Informácie môžete zhromažďovať alebo aktualizovať aj napriek tomu, že sa e-maily používajú v programoch Microsoft Access 2007 alebo Access 2010 s Microsoft Outlookom 2007 alebo Microsoft Outlookom 2010. Access vás bude sprevádzať vytvorením formulára na zhromažďovanie údajov a odoslaním formulára v e-mailovej správe. Keď príjemcovia e-mailu vrátia vyplnené formuláre, môžete vybrať, aby sa zhromaždené údaje automaticky spracovali a uložili do zadanej databázy programu Access. Tento spôsob zhromažďovania údajov vám môže ušetriť času a úsilia, ktoré sa zvyčajne zapája do kopírovania a prilepovania alebo manuálneho procesu zadávania údajov. Nižšie sú uvedené niektoré scenáre, v ktorých môžete tento proces použiť na zhromažďovanie údajov:
Prieskumy Môžete urobiť prieskum a zostaviť výsledky tak, že najprv vytvoríte Accessovú databázu s potrebnými tabuľkami na uloženie výsledkov a pomocou Sprievodcu vygenerujete formulár prieskumu a potom ho oddeľte účastníkom prieskumu. Keď účastníci odpovedajú, údaje prieskumu sa automaticky uložia do databázy.
Správy o stave Bez ohľadu na to, či ide o najnovší stav na úrovni zásob alebo aktuálne informácie o prebiehajúcich problémoch, váš tím vás môže informovať odoslaním e-mailových správ obsahujúcich aktuálne informácie v pravidelných intervaloch.
Správa udalostí Pri organizovaní konferencie alebo školení alebo iných udalostí môžete odoslať formulár ako e-mailovú správu na zhromažďovanie kontaktných informácií, cestovných a hotelových preferencií atď. Ak sa rozhodnete, že odpovede budú automaticky spracované, účastníci si budú môcť kedykoľvek zmeniť svoje preferencie bez toho, aby vás museli informovať, a budete mať vždy prístup k najnovším údajom na účely rozhodovania.
V tomto článku je vysvetlené, čo je potrebné na tento proces použiť, ako začať používať sprievodcu a potom vám poskytne ďalšie informácie o rôznych krokoch, ktoré vám pomôžu pri postupe pri sledovaní sprievodcu.
Poznámka: Zhromaždené údaje nebudete môcť pridať, ak váš príjemca používa službu Hotmail alebo Yahoo, aby vám odoslal formulár na zhromažďovanie údajov.
Skôr než začnete
Ak zhromažďujete údaje pomocou e-mailových správ prvýkrát, vykonajte tieto kroky:
-
Uistite sa, že máte v počítači nainštalované nasledujúce aplikácie:
-
Access 2007 alebo Access 2010.
-
Outlook 2007 alebo Outlook 2010. Ak chcete odoslať e-mailové správy, musíte mať Outlook nainštalovaný a nakonfigurovaný v počítači, ktorý používate. Ak máte Outlook nainštalovaný, ale ešte nie je nakonfigurovaný, spustite Outlook a postupujte podľa pokynov v Sprievodcovi spustením programu Outlook. Ak potrebujete pomoc s sprievodcom, pozrite si tému Pomocník pre Outlook.
-
Ak plánujete použiť formulár programu InfoPath, skontrolujte, či máte nainštalovaný program InfoPath 2007 alebo novšiu verziu, a príjemcovia budú musieť mať v počítačoch nainštalovaný program InfoPath.
-
Príjemcovia e-mailu musia mať buď program InfoPath, alebo e-mailového klienta, ktorý podporuje formát HTML nainštalovaný vo svojich počítačoch, aby mohol formulár Zobraziť a upraviť.
Formulár, ktorý sa používa na zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ, nie je formulár programu Access. Sprievodca vygeneruje špeciálny formulár vo formáte HTML alebo InfoPath.
Identifikujte cieľovú databázu. Databáza môže byť vo formáte. mdb alebo. accdb. Súbory. mde a. ACCDE sú okrem toho podporované. Ak nechcete používať existujúcu databázu, musíte vytvoriť novú.
-
-
Identifikujte alebo vytvorte tabuľky, ktoré majú byť vyplnené údajmi z e-mailových odpovedí. Ak zhromažďujete údaje pre existujúce tabuľky, uistite sa, že tabuľky nie sú určené iba na čítanie a či máte potrebné povolenia na pridanie alebo aktualizáciu ich obsahu.
Poznámka: Polia prílohy, automatické číslovanie, OLE a multi-oceňujú nie je možné zhromažďovať pomocou e-mailových správ
Ak operácia zhromažďovania údajov vyplní dve alebo viac tabuliek, musíte vytvoriť výberový dotaz a použiť ho ako zdroj záznamov formulára. Presvedčte sa, či dotaz obsahuje všetky povinné polia z podkladových tabuliek. Ak používate existujúci dotaz, presvedčte sa, či dotaz nie je určený iba na čítanie, a či máte potrebné povolenia na pridanie alebo aktualizáciu jeho obsahu. Ďalšie informácie o vytváraní dotazu na základe dvoch alebo niekoľkých tabuliek nájdete v článku úvodné informácie o dotazoch.
Ukladanie údajov ako nových záznamov v nasledujúcich situáciách:
-
Ak budú údaje vyplnené viacerými tabuľkami.
-
Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole primárneho kľúča. Hodnoty hlavného kľúča sú potrebné na priradenie jednotlivých odpovedí k existujúcemu záznamu. Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča, buď ju pridajte, alebo priraďte existujúce pole s jedinečnými hodnotami ako primárny kľúč.
-
Ak cieľová tabuľka neobsahuje žiadne záznamy. Ak je tabuľka prázdna, sprievodca predpokladá, že chcete pridať záznamy.
-
Ak e-mailové adresy príjemcov nie sú uložené ako pole v databáze. Pri zhromažďovaní údajov na aktualizáciu záznamov nebudete môcť manuálne zadať adresy v správe vytvorenej sprievodcom. Pole adresa musí byť v cieľovej tabuľke alebo v tabuľke, ktorá má vzťah s cieľovou tabuľkou.
Začíname
-
Otvorte databázu, v ktorej budú zhromaždené údaje uložené.
-
Ak chcete pridať údaje do jednej tabuľky, vyberte tabuľku na navigačnej table. Ak chcete vyplniť viacero súvisiacich tabuliek, vyberte dotaz, ktorý je viazaný na tieto tabuľky.
-
Ak chcete spustiť sprievodcu, vykonajte niektorý z týchto krokov:
-
Na karte externé údaje kliknite v skupine zhromaždiť údaje na položku vytvoriť E-mail.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku alebo dotaz a potom kliknite na položku zhromažďovať a aktualizovať údaje prostredníctvom e-mailu.
Poznámka: Ak sa v tabuľke nenachádzajú žiadne polia, alebo ak má iba typ vyhľadávacieho poľa Automatické číslovanie, objekt OLE, príloha alebo pole s viacerými hodnotami, v Accesse sa zobrazí toto hlásenie: vybratá tabuľka alebo dotaz neobsahuje žiadne polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailu.
-
Ak tabuľka obsahuje polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov, spustí sa sprievodca. Ak cieľová tabuľka podporuje pridávanie aj aktualizáciu údajov, sprievodca vás prevedie potrebnými krokmi na zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ.
Nasledujúce časti môžete použiť ako referenciu na všetky otázky, ktoré môžu byť v priebehu nasledujúcich siedmich hlavných krokov procesu.
Vyberte typ formulára na zadávanie údajov, ktorý chcete odoslať.
Vyberte typ formulára na základe jednoduchého použitia pre seba a svojich príjemcov.
Výber formulára HTML HTML formulár môže zobraziť a upraviť ktorýkoľvek používateľ, ktorého e-mailový klient podporuje HTML
Výber formulára programu Microsoft InfoPath Táto možnosť sa zobrazí iba vtedy, ak je v počítači nainštalovaný program InfoPath. Túto možnosť vyberte iba v prípade, že všetci príjemcovia majú vo svojich počítačoch nainštalovaný program InfoPath a Outlook. Formulár InfoPath ponúka lepší prístup k údajom a prostredie úprav,
Zobrazená strana sprievodcu závisí od toho, či cieľový objekt podporuje aktualizáciu údajov. Ak je objekt dotazom založeným na dvoch alebo niekoľkých tabuľkách, alebo ak ide o tabuľku, ktorá nemá pole hlavného kľúča alebo neobsahuje žiadne záznamy, sprievodca predpokladá, že chcete pridať nové záznamy, a zobrazí výzvu na výber polí formulára. Vo všetkých ostatných prípadoch vám sprievodca vyzve, aby ste určili, či chcete pridať alebo aktualizovať údaje pred vyžiadaním výberu polí formulára.
Vyberte, či chcete zhromažďovať nové údaje alebo aktualizovať existujúce údaje
Zadajte, čo chcete s údajmi vykonať. Typ formulára, ktorý používate, má vplyv na počet nových záznamov, ktoré môže príjemca Odoslať v jednej odpovedi. Pri aktualizácii údajov počet záznamov, ktoré musí príjemca aktualizovať, identifikuje počet vopred dokončených formulárov, ktoré budú zahrnuté v správe.
Poznámka: Ak chcete pridať nové záznamy, zadajte e-mailové adresy do poľa adresa e-mailovej správy po vytvorení správy. Ak chcete aktualizovať existujúce údaje, musia byť e-mailové adresy príjemcov uložené ako pole v podkladovej tabuľke alebo dotaze alebo v súvisiacej tabuľke.
Zadanie údajov, ktoré chcete zhromaždiť
Pri výbere polí, ktoré sa majú zahrnúť do formulára, nie je potrebné do formulára zahrnúť všetky polia, ktoré sa nachádzajú v podkladovej tabuľke alebo dotaze. Musia sa však splniť tieto podmienky:
-
Povinné polia: Polia označené symbolom hviezdička (*) sú povinné polia. Ak zhromažďujete nové záznamy, sprievodca automaticky pridá všetky polia, ktorých požadovaná vlastnosť je nastavená na možnosť Áno. Ak sú všetky povinné polia záznamov prázdne, Access nedokáže pridať záznam do tabuľky.
-
Nepodporované typy polí: Niektoré typy polí nebudete môcť zahrnúť do formulára, ako je napríklad pole Automatické číslovanie, príloha, objekt OLE alebo vyhľadávacie polia s viacerými hodnotami.
-
Pole hlavného kľúča: Používateľ bude môcť pri pridávaní záznamov zadať hodnotu do poľa. Ak sa daná hodnota už používa, odpoveď sa nespracuje.
Poznámka: Pre každé zahrnuté pole v časti Vlastnosti poľazadajte označenie a kliknite na položku iba na čítanie , ak nechcete, aby používateľ menil údaje v tomto poli.
Určenie automatického alebo manuálneho spracovania údajov
Môžete vybrať automatické alebo manuálne spracovanie odpovedí. Automatické spracovanie znamená, že keď dostanete odpovede, Outlook a Access spolupracujú na exporte údajov do cieľových tabuliek v databáze. Automatické spracovanie vám môže ušetriť váš časový úsek a námahu. Manuálne spracovanie znamená, že spustíte operáciu exportu na prenos údajov zo zadaného priečinka v Outlooku do cieľovej tabuľky v Accesse.
Odpovede sa úspešne exportujú do cieľovej tabuľky, kým sa v čase, keď odpovede dosiahnu svoju poštovú schránku, splnia tieto podmienky:
-
Outlook už musí byť spustený v počítači. Ak Outlook nie je spustený, spracovanie sa spustí pri ďalšom spustení Outlooku.
-
Access nesmie byť zabezpečený heslom a nemal by byť otvorený vo výhradnom režime. Názov alebo umiestnenie databázy sa od odoslania e-mailovej správy nesmú zmeniť.
-
Názvy tabuliek a dotazov a vlastnosti polí, ktoré sú súčasťou formulára, sa od odoslania e-mailovej správy nesmú zmeniť.
-
Ak chcete pridať alebo aktualizovať obsah podkladových tabuliek a dotazov, musíte mať požadované povolenia.
Poznámka: Ak automatické spracovanie zlyhá, skúste opraviť všetky problémy a potom manuálne exportujte odpovede, ktoré zlyhali. Všetky odpovede, ktoré sa dostanú do priečinka Doručená pošta po vyriešení problémov, sa naďalej spracujú automaticky.
Nastavenie vlastností na ovládanie automatického spracovania odpovedí
Ak chcete zadať iný priečinok Outlooku, v ktorom sú uložené odpovede, v časti Zadajte, ako chcete spracovať stránku odpovedí sprievodcu, kliknite na názov priečinka. V dialógovom okne Výber priečinka vyberte iný priečinok alebo kliknite na položku nové a vytvorte nový priečinok.
Ak kliknete na položku nastaviť vlastnosti na ovládanie automatického spracovania odpovedí na zmenu alebo jemné vyladenie nastavení importu, informácie o dostupných možnostiach nájdete v nasledujúcej tabuľke:
|
Možnosť |
Výsledok |
|---|---|
|
Zahodenie odpovedí od používateľov, ktorým ste správu neodoslali |
Začiarknite toto políčko, ak chcete automaticky spracovať iba odpovede, ktoré odoslali pôvodné príjemcovia správy. Odpovede od iných ľudí sú uložené v cieľovom priečinku, ale nespracúvajú sa automaticky. |
|
Prijatie viacerých odpovedí od jednotlivých príjemcov |
Začiarknite toto políčko, ak chcete automaticky spracovať len prvú odpoveď od každého príjemcu. Druhé a ďalšie odpovede sú uložené v cieľovom priečinku, ale nespracúvajú sa automaticky. Poznámka: Toto nastavenie len kontroluje počet odpovedí a nie počet záznamov v rámci jednej odpovede, ktoré sú spracované. Inými slovami, ak odošlete formulár InfoPath, používateľ vám môže odoslať viacero záznamov v jednej odpovedi a program Access automaticky spracuje všetky záznamy v odpovedi, a to aj v prípade, že toto políčko nie je začiarknuté. |
|
Povoliť len aktualizácie existujúcich údajov |
Keď príjemcovia používajú formulár InfoPath na aktualizáciu údajov, môžu okrem aktualizácií existujúcich záznamov odosielať aj nové záznamy. Ak chcete spracovať iba aktualizácie existujúcich záznamov, začiarknite toto políčko. |
|
Počet odpovedí, ktoré sa majú spracovať |
Zadajte celkový počet odpovedí (od všetkých príjemcov), ktoré chcete automaticky spracovať. Ak chcete, aby sa všetky odpovede automaticky spracovali, zadajte do textového poľa veľkú hodnotu, napríklad 5000. Odpovede prijaté po dosiahnutí zadanej hodnoty sú uložené v cieľovom priečinku, ale nespracúvajú sa automaticky. |
|
Dátum a èas ukončenia |
Zadajte, kedy sa má pre túto e-mailovú správu zastaviť automatické spracovanie odpovedí. Odpovede prijaté po tomto dátume a čase sú uložené v cieľovom priečinku, ale nie sú automaticky spracované. |
Ak chcete tieto možnosti neskôr zmeniť, na karte externé údaje v skupine zhromaždiť údaje kliknite na položku Spravovať odpovede. V dialógovom okne Spravovanie správ zhromažďovania údajov vyberte správu, pre ktorú chcete zmeniť nastavenia, a potom kliknite na položku možnosti správy. Zmeny, ktoré vykonáte v dialógovom okne, ovplyvnia všetky nasledujúce odpovede, ktoré dostanete pre danú správu.
Manuálne spracovanie odpovedí
Ak chcete kontrolovať, kedy a ktoré odpovede sa spracúvajú, nevyberajte možnosť automatického procesu. Odpovede sa uložia do zadaného priečinka v Outlooku, kým nevyberiete a nekliknete pravým tlačidlom myši na jednotlivé odpovede v priečinku, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku exportovať údaje do programu Microsoft Access .
V niektorých prípadoch môže byť tiež potrebné manuálne spracovať odpovede, ktoré sa nepodarilo spracovať automaticky.
Pred exportovaním údajov si zapamätajte nasledujúci postup:
-
Accessová databáza by sa nemala otvoriť vo výhradnom režime a názov alebo umiestnenie databázy sa od odoslania e-mailovej správy nesmú zmeniť.
-
Názvy tabuliek a dotazov a vlastnosti polí, ktoré sú súčasťou formulára, sa od odoslania e-mailovej správy nesmú zmeniť.
-
Ak chcete pridať alebo aktualizovať obsah podkladových tabuliek a dotazov, musíte mať požadované povolenia.
Výber spôsobu, akým sa majú zadať e-mailové adresy príjemcov
Ak zhromažďujete iba nové informácie, môžete zadať e-mailové adresy dvoma spôsobmi:
-
V e-mailovej správe Outlooku zadajte e-mailové adresy individuálne alebo vyberte adresy z adresára.
-
Použite pole e-mailová adresa v tabuľke alebo dotaze aktuálnej databázy programu Access.
Poznámka: Pri zhromažďovaní údajov na aktualizáciu existujúcich záznamov sa toto dialógové okno nezobrazuje, pretože e-mailové adresy príjemcov musia byť najprv k dispozícii ako pole v databáze.
Zadávanie e-mailových adries priamo v Outlooku
Ak špecifikujete príjemcov v Outlooku, môžete pred odoslaním Zobraziť ukážku a prispôsobiť správu. V tele e-mailovej správy obsahuje stručné úvodné informácie a formulár. Odporúča sa, aby ste nevykonali žiadne zmeny vo formulári. Zmeny štruktúry formulára môžu mať za následok, že odpoveď sa nespracuje.
Používanie e-mailových adries uložených v poli v databáze
Možnosť vybrať priradenú tabuľku odkazuje na tabuľky, ktoré súvisia. Ak chcete zobraziť alebo upraviť vzťahy tabuliek v databáze, na databázových nástrojoch. karte kliknite v skupine vzťahy na položku vzťahy .
Ďalšie informácie o vzťahoch nájdete v článku Sprievodca vzťahmi tabuliek.
Revízia a zadanie zoznamu príjemcov
Posledný dôležitý krok zahŕňa zobrazovanie ukážok a prispôsobenie e-mailovej správy, doladenie zoznamu príjemcov a odoslanie správy zhromažďovania údajov.
Vytvorenie a odoslanie e-mailovej správy
Keď vás Sprievodca informuje o tom, že teraz môžete vytvoriť e-mailovú správu, a ukáže vám, ako Zobraziť stav e-mailu pomocou príkazu Spravovať odpovede , môžu sa zobraziť niektoré varovné správy. V nasledujúcej tabuľke sú popísané všetky upozornenia a akcie, ktoré môžete vykonať na vyriešenie tohto problému:
|
Upozorňujúce hlásenie |
Popis |
S Olution |
|---|---|---|
|
Niektoré záznamy v poli zadanej e-mailovej adresy neobsahujú platnú adresu. Pre tieto riadky sa nevrátia žiadne údaje. |
Vybraté pole e-mailovej adresy obsahuje hodnoty null. |
Ak chcete zhromaždiť údaje pre každý záznam, ukončite sprievodcu a nahraďte hodnoty null e-mailovými adresami. Potom znova spustite sprievodcu. |
|
Momentálne máte v databáze výhradnú zámku. Automatické spracovanie zlyhá, až kým sa zámok neuvoľní. |
Máte databázu, ktorá je momentálne otvorená vo výhradnom režime. |
Ak sa rozhodnete, že odpovede sa automaticky spracúvajú, spracovanie zlyhá, pretože Access nedokáže pridať alebo aktualizovať databázu, na ktorej sa nachádza výlučná zámka. Zatvorenie a opätovné otvorenie databázy v neexkluzívnom režime bezprostredne po odoslaní správy |
|
Tieto e-mailové správy môžu obsahovať údaje dôverného alebo citlivého charakteru. |
Zbierate údaje na aktualizáciu existujúcich záznamov a formulár, ktorý sa chystáte odoslať, bude vopred dokončený s existujúcimi údajmi. |
Ak niektoré polia formulára obsahujú citlivé údaje, prejdite späť na krok sprievodcu, v ktorom ste vybrali polia, a odstráňte polia, ktoré obsahujú citlivé údaje z formulára. |
Po zobrazení ukážky a prispôsobení správy môžete filtrovať pole e-mailovej adresy a vybrať príjemcov. Vyberte e-mailové adresy, ktoré chcete použiť, a začiarknutím príslušných políčok. Ak sa zobrazí dialógové okno so zoznamom neplatných e-mailových adries, poznačte si adresy v zozname a kliknite na položku skončiť. Overte neplatné adresy, vykonajte všetky potrebné opravy a potom skúste správu odoslať znova.
