Správa externého zdieľania v prostredí SharePoint Online

Ak medzi činnosti vašej organizácie patrí zdieľanie dokumentov alebo priama spolupráca s dodávateľmi, klientmi alebo zákazníkmi, potom môžete používať funkcie externého zdieľania služby SharePoint Online a zdieľať obsah s ľuďmi mimo organizácie. Ak to tak nie je, môžete obmedziť používanie externého zdieľania v organizácii. V tomto článku sa pozrieme na možnosti zdieľania v službe SharePoint Online a ich plánovanie.

(Ak chcete prejsť priamo na nastavenie zdieľania, pozrite si tému Zapnutie alebo vypnutie externého zdieľania pre SharePoint Online. Ak chcete zdieľať súbor alebo priečinok, pozrite si tému Zdieľanie súborov a priečinkov vo OneDrive alebo Zdieľanie súborov a priečinkov v SharePointe v službách Office 365.)

Plánovanie externého zdieľania by malo byť súčasťou vášho celkového plánovania povolení pre SharePoint Online.

Vezmite na vedomie, že externé zdieľanie je predvolene zapnuté v celom prostredí služby SharePoint Online a pre kolekcie lokalít, ktoré sa v ňom nachádzajú. Možno ho však budete chcieť globálne vypnúť predtým, ako ľudia začnú používať lokality, alebo kým nebudete presne vedieť, ako chcete túto funkciu používať.

Čo sú funkcie externého zdieľania SharePointu Online?

SharePoint Online má pre externé zdieľanie globálne nastavenia (všetci nájomci) aj nastavenia kolekcie lokalít. Nastavenia na úrovni nájomníka prepíšu všetky nastavenia na úrovni kolekcie lokalít a ovplyvňujú aj OneDrive.

Pre svojho nájomníka služby SharePoint Online a pre každú jednotlivú kolekciu lokalít si môžete vybrať z nasledujúcich základných možností zdieľania:

  • Žiadne externé zdieľanie – lokality a dokumenty môžete zdieľať len s internými používateľmi v rámci predplatného služieb Office 365.

  • Zdieľanie len s externými používateľmi v adresári – lokality, priečinky a dokumenty je možné zdieľať iba s externými používateľmi, ktorí sa už nachádzajú vo vašom adresári používateľov služieb Office 365. Napríklad používatelia, ktorí už v minulosti prijali pozvánku na zdieľanie, alebo používatelia, ktorých ste importovali z iného nájomníka služieb Office 365 alebo Azure Active Directory.

  • Zdieľanie s overenými externými používateľmi – lokality je možné zdieľať s externými používateľmi, ktorí majú konto Microsoft, prípadne pracovné alebo školské konto z iného predplatného služieb Office 365 alebo Azure Active Directory. Pri zdieľaní priečinkov alebo dokumentov sa používateľ nemusí prihlasovať pomocou konta Microsoft ani pracovného alebo školského konta – odošle sa im jednorazový kód, ktorým môžu potvrdiť svoju identitu.

  • Zdieľanie s anonymnými používateľmi – dokumenty a priečinky (nie lokality) je možné zdieľať cez anonymné prepojenie, kde každý, kto má prepojenie, môže zobraziť alebo upraviť dokument alebo nahrávať do priečinka.

Vyššie uvedený zoznam je uvedený v poradí od najprísnejšej po najmenej prísnu funkčnosť. Bez ohľadu na to, ktorú možnosť si vyberiete, prísnejšie funkcie budú stále k dispozícii. Ak sa napríklad rozhodnete povoliť zdieľanie s anonymnými používateľmi, stále môžete zdieľať s overenými externými používateľmi a používateľmi, ktorí sa už nachádzajú v adresári, vrátane interných používateľov.

Zdieľanie a zabezpečenie   

Ak máte dôverné informácie, ktoré by sa nikdy nemali zdieľať s externými používateľmi, zvážte vytvorenie jednej alebo viacerých kolekcií lokalít, v ktorých bude externé zdieľanie vypnuté a kde ponecháte svoje dôverné informácie. Podľa potreby vytvorte ďalšie kolekcie lokalít, ktoré sa použijú na externé zdieľanie. Pomôže to pri riadení bezpečnostného rizika a zabráni externému prístupu k citlivým informáciám.

Kto je externým používateľom?

Externý používateľ je osoba mimo vášho predplatného služieb Office 365, ktorej ste udelili prístup k jednej alebo viacerým lokalitám, súborom alebo priečinkom. Existujú dva typy externých používateľov:

Overení používatelia   

Overení používatelia sú používatelia, ktorí majú konto Microsoft alebo pracovné, prípadne školské konto z iného predplatného služieb Office 365. S týmito používateľmi môžete zdieľať lokality a dokumenty rovnakým spôsobom, ako ich zdieľate s internými používateľmi. Povolenia a skupiny fungujú pre overených externých používateľov a pre interných používateľov rovnako.

Keďže externí používatelia nemajú licenciu na vaše predplatné služieb Office 365, spolupráca s nimi je obmedzená na základné úlohy:

  • Overený externý používateľ môže vykonávať úlohy na lokalite, ktorá zodpovedá priradenej úrovni povolení. Ak napríklad pridáte externého používateľa do skupiny Členovia, bude mať povolenia na úpravu a bude môcť pridávať, upravovať a odstraňovať zoznamy. Okrem toho bude môcť zobrazovať, pridávať, aktualizovať a odstraňovať položky zoznamu a dokumenty.

  • Overení externí používatelia môžu na zobrazovanie a úpravu dokumentov používať Office Online. Ak váš plán obsahuje Office Professional Plus, nebudú môcť nainštalovať počítačovú verziu balíka Office do svojich počítačov, pokiaľ im nepriradíte licenciu.

  • Overení externí používatelia budú môcť zobrazovať iné typy obsahu na lokalitách v závislosti od povolení, ktoré im udelíte. V rámci kolekcie lokalít, na ktorú boli pozvaní, môžu napríklad prejsť na iné podlokality. Budú tiež môcť zobrazovať informačné kanály lokality.

Ak vaši overení externí používatelia potrebujú viac možností, bude im potrebné priradiť príslušnú licenciu na Office 365. Licenciu im môžete priradiť rovnakým spôsobom ako pre interných používateľov.

Anonymní používatelia   

Anonymní používatelia sú používatelia, ktorí majú zdieľané prepojenie na dokument alebo priečinok a môžu zobraziť alebo upraviť dokument alebo nahrávať do priečinka (v závislosti od typu prepojenia) bez toho, aby sa museli prihlásiť pomocou mena používateľa alebo hesla. Anonymné prepojenia si používatelia môžu voľne posúvať medzi sebou a sú platné dovtedy, kým ich nevypnete alebo neskončí ich platnosť (ak ste nastavili dátum uplynutia platnosti).

Anonymní používatelia nemajú prístup na lokality a nemôžete im priradiť licencie. Môžu iba zobraziť alebo upraviť konkrétne dokumenty alebo priečinky, na ktoré majú anonymné prístupové prepojenie.

Čo sa stane, keď zdieľam lokalitu alebo dokument?

Keď zdieľate lokalitu, priečinok alebo dokument, proces, ktorý za tým udeje závisí od toho, či sa ich rozhodnete zdieľať s overenými externými používateľmi alebo s anonymnými používateľmi.

Zdieľanie lokalít s overenými externými používateľmi   

Pri zdieľaní lokality s overeným externým používateľom sa tomuto používateľovi odošle e-mailom pozvánka, kde nájde prepojenie na lokalitu alebo dokument. Po kliknutí na prepojenie sa zobrazí výzva, aby sa prihlásil pomocou mena používateľa a hesla konta Microsoft alebo pomocou svojho pracovného alebo školského konta. Po prihlásení sa používateľ pridá do zoznamu používateľov vo vašom predplatnom služieb Office 365 (v mene používateľa sa mu zobrazí príznak #EXT #) a získa prístup k lokalite alebo dokumentu.

Keď už bude v zozname používateľov vo vašom predplatnom služieb Office 365, môžete mu tiež udeliť prístup k iným lokalitám alebo dokumentom bez toho, aby ste mu museli odosielať ďalšie pozvánky. (Možno mu bude potrebné odoslať prepojenie, aby našiel lokalitu alebo dokument.) Podľa vlastného uváženia mu môžete tiež priradiť licenciu na Office 365.

Zdieľanie s overeným externým používateľom môžete ukončiť tak, že odstránite jeho povolenia z lokality, alebo tak, že ho odstránite zo zoznamu používateľov v Office 365.

Zdieľanie súborov a priečinkov s overenými externými používateľmi   

Pri zdieľaní súboru alebo priečinka s overeným externým používateľom sa tomuto používateľovi odošle e-mail, kde nájde prepojenie na lokalitu alebo dokument. Pri každom použití prepojenia na otvorenie súboru alebo priečinka dostane používateľ e-mailom časovo obmedzený kód, pomocou ktorého môže overiť svoju identitu. Tento kód musí používateľ zadať, aby mohol súbor alebo priečinok otvoriť.

Odstránením prepojenia na zdieľanie, ktoré bolo odoslané externému používateľovi, môžete ukončiť zdieľanie s overeným externým používateľom .

Zdieľanie s anonymnými používateľmi   

Pri zdieľaní s anonymnými používateľmi im môžete povoliť upravovať alebo zobrazovať dokument alebo nahrávať do priečinka. Prepojenia na zobrazenie a upravovanie sa vytvárajú samostatne a je možné v nich nastaviť uplynutie platnosti v určitom čase. Po vytvorení sa tieto prepojenia môžu opätovne používať a posúvať ďalej iným používateľom. Každý, kto má prepojenie, má aj prístup k dokumentu.

Anonymní používatelia sa nepridávajú do zoznamu používateľov v Office 365. Zdieľanie s týmito používateľmi môžete ukončiť tak, že prejdete do dokumentu alebo priečinka, ktorý ste zdieľali, a odstránite anonymné prepojenie.

Spolupráca s externými obchodnými partnermi

Ak máte obchodných partnerov alebo dodávateľov, s ktorými potrebujete spolupracovať alebo zdieľať dokumenty, zvážte vytvorenie extranetovej lokality služby SharePoint Online. Extranetová lokalita je vyhradená kolekcia lokalít, ktorú používate na spoluprácu typu B2B s konkrétnym partnerom alebo dodávateľom. Túto lokalitu môžete uzamknúť, aby externých používateľov mohli pozvať iba vlastníci lokality a aby bolo možné pozvať iba externých používateľov z konkrétnych domén.

Extranetové lokality služby SharePoint Online sa dajú veľmi jednoducho nastaviť a ich údržba je podstatne jednoduchšia a menej finančne náročná ako lokálne extranetové lokality. Podrobné informácie nájdete v téme Používanie SharePointu Online v Office 365 ako extranetového riešenia business-to-business (B2B).

Súvisiace témy

Spravovanie zdieľania s externými používateľmi v službách Office 365 Small Business
Nastavenie a správa požiadaviek na prístup
Vyhľadávanie obsahu lokality zdieľaného s externými používateľmi
Plánovanie stratégie povolení

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×