Sčítanie údajov pomocou dotazu

Sčítanie údajov pomocou dotazu

Tento článok sa zaoberá používaním typu funkcie, ktorá sa nazýva agregačná funkcia, na sčítanie údajov vo výsledkovej množine dotazu. Článok tiež stručne vysvetľuje použitie agregátnych funkcií, ako sú napríklad funkcie POČET a AVG, na sčítanie alebo výpočet priemerných hodnôt v množine výsledkov. Okrem toho je v článku vysvetlené použitie funkcie Riadok súčtu, čo je nová funkcia v programe Microsoft Office Access 2007, ktorá sa používa na sčítanie údajov bez nutnosti zmeniť návrh dotazov.

Čo chcete urobiť?

Spôsoby sčítania údajov

Príprava vzorových údajov

Sčítanie údajov pomocou funkcie Riadok súčtu

Výpočet celkových súčtov pomocou dotazu

Výpočet skupinových súčtov pomocou dotazu súčtov

Súčet údajov vo viacerých skupinách pomocou krížového dotazu

Odkaz na agregačné funkcie

Spôsoby sčítania údajov

Číselné stĺpce môžete v dotaze sčítavať pomocou určitého typu funkcie, ktorá sa nazýva agregátna funkcia. Agregátna funkcia vykonáva výpočet v stĺpci údajov a vráti jednu hodnotu. Program Access poskytuje viaceré agregátne funkcie, vrátane funkcií Súčet, Počet, Avg (na výpočet priemerných hodnôt), Min a Max. Údaje je možné sčítavať pridaním funkcie Súčet do dotazu, použitím funkcie Počet a podobne.

Program Office Access 2007 okrem toho poskytuje viacero spôsobov pridávania funkcie Súčet a iných agregátnych funkcií do dotazu. Postupujte podľa nasledujúcich pokynov:

  • Otvorenie dotazu v údajovom zobrazení a pridanie riadka súčtu. Riadok súčtu – nová funkcia programu Office Access 2007 – umožňuje použitie agregačnej funkcie v jednom alebo viacerých stĺpcoch v množine výsledkov dotazu bez toho, aby ste museli zmeniť návrh dotazu.

  • Vytvorenie dotazu súčtov. Dotaz súčtov vypočíta medzisúčty zo skupín záznamov; funkcia Riadok súčtu vypočíta celkový súčet pre jeden alebo viac stĺpcov (polí) údajov. Ak napríklad chcete vypočítať medzisúčet z predaja podľa mesta alebo štvrťroka, môžete použiť dotaz súčtov na zoskupenie záznamov podľa požadovanej kategórie a potom spočítať údaje o tržbách.

  • Vytvorenie krížového dotazu. Krížový dotaz je špeciálny typ dotazu, ktorý zobrazuje výsledky v mriežke pripomínajúcej pracovný hárok programu Microsoft Office Excel 2007. Krížové dotazy sumarizujú hodnoty a následne ich zoskupujú podľa dvoch množín faktov – jedna množina smerom nadol na boku (záhlavia riadkov) a druhá naprieč smerom nahor (záhlavia stĺpcov). Krížový dotaz môžete použiť napríklad na zobrazenie súčtov predaja v každom meste v uplynulých troch rokoch, ako to uvádza nasledujúca tabuľka:

Mesto

2003

2004

2005

Paríž

254 556

372 455

467 892

Sydney

478 021

372 987

276 399

Jakarta

572 997

684 374

792 571

...

...

...

...

Poznámka : Hoci sa sekcie s postupmi v tomto dokumente venujú používaniu funkcie Súčet, v riadku súčtu a v dotazoch môžete použiť aj ďalšie agregačné funkcie. Ďalšie informácie o agregačných funkciách nájdete v časti Odkaz na agregačné funkcie v tomto článku.

Ďalšie informácie o spôsobe používania ostatných agregačných funkcií nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Postup v nasledujúcej časti vysvetľuje pridávanie Riadku súčtov, používanie dotazu súčtov na sčítanie údajov v skupinách a používanie krížového dotazu na medzisúčet údajov v skupinách a časových intervaloch. Pri práci si všimnite, že viaceré agregátne funkcie fungujú iba pri údajoch v poliach, nastavených na špecifický typ údajov. Funkciu Súčet môžete napríklad použiť iba na polia, ktoré majú nastavený typ údajov Number, Decimal a Currency. Ďalšie informácie o typoch údajov, požadovaných jednotlivými funkciami nájdete v časti Odkaz na agregačné funkcie v tomto článku.

Podrobnejšie informácie o typoch údajov nájdete v článku Úprava alebo zmena nastavenia typu údajov poľa.

Na začiatok stránky

Príprava vzorových údajov

Postup v nasledujúcich častiach článku uvádza tabuľky vzorových údajov. V postupe sú použité vzorové tabuľky, ktoré majú pomôcť pri pochopení fungovania agregátnych funkcií. Vzorové tabuľky je možné pridávať aj do novej alebo existujúcej databázy.

Program Access poskytuje viacero spôsobov pridávania vzorových tabuliek do databázy. Údaje je možné zadávať manuálne, každú tabuľku je možné skopírovať do tabuľkového programu, napríklad do programu Microsoft Office Excel 2007, a potom importovať pracovné hárky do programu Access, alebo je možné prilepiť údaje do textového editora, napríklad do programu Poznámkový blok, a potom importovať údaje z výsledných textových súborov.

Postup v tejto časti vysvetľuje manuálne zadávanie údajov do prázdneho údajového hárka a kopírovanie vzorových tabuliek do tabuľkového programu, s následným importovaním týchto tabuliek do programu Access 2007. Ďalšie informácie o vytvorení a importovaní textových údajov nájdete v článku Importovanie alebo prepojenie na údaje v textovom súbore.

V postupe v tomto článku sú použité nasledujúce tabuľky. Použite tieto tabuľky na vytvorenie vlastných vzorových údajov:

Tabuľka Kategórie:

Kategória

Dolls

Games and Puzzles

Art and Framing

Video Games

DVDs and Movies

Models and Hobbies

Sports

The Products table:

Názov produktu

Cena

Kategória

Programmer action figure

$12,95

Dolls

Fun with C# (A board game for the whole family)

$15,85

Games and Puzzles

Diagram relačnej databázy

$22,50

Art and Framing

The Magical Computer Chip (500 Pieces)

$32,65

Games and Puzzles

Access! The Game!

$22,95

Games and Puzzles

Computer Geeks and Mythical Creatures

$78,50

Video Games

Exercise for Computer Geeks! The DVD!

$14,88

DVDs and Movies

Ultimate Flying Pizza

$36,75

Sports

External 5.25-inch Floppy Diskette Drive (1/4 Scale)

$65,00

Models and Hobbies

Bureaucrat non-action figure

$78,88

Dolls

Gloom

$53,33

Video Games

Build Your Own Keyboard

$77,95

Models and Hobbies

Tabuľka Objednávky:

Dátum objednávky

Dátum dodania

Mesto dodania

Prepravný poplatok

14/11/2005

15/11/2005

Jakarta

$55,00

14/11/2005

15/11/2005

Sydney

$76,00

16/11/2005

17/11/2005

Sydney

$87,00

17/11/2005

18/11/2005

Jakarta

$43,00

17/11/2005

18/11/2005

Paríž

$105,00

17/11/2005

18/11/2005

Stuttgart

$112,00

18/11/2005

19/11/2005

Viedeň

$215,00

19/11/2005

20/11/2005

Miami

$525,00

20/11/2005

21/11/2005

Viedeň

$198,00

20/11/2005

21/11/2005

Paríž

$187,00

21/11/2005

22/11/2005

Sydney

$81,00

23/11/2005

24/11/2005

Jakarta

$92,00

Tabuľka Podrobnosti objednávky:

Identifikácia objednávky

Názov produktu

Identifikácia produktu

Jednotková cena

Množstvo

Zľava

1

Build Your Own Keyboard

12

$77,95

9

5%

1

Bureaucrat non-action figure

2

$78,88

4

7,5%

2

Exercise for Computer Geeks! The DVD!

7

$14,88

6

4%

2

The Magical Computer Chip

4

$32,65

?

0

2

Computer Geeks and Mythical Creatures

6

$78,50

4

0

3

Access! The Game!

5

$22,95

5

15%

4

Programmer Action Figure

1

$12,95

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

?

$36,75

?

4%

5

External 5.25-inch Floppy Diskette Drive (1/4 Scale)

9

$65,00

4

10%

6

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

12

6,5%

7

Gloom

11

$53,33

6

8%

7

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

4

9%

Poznámka : V typickej databáze obsahuje tabuľka Podrobnosti objednávky iba pole Identifikácia produktu, a nie pole Názov produktu. Vo vzorovej tabuľke je použité pole Názov produktu na uľahčenie čítania údajov.

Manuálne zadanie vzorových údajov

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka.

    Program Access pridá novú prázdnu tabuľku do databázy.

    Poznámka : Ak otvárate novú, prázdnu databázu, nie je potrebné vykonať tento krok. Ak však potrebujete pridať tabuľku do databázy, bude potrebné vykonať tento krok.

  2. Dvakrát kliknite na prvú bunku v riadku hlavičky a vo vzorovej tabuľke zadajte názov poľa.

    Program Access na základe predvoleného nastavenia vkladá do prázdnych polí v riadku hlavičky text Pridať nové pole:

    Nové pole v údajovom hárku

  3. Pomocou klávesov so šípkami sa premiestnite do ďalšej prázdnej bunky hlavičky a potom zadajte názov druhého poľa (môžete stlačiť aj kláves TAB alebo dvakrát kliknúť do novej bunky). Opakujte tento krok, kým nezadáte názvy všetkých polí.

  4. Zadajte údaje do vzorovej tabuľky.

    Počas zadávania údajov program Access prevezme typ údajov každého poľa. Ak nemáte skúsenosti s relačnými databázami, pre každé pole v tabuľkách nastavte špecifický typ údajov, napríklad Number, Text alebo Date/Time. Výber typu údajov vedie k presnému zadaniu údajov a pomáha vyhnúť sa chybám, akou je napríklad použitie telefónneho čísla vo výpočte. Je vhodné, aby si program Access pre tieto vzorové tabuľky prevzal typ údajov.

  5. Po dokončení zadávania údajov kliknite na tlačidlo Uložiť.

    Klávesová skratka  Stlačte klávesy CTRL+S.

    Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

  6. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov vzorovej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Používate názvy vzorových tabuliek, pretože tieto názvy sa používajú aj v dotazoch v sekciách s postupmi.

  7. Opakujte tieto kroky dovtedy, kým nevytvoríte všetky vzorové tabuľky uvedené na začiatku tejto časti.

Ak nechcete zadávať údaje manuálne, postupujte podľa nasledujúcich krokov a skopírujte údaje do tabuľkového súboru, potom údaje importujte z tabuľkového súboru do programu Access.

Vytvorenie vzorových pracovných hárkov

  1. Spustite tabuľkový program a vytvorte nový, prázdny súbor. Ak použijete program Excel, vytvorenie nového, prázdneho zošita je predvolené.

  2. Skopírujte prvú vzorovú tabuľku, uvedenú vyššie a prilepte ju na prvý pracovný hárok, začínajúc na prvej bunke.

  3. Pomocou techniky, ktorú poskytuje tabuľkový program, pracovný hárok premenujte. Pracovný hárok pomenujte rovnako ako vzorovú tabuľku. Ak sa napríklad vzorová tabuľka nazýva Kategórie, pomenujte pracovný hárok rovnako.

  4. Opakujte kroky 2 a 3 a kopírujte každú vzorovú tabuľku na prázdny pracovný hárok a hárok premenujte.

    Poznámka : Zrejme bude potrebné pridať do tabuľkového súboru ďalšie pracovné hárky. Informácie o tejto úlohe nájdete v pomocníkovi svojho tabuľkového programu.

  5. Zošit uložte na vhodné miesto vo svojom počítači alebo v sieti a pokračujte ďalšími krokmi postupu.

Vytvorenie databázových tabuliek z pracovných hárkov

  1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Import na položku Excel.

    alebo

    Kliknite na položku Ďalšie a potom v zozname vyberte tabuľkový program.

    Zobrazí sa dialógové okno Načítať externé údaje - Hárok aplikácie názov programu.

  2. Kliknite na tlačidlo Prehľadávať, otvorte súbor tabuľkového hárka, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Spustí sa Sprievodca importovaním z hárka.

  3. Sprievodca predvolene vyberie prvý pracovný hárok v zošite (hárok Zákazníci, ak ste postupovali podľa krokov uvedených v predchádzajúcej časti) a údaje z pracovného hárka sa zobrazia v dolnej časti stránky sprievodcu. Kliknite na položku Ďalej.

  4. Na ďalšej strane sprievodcu kliknite na položku Prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov a potom kliknite na položku Ďalej.

  5. Na ďalšej strane môžete voliteľne použiť bloky textu a zoznamy v časti Polia - možnosti na zmenu názvov polí a typov údajov, alebo na vynechanie polí z procesu importovania. V opačnom prípade kliknite na položku Ďalej.

  6. Ponechajte vybratú možnosť Hlavný kľúč pridá program Access a kliknite na položku Ďalej.

  7. Program Access na základe predvoleného nastavenia priradí novej tabuľke názov hárka. Prijmite tento názov alebo zadajte iný názov a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

  8. Opakujte kroky 1 až 7, až kým nevytvoríte z každého pracovného hárka v zošite tabuľku.

Premenovanie polí hlavného kľúča

Poznámka : Po importovaní pracovných hárkov program Access automaticky pridá ku každej tabuľke stĺpec primárneho kľúča, predvolene nazve tento stĺpec „Identifikácia“ a nastaví ho na typ údajov Automatické číslovanie. Tento postup vysvetľuje, ako premenovať každé pole primárneho kľúča. Premenovanie umožňuje jasne identifikovať všetky polia v dotaze.

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú ste vytvorili v predchádzajúcom kroku, a kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. V každej tabuľke vyhľadajte pole primárneho kľúča. Program Access predvolene pomenuje každé pole Identifikácia.

  3. Do stĺpca Názov poľa každého poľa primárneho stĺpca pridajte názov tabuľky.

    Môžete napríklad premenovať pole Identifikácia v tabuľke Kategórie na „Identifikácia kategórie“ a pole v tabuľke Objednávky na „Identifikácia objednávky“. V tabuľke Podrobnosti objednávky premenujte pole na „Identifikácia podrobností“. V tabuľke Produkty premenujte pole na „Identifikácia produktu“.

  4. Uložte zmeny.

Vždy, keď sa v tomto článku objavia vzorové tabuľky, obsahujú pole primárneho kľúča, ktoré je premenované podľa postupu popísaného v predchádzajúcich krokoch.

Na začiatok stránky

Sčítanie údajov pomocou funkcie Riadok súčtu

Riadok súčtu pridáte do dotazu tak, že otvoríte dotaz v údajovom zobrazení, pridáte riadok a vyberiete agregátnu funkciu, ktorú chcete použiť, napríklad Súčet, Min, Max alebo Avg. Postup v tejto časti poskytuje návod na vytvorenie základného výberového dotazu a pridanie riadka súčtu. Nie je potrebné použiť vzorové tabuľky popísané v predchádzajúcej časti.

Vytvorenie základného výberového dotazu

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

  2. V dialógovom okne Zobrazenie tabuliek kliknite dvakrát na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze, a kliknite na tlačidlo Zavrieť.

    Vybraté tabuľky sa zobrazia ako okná v hornej sekcii nástroja Návrhár dotazu.

  3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť vo svojom dotaze.

    Môžete zahrnúť aj polia, ktoré obsahujú popisné údaje, ako sú napríklad názvy a popisy. Polia obsahujúce číselné alebo menové údaje však musíte zahrnúť.

    Každé pole sa zobrazí v bunke v mriežke návrhu dotazu.

  4. Kliknite na položku Spustiť Obrázok tlačidla , čím spustíte dotaz.

    Množina výsledkov dotazu sa zobrazí v údajovom zobrazení.

  5. Ak chcete upraviť dotaz, prepnite na návrhové zobrazenie. Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a kliknite na možnosť Návrhové zobrazenie. Následne môžete podľa potreby prispôsobiť dotaz pridaním alebo odstránením polí tabuľky. Ak sa rozhodnete odstrániť pole, vyberte stĺpec v mriežke návrhu a stlačte kláves DELETE.

  6. Uložte dotaz.

Pridanie riadka súčtu

  1. Otvorte dotaz v údajovom zobrazení. Urobíte to kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a kliknutím na možnosť Údajové zobrazenie.

    alebo

    Kliknite dvakrát na dotaz na navigačnej table. Spustíte tak dotaz a výsledky sa načítajú do údajového hárka.

  2. Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

    V údajovom hárku sa zobrazí nový súčtový riadok.

  3. V súčtovom riadku kliknite na bunku v požadovanom poli a vyberte zo zoznamu príkaz Súčet.

Skrytie riadka súčtu

  • Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

Ďalšie informácie o používaní riadka súčtu nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Na začiatok stránky

Výpočet celkových súčtov pomocou dotazu

Celkový súčet je súčet hodnôt v stĺpci. Celkové súčty je možné vypočítať viacerými spôsobmi, vrátane nasledovných spôsobov:

  • Jednoduchý celkový súčet, ktorý je súčtom hodnôt v jednom stĺpci. Môžete napríklad vypočítať celkové náklady na prepravu.

  • Vypočítaný celkový súčet, ktorý je súčtom hodnôt vo viacerých stĺpcoch. Môžete napríklad vypočítať objem predaja vynásobením nákladov z viacerých položiek počtom objednaných položiek a následným sčítaním výsledných hodnôt.

  • Celkový súčet, z ktorého sú vylúčené určité záznamy. Môžete napríklad vypočítať celkový objem predaja iba za minulý piatok.

Postup v nasledujúcej časti vysvetľuje vytváranie každého typu celkového súčtu. Postup využíva tabuľky Objednávky a Podrobnosti objednávky.

Tabuľka objednávky

Identifikácia objednávky

Dátum objednávky

Dátum dodania

Mesto dodania

Prepravný poplatok

1

14/11/2005

15/11/2005

Jakarta

$55,00

2

14/11/2005

15/11/2005

Sydney

$76,00

3

16/11/2005

17/11/2005

Sydney

$87,00

4

17/11/2005

18/11/2005

Jakarta

$43,00

5

17/11/2005

18/11/2005

Paríž

$105,00

6

17/11/2005

18/11/2005

Stuttgart

$112,00

7

18/11/2005

19/11/2005

Viedeň

$215,00

?

19/11/2005

20/11/2005

Miami

$525,00

9

20/11/2005

21/11/2005

Viedeň

$198,00

10

20/11/2005

21/11/2005

Paríž

$187,00

11

21/11/2005

22/11/2005

Sydney

$81,00

12

23/11/2005

24/11/2005

Jakarta

$92,00

Tabuľka Podrobnosti objednávky

Identifikácia podrobnosti

Identifikácia objednávky

Názov produktu

Identifikácia produktu

Jednotková cena

Množstvo

Zľava

1

1

Build Your Own Keyboard

12

$77,95

9

0.05

2

1

Bureaucrat non-action figure

2

$78,88

4

0.075

3

2

Exercise for Computer Geeks! The DVD!

7

$14,88

6

0.04

4

2

The Magical Computer Chip

4

$32,65

?

0.00

5

2

Computer Geeks and Mythical Creatures

6

$78,50

4

0.00

6

3

Access! The Game!

5

$22,95

5

0.15

7

4

Programmer Action Figure

1

$12,95

2

0.06

?

4

Ultimate Flying Pizza

?

$36,75

?

0.04

9

5

External 5.25-inch Floppy Diskette Drive (1/4 Scale)

9

$65,00

4

0.10

10

6

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

12

0.065

11

7

Gloom

11

$53,33

6

0.08

12

7

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

4

0.09

Výpočet jednoduchého celkového súčtu

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

  2. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky kliknite dvakrát na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze, a kliknite na tlačidlo Zavrieť.

    Ak používate vzorové údaje, dvakrát kliknite na tabuľku Objednávky.

    Tabuľka sa zobrazí v okne v hornej časti nástroja Návrhár dotazu.

  3. Dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete sčítať. Pole musí byť nastavené na typ údaju Number alebo Currency. Ak by ste chceli sčítavať hodnoty v nenumerických poliach, napríklad v textovom poli, program Access zobrazí pri spustení dotazu chybové hlásenie Typy údajov sa nezhodujú vo výraze kritérií.

    Ak používate vzorové údaje, dvakrát kliknite na stĺpec Prepravný poplatok.

    Poznámka : Do mriežky môžete pridať ďalšie numerické polia, pre ktoré chcete vypočítať celkové súčty. Dotaz súčtov vypočíta celkové súčty pre viac stĺpcov.

  4. Na karte Návrh kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Súčty. Obrázok tlačidla

    V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Celkom a v bunke stĺpca Prepravný poplatok sa zobrazí položka Zoskupiť podľa.

  5. Zmeňte hodnotu v bunke riadka Celkom na hodnotu Sčítať.

  6. Kliknutím na položku Spustiť Obrázok tlačidla spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

    Tip : Program Access pridá na začiatok každého názvu poľa, ktoré chcete sčítať, slovo „Súčet“. Ak chcete zmeniť záhlavie stĺpca napríklad na názov Celkové prepravné náklady, prepnite späť do návrhového zobrazenia a kliknite na riadok Pole stĺpca Prepravný poplatok v mriežke návrhu. Umiestnite ukazovateľ k položke Prepravný poplatok a zadajte názov Celkové prepravné náklady a za ním dvojbodku, napríklad nasledovne: Celkové prepravné náklady: Prepravný poplatok.

  7. Dotaz môžete uložiť a zatvoriť.

Výpočet celkového súčtu, z ktorého sú vylúčené určité záznamy

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

  2. V dialógovom okne Zobraziť tabuľku dvakrát kliknite na tabuľku Objednávka a tabuľku Podrobnosti objednávky a potom kliknite na tlačidlo Zatvoriť, čím dialógové okno zatvoríte.

  3. K prvému stĺpcu v mriežke návrhu dotazu pridajte pole Dátum objednávky z tabuľky Objednávky.

  4. V riadku Kritériá prvého stĺpca zadajte reťazec Date() -1. Tento výraz vylúči záznam s aktuálnym dátumom z výpočtu súčtu.

  5. Potom vytvorte stĺpec, v ktorom sa vypočítava objem predaja za každú transakciu. Do riadka druhého stĺpca mriežky zadajte výraz Pole:

    Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky].[Zľava]/100)*([Podrobnosti objednávky].[Jednotková cena]*[Podrobnosti objednávky].[Množstvo])

    Referenčné polia výrazov musia mať typy údajov nastavené na hodnotu Number alebo Currency. Ak sa výraz viaže na pole, ktoré má nastavený iný typ údajov, program Access zobrazí pri spustení dotazu hlásenie Typy údajov sa nezhodujú vo výraze kritérií.

  6. Na karte Návrh kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Súčty.

    V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Celkom a v prvom a druhom stĺpci sa zobrazí položka Zoskupiť podľa.

  7. V druhom riadku zmeňte hodnotu v bunke riadka Celkom na hodnotu Sčítať. Funkcia Sčítať spočíta jednotlivé hodnoty predaja.

  8. Kliknutím na položku Spustiť Obrázok tlačidla spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

  9. Dotaz uložte ako Denný predaj.

    Poznámka : Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení sa môže vyskytnúť mierna zmena hodnôt uvedených v riadkoch Pole a Celkom v stĺpci Celková hodnota predaja. Výraz bude vložený vo funkcii Sčítať a v riadku Celkom sa zobrazí položka Výraz namiesto položkySčítať.

    Ak napríklad používate vzorové údaje a vytvoríte dotaz (podľa predchádzajúceho postupu), zobrazí sa nasledovný reťazec:

    Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky].Zľava]/100)*([Podrobnosti objednávky].Jednotková cena*[Podrobnosti objednávky].Množstvo))

Na začiatok stránky

Výpočet skupinových súčtov pomocou dotazu súčtov

Nasledujúci postup vysvetľuje vytváranie dotazu súčtov, ktorý vypočíta medzisúčty skupinových údajov. Pamätajte na to, že predvolene je možné do dotazu súčtov zahŕňať iba polia, ktoré obsahujú skupinu údajov, napríklad pole „kategórie“, a pole, ktorého údaje chcete sčítať, napríklad pole „predaj“. Dotazy súčtov nemôžu obsahovať polia, ktoré popisujú položku v kategórii. Ak si chcete prezrieť popisné údaje, môžete vytvoriť druhý výberový dotaz, ktorý spája polia z dotazu súčtov s dodatočnými poľami údajov.

V nasledujúcej časti je vysvetlené vytváranie dotazov súčtov a výberových dotazov potrebných na identifikáciu celkových hodnôt predaja pre každý produkt. Postup predpokladá využívanie nasledujúcich vzorových tabuliek:

Tabuľka Produkty

Identifikácia produktu

Názov produktu

Cena

Kategória

1

Programmer action figure

$12,95

Dolls

2

Fun with C# (A board game for the whole family)

$15,85

Games and Puzzles

3

Diagram relačnej databázy

$22,50

Art and Framing

4

The Magical Computer Chip (500 Pieces)

$32,65

Art and Framing

5

Access! The Game!

$22,95

Games and Puzzles

6

Computer Geeks and Mythical Creatures

$78,50

Video Games

7

Exercise for Computer Geeks! The DVD!

$14,88

DVDs and Movies

8

Ultimate Flying Pizza

$36,75

Sports

9

External 5.25-inch Floppy Diskette Drive (1/4 Scale)

$65,00

Models and Hobby

10

Bureaucrat non-action figure

$78,88

Dolls

11

Gloom

$53,33

Video Games

12

Build Your Own Keyboard

$77,95

Models and Hobby

Tabuľka Podrobnosti objednávky

Identifikácia podrobnosti

Identifikácia objednávky

Názov produktu

Identifikácia produktu

Jednotková cena

Množstvo

Zľava

1

1

Build Your Own Keyboard

12

$77,95

9

5%

2

1

Bureaucrat non-action figure

2

$78,88

4

7,5%

3

2

Exercise for Computer Geeks! The DVD!

7

$14,88

6

4%

4

2

The Magical Computer Chip

4

$32,65

8

0

5

2

Computer Geeks and Mythical Creatures

6

$78,50

4

0

6

3

Access! The Game!

5

$22,95

5

15%

7

4

Programmer Action Figure

1

$12,95

2

6%

8

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36,75

8

4%

9

5

External 5.25-inch Floppy Diskette Drive (1/4 Scale)

9

$65,00

4

10%

10

6

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

12

6,5%

11

7

Gloom

11

$53,33

6

8%

12

7

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

4

9%

Nasledujúci postup predpokladá vzťah „one-to-many“ medzi poľami Identifikácia produktu v tabuľke Objednávky a tabuľke Podrobnosti objednávky, pričom tabuľka Objednávky je na strane vzťahu v pozícii „one“.

Vytvorenie dotazu na súčty

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

  2. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky vyberte požadované tabuľky, kliknite na položku Pridať a po dokončení pridávania tabuliek kliknite na položku Zavrieť.

    alebo

    Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť, a potom kliknite na položku Zavrieť. Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti Návrhára dotazu.

    Ak použijete vzorové tabuľky uvedené vyššie, pridajte tabuľky Produkty a Podrobnosti objednávky.

  3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť vo svojom dotaze.

    Pravidlom je, že k dotazu sa pridáva iba pole skupiny a pole hodnoty. Namiesto poľa hodnoty je možné použiť výpočet – nižšie je uvedený postup.

    1. Do mriežky návrhu pridajte z tabuľky Produkty pole Kategória.

    2. Zadaním nasledujúceho výrazu do druhého riadka mriežky vytvorte stĺpec, v ktorom sa bude vypočítavať objem predaja za každú transakciu:

      Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky].[Zľava]/100)*([Podrobnosti objednávky].[Jednotková cena]*[Podrobnosti objednávky].[Množstvo])

      Referenčné polia vo výraze musia mať typ údajov nastavený na hodnoty Number alebo Currency. Ak majú referenčné polia nastavený iný typ údajov, program Access zobrazí pri prepnutí do údajového zobrazenia chybové hlásenie Typ údajov sa nezhoduje vo výraze kritérií.

    3. Na karte Návrh kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Súčty.

      V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Celkom, v ktorého prvom a druhom stĺpci sa zobrazí položka Zoskupiť podľa.

    4. V druhom riadku zmeňte hodnotu v riadku Celkom na Sčítať. Funkcia Sčítať spočíta jednotlivé hodnoty predaja.

    5. Kliknutím na položku Spustiť Obrázok tlačidla spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

    6. Dotaz ponechajte otvorený, aby ste ho mohli použiť v ďalšej časti.

      Použitie kritérií v dotaze na súčty

      Dotaz, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti, obsahuje všetky záznamy v podkladovej tabuľke. Pri výpočte súčtov nie sú vylúčené žiadne objednávky a súčty sa zobrazujú pre všetky kategórie.

      Ak chcete vylúčiť niektoré záznamy, pridajte do dotazu kritériá. Môžete ignorovať transakcie, ktoré sú nižšie ako 100 USD, alebo vypočítať súčty iba pre niektoré kategórie produktov. Postup v tejto časti vysvetľuje používanie troch typov kritérií:

    7. Kritériá, ktoré ignorujú pri súčte určité skupiny.    Môžete napríklad vypočítať súčty iba pre kategóriu Video Games, Art and Framing a Sports.

    8. Kritériá, ktoré po výpočte skryjú určité súčty.    Môžete zobraziť napríklad iba súčty vyššie ako 150 000 USD.

    9. Kritériá, ktoré vylučujú jednotlivé záznamy z výpočtu súčtu.    Môžete napríklad vylúčiť jednotlivé predajné transakcie, keď hodnota klesne pod 100 USD (Jednotková cena * Množstvo).

      Nasledujúce kroky obsahujú vysvetlenie postupného pridávania kritérií a zobrazenie ich vplyvu na výsledok dotazu.

      Pridávanie kritérií do dotazu

    10. Otvorte dotaz z predchádzajúcej časti v návrhovom zobrazení. Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a kliknite na možnosť Návrhové zobrazenie.

      alebo

      Pravým tlačidlom myši kliknite na dotaz na navigačnej table a kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

    11. Do riadka Kritérium stĺpca Identifikácia kategórie zadajte reťazec =Dolls Or Sports Or "Art and Framing".

    12. Kliknutím na položku Spustiť Obrázok tlačidla spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

    13. Prepnite späť do návrhového zobrazenia a do riadka Kritérium stĺpca Celková hodnota predaja zadajte reťazec >100.

    14. Spustite dotaz, aby ste videli výsledky, a prepnite späť do návrhového zobrazenia.

    15. Teraz pridajte kritérium, ktorým vylúčite jednotlivé predajné transakcie, ktoré sú nižšie ako 100 USD. Tento krok vykonáte pridaním ďalšieho stĺpca.

      Poznámka : Tretie kritérium nemožno zadať v stĺpci Celková hodnota predaja. Ľubovoľné kritérium, ktoré v tomto stĺpci zadáte, sa vzťahuje na celkovú hodnotu, nie na jednotlivé hodnoty.

    16. Skopírujte výraz z druhého do tretieho stĺpca.

    17. V riadku Celkom v novom stĺpci vyberte možnosť Where a v riadku Kritérium zadajte reťazec >20.

    18. Spustite dotaz a potom ho uložte.

      Poznámka : Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení sa môžu objaviť malé zmeny v mriežke návrhu. V druhom stĺpci sa výraz v riadku Pole zobrazí vložený vo funkcii Súčet a hodnota v riadku Celkom sa zobrazí ako položka Výraz namiesto položky Súčet.

      Celková hodnota predaja: (1-[Podrobnosti objednávky].Zľava]/100)*([Podrobnosti objednávky].Jednotková cena*[Podrobnosti objednávky].Množstvo))

      Zobrazí sa aj štvrtý riadok. Tento stĺpec je kópiou druhého stĺpca, ale kritérium zadané v druhom stĺpci sa zobrazí ako časť nového stĺpca.

Na začiatok stránky

Súčet údajov vo viacerých skupinách pomocou krížového dotazu

Krížový dotaz je špeciálny typ dotazu, ktorý zobrazuje výsledky v mriežke podobnej pracovnému hárku programu Excel. Krížové dotazy sumarizujú hodnoty a následne ich zoskupujú do dvoch množín faktov – jedna množina smerom nadol na boku (množina záhlaví stĺpcov) a druhá naprieč smerom nahor (množina záhlaví stĺpcov). Táto hodnota znázorňuje časť množiny výsledkov pre vzorový krížový dotaz:

Vzorový krížový dotaz

Zapamätajte si, že krížový dotaz nie vždy zaplní všetky polia v množine výsledkov, pretože tabuľky, ktoré sa používajú v dotaze, nie vždy obsahujú hodnoty pre každý možný údajový bod.

Pri vytvorení krížového dotazu sú obyčajne zahrnuté údaje z viacerých tabuliek, pričom vždy sú zahrnuté tri typy údajov: údaje použité ako hlavičky riadkov, údaje použité ako hlavičky stĺpcov a údaje, ktoré sa majú sčítať alebo inak spracovať.

Pre postup v tejto časti sú potrebné nasledujúce tabuľky:

Tabuľka objednávky

Dátum objednávky

Dátum dodania

Mesto dodania

Prepravný poplatok

14/11/2005

15/11/2005

Jakarta

$55,00

14/11/2005

15/11/2005

Sydney

$76,00

16/11/2005

17/11/2005

Sydney

$87,00

17/11/2005

18/11/2005

Jakarta

$43,00

17/11/2005

18/11/2005

Paríž

$105,00

17/11/2005

18/11/2005

Stuttgart

$112,00

18/11/2005

19/11/2005

Viedeň

$215,00

19/11/2005

20/11/2005

Miami

$525,00

20/11/2005

21/11/2005

Viedeň

$198,00

20/11/2005

21/11/2005

Paríž

$187,00

21/11/2005

22/11/2005

Sydney

$81,00

23/11/2005

24/11/2005

Jakarta

$92,00

Tabuľka Podrobnosti objednávky

Identifikácia objednávky

Názov produktu

Identifikácia produktu

Jednotková cena

Množstvo

Zľava

1

Build Your Own Keyboard

12

$77,95

9

5%

1

Bureaucrat non-action figure

2

$78,88

4

7,5%

2

Exercise for Computer Geeks! The DVD!

7

$14,88

6

4%

2

The Magical Computer Chip

4

$32,65

?

0

2

Computer Geeks and Mythical Creatures

6

$78,50

4

0

3

Access! The Game!

5

$22,95

5

15%

4

Programmer Action Figure

1

$12,95

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

?

$36,75

?

4%

5

External 5.25-inch Floppy Diskette Drive (1/4 Scale)

9

$65,00

4

10%

6

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

12

6,5%

7

Gloom

11

$53,33

6

8%

7

Diagram relačnej databázy

3

$22,50

4

9%

V nasledujúcom postupe je vysvetlené vytvorenie krížového dotazu, ktorý zoskupuje celkové hodnoty predaja podľa miest. Dotaz využíva dva výrazy na vrátenie formátovaného dátumu a súčet predajných hodnôt.

Vytvorenie krížového dotazu

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

  2. V dialógovom okne Zobrazenie tabuliek dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze, a kliknite na tlačidlo Zavrieť.

    Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti Návrhára dotazu.

    Ak používate vzorové tabuľky, dvakrát kliknite na tabuľky Objednávky a Podrobnosti objednávky.

  3. Dvakrát kliknite na polia, ktoré chcete použiť vo svojom dotaze.

    Každý názov poľa sa zobrazí v prázdnej bunke v riadku Pole mriežky návrhu.

    Ak používate vzorové tabuľky, pridajte polia Miesto dodania a Dátum dodania z tabuľky Objednávky.

  4. Do ďalšej prázdnej bunky riadku Pole skopírujte a prilepte alebo zadajte nasledujúci výraz: Celková hodnota predaja: Sum(CCur([Podrobnosti objednávky].[Jednotková cena]*[Množstvo]*(1-[Zľava])/100)*100)

  5. Na karte Návrh kliknite v skupineTyp dotazu na položku Krížový.

    Riadky Celkom a Krížová tabuľka sa zobrazia v mriežke návrhu.

  6. Kliknite na bunku v riadku Celkom v poli Mesto a vyberte položku Zoskupiť podľa. Rovnako postupujte v poli Dátum dodania. Zmeňte hodnotu v bunke Celkom poľa Celková hodnota predaja na hodnotu Výraz.

  7. V riadku Krížová tabuľka nastavte bunku v poli Mesto na položku Záhlavie riadka, pole Dátum dodania nastavte na položku Záhlavie stĺpca a pole Celková hodnota predaja nastavte na položku Hodnota.

  8. Na karte Návrh kliknite v skupineVýsledky na položku Spustiť.

    Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Odkaz na agregačné funkcie

Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam a popis agregačných funkcií, ktoré poskytuje program Access pre riadok súčtu a dotazy. Pre dotazy poskytuje program Access viac agregačných funkcií ako pre riadok súčtu. Ak pracujete s projektom programu Access (používateľské rozhranie programu Access pripojené na databázu servera Microsoft SQL Server), môžete použiť väčšiu množinu agregačných funkcií, ktorú poskytuje server SQL Server. Ďalšie informácie o tejto množine agregačných funkcií nájdete v knihách online servera Microsoft SQL Server.

Funkcia

Popis

Použitie s typom údajov

Priemer

Vypočíta priemernú hodnotu pre stĺpec. Stĺpec musí obsahovať číselné typy údajov alebo údaje typu Currency alebo Date/Time. Funkcia ignoruje hodnoty null.

Number, Currency, Date/Time

Počet

Výsledkom je počet položiek v stĺpci.

Všetky typy údajov okrem komplexných a opakujúcich sa skalárnych údajov, ako je napríklad stĺpec zoznamov s viacerými hodnotami.

Ďalšie informácie o zoznamoch s viacerými hodnotami nájdete v článkoch Sprievodca poľami s viacerými hodnotami a Pridanie alebo zmena vyhľadávacieho poľa, ktoré umožňuje ukladanie viacerých hodnôt.

Maximum

Vráti položku s najvyššou hodnotou. Pre textové údaje funkcia vráti poslednú hodnotu v abecednom poradí, pričom program Access nerozlišuje veľké a malé písmená. Funkcia ignoruje hodnoty null.

Number, Currency, Date/Time

Minimum

Vráti položku s najnižšou hodnotou. Pre textové údaje funkcia vráti prvú hodnotu v abecednom poradí, pričom program Access nerozlišuje veľké a malé písmená. Funkcia ignoruje hodnoty null.

Number, Currency, Date/Time

Smerodajná odchýlka

Vypočíta mieru rozptylu hodnôt okolo priemeru.

Ďalšie informácie o používaní tejto funkcie nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Number, Currency

Súčet

Pridá položky do stĺpca. Funkcia pracuje s číselnými typmi údajov a menou.

Number, Currency

Odchýlka

Vypočíta štatistickú odchýlku zo všetkých hodnôt v stĺpci. Túto funkciu môžete použiť len pre číselné údaje alebo menu. Ak tabuľka obsahuje menej ako dva riadky, program Access vráti hodnotu null.

Ďalšie informácie o používaní funkcií odchýlky nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Number, Currency

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×