Príprava na používanie poštových schránok lokalít v službách Office 365

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Dôležité : Funkcia poštovej schránky lokality SharePoint Online sa už nepoužíva začiatok v marci 2017. Táto funkcia sa odstráni úplne v ďalšom vydaní. Nové služby SharePoint Online organizácie už majú prístup k funkciu poštovej schránky lokality. Existujúce organizácie SharePointu Online môžete vytvoriť už nových poštových schránok lokalít. Všetky poštová schránka lokality, nastavenie a nasadené pred marec 2017 budú fungovať.

Poskytneme proces pomôcť vaše existujúce lokality poštovej schránky lokality skupiny služieb Office 365 na prechod v September 2017. Ak v súčasnosti používate funkciu poštovej schránky lokality v SharePointe Online, by ste mali zvážiť, zmenu k skupinám v Office 365 namiesto toho na podporu vášho e-mailovú spoluprácu scenáre.

Poštovú schránku lokality možno na tímovej lokalite SharePoint využívať na ukladanie tímových e-mailov a ich organizovanie. Možno ju používať aj cez Outlook 2013 dodávaný so službami Office 365 ProPlus alebo so službami Office Professional Plus alebo Office Professional Plus ako tímovú e-mailovú schránku a na rýchle ukladanie príloh a načítavanie dokumentov z tímovej lokality.

Pred tým, ako poštové schránky lokality začnete používať vo svojej organizácii, si prečítajte tento článok s požiadavkami a poznámkami týkajúcimi sa nastavenia, a to najmä v prípade, že tieto schránky plánujete používať v programe Outlook. Prečítajte si tému Najčastejšie otázky, kde sa oboznámite s otázkami, ktoré by vám mohli položiť používatelia, ako aj s riešením problémov s prístupom.

Obsah tohto článku

Kedy a ako sa používa poštová schránka lokality

Povolenia a požiadavky

Najčastejšie otázky o správe poštových schránok lokalít

Používanie poštových schránok lokalít

Práca s dokumentmi z Outlooku

Vytváranie a odstraňovanie poštových schránok lokalít

Riešenie problémov s prístupom k poštovým schránkam lokalít

Kedy a ako sa používa poštová schránka lokality

Na úvod zistite, ako môže poštová schránka lokality pomôcť pri tímovej spolupráci. Ak ste pripravení vytvoriť a používať poštovú schránku lokality, pozrite si tieto témy:

Povolenia a požiadavky

Povolenia na prácu s poštovými schránkami lokalít sa riadia pridávaním používateľov do skupín na lokalite SharePoint. V tejto tabuľke sú uvedené možnosti, ktoré jednotliví používatelia majú.

Úloha

Kto ju môže vykonať

Odoslanie e-mailu na e-mailovú adresu poštovej schránky lokality.

Všetci

Vytvorenie poštovej schránky lokality.

Všetci členovia skupiny vlastníkov pre lokalitu v službe SharePoint.

Čítanie, organizovanie, odpovedanie a odstraňovanie e-mailov z poštovej schránky lokality v službe SharePoint.

  • Celá predvolená skupina vlastníkov alebo predvolená skupina členov lokality (každý používateľ s povolením Prispieť) môže používať poštovú schránku lokality zo služby SharePoint. Používatelia v skupine vlastníkov alebo členov môžu byť uvedení ako jednotlivci alebo ako členovia skupiny zabezpečenia.

  • Externí členovia tímu nemajú prístup k poštovej schránke lokality.

  • Všetci používatelia musia mať licenciu na SharePoint a Exchange v rámci toho istého predplatného služieb Office 365.

Používanie poštovej schránky lokality cez Outlook 2013 dodávaný so službami Office 365 ProPlus alebo so službami Office Professional Plus alebo Office Professional Plus.

Dôležité :  Majte na pamäti nasledujúce fakty:

  • Vyžaduje sa Outlook 2013 dodávaný so službami Office 365 ProPlus alebo so službami Office Professional Plus alebo Office Professional Plus.

  • Žiadna iná verzia Outlooku vám neumožňuje používať poštovú schránku lokality tak, ako je to tu popísané.

  • Outlook 2013 dodávaný so službami Office 365 ProPlus alebo so službami Office Professional Plus je k dispozícii len v niektorých plánov predplatného na Office 365.

  • Jednotlivé mená používateľov musia byť uvedené v predvolenej skupine vlastníkov alebo predvolenej skupine členov služby SharePoint.

  • Ak do skupiny SharePoint pridáte skupinu zabezpečenia, v ktorej sa už nachádza používateľ, poštová schránka lokality sa mu cez Outlook nezobrazí aj napriek tomu, že ju v službe SharePoint môže používať.

Ak chce používateľ s hybridnou konfiguráciou zobrazovať poštovú schránku lokality cez Outlook, musí mať poštovú schránku hosťovanú v službe Exchange 2013 alebo v službách Office 365.

Odoslanie e-mailu z e-mailovej adresy poštovej schránky lokality.

Na základe predvoleného nastavenia má e-mailov odoslaných z poštovej schránky lokality z adresu osoby, ktorá sa odošle e-mailu. Povoliť používateľovi používať e-mailovú adresu poštovej schránky lokality ako z adresy, môžete poskytnúť povolenia Odoslať ako používateľom pre e-mailovú adresu poštovej schránky lokality.

Najčastejšie otázky o správe poštových schránok lokalít

V tejto časti ponúkame odpovede na bežné otázky, ktoré vám môžu napadnúť na začiatku požívania poštových schránok lokalít v rámci organizácie.

Používanie poštových schránok lokalít

Ako môže člen lokality zistiť, komu sa zobrazuje poštová schránka lokality?

V programe Outlook kliknite pravým tlačidlom myši na názov konta na navigačnej table a potom kliknite na položku Spravovať všetky poštové schránky lokalít. Otvorí sa nové okno so zoznamom všetkých poštových schránok lokalít, ku ktorým máte prístup. Dvakrát kliknite na určitú poštovú schránku lokality a potom kliknite na položku Používatelia.

Môžete použiť aj aplikáciu Outlook Web App. V pravom hornom rohu kliknite na položku Nastavenia Nastavenie: aktualizácia profilu, inštalácia softvéru a jeho pripojenie ku cloudu , kliknite na položku Možnosti, potom na položku Poštové schránky lokality, dvakrát kliknite na poštovú schránku lokality a potom kliknite na používateľov.

Je možné namiesto presunutia skopírovať e-mail do poštovej schránky lokality v programe Outlook?

Presunutím e-mailu myšou zo svojej poštovej schránky do poštovej schránky lokality e-mail premiestnite do poštovej schránky lokality. Ak ho chcete skopírovať, kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail a presuňte ho do poštovej schránky lokality. Potom kliknite na položku Kopírovať.

Čo ak sa do poštovej schránky lokality pokúsia dvaja ľudia nahrať cez Outlook rovnaký dokument?

Každý dokument musí mať jedinečný názov súboru. Druhému používateľovi sa doručí e-mail s informáciami, že súbor sa nepodarilo pridať, lebo súbor s rovnakým názvom už existuje. Súčasťou e-mailu je aj príloha.

Čo ak dvaja ľudia naraz upravia koncept určitého e-mailu v poštovej schránke lokality, pričom sa použije aplikácia poštovej schránky lokalitySharePoint?

Úpravami druhej osoby sa prepíšu zmeny od prvej osoby.

Práca s dokumentmi z programu Outlook

Môže používateľ vziať súbor z projektu v programe Outlook?

Nie. Ak chcete vziať súbor z projektu, musíte prejsť na tímovú lokalitu v službe SharePoint.

Ak si váš pracovný postup služby SharePoint vyžiada vzatie dokumentov z projektu, dokumenty nebude možné upravovať v programe Outlook.

Čo ak dvaja ľudia upravia ten istý dokument z poštovej schránky lokality v programe Outlook?

Revízie spravuje SharePoint, ktorý zmeny zlúči.

Ako sa nastavia metaúdaje služby SharePoint, keď používateľ presunie dokument alebo prílohu do poštovej schránky lokality?

Keď používateľ presunie prílohu alebo dokument do poštovej schránky lokality v programe Outlook, údaje o prílohe alebo dokumente sa uložia. Táto tabuľka obsahuje vlastnosti programu Outlook, ktoré sa uložia ako metaúdaje služby SharePoint.

Názov vlastnosti programu Outlook

Metaúdaje služby SharePoint

Predmet

Názov súboru

Od

Naposledy upravil

NaposledyUpravil

Naposledy upravil

ČasovýIntervalPrijímania

Naposledy upravené

Veľkosť dokumentu

Veľkosť dokumentu

Vzaté z projektu kam

Vzaté z projektu kam

Ak je v knižnici dokumentov potrebných viac metaúdajov a používateľ presunie dokument na určitú lokalitu pomocou programu Outlook, daný dokument sa bude v službe SharePoint zobrazovať ako vzatý z projektu, až kým rovnaký používateľ nepridá potrebné metaúdaje v službe SharePoint.

Ako často sa Outlook synchronizuje s poštovou schránkou lokality?

Keď je poštová schránka lokality otvorená v programe Outlook alebo v službe SharePoint, údaje sa synchronizujú každých 15 minút. Informácie v poštovej schránke programu Outlook sa synchronizujú pri každom otvorení programu Outlook.

Ak je potrebná manuálna synchronizácia, ľubovoľný používateľ môže spustiť synchronizáciu v programe Outlook alebo v aplikácii Outlook Web App. V programe Outlook kliknite pravým tlačidlom myši na názov konta na navigačnej table a potom kliknite na položku Spravovať všetky poštové schránky lokalít. Otvorí sa nové okno so zoznamom všetkých poštových schránok lokalít, ku ktorým máte prístup. Dvakrát kliknite na poštovú schránku lokality, kliknite na položku Stav synchronizácie a potom na príkaz Spustiť synchronizáciu. V aplikácii Outlook Web App kliknite v pravom hornom rohu na položku Nastavenie Nastavenie: aktualizácia profilu, inštalácia softvéru a jeho pripojenie ku cloudu , potom kliknite na položku Možnosti a následne na položku Poštové schránky lokality. Dvakrát kliknite na poštovú schránku lokality, kliknite na položku Stav synchronizácie a potom na príkaz Spustiť synchronizáciu.

Čo ak do poštovej schránky lokality presuniem prílohu alebo dokument z programu Outlook a SharePoint daný dokument nedokáže uložiť?

Ak dokument možno uložiť do knižnice dokumentov služby SharePoint, uloží sa. Ak ho nemožno uložiť, dostanete e-mail s dokumentom uloženým ako príloha.

Čo mám robiť, ak sa mi v poštovej schránke lokality zobrazí priečinok Chyby synchronizácie?

Priečinok Chyby synchronizácie sa zobrazí buď v prípade zlyhania synchronizácie, alebo ak určitý dokument nemožno nahrať alebo odstrániť. Ak sa vám nedarí nahrať alebo odstrániť súbor z programu Outlook, skúste ho na lokalite SharePoint nahrať alebo odstrániť prostredníctvom lokality SharePoint. Na lokalitu SharePoint sa dostanete z poštovej schránky lokality v programe Outlook kliknutím pravým tlačidlom myši na priečinok dokumentov a následným kliknutím na položku Otvoriť vo webovom prehliadači.

V prípade zlyhania synchronizácie dokumentu z lokality SharePoint do poštovej schránky lokality v Outlooku skúste problém vyriešiť pomocou manuálnej synchronizácie. Manuálna synchronizácia sa vykonáva prostredníctvom aplikácie Outlook Web App vášho konta, nie prostredníctvom služby SharePoint. V aplikácii Outlook Web App kliknite na položku Nastavenie Nastavenie: aktualizácia profilu, inštalácia softvéru a jeho pripojenie ku cloudu , potom kliknite na položku Možnosti a následne na položku Poštové schránky lokality. Dvakrát kliknite na poštovú schránku lokality, kliknite na položku Stav synchronizácie a potom na príkaz Spustiť synchronizáciu. Ak to nepomôže, kliknite na možnosť Odoslať mi e-mailom podrobnosti a problém vyriešte alebo sa v prípade potreby obráťte na technickú podporu.

Vytváranie a odstraňovanie poštových schránok lokalít

Treba mať k e-mailovej adrese poštovej schránky lokality priradenú licenciu?

Nie. E-mailová adresa lokality si nevyžaduje licenciu na službu Exchange.

Existujú prípady, kedy sa neodporúča použiť poštovú schránku lokality?

Niekedy použitie poštovej schránky lokality nie je vhodné:

  • Vezmite do úvahy dôvernosť – všetky e-maily v poštovej schránke lokality si môžu prečítať a preposlať všetci členovia lokality.

  • Keďže je poštová schránka lokality zdieľaným pracovným priestorom, všetci používatelia poštovej schránky lokality môžu zmeniť usporiadanie e-mailov alebo ich odstrániť.

Je možné poštovú schránku lokality premenovať?

Zobrazovaný názov poštovej schránky lokality je zobrazovaným názvom tímovej lokality SharePoint. Ak zmeníte zobrazovaný názov lokality v službe SharePoint, zobrazovaný názov sa zmení aj v programe Outlook. E-mailová adresa lokality však zostane nezmenená.

Môžem v prípade nových lokalít pridať do e-mailových adries poštovej schránky lokality predponu?

Môžete použiť rutinu cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell s parametrom – AliasPrefix predponu na použitie s všetkých nových poštových schránok lokality.

Je možné odstrániť poštovú schránku lokality?

Pri manuálnom zavretí alebo odstránení lokality ako výsledku politík uzavretia lokality sa zavrie alebo odstráni aj poštová schránka lokality.

Používateľom môžete zabrániť vo vytváraní poštových schránok lokality tak, že zrušíte začiarknutie políčka Poštové schránky môjho tímu v predvolenej politike priraďovania rolí. Potom môžete vytvoriť novú pre používateľov, ktorí vyžadujú povolenia na tvorbu poštových schránok lokality.

Je možné zautomatizovať vytváranie poštových schránok lokalít?

Áno.

  1. Ak chcete vytvoriť poštovú schránku lokality pre existujúcu lokalitu SharePoint pomocou automatického systému poskytovania prostriedkov, nainštalujte si aplikáciu aplikácia poštovej schránky lokality.

  2. Na vytvorenie poštovej schránky lokality a nastavenie zobrazovaného názvu pomocou prostredia Windows PowerShell s rutinami typu cmdlet služby Exchange Online použite nasledujúci príkaz:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Tu je príklad nastavenia novej poštovej schránky lokality na lokalite marketingového tímu:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Ďalšie informácie o rutinách cmdlet používaných na správu poštových schránok lokalít nájdete v téme rutiny cmdlet zdieľania a spoluprá.

Ako nastavím maximálnu veľkosť poštovej schránky?

Môžete použiť rutinu cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell na kontrolu e-mailových správ, ktoré možno prijímať pri poštovej schránky zobrazovaní upozornení týkajúcich sa veľkosti, a maximálnu veľkosť poštovej schránky.

Je k dispozícii štatistika používania poštových schránok lokalít?

Áno. Na získavanie informácií o používaní môžete využiť tieto rutiny typu cmdlet prostredia Windows PowerShell:

  • Get-SiteMailbox: získate základné informácie o poštovej schránke.

  • Get-MailboxFolderStatistics: zobrazí sa počet položiek a veľkosť priečinka.

  • Get-MailboxStatistics: zobrazí sa najnovší znak.

Ďalšie informácie o používaní týchto rutiny typu cmdlet nájdete v téme rutiny cmdlet zdieľania a spoluprá.

Riešenie problémov s prístupom k poštovým schránkam lokalít

Prečo sa používateľovi nezobrazuje poštová schránka lokality v programe Outlook, hoci sa zobrazuje v službe SharePoint?

Existuje niekoľko dôvodov, prečo sa používateľovi zobrazuje poštová schránka lokality v službe SharePoint, ale nie v programe Outlook. Skontrolujte tieto možnosti:

  • Používateľ musí mať podporovanú verziu programu Outlook.

  • Používateľ je pridaný do skupiny vlastníkov lokality alebo do skupiny členov lokality ako jednotlivec, a nie ako člen skupiny zabezpečenia.

  • V programe Outlookmožno naraz používať iba 10 poštových schránok lokalít. Ak už používateľ vytvoril 10 poštových schránok lokalít a chce ich zobraziť viac, mal by najskôr nejaké poštové schránky lokalít skryť. Ďalšie informácie o tom, ako zrušiť začiarknutie políčka Zobraziť v apl. Outlook nájdete v téme Prístup k e-mailom a dokumentom projektu z jedného miesta.

Prečo sa v programe Outlook používateľovi zobrazuje dokument v službe SharePoint, ale nie v poštovej schránke lokality?

Dokument je v programe Outlook v poštovej schránke lokality viditeľný, iba ak je knižnica dokumentov obsahujúca daný dokument pripnutá na paneli lokality Rýchle spustenie.

Prečo sa používateľovi zobrazuje dokument v poštovej schránke lokality v programe Outlook, ale nie v službe SharePoint?

V programe Outlook sú uvedené všetky dokumenty, no v službe SharePoint iba tie, pre ktoré má daný používateľ povolenie na čítanie. Ak používateľ nemá povolenie na čítanie konkrétneho dokumentu, v poštovej schránke lokality v programe Outlook sa zobrazí jeho názov, používateľ programu Outlook však nemôže dokument otvoriť.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×