Spravovanie vášho kalendára prostredníctvom šablóny Podrobnosti kalendára v Exceli 2016

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

V Exceli 2016 môžete použiť šablónu Podrobnosti kalendára, s ktorou získate rozsiahle, prehľadné a prispôsobiteľné informácie zo svojho kalendára. Šablóna odhalí, koľko času trávite na schôdzach, s kým sa stretávate najčastejšie (a koho ignorujete), v ktorom čase dňa sa zvyčajne stretávate s ľuďmi a ešte oveľa viac.

So šablónou Podrobnosti kalendára môžete svoj kalendár zobraziť ako tabuľu a pracovať s ním tak, aby ste prešli na podrobnosti konkrétnych časových období alebo typov schôdzí, ktoré vás zaujímajú. Pomocou šablóny Podrobnosti kalendára môžete získať lepší prehľad o schôdzach, o voľnom čase a o svojom živote. Poďme na to.

Používanie šablóny Podrobnosti kalendára

Na používanie šablóny Podrobnosti kalendára potrebujete Excel 2016 alebo novšiu verziu, prípadne predplatné na Office 365. Na prístup do svojho kalendára pomocou šablóny potrebujete aktívne konto na Exchange Serveri alebo v Exchangei Online, ktorý je súčasťou predplatného na Office 365.

Otvorenie šablóny Podrobnosti kalendára

Ak chcete otvoriť šablónu Podrobnosti kalendára, v Exceli vyberte položku Nové > Podrobnosti kalendára.

Ak sa šablóna nezobrazí, do vyhľadávacieho poľa zadajte výraz Podrobnosti kalendára. Potom výberom tlačidla so zväčšovacím sklom spustite vyhľadávanie (alebo kliknite na kláves Enter). Objaví sa šablóna Podrobnosti kalendára.

Po otvorení šablóny sa zobrazí prvá karta zošita s názvom Štart. Začnite výberom tlačidla Začíname.

Šablóna Podrobnosti kalendára

Je vybratá karta Importovať kalendár, ktorá obsahuje kroky, pomocou ktorých sa pripojíte k Exchange Serveru a importujete kalendár.

Importovanie kalendára

Keď vyberiete tlačidlo Prihlásiť sa, Excel zobrazí dialógové okno, ktoré umožňuje vložiť e-mailovú adresu a heslo, aby sa Excel mohol pripojiť k vášmu Exchange Serveru a načítať informácie z vášho kalendára do zošita. Proces môže trvať niekoľko minút v závislosti od toho, koľko schôdzí má Excel stiahnuť.

Poverenia servera Exchange

Po dokončení sa zobrazí hárok Podrobnosti o schôdzach a vyplnená tabuľa s kolekciou podrobných analýz na základe vášho kalendára.

Vyplnený hárok s podrobnosťami o schôdzach

Uloženie zošita Podrobnosti kalendára s vašimi údajmi

Teraz môžete zošit uložiť ako zošit podporujúci makrá, aby ste mohli aktualizovať údaje vždy, keď chcete. Ak chcete zošit uložiť, postupujte takto:

  1. Vyberte položky Súbor > Uložiť ako, potom vyberte cieľové umiestnenie a vyberte možnosť Zošit programu Excel podporujúci makrá v rozbaľovacej ponuke Uložiť vo formáte.

    Uložiť ako zošit podporujúci makrá

    Uloženie zošita ako zošita podporujúceho makrá zabezpečí, že všetky grafy sa automaticky aktualizujú pri každom výbere tlačidla Obnoviť podrobnosti na hárku Podrobnosti o schôdzach.

  2. Ak chcete získať najnovšie údaje z kalendára, otvorte zošit a vyberte tlačidlo Obnoviť podrobnosti v dolnej časti hárka Podrobnosti o schôdzach.

Získanie podrobnosti o kalendári pomocou hárka Podrobnosti o schôdzach

Po výbere hárka Podrobnosti o schôdzach sa zobrazí tabuľa, ktorá obsahuje všetky možné zaujímavé podrobnosti o údajoch z kalendára. Na tomto obrázku sa zobrazuje hárok a pod obrázkom je popis každej číslovanej časti.

Oblasti šablóny Podrobnosti kalendára
  1. Rýchly filter Odpoveď na navrhovanú schôdzu

  2. Časová os na výber časového obdobia na analýzu – všetky grafy odzrkadľujú vybratú časovú os

  3. Súhrn zhromaždených údajov

  4. Stĺpcový graf (kontingenčný graf) vášho času stráveného na schôdzach za mesiac a rok

  5. Stĺpcový graf (kontingenčný graf) schôdzí za deň za mesiac a rok

  6. Stĺpcový graf (kontingenčný graf) schôdzí v jednotlivých hodinách podľa hodiny dňa

  7. Pruhový graf (kontingenčný graf) ľudí, s ktorými ste mali najviac schôdzí

  8. Koláčový graf (kontingenčný graf) vašich odpovedí na pozvánky na schôdzu, ktorý zobrazuje počet schôdzí, ktorých ste sa zúčastnili, na ktoré ste nereagovali alebo na ktoré ste odpovedali nezáväzné

  9. Koláčový graf (kontingenčný graf) počtu schôdzí, ktorých ste boli organizátorom alebo účastníkom

Ovládacie prvky filtrovania

V hárku Podrobnosti o schôdzach sú dva ovládacie prvky filtrovania, ktoré zodpovedajú číslam 1 a 2 na predchádzajúcom obrázku:

  1. Pomocou rýchleho filtra Vyberte odpoveď môžete vybrať ľubovoľnú kombináciu odpovedí na navrhovanú schôdzu (ak chcete vybrať viac položiek, použite kombináciu klávesu CTRL a kliknutia alebo klávesu Shift a kliknutia), čím sa vyfiltrujú všetky grafy v hárku:

    • Zorganizované mnou,

    • Potvrdené mnou,

    • Moja nezáväzná účasť,

    • Ignorované mnou.

    Pri načítavaní hárka sú v rýchlom filtri vybraté odpovede Potvrdené mnou a Zorganizované mnou.

    Tip : V rýchlom filtri môžete vybrať tlačidlo Ignorované mnou. V grafe 6 potom uvidíte, v ktorý čas dňa zvyčajne ignorujete pozvánky na schôdze, a v grafe 7 uvidíte, kto sa zúčastňuje schôdzí, ktoré vy ignorujete.

    Získajte ďalšie informácie o rýchlych filtroch v Exceli.

  2. Rýchly filter časovej osi (s názvom Vyberte časové obdobie na analýzu) umožňuje filtrovať grafy v hárku na základe časového obdobia. V pravom hornom rohu rýchleho filtra je rozbaľovacia ponuka, ktorá umožňuje vybrať, či má byť vybraté časové obdobie v rokoch, štvrťrokoch, mesiacoch alebo dňoch.

    filter času

    Získajte ďalšie informácie o časových osiach v Exceli.

Prispôsobenie šablóny Podrobnosti kalendára

Šablóna Podrobnosti kalendára používa na meranie percentuálneho podielu času stráveného na schôdzach (v porovnaní s celkovým pracovným časom) jazyk Data Analysis Expressions (DAX). Výsledky sa zobrazujú v hárku Podrobnosti o schôdzach v grafoch označených ako 3 a 4.

Vo výpočtoch sa pracuje s 8-hodinovým pracovným dňom a 5-dňovým týždňom. Okrem toho sú vylúčené schôdze trvajúce dlhšie než 4 hodiny, aby sa znížila chybovosť výpočtu vyplývajúca z dlhotrvajúcich udalosti v kalendári.

Šablónu si môžete prispôsobiť tak, aby spĺňala vaše špecifické pracovné zvyklostí, a ovplyvniť výpočet času stráveného na schôdzach pomocou týchto krokov:

  1. Pravým tlačidlom myši kliknite na kartu hárka a pre zobrazenú ponuku vyberte možnosť Odkryť....

    odkrytie hárkov
  2. Zobrazí sa okno Odkryť. Vyberte z neho hárok Parametre a tlačidlo OK.

    Odkrytie výberov
  3. V okne Odkryť sa zobrazujú iba skryté hárky. Vyberte hárok Parametre a prispôsobte hodnoty v tabuľke tak, aby zodpovedali vášmu spôsobu práce.

    prispôsobenie pracovných schém v hárku Parametre

    Môžete zmeniť nasledujúce hodnoty:

    • Pracovné hodiny za deň

      Tento parameter môžete zmeniť na akúkoľvek hodnotu medzi 1 až 24. Ak pracujete napríklad na čiastočný úväzok a každý deň, môžete tento parameter nastaviť na 4.

    • Pracovné dni za týždeň

      Tento parameter môžete zmeniť na akúkoľvek hodnotu medzi 1 až 7. Ak pracujete napríklad na čiastočný úväzok a len dva dni v týždni, môžete tento parameter nastaviť na 2. A ak sa zdá, že pracujete každý deň v týždni, nastavte tento parameter na 7, aby lepšie reflektoval všetky schôdze, ktoré máte cez víkendy.

    • Ignorovať dlhé schôdze (hodiny)

      Ak máte schôdze dlhšie než 4 hodiny, ktoré chcete zahrnúť do výpočtov, môžete tento parameter zväčšiť. Ak sa napríklad často zúčastňujete 8-hodinových školení a chcete ich zahrnúť do svojich údajov, nastavte tento parameter na 8, aby filtroval len schôdze, ktoré sú dlhšie než 8 hodín.

  4. Ak upravíte niektorú z hodnôt v hárku Parametre, zošit treba obnoviť výberom položiek Údaje > Obnoviť všetko. Potom sa prejavia nové hodnoty.

Ďalšie možnosti práce so šablónou Podrobnosti kalendára

V predchádzajúcich častiach môžete skvelo vizualizovať čas trávený na schôdzach a dozviete sa tiež zaujímavé informácie o tom, ako riadite svoje schôdze (alebo ako schôdze riadia váš plán). Zošit Podrobnosti kalendára vám však poskytuje oveľa viac možností, ktoré sú popísané v nasledujúcich častiach.

Môžem prejsť na detaily a zobraziť konkrétne schôdze?

Ak chcete získať konkrétnejšie informácie o svojich schôdzach, môžete si pozrieť údaje priradené ku každej schôdzi. Kliknite pravým tlačidlom myši na ktorúkoľvek kartu hárka, vyberte položku Odkryť... a potom vyberte hárok Údaje o schôdzach.

Hárok Údaje zo schôdzí

V hárku Údaje o schôdzach môžete zobraziť všetky svoje schôdze a filtrovaním údajov prejsť na detaily konkrétnych schôdzí. Užitočné je to napríklad vtedy, keď v hárku Podrobnosti o schôdzach a nájdete extrémy (schôdze, ktoré pôsobia nezvyčajne alebo sú mimo vašej bežnej rutiny, ako je napríklad nárast schôdzí vo februári 2015).V hárku Údaje o schôdzach potom môžete nájsť relevantné schôdze.

Môžem tento zošit zdieľať?

Keď Excel načíta údaje z kalendára do vášho zošita Podrobnosti kalendára, vaše údaje o schôdzach budú uložené v dátovom modeli zošita a aj v skrytom hárku s názvom Údaje o schôdzach.

Vaše poverenia nie sú uložené v zošite, takže ak zdieľate zošit so spolupracovníčkou a ona vyberie tlačidlo Obnoviť podrobnosti, aby sa zošit aktualizoval, zobrazí sa jej výzva na zadanie svojich poverení a vaše údaje o schôdzach sa v rámci obnovovania zošita odstránia (vaše údaje sa nahradia údajmi vašej kolegyne).

Ak chcete vrátiť zošit do počiatočného stavu a odstrániť svoje údaje o schôdzach, stlačte kombináciu klávesov CTRL + R a zošit uložte ako .xlsm alebo .xltm súbor.

Ako získam ďalšie informácie?

Okrem toho, že tento zošiť vám umožňuje získať prehľad o kalendári, pomôže vám aj zoznámiť sa s možnosťami Excelu a jeho funkcií na analýzu údajov. V hárku Ďalšie informácie je uvedený zoznam užitočných prepojení, z ktorých každé je prepojením na zdroje technických informácií, ktoré vám pomôžu začať pracovať s funkciami používanými v tejto šablóne.

Hárok s ďalšími informáciami

Ako si môžem vytvoriť podobný zošit?

Zošity ako tento môžete vytvoriť pomocou vstavaných funkcií na analýzu údajov v Exceli 2016.

Ak sa chcete pripojiť k Exchange Serveru, extrahovať kalendár a tvarovať údaje na analýzu, táto šablóna používa technológiu Power Query, ktorá bola integrovaná do Excelu 2016 a je k dispozícii na páse s nástrojmi Údaje v časti Získať a transformovať. Získajte ďalšie informácie o časti Získať a transformovať.

Ak chcete spustiť import kalendára z nového zošita, na páse s nástrojmi vyberte položky Údaje > Nový dotaz > Z iných zdrojov > Zo servera Microsoft Exchange.

Získanie údajov zo servera Exchange

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×