov s iba jednou adresou a kontaktnou osobou pre každého zákazníka, Excel môže byť lepšou voľbou. Ak však chcete uložiť zložitejší zoznam zákazníkov, ktorý obsahuje fakturačné a prepravné adresy pre každého zákazníka alebo viacero kontaktných osôb pre každého zákazníka, Access je lepším riešením.

V relačná databáza usporiadate informácie do viacerých tabuliek. V dobre navrhnutej relačnej databáze je každá tabuľka plochá a obsahuje informácie len o jednom type údajov. Ak napríklad vytvoríte databázu zákazníkov, mená zákazníkov by mali byť uložené v jednej tabuľke, zatiaľ čo fakturačné a prepravné adresy týchto zákazníkov by mali byť uložené v samostatnej tabuľke. Ukladanie adries oddelene od mien je vhodné, pretože každý zákazník môže mať viac ako jednu adresu a chcete mať možnosť zadať viac adries pre každého zákazníka bez toho, aby ste museli znova zadávať meno zákazníka pre každú adresu.

Lokálne a externé údaje    Access môžete použiť na pripojenie k údajom z rôznych externých zdrojov údajov, aby ste ich mohli zobraziť, dotazovať a upravovať bez toho, aby ste ich museli importovať. Access napríklad poskytuje príkazy na pripojenie k existujúcim údajom v databáze microsoft SQL Server, súbore dBASE alebo priečinku Outlooku spolu s mnohými ďalšími zdrojmi údajov. Excel môžete použiť na pripojenie k širokej škále zdrojov údajov vrátane accessových, SQL Server a databáz služieb Analysis Services, textových a XML súborov a zdrojov údajov ODBC a OLE DB. Nemôžete však upravovať údaje a zmeniť tak zdrojové údaje prostredníctvom používateľského rozhrania programu Excel.

Access aj Excel poskytujú príkazy na pripojenie k údajom v zoznamoch Windows SharePoint Services. Excel však poskytuje iba pripojenie k sharepointovým zoznamom iba na čítanie. Keďže Access umožňuje čítať údaje zo zoznamov SharePointu a zapisovať ich do týchto zoznamov.

Integrita údajov verzus flexibilita    Jedinečné identifikátory pomáhajú zachovať integritu údajov a zabezpečujú, že žiadne dva riadky (alebo záznamy) neobsahujú presne tie isté údaje. Jedinečné identifikátory tiež poskytujú najrýchlejší spôsob načítania údajov pri vyhľadávaní alebo zoraďovaní údajov. V Accesse môžete použiť typ údajov Automatické číslovanie na automatické generovanie jedinečného identifikátora pre každý záznam. Tieto identifikátory potom môžete použiť na vytvorenie vzťahu záznamov v jednej tabuľke s jedným alebo viacerými záznamami v inej tabuľke.

Štruktúra, ktorú Access použije na vaše údaje, pomáha zabezpečiť integritu údajov. Access môže vyžadovať, aby nové záznamy v jednej tabuľke mali existujúcu zodpovedajúcu hodnotu v inej tabuľke, aby ste nemohli vytvoriť "osamotené" záznamy. Nechcete mať napríklad objednávku, ktorá neobsahuje informácie o zákazníkoch. Access môže vyžadovať, aby mal každý nový záznam v tabuľke Objednávky zodpovedajúcu hodnotu zákazníka v tabuľke Zákazníci. Táto požadovaná zhoda hodnôt sa nazýva referenčná integrita.

Môžete tiež uložiť vlastné obmedzenia a pravidlá, aby ste zabezpečili správne zadávanie údajov. Excel umožňuje zadávať údaje voľnejším spôsobom, ale keďže Excel nepodporuje relačné údaje, nemôže podporovať referenčnú integritu. Na ovládanie zadávania údajov v Exceli však môžete použiť príkaz Overenie údajov.

Dotaze    Ak často potrebujete zobraziť údaje rôznymi spôsobmi v závislosti od meniacich sa podmienok alebo udalostí, Access môže byť lepšou voľbou na ukladanie údajov a prácu s nimi. Access vám umožňuje pomocou dotazov jazyk SQL (Structured Query Language) (SQL) rýchlo načítať iba požadované riadky a stĺpce údajov bez ohľadu na to, či sú údaje obsiahnuté v jednej tabuľke alebo v mnohých tabuľkách. Na vytvorenie vypočítavaných polí môžete použiť aj výrazy v dotazoch. Používanie výrazu v Accesse je podobné ako pri výpočte hodnôt pomocou vzorcov v Exceli. Accessové dotazy môžete použiť aj na zhrnutie údajov a prezentovanie agregovaných hodnôt, ako sú napríklad súčty, priemery a počty.

Modelovanie    V Exceli môžete použiť citlivostná analýza nástroje na prognózu výsledku modelu hárka. Analýza hypotéz umožňuje spúšťať rôzne scenáre údajov, napríklad scenáre najlepšieho prípadu a najhoršieho prípadu, a porovnávať výsledné údaje niekoľkých scenárov v súhrnnej zostave. V Accesse nie je k dispozícii žiadna podobná funkcia.

Kontingenčné a grafy    V oboch programoch môžete vytvárať zostavy kontingenčných tabuliek a grafy kontingenčnej tabuľky. Excel však poskytuje pokročilejšie funkcie vytvárania zostáv a grafov kontingenčnej tabuľky ako Access. Ak plánujete pravidelne vytvárať rozsiahle zostavy kontingenčných tabuliek alebo grafy s profesionálnym vzhľadom, mali by ste namiesto rovnakých funkcií v Accesse použiť v Exceli vytváranie zostáv kontingenčných tabuliek alebo grafy kontingenčnej tabuľky.

Access aj Excel možno použiť v prostrediach na spoluprácu, ako sú napríklad Windows SharePoint Services a zdieľané sieťové súbory, ale existujú rozdiely v spôsobe prístupu k údajom viacerými používateľmi.

Prístup viacerých používateľov k údajom    Pri normálnej prevádzke access umožňuje viacerým používateľom naraz otvoriť jednu databázu. funguje to dobre, pretože Access uzamkne iba údaje, ktoré sa upravujú. v dôsledku toho môžu ostatní používatelia upravovať rôzne záznamy bez konfliktov. V Exceli môžete zdieľať zošit s inými používateľmi, ale funkcie spolupráce viacerých používateľov sú najvhodnejšie vtedy, keď používatelia pracujú na údajoch v danom zošite v inom čase a nie súčasne. Používatelia accessovej databázy v skutočnosti spolupracujú na množine údajov a používatelia excelového zošita spolupracujú na dokumente.

Používanie Windows SharePoint Services na spoluprácu    Oba programy sa integrujú s technológiami Microsoft Windows SharePoint Services, ako sú napríklad zoznamy SharePointu a knižnice dokumentov.

Access poskytuje rôzne spôsoby spolupráce s viacerými používateľmi na lokalite SharePoint. Môžete napríklad nahrať úplnú databázu do knižnice dokumentov Windows SharePoint Services, sprístupniť formuláre a zostavy ako Windows SharePoint Services zobrazenia a prepojiť databázu s údajmi uloženými v zoznamoch SharePointu.

Excel poskytuje iba jeden spôsob spolupráce s viacerými používateľmi na lokalite sharepointových služieb. Zošit môžete nahrať do Windows SharePoint Services knižníc dokumentov, kde môžu jednotliví používatelia vziať zošit z projektu a vykonať zmeny, čím zabránite ostatným používateľom v tom istom čase upravovať zošit. Používatelia môžu upravovať zošit bez toho, aby ho museli vziať z projektu z knižnice dokumentov. V takom prípade sa musia koordinovať s ostatnými používateľmi, aby sa predišlo konfliktom údajov.

Používanie sieťových priečinkov na spoluprácu    Ak uložíte accessovú databázu do zdieľaného sieťového priečinka, databázu môžu otvoriť viacerí používatelia a pracovať s jej údajmi súčasne. Jednotlivé záznamy sú uzamknuté, keď ich používateľ upraví. Ak uložíte excelový zošit do zdieľaného sieťového priečinka, zošit môže naraz upravovať iba jeden používateľ. Na účely zobrazenia môžu zošit otvoriť viacerí používatelia, zatiaľ čo ho upravuje iný používateľ, ale títo používatelia nemôžu v údajoch vykonávať žiadne zmeny, kým ho používateľ, ktorý zošit upravuje, ho zavrie.

Oba programy poskytujú podobné funkcie – heslá a šifrovanie – ktoré vám môžu pomôcť zabrániť strate údajov a ochrániť údaje pred neoprávneným prístupom. Medzi Accessom a Excelom však existujú určité rozdiely v tom, ako funguje ochrana údajov na úrovni používateľa.

Ochrana pred únikom údajov    V Accesse sa vaša práca neustále ukladá, takže v prípade neočakávaného zlyhania pravdepodobne nestratíte veľa práce (ak sa vyskytne). Keďže však Access ukladá vašu prácu priebežne, môžete vykonať aj zmeny, ktoré neskôr rozhodnete, že ich nechcete potvrdiť. Ak chcete zabezpečiť, aby sa databáza obnovila požadovaným spôsobom, mali by ste vytvoriť záložnú kópiu databázového súboru podľa plánu, ktorý bude vyhovovať vašim potrebám. Zo zálohy môžete obnoviť celú databázu alebo môžete obnoviť iba tabuľku alebo iný databázový objekt, ktorý potrebujete. Ak používate pomôcku na zálohovanie systému súborov, môžete na obnovenie údajov použiť aj kópiu databázy zo zálohy systému súborov. V Exceli môžete počas aktualizácie údajov ukladať informácie automatického obnovenia v nastavených intervaloch.

Ochrana údajov na úrovni používateľa    V Exceli môžete kritické alebo súkromné údaje zo zobrazenia odstrániť skrytím stĺpcov a riadkov údajov a potom zabezpečiť celý hárok, aby ste mohli riadiť prístup používateľov k skrytým údajom. Okrem zabezpečenia hárka a jeho prvkov môžete zamknúť a odomknúť bunky v hárku, aby ostatní používatelia nemohli neúmyselne upravovať dôležité údaje.

Zabezpečenie na úrovni súborov    Na úrovni súboru môžete použiť šifrovanie v oboch programoch, aby ste neoprávneným používateľom zabránili zobraziť údaje. Môžete tiež vyžadovať, aby sa na otvorenie databázového súboru alebo zošita zadali heslo. Okrem toho môžete zabezpečiť databázový súbor alebo zošit použitím digitálny podpis.

Obmedzený prístup k údajom    V Exceli môžete zadať používateľské povolenia na prístup k údajom alebo nastaviť práva iba na čítanie, ktoré zabránia ostatným používateľom vykonávať zmeny v údajoch, ku ktorým majú prístup. Access neposkytuje funkcie zabezpečenia na úrovni používateľa, ale Access podporuje model zabezpečenia používateľa každého databázového servera, ku ktorému sa pripája. Ak napríklad prepojíte so zoznamom SharePointu, Access bude rušiť povolenia používateľov pre zoznam SharePointu. Ak chcete nepovoleným používateľom zabrániť v prístupových údajoch, môžete databázu zašifrovať nastavením hesla. Používatelia musia zadať heslo na čítanie údajov z databázy, a to aj v prípade, že k nim pristupujú pomocou iného programu, ako je napríklad Excel.

Ďalšie informácie o ochrane údajov nájdete v téme Nastavenie alebo zmena zabezpečenia na úrovni používateľov Accessu 2003 v Accesse 2007 alebo novšom a Ochrana a zabezpečenie v Exceli.

Kedy používať Access

Vo všeobecnosti je Access najlepšou voľbou vtedy, keď budete musieť pravidelne sledovať a zaznamenávať údaje a potom zobrazovať, exportovať alebo tlačiť podmnožiny týchto údajov. Accessové formuláre poskytujú pohodlnejšie rozhranie ako excelový hárok na prácu s údajmi. Access môžete použiť na automatizáciu často vykonávaných akcií a zostavy Accessu umožňujú sumarizovať údaje vo vytlačenej alebo elektronickej podobe. Access poskytuje väčšiu štruktúru pre vaše údaje. Môžete napríklad určiť, aké typy údajov možno zadať, aké hodnoty možno zadať, a môžete určiť, ako údaje v jednej tabuľke súvisia s údajmi v iných tabuľkách. Táto štruktúra vám pomôže zabezpečiť, aby sa zadávali iba správne typy údajov.

Access ukladá údaje do tabuliek, ktoré vyzerajú približne rovnako ako hárky, ale accessové tabuľky sú navrhnuté na komplexné dotazovanie vo vzťahu k údajom uloženým v iných tabuľkách.

Access použite, ak:

  • Predpokladajte, že v databáze pracuje veľa ľudí a potrebujete výkonné možnosti, ktoré bezpečne spracujú aktualizácie údajov, ako je napríklad zamknutie záznamov a riešenie konfliktov.

  • Predpokladajme, že je potrebné pridať ďalšie tabuľky do množiny údajov, ktorá vznikla ako plochá alebo nesúvislá tabuľka.

  • Chcete spustiť komplexné dotazy.

  • Chcete vytvoriť širokú škálu zostáv alebo menoviek s adresami.

  • Spravovanie kontaktov    Môžete spravovať kontakty a poštové adresy a potom vytvárať zostavy v Accesse alebo zlúčiť údaje s balíkom Microsoft Office Word na tlač formulárových listov, obálok alebo menoviek s adresami.

  • Sledovanie zásob a aktív    K dispozícii je možnosť vytvoriť inventár položiek v domácnosti alebo v podniku a spolu s týmito údajmi uložiť fotografie alebo iné súvisiace dokumenty.

  • Sledovanie objednávok    Môžete zadať informácie o produktoch, zákazníkoch a objednávkach a potom vytvoriť zostavy, ktoré budú obsahovať údaje predaja podľa zamestnanca, oblasti, časového obdobia alebo inej hodnoty.

  • Sledovanie úloh    K dispozícii je možnosť sledovať úlohy skupiny osôb a zadávať nové úlohy v čase, keď iní používatelia aktualizujú svoje existujúce úlohy v rovnakej databáze.

  • Usporiadanie knižníc poskytujúce pôžičky    Access môžete použiť na ukladanie údajov o knihách a CD a sledovať, komu ste ich požičali.

  • Plánovanie udalostí    K dispozícii je možnosť zadávať informácie o dátumoch, miestach a účastníkoch udalostí a vytlačiť plány alebo súhrny týchto udalostí.

  • Sledovanie výživy    Majte prehľad o receptoch a zaznamenávajte diétne a cvičebné aktivity.

Kedy používať Excel

Excel ako tabuľkový program dokáže ukladať veľké množstvo údajov do zošitov, ktoré obsahujú jeden alebo viac hárkov. Namiesto toho, aby slúžil ako systém správy databázy, ako je napríklad Access, je však Excel optimalizovaný na analýzu údajov a výpočet. Tento flexibilný program môžete použiť na vytváranie modelov na analýzu údajov, písanie jednoduchých a zložitých vzorcov na výpočet týchto údajov, kontingenčné údaje ľubovoľným spôsobom a prezentovanie údajov v rôznych grafoch s profesionálnym vzhľadom. Microsoft Create má na výber niekoľko šablón návrhov v Exceli

Excel použite, keď:

  • Vyžadovať jednoduché alebo nesúvislé zobrazenie údajov namiesto relačná databáza, ktoré používa viacero tabuliek, a keď sú údaje väčšinou číselné.

  • Často spúšťajte výpočty a štatistické porovnania údajov.

  • Chcete použiť zostavy kontingenčnej tabuľky na zobrazenie hierarchických údajov v kompaktnom a flexibilnom rozložení.

  • Plánujete vytvárať grafy pravidelne a chcete používať nové formáty grafov, ktoré sú k dispozícii v Exceli.

  • Chcete zdôrazniť údaje pomocou ikon podmieneného formátovania, údajových pruhov a farebných škál.

  • Chcete s údajmi vykonávať sofistikované operácie analýzy hypotéz, ako je napríklad štatistická, technická a regresná analýza.

  • Chcete mať prehľad o položkách v jednoduchom zozname, či už na osobné použitie alebo na účely obmedzenej spolupráce.

  • Účtovnícke    Výkonné výpočtové funkcie Excelu môžete použiť v mnohých finančných účtovných výkazoch, napríklad v výkaze peňažných tokov, výkaze o príjme alebo výkaze o zisku a strate.

  • Vytváranie rozpočtu    Bez ohľadu na to, či vaše potreby súvisia s osobnými alebo obchodnými záležitosťami, môžete v Exceli vytvoriť ľubovoľný typ rozpočtu, napríklad plán marketingového rozpočtu, rozpočet udalosti alebo dôchodkový rozpočet.

  • Fakturácia a predaj    Excel je užitočný aj pri spravovaní údajov o fakturácii a predaji a môžete jednoducho vytvárať formuláre, ktoré potrebujete – napríklad predajné faktúry, balenie alebo nákupné objednávky.

  • Vytváranie zostáv    V Exceli môžete vytvoriť rôzne typy zostáv, ktoré odrážajú analýzu údajov alebo sumarizujú údaje – napríklad zostavy, ktoré merajú výkon projektu, prognózujú údaje, sumarizujú údaje alebo prezentujú údaje o odchýlke.

  • Plánovanie    Excel je skvelý nástroj na vytváranie profesionálnych plánov alebo užitočných plánovačov, napríklad týždenný rozvrh tried, plán marketingového výskumu, koncoročný daňový plán alebo plánovače, ktoré vám pomôžu plánovať týždenné stravovanie, večierky alebo dovolenky.

  • Sledovanie    Excel môžete použiť na sledovanie údajov v časovom hárku alebo zozname, napríklad na časový výkaz na sledovanie práce alebo zoznam inventára, ktorý uchováva záznamy o zariadení.

  • Používanie kalendárov    Vzhľadom na charakter mriežky excel dobre prepožičá vytváranie akéhokoľvek typu kalendára – napríklad akademického kalendára na sledovanie aktivít počas školského roka alebo kalendára fiškálneho roka na sledovanie obchodných udalostí a medzníkov.

Užitočné excelové šablóny v ktorejkoľvek z týchto kategórií nájdete v téme Šablóny pre Excel na lokalite Microsoft Office Online.

Spoločné používanie Accessu a Excelu

Niekedy možno budete chcieť využiť výhody, ktoré oba programy ponúkajú. Vytvorili ste napríklad hárok v Exceli, v ktorom môžete vypočítať a analyzovať údaje, ale hárok je príliš veľký a zložitý a k údajom musí mať prístup mnoho ďalších používateľov. V tomto bode možno budete chcieť importovať alebo prepojiť hárok s Accessom a použiť ho ako databázu namiesto toho, aby ste s ním pracovali v Exceli. Alebo možno máte údaje v accessovej databáze, pre ktorú chcete vytvoriť podrobné excelové kontingenčné tabuľky a profesionálne vyzerajúce excelové grafy.

Bez ohľadu na to, ktorý program použijete ako prvý, údaje môžete vždy prenášať z jedného programu do druhého, kde s ním môžete naďalej pracovať. S pripojením údajov alebo bez neho môžete preniesť údaje do Accessu z Excelu (a naopak) tak, že ich skopírujete, importujete alebo exportujete.

Ďalšie informácie o výmene údajov medzi oboma programami nájdete v téme Premiestnenie údajov z Excelu do Accessu.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Chcete ďalšie možnosti?

Môžete preskúmať výhody predplatného, prehľadávať školiace kurzy, naučiť sa zabezpečiť svoje zariadenie a ešte oveľa viac.

Komunity pomôžu s kladením otázok a odpovedaním na ne, s poskytovaním pripomienok a so získavaním informácií od odborníkov s bohatými znalosťami.

Boli tieto informácie užitočné?

Aká je podľa vás jazyková kvalita textu?
Čo sa vám páčilo, prípadne čo nie?
Stlačením tlačidla Odoslať sa vaše pripomienky použijú na zlepšenie produktov a služieb spoločnosti Microsoft. Váš správca IT bude môcť tieto údaje zhromažďovať. Vyhlásenie o ochrane osobných údajov.

Ďakujeme za vaše pripomienky!

×