Správa projektov na tímovej lokalite pomocou zoznamov

Zoznamy pomáhajú riadiť tímové projekty a sledovať informácie na lokalite. Môžete napríklad sledovať tímové udalosti pomocou kalendára, spravovať zoznam úloh a zaznamenávať problémy a reagovať na ne.

Poznámka : Tento článok sa vzťahuje na ukážkovú lokalitu SharePoint vytvorenú spoločnosťou Adventure Works, fiktívnou spoločnosťou, ktorá vyrába bicykle, súčasti bicyklov a cyklistické doplnky.

Marketingový tím spoločnosti Adventure Works používa kalendár na sledovanie tímových udalostí, dovoleniek a konferencií. Členovia tímu si tento kalendár môžu pripojiť do programu Microsoft Office Outlook 2007, kde ich môžu zobraziť súbežne so svojimi osobnými kalendármi, aby zabránili konfliktom pri plánovaní. Udalosti môžu medzi kalendármi kopírovať v ľubovoľnom smere.

Marketingový tím používa zoznamy úloh na riadenie prác na veľkých projektoch, ako je napríklad plánovanie konferencie a riadenie marketingovej kampane. Úlohy možno zobraziť v štandardnom zobrazení zoznamu alebo ako zoznam projektových úloh. Zoznam projektových úloh poskytuje vizuálny prehľad – označovaný ako Ganttovo zobrazenie – úloh a ich priebehu. Na vytvorenie zoznamov v oboch formátoch sú k dispozícii šablóny – štandardné zobrazenie zoznamu alebo zoznam projektových úloh.

Zoznam projektových úloh

Marketingový tím používa aj zoznam na sledovanie problémov, ktorý umožňuje sledovať logistické problémy súvisiace s plánovaním konferencie, ako sú napríklad problémy s registračnou databázou. Jeden člen tímu zaznamená problém a ďalší používatelia potom zaznamenávajú všetky aktualizácie a riešenia, až kým sa problém neodstráni.

Práca so zoznamami

Keď vytvoríte tímovú lokalitu, vytvorí sa niekoľko zoznamov. Medzi tieto predvolené zoznamy patrí napríklad diskusný panel alebo kalendár. V týchto zoznamoch je možné prispôsobovať a pridávať položky, vytvárať ďalšie zoznamy zo šablón a vytvárať vlastné zoznamy s nastavením a stĺpcami, ktoré vyberiete.

Zoznamy môžu obsahovať mnohé typy informácií – od dátumu až po obrázky. Môžu tiež obsahovať výpočty, napríklad celkové súčty alebo vypočítaný dátum, napríklad týždeň od aktuálneho dátumu.

Pri používaní zoznamov možno vykonávať nasledujúce činnosti:

  • Sledovanie verzií.    Verzie položiek zoznamu je možné sledovať, takže môžete vidieť, ktoré položky zoznamu sa zmenili a kto zmeny položiek vykonal. Ak sa v novšej verzii vyskytnú chyby, je možné obnoviť predchádzajúcu verziu položky.

  • Požadovanie schválenia.    V organizácii môžete stanoviť, že na zobrazenie určitej položky zoznamu je potrebné schválenie.

  • Integrácia e-mailových funkcií so zoznamom.    Ak je na lokalite zapnuté prijímanie alebo odosielanie e-mailových správ, niektoré zoznamy môžu využívať e-mailové funkcie. Niektoré typy zoznamov, napríklad kalendáre a diskusie, možno nastaviť tak, aby do nich bolo možné pridať obsah odoslaním e-mailovej správy. Program Office Outlook 2007 sa okrem toho integruje s kalendárom, úlohami a zoznamami kontaktov.

  • Prispôsobenie povolení.    V organizácii môžete stanoviť vlastné povolenia pre zoznam alebo dokonca pre samostatnú položku zoznamu. Táto funkcia môže byť užitočná napríklad v prípade, ak príslušná položka obsahuje dôverné informácie.

  • Vytváranie a spravovanie zobrazení.    Skupina môže vytvoriť rôzne zobrazenia rovnakého zoznamu. Obsah zoznamu sa v skutočnosti nezmení, ale položky budú usporiadané alebo vyfiltrované tak, aby bolo možné vyhľadať najdôležitejšie alebo najzaujímavejšie informácie.

  • Prijímanie informácií o zmenách.    Môžete sa prihlásiť na odber informačných kanálov RSS zoznamov a zobrazení, aby ste mohli prijímať aktualizácie v programe na čítanie informačných kanálov RSS, ako je napríklad program Outlook 2007. Ak je vo vašej organizácii nastavené prijímanie e-mailov, pri zmene položiek môžete dostávať e-mailové upozornenia.

  • Správa zoznamov a používanie zoznamov v režime offline v programe Microsoft Office Access 2007.    V programe Office Access 2007 môžete spravovať zoznamy pomocou databázových nástrojov a používať zoznamy v režime offline.

  • Zobrazenie zoznamov na mobilných zariadeniach.    Mnohé typy zoznamov, napríklad zoznamy úloh a kalendáre, a knižnice dokumentov možno zobraziť na mobilných zariadeniach. Ak chcete zobraziť zoznam určený pre mobilné zariadenia, za webovú adresu lokality pridajte reťazec /m. Niektoré zobrazenia nie sú dostupné pre niektoré typy zoznamov, ako sú napríklad diskusie, a nemusia zobrazovať všetky typy stĺpcov.

Bežné typy zoznamov určených na spoluprácu

Nižšie sú uvedené najbežnejšie typy zoznamov, ktoré môže vaša organizácia používať:

  • Kalendár.     Kalendár môžete používať pre všetky udalosti vášho tímu alebo pre konkrétne situácie, ako je napríklad projektový kalendár alebo celofiremná dovolenka.

  • Úlohy a projektové úlohy.     Zoznam úloh môžete používať na sledovanie informácií o projektoch a ďalších udalostiach skupiny. Úlohy je možné priradiť osobám a počas realizácie sledovať ich stav a percento dokončenia. Úlohy sa v zozname projektových úloh zobrazujú s indikátormi priebehu, čo sa označuje ako Ganttovo zobrazenie.

  • Sledovanie problémov.     Zoznam na sledovanie problémov môžete používať na zaznamenávanie problémov, ich stavu a riešenia. Tento typ zoznamu sa často používa na sledovanie problémov alebo incidentov podpory, ako sú napríklad služby zákazníkom, zabezpečenie kvality alebo technická podpora.

  • Diskusné panely.     Diskusné panely poskytujú centrálne miesto na záznam a uchovávanie tímových diskusií, ktoré je podobné formátu diskusných skupín.

  • Oznamy.     Tento zoznam sa používa na zdieľanie noviniek a stavu a na poskytovanie pripomenutí.

  • Kontakty.     Tento zoznam sa používa na uchovávanie informácií o osobách alebo skupinách, s ktorými pracujete.

  • Prepojenia.     Tento zoznam sa používa ako centrálne umiestnenie prepojení na web, podnikový intranet a ďalšie zdroje informácií.

  • Prieskumy.    Prieskum sa používa na zhromaždenie a spracovanie pripomienok, ako je napríklad prieskum spokojnosti zamestnancov alebo dotazník.

  • Vlastné.     Hoci je možné prispôsobiť akýkoľvek vstavaný zoznam, môžete začať prácu aj s vlastným zoznamom a potom len pridať požadované nastavenia. Môžete tiež vytvoriť zoznam založený na hárku, ako je napríklad zošit programu Microsoft Office Excel 2007, a spravovať pomocou neho zmluvy s dodávateľmi.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×