Office
Prihlásenie

Povolenie a konfigurácia jedinečných identifikátorov dokumentov

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

V tomto článku sa oboznámite s výhodami používania identifikátorov dokumentov pri spravovaní dokumentov alebo záznamov. Okrem toho sa dozviete, ako povoliť službu identifikácie dokumentov pre kolekciu lokalít, či ako konfigurovať možnosti identifikátorov dokumentov pre vlastné konvencie pomenovávania súborov.

Obsah článku

Prehľad

Neprehliadnite

Aktivácia, povolenie a konfigurácia identifikátorov dokumentov

Aktivácia funkcie identifikácie dokumentov v kolekcii lokalít

Zapnutie a konfigurácia používania identifikátorov dokumentov v kolekcii lokalít

Prehľad

Identifikátory dokumentov sú pomôckou pri spravovaní dokumentov. Predstavujú jednoduchý spôsob sledovania položiek bez ohľadu na ich umiestnenie. Ak sa napríklad právna zmluva premiestni z knižnice dokumentov na niektorej lokalite do knižnice dokumentov na inej lokalite, bude ju možné ľahko vyhľadať na základe jej identifikátora dokumentu. K nahratým dokumentom sa identifikátory dokumentov priraďujú automaticky. Identifikátor danej položky zostane rovnaký počas celého jej životného cyklu. Identifikátory dokumentov možno priradiť aj k súpravám dokumentov.

Sledovanie položiek pomocou identifikátorov dokumentov

Keď je povolená služba identifikácie dokumentov, ku každému novému dokumentu v kolekcii lokalít sa automaticky priradí nový identifikátor dokumentu. Na priradenie identifikátorov k dokumentom, ktoré sa už nachádzajú v kolekcii lokalít, je naplánovaná úloha časovača.

Okrem toho sa v prípade povolenia služby automaticky pridá nový stĺpec k typom obsahu Dokument a Súprava dokumentov. V stĺpci identifikátora dokumentu sa zobrazuje identifikátor priradený k určitej položke.

Predtým, ako začnete používať funkciu identifikácie dokumentov v rámci vášho systému správy obsahu, musíte túto funkciu povoliť pre kolekciu alebo kolekcie lokalít, v ktorých sú vaše dokumenty hosťované.

Neprehliadnite

Za určitých okolností sa identifikátor dokumentu nemusí vždy zachovať. V nasledujúcej tabuľke sú zhrnuté prípady výnimiek.

Akcia

Výsledok

Stiahnutie dokumentu a jeho následné nahratie na inú lokalitu.

Dokument je považovaný za kópiu, takže sa k nemu priradí nový identifikátor dokumentu.

Použitie príkazu Premiestniť pomocou príkazu Odoslať kam.

Dokument je považovaný za kópiu, takže sa k nemu priradí nový identifikátor dokumentu.

Použitie príkazu Kopírovať.

Priradí sa nový identifikátor dokumentu.

Jediný spôsob, ako zachovať identifikátor dokumentu na lokalitách, je pri presune dokumentov použiť správcovskú stránku Obsah a štruktúra lokality v časti Nastavenia lokality. Zapamätajte si, že kopírovanie týmto spôsobom nezachová identifikátor dokumentu.

Ďalšie informácie o obsahom a štruktúrou lokality nájdete v téme Práca s obsahom a štruktúrou lokality.

Na začiatok stránky

Aktivácia, povolenie a konfigurácia identifikátorov dokumentov

Pri prvom použití identifikátorov dokumentov na sledovanie dokumentov alebo záznamov je potrebné postupovať v dvoch krokoch:

Aktivácia funkcie identifikácie dokumentov v kolekcii lokalít

Poznámka:  Ak chcete povoliť funkciu identifikácie dokumentov, musíte byť správcom kolekcie lokalít.

  1. Prejdite na lokalitu najvyššej úrovne v rámci kolekcie lokalít.

  2. Kliknite na položku Akcie lokality a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Funkcie kolekcie lokalít.

  4. Vedľa položky Služba identifikácie dokumentu kliknite na tlačidlo Aktivovať. Vedľa danej položky sa zobrazí ikona Aktívne a funkcia sa aktivuje pre aktuálnu kolekciu lokalít.

Povolenie a konfigurácia používania identifikátorov dokumentov v kolekcii lokalít

Keď povolíte funkciu identifikácie dokumentov pre určitú kolekciu lokalít, ku každému dokumentu v danej kolekcii lokalít sa automaticky priradí identifikátor dokumentu. V závislosti od počtu dokumentov, ktoré v danej kolekcii lokalít existujú, môže tento proces trvať istý čas.

Poznámka:  Ak chcete povoliť a konfigurovať funkciu identifikácie dokumentov, musíte byť správcom kolekcie lokalít.

  1. Prejdite na lokalitu najvyššej úrovne v rámci kolekcie lokalít.

  2. Kliknite na položku Akcie lokality a potom na položku Nastavenie lokality.

  3. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenie identifikátora dokumentu.

  4. Na stránke nastavenia identifikátora dokumentu overte, či je v časti Priradiť identifikátory dokumentov začiarknuté políčko Priradenie identifikácií dokumentov.

Poznámka:  Pri prvom povolení priradenia identifikátorov dokumentov v rámci kolekcie lokalít sa zobrazí hlásenie: Konfigurácia funkcie Identifikácia dokumentu je naplánovaná tak, aby ju dokončil automatizovaný proces. To znamená, že za priradenie identifikátorov dokumentov všetkým dokumentom v kolekcii lokalít je zodpovedná úloha časovača. Čas potrebný na vykonanie tejto úlohy závisí od počtu dokumentov v danej kolekcii lokalít.

  1. Ak chcete nastaviť vlastný reťazec znakov alebo číslic, ktoré sa budú automaticky pripájať na začiatok každého identifikátora dokumentu, zadajte požadovaný reťazec v časti Identifikátory začínajú na....

  2. Ak chcete, aby sa vložený reťazec automaticky pridal k všetkým existujúcim identifikátorom dokumentov v kolekcii lokalít, začiarknite políčko Obnoviť všetky identifikátory dokumentov….

  3. V častiach Rozsah vyhľadávania identifikátora dokumentu vyberte lokalitu alebo lokality, ktoré sa majú použiť ako rozsah hľadania pre vyhľadávanie identifikátora.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka:  Ako už bolo uvedené vyššie, v prípade povolenia služby identifikácie dokumentov v rámci ľubovoľnej kolekcie lokalít sa na úrovni kolekcie lokalít k typom obsahu Dokument a Súprava dokumentov pridá nový stĺpec. Stĺpec identifikátora dokumentu sa používa na zobrazenie identifikátora priradeného k položke.

na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×