Priradenie politiky archivácie údajov k e-mailovým správam

Ak používate program Microsoft Outlook 2010 s kontom servera Microsoft Exchange Server 2010, môžete používať archív online ako alternatívny ukladací priestor na ukladanie starších e-mailových správ. Položky v archíve online nemajú vplyv na ukladaciu kvótu konta na serveri Exchange Server. Pre organizácie je archív online lacnejším riešením ukladania údajov.

Poznámka :  Politiky archívu online sú k dispozícii iba vtedy, ak sa používajú špecifické licencie programu Microsoft Outlook 2010 alebo Outlook 2007, ďalej konto na serveri Microsoft Exchange Server 2010 s licenciou klientskeho prístupu (CAL) Exchange Standard alebo Enterprise a ak správca servera Exchange povolil archiváciu online. Ďalšie informácie sa nachádzajú v časti Licenčné požiadavky v tomto článku.

Obsah tohto článku

Archív online

Politiky archivácie údajov

Priradenie politiky archivácie údajov k poštovému priečinku

Priradenie politiky archivácie údajov

Odstránenie politiky archivácie údajov

Priradenie politiky archivácie údajov k e-mailovým správam

Priradenie politiky archivácie údajov

Odstránenie politiky archivácie údajov

Zobrazenie politiky archivácie údajov poštovej schránky

Licenčné požiadavky

Exchange Server

Maloobchodné licencie programu Outlook

Multilicencie programu Outlook

Archív online

V porovnaní s archiváciou položiek vo forme údajových súborov programu Outlook (.pst) priamo v počítači predstavuje archív online značnú výhodu. Údajový súbor programu Outlook (.pst) je dostupný iba v programe Outlook a iba v počítači, v ktorom je daný súbor uložený. S použitím archívu online sú vaše archivované položky plne prístupné z ľubovoľného počítača, a to buď v programe Microsoft Outlook 2010 alebo prostredníctvom aplikácie Outlook Web App (OWA).

Správy je možné kopírovať alebo premiestňovať medzi hlavnou poštovou schránkou na serveri Exchange Server a archívom online, odporúčaným spôsobom na premiestňovanie položiek je však použitie politík archivácie údajov. Politiky archivácie umožňujú automatizované spravovanie okolností, za ktorých sa položky majú premiestniť z poštovej schránky na serveri Exchange Server do archívu online.

Politiky archivácie údajov

Politiky archivácie údajov vytvára správca servera Exchange Server. Predvolene obsahuje každé konto servera Exchange Server jednu politiku archivácie údajov poštovej schránky a päť ďalších politík archivácie, ktoré je možné uplatniť na priečinky alebo jednotlivé správy.

Politika

Popis

Poštová schránka – premiestniť do archívu po 2 rokoch

Po uplynutí 2 rokov sa správy automaticky premiestnia do archívu online. Týka sa to všetkých položiek v poštovej schránke s výnimkou tých, ktoré ktoré majú vlastnú špecifickú politiku archivácie, prípadne ju zdedili od svojho priečinka.

Premiestniť do archívu po 6 mesiacoch

Po uplynutí 6 mesiacov sa správy automaticky premiestnia do archívu online.

Premiestniť do archívu po 1 roku

Po uplynutí 365 dní sa správy automaticky premiestnia do archívu online.

Premiestniť do archívu po 2 rokoch

Po uplynutí 2 rokov sa správy automaticky premiestnia do archívu online.

Premiestniť do archívu po 5 rokoch

Po uplynutí 5 rokov sa správy automaticky premiestnia do archívu online.

Nikdy nepremiestňovať do archívu

Správy sa nikdy nepremiestňujú do archívu online.

Vo vašej organizácii sa možno používajú doplnkové politiky archivácie, ktoré je možné manuálne aplikovať na priečinky alebo jednotlivé správy.

Dôležité :  V prípade otázok v súvislosti s politikami archivácie vo vašej organizácii sa oboznámte s pravidlami vašej organizácie.

Priraďovanie politík archivácie je jednoduchšie po celých priečinkoch, ako pre každú správu osobitne. Ak je určitá politika archivácie priradená k priečinku alebo k správam daného priečinka, vždy je možné vybrať spomedzi týchto správ jednu alebo viaceré správy a priradiť k nim inú politiku archivácie. Politika priradená priamo ku konkrétnej správe má vyššiu prioritu ako všetky politiky zdedené od priečinka a poštovej schránky.

Priradenie politiky archivácie údajov k poštovému priečinku

Priradenie politiky archivácie údajov

  1. Na navigačnej table kliknite na poštový priečinok.

  2. Na karte Priečinok kliknite v skupine Vlastnosti na príkaz Politika.

Príkaz Politika na páse s nástrojmi

Tlačidlo Politika na páse s nástrojmi chýba.

Ak sa na páse s nástrojmi nenachádza príkaz Politika, buď váš správca servera Exchange Server nepovolil politiky archivácie a uchovávania údajov pre vaše konto, alebo nepoužívate licenciu programu Outlook, ktorá je pre túto funkciu nevyhnutná. Ďalšie informácie nájdete v časti Licenčné požiadavky v tomto článku.

  1. Na karte Politika v časti Archív online kliknite v zozname Premiestniť položky do archívu, keď sú staršie ako: na položku, ktorá je v súlade s pravidlami vašej organizácie.

Odstránenie politiky archivácie údajov

Po odstránení politiky archivácie údajov sa na položku bude vzťahovať politika priečinka, pokiaľ bola priradená.

  1. Na navigačnej table kliknite na poštový priečinok.

  2. Na karte Priečinok kliknite v skupine Vlastnosti na príkaz Politika.

Príkaz Politika na páse s nástrojmi

  1. V časti Archív online kliknite v zozname Premiestniť položky do archívu, keď sú staršie ako: na položku Použiť politiku nadradeného priečinka.

Na začiatok stránky

Priradenie politiky archivácie údajov k e-mailovým správam

Priradenie politiky archivácie údajov

  1. V zozname správ kliknite na správu.

Tip :  Ak chcete vybrať viaceré správy, stlačte a podržte kláves CTRL a potom kliknutím označte jednotlivé požadované správy.

  1. Na karte Domov kliknite v skupine Značky na príkaz Priradiť politiku.

Príkaz Priradiť politiku na páse s nástrojmi

Príkaz Priradiť politiku na páse s nástrojmi chýba.

Ak sa na páse s nástrojmi nenachádza príkaz Priradiť politiku, buď váš správca servera Exchange Server nepovolil politiky archivácie a uchovávania údajov pre vaše konto, alebo nepoužívate licenciu programu Outlook, ktorá je pre túto funkciu nevyhnutná. Ďalšie informácie sa nachádzajú v časti Licenčné požiadavky v tomto článku.

  1. V časti Politika archivácie údajov kliknite na položku, ktorá je v súlade s pravidlami vašej organizácie.

Ak sa k určitej správe priradí termín archivácie, po otvorení danej správy sa termín archivácie zobrazí v spodnej časti okna správy pod telom správy.

Odstránenie politiky archivácie údajov

Po odstránení politiky archivácie z e-mailovej správy sa na danú položku bude vzťahovať politika priečinka, pokiaľ bola priradená.

  1. V zozname správ kliknite na správu.

Tip :  Ak chcete vybrať viaceré správy, stlačte a podržte kláves CTRL a potom kliknutím označte jednotlivé požadované správy.

  1. Na karte Domov kliknite v skupine Značky na príkaz Priradiť politiku.

Príkaz Priradiť politiku na páse s nástrojmi

  1. Kliknite na položku Použiť politiku priečinka.

Ak sa k určitej správe priradí termín archivácie, po otvorení danej správy sa termín archivácie zobrazí v spodnej časti okna správy pod sekciou tela správy.

Na začiatok stránky

Zobrazenie politiky archivácie údajov poštovej schránky

Správca servera Exchange Server môže priradiť politiku archivácie údajov ku všetkým e-mailovým správam vo vašej poštovej schránke na serveri Exchange Server.

Každá správa vo vašej poštovej schránke Exchange, ktorá nemá vlastnú politiku archivácie, zdedí politiku poštovej schránky.

Ak chcete zobraziť politiku poštovej schránky, použite nasledovný postup:

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. V časti Informácie o konte overte, či je vybraté konto servera Exchange Server. Ak máte v profile programu Outlook nakonfigurované viaceré kontá, kliknite na šípku nadol a potom kliknutím vyberte konto Exchange.

  3. V časti Konto – nastavenie sa zobrazí informácia obsahujúca webovú adresu, ktorá umožňuje prístup ku kontu Exchange prostredníctvom služby Outlook Web Access (OWA), ako aj k e-mailovým správam, ktoré boli automaticky premiestnené do archívu online.

Nastavenia konta Exchange v zobrazení BackStage vrátane informácií o službe OWA a o archíve online

Poznámka :  Ak správca servera Exchange nenastavil službu OWA alebo archív online, tieto položky sa nemusia zobraziť.

Na začiatok stránky

Licenčné požiadavky

Na používanie archivácie online sú potrebné nasledujúce licencie servera Microsoft Exchange Server 2010:

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard, licencia klientskeho prístupu (CAL)

  • Microsoft Exchange Server 2010 Enterprise, licencia klientskeho prístupu (CAL)

Používanie archívu online okrem toho vyžaduje aj niektorú z nasledujúcich licencií programu Outlook:

Maloobchodné licencie programu Outlook

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 ako súčasť balíka Office 2010 Professional

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 ako súčasť balíka Office 2007 Ultimate

Multilicencie programu Outlook

Poznámka :  Tieto licencie sú k dispozícii iba prostredníctvom multilicencií. Ďalšie informácie sa nachádzajú v časti Multilicenčné programy spoločnosti Microsoft.

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 ako súčasť balíka Office 2010 Professional Plus

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 ako súčasť balíka Office 2007 Professional Plus

  • Outlook 2007 ako súčasť balíka Office 2007 Enterprise

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×