Scenáre použitia programu InfoPath a služby InfoPath Forms Services

Tento článok popisuje scenáre, pri ktorých môžu organizácie používať Microsoft Office InfoPath a službu InfoPath Forms Services na zlepšenie podnikových procesov, ako je vrátenie nákladov alebo hlásenie poistných nárokov.

Scenáre a spoločnosti, ktoré sú popísané v tomto článku, sú fiktívne a sú uvedené len pre ilustráciu. Ďalšie informácie o tom, ako sa InfoPath a služba InfoPath Forms Services používajú v reálnom podnikovom prostredí, môžete získať zo skutočných prípadových štúdií. Prepojenia na ďalšie informácie o prípadových štúdiách nájdete v časti Pozrite tiež.

Obsah tohto článku

Scenár 1: Vyúčtovanie výdavkov

Scenár 2: Poistné nároky

Scenár 3: Žiadosti o povolenie

Scenár 4: Správa zásob

Scenár 5: Prieskum trhu

Scenár 1: Vyúčtovanie výdavkov

časť formulára vyúčtovania výdavkov Spoločnosť A. Datum Corporation, celonárodný poskytovateľ počítačového vybavenia a IT služieb, predáva počítače, hardvér pre siete a uzatvára zmluvy na IT služby.

Výdavky súvisiace s prácou vykazujú a nahlasujú mnohé skupiny v rámci A. Datum Corporation vrátane marketingových, predajných a podporných konzultantov.

Odborníci v oblasti IT v spoločnosti A. Datum Corporation chcú použiť InfoPath a službu InfoPath Forms Services na zjednodušenie procesu vyúčtovania výdavkov v rámci spoločnosti. Konkrétne, chcú sa vyhnúť chybám pri zadávaní údajov a dosiahnuť, aby administratívni pracovníci nemuseli opätovne zadávať údaje z vyúčtovania výdavkov do inej, samostatnej databázy. A. Datum Corporation zároveň chce umožniť zamestnancom zobrazovanie stavov vyúčtovaní výdavkov online.

Pred použitím programu InfoPath

Hoci spoločnosť A. Datum Corporation používala na generovanie vyúčtovania výdavkov excelový zošit, na odoslanie vyúčtovaní výdavkov zamestnanci stále používali manuálny postup. Zamestnankyňa napríklad zadala svoje výdavky do excelového zošita a potom zošit vytlačila. Priložila k vytlačenej zostave adresu smerovania na papieri a potom odoslala vyúčtovanie podnikovou poštou svojmu nadriadenému.

Po schválení vyúčtovania nadriadený začiarkol svoje meno v adrese smerovania a odoslal vyúčtovanie podnikovou poštou na účtovné oddelenie. Keď vyúčtovanie schválil hlavný účtovník, vydali sa príkazy na úhradu. Pre regionálne kancelárie to znamenalo, že od prvého predloženia vyúčtovania po vydanie príkazu na úhradu zamestnankyni mohlo prejsť niekoľko týždňov.

Po použití programu InfoPath

V dôsledku prechodu od papierových procesov na automatizovaný proces, ktorý používa InfoPath a službu InfoPath Forms Services, spoločnosť A. Datum Corporation znížila čas a výdavky vynaložené pri spracovaní vyúčtovaní výdavkov zamestnancov. Zamestnanci môžu teraz vyplniť svoje formuláre online a elektronicky ich predložiť svojim nadriadeným. Po schválení vyúčtovaní nadriadenými môžu vyúčtovania elektronicky smerovať na účtovné oddelenie na finálne schválenie a preplatenie.

Výhody prechodu na systém založený na programe InfoPath zahŕňajú:

  • Online pohodlie    Zamestnanci, ktorí majú v počítačoch nainštalovaný InfoPath, môžu použiť InfoPath na vyplnenie a odoslanie formulára vyúčtovania výdavkov. Zamestnanci, ktorí nemajú v počítačoch nainštalovaný InfoPath, môžu vyplniť a odoslať formulár vyúčtovania výdavkov pomocou webového prehliadača.

  • Podpora režimu offline    Ak zamestnanci vyplnia formulár vyúčtovania výdavkov v programe InfoPath, môžu uložiť čiastočne spracované formuláre do svojho počítača, pracovať na formulári offline a odoslať vyplnený formulár do podnikovej siete po opätovnom pripojení. Toto je mimoriadne užitočné pre zamestnancov, ktorí majú prerušované alebo obmedzené pripojenie k zdrojom v sieti alebo na internet, ako sú napríklad zamestnanci, ktorí často cestujú.

  • Zvýšená presnosť    Keďže šablóna formulára je navrhnutá tak, aby sa zabezpečila integrita údajov, vyskytuje sa menej neplatných položiek. Zamestnanci napríklad použijú rozbaľovací zoznam na výber zo štandardizovaného zoznamu kategórií výdavkov a nemusia si pamätať a manuálne zadávať kategóriu výdavkov vo formulári.

  • Efektívnosť     Zamestnanci si dokážu zobraziť stav schvaľovacieho procesu zobrazením stránky na lokalite Microsoft Windows SharePoint Services.

Na začiatok stránky

Scenár 2: Poistné nároky

časť formulára poistnej reklamácie Humongous Insurance je veľká medzinárodná spoločnosť, ktorá predáva poistné produkty majiteľom lodí, automobilov a domácností. Tieto produkty predávajú individuálnym aj firemným klientom.

Humongous Insurance má veľký počet pracovníkov, ktorí často cestujú, konkrétne viac než 10 000 ľudí vrátane predajcov, likvidátorov nárokov, právnych zástupcov, IT zamestnancov, pracovníkov oddelenia ľudských zdrojov a finančného oddelenia.

Humongous Insurance chce používať InfoPath a InfoPath Forms Services a umožniť tak zákazníkom, poisťovacím agentom a súvisiacim podnikom používať online formuláre na spracovanie nárokov z poistenia.

Pred použitím programu InfoPath

Pred používaním programu InfoPath a služby InfoPath Forms Services zamestnanci spoločnosti Humongous Insurance používali manuálny papierový proces spracovania žiadostí. Po rozhovore so zákazníkom agent ručne vyplnil formulár žiadosti a potom poslal formulár žiadosti faxom likvidátorovi. Po tom, čo likvidátor preskúmal informácie, často musel volať späť agentovi kvôli vysvetleniu, v závislosti od kvality tlače faxu.

Po použití programu InfoPath

Prechod z papierového procesu uplatňovania nárokov na program InfoPath a službu InfoPath Forms Services umožnil spoločnosti Humongous Insurance prepojiť zákazníkov, agentov a likvidátorov online.

Teraz napríklad môžu zákazníci spoločnosti Humongous Insurance podať žiadosť cez internet vyplnením formulára podporovaného prehliadačom. Zákazník môže prejsť webovú lokalitu spoločnosti Humongous Insurance, vytvoriť si konto, prihlásiť sa a podať žiadosť. Keď zákazník odošle formulár, ten sa prepošle sa likvidátorovi v e-mailovej správe a kópiu e-mailovej správy dostane agent. Pokiaľ je potrebné získať viac informácií, likvidátor vráti formulár agentovi. Automatizovaný systém znížil náklady na spracovanie, skrátil čas potrebný na spracovanie nárokov a celkovo zvýšil spokojnosť zákazníkov.

Výhody prechodu na systém založený na programe InfoPath zahŕňajú:

  • Pohodlie    Okrem uplatňovania nároku prostredníctvom telefónu môžu zákazníci odosielať žiadosti o uplatnenie nároku vyplnením formulára na webe. To umožňuje zákazníkom odosielať formuláre kedykoľvek, nie iba počas štandardného pracovného času.

  • Zvýšená presnosť    Keďže šablóna formulára je navrhnutá tak, aby sa zabezpečila integrita údajov, vyskytuje sa menej neplatných položiek. Zákazníci alebo agenti napríklad používajú rozbaľovací zoznam na výber zo štandardného zoznamu typov nárokov a nemusia vyhľadávať a manuálne zadávať typ nároku vo formulári.

  • Efektívnosť    Použitie integrovaného schvaľovacieho pracovného postupu navyše umožňuje agentovi alebo likvidátorovi rýchlo zobraziť stav ostatných strán pracujúcich na žiadosti o uplatnenie nároku. Hoci zamestnanci spoločnosti Humongous Insurance predtým používali jasne definovaný pracovný postup, ich postupy boli založené na papieroch. Z tohto dôvodu agenti a likvidátori nevedeli bez telefonátu rýchlo určiť stav nároku. Teraz agent napríklad môže skontrolovať stránku stavu pracovného postupu na lokalite SharePoint, kde je formulár uložený, a zistiť, či likvidátor ukončil schvaľovací proces.

Na začiatok stránky

Scenár 3: Žiadosti o povolenie

Stránka nastavenia centra spravovania služby SharePoint Online Department of Building Inspections je agentúra so 100 osobami patriaca mestskému zastupiteľstvu mesta Springfield.

Táto agentúra je zodpovedná za kontrolu žiadostí o povolenia, ktoré odoslali zmluvní dodávatelia elektriny, a potom za schvaľovanie alebo zamietnutie týchto požiadaviek.

Department of Building Inspections chce, aby zmluvní dodávatelia dokázali vyplniť žiadosti o povolenie vo webovom prehliadači, čím sa proces povolenia zjednoduší a bude pohodlnejší.

Pred použitím programu InfoPath

Pred použitím programu InfoPath a služby InfoPath Forms Services agentúra Department of Building Inspections používala manuálny papierový postup podávania žiadosti, čo viedlo k nadbytočnému zadávaniu údajov. Zmluvní dodávatelia vypĺňali papierové formuláre na mestskom zastupiteľstve. Úradníci potom odoslali vypísané formuláre sekretárke, ktorá zadala údaje do databázy systému. Po zadaní údajov bolo treba porovnať výsledné položky s papierovým formulárom kvôli zabezpečeniu presnosti. Ak sa vyskytli neplatné alebo nezrozumiteľné údaje, formulár sa vrátil zmluvnému dodávateľovi poštou spolu s druhým formulárom, ktorý obsahoval pokyny na opravu neplatných položiek.

Po dodaní formulára upraveného dodávateľom sa aktualizácie zadali do databázy a kvôli presnosti sa nové položky skontrolovali v pôvodnom a druhom formulári. Po tom, čo sa údaje prehlásili za platné, začal sa proces schvaľovania. Počas fázy schvaľovania inšpektor na základe rôznych kritérií buď schválil alebo zamietol žiadosť o povolenie. Po dokončení pracovného postupu schvaľovania bol dodávateľ o rozhodnutí informovaný poštou.

Po použití programu InfoPath

Po prechode z papierového procesu povolenia na automatizovaný proces, ktorý používa InfoPath a InfoPath Forms Services, Department of Building Inspections dokáže prepojiť zmluvných dodávateľov, úradníkov a inšpektorov online.

Keď napríklad zmluvný dodávateľ odošle žiadosť o povolenie na webovej lokalite agentúry Department of Building Inspections, údaje formulára sa odošlú do databázy, ktorá sa nachádza v sieti agentúry. Po odoslaní žiadosti sa na lokalite SharePoint automaticky zobrazí nová žiadosť o povolenie, kde prijímajúci agent skontroluje informácie kvôli úplnosti a digitálne podpíše formulár žiadosti, čím potvrdí prijatie.

Výhody prechodu na systém založený na programe InfoPath zahŕňajú:

  • Online pohodlie    Zmluvní dodávatelia už nemusia cestovať do kancelárie zastupiteľstva kvôli podaniu žiadosti o povolenie. Zmluvní dodávatelia teraz môžu odoslať svoju žiadosť o povolenie cez web vyplnením formulárov podporovaných prehliadačom priamo v prehliadači, ako je napríklad Firefox, Safari alebo Internet Explorer.

  • Zvýšená presnosť    Keďže formulár žiadosti o povolenie je navrhnutý tak, aby sa zabezpečila integrita údajov, vyskytuje sa menej neplatných položiek. Zmluvní dodávatelia napríklad používajú rozbaľovací zoznam na výber v štandardnom zozname kategórií pri výbere typu požadovaného povolenia a nemusia vyhľadávať a manuálne zadávať typ povolenia vo formulári.

  • Lepšia používateľská skúsenosť    Po odoslaní údajov sa na intranetovej lokalite agentúry Department of Building Inspections automaticky zobrazí formulár novej žiadosti o povolenie. Keď úradník otvorí formulár, zobrazia sa mu vo formulári údaje o spoločnosti dodávateľa a údaje žiadosti o povolenie.

Na začiatok stránky

Scenár 4: Správa zásob

časť formulára zásob Wide World Importers je medzinárodná spoločnosť sídlom v Baltimore, štát Maryland. Spoločnosť dováža textil, ručné práce a spotrebný tovar s dôrazom na tovar zo Severnej Afriky.

Wide World Importers nakupuje od viac ako 70 dodávateľov nachádzajúcich sa v 12 krajinách alebo oblastiach. Keďže zásoby, ktoré sa nachádzajú u týchto dodávateľov, sú veľmi dynamické a sezónne, Wide World Importers chce navrhnúť šablónu formulára programu InfoPath, ktorá umožní posielať dotazy o zásobách dodávateľom jednoducho a efektívne.

Pred použitím programu InfoPath

Pred použitím programu InfoPath a služby InfoPath Forms Services spoločnosť Wide World Importers používala manuálny papierový proces prieskumu, čo viedlo k nadbytočnému zadávaniu údajov. Kupujúci odoslali prieskumy doporučenou poštou prostredníctvom služby Global Express Guaranteed zahraničným dodávateľom. Dodávatelia poslali vyplnené formuláre prieskumu späť poštou alebo faxom. Príležitostne informovali o svojich odpovediach Wide World Importers telefonicky. V zriedkavých prípadoch predajcovia zhromaždili výsledky prieskumu od dodávateľov osobne. Vo všeobecnosti uplynuli mesiace, než spoločnosť Wide World Importers dostala finálnu verziu výsledkov prieskumu.

Takmer každý prieskum mal za následok nadbytočné zadávanie údajov. Sekretárka v spoločnosti Wide World Importers zadala papierové prieskumy do databázy. Výsledné databázové záznamy sa porovnávali s papierovým formulárom kvôli zabezpečeniu presnosti. V prípade akejkoľvek neplatnej alebo nezrozumiteľnej informácie prebehol následný telefonický rozhovor s dodávateľom. Ak to nebolo možné, žiadosť o objasnenie bola odoslaná poštou alebo faxom. Po tom, čo spoločnosť Wide World Importers dostala opravené informácie, údaje boli skompletizované.

Po použití programu InfoPath

Namiesto odosielania prieskumov poštou do spoločnosti World Wide Importers dodávatelia teraz odosielajú prieskumy vyplnením prehliadačom podporovaných formulárov na webe. Údaje, ktoré dodávatelia zadajú do formulárov, sa okamžite vyplnia v databáze zásob. V dôsledku prechodu na InfoPath a InfoPath Forms Services sa spoločnosť Wide World Importers teraz teší z nasledujúcich výhod:

  • Online pohodlie    So systémom založeným na programe InfoPath môžu dodávatelia vyplniť prieskumy pomocou prehliadača. Dodávatelia už nemusia spoločnosti Wide World Importers posielať späť prieskumy poštou alebo faxom.

  • Aktuálnosť    V predchádzajúcom systéme založenom na papierovaní často prešlo množstvo času odvtedy, čo dodávatelia vyplnili prieskum, kým ich odpovede boli zadané v databáze spoločnosti Wide Word Importers. Výsledkom bolo, že odhadovaný stav zásob bol často neaktuálny. Prostredníctvom prehliadačom podporovanej šablóny formulára programu InfoPath sa údaje, ktoré dodávatelia zadajú do formulárov, okamžite vyplnia v databáze zásob.

  • Zvýšená presnosť    Keďže šablóna formulára je navrhnutá tak, aby sa zabezpečila integrita údajov, vyskytuje sa menej neplatných položiek. Dodávatelia napríklad používajú rozbaľovací zoznam na výber v štandardnom zozname kategórií pri výbere typu produktu a nemusia vyhľadávať a manuálne zadávať typ produktu vo formulári.

Na začiatok stránky

Scenár 5: Prieskum trhu

časť formulára prieskumu trhu Proseware, Inc. je softvérová spoločnosť sídlom v Kanade, ktorá vyvíja produkty pre odvetvie tlače publikácií.

Spoločnosť Proseware, Inc. začína cyklus vývoja pre ďalšiu verziu svojho ťažiskového produktu. Vývojový tím sa rozhodne používať InfoPath a InfoPath Forms Services na uľahčenie rôznych činností okolo prieskumu trhu. Počas stretnutí so zákazníkmi vývojový tím plánuje používať šablónu formulára na zhromažďovanie a zaznamenávanie spätnej väzby zákazníkov. Cieľom formulára je zaznamenať všetky interakcie so zákazníkmi, a tak lepšie pochopiť potreby zákazníkov a pomôcť zabezpečiť, aby sa vyzbierané údaje dali jednoducho vyhľadať a opäť použiť.

Šablóna formulára odošle údaje priamo do databázy, čo umožní zamestnancom získať a analyzovať údaje zhromaždené počas mnohých rôznych stretnutí. Proseware, Inc. chce uchovávať vyplnené formuláre v knižnici lokality SharePoint.

Pred použitím programu InfoPath

Napriek tomu, že členovia vývojového tímu zvykli používať Microsoft Office Word alebo Microsoft Office Excel na zapisovanie poznámok, ktoré získali spätnou väzbou od zákazníkov a partnerov, analýza a šírenie týchto údajov často spôsobovali nadbytočné zadávanie údajov. Členovia tímu zapisovali poznámky ľubovoľne a súvisiace informácie mali tendenciu byť roztrúsené v rámci a medzi dokumentmi. Keď členovia tímu chceli zahrnúť informácie, ktoré zhromaždili, do technických špecifikácií, strávili veľa času hľadaním v netypických dokumentoch, kým našli to, čo potrebovali.

Po použití programu InfoPath

Prechod na proces štandardného zhromažďovania údajov, ktorý využíva InfoPath a InfoPath Forms Services, umožňuje vývojovému tímu spoločnosti Proseware, Inc. znížiť čas a náklady vynaložené na zhromažďovanie, analýzu a interné šírenie údajov.

Pri stretnutí s existujúcimi a potenciálnymi zákazníkmi členovia vývojového tímu teraz použijú formulár programu InfoPath na zber údajov o potrebách a nápadoch zákazníkov. Tím používa knižnicu na lokalite SharePoint na ukladanie a zdieľanie formulárov. Z tejto knižnice členovia tímu môžu vyplniť nové údajové formuláre o zákazníkoch, zobrazovať údaje v existujúcich formulároch, exportovať údaje z vyplnených formulárov do programu Microsoft Office Excel 2003 alebo Microsoft Office Excel 2007, či zlučovať údaje z viacerých formulárov do jedného formulára.

Výhody prechodu na systém založený na programe InfoPath zahŕňajú:

  • Konzistentné informácie    Šablóna formulára je navrhnutá s cieľom pomôcť zabezpečiť konzistentné usporiadanie a formalizáciu informácií. Údaje, ktoré sa zobrazia v zoznamoch vo formulári, pochádzajú zo štandardizovaných zoznamov lokality SharePoint a súborov .xml. Napríklad položky v zozname Typ podnikania pochádzajú priamo z preddefinovanej schémy XML, ktorá sa používa v celej spoločnosti Proseware, Inc. na štandardizáciu výmeny obchodných údajov medzi rôznymi systémami.

  • Integrácia s existujúcimi systémami    Po odoslaní formulára je formulár automaticky uložený v knižnici na lokalite SharePoint. Údaje z jednotlivých formulárov sa zobrazujú mimo formulára, v stĺpcoch v knižnici. Umožňuje to členom tímu jednoducho vyhľadávať a zoraďovať údaje z formulárov v knižnici bez nutnosti otvoriť každý formulár jednotlivo.

  • Viaceré zobrazenia    Údajový formulár zákazníkov obsahuje zobrazenia, ktoré riešia rôzne potreby, vrátane samostatných zobrazení na zaznamenávanie informácií o zákazníkoch, zisteniach tímu, metodikách výskumu a ďalších zdrojov. Formulár obsahuje aj vyhradené zobrazenie pre tlač, v ktorom sú zhrnuté údaje z iných zobrazení vo formáte vhodnom pre tlač.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×