Pracovné postupy I: Základy, ktoré by ste mali poznať

Prehľad

Dokument s ikonou pracovného postupu

Používa sa vo vašej organizácii lokalita Microsoft Office SharePoint Server 2007? Používate na danej lokalite knižnice dokumentov na zdieľanie súborov? Ak áno, mali by ste sa naučiť, ako používať pracovné postupy. Pracovné postupy sú automatizované procesy, ktoré odosielajú dokumenty na rôzne typy revízií. V tomto kurze – prvom v skupine kurzov – sa zoznámite so základmi.

Nemáte balík Office 2007? Môžete prevziať 60-dňovú skúšobnú verziu alebo si tento balík môžete aj kúpiť.

V tomto kurze sa naučíte:

  • Zistiť, aký hodnotný môže byť pre vás a vašich spolupracovníkov pracovný postup.

  • Získať prehľad o základoch pracovných postupov: ako ich spustiť, ako sa na nich môžu ľudia zúčastniť, a tak ďalej.

  • Spustiť pracovný postup schválenia, ktorý umožňuje odoslať súbor iným osobám na schválenie.

Súčasti kurzu:

  • Jedna lekcia vo forme samoštúdia.

  • Krátky test na konci každej lekcie. Testy nie sú vyhodnocované.

  • Rýchla referencia, ktorú si môžete ponechať.

Mali by ste vedieť pridávať, upravovať a vziať súbory v knižnici SharePoint k sebe. Ak tieto činnosti nepoznáte, absolvujte kurzy Knižnice dokumentov služby SharePoint I: Úvod do zdieľania súborov a Knižnice dokumentov služby SharePoint II: Všetko o vzatí súborov k sebe.

Používa sa vo vašej organizácii lokalita Microsoft Office SharePoint Server 2007? Používate na danej lokalite knižnice dokumentov na zdieľanie súborov? Ak áno, mali by ste sa naučiť, ako používať pracovné postupy. Pracovné postupy sú automatizované procesy, ktoré odosielajú dokumenty na rôzne typy revízií. V tomto kurze – prvom v skupine kurzov – sa zoznámite so základmi.

Ak sa chcete dozvedieť viac o tomto kurze, prečítajte si text v častiach Ciele a O tomto kurze alebo si prezrite obsah. Potom kliknutím na tlačidlo Ďalej spustite prvú lekciu.

Základy pracovných postupov

Osoba, ktorá sa pýta, či všetci revidovali súbor. Ľudia odpovedajúcimi rôznymi spôsobmi: „Neviem“, „Myslím, že áno“, „Nie“, „Iste“.

Sledovanie spätnej väzby môže byť náročné.

Boli ste už v takejto situácii? Potrebujete, aby skupina ľudí revidovala súbor. Poskytnete im preto papierové kópie alebo im odošlete prílohy so súbormi v e-mailových správach. Dni však plynú a nepamätáte si, kto už súbor revidoval a kto ešte nie. A ak ľudia súbor zmenili alebo do neho pridali poznámky, nevidíte všetky ich zmeny a poznámky na jednom mieste.

Tento proces môžete riadiť lepšie – pomocou pracovných postupov, ktoré sú dostupné na lokalite SharePoint Server 2007.

Čo je pracovný postup?

vývojový diagram pracovného postupu: začiatok, šípka, osoba držiaca zložku, šípka, osoba držiaca zložku, šípka, osoba držiaca zložku, šípka, značky dokončenia

Všeobecný popis toho, ako vyzerá pracovný postup.

Čo je pracovný postup? V kontexte knižnice dokumentov SharePoint predstavuje pracovný postup automatizovaný proces, ktorý ľuďom pomáha revidovať súbor. Vy, ako osoba, ktorá potrebuje získať revidovaný súbor, pracovný postup začínate. Potom len sledujete, ako ľudia automaticky dostávajú oznámenia o tom, že majú revidovať súbor. Ak zabudnú, dostanú ďalší e-mail. A keď všetci dokončia svoju prácu, na webovej stránke sa zobrazí súhrn pracovného postupu, ktorý bude slúžiť ako záznam o tom, kto sa na pracovnom postupe podieľal.

Čo teda ľudia presne robia, keď revidujú súbor? To závisí od toho, ktorý pracovný postup sa rozhodnete spustiť. Ďalšie informácie získate po kliknutí na tlačidlo Ďalej.

Tri pracovné postupy

E-mailová správa so žiadosťou o schválenie, e-mailová správa so žiadosťou o pripomienky a e-mailová správa so žiadosťou o podpis.

Tri dostupné pracovné postupy.

Keď uložíte súbor do knižnice dokumentov na lokalite SharePoint Server 2007, máte k dispozícii tri pracovné postupy:

1. Pracovný postup schválenia: Tento pracovný postup od každého vyžaduje, aby schválil súbor. Tento pracovný postup môžete spustiť napríklad pred prezentáciou, aby ju mohli v spoločnosti schváliť ľudia, ktorí majú právomoc rozhodovať.

2. Pracovný postup zhromažďovania pripomienok: V tomto pracovnom postupe sa zhromažďujú pripomienky. Ak napríklad píšete novú politiku spoločnosti, môžete potrebovať pripomienky od ľudí z rôznych oddelení. Potom môžete pripomienky všetkých zúčastnených integrovať do finálnej verzie skôr, ako bude oficiálna.

3. Pracovný postup zhromažďovania podpisov: Tento pracovný postup zhromažďuje od ľudí digitálne podpisy. Tento pracovný postup môžete použiť napríklad v prípade, ak od niekoho potrebujete podpis na výkaze výdavkov alebo na hodnotení výkonnosti.

Pracovný postup schválenia

Knižnica dokumentov odosielajúca e-mailové správy trom recenzentom.

Súbor prechádzajúci pracovným postupom schválenia.

Najjednoduchším zo všetkých troch pracovných postupov je pracovný postup schválenia. V tomto kurze sa s týmto pracovným postupom zoznámite ako s prvým. Získate tak potrebné základy skôr, než sa budete učiť o zvyšných dvoch, komplikovanejších pracovných postupoch. (Tieto dva pracovné postupy sú predmetom kurzov II a III v tejto skupine kurzov.)

Ako teda funguje pracovný postup schválenia? Keď spustíte pracovný postup zo súboru v knižnici dokumentov, vykonajú sa nasledujúce činnosti:

1. Prvému schvaľovateľovi sa odošle špeciálna e-mailová správa. Na lokalite SharePoint sa táto e-mailová správa označuje ako „úloha“, pretože pre danú osobu v pracovnom postupe predstavuje činnosť, ktorú má vykonať. V úlohe sa požaduje schválenie súboru, ktoré možno vykonať kliknutím na tlačidlo Schváliť (podrobnosti o tomto tlačidle sú uvedené ďalej).

2. Úloha sa odošle ďalšej osobe, ktorá takisto klikne na tlačidlo Schváliť.

3. Úloha sa potom odošle poslednej osobe. Keď klikne na tlačidlo Schváliť, pracovný postup je dokončený.

Týmto popisom chceme poukázať najmä na to, že každá úloha sa jednotlivým schvaľovateľom odosiela postupne v poradí, ktoré určíte vopred. Ak jedna z osôb súbor neschváli, môže to spôsobiť, že sa pozdrží úloha pre nasledujúcu osobu. Môžete však nastaviť termín splnenia, pred uplynutím ktorého pracovný postup odošle správu s pripomenutím. S týmito činnosťami sa zoznámite v animácii v ďalšej časti.

Poznámka pre používateľov programu Microsoft Office Outlook.    Tieto „úlohy“ pracovných postupov nie sú to isté ako úlohy v programe Outlook, ktoré pomáhajú sledovať činnosti, ktoré je potrebné vykonať. Sú odlišné.

Stránka stavu pracovného postupu

Stránka stavu pracovného postupu zobrazujúca dokončené úlohy Lucie, Petra a Andreja.

Stránka stavu pracovného postupu.

Po dokončení pracovného postupu sa na stránke Stav toku činností zobrazí súhrn činností pracovného postupu. Zobrazujú sa tu všetky úlohy, ich stav a výsledok. Ako iniciátor pracovného postupu dostanete po dokončení pracovného postupu tieto informácie aj prostredníctvom e-mailu.

Táto stránka stavu pracovného postupu je jednou z najdôležitejších výhod používania pracovného postupu. Prečo? Pretože neskôr, keď nebudete vedieť, či súbor bol alebo nebol schválený, môžu ľudia získať odpoveď pomocou tejto stránky.

Poznámka.    Stránka stavu pracovného postupu je dostupná aj v pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok a zhromažďovania podpisov.

Ako to vyzerá

[Untitled] Kurzor klikajúci na prepojenie Schválenie v pracovnom postupe

Animovaný príklad pracovného postupu schválenia.

Ako teda spustíte pracovný postup a ako ľudia dokončia svoje úlohy? Pozrime sa na to bližšie. Eva vytvorila prezentáciu na nadchádzajúcu schôdzu spoločnosti. Obsahuje niekoľko dôležitých oznámení. Uložila ju do knižnice dokumentov a pomenovala ju Schôdza spoločnosti. Pred samotnou prezentáciou si však prezentáciu chce nechať schváliť tromi dôležitými ľuďmi: Katarínou, Petrom a Andrejom.

Ak chcete zistiť, ako spustí pracovný postup schválenia a ako budú postupovať všetci traja schvaľovatelia, kliknite na položku Prehrať nad touto ilustráciou. Táto animácia zobrazuje proces pre program PowerPoint 2007, no to isté platí aj v programe Word 2007 a Excel 2007.

Popis animácie:

Kurzor sa presunie na súbor, klikne na šípku nadol a potom klikne na položku Toky činností.

Kurzor klikne na prepojenie Schválenie, používateľ zadá e-mailové adresy príjemcov, napíše správu, určí termín a potom klikne na tlačidlo Spustiť.

Katarína dostane e-mailovú správu, klikne na prepojenie na súbor, zreviduje súbor a potom klikne na položku Upraviť túto úlohu.

Peter a Andrej urobia to isté.

V knižnici dokumentov sa v stĺpci Schválenie zobrazí text Schválené a na stránke stavu pracovného postupu sa zobrazia tri dokončené úlohy.

Poznámky

Stránka stavu pracovného postupu s poznámkami jednotlivých recenzentov.

Poznámky sa zobrazujú v spodnej časti stránky stavu pracovného postupu.

Pred kliknutím na tlačidlo Schváliť môžu ľudia zadať stručné poznámky k súboru. Kde sa tieto poznámky zobrazia? V spodnej časti stránky Stav toku činností v časti História toku činností.

Čo ak niekto odmietne?

Stránka stavu pracovného postupu s odmietnutou úlohou od Petra.

Aj keď niekto súbor odmietne, úloha bude dokončená.

V animácii ste si pravdepodobne všimli, že k dispozícii je aj tlačidlo umožňujúce odmietnuť súbor. V tejto ilustrácii vidíte, že Peter odmietol súbor, pretože si myslí, že snímka 2 je nesprávna.

Všimnite si jednu dôležitú skutočnosť: Petrova úloha sa považuje za dokončenú, aj keď ju odmietol.

Ak niekto odmietne súbor, mali by ste ho opraviť a znova spustiť pracovný postup, aby ste znova získali schválenie – ak vyžadujete schválenie od všetkých schvaľovateľov.

Správy pre iniciátora

1 - Správa s textom „schvaľovanie sa spustilo“, „zobraziť stav tohto pracovného postupu“; 2 - Správa s textom „schvaľovanie sa dokončilo“, „schválil používateľ Lucia, odmietol používateľ Peter, schválil používateľ Andrej“, „zobraziť stav tohto pracovného postupu“.

Iniciátor pracovného postupu dostane tieto dve správy.

V animácii ste videli, ako sa pracovný postup začína a ako ľudia vykonávajú svoje úlohy pomocou e-mailových správ. Ak ste však iniciátorom pracovného postupu, dostanete ďalšie dve e-mailové správy:

1. Dostanete správu o tom, že pracovný postup bol spustený.

2. Keď každý dokončí svoju úlohu, dostanete poslednú správu s informáciou o tom, že pracovný postup bol dokončený – vrátane mien ľudí, ktorí schválili alebo odmietli súbor.

Každá z týchto správ obsahuje v spodnej časti prepojenie, po kliknutí na ktoré prejdete na stránku stavu pracovného postupu. Toto prepojenie je užitočné pri prijatí prvej správy, pretože môžete skontrolovať, kto dokončil alebo nedokončil svoju úlohu. Ak na toto prepojenie kliknete v poslednej správe, budete mať jednoduchý prístup k stránke stavu pracovného postupu pre prípad, ak by ste mali pochybnosti o tom, či súbor bol alebo nebol schválený.

Zrušenie

Stránka stavu pracovného postupu so zvýrazneným prepojením Zrušiť tento pracovný postup

Miesto, na ktorom možno zrušiť pracovný postup.

Čo ak je potrebné zrušiť pracovný postup? Napríklad v prípade, ak súbor nebol pripravený tak, ako ste si pôvodne mysleli. Ak chcete zrušiť pracovný postup, prejdite na stránku Stav toku činností a kliknite na prepojenie Zrušiť tento tok činností. Pracovný postup sa tým zastaví a účastníkom sa odošle oznámenie o zrušení pracovného postupu.

Úlohy bez ohľadu na to, či sú alebo nie sú dokončené, zostanú na stránke stavu – pre prípad, že by ste ich chceli uchovať vo svojich záznamoch.

Čo potrebujete?

Otvorený súbor programu PowerPoint s tlačidlom Upraviť túto úlohu na paneli hlásení

Toto tlačidlo môže chýbať.

Ako ste videli, tlačidlo Upraviť túto úlohu sa výborne hodí na dokončenie úlohy pracovného postupu. Ak sa však toto tlačidlo nezobrazuje používateľom programu Word 2007, Excel 2007 alebo PowerPoint 2007, je možné, že vypli panel hlásení. Panel hlásení môžu kedykoľvek zapnúť na karte Zobraziť.

Ak tlačidlo stále nie je dostupné, môžu úlohu dokončiť na samotnej lokalite SharePoint pomocou webového prehľadávača. Podrobnosti o vykonaní tejto činnosti sú uvedené v časti Rýchla referencia na konci tohto kurzu.

Prečo by tlačidlo Upraviť túto úlohu nemalo byť dostupné? Pretože je dostupné len pre používateľov, ktorí si zakúpili jeden z nasledujúcich balíkov:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

Nachádza sa aj v samostatných verziách programov Word 2007, Excel 2007 a PowerPoint 2007, nie je však dostupné v ostatných balíkoch Office, ako je napríklad balík Microsoft Office Standard 2007.

Čo potrebujete? (pokračovanie)

Obal produktu Office SharePoint Server 2007

Produkt, ktorý je potrebný na sprístupnenie týchto pracovných postupov.

Takisto je dobré spomenúť, že pracovné postupy, o ktorých sa hovorí v týchto kurzoch, sú dostupné len v prípade, ak môžete súbor uložiť do knižnice dokumentov na lokalite SharePoint Server 2007. Ako zistíte, či máte k dispozícii produkt SharePoint Server 2007? To je bežná otázka. Skúste spustiť pracovný postup schválenia, ako je to znázornené v animácii. Ak sa zobrazuje možnosť spustenia pracovného postupu, máte všetko, čo potrebujete. Ak sa táto možnosť nezobrazuje, požiadajte osobu, ktorá sa stará o váš server, alebo pracovníkov oddelenia IT o informácie sprístupnení takýchto pracovných postupov.

Absolvujte nasledovný test, aby ste sa uistili, že ste materiálu porozumeli. Odpovede sa nikde nezverejňujú a výsledky sa nevyhodnocujú.

Čo sa v skratke deje pri používaní pracovného postupu v knižnici dokumentov?

Pracovný postup odošle súbory každej osobe v spoločnosti na revíziu.

Nesprávne. Skúste odpovedať znova.

Pracovný postup pomáha automatizovať proces revízie súboru tým, že poskytuje prepojenie v e-mailovej správe.

Správne. Odborníci oddelenia IT môžu tiež poskytovať pracovné postupy, ktoré vykonávajú iné činnosti, no v predvolenom nastavení pomáhajú pracovné postupy v knižnici dokumentov odosielať súbory na revíziu.

Pracovný postup nasmeruje ľudí z jednej knižnice do druhej, tak aby mohli revidovať súbor.

Nesprávne. Hoci ľudia sú v pracovnom postupe dôležití, toto sa nestane. Skúste to znova.

Pracovný postup pomôže odoslať súbory na revíziu bez použitia e-mailu.

Nesprávne. Vo väčšine prípadov dostanú účastníci e-mailovú správu, ktorá ich žiada o vykonanie úlohy, ako je napríklad schválenie súboru. Iniciátor toku činností nemusí odosielať žiadny e-mail, no samotný pracovný postup e-mail používa. Skúste to znova.

O akých troch pracovných postupoch sa hovorí v tejto skupine kurzov?

Schválenie, Zhromažďovanie adries, Zhromažďovanie adries.

Nesprávne. Pracovný postup Schválenie je jedným z nich, no zvyšné dva ste len hádali. Skúste to znova.

Zhromažďovanie schválení, Zhromažďovanie podpisov, Zhromažďovanie pripomienok.

Takmer správne, no nie úplne. Jedna z týchto položiek je nesprávna. Skúste odpovedať znova.

Schválenie, Zhromažďovanie mien, Zhromažďovanie podpisov.

Nie, ľutujeme, to nie je správna odpoveď. Dve z týchto položiek sú správne, no jedna nie. Skúste to znova.

Schválenie, Zhromažďovanie pripomienok, Zhromažďovanie podpisov.

Správne, o týchto troch pracovných postupoch sa hovorí v tejto skupine kurzov. Predmetom kurzu II je pracovný postup Zhromažďovanie pripomienok, zatiaľ čo pracovný postup Zhromažďovanie podpisov je obsahom kurzu III.

Ako sa účastníkom pracovného postupu zobrazuje úloha, ktorá im bola priradená?

Ako malý papierový lístok s pokynmi na vykonanie úlohy.

Nesprávne, takto sa im nezobrazí. Skúste to znova.

Ako e-mailová správa, ktorá obsahuje pokyny.

Správne, takto sa im úloha zobrazí.

Ako malý poznámkový blok so začiarkavacím políčkom vedľa úlohy.

Nesprávne. Skúste odpovedať znova.

Zobrazuje sa vedľa dokumentu v špeciálnom stĺpci.

Nesprávne, hoci vedľa súboru sa často zobrazuje nový stĺpec so všeobecným stavom pracovného postupu. Skúste odpovedať znova.

Kde možno skontrolovať, kto už dokončil svoju úlohu pracovného postupu?

V samotnom dokumente.

Nesprávne. V súbore sa dokončené úlohy nezobrazujú. Skúste odpovedať znova.

V stĺpci vedľa súboru v knižnici.

Nesprávne, hoci vedľa súboru sa často zobrazuje nový stĺpec so všeobecným stavom pracovného postupu. Skúste odpovedať znova.

Na stránke Správy archívu pracovného postupu.

Nesprávne. Takáto stránka neexistuje, vymysleli sme si ju. Ste však blízko, skúste to znova.

Na stránke Stav toku činností.

Správne, uhádli ste! Túto stránku môžete používať ako oficiálny záznam účastníkov pracovného postupu. A nezabudnite, že iniciátor pracovného postupu dostane e-mailovú správu s prepojeniami na stránku stavu.

Správne alebo nesprávne: Ak používate balík Office Standard 2007, v programoch Word, Excel a PowerPoint 2007 sa bude zobrazovať tlačidlo Upraviť túto úlohu.

Správne.

Nesprávne. Ak používate balík Office Standard 2007, tlačidlo Upraviť túto úlohu sa nebude zobrazovať. Potrebujete balík Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 alebo Office Ultimate 2007. Môžete si tiež zakúpiť samostatnú verziu programu Word 2007, Excel 2007 alebo PowerPoint 2007.

Nesprávne.

Správne. Potrebujete balík Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 alebo Office Ultimate 2007. Môžete si tiež zakúpiť samostatnú verziu programu Word 2007, Excel 2007 alebo PowerPoint 2007.

Správne alebo nesprávne: Ak používateľ odmietne súbor v pracovnom postupe Schválenie, daná úloha sa bude považovať za nedokončenú.

Správne.

Nesprávne. Ak niekto odmietne súbor v pracovnom postupe Schválenie, daná úloha sa napriek tomu bude považovať za dokončenú. Napokon – súbor istým spôsobom spracovali, aj keď nie podľa predstáv iniciátora pracovného postupu.

Nesprávne.

Správne. Ak niekto odmietne súbor v pracovnom postupe Schválenie, daná úloha sa bude považovať za dokončenú.

Pripomienky

Rýchla referencia

Pozrite tiež

Spustenie pracovného postupu schválenia

  1. Odovzdajte alebo uložte zošit programu Microsoft® Office Excel® 2007, prezentáciu programu Microsoft® Office PowerPoint® 2007 alebo dokument programu Microsoft® Office Word 2007 do knižnice dokumentov na lokalite Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Pomocou webového prehľadávača prejdite do knižnice dokumentov. Podržte ukazovateľ myši na súbore, kliknite na šípku nadol a potom kliknite na položku Toky činností.

  3. Kliknite na prepojenie Schváliť pre pracovný postup.

  4. Zadajte e-mailové adresy recenzentov.

  5. Ak chcete uviesť správu alebo konkrétne pokyny k úlohe, zadajte ich v časti Zadajte správu, ktorá má byť súčasťou požiadavky.

  6. V časti Termín splnenia zadajte číslo a potom vyberte položku Dni alebo Týždne ako časový prírastok.

  7. Kliknite na tlačidlo Spustiť.

Dokončenie úlohy

  1. V e-mailovej správe úlohy kliknite na prepojenie súboru zobrazené v časti Na dokončenie tejto úlohy.

  2. Skontrolujte súbor.

  3. Ak chcete označiť svoju úlohu ako dokončenú, kliknite na tlačidlo Upraviť túto úlohu.

  4. Zadajte krátku poznámku a potom kliknite na tlačidlo Schváliť alebo Odmietnuť.

Dokončenie úlohy pracovného postupu, ak tlačidlo Upraviť túto úlohu nie je dokončené

  1. V e-mailovej správe úlohy kliknite na prepojenie sem v spodnej časti správy.

  2. Otvorí sa prehľadávač a zobrazí sa stránka úlohy.

  3. Zadajte poznámky a potom kliknite na tlačidlo Schváliť alebo Odmietnuť.

Boli tieto informácie užitočné?

Skvelé? Máte nejaké ďalšie pripomienky?

Ako sa môžeme zlepšiť?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

×