Prepájanie a sledovanie e-mailov v doplnku Business Contact Manager

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Sledovanie e-mailových správ pre používateľov a od nich, ktoré sa týkajú obchodných záležitostí, môže byť náročné. Keď stratíte prehľad o správach, môžete stratiť aj príležitosť na predaj. S cieľom zamerať sa na túto oblasť Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook zmení obchodný záznam na virtuálnu e-mailovú schránku a vytvorí k nej prepojenie na e-mailové správy.

Tento článok obsahuje informácie o tom, ako prepojiť jednotlivé e-mailové správy so záznamami doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook a ako nastaviť prepájanie a sledovanie e-mailov na automatické prepájanie správ so záznamami vrátane obchodných projektov.

Dôležité :  Ak existuje viacero používateľov databázy, každý používateľ s prístupom do databázy si môže zobraziť prepojené e-mailové správy.

Čo vás zaujíma?

Prepojenie jednotlivých e-mailových správ so záznamami

Automatické prepojenie e-mailových správ so záznamami

Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov

Oboznámenie sa s problémami ochrany osobných údajov a zabezpečenia týkajúcimi sa prepájania a sledovania e-mailov v zdieľanej databáze

Odstránenie e-mailových správ zo záznamu

Prepojenie e-mailových správ so záznamami

E-mailové správy môžete prepojiť s typmi záznamu zákazník a obchodný kontakt, ako aj s obchodnými projektmi. Následne môžete pomocou niekoľkých kliknutí zobraziť správy prepojené so záznamom.

Keď prepojíte obchodné kontakty a obchodné projekty so zákazníkom, môžete si zobraziť aj e-mailové správy, ktoré sú prepojené s každým obchodným kontaktom a obchodným projektom v histórii komunikácie záznamu o zákazníkovi.

Automatické prepojenie e-mailových správ so záznamami

Prepájanie a sledovanie e-mailov umožňuje automaticky prepojiť a sledovať e-mailové správy od zákazníkov a obchodných kontaktov, čítať staré správy alebo prezerať si správy, ktoré ste im odoslali. E-mailové správy tiež môžete automaticky prepájať podľa predmetov s obchodnými projektmi.

Na začiatok stránky

Prepojenie jednotlivých e-mailových správ so záznamami

E-mailové správy, ktoré prepojíte so záznamom o zákazníkovi, obchodnom kontakte alebo obchodnom projekte, ostanú v Outlooku. E-mailové správy budú uvedené aj v histórii komunikácie záznamu a v priečinku História komunikácie doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook.

V databáze doplnku Business Contact Manager sa uložia 4 kB správy, t. j. k celej správe alebo k jej časti budete mať stále prístup – aj po jej odstránení z Outlooku. Ak bola pôvodná správa väčšia než 4 kB, v prípade jej odstránenia z Outlooku budete mať prístup iba k jej časti.

  1. V Outlooku kliknite alebo otvorte e-mailovú správu, ktorú chcete prepojiť so záznamom.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine Obchodné kliknite na položku Prepojiť so záznamom.

  3. V dialógovom okne Prepojenie so záznamom doplnku Business Contact Manager v zozname Typ položky kliknite na typ záznamu, ktorý chcete vyhľadať.

    Poznámka :  Ak si vyberiete záznam o príležitosti, e-mailová správa sa prepojí so zákazníkom alebo obchodným kontaktom záznamu o príležitosti.

  4. V zozname záznamov kliknite na záznam.

    Ak chcete položku prepojiť s viacerými záznamami, vyberte dané záznamy.

Ako vybrať viac než jeden záznam?

Ak chcete vybrať viacero navzájom susediacich záznamov, stlačte kláves SHIFT a potom kliknite na prvý a na posledný záznam skupiny, ktorú chcete pridať. Ak chcete vybrať viaceré záznamy, ktoré navzájom nesusedia, stlačte kláves CTRL a potom postupne kliknite na jednotlivé záznamy. Na výber všetkých záznamov kliknite na jeden zo záznamov a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + A.

  1. V časti Prepojené záznamy kliknite na položku Prepojiť s.

    Vybraté záznamy sa zobrazia v poli Prepojiť s.

  2. Kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazenie e-mailových správ, ktoré sú prepojené so záznamom

Ak chcete zobraziť e-mailové správy prepojené so záznamom, otvorte záznam a potom kliknite na kartu História.

Zobrazia sa e-mailové správy a všetky ďalšie položky histórie komunikácie, ktoré sú prepojené so záznamom.

Informácie o ďalších položkách histórie komunikácie nájdete v téme Sledovanie komunikácie so zákazníkmi v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Automatické prepojenie e-mailových správ so záznamami

Keď povolíte prepájanie a sledovanie e-mailov, všetky nové e-mailové správy odoslané na vybraté e-mailové adresy alebo z nich sa automaticky prepoja so záznamami.

Taktiež môžete vyhľadať staršie e-mailové správy a prepojiť ich so záznamami.

Správy sa zobrazia v histórii komunikácie záznamu, ktorý obsahuje vybratú e-mailovú adresu.

Ak vytvoríte prepojenie z e-mailovej správy a neexistuje žiadny záznam doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook, ktorý sa zhoduje s danou e-mailovou adresou, funkcia prepájania a sledovania e-mailov vytvorí nový záznam o obchodnom kontakte a prepojí s ním e-mailovú správu.

Na začiatok stránky

Skôr než povolíte prepojenie a sledovanie

Skôr než povolíte prepájanie a sledovanie e-mailov, vykonajte nasledujúce kroky:

Overte, či ste zadali e-mailovú adresu do záznamov doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook.

  1. Na navigačnej table kliknutím na niektorý z týchto priečinkov v časti Business Contact Manager zobrazte pracovný priestor:

    • Spravovanie kontaktov

    • Predaj

    • Riadenie projektov

  2. Kliknite na kartu obsahujúcu požadovaný záznam a potom dvojitým kliknutím záznam otvorte.

  3. Overte, či je e-mailová adresa uvedená v poli E-mailová adresa.

Overte, či je Outlook nastavený na ukladanie správ do priečinka Odoslaná pošta.

Ak chcete jednoducho prepojiť a sledovať odchádzajúce správy, uložte odoslané správy do priečinka Odoslaná pošta.

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. Kliknite na položku Možnosti.

  3. Kliknite na položku Pošta a potom sa presuňte do časti Ukladanie správ.

  4. Overte, či je začiarknuté políčko vedľa položky Kópie odoslaných správ ukladať do priečinka Odoslaná pošta. Ak chcete prepojiť a sledovať preposlané správy, overte, či je začiarknuté aj políčko Ukladať správy poslané ďalej.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Snažíme sa chrániť vaše osobné údaje. Ak teda zdieľate databázu doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook s inými používateľmi, e-mailové správy s označením Osobné, Súkromné alebo Dôverné sa neprepájajú ani nesledujú.

Na začiatok stránky

Nastavenie prepájania a sledovania e-mailov

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. Kliknite na kartu Business Contact Manager a potom kliknite na tlačidlo Správa prepojenia a sledovania.

  3. V dialógovom okne Správa prepojenia a sledovania na karte E-mail začiarknite políčka vedľa e-mailových adries, ktoré chcete prepojiť a sledovať.

    Ak záznam obsahuje viac než jednu e-mailovú adresu, záznam o zákazníkovi alebo obchodnom kontakte sa uvedie viackrát.

    Obrázok rozloženia Obrázkový proces so zvýraznením

  4. Zrušte začiarknutie políčok vedľa tých e-mailových adries, ktoré nechcete prepojiť ani sledovať.

  5. Kliknite na kartu Priečinky.

    Predvolene sa vyberú všetky priečinky.

    Poznámka :  Ak ste v Outlooku nastavili pravidlá na smerovanie e-mailových správ do iných (rôznych) priečinkov, vyberte dané priečinky na karte Priečinky, aby ste mohli prepojiť a sledovať tieto správy.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

    Všetky budúce e-mailové správy z vybratých priečinkov, ktoré boli odoslané na vybraté adresy a z nich, sa budú automaticky sledovať.

    Prepojenie a sledovanie môžete taktiež nastaviť z e-mailovej správy. V priečinku doručenej pošty kliknutím otvorte e-mailovú správu. Na páse s nástrojmi v skupine Obchodné kliknite na položku Prepojiť a sledovať. V dialógovom okne Prepojenie a sledovanie vyberte e-mailové adresy a potom kliknite na položku OK. Ak neexistuje žiadny záznam doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook, ktorý sa zhoduje s e-mailovou adresou, prepojenie e-mailovej adresy vytvorí záznam o obchodnom kontakte.

Na začiatok stránky

Prepojenie starších správ so zákazníkmi a obchodnými kontaktmi

Ak chcete prepojiť správy, ktoré ste dostali pred povolením prepájania a sledovania e-mailov, Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook môže tieto správy vyhľadať a prepojiť ich so zákazníkmi a obchodnými kontaktmi.

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. Kliknite na kartu Business Contact Manager a potom kliknite na tlačidlo Správa prepojenia a sledovania.

  3. V dialógovom okne Správa prepojenia a sledovania vykonajte podľa potreby nasledujúce kroky:

    • Začiarknite políčka všetkých zákazníkov alebo obchodných kontaktov, ktorých správy chcete vyhľadať a prepojiť.

    • Zrušte začiarknutie políčok vedľa všetkých zákazníkov alebo obchodných kontaktov, ktorých staršie správy nechcete prepojiť.

      Ak záznam obsahuje viac než jednu e-mailovú adresu, záznam o zákazníkovi alebo obchodnom kontakte sa uvedie viackrát.

  4. Ak chcete určiť umiestnenie, v ktorom bude Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook vyhľadávať staršie správy, na karte Priečinky začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčok vedľa názvov priečinkov.

  5. Kliknite na položku Vyhľadať a prepojiť.

    Dialógové okno Správa prepojenia a sledovania so zobrazeným tlačidlom Vyhľadať a prepojiť.

  6. Ak v dialógovom okne Prepojenie existujúceho e-mailu chcete vylúčiť e-mailové správy, ktoré sú staršie než je konkrétny dátum, začiarknite políčko Ignorovať e-maily staršie než a kliknite na požadovaný dátum v kalendári.

  7. Kliknite na tlačidlo Štart.

  8. Po dokončení vyhľadávania a prepojenia kliknite na položku Zavrieť.

  9. Podľa potreby môžete v dialógovom okne Správa prepojenia a sledovania zmeniť výbery pre budúce e-mailové správy.

    Dôležité :  Ak kliknete na položku OK v dialógovom okne Správa prepojenia a sledovania bez zmeny vybratých e-mailových adries a priečinkov, budúce e-mailové správy sa prepoja a budú sledované na základe výberov použitých na vyhľadávanie a prepojenie.

  10. V dialógovom okne Správa prepojenia a sledovania kliknite na položku OK.

Na začiatok stránky

Prepojenie e-mailových správ podľa predmetu s obchodnými projektmi

E-mailové správy môžete prepojiť so záznamom o obchodnom projekte na základe predmetov správ. Ďalšie informácie o záznamoch o obchodnom projekte nájdete v téme Usporiadanie obchodných projektov v doplnku Business Contact Manager.

Upozornenie :  Ak prepojíte správy s obchodným projektom a potom sa rozhodnete zakázať prepojenie a sledovanie, musíte ho zakázať pre každý jedinečný predmet e-mailu.

Ďalšie informácie získate v časti Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov na základe predmetu uvedenej ďalej v tomto článku.

  1. Kliknite alebo otvorte e-mailovú správu, ktorú chcete prepojiť so záznamom o obchodnom projekte.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine Obchodné kliknite na položku Prepojiť a sledovať.

  3. V dialógovom okne Prepojiť a sledovať kliknite na kartu Predmet e-mailu.

    Dialógové okno Prepojenie a sledovanie na karte Predmet e-mailu so začiarknutým políčkom so začiarknutým políčkom Obchodný projekt.

  4. Začiarknite políčko vedľa názvu projektu, s ktorým chcete prepojiť e-mailovú správu.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov

Ak už nechcete automaticky prepájať e-mailové správy so záznamami, môžete zakázať prepájanie a sledovanie e-mailov.

Prepájanie a sledovanie e-mailov môžete chcieť zakázať v prípade, ak zdieľate databázu so spolupracovníkmi, pretože títo si môžu zobraziť všetky prepojené e-mailové správy. Ak chcete spolupracovníkom zakázať zobrazovanie iba tých správ, ktoré sú už prepojené, prečítajte si časť Odstránenie e-mailových správ zo záznamu.

Na začiatok stránky

Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov pre zákazníkov a obchodné kontakty

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. Kliknite na kartu Business Contact Manager a potom kliknite na tlačidlo Správa prepojenia a sledovania.

  3. V dialógovom okne Správa prepojenia a sledovania na kartách E-mail a Priečinky kliknutím na tlačidlo Vymazať všetko zrušte začiarknutie všetkých polí.

    Ak chcete zakázať prepojenie a sledovanie iba pre niektoré záznamy, zrušte začiarknutie príslušných polí.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka :  Zakázaním prepájania a sledovania e-mailov zastavíte prepájanie budúcich e-mailových správ so záznamami. Ak chcete odstrániť e-mailové správy, ktoré sú momentálne prepojené so záznamami, musíte ich po tom, ako zakážete prepájanie a sledovanie e-mailov, odstrániť. Ďalšie informácie nájdete v časti Odstránenie e-mailových správ zo záznamu uvedenej ďalej v tomto článku.

Na začiatok stránky

Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov na základe predmetu

  1. Na navigačnej table kliknite v časti Business Contact Manager na položku Riadenie projektov.

  2. Na karte Obchodné projekty dvakrát kliknite na požadovaný projekt.

  3. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Zobraziť na položku História.

  4. Pravým tlačidlom myši kliknite na e-mailovú správu s predmetom, ktorej prepojenie a sledovanie chcete zastaviť, a potom kliknite na položku Prepojiť a sledovať.

  5. Postupujte nasledovne:

    • Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov pre zákazníkov a obchodné kontakty:    Podľa potreby na karte E-mailová adresa kliknutím na položku Vymazať všetko zastavte prepojenie a sledovanie správ pre zákazníkov a obchodné kontakty.

    • Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov pre obchodné projekty:    Kliknite na kartu Predmet e-mailu a potom na položku Vymazať všetko.

      Prepájanie a sledovanie e-mailov môžete zakázať iba pre tie obchodné projekty, zákazníkov a obchodné kontakty, ktoré sú prepojené s vybratou správou. Ak chcete zakázať prepojenie a sledovanie pre obchodné projekty, musíte ho zakázať pre každý jedinečný predmet e-mailu.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka :  Zakázaním prepájania a sledovania e-mailov zastavíte prepájanie budúcich e-mailových správ so záznamami. Ak chcete odstrániť e-mailové správy, ktoré sú momentálne prepojené so záznamami, musíte ich po tom, ako zakážete prepájanie a sledovanie e-mailov, odstrániť. Ďalšie informácie nájdete v časti Odstránenie e-mailových správ zo záznamu uvedenej ďalej v tomto článku.

Na začiatok stránky

Oboznámenie sa s problémami ochrany osobných údajov a zabezpečenia týkajúcimi sa prepájania a sledovania e-mailov v zdieľanej databáze

Keď zdieľate databázu, znamená to, že zdieľate všetky informácie databázy so všetkými používateľmi, ktorí majú k nej prístup. Ak ste nastavili automatické prepojenie a sledovanie e-mailových správ, všetky existujúce a budúce e-mailové správy a ďalšie položky histórie komunikácie, ktoré sú prepojené so záznamami, budú dostupné pre všetkých používateľov s prístupom k databáze. Informácie o zdieľaní databázy nájdete v témeZdieľanie údajov doplnku Business Contact Manager s ostatnými používateľmi.

Viacerí používatelia databázy:    Každý používateľ s prístupom k databáze si môže zobraziť prepojené správy a ďalšie položky histórie komunikácie.

  • Ak chcete zakázať spolupracovníkom prístup k prepojeným e-mailovým správam, ale chcete ponechať zapnuté prepájanie a sledovanie e-mailov pre budúce správy, odstráňte existujúce správy zo záznamov ešte pred zdieľaním databázy. Ďalšie informácie nájdete v časti Odstránenie e-mailových správ zo záznamu.

  • Ak nechcete, aby mali vaši spolupracovníci prístup k budúcim e-mailovým správam, ale chcete, aby mali prístup k starším správam, zakážte prepojenie a sledovanie ešte pred zdieľaním databázy. Prečítajte si časť Zakázanie prepájania a sledovania e-mailov uvedenú v predchádzajúcej časti tohto článku.

  • Ak chcete zakázať svojim spolupracovníkom prístup k všetkým existujúcim a budúcim e-mailovým správam, ktoré sú prepojené so záznamami, zakážte prepájanie a sledovanie e-mailov a odstráňte e-mailové správy zo všetkých záznamov ešte pred zdieľaním databázy.

Ste jediná osoba, ktorá používa databázu, alebo zdieľate databázu na účely vytvorenia kópie databázy v prenosnom počítači:    Informácie z oblasti zabezpečenia, ktoré treba zvážiť, majú minimálny rozsah – napríklad zachovanie utajenia hesla. Môžete bezpečne povoliť prepojenie a sledovanie všetkých e-mailových adries, pretože správy si nemôže zobraziť žiadny ďalší používateľ.

Poznámka :  Ak chcete vytvoriť kópiu databázy, ktorú budete používať mimo kancelárie, najskôr musíte zdieľať databázu doplnku Business Contact Manager – používateľ databázy je však stále iba jeden. Informácie o vytvorení kópie databázy nájdete v téme Zdieľanie údajov doplnku Business Contact Manager s ostatnými používateľmi.

Na začiatok stránky

Odstránenie e-mailových správ zo záznamu

E-mailovú správu možno prepojiť s viacerými záznamami. Keď odstránite prepojenú správu z jedného záznamu, odstráni sa z histórie komunikácie daného záznamu. Ak je e-mailová správa prepojená s inými záznamami, odstránenie nemá vplyv na ostatné záznamy. Ak je napríklad e-mailová správa prepojená s potenciálnym zákazníkom a nesúvisiacim zákazníkom, odstránenie e-mailovej správy z potenciálneho zákazníka neodstráni danú správu zo záznamu o zákazníkovi.

Odstránenie e-mailovej správy zo záznamu nevedie k odstráneniu e-mailovej správy v Outlooku.

  1. Na navigačnej table kliknutím na niektorý z týchto priečinkov v časti Business Contact Manager zobrazte pracovný priestor:

    • Spravovanie kontaktov

    • Predaj

    • Riadenie projektov

  2. Kliknite na kartu obsahujúcu požadovaný záznam a potom dvojitým kliknutím záznam otvorte.

  3. Na páse s nástrojmi v skupine Zobraziť kliknite na tlačidlo História.

    Zobrazia sa e-mailové správy a všetky ďalšie položky histórie komunikácie, ktoré sú prepojené so záznamom.

    Ak chcete zobraziť iba e-mailové správy na stránke História, na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zobraziť. Kliknite na tlačidlo Typ položky a potom na položku E-maily.

  4. Vyberte e-mailové správy, ktoré chcete odstrániť.

    Ak chcete vybrať susediace záznamy, stlačte kláves SHIFT a potom kliknite na prvý a na posledný záznam skupiny, ktorú chcete odstrániť. Ak chcete vybrať nesusediace záznamy, stlačte kláves CTRL a klikajte na jednotlivé záznamy.

  5. Kliknite na tlačidlo Odstrániť.

Ďalšie informácie o odstránených záznamoch nájdete v téme Odstraňovanie záznamov doplnku Business Contact Manager.

Informácie o obnovovaní odstránených položiek nájdete v téme Obnovenie záznamu v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Odstránenie všetkých e-mailových správ zo záznamov

  1. Na navigačnej table kliknite na tlačidlo Business Contact Manager.

  2. V časti Obchodné záznamy kliknite na položku História komunikácie.

  3. Kliknutím na hlavičku stĺpca Typ položky zoraďte zoznam podľa položky Typ položky.

  4. Vyberte všetky e-mailové správy alebo tie e-mailové správy, ktoré chcete odstrániť.

    Ak chcete vybrať susediace záznamy, stlačte kláves SHIFT a potom kliknite na prvý a na posledný záznam skupiny, ktorú chcete odstrániť. Ak chcete vybrať nesusediace záznamy, stlačte kláves CTRL a klikajte na jednotlivé záznamy.

  5. Pravým tlačidlom myši kliknite na vybraté e-mailové správy a potom na položku Odstrániť.

Informácie o ďalších položkách histórie komunikácie nájdete v téme Sledovanie komunikácie so zákazníkmi v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×