Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.
Jedným z prvých krokov pri riadení projektu je pridanie úloh, ktoré je potrebné vykonať na dokončenie projektu. Zoznam úloh môže byť jednoduchý ako kontrolný zoznam vecí, ktoré je potrebné urobiť, prípadne môže byť o niečo zložitejší, teda môže obsahovať dátumy začatia a dokončenia, vzťahy k iným úlohám a iné informácie o súvisiacich úlohách. Bez ohľadu na to, či vytvoríte jednoduchý kontrolný zoznam úloh alebo plánovaný zoznam úloh, používajú na lokalite rovnaký zoznam. Môžete teda začať jednoduchým kontrolným zoznamom a neskôr pridať detaily k úlohám, čím vytvoríte plánovaný zoznam úloh.
Pridanie jednoduchého kontrolného zoznamu úloh
Ak s plánovaním projektu ešte len začínate, alebo ak nepredpokladáte, že tento projekt bude veľmi komplikovaný, na efektívne riadenie projektu postačí aj jednoduchý kontrolný zoznam úloh. Kontrolný zoznam môže obsahovať termíny splnenia úloh projektu a priradenia pre členov projektového tímu.
Pridanie jednoduchého kontrolného zoznamu úloh:
-
Na paneli Rýchle spustenie na vašej lokalite kliknite na položku Úlohy.
-
Na stránke Úlohy kliknite na položku Upraviť.
-
Do stĺpca Názov úlohy zadajte názov jednotlivých úloh, ktoré je potrebné v rámci projektu dokončiť. Po pridaní úlohy prejdete na ďalší riadok stlačením tlačidla Enter.
Tip: Chcete pridať novú úlohu medzi dve existujúce úlohy v zozname? Kliknite vľavo od začiarkavacieho políčka existujúcej úlohy a stlačte tlačidlo Vložiť. Nad vybratú existujúcu úlohu sa pridá nový riadok. Takisto môžete kliknúť na možnosť Vložiť v skupine Hierarchia na karte Úlohy.
-
Do stĺpca Termín dokončenia zadajte alebo vyberte požadovaný dátum dokončenia pre jednotlivé úlohy v zozname. Ak si nie ste istí, kedy je potrebné úlohu dokončiť, nechajte políčko v stĺpci pre danú úlohu prázdne.
-
Do stĺpca Priradené zadajte alebo vyberte mená všetkých osôb, ktoré budú na danej úlohe v zozname pracovať.
Tip: Najvhodnejšie je priradiť ku každej úlohe len jednu osobu. Pri priradení viacerých osôb sa môžu vyskytnúť problémy s označovaním úloh ako dokončených. Z Anninho pohľadu dáva zmysel, aby po dokončení svojej práce na úlohe označila túto úlohu na stránke Moje úlohy ako dokončenú. Tým by sa však táto úloha označila ako dokončená pre všetky priradené osoby, nielen pre Annu. Niekto iný môže na úlohe stále pracovať. Ak zvážite, že napriek tomu potrebujete priradiť k úlohe viac osôb, mená oddeľte bodkočiarkami (;).
-
Po dokončení pridania jednoduchého kontrolného zoznamu úloh kliknite na položku Zastaviť.
Jednoduchý zoznam úloh je možné rýchlo pridať aj vložením zoznamu z hárka Excelu. Ak stĺpce používané v hárku presne zodpovedajú stĺpcom zobrazeným na stránke Úlohy, môžete jednoducho kliknúť na zoznam úloh a vložiť údaje z hárka. Mená sa spárujú s kontami (ak je to možné) v stĺpci Priradené k.
Počas práce na projekte môžete po dokončení úlohy začiarknuť políčko vedľa príslušného názvu úlohy.
V prípade, že potrebujete viac možností spravovania úloh v jednoduchom kontrolnom zozname, môžete pomocou krokov v nasledujúcej časti pridať detaily k úlohám a vytvoriť tak komplexnejší plánovaný zoznam.
Pridanie plánovaného zoznamu úloh
Ak je váš projekt o niečo zložitejší, môže byť plánovaný zoznam úloh pre vás užitočný pri sledovaní práce a poskytne vám lepšie možnosti riadenia.
Pridanie plánovaného zoznamu úloh:
-
Na paneli Rýchle spustenie na vašej lokalite kliknite na položku Úlohy.
-
Na stránke Úlohy kliknite na položku Nová úloha. Prípadne na karte Úlohy na páse s nástrojmi kliknite na položku Nová položka.
Poznámka: Ak ste najprv vytvorili jednoduchý kontrolný zoznam úloh, ale projekt nadobudol zložitejšiu štruktúru, k existujúcim úlohám môžete jednoducho pridať ďalšie detaily. Ak chcete vybrať úlohu, kliknite vľavo od začiarkavacieho políčka úlohy a potom na karte Úlohy na páse s nástrojmi kliknite na položku Upraviť položku. Týmto sa úloha otvorí a môžete pridať viacej detailov plánovania.
-
Do poľa Názov úlohy zadajte názov úlohy.
-
V poli Počiatočný dátum a Termín splnenia zadajte alebo vyberte dátum začatia a ukončenia úlohy. Ak si nie ste týmito dátumami istí, informácie zatiaľ nevypĺňajte. Môžete sa k nim vrátiť neskôr a pridať ich pri úprave údajov úlohy.
-
Do poľa Priradené zadajte meno alebo e-mailovú adresu osoby, ktorá má pracovať na úlohe.
Tip: Najvhodnejšie je priradiť ku každej úlohe len jednu osobu. Pri priradení viacerých osôb sa môžu vyskytnúť problémy s označovaním úloh ako dokončených. Z Anninho pohľadu dáva zmysel, aby po dokončení svojej práce na úlohe označila túto úlohu na stránke Moje úlohy ako dokončenú. Tým by sa však táto úloha označila ako dokončená pre všetky priradené osoby, nielen pre Annu. Niekto iný môže na úlohe stále pracovať. Ak zvážite, že napriek tomu potrebujete priradiť k úlohe viac osôb, mená oddeľte bodkočiarkami (;).
-
Ak práca na úlohe už začala, do poľa % dokončenia zadajte percento na označenia približného priebehu dokončenia prác a zostávajúcej práce.
Tip: Údaj v tomto poli je pre členov projektového tímu kľúčový, ak je pravidelne aktualizovaný. Umožňuje vám zistiť priebeh prác na projekte, či je projekt správne riadený a bude načas dokončený.
-
Zadajte stručný popis úlohy v poli Popis, ak chcete zadať podrobnejšie informácie o plánovanej práci. Tieto informácie môžu byť užitočné pre vedúcich pracovníkov alebo iných účastníkov projektu, ktorí sa snažia sledovať stav projektu.
-
Začiarkavacie políčka a tlačidlá vedľa poľa Predchodcovia slúžia v projekte na označenie úloh, ktoré je potrebné dokončiť pred začatím aktuálnej úlohy.
Povedzme napríklad, že vytvárate úlohu s názvom Publikovať tlačovú správu, ktorá môže začať až po dokončení úlohy Napísať tlačovú správu. V poli vľavo vyberte úlohu Napísať tlačovú správu a kliknite na tlačidlo Pridať. Úloha sa presunie do poľa vpravo. Takto je označené, že úloha Napísať tlačovú správu je predchodcom úlohy, t. j. predchádza úlohe Publikovať tlačovú správu.
-
Vyberte príslušnú úroveň priority v zozname Priorita.
-
Vyberte príslušný stav v zozname Stav úlohy.
Tip: Toto je ďalšie pole, ktoré je pre členov projektového tímu užitočné, ak je pravidelne aktualizované. Pomôže vám zvládnuť prekážky, oneskorenia plánovaných činností a iné závažné problémy plánovania.
-
Kliknite na tlačidlo Uložiť.
Práca so zoznamom úloh
Počas práce so zoznamom úloh sú úlohy po termíne splnenia v zozname označené červenou farbou. Po označení oneskorenej úlohy ako dokončenej, a to začiarknutím políčka vedľa úlohy, termín splnenia už nie je zobrazený červenou farbou.
Tiež môžete prepínať medzi rôzne zobrazenia zoznamu úloh po kliknutí na prepojenia Zobraziť nad zoznamom. Môžete si vybrať z Všetky úlohy, Kalendár, Dokončené, Ganttov graf, Oneskorené úlohy, Moje úlohy a nadchádzajúce, alebo môžete zmeniť existujúce zobrazenie alebo vytvorenie vlastného zobrazenia zoznamu úloh. Ak požadované zobrazenie nie je uvedený vyššie zoznam úloh, kliknite na položku kliknite na položku Ďalšie možnosti (...) vedľa prepojenia Zobraziť a vyberte požadované zobrazenie. Ďalšie informácie o vytváraní vlastných zobrazení nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.
Po pridaní detailných úloh do projektu pravdepodobne potrebujete vykonať:
