Priloženie súborov a grafiky do záznamov v databáze

Pravidlá návrhu príloh a databázy

Každé pole v relačnej databáze predvolene obsahuje len jednu časť údajov. Ak by napríklad pole adresy obsahovalo viac ako jednu adresu, vyhľadávanie adries by bolo zložité alebo by vôbec nebolo možné. Na prvý pohľad sa tak zdá, že prílohy nie sú v súlade s pravidlami návrhu databázy, pretože do jedného poľa možno pridať viac súborov a teda viac údajov. Prílohy však pravidlá návrhu neporušujú, pretože pri prikladaní súborov do záznamu Access vytvorí jednu alebo viacero systémových tabuliek, ktoré nebadane využíva na normalizáciu údajov. Tieto tabuľky nie je možné zobraziť ani s nimi pracovať.

Informácie o zobrazení ďalších systémových tabuliek nájdete v článku Používanie navigačnej tably. Informácie o navrhovaní databázy nájdete v článku Základy navrhovania databázy.

Možnosti používania priložených súborov

Pri práci s priloženými súbormi majte na pamäti nasledujúce pokyny:

• Súbory môžete priložiť len do databáz vytvorených v programe Access, ktoré používajú formát súboru .accdb. Nie je možné zdieľať prílohy medzi databázou programu Access (.accdb) a databázou v staršom formáte súboru (.mdb).

• V tabuľke musíte vytvoriť a nastaviť pole s typom údajov Príloha. Po nastavení poľa na typ údajov Príloha už toto nastavenie nemôžete meniť.

• Do jedného záznamu môžete uložiť viacero súborov. Môžete napríklad ukladať obrázky a súbory vytvorené pomocou programov na spracovanie textu a tabuľkových hárkov.

• Môžete pripojiť maximálne dva gigabajty údajov (maximálna veľkosť databázy Access ). Jednotlivé súbory nemôžu byť väčšie ako 256 MB.

• Prílohy môžete pridávať, upravovať a spravovať pomocou dialógového okna Prílohy. Toto dialógové okno môžete otvoriť priamo z tabuľky dvojitý kliknutím na pole prílohy. Ak chcete prílohy spravovať pomocou formulára alebo ich chcete zobrazovať zo zostavy, musíte do formulára alebo zostavy pridať ovládací prvok prílohy a potom tento ovládací prvok naviazať na podkladové pole s prílohou v požadovanej tabuľke.

• Ovládací prvok Príloha predvolene vykresľuje obrázky a zobrazuje ikony programov, ktoré sú priradené k iným typom súborov. Predpokladajme, že ste k záznamu priložili fotografiu, životopis a kresbu vytvorenú vo Visiu. Pri posúvaní medzi prílohami sa v ovládacom prvku vykreslí obrázok a zobrazia sa ikony programov priradených k dokumentu a kresbe.

• Keď otvoríte dialógové okno Prílohy z tabuľky alebo formulára, môžete pomocou neho pridávať, odstraňovať, upravovať a ukladať priložené súbory. Keď otvoríte dialógové okno Prílohy zo zostavy, priložené súbory môžete ukladať len do iného umiestnenia.

• Program Access skomprimuje priložené súbory, pokým nie sú už pôvodne skomprimované. Napríklad súbory vo formáte JPEG sú skomprimované už grafickým programom, v ktorom boli vytvorené, takže ich program Access neskomprimuje.

• Ak je program, v ktorom bol vytvorený priložený súbor, nainštalovaný v počítači, potom je možné priložené súbory otvoriť a upravovať v danom programe.

• Priložené súbory môžete uložiť na jednotke pevného disku alebo v sieti. Prílohy môžete upraviť tak, aby vyhovovali vašim požiadavkám, a potom tieto zmeny uložiť v rámci databázy.

• S prílohami môžete narábať pomocou programovania.

Pomocou postupov v nasledujúcich častiach môžete pridať a spravovať prílohy.

Na začiatok stránky

Pridanie poľa prílohy v údajovom zobrazení

1. V tabuľke otvorenej v údajovom zobrazení kliknite na prvý dostupný prázdny stĺpec. Prázdny stĺpec nájdete podľa slov Pridať nové pole v hlavičke stĺpca.

2. Na karte Polia tabuľky kliknite v skupine Formátovanie na šípku nadol vedľa položky Typ údajov a potom kliknite na položku Príloha.

   Access nastaví typ údajov pre pole na možnosť Príloha a umiestni ikonu do riadka hlavičky poľa. Nasledujúci obrázok znázorňuje nové pole prílohy. Všimnite si ikonu spinky v riadku hlavičky daného stĺpca. Podľa predvoleného nastavenia nie je možné zadávať text do riadka hlavičky poľa typu Attachment.

   

3. Uložte zmeny.

   Nezabudnite, že toto nové pole nemôžete skonvertovať na iný typ údajov. Ak si však myslíte, že ste sa pomýlili, pole môžete odstrániť.

Pridanie poľa prílohy v návrhovom zobrazení

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete zmeniť, a v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .

2. V stĺpci Názov poľa vyberte prázdny riadok a zadajte názov pre pole prílohy.

3. V tom istom riadku kliknite v zozname Typ údajov na položku Attachment.

4. Uložte zmeny.

   Nezabudnite, že toto nové pole nemôžete skonvertovať na iný typ údajov. Ak si však myslíte, že ste sa pomýlili, pole môžete odstrániť.

5. Prejdite na kartu Návrh a v skupine Zobrazenia kliknite na šípku pod tlačidlom Zobraziť. Kliknutím na položku Údajové zobrazenie otvorte tabuľku na používanie.

   

   - alebo -

   Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu danej tabuľky a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Údajové zobrazenie.

   -alebo-

   Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Otvoriť.

6. Prejdite na ďalšie kroky.

Na začiatok stránky

Pridanie prílohy k tabuľke

1. Otvorte tabuľku s poľom prílohy v údajovom zobrazení a dvakrát kliknite myšou na pole prílohy.

   Otvorí sa dialógové okno Prílohy. Dialógové okno je znázornené na nasledujúcom obrázku.

   

2. Kliknite na položku Pridať. Otvorí sa dialógové okno Výber súboru.

3. Pomocou zoznamu Kde hľadať navigujete k súborom, ktoré chcete priložiť do záznamu, vyberte tieto súbory a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

   Môžete vybrať viacero súborov s ľubovoľným podporovaným typom údajov. Zoznam podporovaných typov údajov nájdete v časti Referenčné informácie o prílohách nižšie v tomto článku.

4. V dialógovom okne Prílohy kliknite na tlačidlo OK. Súbory sa pridajú do tabuľky.

   Access pridá súbory do poľa a zvýši číslo, ktoré príslušne označuje prílohy. Nasledujúci obrázok zobrazuje pole s dvoma pripojenými obrázkami:

   

5. Podľa potreby zopakujte tento postup a pridajte požadované súbory do aktuálneho poľa alebo do iných polí v tabuľke.

Otvorenie priloženého súboru z tabuľky

1. V tabuľke otvorenej v údajovom zobrazení kliknite dvakrát myšou na bunku v poli prílohy.

2. V dialógovom okne Prílohy kliknite dvakrát na súbor, ktorý chcete otvoriť.

   -alebo-

   Vyberte súbor a kliknite na tlačidlo Otvoriť.

   Spustí sa program priradený k danému súboru a otvorí sa priložený súbor – napríklad súbory programu Excel sa otvoria v programe Excel atď.

   Niektoré obrázkové súbory sa môžu otvoriť v programe Microsoft Windows Picture. Ak si obrázok nechcete len zobraziť, môžete na neho kliknúť pravým tlačidlom myši a potom vybrať položku Upraviť. Spustí sa program, v ktorom bol súbor vytvorený, ak je v počítači nainštalovaný.

Uloženie zmien v priloženom súbore

1. Súbor podľa potreby upravte v programe, v ktorom bol vytvorený.

2. Uložte zmeny vykonané v súbore a potom zatvorte pôvodný program. Zapamätajte si, že pri každej zmene priloženého súboru sa zmeny uložia do priečinka dočasných internetových súborov na pevnom disku. Ďalšie informácie o tomto priečinku nájdete v poznámkach na konci tejto časti.

3. Ak chcete zmeny uložiť natrvalo, vráťte sa do Access a v dialógovom okne Prílohy kliknite na tlačidlo OK.

   Zobrazí sa hlásenie podobné nasledujúcemu:

   

4. Kliknite na tlačidlo Áno a vykonané zmeny sa uložia.

   Poznámka: Keď otvoríte priložený súbor v nadradenom programe na zobrazenie alebo úpravy, Access dočasnú kópiu súboru umiestni do dočasného priečinka. Ak zmeníte súbor a uložíte zmeny z nadradeného programu, Access zmeny uloží do dočasnej kópie. Keď sa vrátite do Access a kliknutím na tlačidlo OKzatvoríte dialógové okno Prílohy, Access sa zobrazí výzva na opätovné uloženie priloženého súboru. Ak chcete zapísať zmenený súbor do databázy, kliknite na tlačidlo Áno . Ak chcete ponechať súbor v databáze nedotknutý, kliknite na tlačidlo Nie .

Na začiatok stránky

Pridanie ovládacieho prvku prílohy do formulára alebo zostavy

Pomocou postupu v tejto časti môžete pridať ovládací prvok prílohy do formulára alebo zostavy a potom tento ovládací prvok naviazať na pole s typom údajov Príloha v podkladovej tabuľke. Rovnaký postup platí pri pridávaní ovládacieho prvku prílohy do formulára aj zostavy. Skôr než začnete, uistite sa, či aspoň jedna tabuľka v databáze obsahuje pole prílohy. Ďalšie informácie o pridávaní poľa prílohy nájdete v časti Pridanie poľa prílohy do tabuľky vyššie v tomto článku.

Navrhovanie formulára a zostavy môže byť zložitý proces, a tak postupy uvedené v týchto častiach predpokladajú, že už máte databázu, ktorá obsahuje aspoň jednu tabuľku a jeden formulár alebo zostavu. Informácie o vytváraní tabuliek, formulárov a zostáv nájdete v nasledujúcich článkoch:

• Vytvorenie tabuľky a pridanie polí

• Vytvorenie formulára pomocou nástroja Formulár

• Vytvorenie jednoduchej zostavy

Spravovanie príloh pomocou formulára

Po pridaní ovládacieho prvku prílohy do formulára môžete pridávať, upravovať, odstraňovať a ukladať priložené súbory priamo z formulára. Ak zostava obsahuje viac príloh, môžete sa posúvať medzi priloženými súbormi, čo nie je možné pri práci s tabuľkou.

Uloženie jednej prílohy

1. V dialógovom okne Prílohy kliknite na tlačidlo Uložiť ako.

   Otvorí sa dialógové okno Uložiť prílohu.

2. Pomocou zoznamu Uložiť do nájdite nové umiestnenie pre súbor a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Uloženie všetkých príloh

1. V dialógovom okne Prílohy kliknite na tlačidlo Uložiť všetko.

   Otvorí sa dialógové okno Uložiť prílohy.

2. Pomocou zoznamu Kde hľadať nájdite nové umiestnenie pre súbory a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky

Odstránenie prílohy

1. Kliknite dvakrát na pole prílohy v tabuľke. Otvorí sa dialógové okno Prílohy.

   -alebo-

   Vo formulári (v zobrazení rozloženia alebo formulárovom zobrazení) prejdite na záznam obsahujúci prílohu, ktorú chcete odstrániť, a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť prílohu na miniatúrnom paneli s nástrojmi. Otvorí sa dialógové okno.

2. V dialógovom okne Prílohy vyberte súbor, ktorý chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo Odstrániť.

Na začiatok stránky

Otvorenie tabuľky, formulára alebo zostavy z navigačnej tably

1. Stlačte kláves F11.

   Poznámka: Ak je navigačná tabla zatvorená, stlačením klávesu F11 sa otvorí a vyberie. Ak je otvorená, stlačením klávesu F11 sa zatvorí. V takom prípade musíte stlačiť kláves F11 znova, aby sa tabla otvorila a vybrala.

2. Pomocou klávesov ŠÍPKA NAHOR a ŠÍPKA NADOL vyberte tabuľku, formulár alebo zostavu, ktorú chcete otvoriť.

3. Stlačte kláves ENTER a vybratý objekt sa otvorí.

   Ak otvoríte tabuľku, Access umiestni kurzor do prvého poľa v tabuľke. Ak otvoríte formulár alebo zostavu, Access umiestni zameranie do prvého poľa.

Zobrazenie príloh z tabuliek

1. Podľa potreby použite klávesy so šípkami na presunutie kurzora do požadovaného poľa prílohy.

2. Stlačte kláves MEDZERNÍK.

   Otvorí sa dialógové okno Prílohy.

3. Pomocou klávesu TAB sa môžete presúvať medzi tlačidlami v dialógovom okne a prejsť z tlačidiel do zoznamu priložených súborov zobrazených pod položkou Prílohy.

   Poznámka: Záznamy môžu obsahovať viac ako jednu prílohu. Ak potrebujete vybrať prílohu zo zoznamu dvoch alebo viacerých súborov, stlačením klávesu TAB sa presuňte do zoznamu súborov a potom pomocou klávesov so šípkami vyberte požadovaný súbor. Potom sa stlačením klávesu TAB vráťte na tlačidlá a vyberte požadovanú akciu.

4. Keď vyberiete požadovaný súbor a tlačidlo, stlačte kláves ENTER.

5. Po dokončení akcie použite kláves TAB alebo klávesy ŠÍPKA NAHOR a ŠÍPKA NADOL a vyberte tlačidlo OK. Potom stlačte kláves ENTER.

Posúvanie medzi prílohami z formulára alebo zostavy

Tieto kroky platia len v prípade, že máte klávesnicu Microsoft Natural Keyboard a záznam obsahuje viac ako jednu prílohu.

1. Stláčajte kláves TAB dovtedy, kým sa nevyberie ovládací prvok prílohy. Predvolene Access zvýrazní ovládací prvok a označenie priradené k ovládaciemu prvku, ak označenie existuje.

2. Stlačte kláves Application.

   Otvorí sa kontextová ponuka.

3. Stlačte kláves TAB alebo použite klávesy so šípkami a vyberte položku Dopredu alebo Naspäť. Potom stlačte kláves ENTER.

4. Opakujte krok 2 dovtedy, kým sa nepresuniete na požadovaný priložený súbor.

Otvorenie dialógového okna Prílohy z formulára alebo zostavy

Tieto kroky platia iba v prípade, že máte klávesnicu Microsoft Natural Keyboard.

1. Stláčajte kláves TAB dovtedy, kým sa nevyberie ovládací prvok prílohy. Predvolene Access zvýrazní ovládací prvok a označenie priradené k ovládaciemu prvku, ak označenie existuje.

2. Stlačte kláves Application.

   Otvorí sa kontextová ponuka.

3. Stlačte kláves TAB alebo použite klávesy so šípkami a vyberte položku Zobraziť prílohy. Potom stlačte kláves ENTER.

   Otvorí sa dialógové okno Prílohy.

4. Pomocou klávesu TAB sa môžete presúvať medzi tlačidlami v dialógovom okne a prejsť z tlačidiel do zoznamu priložených súborov zobrazených pod položkou Prílohy (otvorte dvojitým kliknutím).

   Záznamy môžu obsahovať viac ako jednu prílohu. Ak potrebujete vybrať prílohu zo zoznamu dvoch alebo viacerých súborov, stlačením klávesu TAB sa presuňte do zoznamu súborov a potom pomocou klávesov so šípkami vyberte požadovaný súbor. Potom sa stlačením klávesu TAB vráťte na tlačidlá a vyberte požadovanú akciu.

5. Keď vyberiete požadovaný súbor a tlačidlo, stlačte kláves ENTER.

6. Po dokončení akcie použite kláves TAB alebo klávesy so šípkami a vyberte tlačidlo OK. Potom stlačte kláves ENTER.

Na začiatok stránky

Podporované formáty súborov s obrázkom

Access prirodzene podporuje nasledujúce formáty grafických súborov, t. j. ovládací prvok prílohy vykresľuje tieto súbory bez toho, aby bol potrebný ďalší softvér.

Formát BMP (bitová mapa systému Windows)

Formát RLE (bitová mapa Run Length Encoded)

Formát DIB (bitová mapa nezávislá na zariadení)

Formát GIF (Graphics Interchange Format)

Formát JPEG, JPG, JPE (Joint Photographic Experts Group)

Formát EXIF (Exchangeable File Format)

Formát PNG (Portable Network Graphics)

Formát TIFF, TIF (Tagged Image File Format)

Formát ICON, ICO (ikona)

Formát WMF (metasúbor systému Windows)

Formát EMF (rozšírený metasúbor)

Podporované formáty dokumentov a iných súborov

Ako prílohu môžete pridať ľubovoľný súbor vytvorený v programe balíka Microsoft Office. Priložiť môžete aj súbory denníkov (.log), textové súbory (.text, .txt) a skomprimované súbory (.zip).

Konvencia pomenovávania súborov

Názvy priložených súborov môžu obsahovať ľubovoľný znak Unicode podporovaný systémom súborov NTFS, ktorý sa používa v systéme Microsoft Windows. Názvy súboru musia navyše spĺňať nasledujúce kritériá:

• názvy nemôžu obsahovať viac ako 255 znakov vrátane prípon názvov súborov,

• názvy nemôžu obsahovať nasledujúce znaky: otáznik (?), úvodzovky ("), lomku a spätnú lomku (/ \), ľavú a pravú hranatú zátvorku (< >), hviezdičku (*), zvislú lomku (|), dvojbodku (:) a značku odsekov (¶).

Typy súborov, ktoré Access komprimuje

Keď k databáze pripojíte niektorý z nasledujúcich typov súborov, Access ich skomprimuje, ak ešte nie sú natívne skomprimované.

Blokované formáty súborov

Access blokuje nasledujúce typy priložených súborov. V súčasnosti nie je možné odblokovať žiadny z typov súborov uvedených vyššie.

Priloženie súborov do záznamov pomocou programovania

Access sprístupní objektový model a programovacie rozhrania na priloženie súborov k záznamom pomocou kódu programu Visual Basic for Applications (VBA). Informácie o programovom priložení súborov nájdete v článkoch LoadFromFilea SaveToFile.

Na začiatok stránky