Príručka o ochrane osobných údajov pre osobnú tabuľu Microsoft MyAnalytics a doplnok Outlooku

MyAnalytics pomáha používateľom získať lepší prehľad o tom, ako spolupracujú s kolegami a trávia svoj pracovný čas. Poskytuje im užitočné informácie, vďaka ktorým môžu lepšie určovať priority a efektívnejšie tráviť svoj čas. Cieľom tejto príručky je poskytnúť všeobecný prehľad o typoch údajov, ktoré MyAnalytics zhromažďuje a používa, a spôsobe zakomponovania ochrany osobných údajov, možnosti voľby a ovládacích prvkov do návrhu tejto služby.

Premena údajov...

MyAnalytics poskytuje prehľady pomocou troch typov údajov:

  1. Používanie e-mailu a kalendára dostupných v poštovej schránke služieb Office 365 používateľa, ktoré zahŕňa napríklad čas strávený na schôdzach alebo e-maily odoslané konkrétnej osobe.

  2. Údaje o akciách osôb, ktorým používateľ posielal e-maily, avšak v agregovanej podobe, aby sa zabezpečila ochrana osobných údajov.

  3. Údaje služieb Office 365 vytvorené na základe akcií osôb v organizácii používateľa, taktiež v agregovanej podobe.

    Poznámka : V službe MyAnalytics sa nepoužívajú údaje od externých používateľov.

Prvým typom údajov sú tzv. údaje poštovej schránky. Druhým a tretím typom údajov sú tzv. prírastkové údaje.

MyAnalytics analyzuje údaje poštovej schránky úplne novými spôsobmi. MyAnalytics napríklad poskytuje zobrazenia, ktoré umožňujú používateľom získať prehľad o tom, koľko času trávia na schôdzach, koľko času trávia každý deň prácou s e-mailmi, s kým najčastejšie spolupracujú, a s kým naopak spolupracujú čoraz menej. Všetky tieto informácie sa získavajú výlučne z údajov, ktoré používateľ už má k dispozícii v poštovej schránke.

Pomocou prírastkových údajov dokáže MyAnalytics porovnať výsledky naprieč celou organizáciu, takže používatelia môžu efektívne porovnávať svoje pracovné návyky s ostatnými používateľmi v organizácii. Prírastkové údaje používa aj doplnok Outlooku MyAnalytics, ktorý poskytuje štatistiku o aktivite týkajúcej sa e-mailu používateľa. MyAnalytics pri použití prírastkových údajov v záujme ochrany osobných údajov neidentifikuje používateľov podľa mena.

...na prehľady

Ak chcete zistiť, ako údaje poštovej schránky slúžia ako základ pre mnohé prehľady v službe MyAnalytics, prečítajte si tieto scenáre. Ak používatelia chcú zistiť, kto im za minulý týždeň poslal najviac e-mailov, môžu manuálne spočítať celkový počet e-mailov od rôznych ľudí, s ktorými pracovali, a potom ich zoradiť od osoby, ktorá poslala najviac e-mailov, po osobu, ktorá poslala najmenej. Podobne by pomocou jednoduchých matematických úkonov používatelia mohli stanoviť priemerný čas odozvy na ich e-maily pomocou časových známok, ktoré sú už k dispozícii v ich poštových schránkach. Z údajov poštovej schránky používateľov je možné vytvoriť širokú škálu metrík:

  • čas strávený na schôdzach a prácou s e-mailmi,

  • čas, kedy používateľ najčastejšie pracuje s e-mailmi,

  • počet časových úsekov bez schôdzí v kalendári používateľa, ktoré možno venovať sústredenej neprerušovanej práci,

  • kolegovia, s ktorými používateľ najčastejšie komunikuje e-mailom a má s nimi schôdze,

  • priemerný čas odozvy na prijaté a odoslané e-maily.

Na obrázku nižšie je uvedený príklad osobnej tabule používateľa služby MyAnalytics. Je na nej zobrazené, koľko času používateľ strávil prácou s e-mailmi a na schôdzach, koľko času má na samostatnú prácu (Hodiny strávené sústredenou prácou) a koľko času trávi mimo práce (Po pracovnej dobe).

Osobná tabuľa analytických nástrojov Delve zobrazuje týždennú štatistiku o tom, ako ste trávili čas

Všetky nižšie uvedené štatistické údaje sú vypočítané na základe informácií, ktoré sú súčasťou údajov poštovej schránky a ktoré používateľ už má k dispozícii vo svojej poštovej schránke.

Pozrite si tému Tabuľa služby Microsoft MyAnalytics, kde nájdete informácie o tom, ako sa tieto a iné metriky počítajú.

Okrem prehľadov na základe údajov poštovej schránky MyAnalytics vytvára prehľady aj na základe prírastkových údajov, ako je napríklad priemerný čas trávený ľuďmi v organizácii na schôdzach a prácou s e-mailmi a čas, kedy ľudia s najväčšou pravdepodobnosťou čítajú e-maily. Dôležitý aspekt týchto prehľadov je, že sú uvádzané v agregovanej podobe pomocou anonymizovaných údajov s cieľom chrániť osobné údaje. MyAnalytics nepoužíva prírastkové údaje s cieľom identifikovať činnosť jednotlivca.

Poznámka : Anonymizovať znamená, že ak sa údaje môžu týkať konkrétnej osoby, existuje vysoká úroveň spoľahlivosti, že osobu na základe daných údajov nie je možné priamo ani nepriamo identifikovať na základe samotných údajov ani v spojení s inými zachovanými alebo dostupnými údajmi.

MyAnalytics umožňuje používateľom zobrazovať ako súčasť zobrazenia na osobnej tabuli napríklad priemerné hodnoty času stráveného na schôdzach v organizácii. Na základe tohto zobrazenia nie je možné nikoho identifikovať.

Hodiny strávené na schôdzach zobrazujú, koľko času ste celkovo v daný týždeň strávili na schôdzach

Ďalší príklad prírastkových údajov, z ktorých MyAnalytics vytvára pre používateľa prehľady, je percentuálna hodnota ich e-mailov, ktoré boli prečítané. Na obrázku nižšie sa uvádza percentuálna hodnota prečítaných e-mailov odoslaných individuálnemu príjemcovi a percentuálna hodnota prečítaných e-mailov odoslaných skupine zahŕňajúcej príjemcu.

Pravidlá pre e-maily zobrazujú odhad, koľko času trávite odosielaním a čítaním e-mailov

Túto informáciu používatelia vo svojich poštových schránkach nemajú. Preto ide o prírastkové údaje, ktoré sú však zobrazené tak, aby sa zabránilo identifikácii akýchkoľvek osôb alebo ich činnosti.

Ochrana osobných údajov je základ

MyAnalytics zobrazuje všetky prehľady prostredníctvom tabule, ktorá je prispôsobená pre každého používateľa. MyAnalytics neobsahuje mechanizmy alebo možnosti, prostredníctvom ktorých by mohli k osobnej tabuli používateľa pristupovať iné osoby. MyAnalytics neposkytuje prístup k osobnej tabuli používateľa manažérovi alebo organizácii.

Služba MyAnalytics je navrhnutá tak, aby boli údaje o konkrétnych osobách, ktoré sa zobrazia na osobnej tabuli používateľa, obmedzené len na údaje, ktoré sa už nachádzajú v poštovej schránke daného používateľa.

Pri používaní prírastkových údajov na účely štatistiky sa MyAnalytics usiluje chrániť osobné údaje tak, že tieto druhy prehľadov zobrazuje iba pri dosiahnutí minimálnej veľkosti skupiny. Okrem toho sa nezobrazujú štatistické výsledky 0 % alebo 100 %, pretože by umožňovali identifikovať činnosť jednotlivcov, keďže by bolo zrejmé, že e-mail používateľa neprečítali žiadni alebo prečítali všetci jeho príjemcovia. Namiesto toho sa používateľovi zobrazí výraz nízka čítanosť, vysoká čítanosť alebo podobná formulácia. Služba MyAnalytics je navrhnutá na ochranu osobných údajov prostredníctvom používania prispôsobených tabúľ a agregovaných, anonymizovaných údajov.

Poznámka : Minimálna veľkosť skupiny v aktuálnej verzii služby MyAnalytics je päť. V budúcich verziách služby MyAnalytics budú môcť správcovia IT zväčšovať minimálnu veľkosť skupiny.

Keď používatelia prispievajú k prírastkovým údajom, umožňujú sebe aj svojim kolegom získavať hodnotné kontextové informácie a porovnania. Avšak používatelia, ktorí nechcú prispievať svojimi údajmi do štatistík prírastkových údajov, sa môžu z používania služby MyAnalytics kedykoľvek odhlásiť. Ak by zmenili názor a chceli by sa prihlásiť naspäť, môžu tak kedykoľvek urobiť.

Možnosť voľby a kontrola pri povolení služby MyAnalytics

Okrem týchto prvkov ochrany osobných údajov MyAnalytics ponúka flexibilné a konfigurovateľné ovládacie prvky, ktorých účelom je umožniť organizáciám a používateľom plniť rôzne právne a regulačné potreby týkajúce sa ochrany a používania osobných údajov zamestnancov.

Pri povolení služby MyAnalytics v organizácii majú správcovia k dispozícii tieto možnosti:

  1. Môžu určiť používateľov, ktorí majú k službe MyAnalytics prístup alebo ju môžu používať.

    • Správcovia môžu určiť používateľov, ktorí budú mať k službe MyAnalytics prístup a budú ju môcť používať, a to tak, že vydajú licencie len jednotlivým používateľom, ktorí majú mať prístup (licencovaní používatelia).

  2. Môžu určiť predvolené nastavenie prispievania k prírastkovým údajom pre licencovaného používateľa.

    • Správcovia môžu nastaviť službu MyAnalytics tak, aby bola predvolene vypnutá, čo znamená, že licencovaní používatelia budú môcť prispievať k prírastkovým údajom a získajú prístup k svojej tabuli a doplnku Outlook až potom, ako sa samostatne prihlásia do služby MyAnalytics. Službu MyAnalytics prípadne možno nastaviť tak, aby bola predvolene zapnutá, čo znamená, že licencovaní používatelia budú automaticky prispievať k prírastkovým údajom a získajú prístup k svojej tabuli a doplnku Outlooku, no následne sa môžu odhlásiť cez ponuku Nastavenie.

      Poznámka : Licencovaní používatelia musia byť prihlásení, aby mohli prispievať k prírastkovým údajom a používať MyAnalytics. Ak sa používateľ odhlási, stratí prístup k službe MyAnalytics.

  3. Môžu určiť používateľov v citlivých rolách, ktorí nikdy nebudú prispievať k prírastkovým údajom.

    • Niektoré organizácie môžu mať používateľov v rolách, ktoré môžu byť považované za nevhodné na prispievanie k prírastkovým údajom. Pre tieto prípady poskytuje MyAnalytics správcom možnosť označiť daných používateľov za vylúčených. Vylúčení používatelia sa nebudú môcť prihlásiť k prispievaniu k prírastkovým údajom. Môžu však MyAnalytics používať za predpokladu, že patria medzi licencovaných používateľov.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×