Prehľad: Sledovanie priebehu

ikona: Sledovanie priebehu

Hoci Microsoft Project zjednoduší monitorovanie a sledovanie priebehu plánu, je potrebné vykonať niekoľko krokov ešte pred začatím sledovania priebehu projektu.

Monitorovanie projektu možno vo všeobecnosti rozdeliť na kontrolovanie a sledovanie priebehu projektu. Odchýlky od projektového plánu (alebo pôvodného plánu) sú identifikované a riadené tak, aby sa dodržal rozsah projektu, časový limit a medze rozpočtu.

Tento článok približuje jeden z mnohých cieľov riadenia projektov uvádzaných v Mape Projectu.

Príklady riadenia projektov . . .

Prvý príklad: Neskúsený projektový manažér   : Vytvorili ste plán a všetci tvrdo pracujú na úlohách, ktoré ste im priradili, a predpokladáte, že všetko sa deje tak, ako ste naplánovali.

To je vaša prvá chyba. Žiadny projekt nejde podľa plánu. Problémy sa vyskytujú a mali by ste ich začať hľadať radšej skôr ako neskôr. Čím dlhšie budete vyčakávať s vyhľadaním problémov, tým budú problémy horšie.

Pri sledovaní priebehu svojho plánu majte na pamäti nasledovné.

  • Vytvorenie pôvodného plánu projektu    Po vytvorení plánu zvážte vytvorenie pôvodného plánu projektu. Pôvodný plán sa podobá na verziu projektu, ktorú možno použiť na porovnanie priebehu prác na úlohách. Pôvodný plán umožňuje vykonať porovnanie pôvodného plánu a neskoršej verzie.

  • Manuálne zhromažďovanie údajov    Hoci najrýchlejší a najjednoduchší spôsob zhromažďovania informácií o stave projektu je pomocou programu Project Server, možno budete chcieť tieto informácie zhromažďovať manuálne.
    Napríklad nemusíte mať nainštalovaný program Project Server alebo projekt môže byť tak malý, že zhromažďovanie údajov vám zaberie iba málo času.
    Keď sa rozhodnete manuálne zhromažďovať údaje o stave projektu, nezabudnite, že budete musieť tiež manuálne zadávať údaje do projektového plánu.

  • Očakávajte odpor Odpor voči formálnemu sledovaniu v rámci správy údajov projektu je normálny. Našťastie existuje niekoľko metód, ktoré môžete použiť na minimalizovanie tohto typu odporu.

Tu sú tri jednoduché kroky, ktoré vám pomôžu začať monitorovanie plánu.

  1. Vytvorenie pôvodného plánu projektu. Kliknite na kartu Projekt a potom na položku Nastaviť pôvodný plán.

  2. Komunikujte, komunikujte, komunikujte. Pre ľudí nie je jednoduché odoslať stav práce. Jednoduchý spôsob zistenia stavu sú týždenné schôdze tímu alebo iné operatívne porady. Zhromažďovanie stavu na týždennej báze je ideálne pre väčšinu projektov. Zhromažďovanie stavu častejšie, ako raz za týždeň, však môže byť kontraproduktívne. Môžete tiež nastaviť týždenné pripomenutia v Outlooku 2010 na prijímanie základných informácií od ľudí o stave.“

  3. Použite Plánovač tímov. Zobrazenie Plánovača tímov v Projecte je navrhnuté na riešenie mnohých problémov týkajúcich sa toho, kto a čo robí vo vašom tíme. Ak toto zobrazenie ukážete počas schôdze tímu, môže to pomôcť urýchliť celý proces získavania informácií o stave.

Druhý príklad: Máte skúsenosti so spravovaním projektov   : Ste dlhší čas projektovým manažérom a v minulosti ste používali zložitý softvér na riadenie projektov. Teraz sa stretávate s projektom, ktorý podľa vášho sponzora vyžaduje veľmi pozorné sledovanie, aby sa udržal v rámci rozpočtu. Sledovanie ľudí je jedna vec, ale sledovanie priebehu úloh a nákladov je iná vec.

Okrem toho sponzor hovorí, že chce zostavy o výkonoch spracované za každý mesiac. Teraz už máte naozaj obavy.

Tu je zoznam bežných prekážok pri monitorovaní a sledovaní a ako sa môžete s nimi vysporiadať.

Prekážka

Možné riešenie

Očakávajte odpor

Odpor voči formálnemu sledovaniu v rámci správy údajov projektu je normálny. Našťastie existuje niekoľko metód, ktoré môžete použiť na minimalizovanie tohto typu odporu.

Chýbajúce e-maily

Získavanie informácií o stave e-mailom je jedným z najjednoduchších spôsobov monitorovania projektu. E-maily sa však môžu stratiť. Môžete nastaviť týždenné pripomenutia v Outlooku a pripomenúť členom tímu, aby vám posielali stav úlohy v pravidelných intervaloch.

Project Server

Ak používate Project Server na sledovanie stavu prác, zvážte možnosť najať poradcu s cieľom pomôcť členom tímu zvládnuť prekážky s vykazovaním skutočnej práce. Poradca vám môže pomôcť aj s často zložitými fázami monitorovania projektu, najmä pri veľkých projektoch. Partner MVP pre Project (Most Valued Professional) bude možno vedieť pomôcť.

Dodávatelia

Ak používate zmluvných dodávateľov na práce na úlohách v projekte, uistite sa, že každý týždeň podávajú hlásenia o priebehu práce. Jednou z možností je vyžadovať tento krok vo výkaze práce (alebo inom zmluvnom dokumente) skôr, než prijmeme dodávateľa medzi riešiteľov.

Desí vás tvorba rozpočtu

Tvorba rozpočtu desí každého. Naučte sa hodnotu analýzy získanej hodnoty. Ak ste nastavili pôvodný plán projektu (ktorý by ste mali mať, ak ste skúsený profesionál) a zadávate náklady do svojho plánu, potom získaná hodnota je to, čo je potrebné v pláne monitorovať.

Prekročenie rozsahu

Prekročenie rozsahu býva často náročné na monitorovanie. Dochádza k nemu, keď požiadavky na výstupy projektu nie sú plne pochopené všetkými členmi tímu. Tím inžinierov sa môže napríklad rozhodnúť, že produkt s rozšírenou funkcionalitou bude lepší, bez toho, aby s projektovým manažérom stanovili, či náklady na rozšírenie sú oprávnené vzhľadom na širšie aspekty trhových podmienok.

Kontrola priebehu prác na úlohe pred sledovaním

Vytvorenie alebo aktualizácia pôvodného alebo pomocného plánu

Vytvorte alebo aktualizujte pôvodný alebo pomocný plán, ak chcete neskôr porovnať tieto informácie s aktuálnym plánom alebo pôvodným plánom v neskoršej fáze projektu. Uloženie pôvodného plánu umožňuje identifikovať a vyriešiť rozpory a presnejšie naplánovať podobné budúce projekty.

Kontrola plánovaného priebehu

V priebehu projektu môžete sledovať rozdiely medzi plánovanou a skutočnou prácou. To vám umožní vyhodnotiť, či práca na projekte pokračuje podľa očakávaní.

Riadenie dátumu dokončenia projektu (kritická cesta)

Text

Jedným z prvých krokov pri monitorovaní projektov je skúmanie, ako sa zmení dátum dokončenia projektu po zmene požiadaviek prostriedkov a úloh.

Porovnanie dvoch verzií projektu (prepojenie bude k dispozícii neskôr)

Aby ste zistili priebeh, budete možno musieť vytvoriť alebo uložiť pôvodné projektové odhady a skutočné údaje projektu, ktoré porovnáte.

Monitorovanie pracovnej záťaže pomocou Plánovača tímov

Text

Projektoví manažéri zápasia s potrebou zobraziť jasne a rýchlo to, čo ich tím robí v danom bode projektového plánu. Použitie Plánovača tímov umožní rýchlo reagovať na každú jednotlivú pracovnú záťaž.

Zobrazenie a sledovanie faktorov plánovania

Použite Kontrolu úloh, ak chcete zobraziť vplyv zmien jednej úlohy na iné úlohy. Keď aktualizujete priebeh úlohy, treba si uvedomiť tieto druhy zmien.

Plánovanie v programe Project

Porozumejte novým funkciám plánovania v Projecte 2010. Toto vám pomôže reagovať na zmeny pri monitorovaní projektu.

Prekonanie odporu voči sledovaniu

Odpor organizácie voči sledovaniu v rámci správy údajov projektu je normálny. Naučte sa niekoľko metód, ako si s ním poradiť.

Na začiatok stránky

Monitorovanie plánovaného priebehu

Aktualizácia práce na projekte

V priebehu prác na projekte môžete aktualizovať plán zadaním skutočného počiatočného a koncového dátumu, skutočnej práce, aktuálneho a zostávajúceho trvania a aktuálneho percentuálneho dokončenia a percent dokončenej práce.

Rýchla aktualizácia dokončených úloh

Naučte sa rýchlo aktualizovať úlohy pomocou ovládacích prvkov na páse s nástrojmi.

Analýza výkonu projektu pomocou analýzy získanej hodnoty

Analýza získanej hodnoty ukazuje, aká časť rozpočtu sa mala vynaložiť v súvislosti s objemom doteraz vykonanej práce a nákladmi podľa pôvodného plánu na úlohu, priradenie alebo zdroje.

Uloženie projektu prostredníctvom Project Servera

Po dokončení sledovania projektu môžete uložiť jeho verziu na Project Server alebo ju zdieľať s členmi tímu a ďalšími účastníkmi v projekte.

Vytvorenie zostáv o priebehu projektu

Text

Vizuálne zostavy vám umožnia zobraziť informácie o projekte graficky, pomocou vylepšených kontingenčných tabuliek v Exceli 2010 alebo kontingenčných diagramov vo Visiu 2010.

Posun na vyššiu úroveň s aplikáciou Project Web App

Ak hľadáte dokonalý nástroj na sledovanie spolupráce vo svojej organizácii, pozrite sa na Project Server 2010 a jeho doplnok, webovú aplikáciu Project Web App.

Späť na tému Mapa Projectu

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×