Príručka pre rolu projektového manažéra v rozhraní Project Web Access

Projektoví manažéri sú zodpovední za každodenné riadiace úlohy, ako je vytváranie, údržba a aktualizácia plánov a koordinácia s ostatnými projektovými manažérmi, manažérmi zdrojov a členmi tímu.

Tento článok popisuje aktivity, ktoré sú k dispozícii vám ako projektovému manažérovi alebo vedúcemu tímu na projektoch, pri ktorých používate program Microsoft Office Project Web Access. Poskytuje široký prehľad o programe Project Web Access z pohľadu projektového manažéra alebo vedúceho projektového tímu.

V závislosti od skupiny zabezpečenia, do ktorej vás správca priradil, môžete pracovať s funkciami programu Project Web Access pomocou programu Project Web Access, Microsoft Office Project Professional 2007 alebo oboch.

Čo môžete urobiť s povoleniami pre projektového manažéra?

Práca na domovskej stránke programu Project Web Access

Práca s úlohami a časovými výkazmi

Práca s prostriedkami

Práca v centre projektov

Analýza údajov a tvorba zostáv

Spolupráca s ostatnými vo vašej organizácii

Práca s programom Project Professional

Získanie rád týkajúcich sa nasadenia, blogov a ďalších informácií online

Práca na domovskej stránke programu Project Web Access

Domovská stránka programu Project Web Access je hlavným vstupným bodom pre používateľov, ktorí pracujú s údajmi uloženými v databáze programu Microsoft Office Project Server 2007. Po prihlásení do programu Project Web Access sa zobrazia čakajúce položky, u ktorých sa vyžaduje vykonanie činnosti (napríklad aktualizácie úloh, ktoré treba schváliť), a položky, ktoré sa od vášho posledného prihlásenia zmenili. Z domovskej stránky môžete získať prístup k funkciám programu Project Web Access vrátane stránok Úlohy, Centrum projektov, Stredisko zdrojov, Aktualizácie, Správy o stave, Dokumenty, Problémy a Riziká.

Poznámka :  Obsah zobrazený na domovskej stránke programu Project Web Access závisí od funkcií, ktoré sú k dispozícii na serveri, roly používateľa, povolení, ktoré sú priradené používateľovi, kategórií zabezpečenia, do ktorých používateľ patrí (vrátane projektov a zobrazení, ktoré sú priradené k danej kategórii zabezpečenia), a všetkých prispôsobení, ktoré boli nakonfigurované na domovskej stránke.

Činnosti na domovskej stránke programu Project Web Access

Na začiatok stránky

Práca s úlohami a časovými výkazmi

Spravovanie úloh

Spravovanie aktualizácií úloh

Spravovanie časových výkazov

Integrácia s programom Outlook

Pred tým, ako môžu členovia zaznamenať hodiny časový výkaz alebo stav úloha, správca musí vytvoriť časové výkazy, stav úlohy alebo oboje. V časových výkazoch sú zaznamenané skutočné odpracované hodiny na úlohách, projektoch a ďalších položkách. Tieto údaje sú dôležité, ak sledujete využitie, zúčtovateľný čas a ďalšie časové metriky. Členovia tímu môžu zadať stav úlohy na stránkach Moje úlohy, čo správcovi umožňuje presne sledovať stav alebo priebeh dokončenia úloh v projektoch.

Ak vaša organizácia sleduje priebeh projektov vytvorených v programe Office Project Professional 2007, budete chcieť sledovať stav úlohy.

Vedúci tímov sú zodpovední za dohľad nad mnohými úlohami, ktoré sú priradené členom tímu v jednom alebo viacerých projektoch. Vedúci tímov môžu byť tiež priradení na úlohy v projektoch a môžu byť požiadaní, aby vo svojich časových výkazoch vykázali skutočnú prácu vo vzťahu k projektovým úlohám, udržiavali a odpovedali na správy o stave od projektových manažérov a spolupracovali s ostatnými pracovníkmi v organizácii. V niektorých organizáciách sú projektové úlohy priradené vedúcim tímov, ktorí potom tieto úlohy delegujú príslušným členom tímu.

Na začiatok stránky

Spravovanie úloh

Členovia tímu môžu používať stránku Moje úlohy v programe Project Web Access na zobrazenie, upravovanie, delegovanie a aktualizovanie úloh a pracovných časov, ktoré im alebo ich tímu priradil projektový manažér prostredníctvom programu Project Professional 2007. Ak chcete prejsť na stránku Moje úlohy, kliknite v rýchlom spustení na položku Moje úlohy.

Činnosti počas spravovania úloh

Na začiatok stránky

Spravovanie aktualizácií úloh

Na stránke Aktualizácie úloh v programe Project Web Access si môžete pozrieť zmeny úloh a pracovných časov, ktoré členovia tímu odosielajú zo svojich stránok Moje úlohy. Projekty môžete aktualizovať najnovšími informáciami aj prostredníctvom stránky Aktualizácie úloh.

Projekty môžete aktualizovať najnovšími informáciami zo stránky Aktualizácie úloh dvomi spôsobmi:

  • Manuálne     Môžete prijať každú zmenu úlohy kliknutím na položku Prijať na stránke Aktualizácie úloh. Ak odpoviete na požiadavku zmeny úlohy pred jej prijatím, požiadavka na zmenu sa odstráni zo zoznamu na stránke Aktualizácie úloh, kým neodpovie člen tímu. Naraz môžete aktualizovať a odpovedať na novú úlohu a žiadosti o delegovanie úloh.

  • Automaticky (pomocou pravidiel)     Môžete vytvoriť a používať pravidlá na automatickú aktualizáciu projektov zmenami, ktoré pred schválením nevyžadujú kontrolu. Môžete vytvoriť pravidlá určené pre konkrétne projekty, pre všetky projekty pre konkrétne zdroje alebo pre skupiny zdrojov na určitom mieste štruktúry rozdelenia zdrojov (RBS) vašej organizácie.

Činnosti počas spravovania aktualizácií úloh

Na začiatok stránky

Spravovanie časových výkazov

V časových výkazoch sú zaznamenané skutočné odpracované hodiny na úlohách, projektoch a ďalších položkách. Tieto údaje sú dôležité, ak sledujete využitie, zúčtovateľný čas a ďalšie časové metriky.

Časový výkaz by ste mali vytvoriť, ak:

  • Vaša organizácia chce sledovať zúčtovateľné a nezúčtovateľné hodiny.

  • Potrebujete vykonať integráciu s účtovným systémom na účely miezd a fakturácií.

  • Vedúci pracovníci chcú mať prehľad o počte hodín zdrojov a o tom, akými činnosťami sú tieto hodiny trávené (zúčtovateľné nadčasy verzus štandardné zúčtovateľné hodiny verzus nezúčtovateľné).

Činnosti počas spravovania časových výkazov

Na začiatok stránky

Integrácia s programom Outlook

Program Project Web Access je možné integrovať s programom Microsoft Outlook s cieľom umožniť členom tímu aktualizovať úlohy pomocou programu Office Outlook 2007, 2003 alebo XP. Ak chcú členovia tímu používať funkcie integrácie programu Outlooku, musia:

  • Mať platné používateľské konto pre program Project Web Access na prístup k stránke, na ktorej je možné konfigurovať funkcie integrácie programu Outlook.

  • Používať program Office Outlook 2007, 2003 alebo XP.

  • Stiahnuť a nainštalovať doplnok Microsoft Office Project pre program Outlook.

Činnosti v programe Outlook

Na začiatok stránky

Práca s prostriedkami

Spravovanie informácií o zdrojoch

Projekty zamestnancov

Plánovanie podľa schopností

Práca s administratívnymi projektmi

Projektoví manažéri a manažéri zdrojov používajú stredisko zdrojov v službe Project Web Access na zobrazovanie, úpravu a analýzu informácií pre jeden alebo viacero zdroje, ktoré sú priradené úlohám v projektoch publikovaných v databáze programu Project Server. V stredisku zdrojov je zobrazený zoznam zdrojov v podnikovom fond zdrojov; povolenie na zobrazenie položiek v stredisku zdrojov udeľuje správca programu Project Server.

Na začiatok stránky

Spravovanie informácií o zdrojoch

V stredisku zdrojov môžete upravovať informácie o zdrojoch, napríklad ich e-mailové adresy, informácie o konte a skupiny, do ktorých patria. Môžete tiež zobraziť informácie o priradených úlohách a dostupnosti.

Poznámka : Niektoré atribúty zdrojov, napríklad nastavenia kalendára, je možné zmeniť len prostredníctvom programu Project Professional 2007.

Činnosti počas spravovania informácií o zdrojoch

Na začiatok stránky

Projekty zamestnancov

Projektoví manažéri môžu vytvárať tímy pre projekty na základe mnohých rôznych parametrov vrátane schopností zdrojov a ich dostupnosti. Na vytvorenie projektového tímu môžete použiť funkciu Zostavenie tímu v programe Project Web Access.

Pri používaní funkcie Zostavenie tímu zvážte nasledujúce skutočnosti:

  • Manažéri možno nebudú môcť zobraziť všetky zdroje alebo priradiť všetky zdroje k projektom.

  • Ak chce vaša organizácia nájsť zdroje s potrebnými schopnosťami, musí použiť štruktúru rozdelenia zdrojov (RBS) a ďalšie kódy prehľadu podnikových zdrojov, ktoré sa používajú na definovanie rôznych schopností a vzťahov zdrojov v rámci organizácie.

  • Úlohy môžete priradiť tímu zdrojov. Jednotliví členovia tímu si potom môžu vybrať tie úlohy, ktoré chcú mať priradené.

  • Manažéri môžu používať navrhovaný aj určený typ rezervácie zdrojov. Po priradení zdrojov k projektom bez ich určenia môžu manažéri sledovať potenciálne priradené úlohy zdrojov pre navrhované nové projekty. Organizácie služieb napríklad často používajú navrhovanú rezerváciu, aby mohli porovnávať rôzne scenáre priradených úloh a spravovať navrhované aj schválené priradené úlohy. Manažéri zdrojov v organizáciách využívajúcich centrálny fond zdrojov a projektoví manažéri, ktorí sami spravujú pracovníkov, používajú navrhovanú rezerváciu na sledovanie a spravovanie personálnych požiadaviek.

Vedúci tímov môžu pomôcť pri personálnom obsadení projektov a často sú zodpovední za dohľad nad mnohými úlohami, ktoré sú priradené členom tímu v jednom alebo viacerých projektoch. Vedúci tímov môžu byť tiež priradení na úlohy v projektoch a môžu byť požiadaní, aby vo svojich časových výkazoch vykázali skutočnú prácu vo vzťahu k projektovým úlohám, udržiavali a odpovedali na správy o stave od projektových manažérov a spolupracovali s ostatnými pracovníkmi v organizácii. V niektorých organizáciách sú projektové úlohy priradené vedúcim tímov, ktorí potom tieto úlohy delegujú príslušným členom tímu.

Poznámka : Niektoré atribúty zdrojov a nastavenia, napríklad nastavenia kalendára a nahradené zdroje, je možné zmeniť len pomocou programu Project Professional 2007.

Personálne činnosti počas projektu

Na začiatok stránky

Plánovanie podľa schopností

Ak chcete nájsť ten najlepší zdroj pre danú prácu, použite funkcie plánovania podľa schopností, ktoré sú k dispozícii v programoch Project Web Access a Project Professional 2007 v rámci riešenia riadenia podnikových projektov (EPM) vašej organizácie. Ak chcete nahradiť všeobecné zdroje skutočnými zdrojmi, použite Sprievodcu nahradením zdrojov v rámci programu Project Professional 2007. Ak chcete nájsť zdroje s vhodnými schopnosťami pre danú prácu, použite funkciu Zostavenie tímu v programe Project Web Access.

Poznámka : Niektoré atribúty zdrojov, napríklad nastavenia kalendára a sprievodcu nahradením zdrojov, je možné zmeniť len prostredníctvom programu Project Professional 2007.

Činnosti počas plánovania podľa schopností

Na začiatok stránky

Práca s dovolenkami a iným mimopracovným časom (administratívny čas)

Program Project Web Access vám umožňuje sledovať mimopracovný čas (administratívny čas), ako sú napríklad dovolenky, tímové schôdze, školenia, interné projekty a iný neprojektový čas. Členovia tímu zadávajú administratívny čas na svojich stránkach Moje časové výkazy.

Vaša organizácia by mala sledovať administratívny čas za týchto okolností:

  • Vykonávate integráciu s účtovným systémom, ktorý vyžaduje údaje o výnimkách.

  • Váš manažérsky tím chce vidieť výkazy o výnimkách.

  • Projektoví manažéri alebo manažéri zdrojov chcú, aby členovia tímu zadali čas mimo pracoviska, aby sa čas zobrazoval ako nedostupný pre priradené úlohy v rámci projektu.

Činnosti počas spravovania administratívneho času

Na začiatok stránky

Práca v centre projektov

Centrum projektov poskytuje pre projektových manažérov, členov tímu a ďalších účastníkov projektu pohodlný spôsob zobrazenia podrobných informácií o jednotlivých projektoch a návrhoch projektu a umožňuje zobrazenie súhrnných informácií o projektoch v rámci organizácie. Každý používateľ s povolením na prístup do centra projektov v programe Project Web Access alebo v programe Project Professional 2007 môže používať centrum projektov na prácu na ľubovoľnom projekte, ku ktorému je priradený. V centre projektov sú k dispozícii iba projekty, ktoré sú publikované v databáze programu Project Server 2007.

Činnosti v centre projektov

Na začiatok stránky

Analýza údajov a tvorba zostáv

Spravovanie správ o stave

Práca so správami OLAP

V programe Project Web Access je k dispozícii veľa možností tvorby zostáv, pomocou ktorých môžu vaše tímy čo najefektívnejšie spolupracovať. Pracovníci môžu vytvárať správy o stave a vykazovať tak priebeh svojich úloh. Projektový manažér môže okrem toho vytvoriť podrobné správy pomocou technológie online analytical processing (OLAP).

Poznámka : Nezabúdajte, že niektoré úlohy je možné vykonávať iba vtedy, ak používateľ patrí do skupiny správcov programu Project Web Access. Ak sa v rýchlom spustení programu Project Web Access nezobrazuje prepojenie Nastavenia servera, znamená to, že nie ste priradení do skupiny správcov a nemôžete vykonávať niektoré činnosti, ako napríklad prispôsobenie zobrazenia, nastavenie zostáv, nastavenie časových výkazov alebo vymazanie projektov.

Na začiatok stránky

Spravovanie správ o stave

V správach o stave je popísaný priebeh priradených úloh. Projektoví manažéri môžu automatizovať proces vyžiadania a prijímania informácií o stave. Členom tímu môžu odosielať žiadosť o správu o stave a členovia tímu môžu odpovedať poskytnutím požadovaných informácií. Členovia tímu môžu takisto odosielať správy o stave. Projektoví manažéri môžu konfigurovať správy o stave, aby dostávali jednotlivé odoslané správy a súhrnnú správu, v ktorej budú zhrnuté odpovede.

Činnosti počas spravovania správ o stave

Na začiatok stránky

Práca so správami OLAP

Manažéri na rôznych úrovniach môžu používať širokú škálu správ na analýzu projektu a výkonu zdrojov v rámci projektu alebo viacerých projektov. Ak chcete pracovať interaktívne so správami a meniť niektoré polia ich štruktúry, môžete použiť kontingenčnú tabuľku a zobrazenia kontingenčný graf. Vďaka všetkým týmto správam môžete pochopiť stav vašej organizácie v zmysle výkonnosti projektu a zdrojov.

Poznámka : Niektoré správy, napríklad vizuálne zostavy, je možné vytvoriť a zobraziť len pomocou programu Project Professional 2007.

Činnosti počas spravovania zostáv OLAP

Na začiatok stránky

Spolupráca s ostatnými vo vašej organizácii

Program Project Web Access obsahuje množstvo funkcií, vďaka ktorým môžu zdroje vašej organizácie spolupracovať na projektových úlohách, problémoch, rizikách a ďalších oblastiach, ktoré majú vplyv na úspech projektu.

Činnosti spolupráce

Na začiatok stránky

Práca s programom Project Professional

Program Project Professional 2007 môžete používať na vykonávanie mnohých úloh projektového manažmentu v rámci riešenia riadenia podnikových projektov (EPM) pre vašu organizáciu.

Poznámka :  Povolenia programu Project Server 2007 sú potrebné na dokončenie rôznych úloh riadenia podnikových projektov pomocou programu Project Professional.

Činnosti s programom Project Professional

Na začiatok stránky

Získanie rád týkajúcich sa nasadenia, blogov a ďalších informácií online

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×