Sprievodca navrhnutím zostáv

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Access poskytuje množstvo nástrojov, ktoré vám pomôžu rýchlo zostaviť atraktívne a jednoducho čitateľné zostavy, ktoré prezentujú údaje spôsobom, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám svojich používateľov. Pomocou príkazov na karte vytvoriť môžete vytvoriť jednoduchú zostavu jediným kliknutím. Pomocou Sprievodcu zostavou môžete vytvoriť zložitejšiu zostavu alebo môžete vytvoriť zostavu pridaním všetkých údajových a formátovacích prvkov sami. Bez ohľadu na spôsob, ktorý vyberiete, pravdepodobne budete musieť vykonať aspoň niekoľko zmien v návrhu zostavy, aby sa zobrazili údaje požadovaným spôsobom. V tomto článku sa popisuje všeobecný proces navrhovania zostavy a potom sa dozviete, ako do zostavy pridať konkrétne prvky návrhu.

Obsah tohto článku

Rozhodnúť sa, ako rozložiť zostavu

Použitie ovládacích prvkov rozloženia na zarovnanie údajov

Pridanie alebo odstránenie sekcií Hlavička a Päta zostavy alebo strany

Tipy na formátovanie rôznych typov údajov

Rozhodnúť sa, ako rozložiť zostavu

Pri navrhovaní zostavy musíte najskôr zvážiť, ako sa majú údaje usporiadať na stránke a ako sú údaje uložené v databáze. Počas procesu navrhovania možno dokonca zistíte, že usporiadanie údajov v tabuľkách vám neumožní vytvoriť zostavu, ktorú chcete. Môže to byť označenie, že tabuľky nie sú normalizované – to znamená, že údaje sa neukladajú najefektívnejším spôsobom.

Vytvorenie náčrtu zostavy

Tento krok nie je potrebný – môže sa stať, že sprievodca zoStavou programu Access alebo nástroj zostavy (ktoré sú k dispozícii na karte vytvoriť v skupine zostavy ) poskytujú dostatočný počiatočný návrh zostavy. Ak sa však rozhodnete navrhnúť zostavu bez použitia týchto nástrojov, môže sa stať, že budete chcieť vytvoriť hrubý náčrt zostavy na papieri, a to tak, že vykreslíte pole, v ktorom sa v každom poli nachádza názov poľa. Prípadne môžete na vytvorenie modelovej zostavy použiť programy, ako napríklad Word alebo Visio. Bez ohľadu na použitú metódu nezabudnite začleniť dostatok riadkov na označenie toho, ako sa údaje opakujú.

completed form overlapping preliminary sketch

Môžete napríklad použiť riadok pre informácie o produkte, potom niekoľko opakujúcich sa riadkov pre predaj daného produktu a nakoniec riadok celkových predajných súčtov produktu. Potom sa sekvencia zopakuje pre ďalší produkt a tak ďalej až do konca zostavy. Alebo je možné, že vaša zostava je jednoduchý zoznam údajov v tabuľke, pričom v tomto prípade môže skica obsahovať len rad riadkov a stĺpcov.

Poznámka: Táto technika je užitočná aj v prípade, ak navrhujete zostavu pre inú osobu. V tomto prípade môže druhá osoba nakresliť náčrt pred začatím práce.

Po vytvorení skice určite, ktoré tabuľky alebo tabuľky obsahujú údaje, ktoré sa majú zobraziť v zostave. Ak sú všetky údaje obsiahnuté v jednej tabuľke, môžete zostavu založiť priamo v tejto tabuľke. Údaje, ktoré chcete zobraziť, sú často uložené v niekoľkých tabuľkách, ktoré je potrebné v dotaze vytiahnuť, aby ste ho mohli zobraziť v zostave. Dotaz môže byť vložený do vlastnosti RecordSource zostavy alebo môžete vytvoriť samostatný uložený dotaz a vyložiť zostavu.

Výber údajov na vloženie do každej sekcie zostavy

Každá zostava obsahuje jednu alebo viac sekcií zostavy. Jedna časť, ktorá je prítomná v každej zostave, je sekcia podrobností. Táto časť sa opakuje raz pre každý záznam v tabuľke alebo dotaze, na základe ktorého je zostava založená. Ostatné sekcie sú voliteľné a menej často sa používajú a zvyčajne sa používajú na zobrazenie informácií, ktoré sú spoločné pre skupinu záznamov, stranu zostavy alebo celú zostavu.

Nasledujúca tabuľka obsahuje informácie o tom, kde sa nachádza Každá sekcia a ako sa zvyčajne používa sekcia.

Časť

Umiestnenie

Typický obsah

Sekcia hlavičky zostavy

Zobrazí sa len raz v hornej časti prvej strany zostavy.

  • Názov zostavy

  • Logo

  • Aktuálny dátum

Sekcia Päta zostavy

Zobrazí sa za posledným riadkom údajov nad časťou päta strany na poslednej strane zostavy.

Súčty zostáv (súčty, počty, priemery atď.)

Časť Hlavička strany

Zobrazí sa v hornej časti každej strany zostavy.

  • Názov zostavy

  • Číslo strany

Sekcia päta strany

Zobrazí sa v dolnej časti každej strany zostavy.

  • Aktuálny dátum

  • Číslo strany

Sekcia hlavička skupiny

Zobrazí sa len pred skupinou záznamov.

Pole, na ktoré sa zoskupuje

Sekcia Päta skupiny

Zobrazí sa hneď po zadaní skupiny záznamov.

Zoskupenie súčtov (súčty, počty, priemery atď.)

Ďalšie informácie o pridávaní alebo odstraňovaní sekcií Hlavička a Päta zostavy alebo sekcie Hlavička a päta stránky nájdete v časti Pridanie alebo odstránenie sekcií Hlavička a Päta zostavy alebo strany v tomto článku. Sekcie Hlavička a päta skupiny môžete pridať pomocou tably zoskupenie , zoradenie a súčet v zobrazení rozloženia alebo v návrhovom zobrazení.

Výber spôsobu usporiadania podrobných údajov

Väčšina zostáv je usporiadaná v tabuľkovom alebo skladaným rozložení, ale Access vám poskytuje flexibilitu pri používaní akéhokoľvek usporiadania záznamov a polí, ktoré požadujete.

Tabuľkové rozloženie    Tabuľkové rozloženie sa podobá na tabuľkový hárok. Menovky sa nachádzajú v hornej časti a údaje sú zarovnané v stĺpcoch pod menovkami. Tabuľková tabuľka odkazuje na vzhľad údajov v tabuľkovom tvare. Toto je typ zostavy, ktorý Access vytvorí po kliknutí na položku Zostava v skupine zostavy na karte vytvoriť . Tabuľkové rozloženie je vhodné na použitie v prípade, ak má zostava relatívne malý počet polí, ktoré chcete zobraziť vo formáte jednoduchého zoznamu. Na nasledujúcom obrázku je znázornená zostava zamestnanca vytvorená pomocou tabuľkového rozloženia.

Employees report in a tabular layout

Skladané rozloženie    Navrstvené rozloženie sa podobá na formulár, ktorý ste vyplnili pri otvorení bankového konta alebo na uskutočnenie nákupu od online predajcu. Každá časť údajov je označená a polia sú navzájom navrstvené. Toto rozloženie je vhodné pre zostavy, ktoré obsahujú príliš veľa polí, ktoré sa majú zobraziť v tabuľkovom formáte, čiže šírka stĺpcov by prekročila šírku zostavy. Na nasledujúcom obrázku je znázornená zostava zamestnanca vytvorená pomocou skladaného rozloženia.

Ukážka obrázkov mačiek na lokalite ClipArt

Poznámka: V Sprievodcovi zostavou sa toto rozloženie označuje ako stĺpcové rozloženie.

Zmiešané rozloženie    Môžete kombinovať prvky tabuľky a navrstvené rozloženia. Pre každý záznam môžete napríklad usporiadať niektoré polia v vodorovnom riadku v hornej časti sekcie podrobností a usporiadať ďalšie polia z rovnakého záznamu v jednom alebo viacerých usporiadaných rozloženiach pod horným riadkom. Na nasledujúcom obrázku je znázornená zostava zamestnanca vytvorená pomocou zmiešaného rozloženia. Polia ID, priezvisko a krstné meno sú usporiadané v rozložení tabuľkového ovládacieho prvku a polia úloha a telefón do práce sú usporiadané do skladaného rozloženia. V tomto príklade sa mriežky používajú na poskytnutie vizuálnej separácie polí pre každého zamestnanca.

Aktualizačný dotaz s jedným aktualizačným kritériom

Zdôvodnené rozloženie    Ak na vytvorenie zostavy použijete Sprievodcu zostavou, môžete použiť zdôvodnené rozloženie. V tomto rozložení sa používa celá šírka strany, aby sa záznamy čo najviac zobrazili ako kompaktné. Môžete však dosiahnuť rovnaké výsledky bez použitia Sprievodcu zostavou, ale môže to byť starostlivý proces na presné zarovnanie polí. Na nasledujúcom obrázku je znázornená zostava zamestnancov, ktorá bola vytvorená pomocou odôvodneného rozloženia Sprievodcu zostavou.

.

Zdôvodnené rozloženie je dobré rozloženie, ktoré sa používa v prípade, ak sa v zostave zobrazuje veľký počet polí. Ak v predchádzajúcom príklade použijete tabuľkové rozloženie na zobrazenie rovnakých údajov, polia sa rozšíria z okraja strany. Ak použijete skladané rozloženie, v každom zázname zaberiete oveľa zvislejší priestor, ktorý plytvá papierom a sťažuje čítanie zostavy.

Na začiatok stránky

Použitie ovládacích prvkov rozloženia na zarovnanie údajov

Rozloženia ovládacích prvkov sú vodiace čiary, ktoré môžete pridať do zostavy, kým je otvorená v zobrazení rozloženia alebo v návrhovom zobrazení. Access automaticky pridá rozloženia ovládacích prvkov, keď použijete Sprievodcu zostavou na vytvorenie zostavy, alebo keď vytvoríte zostavu kliknutím na položku Zostava v skupine zostavy na karte vytvoriť . Rozloženie ovládacieho prvku je ako tabuľka, pričom každá bunka môže obsahovať menovku, textové pole alebo ľubovoľný iný typ ovládacieho prvku. Na nasledujúcom obrázku je znázornené tabuľkové rozloženie ovládacích prvkov v zostave.

Základné tabuľkové rozloženie ovládacích prvkov

Oranžové čiary označujú riadky a stĺpce rozloženia ovládacieho prvku a zobrazujú sa len vtedy, keď je zostava otvorená v zobrazení rozloženia alebo v návrhovom zobrazení. Rozloženia ovládacích prvkov vám pomôžu dosiahnuť jednotné zarovnanie údajov v riadkoch a stĺpcoch a uľahčujú pridávanie, zmenu veľkosti alebo odstraňovanie polí. Pomocou nástrojov v skupine Tabuľka a pozícia na karte Usporiadať (k dispozícii v zobrazení rozloženia alebo v návrhovom zobrazení) môžete zmeniť jeden typ rozloženia ovládacieho prvku na iný a môžete odstrániť ovládacie prvky z rozložení, aby ste mohli umiestniť Ovládacie prvky na požadované miesto v zostave.

Na začiatok stránky

Pridanie alebo odstránenie sekcií Hlavička a Päta zostavy alebo strany

Ako je uvedené vyššie v tomto článku, hlavičky a päty sú sekcie zostáv, ktoré môžete použiť na zobrazenie informácií, ktoré sú spoločné pre celú zostavu, alebo na každú stranu zostavy. Môžete napríklad pridať sekciu päta strany, aby sa zobrazilo číslo strany v dolnej časti každej strany, alebo môžete pridať sekciu hlavičky zostavy na zobrazenie názvu celej zostavy.

Pridanie sekcií Hlavička a Päta zostavy alebo strany

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Overte, ktoré sekcie sa už nachádzajú v zostave. Sekcie sú oddelené tieňovými vodorovnými pruhmi s názvom výbery sekcií. Označenie na každom selektore sekcií označuje, čo je sekcia priamo pod ňou.

    Zostava v návrhovom zobrazení

    Každá zostava obsahuje sekciu podrobností a môže obsahovať aj hlavičku zostavy, hlavičku strany, pätu strany a sekcie Päta zostavy. Ak sa v zostave nachádzajú úrovne zoskupenia, môže sa zobraziť hlavička alebo päta skupiny (napríklad súbor ako hlavička zobrazená na predchádzajúcom obrázku). Hlavičky a päty skupiny sú predvolene pomenované pomocou názvu poľa alebo výrazu, ktorý je základom skupiny. V tomto prípade je názov poľa zoskupenia "súbor as".

  3. Ak chcete do zostavy pridať sekcie Hlavička a päta strany alebo sekcie Hlavička a Päta zostavy, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný selektor sekcie a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Hlavička alebo päta strany alebo Hlavička alebo Päta zostavy .

    Upozornenie: Ak sa sekcia už v zostave nachádza, program Access zobrazí upozornenie, že odstráni existujúcu sekciu a ovládacie prvky, ktoré obsahuje.

    Teraz môžete premiestniť existujúce ovládacie prvky alebo pridať nové ovládacie prvky do nových sekcií.

Access vždy pridá sekcie Hlavička a päta strany a zostavy do dvojíc. Nie je možné pridať sekciu hlavičky strany alebo zostavy bez toho, aby ste pridali aj zodpovedajúcu sekciu päta. Ak nepotrebujete obe sekcie, nemôžete odstrániť sekciu, ale môžete zmeniť veľkosť nepoužívanej sekcie na výšku nula (0), aby ste nepridali ďalšie zvislé rozstupy k zostave. Umiestnite ukazovateľ myši v dolnej časti nepoužívanej sekcie, až kým sa nezmení na obojstrannú šípku Double-sided arrow , a potom potiahnite smerom nahor, kým sa sekcia neskryje. Ak sa v časti nachádzajú nejaké ovládacie prvky, musíte ich odstrániť skôr, ako budete môcť úplne skryť sekciu.

Odstránenie sekcií Hlavička a Päta zostavy alebo strany

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný selektor sekcie a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Hlavička alebo päta strany alebo Hlavička alebo Päta zostavy .

Ak odstraňujete dvojicu hlavičiek a piat a tieto sekcie obsahujú ovládacie prvky, Access upozorňuje, že odstránením sekcií sa odstránia aj ovládacie prvky a nebudete môcť akciu vrátiť späť. Kliknite na položku Áno , ak chcete odstrániť sekcie a odstrániť ovládacie prvky, alebo kliknutím na položku nie operáciu zrušíte.

Na začiatok stránky

Tipy na formátovanie rôznych typov údajov

Keď vytvoríte zostavu pomocou nástroja Zostava (k dispozícii na karte vytvoriť v skupine zostavy) alebo pomocou Sprievodcu zostavou, Access pridá polia do zostavy za vás a vytvorí najvhodnejší ovládací prvok, ktorý sa má zobraziť. každé pole na základe typu údajov poľa. Ak pridávate polia do zostavy sami, preferovanou metódou je presunúť jednotlivé polia zo zoznamu polí do zostavy. Rovnako ako v prípade sprievodcu zostavou alebo nástroja ZostavaAccess vytvorí najvhodnejší ovládací prvok pre každé pole v závislosti od typu údajov poľa. Pri väčšine typov údajov je najvhodnejším (predvoleným) ovládacím prvkom, ktorý sa má použiť, textové pole.

Nasledujúce časti obsahujú tipy na formátovanie niektorých typov údajov špeciálneho prípadu.

Polia s viacerými hodnotami    Predvoleným ovládacím prvkom pre pole s viacerými hodnotami je rozbaľovacie pole. Môže sa to zdať ako podivná voľba ovládacieho prvku v zostave, pretože v zostave nie je možné kliknúť na šípku v rozbaľovacom poli. V kontexte zostavy sa však rozbaľovacie pole chová ako textové pole. Šípka je viditeľná iba v návrhovom zobrazení.

Ak pole obsahuje viacero hodnôt, tieto hodnoty sú oddelené čiarkami. Ak rozbaľovacie pole nie je dostatočne široké na zobrazenie všetkých hodnôt v jednom riadkoch a vlastnosť hárka vlastností poľa so zoznamom je nastavená na hodnotu Áno, hodnoty sa zalomia do nasledujúceho riadkovania. V opačnom prípade sa hodnoty skrátia. Ak chcete nastaviť vlastnosť hárka vlastností pre ovládací prvok, otvorte zostavu v návrhovom zobrazení alebo zobrazení rozloženia, kliknite na ovládací prvok a stlačením klávesu F4 zobrazte hárok vlastností ovládacieho prvku. Vlastnosť hárka vlastností sa nachádza na karte Formát a na karte všetky v hárku vlastností ovládacieho prvku.

Polia textu vo formáte RTF    Predvoleným ovládacím prvkom pre pole pre text typu RTF je textové pole. Ak textové pole nie je dostatočne široké na zobrazenie všetkých hodnôt v jednom riadkoch a vlastnosť hárka vlastností textového poľa je nastavená na hodnotu Áno, hodnoty sa zalomia do nasledujúceho riadkovania. V opačnom prípade sa hodnoty skrátia. Ak chcete nastaviť vlastnosť hárka vlastností pre ovládací prvok, otvorte zostavu v návrhovom zobrazení alebo zobrazení rozloženia, kliknite na ovládací prvok a stlačením klávesu F4 zobrazte hárok vlastností ovládacieho prvku. Vlastnosť hárka vlastností sa nachádza na karte Formát a na karte všetky v hárku vlastností ovládacieho prvku.

Pole s formátovaním RTF pomáha formátovať text rôznymi spôsobmi. Niekoľko slov v poli môže byť napríklad podčiarknuté a niekoľko ďalších slov v tom istom poli môže byť kurzívou. Môžete však nastaviť aj celkový štýl formátovania pre textové pole, ktoré obsahuje text vo formáte RTF. Formátovanie textového poľa sa vzťahuje len na text, ktorý nebol špecificky formátovaný s použitím formátovania RTF.

Nastavenie štýlov formátovania pre textové pole zobrazujúce pole pre text vo formáte RTF

  1. Kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku zobrazenie rozloženia .

  2. Kliknite na textové pole zobrazujúce pole pre text typu RTF a potom na karte Formát v skupine písmo kliknite na štýl formátovania, ktorý chcete použiť.

    Access použije formátovanie na všetok text v poli text vo formáte RTF, ktorý ešte nemal tento typ (ale nie hodnotu) formátovania použitého v zobrazení, ktoré podporuje zadávanie údajov, ako je napríklad údajové zobrazenie pre tabuľku alebo dotaz, alebo formulárové zobrazenie formulára. Ak je napríklad časť textu v poli naformátovaná červenou farbou písma a v textovom poli použijete modrú farbu písma, Access zmení všetky modré písmo Okrem toho, ktoré bolo naformátované ako červené. Ako ďalší príklad, ak je časť textu v poli naformátovaná s veľkosťou 11-bodovej veľkosti písma a v textovom poli použijete 14-bodovú veľkosť písma, Access použije 14-bodovú veľkosť písma na celý text okrem toho, ktorý bol v 11 bodoch. TS.

    Polia prílohy    Polia prílohy používajú Špeciálny ovládací prvok, ktorý sa nepoužíva pre žiadny iný typ údajov. K záznamu môžete priložiť viacero súborov pomocou jedného poľa prílohy, ale v poli sa môžu zobrazovať iba informácie o jednej prílohe naraz. Na základe predvoleného nastavenia sa v ovládacom prvku prílohy zobrazí ikona alebo obrázok v závislosti od typu súboru prílohy, ktorá sa v ovládacom prvku aktuálne zobrazuje. Ak chcete, môžete nastaviť vlastnosti ovládacieho prvku prílohy tak, aby sa všetky priložené súbory zobrazili ako ikony, alebo aby sa v poli zobrazila ikona spinky a počet príloh. Za predPokladu, že už používate ovládací prvok prílohy v zostave, môžete použiť nasledujúci postup na úpravu vlastností ovládacieho prvku pre rôzne použitie ovládacieho prvku.

Nastavenie vlastností zobrazenia pre pole prílohy

  1. Kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku zobrazenie rozloženia .

  2. Kliknite na ovládací prvok prílohy. Ak sa hárok vlastností ešte nezobrazuje, zobrazte ho stlačením klávesu F4. Na hárku vlastností kliknite na kartu Formát .

    Použite nasledujúcu tabuľku ako príručku na nastavenie vlastností ovládacieho prvku prílohy.

    Vlastnosť

    Nastavenie

    Zobraziť ako

    • Obrázok alebo ikona zobrazuje grafiku ako obrázky a všetky ostatné súbory ako ikony. Toto je predvolené nastavenie.

    • Ikona zobrazí všetky súbory ako ikony.

    • Spinka zobrazuje ikonu spinky, za ktorou nasleduje počet príloh v zátvorkách.

    Predvolený obrázok

    Ak chcete, aby sa v ovládacom prvku prílohy zobrazil predvolený obrázok, v poli vlastnosti kliknite na položku Tlačidlo zostavovača , prejdite na požadovaný obrázok a potom kliknite na položku Otvoriť.

    Poznámka: Predvolený obrázok sa nezobrazí, ak je vlastnosť Zobraziť ako nastavená na možnosť spinky.

    ZaRovnanie obrázka

    Zo zoznamu vyberte požadované zarovnanie. Predvolené nastavenie je v strede. Úprava tohto nastavenia môže vyvolať neočakávané výsledky v závislosti od nastavenia vlastnosti režimu veľkosť obrázka .

    Režim veľkosti obrázka

    Toto nastavenie je k dispozícii iba v prípade, ak je vlastnosť Zobraziť ako nastavená na ikonu obrázok alebo ikona.

    • Clip zobrazí obrázok v jeho skutočnej veľkosti. Obrázok sa Vystrihne, ak je príliš veľký na to, aby sa zmestil do ovládacieho prvku.

    • Roztiahnutie roztiahne obrázok tak, aby vyplnil celý ovládací prvok.

      Poznámka: Ak ovládací prvok prílohy nemá rovnakú veľkosť ako obrázok, pomocou tohto nastavenia sa naruší obrázok, takže sa zobrazí natiahnutý zvislo alebo vodorovne.

    • Lupa zobrazí obrázok čo najväčšieho obsahu bez orezávania alebo skreslenia obrázka. Toto je predvolené nastavenie.

  3. Ak používate ovládací prvok na zobrazenie grafiky, upravte veľkosť ovládacieho prvku prílohy tak, aby sa zobrazila požadovaná úroveň podrobností.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×