Pripočítanie času mimo kancelárie do outlookových kalendárov spolupracovníkov

V outlookovom kalendári môžete k časovému úseku jednoducho priradiť označenie ako „nemám čas“ alebo „mimo pracoviska“. Čo však urobiť, ak nepoužívate Office 365, nemáte povolené zdieľanie kalendára, no potrebujete zreteľne vyčleniť čas mimo pracoviska, aby o ňom boli informovaní spolupracovníci? V tomto článku sa vysvetľuje, ako pridať prispôsobené celodenné žiadosti o schôdzu do kalendárov spolupracovníkov bez zásahu do voľného času v ich kalendároch.

Plánovanie dovolenky prostredníctvom žiadosti o schôdzu je dvojkrokový proces. Najprv svojim spolupracovníkom oznámte, že nebudete prítomní, a to pridaním dovolenky do ich kalendárov. Potom si dovolenku zaznačte aj do vlastného kalendára.

Krok 1: Pridanie časového úseku svojej dovolenky do kalendárov spolupracovníkov

Keď označíte vo svojom kalendári časový úsek ako „mimo pracoviska“, vaši spolupracovníci to zistia, keď sa pokúsia naplánovať s vami schôdzu. Nebolo by však lepšie, keby ste mohli informovať každého vopred o svojom čase mimo pracoviska bez vplyvu na stav ich označenia voľného času alebo zbytočného zapĺňania ich kalendárov? Môžete tak urobiť nastavením svojich informácií tak, aby sa zobrazovali v kalendároch spolupracovníkov ako celodenná udalosť, ale na rozdiel od normálnej celodennej udalosti, ktorá je obyčajne nastavená na stav Nemám čas, sa táto celodenná udalosť zobrazí ako voľný čas. Nastavenie stavu voľného času vašich spolupracovníkov to neovplyvní.

Poznámka : Žiadosti o schôdzu sú navrhnuté na odosielanie medzi používateľmi Outlooku. Ak chcete pri zostavovaní žiadosti o schôdzu v Outlooku vidieť rozvrhy ostatných pracovníkov, vaša organizácia musí používať Microsoft Exchange Server.

  1. V kalendári kliknite na karte Domov na položku Nová schôdza.

    Klávesová skratka Ak chcete vytvoriť novú žiadosť o schôdzu, stlačte kombináciu klávesov CTRL + SHIFT + Q.

  2. Do poľa Predmet zadajte popis a v prípade potreby miesto do poľa Miesto.

  3. V zoznamoch Čas začatia a Čas ukončenia vyberte začiatok a koniec času mimo pracoviska. V prípade dovoleniek sú to obvykle celé dni. V takom prípade začiarknite políčko Celodenná udalosť.

    Poznámka : Outlook na plánovanie predvolene používa aktuálne nastavenie časového pásma v počítači. Ak chcete plánovať svoj čas mimo kancelárie na základe iného časového pásma, v skupine Možnosti kliknite na položku Časové pásma.

  4. V skupine Možnosti kliknite v rozbaľovacom zozname Zobraziť ako na položku Voľný čas. Ak ste už špecifikovali, že ide o celodennú udalosť, v zozname Zobraziť ako bude automaticky nastavená možnosť Voľný čas.

    Dôležité : 

    • Skontrolujte, či má nastavenie Zobraziť ako hodnotu Voľný čas. To umožní príjemcom žiadosti o schôdzu prijať žiadosť o schôdzu a pridať čas vašej dovolenky do svojich kalendárov, no v ich kalendároch sa nebude blokovať žiadny časový úsek. Kalendár príjemcu bude naďalej zobrazovať dostupnosť na plánovanie počas vašej dovolenky.

    • Pri výbere celodennej udalosti je časom začiatku udalosti polnoc. Ak nechcete, aby vaši spolupracovníci prijali upozornenia v nevhodnom čase, nastavte položku Pripomenutie na možnosť Žiadne.

  5. Zadajte ľubovoľné informácie, ktoré chcete s príjemcami zdieľať.

  6. Do riadka Komu zadajte požadovaných príjemcov.

  7. Ak chcete upozorniť osoby na sériu opakujúcich sa časových udalostí, kedy budete mimo kancelárie, v skupine Možnosti kliknite na položku Opakovanie, vyberte spôsob opakovania a kliknite na tlačidlo OK.

  8. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Keď odošlete túto žiadosť o schôdzu s hodnotou poľa Zobraziť ako nastavenou na možnosť Voľný čas, udalosť sa zobrazí vašim spolupracovníkom v kalendároch Outlooku na začiatku programu každého dňa – je to vizuálne pripomenutie, ktoré neblokuje žiadny časový úsek pracovného času.

Poznámka : Ak ste nezačiarkli políčko Celodenná udalosť, udalosť sa zobrazí v časovom rozvrhu; nezobrazí sa na začiatku rozvrhu dňa. Stále však bude označená ako voľný čas.

Krok 2: Blokovanie časového úseku dovolenky vo svojom kalendári

Ak ste postupovali podľa pokynov uvedených v predchádzajúcej časti, vami odoslaná žiadosť o schôdzu bola označená ako voľný čas, aby nedošlo k blokovaniu času v kalendároch ostatných osôb. Tento čas je však vo vašom kalendári takisto označený ako voľný čas. Teraz musíte vytvoriť pre seba ďalšiu plánovanú činnosť, aby ostatní videli, že nie ste v uvedenom čase k dispozícii.

Bežnou chybou je, ak po odoslaní pôvodnej žiadosti vo svojom kalendári otvoríte žiadosť o schôdzu a nastavenie Zobraziť ako zmeníte z hodnoty Voľný čas na hodnotu Mimo pracoviska. Ak tak urobíte, každému, komu ste odoslali žiadosť o schôdzu, sa odošle aktualizácia, ktorá zmení označenie časovej udalosti z hodnoty Voľný čas na hodnotu Mimo pracoviska, čím sa zmaria opatrenia, ktoré ste vykonali, aby sa tak nestalo. Vo svojom kalendári musíte vytvoriť duplikát plánovanej činnosti s hodnotou Mimo pracoviska v poli Zobraziť ako.

Keď ostatní používajú kalendár Outlooku na plánovanie schôdzí a iných udalostí, zobrazí sa im vaša dostupnosť, ak ste tomu zmenou povolení pre svoj kalendár nezabránili. Plánované činnosti, schôdze a udalosti majú obvykle pole Zobraziť ako nastavené na hodnotu Nemám čas. Môžete tiež vytvoriť položky, ktoré majú v poli Zobraziť ako nastavenú hodnotu Mimo pracoviska. Položky s označením Mimo pracoviska sa považujú za podobné ako položky s označením Nemám čas – predpokladá sa, že v tom čase nie ste k dispozícii. Tieto dva typy sa vizuálne odlišujú – položky s označením Mimo pracoviska sú vyznačené purpurovou farbou, položky s označením Nemám čas sú vyznačené modrým farebným motívom. Tento rozdielny vzhľad pomáha graficky znázorniť, prečo nie ste k dispozícii. Konfliktná položka Nemám čas sa napríklad môže presunúť, no položku Mimo pracoviska, keď ste na dovolenke, pravdepodobne nebudete môcť alebo chcieť zmeniť.

  1. V kalendári kliknite na karte Domov na položku Nová plánovaná činnosť.

  2. Do poľa Predmet zadajte názov úlohy.

  3. V zoznamoch Čas začiatku a Čas ukončenia kliknite na dátumy, ktorými sa začína a končí čas mimo pracoviska.

  4. Začiarknite políčko Celodenná udalosť.

  5. Zmeňte nastavenie poľa Zobraziť ako na hodnotu Mimo pracoviska.

  6. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

Poznámka : Môžete zvážiť, či pôvodnú žiadosť o schôdzu, ktorú ste poslali ostatným osobám, neodstránite (len z vášho kalendára). Môžete si ju však vo svojom kalendári ponechať, aby ste ju mohli jednoducho použiť na odoslanie prípadnej aktualizácie alebo zrušenia, ak sa vaše plány zmenia.

Krok 1: Pridanie časového úseku svojej dovolenky do kalendárov spolupracovníkov

Keď označíte vo svojom kalendári časový úsek ako „mimo pracoviska“, vaši spolupracovníci to zistia, keď sa pokúsia naplánovať s vami schôdzu. Nebolo by však lepšie, keby ste mohli informovať každého vopred o svojom čase mimo pracoviska bez vplyvu na stav ich označenia voľného času alebo zbytočného zapĺňania ich kalendárov? Môžete tak urobiť nastavením svojich informácií tak, aby sa zobrazovali v kalendároch spolupracovníkov ako celodenná udalosť, ale na rozdiel od normálnej celodennej udalosti, ktorá je obyčajne nastavená na stav Nemám čas, sa táto celodenná udalosť zobrazí ako voľný čas. Nastavenie stavu voľného času vašich spolupracovníkov to neovplyvní.

Poznámka : Žiadosti o schôdzu sú navrhnuté na odosielanie medzi používateľmi Outlooku. Ak chcete pri zostavovaní žiadosti o schôdzu v Outlooku vidieť rozvrhy ostatných pracovníkov, vaša organizácia musí používať Microsoft Exchange Server.

  1. V ponuke Súbor ukážte na položku Nový a kliknite na možnosť Žiadosť o schôdzu.

    Klávesová skratka Ak chcete vytvoriť novú žiadosť o schôdzu, stlačte kombináciu klávesov CTRL + SHIFT + Q.

  2. Do poľa Predmet zadajte popis a v prípade potreby miesto do poľa Miesto.

  3. V zoznamoch Čas začatia a Čas ukončenia vyberte začiatok a koniec času mimo pracoviska. V prípade dovoleniek sú to obvykle celé dni. V takom prípade začiarknite políčko Celodenná udalosť.

    Poznámka : Outlook na plánovanie predvolene používa aktuálne nastavenie časového pásma v počítači. Ak chcete plánovať svoj čas mimo kancelárie na základe iného časového pásma, na karte Schôdza v skupine Možnosti kliknite na položku Časové pásma.

  4. V skupine Možnosti kliknite v rozbaľovacom zozname Zobraziť ako na položku Voľný čas. Ak ste už špecifikovali, že ide o celodennú udalosť, v zozname Zobraziť ako bude automaticky nastavená možnosť Voľný čas.

    Dôležité : 

    • Skontrolujte, či má nastavenie Zobraziť ako hodnotu Voľný čas. To umožní príjemcom žiadosti o schôdzu prijať žiadosť o schôdzu a pridať čas vašej dovolenky do svojich kalendárov, no v ich kalendároch sa nebude blokovať žiadny časový úsek. Kalendár príjemcu bude naďalej zobrazovať dostupnosť na plánovanie počas vašej dovolenky.

    • Pri výbere celodennej udalosti je časom začiatku udalosti polnoc. Ak nechcete, aby vaši spolupracovníci prijali upozornenia v nevhodnom čase, nastavte položku Pripomenutie na možnosť Žiadne.

  5. Zadajte ľubovoľné informácie, ktoré chcete s príjemcami zdieľať.

  6. Do riadka Komu zadajte požadovaných príjemcov.

  7. Ak chcete upozorniť osoby na sériu opakujúcich sa časových udalostí, kedy budete mimo kancelárie, na karte Schôdza v skupine Možnosti kliknite na položku Opakovanie, vyberte spôsob opakovania a kliknite na tlačidlo OK.

    Keď k žiadosti o schôdzu pridáte spôsob opakovania, karta Schôdza sa zmení na kartu Rad schôdzí.

  8. Na karte Schôdza kliknite v časti Zobraziť na položku Plánovaná činnosť.

  9. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Keď odošlete túto žiadosť o schôdzu s hodnotou poľa Zobraziť ako nastavenou na možnosť Voľný čas, udalosť sa zobrazí vašim spolupracovníkom v kalendároch Outlooku na začiatku programu každého dňa – je to vizuálne pripomenutie, ktoré neblokuje žiadny časový úsek pracovného času.

Poznámka : Ak ste nezačiarkli políčko Celodenná udalosť, udalosť sa zobrazí v časovom rozvrhu; nezobrazí sa na začiatku rozvrhu dňa. Stále však bude označená ako voľný čas.

Krok 2: Blokovanie časového úseku dovolenky vo svojom kalendári

Ak ste postupovali podľa pokynov uvedených v predchádzajúcej časti, vami odoslaná žiadosť o schôdzu bola označená ako voľný čas, aby nedošlo k blokovaniu času v kalendároch ostatných osôb. Tento čas je však vo vašom kalendári takisto označený ako voľný čas. Teraz musíte vytvoriť pre seba ďalšiu plánovanú činnosť, aby ostatní videli, že nie ste v uvedenom čase k dispozícii.

Bežnou chybou je, ak po odoslaní pôvodnej žiadosti vo svojom kalendári otvoríte žiadosť o schôdzu a nastavenie Zobraziť ako zmeníte z hodnoty Voľný čas na hodnotu Mimo pracoviska. Ak tak urobíte, každému, komu ste odoslali žiadosť o schôdzu, sa odošle aktualizácia, ktorá zmení označenie časovej udalosti z hodnoty Voľný čas na hodnotu Mimo pracoviska, čím sa zmaria opatrenia, ktoré ste vykonali, aby sa tak nestalo. Vo svojom kalendári musíte vytvoriť duplikát plánovanej činnosti s hodnotou Mimo pracoviska v poli Zobraziť ako.

Keď ostatní používajú kalendár Outlooku na plánovanie schôdzí a iných udalostí, zobrazí sa im vaša dostupnosť, ak ste tomu zmenou povolení pre svoj kalendár nezabránili. Plánované činnosti, schôdze a udalosti majú obvykle pole Zobraziť ako nastavené na hodnotu Nemám čas. Môžete tiež vytvoriť položky, ktoré majú v poli Zobraziť ako nastavenú hodnotu Mimo pracoviska. Položky s označením Mimo pracoviska sa považujú za podobné ako položky s označením Nemám čas – predpokladá sa, že v tom čase nie ste k dispozícii. Tieto dva typy sa vizuálne odlišujú – položky s označením Mimo pracoviska sú vyznačené purpurovou farbou, položky s označením Nemám čas sú vyznačené modrým farebným motívom. Tento rozdielny vzhľad pomáha graficky znázorniť, prečo nie ste k dispozícii. Konfliktná položka Nemám čas sa napríklad môže presunúť, no položku Mimo pracoviska, keď ste na dovolenke, pravdepodobne nebudete môcť alebo chcieť zmeniť.

  1. Kalendári v ponuke Súbor ukážte na položku Nové a potom kliknite na položku Plánovaná činnosť.

  2. Do poľa Predmet zadajte názov úlohy.

  3. V zoznamoch Čas začiatku a Čas ukončenia kliknite na dátumy, ktorými sa začína a končí čas mimo pracoviska.

  4. Začiarknite políčko Celodenná udalosť.

  5. Zmeňte nastavenie poľa Zobraziť ako na hodnotu Mimo pracoviska.

  6. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

Poznámka : Môžete zvážiť, či pôvodnú žiadosť o schôdzu, ktorú ste poslali ostatným osobám, neodstránite (len z vášho kalendára). Môžete si ju však vo svojom kalendári ponechať, aby ste ju mohli jednoducho použiť na odoslanie prípadnej aktualizácie alebo zrušenia, ak sa vaše plány zmenia.

Pozrite tiež

Najvhodnejšie postupy pri používaní kalendára Outlooku

Plánovanie schôdze s inými osobami

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×