Príprava zdroja údajov v Exceli pre hromadnú korešpondenciu vo Worde

Nastavenie a príprava zdroja údajov je dôležitým krokom pri hromadnej korešpondencii v programe Word. Môžete použiť existujúci zdroj údajov programu Excel alebo vytvoriť nový importovaním hodnoty oddelenej tabulátorom (*.txt) alebo čiarkou (.csv). Po nastavení a príprave zdroja údajov môžete vykonať hromadnú korešpondenciu pomocou funkcie DDE so Sprievodcom hromadnou korešpondenciou alebo pomocou manuálnej metódy hromadnej korešpondencie.

Ak v hromadnej korešpondencii nepoužívate súčasný zdroj údajov programu Excel, môžete použiť zoznam kontaktov alebo adresár vo formáte .txt alebo súbor .csv. Sprievodca importom textu vám pomôže vykonať potrebné kroky na načítanie údajov nachádzajúcich sa v súbore .txt alebo .csv do programu Excel.

  1. Otvorte Excel.

  2. Na karte Údaje vyberte položky Získať externé údaje > Z textu.

    Na karte Údaje je zvýraznená možnosť Z textu.

  3. Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.

  4. V Sprievodcovi importom textu vyberte na table Typ pôvodných údajov položku Oddelené.

    Excel, Získať externé údaje z textu, Sprievodca importom textu, krok 1 z 3

  5. Ak importovaný súbor obsahuje hlavičky, začiarknite políčko Moje údaje majú hlavičky, ktoré sa nachádza nad tablou Ukážka, a potom vyberte položku Ďalej.

  6. Na table Oddeľovače začiarknite políčko, ktoré zodpovedá typu oddeľovača (napríklad tabulátor alebo čiarka), ktorý je použitý vo vašich údajoch a potom vyberte položku Ďalej.

    V Sprievodcovi importom textu sú zvýraznené možnosti oddeľovačov.

    Tip : Tabla Ukážka údajov zobrazuje, ako budú výsledky v tabuľkovom formáte vyzerať.

  7. V časti Ukážka údajov vyberte stĺpec obsahujúci PSČ a v časti Formát údajov v stĺpcoch vyberte položku Text.

    V Sprievodcovi importom textu je zvýraznená možnosť Text pre položku Formát údajov v stĺpcoch.

    Poznámky : 

    • Dostupné formáty sú Všeobecné, Text a Dátum. Vždy, keď v stĺpci použijete formát údajov, názov formátu sa zobrazí v hlavičke daného stĺpca.

    • Stĺpec obsahujúci číselné údaje ako percentá alebo mena môže byť formátovaný až po naimportovaní súboru. Pozrite si nasledujúcu podčasť Formátovanie číselných údajov v programe Excel, ktorá obsahuje ďalšie informácie.

  8. Opakujte krok 7 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.

  9. Vyberte možnosť Dokončiť.

  10. V dialógovom okne Importovať údaje nechajte nastavenú predvolenú možnosť Existujúci hárok a adresu bunky a potom vyberte tlačidlo OK.

    V dialógovom okne Import údajov vyberte, či sa majú údaje importovať do existujúceho hárka (predvolené nastavenie) alebo do nového

    Upozornenie : Ako adresa bunky v dialógovom okne Importovať údaje sa zobrazuje aktuálne vybratá bunka. Import údajov sa začne adresou pomenovanej bunky.

  11. Po dokončení uložte zdroj údajov s novým názvom súboru.

Formátovanie číselných údajov v programe Excel

Všetky číselné údaje, ako sú percentá alebo mena, v nových alebo súčasných zdrojoch údajov v programe Excel, ktoré chcete použiť v hromadnej korešpondencii v programe Word, je potrebné naformátovať. Ak chcete počas hromadnej korešpondencie uchovať číselné údaje formátované ako percentá alebo menu, postupujte podľa pokynov v kroku 2: Používanie funkcie Dynamická výmena údajov (DDE) na hromadnú korešpondenciu.

Uistite sa, že ste správne naformátovali stĺpce obsahujúce číselné údaje v zdroji údajov v programe Excel, ktorý budete v programe Word používať ako poštový zoznam hromadnej korešpondencie. Naformátujte stĺpec s číslami tak, aby zodpovedal určitej kategórii, napríklad formátu meny.

  1. Otvorte zdroj údajov v programe Excel.

  2. Vyberte stĺpec, ktorý chcete naformátovať.

  3. Na karte Domov vyberte v skupine Číslo šípku nadol v poli Formát čísla (Všeobecné) a potom vyberte možnosť zo zoznamu.

    V Exceli vyberte v skupine Číslo na karte Domov šípku nadol v poli Všeobecné a vyberte požadovaný formát čísel.

  4. V prípade potreby zopakujte kroky 2 a 3.

  5. Po dokončení vyberte položku Uložiť.

Ak máte zdroj údajov v programe Excel, ktorý obsahuje čísla vo formáte percent a meny, niektoré číselné údaje si nemusia počas hromadnej korešpondencie formátovanie zachovať. Ak chcete zachovať formát číselných údajov v programe Excel a dosiahnuť požadované výsledky hromadnej korešpondencie, použite funkciu DDE.

Porovnanie formátu údajov Excelu a zlučovacieho poľa Wordu, keď sa používa alebo nepoužíva dynamická výmena údajov.

Poznámka : Ak sa rozhodnete nepoužiť funkciu DDE, postupujte podľa pokynov v téme Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ.

  1. Otvorte program Word a vyberte položky Súbor > Možnosti > Rozšírené.

  2. Začiarknite v časti Všeobecné políčko Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení.

    Možnosť Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

  4. Vyberte na karte Pošta položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie.

    Vo Worde vyberte na karte Korešpondencia položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom vyberte položku Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie.

  5. Na table Hromadná korešpondencia vyberte v časti Výber príjemcov položku Použiť existujúci zoznam.

    Pracovná tabla Hromadná korešpondencia vo Worde, ktorá sa otvorí po výbere položky Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie v skupine Hromadná korešpondencia.

  6. V časti Použiť existujúci zoznam vyberte položku Prehľadávať a potom otvorte naformátovaný tabuľkový hárok.

  7. V dialógovom okne Potvrdiť zdroj údajov začiarknite políčko Zobraziť všetko a vyberte položky Hárky MS Excel cez DDE (*.xls) > OK.

    Dialógové okno Potvrdiť zdroj údajov

  8. V dialógovom okne Microsoft Excel vyberte položky Celá tabuľka > OK.

    Dialógové okno Microsoft Excelu vo Worde

  9. Po otvorení dialógového okna Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte tlačidlo OK.

    Dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazujúce obsah excelovej tabuľky, ktorá sa používa ako zdroj údajov pre zoznam adresátov.

  10. Pokračujte v zlučovaní listov, e-mailových správ, menoviek alebo obálok.

Tip : Zobrazovaniu výzvy pri každom otvorení súboru s údajmi v programe Word môžete zabrániť. Po pripojení k poštovému zoznamu prejdite na položky Súbor > Možnosti > Rozšírené. V časti Všeobecné zrušte začiarknutie políčka Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×