Prehľad: najvhodnejšie postupy pri spravovaní používanie tímovej lokality

Prehľad: najvhodnejšie postupy pri spravovaní používanie tímovej lokality

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Ak ste vlastníkom tímovej lokality, je vhodné vytvoriť modelu riadenia - teda modelu riešiť vaše stránky politiky, procesy, roly a zodpovednosť. Model takto vám pomôže ovládate ako používaní vašej lokality. Môžete napríklad vyžadovanie vzatia súborov z projektu tak, aby viacerí používatelia nemáte skúste upraviť súbor v rovnakom čase. Alebo chcete len určité ľuďom umožniť vytváranie podlokalít. Tento článok poskytuje prehľad o nápady a najvhodnejšie postupy myslieť pri vytváraní takýto model.

Poznámka : Ak hľadáte postup na vytvorenie lokality, pozrite si tému Vytvorenie lokality SharePoint.

Obsah tohto článku

Čo je riadenie?

Prvky modelu riadenia

Vytvorenie podlokality

Správa povolení

Architektúra informácií

Vyžadovanie vzatia súborov z projektu

Sledovanie verzií

Požadovanie schválenia dokumentu

Zachovanie informovanosti o zmenách

Vytvorenie pracovných postupov

Definovanie typov obsahu

Sledovanie auditu

Životný cyklus a vyradenie lokality

Limity ukladacieho priestoru

Prispôsobenie

Navigácia

Hľadať

Roly a zodpovednosť za technickú podporu lokality

Ochrana údajov

Čo je riadenie?

Dôležitou, často však neviditeľnou súčasťou každej lokality je jej model riadenia – množina politík, rolí, zodpovednosti a procesov vytvorených s cieľom určiť, ako majú používatelia v rámci skupiny používať lokalitu SharePoint.

Mnohé organizácie majú model riadenia pre lokality na úrovni centrálnej správy alebo na úrovni kolekcie lokalít s možnosťou vytvárania a udržiavania tímom alebo oddelením informačných technológií (IT).

Ak ste vlastníkom lokality pre podlokalitu v rámci kolekcie lokalít, ako je napríklad tímová lokalita, je vhodné vytvoriť si ďalší – vlastný model riadenia týkajúci sa vašich špecifických problémov.

Model riadenia zjednodušuje tieto činnosti:

  • Informovanie vlastníkov lokalít, kedy by mali vytvoriť novú podlokalitu, na rozdiel od vytvorenia zoznamu alebo obsahu inej lokality.

  • Zabezpečenie, aby sa podlokality a obsah vyradili, keď sú neaktuálne, aby neobsadzovali ukladací priestor a negatívne neovplyvňovali výsledky vyhľadávania.

  • Zabezpečenie, aby mali správni ľudia prístup k správnemu obsahu.

  • Informovanie vlastníkov podlokalít, ktoré šablóny a motívy môžu používať.

  • Bezproblémové prenesenie vlastníctva lokality z jednej osoby na druhú.

Prvky modelu riadenia

Model riadenia by sa mal zaoberať týmito otázkami:

  • Vytvorenie lokality

  • Správa povolení

  • Architektúra informácií

  • Životný cyklus a vyradenie lokality

  • Limity ukladacieho priestoru

  • Klasifikácia informácií

  • Prispôsobenie

  • Ochrana údajov

  • Navigácia

  • Vyhľadávanie

  • Roly a zodpovednosť za technickú podporu lokality

O niektorých z týchto otázok už môže byť rozhodnuté v rámci modelu riadenia na úrovni organizácie alebo kolekcie lokalít, ako napríklad aký veľký ukladací priestor máte pre lokalitu k dispozícii a aké druhy prispôsobovania vzhľadu a štýlu lokality môžete vykonávať. Iné otázky nemusia byť relevantné, v závislosti od toho, aká zložitá je vaša tímová lokalita a koľko ľudí ju používa. Ale aj keď v súvislosti s týmito témami nemusíte prijímať rozhodnutia, je vhodné vedieť, aké rozhodnutia boli prijaté, aby ste mohli informovať používateľov vašej lokality a zabezpečiť dodržiavanie príslušných politík.

Ďalej je uvedených niekoľko návrhov na uváženie pri zakladaní novej lokality.

Vytvorenie podlokality

Možno budete požadovať, aby členovia tímu mohli vytvárať podlokality v rámci tímovej lokality, s cieľom použitia pri špecifických projektoch.

Možnosť spontánne vytvárať nové podlokality môže byť veľkou výhodou pre skupinu, neobmedzené vytváranie lokalít by sa však mohlo vymknúť spod kontroly. Pri voľnom množení sa podlokalít môžu vzniknúť problémy. Napríklad:

  • Pre používateľov nie je ľahké nájsť správnu podlokalitu alebo si byť istí, že našli tú správnu.

  • Informácie sa môžu duplikovať na niekoľkých podlokalitách, a tak zaberať drahý ukladací priestor a vyžadovať duplicitné úsilie na spravovanie.

  • Na podlokalitách sa môžu potenciálne aj roky nachádzať zastarané informácie a zobrazovať sa v rámci výsledkov vyhľadávania. Môže byť ťažké určiť, ktorá verzia informácií je správna.

  • Spravovanie povolení pre množstvo podlokalít sa môže stať hlavnou úlohou a používatelia možno budú nedbalo ukončovať prístup k informáciám, ktorý by v skutočnosti nemali mať.

  • Keď zamestnanci opustia skupinu, podlokality, ktoré vytvoria, sa môžu stať zanedbanými, a vytvárať tak zmätok a negatívne ovplyvňovať výsledky vyhľadávania ostatných používateľov lokality.

Môžete ušetriť čas a energiu, ak nastavíte určité politiky vytvárania lokalít zaoberajúce sa týmito oblasťami:

  • Kto má povolené vytvárať podlokality?

  • Musia byť nové podlokality najskôr schválené? Ak áno, aké sú kritériá schválenia a kto poskytuje schválenie?

  • Mali by nové podlokality používať už vytvorené šablóny a motívy?

  • Koľko informácií je možné uložiť na lokalitu? Koľko miesta na disku servera môžu zabrať?

  • Aké sú pravidlá zahrnutia stratégií navigácie v rámci lokality?

  • Ako dlho by mali byť informácie uložené na podlokalitách, kým sa odstránia alebo archivujú?

Ďalšie informácie sa nachádzajú v téme Vytvorenie lokality ani podlokality .

Správa povolení

Integrita, dôvernosť a súkromný charakter informácií, ktoré sú mimoriadne dôležité z hľadiska poslania vašej spoločnosti, závisia od úrovne zabezpečenia vašej lokality – špecificky od toho, komu sa rozhodnete udeliť prístup k vašej lokalite.

Udeľovanie a obmedzovanie prístupu k lokalite sa nazýva spravovanie povolení a predstavuje jednu z najdôležitejších úloh vlastníka lokality.

Ďalej je uvedených niekoľko tipov, na čo netreba zabudnúť pri vytváraní stratégie povolení.

  • Riaďte sa princípom najnižšej úrovne oprávnení: Udeľte používateľom najnižšie úrovne povolení, ktoré potrebujú na vykonávanie priradených úloh.

  • Udeľte používateľom prístup prostredníctvom ich pridania do štandardných predvolených skupín (ako sú napríklad skupiny Členovia, Návštevníci a Vlastníci). Väčšinu používateľov nastavte ako členov skupiny Členovia alebo Návštevníci a obmedzte počet používateľov v skupine Vlastníci.

  • Dedenie povolení použite na vytvorenie prehľadnej hierarchie s jednoduchou vizualizáciou. T. j. vyhnite sa prideľovaniu povolení jednotlivcom namiesto práce so skupinami. Kde je to možné, namiesto prideľovania jedinečných povolení nechajte podlokality jednoducho zdediť povolenia z vašej tímovej lokality.

  • Usporiadajte obsah tak, aby sa využilo dedenie povolení: Zvážte možnosť segmentácie obsahu podľa úrovne zabezpečenia – vytvorte lokalitu alebo knižnicu špecificky pre citlivé dokumenty namiesto ich umiestnenia vo väčšej knižnici a ich ochrany pomocou jedinečných povolení.

Informácie o nastavení povolení v téme princípy úrovne povolení v SharePointe alebo Úprava povolení pre zoznam, knižnicu, alebo jednotlivú položku .

Architektúra informácií

Architektúra informácií lokality je ako obsah pre knihy: určuje, ako informácie uvedené v tejto lokalite – webových stránok, dokumentov, zoznamov a údajov – je usporiadaný a predložené na používateľov lokality. Architektúra informácií často sa zaznamená ako hierarchický zoznam obsahu lokality, kľúčových slov vyhľadávania, typy údajov a iných informácií.

Ak chcete vytvoriť architektúru informácií, je potrebné analyzovať informácie, ktoré sa majú prezentovať v rámci lokality. Ďalej je uvedených niekoľko otázok, ktoré môžete použiť pri vytváraní architektúry informácií:

  • Aký typ obsahu budete mať na lokalite? Ako sa tento obsah prevedie na podlokality, do zoznamov, knižníc atď.?

  • Ako sa budú v rámci lokality prezentovať informácie?

  • Ako budú používatelia lokality prechádzať lokalitou?

  • Ako budú informácie zamerané na špecifické skupiny používateľov?

  • Ako sa bude konfigurovať a optimalizovať vyhľadávanie?

Časť architektúry informácií môže zahŕňať klasifikáciu informácií.

Ak informácie, s ktorými pracujete, majú pre spoločnosť vysokú hodnotu, vyžadujú osobitné zabezpečenie alebo sa ich týkajú pravidlá súladu s regulačnými nariadeniami, možno budete chcieť vytvoriť klasifikačnú schému na identifikáciu špecifických typov obsahu, s ktorými je potrebné opatrne zaobchádzať.

Po usporiadaní informácií do špecifických zoznamov a knižníc môžete použiť funkcie riadenia na spravovanie spôsobu spravovania obsahu. Napríklad:

Požadovanie vzatia súborov z projektu

Ak sa vyžaduje vzatie k sebe súbor, zabezpečíte, že len jedna osoba môžete upraviť súbor, kým ho do projektu. Vyžaduje sa vzatie dokumentov z projektu zabraňuje viacerým používateľom vykonávať zmeny v rovnakom čase, ktoré môžete vytvoriť konflikty pri úpravách a viesť k nejednoznačnosti. Ktorá vyžaduje vzatie pomáhajú pripomínať členovia tímu pridať komentár, keď budú kontrolovať súbor, tak, aby sa môžete jednoduchšie sledovať, čo sa zmenilo v každej verzii. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie knižnice na vyžadovanie vzatia súborov z projektu.

Sledovanie verzií

Ak chcete zachovať predchádzajúce verzie súborov, knižníc môžete sledovať, uloženie a obnovenie súborov. Môžete sledovať všetky verzie rovnakým spôsobom. Alebo môžete označiť niektoré verzie ako hlavné, napríklad pridaním novej kapitoly príručky a niektorých verziách ako menšie ako opravovať pravopisné chyby. Na spravovanie ukladacieho priestoru, môžete vybrať počet jednotlivých typov verziu, ktorú chcete uložiť. Ďalšie informácie na tvorbe verzií nájdete v téme ako funguje tvorba verzií v zozname alebo knižnici?.

Môžete určiť, či sa požaduje schválenie pre dokument. Dokumenty zostanú v stave čakania dovtedy, kým nie sú schválené alebo odmietnuté niekoho, kto má na to povolenie. Môžete ovládať, ktoré skupiny používateľov môžete zobraziť dokument predtým, ako je to schválené. Táto funkcia môže byť užitočné, ak knižnice obsahuje dôležité pokyny alebo postupy, ktoré musia byť finálny pred ostatnými zobrazovať. Ďalšie informácie o schválenia dokumentu nájdete v téme Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality.

Knižnice podpora technológie RSS, tak, aby členovia vašej pracovnej skupiny môže automaticky prijímať a zobrazovať aktualizácie alebo informačné kanály, správy a informácie na jednom mieste. Upozornenie o zmenách v knižnici, ako je napríklad pri každej zmene súborov, ktoré sú uložené v knižnici môžete použiť technológie RSS. Informačné kanály RSS umožňujú členom vašej pracovnej skupiny Zobraziť konsolidovaný zoznam súborov, ktoré sa zmenili. E-mailových upozornení, môžete vytvoriť aj tak, aby sa zobrazí upozornenie, keď súbory zmeniť. Ďalšie informácie o Informačných kanálov RSS nájdete v téme Správa Informačných kanálov RSS lokality alebo kolekcie lokalít.

Dokument knižnice alebo typu obsahu môžete použiť pracovné postupy, ktoré vaša organizácia má definované pre obchodné procesy, ako je napríklad správa schvaľovanie dokumentov alebo kontrola. Skupiny môžete použiť obchodných procesov do svojich dokumentov, nazýval pracovné postupy, ktoré špecifikujú akcie, ktoré treba vykonať v poradí, ako je napríklad schvaľovanie alebo preklad dokumentov. Pracovný postup je automatizovaný spôsob presunutia dokumentov alebo položiek cez postupnosť činností alebo úloh. Tri pracovné postupy sú k dispozícii do knižníc v predvolenom nastavení: schválenie, ktorý smeruje dokument so skupinou ľudí na schválenie; Zhromažďovanie odoziev, ktoré smeruje dokument na skupinu ľudí odozvu a vráti dokument osobe, ktorá sa začne pracovný postup ako súbor; a zhromažďovania podpisov, ktorý smeruje dokument so skupinou ľudí na zhromaždenie ich digitálnych podpisov. Ďalšie informácie o pracovných postupoch nájdete v téme informácie o pracovných postupoch na lokalite SharePoint

Ak skupina pracuje s niekoľko typov súborov, ako sú napríklad pracovné hárky, prezentácie a dokumenty, možno rozšíriť funkčnosť knižnice povolenie a definovanie viaceré typy obsahu. Typy obsahu pridať flexibilitu a konzistentnosť medzi knižnicami. Každý typ obsahu môžete určiť šablóny a dokonca procesy pracovný postup. Šablóny bude fungovať ako východiskový bod na formátovanie a všetky často používaného textu a vlastností, ktoré sa týkajú dokumentov tohto typu, ako je napríklad názov oddelenia alebo zmluvy číslo. Ďalšie informácie o typoch obsahu nájdete v téme Úvod do typov obsahu a publikovania typu obsahu

Ak máte skupinu citlivé súbory a by bolo užitočné vedieť, ako boli použité dokumenty, môžete definovať politiku, ktorá vám umožní "auditu sledovanie udalostí, napríklad zmeny súborov, počet kópií alebo odstránenia. Informácie o nastavení auditovania nájdete v téme Konfigurácia nastavenia auditu pre kolekciu lokalít

Životný cyklus a vyradenie lokality

Keď sa lokality, ako sú napríklad lokality na prácu s dokumentmi a diskusné lokality, prestanú používať, zvyknú zavadzať, pričom zaberajú cenný ukladací priestor a negatívne ovplyvňujú výsledky vyhľadávania. Je vhodné vytvoriť plán na kontrolu lokalít a ich obsahu (aspoň raz ročne) s cieľom zistiť, či stojí za to ich udržiavať.

Je dobré mať na pamäti, či väčších modelu riadenia vašej organizácie môže byť tiež hľadá zastarané lokality. Správca môže napríklad automaticky odstrániť lokality, ktoré boli nedotknutý 90 dní. Ako vlastník lokality, dostanete e-mailové upozornenia na to sa bude diať. Ďalšie informácie o politike cyklus a vyradenie lokality nájdete v téme politiky uzavretia lokality.

Limity ukladacieho priestoru

Správca možno nastavil limit na množstvo ukladacieho priestoru na disku, ktoré môže použiť vaša skupina. Mali by ste zistiť, či takýto limit existuje, a v pozitívnom prípade rozhodnúť o spôsobe jeho prerozdelenia v rámci vašich lokalít, stránok a knižníc.

Server SharePoint Server predvolene stanovuje limit 50 MB na veľkosť samostatného dokumentu, ktorý je možné nahrať do knižnice dokumentov. Vlastníci tímových lokalít tiež predvolene dostanú upozornenia v prípade dosiahnutia 90% kvóty ukladacieho priestoru.

Po viete, aké sú vaše obmedzenia, môžete použiť funkcie ako verzie alebo auditu sledovanie chcete zabezpečiť lokality v rámci nich. Ďalšie informácie nájdete v téme limity ukladacieho priestoru kolekcie lokalít spravovať.

Prispôsobenie

Je možné, že vaša organizácia bude mať určité preferované alebo požadované štandardizované značky, šablóny lokalít alebo rozloženia lokalít. Ako ďaleko môžu zájsť používatelia pri prispôsobovaní vzhľadu vlastných lokalít a stránok?

S cieľom ovládať prispôsobenie sa môžete rozhodnúť uzamknúť výber používateľov v rámci tímu, ktorí majú povolenie prispôsobovať, alebo sa môžete rozhodnúť pre používanie štandardizovaných rozložení strán s cieľom zabezpečenia určitých požiadaviek, ako napríklad zobrazenie vlastníka lokality v ľavom hornom rohu všetkých lokalít.

Možno tiež budete chcieť stanoviť smernice týkajúce sa funkcií, ktoré môžu používatelia používať v rámci svojich podlokalít. Možno sa rozhodnete napríklad požiadať používateľov, aby nepoužívali webové časti vyžadujúce vlastné kódovanie.

Na druhej strane môžete poskytnúť všetkým členom svojho tímu program SharePoint Designer, aby mohli vykonávať ľubovoľné požadované zmeny.

Ďalšie informácie o prispôsobení lokalít nájdete v téme Prispôsobenie tímovej lokality alebo úvodné informácie o prispôsobení lokalít a stránok.

Navigácia

Navigačné prvky pomáhajú používateľom pri prehľadávaní obsahu. Medzi dve položky navigácie, ktoré je možné prispôsobiť, patrí panel prepojení v hornej časti a panel pre rýchle spustenie.

Na stránkach nastavení pre jednotlivé zoznamy alebo knižnice môžete vybrať, ktoré zoznamy alebo knižnice sa zobrazia na paneli s nástrojmi Rýchle spustenie. Môžete zmeniť aj poradie prepojení, pridať a odstrániť prepojenia alebo sekcie, do ktorých sú prepojenia zoskupené. Ak je napríklad v sekcii Zoznam priveľa zoznamov, môžete pridať novú sekciu pre zoznamy úloh, ktorá bude obsahovať prepojenia na zoznamy úloh.

Panel prepojení v hornej časti každej stránky lokality zobrazuje rad kariet, prostredníctvom ktorého môžu používatelia lokality prejsť na ďalšie lokality v danej kolekcii lokalít. Pri vytvorení novej lokality môžete vybrať, či túto lokalitu pridáte na panel prepojení v hornej časti nadradenej lokality a či sa bude používať panel prepojení z nadradenej lokality.

Ďalšie informácie o navigácie na lokalite nájdete v téme Úvod k navigácii na lokalite alebo Prispôsobenie navigácie na tímovej lokalite

Vyhľadávanie

Obsah sa zobrazuje na rôznych miestach, ako napríklad na lokalitách, v zoznamoch, knižniciach, webových častiach alebo stĺpcoch. Keď niekto prehľadáva vašu lokalitu, predvolene sa vo výsledkoch vyhľadávania zobrazuje všetok obsah lokality v rámci všetkých jej podlokalít.

Vlastník lokality môže rozhodnúť, či sa určitý obsah má zobrazovať vo výsledkoch vyhľadávania na lokalite. Ak znemožníte, aby sa obsah lokality zobrazoval vo výsledkoch vyhľadávania, nebude sa vo výsledkoch vyhľadávania zobrazovať ani obsah žiadnych jej podlokalít.

Predvolene sa obsah s obmedzenými povoleniami nebude zobrazovať vo výsledkoch vyhľadávania používateľom, ktorí nemajú povolenia na jeho čítanie. Môžete to zmeniť na prípad, keď sa obmedzený obsah bude zobrazovať vo výsledkoch vyhľadávania, používatelia však nebudú môcť otvoriť obsah, pre ktorý nemajú povolenie.

Ďalšie informácie o vyhľadávania v téme Prehľad správy vyhľadávania v SharePointe Online alebo Konfigurácia webovej časti vyhľadávania obsahu v SharePointe .

Roly a zodpovednosť za technickú podporu lokality

Je vhodné určiť roly a zodpovednosť s cieľom minimalizovať zmätok, ktorý môže vzniknúť na lokalite, keď sa neustále menia členovia tímu. Ďalej je uvedených niekoľko položiek, v rámci ktorých je vhodné určiť, kto bude na lokalite za čo zodpovedný:

  • Školenie: Pre používateľov, ktorí sú začiatočníkmi pri práci s produktom, môže byť užitočné školenie týkajúce sa základnej navigácie, vyhľadávania a spravovania dokumentov.

  • Technická podpora: Môžete rozhodnúť, aby sa určený odborník v rámci tímu zaoberal riešením problémov a mal na starosti styk so správcom.

  • Súlad s právnymi smernicami alebo smernicami organizácie: Niekedy môže ísť len o udržiavanie aktuálnych prepojení na príslušné smernice, je však vhodné, aby bol za to niekto zodpovedný.

Pre ďalšie Zap rolí v téme plánovanie lokalít a správa používateľov alebo spravovanie správcov kolekcie lokalít .

Ochrana údajov

Zálohovanie a obnovenie funkcie zabezpečiť pred náhodnou stratou údajov. Frekvencia zálohy a rýchlosti a úroveň obnovy sú nastavené správcom. Pozrite si tému Prehľad zálohovanie a obnovenie v SharePointealebo Správa Koša kolekcie lokalít SharePoint Online

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×