Pridanie údajov zhromaždených prostredníctvom e-mailových správ do databázy programu Access

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Pomocou programov Microsoft Access 2010 a Microsoft Outlook 2010 môžete zhromažďovať alebo aktualizovať informácie prostredníctvom e-mailových správ. Program Access vás prevedie vytvorením formulára zhromažďovania údajov a odoslaním formulára v e-mailovej správe. Keď príjemcovia správy vrátia vyplnené formuláre, môžete vybrať možnosť automatického spracovania zhromaždených údajov a ich ukladania do zadanej databázy programu Access. Pri používaní tohto spôsobu zhromažďovania údajov šetríte čas aj námahu, ktoré by ste vynaložili na kopírovanie a prilepenie alebo manuálne zadávanie údajov. Nižšie sú uvedené situácie, v ktorých môžete tento proces zhromažďovania údajov použiť:

Prieskumy   : môžete urobiť prieskum a výsledky spracovať najprv vytvorením databázy programu Access s tabuľkami potrebných na uloženie výsledkov a pomocou Sprievodcu vytvorte formulár prieskumu, a potom v časti Pošta ich účastníkom prieskumu. Odpovede účastníkov prieskum údajov sa automaticky ukladajú do databázy.

Správy o stave   : či už najnovšej úrovne stavu zásob alebo aktuálne informácie o otvorených otázok, váš tím môžete budete informovaní tak, že sa e-mailové správy, ktoré obsahujú aktuálne informácie v pravidelných intervaloch.

Spravovanie udalostí   : keď usporiadanie konferencie alebo školenie alebo iné udalosti, môžete poslať jeden alebo viac formulárov ako e-mailovú správu zhromaždiť kontaktné informácie, cestovné a ubytovaní, a tak ďalej. Ak sa rozhodnete majú odpovede automaticky spracovať, účastníci môžu naďalej kedykoľvek zmeniť svoje nastavenia bez toho, aby zobrazil upozornenie a budete mať vždy prístup k najnovším údajom pri organizácii.

Tento článok vysvetľuje, čo je potrebné na používanie procesu zhromažďovania údajov, ako začať s používaním sprievodcu a poskytuje ďalšie informácie o jednotlivých krokoch, aby ste v sprievodcovi mohli vykonať čo najlepšie výbery položiek.

Poznámka : Nebudete môcť pridať zozbieraných údajov, ak príjemca použité Hotmail alebo Yahoo Odoslať formulár kolekcie údajov.

Skôr než začnete

Ak zhromažďujete údaje prostredníctvom e-mailových správ prvý raz, vykonajte nasledujúce kroky:

  1. Skontrolujte, či máte v počítači nainštalované nasledovné aplikácie:

    • Access 2007 alebo Access 2010.

    • Outlook 2007 alebo Outlook 2010. V počítači, ktorý používate na posielanie správ, musíte mať nainštalovaný a nakonfigurovaný program Outlook. Ak je program Outlook nainštalovaný, ale nie je nakonfigurovaný, spustite program Outlook a postupujte podľa pokynov v Sprievodcovi spustením programu Outlook. Ak potrebujete pri práci so sprievodcom pomôcť, zobrazte Pomocníka programu Outlook.

    • Ak chcete použiť formulár programu InfoPath, skontrolujte, či máte nainštalovaný program InfoPath 2007 alebo novšie vydanie. Príjemcovia musia mať v počítači tiež nainštalovaný program InfoPath.

    • Príjemcovia správ musia mať v počítači nainštalovaný program InfoPath alebo e-mailového klienta s podporou formátu HTML, aby mohli formulár zobraziť a upravovať.

      Formulár používaný na zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailových správ nie je formulár programu Access. Sprievodca vytvorí špecifický formulár vo formáte HTML alebo InfoPath.

      Zadajte cieľovú databázu. Databáza môže byť vo formáte .mdb alebo .accdb. Okrem toho sú podporované aj súbory typu .mde a .accde. Ak nechcete použiť existujúcu databázu, je potrebné vytvoriť novú.

  2. Zadajte alebo vytvorte tabuľky, ktoré sa majú zadať údaje z e-mailové odpovede. Ak zhromažďujete údaje existujúcich tabuliek, skontrolujte, či tabuľky nie sú iba na čítanie a či máte potrebné povolenia na pridávanie a aktualizáciu ich obsahu.

Poznámka : Údaje v poliach Attachment, AutoNumber, OLE a v typoch polí s viacerými hodnotami nie je možné zhromaždiť pomocou e-mailových správ

Ak vaše údaje kolekcie operácia sa vyplní dve alebo viac tabuliek, musíte vytvorenie výberového dotazu a použiť ho ako zdroj záznamov formulára. Uistite sa, či dotaz obsahuje všetky požadované polia podkladové tabuľky. Ak používate existujúci dotaz, skontrolujte, či dotaz nie je iba na čítanie a či máte potrebné povolenia na pridanie a aktualizáciu jeho obsahu. Ďalšie informácie o vytváraní dotazov založených na dve alebo viac tabuliek, nájdete v článku Úvodné informácie o dotazoch.

Údaje ukladajte ako nové záznamy v nasledujúcich situáciách:

  • Ak sa údaje budú vkladať do viacerých tabuliek.

  • Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča. Hodnoty hlavného kľúča sú potrebné na priradenie každej odpovede k existujúcemu záznamu. Ak cieľová tabuľka neobsahuje pole hlavného kľúča, buď ho pridajte, alebo ako pole hlavného kľúča zadajte existujúce pole s jedinečnými hodnotami.

  • Ak cieľová tabuľka neobsahuje žiadne záznamy. Ak je tabuľka prázdna, sprievodca predpokladá, že sa majú pridať záznamy.

  • Ak e-mailové adresy príjemcov nie sú uložené ako pole databázy. Pri zhromažďovaní údajov na aktualizáciu záznamov nie je možné manuálne zadávať adresy do správy, ktorú vytvára sprievodca. Pole adresy musí byť v cieľovej tabuľke alebo v tabuľke, ktorá má vzťah s cieľovou tabuľkou.

Na začiatok stránky

Začíname

  1. Otvorte databázu, do ktorej sa uložia zhromaždené údaje.

  2. Ak sa majú údaje pridať do jednej tabuľky, vyberte tabuľku na navigačnej table. Ak sa majú vyplniť viaceré súvisiace tabuľky, vyberte dotaz viazaný na dané tabuľky.

  3. Na spustenie sprievodcu vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje na položku Vytvoriť e-mail.

    • Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku alebo dotaz a potom na možnosť Zhromaždiť a aktualizovať údaje e-mailom.

      Poznámka : Ak tabuľka neobsahuje žiadne polia alebo má iba automatické číslovanie, objekt OLE, príloh alebo viachodnotové vyhľadávacie pole typy, program Access zobrazí toto hlásenie: vybratú tabuľku alebo dotaz nemá žiadne polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov prostredníctvom e-mailu.

Ak tabuľka obsahuje polia, ktoré podporujú zhromažďovanie údajov, spustí sa sprievodca. Ak cieľová tabuľka podporuje pridávanie aj aktualizovanie údajov, sprievodca vás prevedie požadovanými krokmi na zhromažďovanie údajov pomocou e-mailových správ.

V nasledujúcich častiach nájdete odpovede na otázky, ktoré môžete mať pri vykonávaní siedmich hlavných krokov procesu.

  1. Výber typu formulára na zadávanie údajov, ktorý sa má odoslať

  2. Výber zhromažďovania nových údajov alebo aktualizovania existujúcich údajov

  3. Zadajte údaje, ktoré chcete zhromaždených

  4. Zadanie automatického alebo manuálneho spracovania údajov

  5. Výber spôsobu zadania e-mailových adries príjemcov

  6. Kontrola a zadanie zoznamu príjemcov

  7. Vytvorenie a odoslanie e-mailovej správy

Na začiatok stránky

Výber typu formulára na zadávanie údajov, ktorý sa má odoslať

Vyberte taký typ formulára, ktorého používanie bude pre vás a vašich príjemcov čo najpohodlnejšie.

Vyberte HTML form    Formulár vo formáte HTML sa môžu prezerať a upravovať každý používateľ, ktorého e-mailový klient podporuje HTML

Formulár programu Microsoft InfoPath vyberte    Zobrazí sa táto možnosť je len ak program InfoPath nainštalovaný v počítači. Vyberte túto možnosť iba v prípade, že všetci príjemcovia majú InfoPath a v počítačoch nainštalovaný program Outlook. Formulár programu InfoPath poskytuje lepšie zadávania údajov a úpravy prostredia,

Zobrazenie ďalšej strany sprievodcu závisí od toho, či cieľový objekt podporuje aktualizáciu údajov. Ak je objektom dotaz, ktorý je založený dvoch a viacerých tabuľkách, alebo ak je to tabuľka bez poľa hlavného kľúča alebo bez záznamov, sprievodca predpokladá, že sa majú zadať nové záznamy a zobrazí výzvu na výber polí formulára. Vo všetkých ostatných prípadoch zobrazí sprievodca pred výzvou na výber polí formulára výzvu na určenie, či sa majú pridať alebo aktualizáciu údaje.

Na začiatok stránky

Výber zhromažďovania nových údajov alebo aktualizovania existujúcich údajov

Zadajte spôsob použitia údajov. Typ používaného formulára ovplyvňuje počet nových záznamov, ktoré môže príjemca poslať v jednej odpovedi. Ak sa aktualizujú údaje, tak počet záznamov, ktoré má príjemca aktualizovať, určuje počet vopred vyplnených formulárov, ktoré sa zahrnú do správy.

Poznámka : Ak chcete pridávať nové záznamy, pri vytvorení správy zadajte e-mailové adresy do poľa adresy e-mailovej správy. Ak chcete aktualizovať existujúce údaje, e-mailové adresy príjemcov sa musia uložiť ako pole v základnej tabuľke alebo v dotaze, prípadne v súvisiacej tabuľke.

Na začiatok stránky

Zadanie údajov, ktoré sa majú zhromaždiť

Pri výbere polí, ktoré sa majú pridať do formulára, nie je potrebné pridať každé pole, ktoré sa nachádza v základnej tabuľke alebo v dotaze. Musia byť ale splnené nasledujúce podmienky:

  • Požadované polia:    Polia označené znakom hviezdička (*) sú povinné. Ak zhromažďujete nové záznamy, sprievodca bude automaticky zahŕňať všetky polia, ktorých vlastnosť povinné nastavená na Áno. Ak ľubovoľného záznamu je povinné polia sú prázdne, Access zlyhá na pridanie záznamu do tabuľky.

  • Nepodporované typy polí:    Budete môcť zahrnúť určité typy polí formulára ako typu Automatické číslovanie, prílohy, objekt OLE alebo viachodnotové vyhľadávacie polia.

  • Poľa hlavného kľúča:    Používateľ sa budú môcť zadaním hodnoty do poľa pri pridávaní záznamu. odpoveď, ktorá by sa nespracovali ak zadaná hodnota sa už používa.

    Poznámka : Pre každé pridané pole v časti Vlastnosti poľa zadajte označenie a kliknite na položku Iba na čítanie, ak nechcete, aby používateľ zmenil údaje v danom poli.

Na začiatok stránky

Zadanie automatického alebo manuálneho spracovania údajov

Môžete zvoliť automatické alebo manuálne spracovanie odpovedí. Automatické spracovanie znamená, že keď získate odpovede, programy Outlook a Access spolupracujú na exporte údajov do cieľových tabuliek v databáze. Automatickým spracovaním môžete ušetriť čas aj námahu. Manuálne spracovanie znamená len toľko, že sami spustíte operáciu exportu na prenos údajov zo zadaného priečinka v programe Outlook do cieľovej tabuľky v programe Access.

Odpovede sa úspešne exportujú do cieľovej tabuľky za predpokladu, že sú splnené nasledovné podmienky pri ich doručení do vašej poštovej schránky:

  • Musí byť spustený program Outlook. Ak to tak nie je, spracovanie sa spustí pri ďalšom spustení programu Outlook.

  • Program Access nesmie byť zabezpečený heslom a nemal by byť otvorený vo výhradnom režime. Od poslania e-mailovej správy sa nesmel zmeniť názov a umiestnenie databázy.

  • Po poslaní e-mailovej správy sa nesmeli zmeniť názvy tabuliek, dotazov a vlastností polí, ktoré sú súčasťou formulára.

  • Musíte mať požadované povolenia na pridávanie alebo aktualizáciu obsahu v základných tabuľkách a v dotaze.

    Poznámka : Ak automatické spracovanie zlyhá, skúste odstrániť problémy a manuálne exportujte odpovede, ktoré zlyhali. Všetky odpovede doručené do poštovej schránky po vyriešení problémov budú opäť spracované automaticky.

Nastavenie vlastností na riadenie automatického spracovania odpovedí

Ak chcete zadať iný priečinok programu Outlook, do ktorého sa majú ukladať odpovede, v sprievodcovi na stránke Zadajte, ako sa majú spracovať odpovede kliknite na názov priečinka. V dialógovom okne Výber priečinka vyberte buď iný priečinok, alebo kliknutím na položku Nový vytvorte nový priečinok.

Ak kliknete na položku Nastaviť vlastnosti pre riadenie automatického spracovania odpovedí s cieľom zmeniť alebo vyladiť nastavenie importu, pozrite si nasledujúcu tabuľku, v ktorej nájdete informácie o dostupných možnostiach:

Možnosť

Výsledok

Zahodiť odpovede od používateľov, ktorým ste sa poslať správu   

Toto políčko začiarknite, ak chcete automaticky spracovať len odpovede, ktoré vám poslali pôvodní príjemcovia správy. Odpovede od iných osôb sa uložia v cieľovom priečinku, ale automaticky sa nespracujú.

Prijať viac odpovedí od každého príjemcu   

Toto políčko začiarknite, ak chcete od každého príjemcu automaticky spracovať len prvú odpoveď. Druhé a ďalšie odpovede sa uložia v cieľovom priečinku, ale automaticky sa nespracujú.

Poznámka : Toto nastavenie riadi iba počet odpovedí, nie počet záznamov v jednej odpovedi, ktoré sa spracujú. Inými slovami, ak pošlete formulár programu InfoPath, používateľ môže v jednej odpovedi poslať viac záznamov a program Access automaticky spracuje všetky záznamy v odpovedi a to aj v prípade, ak toto políčko nie je začiarknuté.

Povoliť len aktualizácie existujúcich údajov   

Ak príjemcovia používajú na aktualizáciu údajov formulár programu InfoPath, okrem aktualizácií existujúcich záznamov môžu posielať aj nové záznamy. Toto políčko začiarknite, ak chcete spracovať len aktualizácie existujúcich záznamov.

Počet odpovedí, ktoré sa majú spracovať   

Zadajte celkový počet odpovedí (od všetkých príjemcov), ktoré chcete automaticky spracovať. Ak chcete automaticky spracovať všetky odpovede, do textového poľa zadajte vysokú hodnotu (napríklad 5 000). Odpovede doručené po dosiahnutí zadanej hodnoty sa uložia do cieľového priečinka, ale automaticky sa nespracujú.

Dátum a čas zastavenia   

Zadajte, kedy sa má zastaviť automatické spracovanie odpovedí pre túto e-mailovú správu. Odpovede prijaté po tomto dátume a čase sa uložia v cieľovom priečinku, ale automaticky sa nespracujú.

Ak chcete tieto možnosti zmeniť, kliknite na karte Externé údaje v skupine Zhromaždenie údajov na možnosť Spravovať odpovede. V dialógovom okne Spravovanie správ zhromažďovania údajov vyberte správu, ktorej nastavenie chcete zmeniť, a kliknite na položku Možnosti správy. Zmeny, ktoré sa vykonali v dialógovom okne, ovplyvnia všetky ďalšie odpovede, ktoré sa pre správu prijmú.

Manuálne spracovanie odpovedí

Ak chcete riadiť, kedy a ktoré správy sa majú spracovať, nevyberajte možnosť automatického spracovania. Odpovede budú uložené v zadanom priečinku programu Outlook dovtedy, kým jednotlivé odpovede v priečinku nevyberiete, nekliknete na ne pravým tlačidlom myši a nekliknete na príkaz Exportovať údaje do programu Microsoft Access v kontextovej ponuke.

V niektorých prípadoch je potrebné manuálne spracovať aj odpovede, pri ktorých zlyhalo automatické spracovanie.

Dôležité informácie pred exportom údajov

  • Databáza programu Access by nemala byť otvorená vo výhradnom režime a po odoslaní e-mailovej správy sa nesmie zmeniť názov a umiestnenie databázy.

  • Po poslaní e-mailovej správy sa nesmeli zmeniť názvy tabuliek, dotazov a vlastností polí, ktoré sú súčasťou formulára.

  • Musíte mať požadované povolenia na pridávanie alebo aktualizáciu obsahu v základných tabuľkách a v dotaze.

Na začiatok stránky

Výber spôsobu zadania e-mailových adries príjemcov

Ak zhromažďujete len nové informácie, e-mailové adresy je možné zadať dvoma spôsobmi:

  • Zadajte jednotlivé e-mailové adresy v e-mailovej správe programu Outlook alebo vyberte adresy z adresára.

  • Použite pole e-mailovej adresy v tabuľke alebo v dotaze aktuálnej databázy programu Access.

    Poznámka : Ak zhromažďujete údaje na aktualizáciu existujúcich záznamov, toto dialógové okno sa nezobrazí, pretože e-mailové adresy príjemcov musia byť najprv k dispozícii ako pole databázy.

Zadávanie e-mailových adries priamo v programe Outlook

Ak príjemcov zadávate v programe Outlook, pred odoslaním si môžete pozrieť ukážku správy a správu prispôsobiť. Telo e-mailovej správy obsahuje stručný úvod a formulár. Odporúča sa, aby sa formulár ponechal nezmenený. Zmeny v štruktúre formulára môžu spôsobiť, že sa odpoveď nespracuje.

Používanie e-mailových adries uložených v poli databázy

Možnosť vyberte súvisiacu tabuľku odkazuje na tabuľky, ktoré sa týkajú. Ak chcete zobraziť alebo upraviť vzťahy tabuliek v databáze, na Nástroje databázy. karte kliknite v skupine vzťahy kliknite na položku vzťahy

Ďalšie informácie o vzťahoch nájdete v článku Príručka týkajúca sa vzťahov tabuliek

Na začiatok stránky

Kontrola a zadanie zoznamu príjemcov

Posledný hlavný krok zahŕňa zobrazenie ukážky a prispôsobenie e-mailovej správy, vyladenie zoznamu príjemcov a nakoniec odoslanie správy zhromažďovania údajov.

Vytvorenie a odoslanie e-mailovej správy

Keď sa v sprievodcovi zobrazí hlásenie, že môžete vytvoriť e-mailovú správu, a informácia o tom, ako zobraziť stav e-mailu pomocou príkazu Spravovať odpovede, môžu sa zobraziť upozorňujúce hlásenia. V nasledujúcej tabuľke nájdete popis každého upozornenia a tiež spôsob riešenia:

Upozornenie Správa

Popis

S Olution

Niektoré záznamy neobsahujú v zadanom poli e-mailovej adresy platnú adresu. Pre tieto riadky sa nevrátia žiadne údaje.

Vybraté pole e-mailovej adresy obsahuje prázdne hodnoty.

Ak chcete zhromaždiť údaje pre každý záznam, sprievodcu zavrite a nahraďte prázdne hodnoty e-mailovými adresami. Následne znova spustite sprievodcu.

Databáza je momentálne výhradne uzamknutá. Pokiaľ sa uzamknutie neuvoľní, automatické spracovanie zlyhá.

Databáza je momentálne otvorená vo výhradnom režime.

Ak ste zvolili automatické spracovanie odpovedí, táto operácia zlyhá. Program Access nemôže pridávať údaje do databázy ani databázu aktualizovať, ak je výhradne uzamknutá. Databázu zavrite a znova otvorte v nevýhradnom režime hneď po odoslaní správy.

Tieto e-mailové správy môžu obsahovať údaje, ktoré sú tajné alebo majú dôverný charakter.

Zhromažďujete údaje na aktualizáciu existujúcich záznamov a formulár, ktorý sa chystáte poslať, sa vopred vyplní existujúcimi údajmi.

Ak niektoré polia formulára obsahujú citlivé údaje, prejdite v sprievodcovi späť na krok, v ktorom sa vyberali polia, a polia s citlivými údajmi odstráňte z formulára.

Po skontrolovaní ukážky a prispôsobení správy môžete filtrovať pole e-mailovej adresy a vybrať príjemcov. Vyberte požadované e-mailové adresy začiarknutím zodpovedajúcich políčok. Ak sa zobrazí dialógové okno obsahujúce neplatné e-mailové adresy, poznačte si adresy zo zoznamu a kliknite na tlačidlo Skončiť. Overte neplatné adresy, urobte požadované opravy a znova skúste poslať správu.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×