Príprava zdroja údajov v Exceli pre hromadnú korešpondenciu vo Worde

Vytvorili ste zoznam kontaktov a ďalších údajov, ktoré chcete použiť pre hromadnú korešpondenciu v programe Word. Ak je zdrojom údajov existujúci tabuľkový hárok programu Excel, stačí vám len pripraviť údaje pre hromadnú korešpondenciu. Ak je však zdrojom údajov súbor oddelený tabulátormi (*.txt) alebo súbor s položkami oddelenými čiarkou (.csv), musíte najprv údaje importovať do programu Excel a potom ho pripraviť pre hromadnú korešpondenciu.

Krok 1: Nastavenie zdroja údajov v programe Excel

Ak používate tabuľkový hárok programu Excel ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu v programe Word, tento krok preskočte. Ak je zdrojom údajov súbor vo formáte .txt alebo .csv, použite na import údajov do programu Excel Sprievodcu importom textu.

Po úspešnom importe súboru vo formáte .txt alebo .csv prejdite na krok 2.

  1. Otvorte Excel.

  2. Prejdite na položky Údaje > Z textu/CSV.

    Výber textu alebo CSV na karte Údaje

  3. Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.

  4. V okne ukážky vyberte položku Transformovať údaje.

  5. Vyberte ZIP, PSČ alebo iný stĺpec, ktorý chcete formátovať.

  6. Prejdite na položky Transformovať > Typ údajov: a vyberte možnosť Text.

    Okno Power Query s vybratým textom

  7. Vyberte položku Nahradiť aktuálny.

  8. Podľa potreby zopakujte kroky 5 až 7.

  9. Vyberte položku Zavrieť a načítať.

  10. Prejdite na položky Súbor > Uložiť ako a uložte text pod iným názvom.

  1. Otvorte Excel.

  2. Excel 2016    Prejdite na položky Údaje > Získať externé údaje > Z textu.

    Na karte Údaje je zvýraznená možnosť Z textu.

  3. Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.

  4. V Sprievodcovi importom textu vyberte na table Typ pôvodných údajov položku Oddelené.

    Excel, Získať externé údaje z textu, Sprievodca importom textu, krok 1 z 3

  5. Ak súbor obsahuje hlavičky, vyberte možnosť Moje údaje majú hlavičky, ktorá sa nachádza nad tablou Ukážka, a potom vyberte položku Ďalej.

  6. Na table Oddeľovače začiarknite políčko, ktoré zodpovedá typu oddeľovača (napríklad tabulátor alebo čiarka), ktorý sa používa v údajoch a potom vyberte položku Ďalej.

    V Sprievodcovi importom textu sú zvýraznené možnosti oddeľovačov.

  7. V časti Ukážka údajov vyberte stĺpec obsahujúci PSČ a v časti Formát údajov v stĺpcoch vyberte položku Text.

    V Sprievodcovi importom textu je zvýraznená možnosť Text pre položku Formát údajov v stĺpcoch.

    Poznámka: Vždy, keď na stĺpec použijete formát údajov – Všeobecné, Text alebo Dátum – názov formátu sa zobrazí v hlavičke daného stĺpca.

  8. Opakujte krok 7 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.

  9. Vyberte možnosť Dokončiť.

  10. V dialógovom okne Importovať údaje nechajte nastavenú predvolenú možnosť Existujúci hárok a adresu bunky a potom vyberte tlačidlo OK.

    V dialógovom okne Import údajov vyberte, či sa majú údaje importovať do existujúceho hárka (predvolené nastavenie) alebo do nového

    Upozornenie: Ako adresa bunky v dialógovom okne Importovať údaje sa zobrazuje aktuálne vybratá bunka. Import údajov sa začne adresou pomenovanej bunky.

  11. Uložte súbor s tabuľkovým hárkom pod novým názvom.

Krok 2: Príprava zdroja údajov

Uistite sa, že ste správne naformátovali stĺpce obsahujúce číselné údaje v zdroji údajov v programe Excel, ktorý budete v programe Word používať ako poštový zoznam hromadnej korešpondencie. Naformátujte stĺpec s číslami tak, aby zodpovedal určitej kategórii, napríklad formátu meny.

Ak sa rozhodnete pre kategóriu percento, uvedomte si, že percentuálny formát hodnotu bunky vynásobí číslom 100. Ak sa chcete prvku násobenia vyhnúť, naformátujte stĺpec s percentami ako text.

ZIP alebo PSČ musia byť formátované ako text, aby sa počas spracovania hromadnej korešpondencie zachovali údaje. Ak ste tak nespravili pri importovaní, naformátujte ich teraz. Počas spracovania hromadnej korešpondencie sa totiž úvodné nuly – napríklad 00399 – v kódoch vynechajú, ak nie sú formátované ako text.

  1. Vyberte stĺpec obsahujúci ZIP, PSČ alebo iné údaje, ktoré chcete naformátovať.

  2. Prejdite na položku Domov a v skupine Číslo vyberte šípku nadol v poli Formát čísla a potom vyberte možnosť zo zoznamu (napríklad TEXT).

    V Exceli vyberte v skupine Číslo na karte Domov šípku nadol v poli Všeobecné a vyberte požadovaný formát čísel.

Uistite sa, že pred alebo za zlučovacím polom pridáte príslušný symbol. Takto sa napríklad zobrazia hodnoty meny a percent, ak vynecháte symboly.

Dokument s výsledkami hromadnej korešpondencie obsahujúci text „váš príspevok vo výške 50,00“ a “ponúknuť zľavu 20.“

Ak symboly pridáte, čísla budú dávať väčší zmysel.

Dokument s výsledkami hromadnej korešpondencie obsahujúci text „váš príspevok vo výške $50,00“ a “ponúknuť zľavu 20%.“

V dokumente hromadnej korešpondencie môžete pridať symboly pred alebo za zlučovacie polia takto:

Ukážka dokumentu hromadnej korešpondencie, v ktorom sa pred poľom s názvom Dar zobrazuje znak dolára a za poľom s názvom Percento znak percenta.

Pozrite tiež

Nastavenie a príprava zdroja údajov je dôležitým krokom pri hromadnej korešpondencii v programe Word. Môžete použiť existujúci zdroj údajov programu Excel alebo vytvoriť nový importovaním hodnoty oddelenej tabulátorom (*.txt) alebo čiarkou (.csv). Po nastavení a príprave zdroja údajov môžete vykonať hromadnú korešpondenciu pomocou funkcie DDE so Sprievodcom hromadnou korešpondenciou alebo pomocou manuálnej metódy hromadnej korešpondencie.

Ak v hromadnej korešpondencii nepoužívate súčasný zdroj údajov programu Excel, môžete použiť zoznam kontaktov alebo adresár vo formáte .txt alebo súbor .csv. Sprievodca importom textu vám pomôže vykonať potrebné kroky na načítanie údajov nachádzajúcich sa v súbore .txt alebo .csv do programu Excel.

  1. Otvorte Excel.

  2. Na karte Údaje vyberte možnosť Z textu/CSV.

  3. Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.

  4. V Sprievodcovi importom textu vyberte na table Typ pôvodných údajov položku Oddelené.

    Excel, Získať externé údaje z textu, Sprievodca importom textu, krok 1 z 3

  5. Ak importovaný súbor obsahuje hlavičky, začiarknite políčko Moje údaje majú hlavičky, ktoré sa nachádza nad tablou Ukážka, a potom vyberte položku Ďalej.

  6. Na table Oddeľovače začiarknite políčko, ktoré zodpovedá typu oddeľovača (napríklad tabulátor alebo čiarka), ktorý je použitý vo vašich údajoch a potom vyberte položku Ďalej.

    V Sprievodcovi importom textu sú zvýraznené možnosti oddeľovačov.

    Tip: Tabla Ukážka údajov zobrazuje, ako budú výsledky v tabuľkovom formáte vyzerať.

  7. V časti Ukážka údajov vyberte stĺpec obsahujúci PSČ a v časti Formát údajov v stĺpcoch vyberte položku Text.

    V Sprievodcovi importom textu je zvýraznená možnosť Text pre položku Formát údajov v stĺpcoch.

    Poznámky: 

    • Dostupné formáty sú Všeobecné, Text a Dátum. Vždy, keď v stĺpci použijete formát údajov, názov formátu sa zobrazí v hlavičke daného stĺpca.

    • Stĺpec obsahujúci číselné údaje ako percentá alebo mena môže byť formátovaný až po naimportovaní súboru. Pozrite si nasledujúcu podčasť Formátovanie číselných údajov v programe Excel, ktorá obsahuje ďalšie informácie.

  8. Opakujte krok 7 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.

  9. Vyberte možnosť Dokončiť.

  10. V dialógovom okne Importovať údaje nechajte nastavenú predvolenú možnosť Existujúci hárok a adresu bunky a potom vyberte tlačidlo OK.

    V dialógovom okne Import údajov vyberte, či sa majú údaje importovať do existujúceho hárka (predvolené nastavenie) alebo do nového

    Upozornenie: Ako adresa bunky v dialógovom okne Importovať údaje sa zobrazuje aktuálne vybratá bunka. Import údajov sa začne adresou pomenovanej bunky.

  11. Po dokončení uložte zdroj údajov s novým názvom súboru.

Formátovanie číselných údajov v programe Excel

Všetky číselné údaje, ako sú percentá alebo mena, v nových alebo súčasných zdrojoch údajov v programe Excel, ktoré chcete použiť v hromadnej korešpondencii v programe Word, je potrebné naformátovať. Ak chcete počas hromadnej korešpondencie uchovať číselné údaje formátované ako percentá alebo menu, postupujte podľa pokynov v kroku 2: Používanie funkcie Dynamická výmena údajov (DDE) na hromadnú korešpondenciu.

Uistite sa, že ste správne naformátovali stĺpce obsahujúce číselné údaje v zdroji údajov v programe Excel, ktorý budete v programe Word používať ako poštový zoznam hromadnej korešpondencie. Naformátujte stĺpec s číslami tak, aby zodpovedal určitej kategórii, napríklad formátu meny.

  1. Otvorte zdroj údajov v programe Excel.

  2. Vyberte stĺpec, ktorý chcete naformátovať.

  3. Na karte Domov vyberte v skupine Číslo šípku nadol v poli Formát čísla (Všeobecné) a potom vyberte možnosť zo zoznamu.

    V Exceli vyberte v skupine Číslo na karte Domov šípku nadol v poli Všeobecné a vyberte požadovaný formát čísel.

  4. V prípade potreby zopakujte kroky 2 a 3.

  5. Po dokončení vyberte položku Uložiť.

Ak máte zdroj údajov v programe Excel, ktorý obsahuje čísla vo formáte percent a meny, niektoré číselné údaje si nemusia počas hromadnej korešpondencie formátovanie zachovať. Ak chcete zachovať formát číselných údajov v programe Excel a dosiahnuť požadované výsledky hromadnej korešpondencie, použite funkciu DDE.

Porovnanie formátu údajov Excelu a zlučovacieho poľa Wordu, keď sa používa alebo nepoužíva dynamická výmena údajov.

Poznámka: Ak sa rozhodnete nepoužiť funkciu DDE, postupujte podľa pokynov v téme Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ.

  1. Otvorte program Word a vyberte položky Súbor > Možnosti > Rozšírené.

  2. V časti Všeobecné začiarknite políčko Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení.

    Možnosť Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení

  3. Vyberte položku OK.

  4. Na karte Pošta vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie.

    Vo Worde vyberte na karte Korešpondencia položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom vyberte položku Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie.

  5. Na table Hromadná korešpondencia vyberte v časti Výber príjemcov položku Použiť existujúci zoznam.

    Pracovná tabla Hromadná korešpondencia vo Worde, ktorá sa otvorí po výbere položky Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie v skupine Hromadná korešpondencia.

  6. V časti Použiť existujúci zoznam vyberte položku Prehľadávať a potom otvorte naformátovaný tabuľkový hárok.

  7. V dialógovom okne Potvrdiť zdroj údajov začiarknite políčko Zobraziť všetko a vyberte položky Hárky MS Excel cez DDE (*.xls) > OK.

    Dialógové okno Potvrdiť zdroj údajov

  8. V dialógovom okne Microsoft Excel vyberte položky Celá tabuľka > OK.

    Dialógové okno Microsoft Excelu vo Worde

  9. Po otvorení dialógového okna Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte tlačidlo OK.

    Dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie zobrazujúce obsah excelovej tabuľky, ktorá sa používa ako zdroj údajov pre zoznam adresátov.

  10. Pokračujte v zlučovaní listov, e-mailových správ, menoviek alebo obálok.

Tip: Zobrazovaniu výzvy pri každom otvorení súboru s údajmi v programe Word môžete zabrániť. Po pripojení k poštovému zoznamu prejdite na položky Súbor > Možnosti > Rozšírené. V časti Všeobecné zrušte začiarknutie políčka Potvrdiť konverziu formátu súboru pri otvorení.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×