Príprava zdroja údajov v Exceli 2016 na hromadnú korešpondenciu vo Worde

Príprava zdroja údajov v Exceli 2016 na hromadnú korešpondenciu vo Worde

Vytvorili ste zoznam kontaktov a ďalších údajov, ktoré chcete použiť pre hromadnú korešpondenciu v programe Word. Ak je zdrojom údajov existujúci tabuľkový hárok programu Excel, stačí vám len pripraviť údaje pre hromadnú korešpondenciu. Ak je však zdrojom údajov súbor oddelený tabulátormi (*.txt) alebo súbor s položkami oddelenými čiarkou (.csv), musíte najprv údaje importovať do programu Excel a potom ho pripraviť pre hromadnú korešpondenciu.

Poznámka : V staršej verzii programu Excel ste možno zvykli použiť dynamickú výmenu údajov (DDE) v kombinácii so Sprievodcom krokmi hromadnej korešpondencie v programe Word. Excel už DDE nepodporuje. Ak chcete, aby sme zvážili pridanie tejto funkcie do ďalšej verzie programu Excel, napíšte nám komentár na stránke Excel Suggestion Box.

Krok 1: Nastavenie zdroja údajov v programe Excel

Ak už používate tabuľkový hárok programu Excel ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu v programe Word, prejdite na krok 2 v tejto téme. Ak je zdrojom údajov súbor vo formáte .txt alebo .csv, ktorý obsahuje napríklad vaše kontakty z Gmailu, použite na import údajov do programu Excel Sprievodcu importom textu.

  1. Otvorte Excel.

  2. Na karte Údaje vyberte položky Získať externé údaje > Z textu.

    Na karte Údaje je zvýraznená možnosť Z textu.

  3. Vyberte požadovaný súbor vo formáte .txt alebo .csv a potom vyberte položku Importovať.

  4. V Sprievodcovi importom textu vyberte na table Typ pôvodných údajov položku Oddelené.

    Excel, Získať externé údaje z textu, Sprievodca importom textu, krok 1 z 3

  5. Ak importovaný súbor obsahuje hlavičky, začiarknite políčko Moje údaje majú hlavičky, ktoré sa nachádza nad tablou Ukážka, a potom vyberte položku Ďalej.

  6. Na table Oddeľovače začiarknite políčko, ktoré zodpovedá typu oddeľovača (napríklad tabulátor alebo čiarka), ktorý je použitý vo vašich údajoch a potom vyberte položku Ďalej.

    V Sprievodcovi importom textu sú zvýraznené možnosti oddeľovačov.

    Tip : Tabla Ukážka údajov zobrazuje, ako budú výsledky v tabuľkovom formáte vyzerať.

  7. V časti Ukážka údajov vyberte stĺpec obsahujúci PSČ a v časti Formát údajov v stĺpcoch vyberte položku Text.

    V Sprievodcovi importom textu je zvýraznená možnosť Text pre položku Formát údajov v stĺpcoch.

    Poznámka : Vždy, keď na stĺpec použijete formát údajov – Všeobecné, Text alebo Dátum – názov formátu sa zobrazí v hlavičke daného stĺpca.

  8. Opakujte krok 7 podľa potreby. Vyberte stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a formát údajov, ktorý chcete použiť.

  9. Vyberte možnosť Dokončiť.

  10. V dialógovom okne Importovať údaje nechajte nastavenú predvolenú možnosť Existujúci hárok a adresu bunky a potom vyberte tlačidlo OK.

    V dialógovom okne Import údajov vyberte, či sa majú údaje importovať do existujúceho hárka (predvolené nastavenie) alebo do nového

    Upozornenie : Ako adresa bunky v dialógovom okne Importovať údaje sa zobrazuje aktuálne vybratá bunka. Import údajov sa začne adresou pomenovanej bunky.

  11. Uložte súbor s tabuľkovým hárkom pod novým názvom.

Po úspešnom importe súboru vo formáte .txt alebo .csv prejdite na krok 2.

Krok 2: Príprava zdroja údajov

Uistite sa, že ste správne naformátovali stĺpce obsahujúce číselné údaje v zdroji údajov v programe Excel, ktorý budete v programe Word používať ako poštový zoznam hromadnej korešpondencie. Naformátujte stĺpec s číslami tak, aby zodpovedal určitej kategórii, napríklad formátu meny.

Ak sa rozhodnete pre kategóriu percento, uvedomte si, že percentuálny formát hodnotu bunky vynásobí číslom 100. Ak sa chcete prvku násobenia vyhnúť, naformátujte stĺpec s percentami ako text. Stĺpec obsahujúci PSČ tiež musí byť formátovaný ako text, aby sa zachovali údaje počas spracovania hromadnej korešpondencie. Počas spracovania hromadnej korešpondencie sa totiž úvodné nuly – napríklad 00399 – v kódoch vynechajú, ak nie sú formátované ako text.

  1. Otvorte zdroj údajov programu Excel a vyberte stĺpec obsahujúci PSČ.

  2. Na karte Domov vyberte v skupine Číslo šípku nadol v poli Formát čísla (Všeobecné) a potom vyberte možnosť zo zoznamu.

    V Exceli vyberte v skupine Číslo na karte Domov šípku nadol v poli Všeobecné a vyberte požadovaný formát čísel.

Uistite sa, že pred alebo za zlučovacím polom pridáte príslušný symbol. Takto sa napríklad zobrazia hodnoty meny a percent, ak vynecháte symboly.

Dokument s výsledkami hromadnej korešpondencie obsahujúci text „váš príspevok vo výške 50,00“ a “ponúknuť zľavu 20.“

Ak symboly pridáte, čísla budú dávať väčší zmysel.

Dokument s výsledkami hromadnej korešpondencie obsahujúci text „váš príspevok vo výške $50,00“ a “ponúknuť zľavu 20%.“

V dokumente hromadnej korešpondencie môžete pridať symboly pred alebo za zlučovacie polia takto:

Ukážka dokumentu hromadnej korešpondencie, v ktorom sa pred poľom s názvom Dar zobrazuje znak dolára a za poľom s názvom Percento znak percenta.

Pozrite tiež

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×