Prečo je v Outlooku potrebné inovovať distribučné zoznamy na skupiny

Dlhé roky sa organizácie spoliehali na distribučné skupiny v komunikácii a spolupráci so skupinami ľudí v organizácii aj mimo nej. Dnes však skupiny v Outlooku ponúkajú výkonnejšie riešenie spolupráce.

Čo sú skupiny?

Keď nastavíte skupinu v Outlooku, môžete vybrať skupinu ľudí, s ktorými chcete spolupracovať, a jednoducho nastaviť kolekciu prostriedkov, ktoré bude daná skupina zdieľať. Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto prostriedkom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa automaticky udelia potrebné povolenia pre nástroje, ktoré skupina poskytuje.

Medzi ďalšie zdroje informácií patria:

  • Zdieľaná doručená pošta – miesto, kde prebiehajú konverzácie, ktoré máte tradične v distribučných zoznamoch. Tento zdieľaný priečinok doručenej pošty je možné vyhľadávať tak, aby sa vytvoril živý archív správ skupiny. Nový členovia skupiny môžu vyhľadávať alebo prejsť späť do histórie a v rýchlosti si pozrieť, čo sa predtým v skupine uverejnilo. Pozrite si tému: Zapojenie do skupinovej konverzácie v Outlooku.

    Tip : Ak používatelia aj naďalej chcú zobraziť skupinové správy vo svojom osobnom priečinku doručenej pošty podobne ako s distribučným zoznamom, stačí sa prihlásiť do skupiny kliknutím na tlačidlo Členstvo na páse s nástrojmi v Outlooku.

  • Knižnica zdieľaných súborov – skupina má knižnicu súborov lokality SharePoint, kde môžu používatelia ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách, obrázkoch alebo akomkoľvek inom druhu súborov. Pozrite si tému: Zdieľanie skupinových súborov v Outlooku 2016.

  • Zdieľaný kalendár – skupina získa zdieľaný kalendár na uverejňovanie udalostí súvisiacich so skupinou. Každý člen, ktorý sa prihlásil do skupiny, bude automaticky pozvaný na udalosti uverejnené v kalendári, aby sa tieto udalosti mohli prípadne zobraziť aj v osobnom kalendári používateľa. Pozrite si tému: Plánovanie schôdze v kalendári skupiny v Outlooku 2016.

  • Zdieľaný onenotový poznámkový blok – skupina automaticky získa zdieľaný onenotový poznámkový blok, kde členovia skupiny môžu zhromažďovať informácie a spolupracovať na nich. Veľa skupín používa poznámkový blok na vytvorenie živej stránky wiki s najčastejšími otázkami a ďalšími zdrojmi. Pozrite si tému: Začíname s OneNotom 2016.

  • Hosťovský prístup – predtým bolo možné do distribučných skupín pridať externé kontakty, ale jediné, k čomu mali prístup, bol e-mail. V skupinách môžete hosťom ponúknuť prístup k e-mailovým konverzáciám, súborom, a dokonca aj k zdieľanému onenotovému poznámkovému bloku. Pozrite si tému: Hosťovský prístup do skupín v Office 365.

  • Obsah je viditeľný – skupiny v Outlooku sú predvolene verejné, čo znamená, že ostatní používatelia vo vašej organizácii ich jednoducho objavia a pripoja sa do nich alebo skontrolujú materiály v skupine. Ak je obsah skupiny citlivejší, môžete ju zmeniť na súkromnú, čím obsah skryjete pred nečlenmi a každá žiadosť o pripojenie bude vyžadovať schválenie od vlastníka skupiny.

  • Samoobslužné vytváranie – IT oddelenie sa nemusí zbytočne zaoberať požiadavkami používateľov na vytvorenie skupiny. Používatelia môžu vytvárať svoje vlastné skupiny podľa potreby. Ak chcete ovládať, ktorí používatelia v organizácii môžu vytvárať skupiny, pozrite si tému: Spravovanie vytvárania skupín v Office 365.

Ide len o niektoré z funkcií, vďaka ktorým sú skupiny výkonnejšie riešenie ako distribučné skupiny.

Správa skupín

Služby Office 365 ponúka množstvo užitočných nástrojov a možnosti na jednoduchšie spravovanie a administráciu skupín. Ďalšie informácie o každej z týchto výhod získate po kliknutí na nižšie uvedené nadpisy.

Mať adresár pod kontrolou je záujmom každého správcu. Tu sú niektoré nástroje na zjednodušenie tejto úlohy, ktoré Office 365 ponúka:

  • Politiky pomenovania – politiky pomenovania umožňujú definovať, čo sú a čo nie sú prijateľné názvy skupín. Zabraňujú používateľom použiť znevažujúce alebo zakázané názvy skupín. Okrem toho môžete vynútiť štandardné predpony alebo prípony spoločnosti v názvoch skupín.

    Dynamické členstvo – dynamické členstvo umožňuje nastaviť členstvo v skupine podľa pravidla, ktoré pridá (alebo odstráni) členov skupiny na základe metaúdajov (napríklad oddelenia alebo úlohy) v službe Active Directory. Ďalšie informácie o vytváraní dynamického členstva nájdete v téme Použitie atribútov na vytvorenie rozšírených pravidiel.

  • Skryté členstvo – ak máte dôvod na to, aby bolo členstvo v skupiny dôverné, napríklad ak sú členovia študenti, môžete členstvo skryť pred externými používateľmi.

  • Povolenia na vytváranie – v organizácii sú možno aj ľudia, ktorým nechcete povoliť možnosť vytvoriť novú skupinu. Existuje niekoľko spôsobov spravovanie povolení na vytváranie v adresári. Pozrite si tému Spravovanie vytvárania skupín v Office 365.

  • Denníky auditu – môžete byť pokojnejší a umožniť používateľom vytvárať skupiny a spravovať členstvo v skupine, pretože denníky auditu skupín v Office 365 vám umožňujú vystopovať používateľov, ktorí vytvorili alebo odstránili konkrétnu skupinu alebo zmenili členstvo v skupine. Pozrite si tému: Prehľadávanie denníkov auditu v Centre zabezpečenia a dodržiavania súladu pre Office 365.

Správa doručovania vám ponúka niekoľko metód na spracovanie spôsobu odoslania alebo prijatia správ skupiny. Okrem toho existujú nástroje na monitorovanie tokov týchto správ.

  • Odoslať ako alebo Odoslať v mene – tieto nastavenia umožňujú konkrétnym používateľom odosielať e-maily ako od skupiny alebo v mene skupiny.

  • Obmedzenia odosielateľa – tieto nastavenia vám umožnia ovládať, kto bude môcť skupine odosielať správy. Skupinu je možné nakonfigurovať na prijímanie e-mailov od externých používateľov, ale možno budete chcieť nastavenie obmedziť iba na niektorých konkrétnych.

  • Podpora externých používateľov – pozvaním hostí do skupiny ich môžete pridať do e-mailových konverzácií v skupine. Pozrite si tému: Hosťovský prístup k skupinám v Office 365 – Pomocník pre správcov.

  • Pravidlá prenosu – pravidlá prenosu fungujú v skupinách presne tak, ako na serveri Exchange. Na základe pravidiel je možné vyhľadať správy, ktoré spĺňajú špecifické podmienky, a potom s nimi vykonať ďalšie akcie.

  • E-mailové tipy – e-mailové tipy sú informatívne správy, ktoré sa zobrazia používateľom pri vytváraní správy. Môžu pomôcť predchádzať oznámeniam o nedoručení a upozorniť používateľa, ak správa smeruje externým používateľom alebo presahuje kvóty.

  • Viaceré adresy servera proxy – skupina môže mať aliasy podobne ako poštová schránka používateľa. Ďalšie adresy servera proxy môžu byť užitočné na prijímanie správ odoslaným na ďalšie aliasy alebo na jednoduchšie vyhľadanie skupiny s dlhým alebo komplikovaným názvom. Pozrite si tému: Podpora viacerých domén pre skupiny v Office 365 – Pomocník pre správcov

  • Maximálne veľkosť pri odosielaní a prijme – tieto kvóty pomôžu predchádzať problémom v skupine s prijímaním (alebo odosielaním) príliš veľkých správ s cieľom lepšie spravovať požiadavky na ukladací priestor a šírku pásma.

Office 365 poskytuje aj niekoľko nástrojov na spravovanie typu obsahu, ktorý sa zdieľa v skupine.

  • Pokyny na používanie – budete môcť definovať pokyny na používanie pre skupiny v Office 365 a poučiť používateľov o najvhodnejších postupoch efektívnej činnosti skupiny a o interných politikách obsahu. Príklad nájdete v téme: Pokyny na používanie určené zákazníkom a partnerom spoločnosti Microsoft.

  • Klasifikácia údajov -budete môcť vytvoriť vlastný systém klasifikácie údajov pre skupiny v Office 365, ktorý umožní rozdelenie skupín podľa typu politiky (napr. neklasifikované, podnikové dôverné alebo prísne tajné). Týmto spôsobom sa môžu v skupinách prejaviť politiky iného obsahu v organizácii. Rozšíriteľná politika umožňuje organizácii nakonfigurovať koncový bod, na ktorý sa odvolá pri každom vytvorení alebo zmene skupiny, a potom môžete implementovať vlastné politiky vytvárania alebo zmien skupiny.

Spravovanie zmien

Používatelia majú so zmenami niekedy problémy, preto je dôležité komunikovať s existujúcimi členmi distribučných zoznamov a informovať ich o tom, čo môžu očakávať. Tu je niekoľko informácií, ktoré by ste mali v správe uviesť, ako aj niekoľko odpovedí, ktoré môžu byť užitočné:

Čo sú skupiny v Outlooku?

Skupiny služieb Office 365 v Outlooku sú jedným riešením spolupráce pre tímy alebo skupiny, ktoré chcú mať miesto na zdieľanie diskusií, súborov, kalendárov a poznámok zjednoteným spôsobom, aby sa dali ľahko vyhľadať.  Pravdepodobne najlepšou funkciou je to, že v priečinku doručenej pošty skupiny sa uchováva história diskusií a predchádzajúce diskusie je možné ľahko vyhľadať.

Prečo dochádza k tejto zmene?

Ľudia si často žiadali možnosť vyhľadávať správy uverejnené v distribučnom zozname, aby mohli nájsť informácie, ktoré boli v minulosti predmetom diskusie. Inovácia distribučného zoznamu na skupinu znamená, že ľudia sa nemusia znova a znova pýtať rovnaké otázky alebo odpovedať na ne.

Nová skupina bude obsahovať aj kalendár udalostí skupiny, knižnicu zdieľaných súborov a onenotový poznámkový blok na spoluprácu a zhromažďovanie informácií pre budúce použitie.

Musím niečo urobiť, keď sa chcem pridať do skupiny, ak som už bol členom distribučného zoznamu?

Nie, ak ste už boli členom distribučného zoznamu, členom novej skupiny budete automaticky.

Ako získam prístup do novej skupiny v Outlooku? A čo Outlook na webe?

Ak chcete získať prístup do novej skupiny v Outlooku, stačí prejsť do kategórie Skupiny v dolnej časti navigačnej tably na ľavej strane. Ak túto skupinu budete používať často, môžete ju pripnúť ako obľúbenú položku, keď na ňu kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete položku Zobraziť ako obľúbené.

Okrem majú skupiny v Office 365 k dispozícii bezplatných mobilných klientov na každej mobilnej platforme (iOS, Android atď.), aby ste mali jednoduchý prístup do skupiny aj na cestách.

Môžem aj naďalej jednoducho e-mailovať?

Môžete, samozrejme. Ten istý e-mailový alias, ktorý ste používali v distribučnom zozname, bude naďalej fungovať aj v skupine v Outlooku.

Taktiež...

Nezabudnite ich informovať, kedy k tejto zmene dôjde a na koho sa môžu obrátiť, ak budú mať ďalšie otázky.

Migrácia distribučných zoznamov

Ste pripravení na inováciu distribučného zoznamu na skupinu? Pozrite si tému Migrácia distribučných zoznamov do skupín v Office 365 – Pomocník pre správcov.

Čo ďalej?

Po inovovaní distribučnej skupiny na skupinu v Office 365 nasleduje niekoľko úloh spracovania, ktoré možno budete chcieť vykonať, aby všetko prebiehalo hladko.

  • Spracovanie používateľov – skontrolujte ich hneď po dokončení inovácie a potom znova o niekoľko dní. Ak uvidia, že ich počúvate a reagovať na všetky ich prípadné otázky, bude to mať veľký vplyv na to, aby boli spokojní a pripravení na zmenu.

  • Sledovanie zostavy interakcie – portál pre správcov služieb Office 365 obsahuje niekoľko dobrých zostáv, z ktorých sa dozviete, koľkí používatelia skupinu používajú, ako často ju používajú a ktoré funkcie používajú. Tieto zostavy vám pomôžu navrhnúť spracovanie a školenie používateľov, ako aj zvýrazniť to, kde používatelia získavajú z novej skupiny najväčšiu hodnotu. Pozrite si tému: Výkazy aktivít v Centre spravovania služieb Office 365.

  • Zdieľanie skúseností – oznámte aj ďalším tímom v spoločnosti, že ste inovovali distribučnú skupinu a akým spôsobom ste to urobili, aby bola inovácia úspešná. Zdieľaním informácií môžete pomôcť ďalším tímom nasledovať váš príklad úspešnej inovácie s ich skupinou.

Pozrite tiež

Máte otázky o skupinách v Office 365?

Navštívte stránku komunity Microsoft Office 365 Groups Tech Community.

Váš názor nás zaujíma

Tento článok bol naposledy aktualizovaný 24. mája 2017 na základe vašich pripomienok. Ak ste sa z neho dozvedeli užitočné informácie, a najmä vtedy, ak sa tak nestalo, kliknite na ovládacie prvky pripomienok umiestnené nižšie a pošlite nám konštruktívne komentáre, aby sme ho mohli ešte viac vylepšiť. Ďakujeme.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×